faktaundersøkelse som metode er utviklet for arbeidsmiljøsaker der ansatte mener det har oppstått uheldige eller klanderverdige forhold, og der det varsles om eller leveres klage med påstander om for eksempel helsefarlig ledelse, mellommenneskelige konflikter, fryktkultur og mobbing og trakassering. Faktaundersøkelse inngår i det gjenopprettende perspektivet i arbeidsmiljøarbeidet og baserer seg på arbeidsmiljølovens krav, juridiske krav til god saksbehandling og viktige psykologiske perspektiver knyttet til blant annet rettferdighet. Forfatterne viser hvordan man praktisk gjennomfører faktaundersøkelser, hvilke systemer virksomhetene bør ha på dette området, og hvordan metoden kan bidra til å gjenopprette en forsvarlig og trygg arbeidssituasjon. Boka er aktuell for blant annet arbeidsgivere, HR- og personalmedarbeidere, konsulenter, bedriftshelsetjenester, advokater, revisorer, arbeidstakere, verneombud, medlemmer av arbeidsmiljøutvalg og tillitsvalgte.
faktaundersøkelse
• Faktaundersøkelse som metode i arbeids miljøsaker • Perspektiv og metoder i arbeidsmiljøarbeid • Faglig, historisk og juridisk bakgrunn for faktaundersøkelse som metode • Saksbehandling i arbeidsmiljøsaker • Roller og rammer i faktaundersøkelser • Praktisk gjennomføring av faktaundersøkelser • Eksempler fra praksis • Typiske problemstillinger og temaer i faktaundersøkelser • Interne prosedyrer og retningslinjer • Gevinster ved bruk av faktaundersøkelser
ståle einarsen • harald pedersen • helge hoel
fra innholdet:
ståle einarsen er professor i arbeids- og organisasjonspsykologi ved Universitetet i Bergen, der han leder Forskningsgruppen for arbeidsmiljø, ledelse og konflikt (FALK).
ståle einarsen • harald pedersen • helge hoel
harald pedersen er jurist, spesialist på arbeidsmiljørett og advokat i Arbeidsrettsadvokatene.
faktaundersøkelse metodikk i vanskelige arbeidsmiljøsaker
helge hoel er professor i organisasjonsadferd ved University of Manchester, og en internasjonalt anerkjent ekspert på mobbing i arbeidslivet.
Forord
Et godt arbeidsmiljø er oppløftende, motiverende og helsefremmende. Problemer og konflikter i arbeidsmiljøet kan være tilsvarende nedbrytende, demotiverende og potensielt helseskadelige. Det finnes omfattende litteratur, også på norsk, om hvordan man utvikler og forbedrer et allerede godt arbeidsmiljø, og om hvordan man forebygger arbeidsmiljøproblemer. Et stort antall metoder og verktøy er også utviklet med dette formålet. Litteraturen og metodene som forteller hvordan man håndterer vanskelige og konfliktfylte arbeidsmiljøforhold, er mindre omfattende. I denne boken er det sistnevnte som står i fokus. Her beskriver og drøfter vi ulike perspektiver og metoder i arbeidet med det vi kan kalle «vanskelige arbeidsmiljøsaker». Det dreier seg om saker og situasjoner som er preget av personkonflikter og påstander om mobbing og trakassering, eller saker der det er varslet eller klaget med påstander om destruktiv eller helsefarlig ledelse. Boken beskriver en lang rekke prinsipper for hvordan ledere og andre skal og bør arbeide med slike saker. Prinsippene er basert på forskning om rettferdighet, arbeidsmiljølovens bestemmelser og juridiske retningslinjer for god saksbehandling og presenterer nyere metoder for konflikthåndtering og arbeidsmiljøarbeid, herunder særlig faktaundersøkelse. Faktaundersøkelse skal benyttes i saker hvor det foreligger klager på eller varsler om uheldige eller klanderverdige forhold i arbeidsmiljøet, eller der arbeidsgiver på annet grunnlag har grunn til å tro at det finnes slike forhold. Boken presenterer både det faglige og det juridiske grunnlaget for faktaundersøkelse som metode og hvordan metoden i praksis kan og bør gjennomføres. Boken beskriver også de systemene og prosedyrene som virksomheter bør ha på plass for å tilfredsstille lovens krav til internkontroll på dette området.
