Harald Westhagen er professor dr.ing. Han har mange års erfaring som bedriftsrådgiver med hovedvekt på organisasjonsutvikling, og har også hatt ledende stillinger innen maritim virksomhet og maritime utviklingsprosjekter. Han har undervisningserfaring fra bl.a. Høgskolen i Vestfold.
PROSJEKTARBEID
Boken er skrevet for alle som er opptatt av eller direkte engasjert i utviklingsarbeid, og har vist seg å være svært verdifull både for ansatte i privat og offentlig virksomhet og for studenter ved høgskoler og universiteter.
Westhagen
www.gyldendal.no/akademisk
Prosjektarbeid gir en helhetlig innføring i projektarbeidets ABC, og inneholder det som trengs for å kunne lede og delta i prosjekter på en rasjonell måte. Fremstillingen følger i denne 6. utgaven samme hovedtråd som tidligere, men er i tillegg utvidet med en ny del V, øvingsoppgaver og veiledninger, som gir konkrete og grundige forklaringer på typiske oppgaver og problemstillinger.
Harald Westhagen Ole Faafeng Kjell Gunnar Hoff Tor Kjeldsen Erik Røine
PROSJEKTARBEID Utviklings- og endringskompetanse
0000 260191 BM Prosje#676B66.fm Page 7 Wednesday, October 1, 2008 10:45 AM
Innhold
Innledning
.....................................................
13
Utfordringene . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
15
Del I
Begrepsapparat
1.
Prosjektbegrepet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
19
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6
Definisjon: Hva er et prosjekt? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Typer av prosjekter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Prosjektarbeid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Prosjektmodell . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Prosjekter og usikkerhet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Test deg selv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
19 20 23 24 25 28
2.
Prosjektadministrasjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
29
2.1 2.2 2.3 2.4 2.5
Styring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Organisasjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ledelse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Litt mer om struktur og kultur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Test deg selv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
30 34 35 37 37
0000 260191 BM Prosje#676B66.fm Page 8 Wednesday, October 1, 2008 10:45 AM
8
Prosjektarbeid
Del II Initiering og styring av prosjekter 3.
Initiering av prosjekter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
41
3.1 3.2 3.3 3.4
Idéskaping . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Idébehandling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Idévurderingsrapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Test deg selv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
42 45 51 52
4.
Målformulering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
53
4.1 4.2 4.3 4.4 4.5
Mål har flere funksjoner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Effektmål og resultatmål . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Målformuleringsprosessen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Hva er en god målformulering? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Test deg selv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
54 54 59 61 64
5.
Planlegging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
65
5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 5.12 5.13 5.14
Hensikten med planlegging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Sammenhengen mellom mål og planlegging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Hovedtråden i planleggingsprosessen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Strukturering/nedbryting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Estimering av arbeidsomfang og varighet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Fremdriftsplanlegging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ressursplanlegging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Økonomi/budsjett . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kvalitetsplanlegging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Prosjektmodellen som planleggingsverktøy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Personlig planlegging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Noen praktiske råd til prosjektlederen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Prosjektbeskrivelsen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Test deg selv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
65 66 67 69 73 74 78 79 79 81 83 84 85 87
6.
Oppfølging og avslutning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
88
6.1 6.2 6.3 6.4 6.5
Oppfølgingens plass i styringsprosessen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Litt grunnleggende filosofi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Krav til formelle oppfølgingssystemer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Formell oppfølging i praksis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Oppfølging av kvalitet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
88 90 91 93 95
0000 260191 BM Prosje#676B66.fm Page 9 Wednesday, October 1, 2008 10:45 AM
Innhold
6.6 6.7 6.8 6.9 6.10
Oppfølging av fremdrift . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Oppfølging av ressursbruk/kostnader . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Oppfølging av prosjektgruppen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Prosjektavslutning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Test deg selv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
97 99 101 102 105
Del III Organisering og ledelse av prosjekter 7.
Organisering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
7.1 7.2 7.3 7.4 7.5
Krav til en organisasjonsstruktur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Forholdet mellom prosjektet og basisorganisasjonen . . . . . . . . . . . . . . . . . . Prosjektets interne organisering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Å gi prosjektorganisasjonen liv – starte prosjektet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Test deg selv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
8.
