Betreiberverantwortung by Halter AG

Eigenverantwortung bei Betrieb und Unterhalt Betreiberverantwortung

Aus dem Betrieb von Gebäuden und Anlagen können sich Nachteile oder Gefahren für Leben, Gesundheit, Freiheit, Eigentum oder sonstige Beeinträchtigungen von Personen oder der Umwelt ergeben. Jedem Unternehmen, das im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit Gebäude betreibt, wird deshalb vom Gesetzgeber die Verantwortung dafür auferlegt, alle erforderlichen und zumutbaren Massnahmen zu ergreifen, um diese Nachteile oder Gefahren zu vermeiden oder zu verringern.

Eigentümer, Betreiber und Nutzer haben Rechte und Pflichten Ausgangslage Die aus dem Gesetz bekannte Eigentümerverantwortung, bzw. die darin integrierte sogenannte Betreiberverantwortung, tangiert unzählige Bereiche im Umfeld von Liegenschaften oder ganzen Portfolios. Dies kann die Aufbauorganisation, Prozesse und Arbeitsabläufe, das Aufdecken und Minimieren von möglichen Risiken fürs Kerngeschäft, die Gesetzgebung wie Normen, Vorschriften oder Unternehmensvorgaben, bis hin zur Schulung und Instruktion der zuständigen Mitarbeitenden bezüglich Betrieb und Unterhalt betreffen. Vorausgesetzt, die eigenen Risiken als Eigentümer oder Unternehmung sind bekannt, können die gesetzliche Verantwortung und die Unternehmenspflichten gegenüber Beschäftigten, Dritten, Umwelt und Behörden wahrgenommen werden. Die aktuelle Gesetzeslage zu den Betreiberpflichten in der Schweiz ist jedoch sehr komplex, der Föderalismus ausgeprägt, und es fehlt ein einheitlicher Standard, woran sich die Eigentümer und Betreiber über ihre Rechte und Pflichten orientieren können. Das Verschaffen eines Überblicks über sämtliche Betreiberpflichten für das Betriebspersonal ist aufwendig und verlangt eine hohe Fachkompetenz in sämtlichen Disziplinen. Unklarheiten und Wissensdefizite sind vorprogrammiert und bergen enorme Risiken.

Mit der zunehmenden Übertragung der Eigenverantwortung durch den Gesetzgeber an die Eigentümer und Betreiber wird bei diesen proaktives Handeln erforderlich.

Ziele Die Betreiberverantwortung stellt das Handeln rund um den Gebäudebetrieb ins Zentrum mit dem Ziel, alle erforderlichen und zumutbaren Massnahmen zu ergreifen, damit Gefahren oder Nachteile gegenüber Menschen, Sachwerten oder der Umwelt vermieden oder verringert werden können. Die Betreiberpflicht setzt sich aus mehreren Faktoren zusammen. Die Pflichten widerspiegeln sich nicht nur in der Führungsebene, sondern auch in der Durchführung von Aufgaben bei jedem Mitarbeitenden. Es sind somit Themen, welche die gesamte Organisation betreffen. Mit der Erarbeitung der Betreiberverantwortung wird ein Navigationssystem zur Zielerreichung der rechtlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen erstellt. Die relevanten gesetzlichen Grundlagen wie z.B. Bundes-, Kantonsund Gemeindegesetze, Normen und Vorschriften gelten grundsätzlich für alle Eigentümer, Unternehmer oder Betreiber.

Handlungsfelder

Gesetze, Normen, Standards

Gebäude Anlagen Organisation

Betreiberverantwortung

Kenntnis der Vorschriften + ordnungsgemässes Handeln + Dokumentation = Sicherheit vor Sanktionen

Um die daraus resultierenden Pflichten und Verantwortungen wahrzunehmen, sind als Erstes die Grundlagen zu erarbeiten und mit dem aktuellen Stand der Organisation abzugleichen. Mit der einmaligen Abhandlung und Sicherstellung der Gesetzeskonformität ist es aber noch nicht getan. Nur wer Kenntnisse der Rechtsgrundlagen, Vorschriften und Normen hat, ordnungsgemäss handelt und dies dokumentiert, hat Sicherheit vor Sanktionen. Egal ob Immobilienbesitzer, Unternehmer, Betreiber oder Nutzer – sie sind alle in der Pflicht. Im Allgemeinen wird zwischen Unternehmenspflichten und persönlichen Pflichten, also denjenigen der Mitarbeitenden unterschieden. Dabei ist es grundsätzlich irrelevant, ob die Leistungen selber erbracht oder an Dritte delegiert werden: 1. Die Unternehmung stellt sicher, dass ihre Angestellten und Beauftragten sowie auch Dritte (z.B. Kunden) ebenso wie die Umwelt unversehrt bleiben. 2. Die Unternehmensleitung nimmt ihre Organisationspflichten wahr und schafft die erforderlichen Rahmenbedingungen. 3. Die Beschäftigten kennen ihre Durchführungspflichten und wenden diese an. Die Professionalisierung der Betreiberverantwortung bewahrt präventiv vor Schäden und im Ereignisfall vor Sanktionen. Für eine wirksame Pflichtenübertragung an die Führungskräfte und die Mitarbeitenden sowie Fremddienstleister sind insbesondere die nachfolgenden Grundlagen zu beachten: – Business Excellence: Gefahren erkennen und Risiken beherrschen – Nutzen von technischen oder organisatorischen Möglichkeiten – Klare, eindeutige Definition der zu übertragenden Pflichten – Wahrnehmung der gesetzlichen Verantwortung auf allen Stufen

