Esta guía contiene elementos referentes para tener una mejor planificación, y adquirir herramientas que permitan mejorar la eficiencia en los resultados.
El contenido tiene bases definidas en 5 pasos, y adaptadas para el sector fitness:
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CONOCER LA SITUACIÓN ACTUAL: PUNTO DE PARTIDA.
IDENTIFICAR LAS METAS Y LOS OBJETIVOS: A DONDE SE QUIERE LLEGAR.
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DISEÑAR EL PLAN DE ACCIONES: ORGANIZAR LOS PASOS PARA IMPLEMENTAR ACCIONES.
IMPLEMENTACIÓN DE ACCIONES: EJECUTAR LAS ACCIONES DE MANERA EFECTIVA.
CONTROLAR LAS ACCIONES: DEFINIR INDICADORES DE CONTROL.
Ejemplos: Estas son acciones comunes que requieren planificación.
Compra de equipos.
Implementación de procesos.
Cambios de horarios.
Mejorar la experiencia de los clientes.
Organización del personal.
Atracción de prospectos a través de canales digitales.
Entre otras decisiones del día a día, que requieren planificar de manera organizada...
PASOS PARA PLANIFICAR EFICIENTEMENTE.
Para planificar de manera eficiente, es necesario ordenar los pasos, según la situación específica de lo que se quiere hacer y lograr.
“Entender la posición actual en la cual estás, y saber hacia donde te diriges”.
Estos son son aspectos a tener en cuenta para determinar la posición del negocio.
1- CONOCIMIENTO DE LA INDUSTRIA.
Tipo de servicios o productos que se ofrecen.
Características de los servicios o productos.
Comportamiento del mercado.
Líderes del sector.
Distribución de los servicios. Economía. Riesgos. Oportunidades.
Conocer la posición de los clientes actuales y posibles clientes, frente a lo que significan los servicios o productos a ofrecer a través de la información captada por diferentes fuentes, que mencionaremos: Encuestas.
Top of Mind (Posición en la mente de las personas).
Imagen en los canales digitales.
La fuerza laboral, dependiendo de la magnitud del proyecto o negocio, tiene características implícitas acorde a las condiciones requeridas de los cargos, funciones y resultados requeridos.
Formación educativa.
Remuneración y variables.
Rango de edad.
Proyección de crecimiento.
Calificación del desempeño.
Este tipo de análisis, permite detectar:
Fortalezas: Son los puntos fuertes, que son los diferenciadores ante los demás y definen el concepto del negocio.
Oportunidades: Detectar cuales son las posibilidades de mejorar, crecer, incrementar ventajas y todo lo que se refiera a desarrollo.
Debilidades: Encontrar los puntos en los cuales se debe mejorar, completar o trabajar para incrementar los resultados.
Amenazas: Encontrar potenciales riesgos en el interior del negocio, o a nivel externo que impidan el desarrollo, o que afecten los resultados.
Hay diferencias conceptuales entre lo que significa una meta y un objetivo, y es necesario tener estos significados claros, para poder tener un enfoque eficiente.
META: Es la aspiración a largo plazo que requiere una planificación con varias fases y con diferentes procesos.
OBJETIVO: Son logros que buscamos conseguir a corto y mediano plazo. Tienen una fecha definida, son medibles, realistas y alcanzables.
“Los objetivos son resultados a corto plazo que nos llevan a cumplir la meta general a largo plazo”.
A corto plazo. Se logran con la suma de objetivos específicos y se delegan a una persona con la capacidad de lograrla. A mediano plazo. Son propósitos que se distribuyen en un equipo con varios integrantes, y se requiere más tiempo, esfuerzo y capital de inversión.
A largo plazo. Este es el último fin al cual se dirige el negocio, y no hay tiempos definidos en ocasiones, puesto que requiere pasar por épocas y generaciones.
Un plan de acción es una herramienta que establece el camino para conseguir las metas de un negocio, con una planificación a través de un listado de actividades con tiempos y responsables, evaluando el progreso de los resultados.
