Betriebskostensenkung durch Transparenz Betriebsoptimierung f체r Portfolios
Die meisten Besitzer von Immobilienportfolios haben die Betreuung ihrer Liegenschaften ausgelagert. Dadurch entstehen in der Regel Intransparenzen bei den Betriebs- und Nebenkosten. Eine Betriebsoptimierung 체ber das gesamte Portfolio sorgt f체r Kostentransparenz und ein optimiertes Verh채ltnis der Brutto- zur Nettorendite.
Im Portfolio den kostenmässigen Durchblick haben Ausgangslage Energiesparen liegt im Trend. Europa und nicht zuletzt auch die Schweiz sind weltweit führend im Klimaschutz. Liegenschaftseigentümer, -nutzer und –betreiber streben immer effizientere Gebäude, Anlagen und Systeme an. Oft liegt der Fokus dabei nur auf den Investitionskosten und nicht auf der gesamtheitlichen Betrachtung der Betriebs- oder Lebenszykluskosten einer Immobilie. Gebäude und deren Infrastruktur verursachen einen erheblichen Anteil am Gesamtenergieverbrauch. Studien zeigen, dass durch Verbesserungen des Gebäudebetriebs Einsparungen im mittleren zweistelligen Prozentbereich realistisch sind. Allerdings werden Gebäudebetriebsoptimierungen oftmals unsystematisch, uneffektiv und ohne Zielwerte oder vergleichbare Messgrössen durchgeführt. Unsichere Randbedingungen wie zum Beispiel die Betriebs- und Lebenszykluskosten werden trotz ihrer hohen Relevanz, gerade bei hocheffektiven Neubauten, nicht beachtet. Wird der Hebel einer Betriebsoptimierung auf ein gesamtes Immobilienportfolio angewendet, ist die Wirkung um ein Vielfaches grösser bei verhältnismässig kleinerem Aufwand zur Umsetzung. Es gibt verschiedene Ansätze und Handlungsfelder bei der Optimierung von Gebäude, Infrastruktur und Betrieb. Dabei steht nicht nur das effiziente Zusammenspiel von Energie- und Gebäudetechnik im Fokus. Denn es gehört weit mehr dazu, als nur Einstellungen an der Technik während der Heizperiode oder der Kühlsaison vorzunehmen, um Energiekosten und Spitzenlast zu reduzieren. Dies gilt für alle Arten von Portfolios gleichermassen, unabhängig davon, ob es sich um öffentliche Gebäude, Rendite- oder Betriebsliegenschaften handelt. Entscheidend ist eine ganzheitliche Betrachtung. Diese beinhaltet unter anderem die Implementierung von nutzungsspezifischen Messund Analysetools zur Überprüfung und Massnahmenplanung in der Verbesserung Betriebsoptimierung für Portfolios
der Energiebilanz, wie auch die Überprüfung der IT-Strategie, um aussagekräftige Informationen mittels verknüpfter Daten zu erhalten. Der Trend geht weg von spezifischen Softwareprogrammierungen und hin zu Standardlösungen. Somit können komplexe Sachverhalte auf der Basis von aggregierten und aussagekräftigen Informationen beurteilt werden. Ebenso wichtig sind das Bewusstsein und die korrekte Zuordung von Lebenszykluskosten. Mit der Zuweisung auf Organisationseinheiten können dabei Transparenz geschaffen, Messbarkeiten ermöglicht und allfällige Quersubventionen aufgedeckt werden. Auf Basis von bestehenden Portfolio- oder Immobilienstrategien können einhergehende Betriebs- oder Unterhaltsstrategien die wirtschaftlich sinnvolle Balance zwischen Fremd- und Eigenleistung festlegen. Zukunftsgerichtete «Integrated Workplace Management Systeme» ermöglichen eine signifikante Kostenreduktion im Real Estate- und FM-Bereich und erhöhen gleichzeitig die Produktivität und Effizienz in der Organisation.
Rollen In den Optimierungsprozess sind verschiedene Personenrollen zu involvieren: Bei Anlageimmobilien hat der Investor (meist in der Rolle des Portfoliomanagers) das Ziel, die Performance seines Portfolios durch transparente, optimierte Kosten zu steigern. Dazu muss er über Basisdaten verfügen, um den Betrieb kosteneffizient und den Anforderungen entsprechend zu organisieren. Mit diesen sind ihm die Treiber hinsichtlich der Betriebskosten bekannt und unter Berücksichtigung seiner Prämissen bezüglich Anlagen- und Objektstrategie kann er daraus das Investitionsbudget für die nächsten Jahre ableiten. Nicht zuletzt kann er mit diesen Daten das Kostenbewusstsein bei der Bewirtschaftung schärfen.
Bei Betriebsimmobilien bestehen ähnliche gelagerte Interessen, wenn auch hier erwartungsgemäss die reibungslose und sichere Nutzung eines Gebäudes im Fokus steht. So gewährleistet der Corporate Real Estate Verantwortliche die Umsetzung der Objekt- und Betriebsstrategie durch den optimalen Einsatz der Betriebsorganisation. Mit schlanken, den Bedürfnissen des Betreibers entsprechenden Strukturen, sowie einheitlichen Vorgaben und Prozessen nutzt er zudem Synergiepotenziale in der Bewirtschaftung. Schliesslich stellt der Bewirtschafter (oder Property Manager) sicher, dass sämtliche Liegenschaften gemäss der vom Eigentümer festgelegten Instandhaltungsstrategie bewirtschaftet werden. Weiter sorgt er dafür, dass einheitliche Standards in Bezug auf Leistungen, Prozess und Qualität gelten, die Organisationsstrukturen für den Betrieb des Portfolios übersichtlich und einfach sind und mit einem standardisierten Reporting aussagekräftige Benchmarks generiert werden können. Zudem hat er einen effizienten Betrieb der Immobilien unter Sicherstellung der Legal Compliance mit Wahrnehmung der Betreiberverantwortung zu gewährleisten.