Faktaundersokelse.indd 5
2016-03-21 11:14:35
6 forord
Det overordnede perspektivet i boken er det vi kan kalle et gjenopprettende perspektiv i arbeidsmiljøarbeidet, til forskjell fra et utviklingsorientert eller et forebyggede perspektiv. Til sammen danner disse tre perspektivene grunnlaget for arbeidsmiljølovens oppfordring om å legge til rette for et helsefremmende arbeidsmiljø. Av de tre perspektivene er det imidlertid det gjenopprettende perspektivet som vanligvis er minst kjent, og det som virksomhetene i minst grad har hatt systemer og gode metoder knyttet til. Faktaundersøkelse som metode ble først lansert i Norge i 2007 og har dermed i skrivende stund en kort historie. Samtidig bygger den i all hovedsak på kravet om forsvarlig saksbehandling, et krav som har vært til stede siden den moderne arbeidsmiljøloven ble vedtatt i 1977, og forskrift om internkontroll ble innført tidlig på 1990-tallet. Det kan derfor også diskuteres hvorvidt faktaundersøkelse er å regne som en egen metode, eller om den heller er å anse som saksbehandling satt i system i arbeidsmiljøsaker der det foreligger klager eller varsler fra ansatte om egne eller andres arbeidsmiljøforhold. For vår egen del er denne boken sluttproduktet av et langt og møysommelig arbeid, der vi hver for oss, i samarbeid og med hjelp og støtte fra andre underveis har utviklet og prøvd ut denne måten å arbeide på i saker som omhandler mobbing, trakassering og harde personkonflikter. Vi er i den forbindelse mange en stor takk skyldig for all den hjelpen og støtten vi har fått underveis i dette utviklingsarbeidet. Først vil vi få takke daværende statsminister Kjell Magne Bondevik og arbeidsminister Dagfinn Høybråten for at de tok initiativet til den offentlige satsingen mot mobbing i arbeidslivet som fra 2005 til 2007 gikk under navnet «Jobbing uten mobbing». Faktaundersøkelse var ett av flere viktige resultater av denne landsomfattende satsingen mot mobbing i arbeidslivet. Satsingen var underlagt styringsgruppen for IA-avtalen, mens den praktiske driften av prosjektet ble overdratt til Arbeidstilsynet, ledet og administrert av Hanne Luthen og hennes medarbeidere ved Arbeidstilsynet Østfold, herunder særlig Anne Gjertrud Fugletveit, Tone Andersen og Annik Apall Austad. Vi vil også få takke Marianne Svensli (LO), Randi Røvik (LO), Rune Soma (Arbeidstilsynet/LO), Leif Thorbjørnsen (Arbeidstilsynet) og Liv Overaae (KS) for deres innspill og bidrag til det arbeidet som ble gjort i «Jobbing uten mobbing» for å tilpasse faktaundersøkelse som metode til norske forhold. Faktaundersøkelse som metode bygger også delvis på metoden «investigation», som er mye brukt i Storbritannia. Vi er i den forbindelse svært takknemlige for den inspirasjonen vi har fått fra organisasjonen North West Employers ved direktør Liz McQue. Representanter herfra ble blant annet invitert til Norge for å gi informasjon og opplæring i metoden i forbindelse med «Jobbing uten mobbing»-prosjektet og
