Adm clase 14 acces 5 (trab final supermercado) informe

ADMINISTRACION PYMES CLASE 14 – ACCESS – BUSQUEDA PARTE 3 – TRABAJO FINAL: SUPERMERCADO • • • • • •

CLIENTES EMPLEADOS MERCADERIA PROVEEDORES RUBROS AUX FORMAS DE PAGO

AUX

La idea de esta clase será crear un MENU PRINCIPAL donde se podrá acceder a los demás lugares y luego generar listas con los datos listos para imprimir.

MENU PRINCIPAL Lo primero será crear un formulario en Vista de Diseño con: • • •

Fondo Logotipo y 2 Etiquetas

El resultado debe quedar algo como la imagen.

Una vez que hemos realizado ello, tenemos que ver COMO hacemos para generar una forma para poder “IR” a los otros lados, más precisamente a los formularios “ALTA” donde cargamos nuestros datos. Para eso usaremos un BOTON.

Seleccionamos el botón y luego hacemos un clic sobre el medio del formulario y allí aparecerá un botón que dice “Comando1” y aparecerá un menú sobre él.

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Como estamos trabajando con Formularios seleccionamos “Operaciones con formularios” Una vez hecho eso ponemos “abrir formulario” (eso indica que el botón abrirá un formulario), luego apretar SIGUIENTE. Nótese que hay un montón de otras categorías y cada una de esas categorías tiene acciones diferentes que son fácilmente entendibles solo con leerlas.

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Allí tienen que elegir ¿qué formulario van a abrir?, por ejemplo ALTA DE CLIENTES, luego apretar SIGUIENTE. En la siguiente opción, elija “Abrir el formulario y mostrar todos los registros” luego SIGUIENTE.

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En la siguiente opción te permite elegir que muestre una IMAGEN o un TEXTO: o IMAGEN: pueden elegir la imagen por defecto o poner EXAMINAR… y allí buscar una imagen que tu quieras poner de botón. (para esta opción se suele crear imágenes para este propósito) o TEXTO: mostrara un botón con el texto que usted elija o uno por defecto.

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Ustedes deben elegir la opción TEXTO, borrar “Abrir formulario” y poner allí “ALTA DE CLIENTES”.

Luego se le conecta un NOMBRE al botón y se aprieta FINALIZAR.

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Si hicieron bien debe quedar algo así:

LUEGO DEBEN REPETIR LOS PASOS CON: • ALTA DE PRODUCTOS • ALTA DE EMPLEADOS • ALTA DE PROVEEDORES Luego lo cierran con Ctrl+F4 y lo guardan como MENU PRINCIPAL. Al abrirlo debe quedar algo como:

Por supuesto, se supone que al ir a los otros formularios, se debe de “volver” de alguna forma, para ello se debe crear un BOTON: VOLVER AL MENU PRINCIPAL en cada una de los ALTAs.

INFORMES El informe es en si un INFORME. A que me refiero con esto, es que el informe se crea con el objetivo de informar acerca de los datos cargados ya previamente obteniendo una lista o un esquema de datos listo para ser observados y analizados.

PARA CREAR: CREAR >> ASISTENTE PARA INFORMES •

Cuando aprieten el botón verán:

o

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Elegimos una tabla y valores. Por ejemplo: CLIENTES y TODOS los valores (con >>) luego SIGUIENTE.

Aquí pueden AGRUPAR por algún valor. ¿A que nos referimos con agrupar? Por ejemplo, en este caso, si elegimos por Condición de IVA nos mostrara: o CONSUMIDOR FINAL y luego los datos o EXCENTO y todos los clientes exentos o RESPONSABLE INSCRIPTO y todos los clientes responsables inscriptos o ETC. Esta opción, en nuestro caso no es necesaria, así que la saltearemos apretando SIGUIENTE.(Los datos se mostraran uno tras otro)

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En esta pantalla nos permite si queremos ORDENARLOS por algún valor, el valor se lo debemos elegir, podemos hasta 4 pero TODOS SON OPCIONALES. Nosotros pondremos EL VALOR PRINCIPAL: Nº de Cliente, luego SIGUIENTE. o ORDENAR es de mayor a menor o de menor a mayor por un cierto criterio.

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En esta opción podemos elegir la distribución que se le aplicar a losdatos y la forma de la hoja (cuando se la imprima).

En columnas:

Tabular:

Justificado:

o

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Nosotros elegimos TABULAR y SIGUIENTE:

Luego elegimos el grupo de colores o ESTILO que queramos y apretamos SIGUIENTE. o NOTA: A veces algunos estilos ponen el color de la letra del mismo color que el fondo, por lo cual no se borran los datos, sencillamente hay que chequear el color.