3 elementos que debe incluir un plan:
1. Perfil del negocio.
Un plan de acción debe indicar cómo es la empresa y a qué se dedica.
2. Valor a la comunidad.
Este elemento debe indicar todo aquello que la empresa aporta al entorno.
3. Beneficios esperados.
Pueden variar entre el mejoramiento de la reputación de la marca y fortalecer las relaciones comerciales.
1- Dan claridad y enfoque en cumplir las metas.
2. Optimización de recursos.
3. Responsabilidad y rendición de cuentas.
4. Gestión del tiempo y priorización de tareas.
5. Adaptación a cambios.
1- QUE HACER.
Explica todos los puntos planificados que se van a ejecutar.
3- QUIÉN LO HACE.
Seleccionar personas con las capacidades, habilidades y competencias.
2- CUANDO HACERLO.
5- CUANTO TIEMPO.
Tener un cronograma organizado para cumplir las acciones.
4- CUANTO CUESTA.
Hacer cálculo de los costos requeridos.
Determina el momento en el cual se deben ejecutar los diferentes puntos planificados.
6- DONDE SE HACE.
Escoger los lugares para implementar las acciones.
7- PORQUÉ SE HACE.
Reconocer los motivos por los cuales se deben cumplir las acciones.
8- RIESGOS EXISTENTES.
Saber lo que pasa si no se logra cumplir con las acciones planificadas.
La función principal de los indicadores, es evaluar el éxito de la implementación de la planeación, teniendo en cuenta que permitan conocer los avances de las acciones que se implementan, y como van avanzando a través del tiempo.
Las 5 características que tienen los indicadores son:
1- Especificidad.
Es la claridad con la que se quiere controlar las acciones.
2- Medición.
Deben ser cuantificables, para poder evaluarlos y compararlos.
3- Accesible.
Se deben procesar, almacenar y recopilar fácilmente.
4- Relevante.
Son enfocados directamente hacia las acciones.
5- Marco de tiempo.
Contienen una fecha estipulada de inicio y final.
Guía la toma de decisiones.
Al ofrecer una visión global de la situación de la empresa, los indicadores de gestión administrativa contribuyen de forma decisiva a la toma de decisiones.
Evalúa la eficiencia de las acciones.
Revelan la eficiencia de las acciones en su conjunto, porque permiten medir si se cumplen los objetivos individuales y de la organización como un todo.
Identificar problemas.
Con una adecuada implementación, se puede conseguir anticiparse a problemáticas futuras y subsanar errores que pueden hacerles perder clientes.
Presentamos 4 tipos de indicadores como referentes para utilizar y controlar los resultados que se planifiquen, y según las acciones que se deban ejecutar.
Estos son 3 indicadores recomendables a tener en cuenta:
CSAT (CUSTOMER SATISFACTION SCORE). Conocer el grado de satisfacción. NÚMERO DE QUEJAS RECIBIDAS. Conocer que áreas mejorar.
NPS (NET PROMOTER SCORE). Posibilidad de ser recomendados.
Recomendamos los siguientes indicadores para atraer más interesados:
Número de LEADS generados. Clientes potenciales generados.
Costo de Adquisición de Clientes (CAC): Cliente obtenido por pago realizado.
Retorno sobre la inversión (ROI): Ingresos obtenidos, sobre los pagos hechos.
Son los más importantes, porque de estos dependen la existencia del negocio.
Conversión: Cuantos clientes compran, según la cantidad de interesados.
Deserción: Cuantos clientes no siguen comprando cada mes.
% de Cumplimiento: Ventas totales sobre la meta planificada.
Ventas hechas: Cantidad de personas que compraron.
Estos 3 indicadores ayudan a analizar los costos y la rentabilidad.
Ingresos por empleado acumulados: Total del pago medido por trimestre.
Costos de un cliente: Mide los costos totales, entre la cantidad pagos hechos.
Costos por área: % de Costos de cada área, entre el costo total.
Hay otros indicadores que pueden evaluarse y tenerse en cuenta para controlar que las acciones sean eficientes, y realmente puedan generar resultados positivos.
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