Die Betreiberpflicht setzt sich aus mehreren Faktoren zusammen Organisation Organisationspflicht der Unternehmensleitung

Handlungsfelder

Führung Führungspflicht der Führungskräfte

Gebäude Anlagen Organisation

Durchführung Durchführungspflicht der Mitarbeitenden

Lösung Der Eigentümer oder die Unternehmung kennt die eigenen Risiken und nimmt die gesetzliche Verantwortung wahr. Unternehmenspflichten gegenüber Beschäftigten, Dritten, Umwelt und Behörden sind bekannt. Es werden Gesetze, Normen Standards mit den Handlungsfeldern in Gebäuden, an Anlagen und in der Organisation verknüpft. Organisations-, Führungs- und Durchführungspflichten auf den Ebenen Unternehmensleitung, Führungskräfte und Beschäftigte sind definiert und werden gelebt. Der externe Betreiber oder die interne Betriebsorganisation hat Kenntnis über die Durchführungspflichten. Die Organisation kennt ihre Aufgaben, hat adäquate Pflichtenhefte und entsprechende Arbeitsanweisungen. Im Idealfall halten periodische Schulungen und Instruktionen die Mitarbeitenden à jour. Die Durchführung periodischer Qualitätskontrollen und deren Dokumentation sind institutionalisiert. Systematisch werden die Aufgaben für Eigentümer und Betreiber, die Organisation und die einzelnen Mitarbeitenden erarbeitet und festgelegt. Dabei ist eine ganzheitliche Betrachtung der Prozessabläufe zentral, um zu entscheiden, in welchen Prozessen und Aufgaben die Schwerpunkte gesetzt werden. Eine Auslegeordnung über die Beziehungen der verschiedenen Beteiligten ist Grundlage einer ersten Analyse. Anschliessend gilt

es, die Voraussetzung für eine adäquate Rechtssicherheit zu schaffen, indem beispielsweise alle Bewirtschaftungs- und Mietverträge zusammengetragen werden. Daraus lassen sich als Folgeschritt die Risiken in Bezug auf die Assets, technischen Anlagen, Werkstätten, Betriebe etc. erfassen und systematisieren. Mit der Implementierung der Betreiberverantwortung und der daraus resultierenden gesetzlichen Verantwortung wird der Pflichterfüllung und somit der Wahrung von Rechtsgütern sowie der Umwelt in jedem Fall Rechnung getragen. Kommt es dennoch zu einer Pflichtverletzung oder einem Verschulden bzw. Schaden, sind bei möglichen Konsequenzen oder Rechtsfolgen die Handlungen entsprechend dokumentiert.

Vorgehen Die Methodik zur Erfassung der gesetzlichen Verantwortung umfasst mehrere Teilbereiche. Um mögliche Handlungsfelder im Gesamtkontext der Betreiberverantwortung zu identifizieren, ist folgendes Vorgehen zu empfehlen:

– Gewerke und Anlagentypen in der Gebäudetechnik definieren, Mengengerüste erheben – Relevante gesetzliche Grundlagen für die Betreiberverantwortung erarbeiten und integrieren (gesetzliche Grundlagen, Normen, Vorschriften, Arbeitssicherheit (EKAS), Unternehmensvorgaben) 2. Planung und operative Umsetzung – Terminierung der Umsetzung – Handlungen und Pflichten definieren – Aufbau- / Ablauforganisation prüfen und falls nötig Korrekturen vornehmen (Organisationsentwicklung) – Service Level Agreements (SLA) erarbeiten und Pflichtenhefte abstimmen – Vorgehen für Pflichtübertragung definieren (Organisationspflicht, Selektionspflicht, Aufsichtspflicht) – Geeignete Tools und Arbeitsmittel einsetzen (z.B. IWMS / CAFM, Flächenmanagement, BIM, etc.) 3. Dokumentation und Schulung – Konstrukt und Handlungsanweisungen erstellen für anweisende und nachweisende Dokumente – Vorgaben in der Dokumentation: Tätigkeiten auf Liegenschaften und Anlagen dokumentieren – Betriebspersonal schulen / instruieren – Reporting aufsetzen – Prozesslandkarte und Managementcockpit erstellen und etablieren 4. Weitere, optionale Tätigkeiten – Risikoanalyse durchführen, Risikoprioritätszahlen erheben, Lösungsansätze zur Risikominimierung aufzeigen – Prozesse überprüfen und überarbeiten – Betriebskonzepte oder -handbücher erstellen – IT-Strategie entwickeln und umsetzen

1. Zustandsanalyse und Grundlagenerarbeitung in der Organisation – Betreiberpflichten in der Organisation, Führung und Durchführung aufzeigen – Bearbeitungstiefe und Themenbereiche abstecken

Halter AG

Sicherheit durch systematisches Vorgehen. Wir setzen um. Halter AG, Immobilien Der Dienstleister der Halter Gruppe begleitet Sie über alle Lebensphasen einer Immobilie: Von der Strategie über die Entwicklung und Realisierung sowie den Betrieb bis hin zum Redevelopment.

Ihr Kontakt

Roman Egger Mitglied der Geschäftsleitung roman.egger@halter.ch T +41 61 404 46 36

Halter AG, mail@halter.ch, www.halter.ch

Strategisches Facility Management Wir unterstützen Sie bei Fragestellungen zu Organisationsentwicklung, Dienstleistungseffizienz, Kosten- und Prozessoptimierungen, Arbeitsplatzproduktivität und Flächeneffizienz: Von der Analyse über die Lösungsentwicklung bis zur Umsetzung der gewählten Massnahmen.