ADMINISTRACION PYMES CLASE 10 – ACCESS – INTROD. AL PROGRAMA (AGENDA) Hoy vamos a trabajar con ACCESS. No sé si lo han abierto alguna vez o si es la primera vez que lo abrimos pero si lo hacen vamos a ver que es completamente diferente al EXCEL. H que pensar que Access es un programa que Crea y Administra Base de Datos. ¿Y cuál es la diferencia con el EXCEL? Porque el Excel también maneja datos, pero el Excel los ira manejando celda a celda, en cambio, el Access los maneja como una conjunción de diferentes cosas, es algo completo. ¿Qué es una Base de Datos? Es una Planilla que tiene todos los datos juntos. Cada fila corresponde a un Dato, y todos los datos están agrupados de acuerdo a un patrón y un código identificatorio que diferencia todas las filas. Ahora voy a hacerles una comparación entre ambos programas de cómo se cargan los datos:
Lo primero que se hace Lo segundo
Lo tercero
EXCEL
ACCES
Cargamos los DATOS, formulas, etc.
TODO SE GUARDA AUTOMATICAMENTE (o si no te exige que lo guardes) Le damos FORMATO (una linda apariencia, ponemos los signos $$, los %, etc.) Cargamos los DATOS, formulas, etc.
Le damos FORMATO (una linda apariencia, ponemos los signos $$, los %, etc.) GUARDAMOS para conservarlos
Como se acaba de mostrar, el ORDEN en que se cargan las cosas en el Access es al revés del Excel. Pero para poder ir guardando automáticamente lo primero que necesitamos es darle un NOMBRE al archivo, para que así tenga DONDE guardar, por ello… LO PRIMERO QUE TE PIDE EL ACCESS ES DARLE EL NOMBRE DEL ARCHIVO. • Por ello hacer Clic en Base de datos en Blanco y aparecerá el recuadro de la derecha, donde deben poner el nombre del archivo y en la carpetita, hacerle clic, para ubicar DONDE se guardará.
ACTIVIDAD: VAMOS A CREAR UN DOCUMENTO DE ACCESS LE DAREMOS DE NOMBRE “AGENDA” Y LO GUARDAREMOS EN NUESTRA CARPETA
Una vez que tenemos el archivo creado, cualquier cosa que hagas, se guardará automaticamente o te exigirá que lo hagas, sino no podrás avanzar. LA VENTAJA SERÁ QUE SI SE CORTA LA LUZ, NO TE ENOJARÁS PUES NO HABRAS PERDEDI CASI NADA. Para entenderlo mejor voy a mostrarle la equivalencia de algunas cosas: Mínima unidad = celda Celda Fila Columna Hoja
Mínima unidad = dato Campo de un dato Dato Campo Tabla, consulta, formulario o un informe
Vamos a diferenciar los diferentes tipos de hoja: • Tabla: Lugar donde almacenamos los datos. • Consulta: Lugar donde buscamos, filtramos y combinamos con los datos. • Formulario:Lugar donde cargamos los datos. • Informe:Sirve para realizar una presentación de datos. Aún no hemos hecho nada, tenemos nuestro documento nuevito y vacío, con una TABLA creada por defecto pero sin nada dentro de ella.
TABLA 1. 2. 3. 4.
Si bien una ya viene por defecto creada, se pueden crear en: Pestaña CREAR – TABLA Luego Hay que apretar en el ICONO de INICIO – VER para cambiar a VISTA DE DISEÑO. Allí te preguntara con que nombre GUARDARAS, le colocas un Nombre y Aceptar. Aquí es donde se le dará el FORMATO correspondiente a la Tabla. •
NOMBRE DE CAMPO: Aquí se coloca el nombre que tendrá la COLUMNA
• •
TIPO DE DATOS: Aquí se le dará el FORMATO al Campo. DESCRIPCION: Es un mero lugar donde escribir cosas sin que afecte al documento, es como un lugar para poner notas.
ACTIVIDAD: VAMOS A APRETAR VISTA DISEÑO Y DE NOMBRE VAMOS A DARLE “CONTACTOS” UNA VEZ ABIERTO VAMOS RELLENARLA CON: Nº de contacto Nombre y Apellido Dirección Ciudad C.P. Fecha Nacimiento Estado Civil DNI Celular E-Mail Tiene Facebook? Tiene Twiter? Foto Descripción
Los diferentes tipos de datos pueden ser: Valor
Tipo de datos
Texto
Texto o combinaciones de texto y números Números que no requieran cálculos. Max 255 Caracteres.
Memo Número Fecha/Hora Moneda Autonumérico Sí/No Objeto OLE Hipervínculo Datos adjuntos
Es similar a Texto pero sin límites. Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Max 8 números. Valores de fecha y hora para los años del 100 al 9999. Número con signo, pueden tener entre uno y cuatro decimales. Número automático único (incrementado de uno a uno). Los campos Autonumérico no se pueden modificar. Valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activa-do/desactivado). Es un Objeto o Archivo que se puede COLOCAR en forma de DATO. Puede contener un acceso a INTERNET o a un E-MAIL Es un Objeto o Archivo que se puede ADJUNTAR en forma de DATO.
ACTIVIDAD: VAMOS A COLOCARLE EL TIPO A CADA UNO:
Una Vez que terminamos de Diseñar la Tabla se cierra la ventana con CTRL+F4, este comando te permite cerrar Cualquier VENTANA. Nota: no es necesario cerrar la Tabla, si ponen en VER >> VISTA HOJA DE DATOS podrán cargar los datos como si fuese una tabla común y corriente, pero lo ideal, es respetar los Formularios que para eso están.
Ejemplo de tabla
El FORMULARIO (método sencillo) CREAR FORMULARIO: 1. CREAR – MAS FORMULARIOS – ASISTENTE PARA FORMULARIO
2. Va a aparecer una ventanita, allí se coloca el nombre de la TABLA que quiero y luego los campos se pasaran de IZQ a DERECHA con el botón “>” (de uno en uno) o “>>” (para todos juntos)
3. Luego se pone SIGUIENTE y allí se pone la FORMA en que te mostrara los datos.
4. Luego se pone SIGUIENTE y allí se pone EL COLOR que te mostrara los datos.
5. Luego se pone SIGUIENTE y allí se puede cambiar el nombre del Formulario.
6. FINALIZAR.
Allí se cargarán los Datos, directamente escribiendo en el lugar que corresponde. Se cambia de campo en campo con el botón TAB del teclado.
ACTIVIDAD: REALIZAR LOS MISMOS PASOS SEGÚN MUESTRAN LAS IMÁGENES y luego cargar los datos de 10 personas.
PARA PODER CARGAR LAS FOTOS: 1. Sobre el cuadrado de la foto (botón derecho)
2.
Opción: Insertar Objeto
3.
Allí elegir BITMAP IMAGE y se habré el programa PAINT
4.
Alli tenemos que ir a PEGAR >> PEGAR DESDE y ahí buscar un imagen o foto.
5.
Luego lo cerramos y listo
Si quieren saber cómo serian los formularios si apretáramos otro que no sea justificado les mostraré:
En Columnas
Tabular
Hoja de datos
Justificado