Ledelse, samarbeid og kommunikasjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7
Prosjektsituasjonen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Lederrollen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Prosjektlederrollen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Prosjektledelse – oppsummering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Samarbeid i prosjekter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Møter og møteledelse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Test deg selv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
109 111 118 121 127
128 130 131 138 139 147 152
Del IV Metoder og teknikker 9.
Kreativitet og kreativ problemløsning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
9.1 9.2 9.3 9.4 9.5
Kreativitet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ideer og behandling av ideer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Teknikker for idéskaping og vurdering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kreativ problemløsning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tips til hvordan en prosjektleder kan bidra til et mer kreativt miljø . . . . . . .
155 158 161 170 176
9
0000 260191 BM Prosje#676B66.fm Page 10 Wednesday, October 1, 2008 10:45 AM
10
Prosjektarbeid
10.
Informasjonsvirksomhet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
10.1 10.2 10.3
Hva er det som svikter? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179 En vei til bedre informasjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181 Informasjonsplan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183
11.
Lønnsomhetsanalyse av prosjekter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
11.1 11.2 11.3 11.4 11.5 11.6 11.7 11.8 11.9 11.10 11.11 11.12 11.13 11.14 11.15 11.16 11.17
Investeringstyper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Investeringsprosjektets kontantstrøm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Prosjektets økonomiske levetid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nærmere om investeringsprosjektets kontantstrømmer . . . . . . . . . . . . . . . . . Andre forhold som påvirker kontantstrømmene positivt . . . . . . . . . . . . . . . . Eksempel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tilbakebetalingsmetoden (Pay back-metoden) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Lønnsomhetsberegninger ved hjelp av diskonterte kontantstrømmer . . . . . . Nåverdimetoden (kapitalverdimetoden) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kalkulasjonsrenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Beregning av netto nåverdi ved hjelp av regneark (Excel) . . . . . . . . . . . . . . . Internrentemetoden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Annuitetsmetoden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Investeringer i ideelle organisasjoner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Investeringer i offentlig virksomhet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kalkulasjon under usikkerhet – suksessivprinsippet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rentetabeller . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
12.
Risikostyring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216
13.
Nettverksplanlegging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
13.1 13.2 13.3 13.4 13.5
Historikk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tids(fremdrifts)planlegging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ressursplanlegging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Økonomiplanlegging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Prosjektoppfølging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14.
Programvare for prosjektarbeid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260
14.1 14.2 14.3
Innledning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260 Programvarekategorier og prosjektarbeid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260 Funksjonsoversikt, prosjektstyringsprogramvare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261
191 191 193 194 196 197 198 200 201 203 204 206 207 208 208 209 214
222 222 235 243 248
0000 260191 BM Prosje#676B66.fm Page 11 Wednesday, October 1, 2008 10:45 AM
Innhold
14.4 14.5
Noen populære programvareprodukter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Fordeler og ulemper ved bruk av programvare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
264 266
15.
Dokumentasjon og prosjektarkiv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269
15.1 15.2
Dokumentasjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Prosjektarkivet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
16.
Skjematikk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279
269 277
Del V Øvingsoppgaver og veiledninger 17.
Øvingsoppgaver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293
17.1 17.2 17.3
Enkelt prosjekt: Kjøre et kurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Større prosjekt (Flytte en bedrift) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Evaluering av prosjektidé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18.
Løsninger på øvingsoppgaver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303
18.1 18.2 18.3
Prosjekt «Kjøre kurs» . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Prosjekt «Flytte bedrift» . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Evaluering av prosjektidé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
19.
Veiledninger for å bygge prosjektarbeidskompetanse . . . . . . . . . 332
19.1 19.2
Læring i organisasjoner (bedrifter, institusjoner) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Prosjektarbeidskompetanse som del av studietilbud ved høgskolene . . . . . .
294 295 302
303 313 329
332 339
Litteratur
.......................................................
347
Stikkord
........................................................
349
11