Luego le podemos poner un nombre al formulario, nosotros ponemos INFORME DE CLIENTES y FINALIZAR.

EL RESULTADO DEBE QUEDAR ASI: NOTA: yo le agregué, en Vista diseño el LOGOTIPO y la ETIQUETA

LOS DIFERENTES TIPOS DE VISTA DE INFORMES: • • •

Vista Informes: Muestra el resultado final.

Vista Preliminar: lo tiene listo para imprimir.

Vista Presentación: te permite hacer modificaciones menores. o Formato de las cosas: el color de las letras, la ubicación y el orden, el color del fondo, etc.

o o

Achicar/Agrandarlas columnas (Viendo como quedan) Agrupar y Ordenar:se lo hace a través de un botón y genera en la parte inferior un lugar donde pueden ir añadiendo o quitando grupos. Similar al segundo paso de la creación del informe.

o

Totales: Si se selecciona algún campo, con el botón “Totales” se pueden obtener el resultado de esas operaciones al final de la tabla.

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Vista Diseño: similar a la vista diseño de formulario, aquí se puede agregar logotipos, botones, etiquetas, se pueden cambiar el tamaño y color de las cosas (pero sin ver como queda), se puede poner una imagen de fondo (En la hoja de propiedades en ves de buscar Formulario deben buscar Informe). BASICAMENTE ES LO MISMO A VISTA PRESENTACION PERO NO SE VE COMO VA QUEDANDO y hay algunos botones (pocos) que están aquí que no están en la otra vista, como ser el de ETIQUETA.

USTEDES DEBEN DE TENER • • • •

INFORME DE CLIENTES INFORME DE EMPLEADOS INFORME DE PROVEEDORES INFORME DE PRODUCTOS Corrigiendo que se vean bien TODOS los valores.

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CREAR MENU INFORME AGREGAR A MENU PRINCIPAL, el acceso a MENU INFORME

CORRECCION DE VALORES CONVINADOS EL PROBLEMA SURGE CON CASOS COMO ESTE:

Van a ver que aparece el código del rubro pero no el nombre y estaría bueno que aparezca TAMBIEN el nombre… para ello hay que: 1. Pasar a VISTA DE DISEÑO 2. Seleccionar AGREGAR CAMPOS EXISTENTES. 3. Hay que hacer espacio para el nuevo campo (reduciendo los otros)

Como “Rubro” se trata del código de Rubros de la planilla AUX RUBROS, hay que traer de esta planilla el campo y ponerlo en el lugar vacio.

4. Al hacerlo aparecerá una pantalla como la siguiente:

Esta ventanita te pide que establezcas la relación entre la planilla del informe (ósea de Proveedor) y la planilla de donde obtuviste el dato (ósea de Rubros)

COMO RESULTADO: Rubro (Proveedor) = Id Rubros (Rubros) Infinito a uno

Mirar cómo se establecieron los valores y abajo se selecciono Uno a Infinito.

5. Una vez hecho eso se establecerá la relación, pero estarán desacomodados, para poder acomodarlo, sencillamente se arrastra UNO de los dos Rubros sobre el final de la línea (tal como muestra la imagen) y al soltarlo, ya se habrá acomodado.

6. Una vez hecho eso, se pasa a la vista normal y verá como se acomodo:

OTRO TIPO DE CONSULTA: ELIMINAR Añadiremos luego un nuevo tipo de consulta, que lo que hará será ELIMINAR aquellos campos que anexemos, ya que: por ejemplo un Rubro se da de Baja.

1. CREAR >> DISEÑO DE CONSULTA 2. AGREGAMOS LA TABLA CLIENTES y CERRAMOS. 3. Una Vez realizado ello, vamos a marcar la opción: DISEÑO >> ELIMINAR

4. Agregamos el CAMPO: Nº de Cliente (si hicimos bien debe quedar como se muestra en la imagen)

5.

Allí van a ver que cambiaron un par de cosas en la parte inferior de la consulta. En la parte Criterios escribir: [Ingrese número de cliente a eliminar] 6. Luego Cerrar con Ctrl+F4 y Guardar como BAJA DE CLIENTES. Debido a que es una consulta por parámetros (por los [ ]) CUANDO YO ABRA LA CONSULTA, ME VA A PEDIR UN DATO Y AL PROPORSIONARSELO BORRARÁ ESE DATO DE LA BASE DE DATOS (preguntándote un par de veces si estás seguro, le decimos que si)

REALIZAR LUEGO: • • • • •

Baja de empleados Baja de proveedores Baja de productos Y el FORMULARIO: MENU BAJAS Añadir a MENU PRINCIPAL, MENU BAJAS.