Faktaundersokelse.indd 6
2016-03-21 11:14:35
forord 7
banet med dette veien for mer kjennskap til metoden i norsk arbeidsliv. En annen viktig inspirasjonskilde fra Storbritannia er Vicki Merchant, som Helge Hoel allerede i 2003 skrev et bokkapittel sammen med, der de beskrev noen viktige sider ved det å gjennomføre «investigation» i saker med klager på mobbing. Nåværende og tidligere medlemmer i Forskningsgruppen for arbeidsmiljø, ledelse og konflikt (FALK) ved Det psykologiske fakultet, Universitetet i Bergen, fortjener også takk for all den kunnskapen om mobbing, konflikter, ledelse og arbeidsmiljø som de har bidratt med gjennom sin forskning. Denne forskningen har ikke bare generert viktig kunnskap som grunnlag for denne boken, men har også bidratt til økt oppmerksomhet om disse fenomenene i norsk arbeidsliv og samfunnsliv. Videre vil vi få takke et stort nettverk av faktaundersøkere landet rundt for innspill og erfaringer, særlig Kari Hansen (Arbeidsmiljøspesialistene) og Jørn Unneland (Logos Consulting/ Arbeidsmiljøspesialistene). Advokatene Terje Andersen, Nils Storeng, Thomas Braut Svendsen og advokatfullmektig Elisabeth Dolva Sandøy fra Storeng, Beck & Due-Lund takkes også for viktige innspill underveis i arbeidet. Oslo, februar 2016 Ståle Einarsen, Harald Pedersen og Helge Hoel
Faktaundersokelse.indd 7
2016-03-21 11:14:35
Om forfatterne
Ståle Einarsen er professor i arbeids- og organisasjonspsykologi ved Universitetet i Bergen, der han leder Forskningsgruppen for arbeidsmiljø, ledelse og konflikt (FALK). Einarsen har gitt ut en rekke bøker og har bak seg en omfattende vitenskapelig produksjon om temaer som konflikter, mobbing, kreativitet, ledelse og psykososialt arbeidsmiljø. Han har også lang erfaring som foredragsholder og organisasjonskonsulent på disse områdene. Harald Pedersen er jurist, spesialist på arbeidsmiljørett og advokat i Arbeidsrettsadvokatene. Pedersen har tidligere arbeidet i Direktoratet for arbeidstilsynet og i Norges Juristforbund. Han har også vært tillitsvalgt og hovedverneombud. Pedersen har utgitt og bidratt i flere bøker om arbeidsmiljø og arbeidsrett og har lang erfaring som foredragsholder og rådgiver. Pedersen satt i Djupedalsutvalget, som i 2015 utga en NOU om mobbing i skolen. Helge Hoel er professor i organisasjonsatferd ved University of Manchester og en internasjonalt anerkjent ekspert på mobbing i arbeidslivet. Ved Universitetet i Manchester har han ledet et forskningssenter som arbeider med rettferdighet, mangfold og medarbeider-«voice» (som handler om det å bli hørt). Hans egen forskning dreier seg om temaer knyttet til mobbing, trakassering og diskriminering. Hoel har utgitt flere internasjonale bøker om mobbing i arbeidslivet og flere rapporter for International Labour Organization (ILO). Han har også erfaring som fagforeningsleder i Norge.
Faktaundersokelse.indd 8
2016-03-21 11:14:35
Innhold
kapittel 1 faktaundersøkelse som metode i arbeidsmiljøsaker . . .