Vorgehen Bei der Konzeption der Betriebsoptimierung eines Portfolios ist es wichtig, strukturiert vorzugehen. In einem ersten Schritt wird die IST-Situation in Bezug auf die drei relevanten Dimensionen Organisation und Personal, Finanzen und Prozesse, Kosten und Anlagen analysiert und eine Auslegeordnung der Fakten vorgenommen (vgl. Tabelle). Darauf gestützt kann danach die Kategorisierung der Gebäude oder Objekte erfolgen. Dabei sind die Vorgaben im Portfoliomanagement sorgfältig zu formulieren, damit die Effizienz und Effektivität der weiteren Projektschritte gesichert ist. Wenn die strategische Stossrichtung als Bekenntnis zur Betriebsoptimierung des
Portfolios festgelegt wird, aber das weitere Vorgehen unüberschaubar ist, helfen die vorgängig erstellte, klare Definition und das schlüssige Vorgehenskonzept. Dabei bezieht sich die Betriebsstrategie vorerst auf das gesamte Portfolio. Daraus abgeleitete Konzepte werden anschliessend immer konkreter auf einzelne Objekte und Anlagen fokussiert.
eigentümer ein direktes Vertragsverhältnis ein. Anschliessend werden diese Verträge an die regional tätigen Bewirtschaftungsunternehmen übergeben, welche nun die Dienstleister operativ führen. Das optimierte Portfolio wird schliesslich mit einem Massnahmenbündel aus Benchmark-Analysen, Instandhaltungsstrategien und Prozessoptimierungen sichergestellt.
Von zentraler Bedeutung ist, dass der gesamte operative Betrieb der Liegenschaften oder Anlagen, je nach Grösse und Komplexität, an wenige operative Drittdienstleister vergeben wird. Diese Dienstleister gehen mit dem Immobilien-
Zur Erhöhung der Kostentransparenz werden Strukturen und Prozesse geschaffen, die eine Messbarkeit und Kostenallokation ermöglichen. Damit werden die definierten Objektstrategien in der geforderten
Bereich
Inhalt
Ziel
Qualität umgesetzt und die eigentümerseitigen Kosten über das gesamte Portfolio optimiert. Als Endprodukt besteht zudem eine saubere Basis für zukünftige Optimierungen in der Beschaffung. Eine umfassende Optimierung von Immobilienportfolios beinhaltet somit themenspezifische Führungs- und Steuerungsaufgaben, die in die Themenbereiche Organisation und Personal, Finanzen und Prozesse, Objekte und Anlagen gegliedert werden.
Mögliche Massnahmen
Organisation & Personal
– Analyse und Bewertung der Betriebsorganisation – Auswerten und erfassen von Service-, FM-Providerund Personalverträgen – Service Level vergleichen, Standards vorschlagen – Synergien in der Bewirtschaftung aufzeigen
– Transparente Strukturen – Schlanke, den Bedürfnissen entsprechende Organisation – Einheitliche Organisationen – Synergien bei der Bewirtschaftung ausnutzen – Know-how Transfer zwischen Bewirtschaftern
– Bereinigung der operativen Dienstleister, z.B. durch Ausschreibung von FM-Leistungen – Losbildung, z.B. nach Nutzung oder regional – Auslagerung eigene Hauswarte an FM-Provider
Finanzen & Prozesse
– Analyse der Betriebskosten – Aufzeigen der Kostentreiber – Aktives Mgmt. der Kostentreiber – Tools / Werkzeuge bereitstellen – Benchmark aufbereiten
– Fundmanager steuert die Nebenkosten direkt ohne Managementaufwand – Betriebskosten sind bekannt – Kostentreiber bewusst oder eliminiert – Schärfen des Kostenbewusstseins bei der Bewirtschaftung
– Daten- und Kostenstruktur bereinigen – Vereinheitlichen der Prozesse (best practice - Methoden) – Vergleichszahlen aus anderen Portfolios aufbereiten – Abgleich Auftraggeber / Auftragnehmer: Schnittstellen definieren oder bereinigen
Objekte & Anlagen
– Mengengerüste erstellen – Daten erfassen – Zusammenfassung & Clustering – Berücksichtigung von Objekt- und anlagenstrategie
– Life Cycle Management – Investitionsbudget auf x Jahre kennen – Instandhaltungsstrategie umsetzen
– Vorschlag Objektbewirtschaftung (Synergie vs. Autonomie) – Service Levels standardisieren, nach Normen (z.B. VDMA, ProLeMo, SIA) – Instandhaltungsstrategie erarbeiten – Bei Bedarf, Garantiemanagement
Halter AG
Sie sehen Herausforderungen als Chance. Wir entwickeln Ihre komplexen Projekte. Halter AG, Immobilien Der Dienstleister der Halter Gruppe belgeitet Sie über alle Lebensphasen einer Immobilie: von der Strategie über die Entwicklung und Realisierung sowie den Betrieb bis hin zum Redevelopment.
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Roman Egger Mitglied der Geschäftsleitung Immobilien roman.egger@halter.ch T +41 61 404 46 36
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Strategisches Facility Management Wir unterstützen Sie bei Fragestellungen zur Arbeitsplatzproduktivität, Flächeneffizienz, Kosten- und Prozessoptimierungen, Dienstleistungseffizienz: von der Analyse, der Lösungsentwicklung bis zur Umsetzung der gewählten Massnahmen.