15
1.1 Introduksjon av faktaundersøkelse som metode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.1.1 Uriktige påstander er et problem i seg selv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.1.2 Mobbing og trakassering er lovbrudd som må håndteres . . . . . . . . . . . . . . . . 1.1.3 Hva med å snakke sammen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.1.4 En metode i to utgaver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.1.5 Faktaundersøkelsens første fase: De objektive forholdene . . . . . . . . . . . . . . 1.1.6 Faktaundersøkelsens andre fase: Foreligger det brudd på arbeidsmiljølovens krav? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.1.7 Dokumentasjon av undersøkelsen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.1.8 Faktaundersøkelse er arbeidsgivers metode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.1.9 Når gjennomføres faktaundersøkelser? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.1.10 Faktaundersøkelsen er god saksbehandling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2 Arbeidsmiljølovens begrunnelse: Arbeidets og ansettelsesforholdets natur . . . . 1.3 De juridiske rammebestemmelsene for psykososialt arbeidsmiljø . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3.1 HMS-reglene . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3.2 Internkontroll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3.3 HMS-aktørene og arbeidstakers medvirkningsplikt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
15 17 17 18 18 19
kapittel 2 perspektiv og metoder i arbeidsmiljøarbeid . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
32
2.1 Tre perspektiver på arbeidsmiljøarbeid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1.1 Det helsefremmende og utviklingsorienterte perspektiv . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1.2 Begrensninger i et helsefremmende perspektiv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1.3 Et forebyggende perspektiv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1.4 Et gjenopprettende perspektiv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1.5 Å skille mellom utvikling, forebygging og gjenoppretting . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1.6 Ulike metoder til ulike situasjoner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1.7 Hva man ofte gjør – et sammensurium av metoder og perspektiver . . . .
32 34 35 36 37 39 40 42
Faktaundersokelse.indd 9
20 21 22 22 23 24 26 28 30 31
2016-03-21 11:14:35
10 innhold 2.2. Ulike typer arbeidsmiljøundersøkelser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.1 Trivsels- og arbeidsmiljøkartlegginger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.2 Etterlever verktøyet arbeidsmiljølovens krav? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.3 For- eller klageundersøkelser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.4 Motforestillinger mot klageundersøkelser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.5 Faktaundersøkelser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.6 Granskninger og evalueringer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.7 Et eksempel med bruk av anonym informasjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.8 Oppsummering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
45 45 47 48 53 54 55 57 60
kapittel 3 faglig, historisk og juridisk bakgrunn for faktaundersøkelse som metode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
61
3.1 Historisk bakgrunn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.1.1 Boken Håndtering av konflikter og trakassering i arbeidslivet . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.1.2. Jobbing uten mobbing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.1.3. Europeisk rammeavtale for håndtering av trakassering og vold i arbeidslivet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.1.4. Faktaundersøkelse: I utgangspunktet en metode for håndtering av mobbing og trakassering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2. Den juridiske begrunnelsen for metoden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2.1 Arbeidsmiljølovens krav til psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2.2 Tolking og anvendelse av arbeidsmiljølovens krav . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2.3 Arbeidsgivers styringsrett . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2.4 Arbeidsgivers omsorgsplikt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2.5 Internkontroll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2.6 Den europeiske rammeavtalen som juridisk bindende dokument . . . 3.2.7 Arbeidsmiljølovens regler om kontrolltiltak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.3 Den organisatoriske begrunnelsen: Interne føringer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.4 Den faglige og vitenskapelige begrunnelsen for faktaundersøkelse som metode: Rettferdighet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.4.1 Ulike former for urettferdighet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.4.2 Studier av prosedyrerettferdighet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
61 62 63
kapittel 4 saksbehandling i arbeidsmiljøsaker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
87
4.1 Generelle prinsipper for saksbehandling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2 Saksgang: Undersøkelse av de faktiske forholdene som grunnlag for konklusjon og etterfølgende tiltak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2.1 Hvordan kan ansatte reise en sak? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2.2 En modell for saksbehandling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3 Habilitet, kompetanse og tid – valg av riktig saksbehandler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3.1 Habilitet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3.2 Kompetanse og tid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3.3 Intern eller ekstern saksbehandler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3.4 Hvem kan iverksette en faktaundersøkelse? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
87
Faktaundersokelse.indd 10
65 65 66 67 71 72 75 76 78 80 80 82 83 85
88 89 91 93 93 95 96 96
2016-03-21 11:14:35