IT-Systeme für das Immobilienmanagement Integrated Workplace Management Systems
Komplexe Immobilien-Sachverhalte sollen auf der Basis von aggregierten und aussagekräftigen Informationen beurteilt werden können. Mit einem systematischen Vorgehen werden zum richtigen Zeitpunkt die notwendigen Werkzeuge für das Immobilienmanagement klar definiert. Die Beschaffung eines Integrated Workplace Management System (IWMS) liefert die nötige Sicherheit für Entscheide.
Aussagekräftige Informationen mittels verknüpfter Daten Ausgangslage Steigende Anforderungen an das Immobilienmanagement und die damit einhergehenden notwendigen Entscheidungen erfordern eine klare Informationslage um faktenbasierte Entscheidungen, wie z.B. Massnahmen zur Verbesserung der Lebenszykluskosten, zu treffen. Dazu benötigen die Immobilienverantwortlichen IT-Systeme, welche in der Lage sind, Daten in nahezu Echtzeit als Informationen aufzubereiten. Die im Einsatz stehenden CAFM-Systeme können diese Aufgaben teilweise nur unter erheblichen Anpassungen bewältigen. Ihre Anschaffung war zumeist getrieben von der erstmaligen, digitalen Katalogisierung der Objekte im Facility Management und Transaktionsbasierten Datenflüssen wie z.B. dem Auftragsmanagement. Heute besteht die Herausforderung primär darin, hochaggregierte und valide Daten mittels geeigneter Abfrage und anschliessender Interpretation als Entscheidungsvorlage mit verdichteten Informationen zu präsentieren. Die aktuellen, oft nicht
integrierten Systeme bewältigen diese Anforderung bisweilen nicht ausreichend. Daher erkennen aktuell viele Immobilienmanager, dass sie ihre IT-Tools zum Immobilienmanagement neu evaluieren und implementieren müssen.
Ziele Für die verantwortlichen Immobilienmanager ist das Ziel, den Entscheidern stets zu bedeutenden Fragenstellungen aussagekräftige Informationen vorzulegen. Wird hierzu die Evaluation eines Immobilien IT-Systems in Betracht gezogen, sollen die Abläufe und Handlungen strukturiert und nachvollziehbar aufgebaut werden. Dazu wird das geplante Vorgehen bei der Systemauswahl in logisch strukturierte Schritte unterteilt, welche sequenziell Resultate liefern (siehe Grafik Idealisiertes Vorgehensmodell Systemauswahl FM IT-Systeme).
die Ressourcen so effizient wie möglich eingesetzt werden. Die Organisation sollte jederzeit einen Vergleich mit Dritten (wie z.B. Outsourcing-Dienstleistern) standhalten und somit die Effektivität der internen Immobilienorganisation im direkten Kostenvergleich mit Dritten aufzeigen sowie die Handlungsfreiheiten erhöhen können. Dies kann mit modernen und leistungsfähigen IT-Systemen bewerkstelligt werden.
Vorgehen konkret Die Aufgabe der Immobilienverantwortlichen ist es, die zukünftige Entwicklung der Technologie, der Organisation und der Immobilie zu antizipieren, um daraus Handlungsempfehlungen zu generieren. Dies setzt voraus, dass diese Trends erkannt und richtig interpretiert werden. IT-basierte Managementsysteme können dabei als wertvolle Instrumente dienen. Wir empfehlen dazu folgendes Vorgehen:
Werden Immobiliendienstleistungen in der eigenen Organisation erbracht, ist insbesondere darauf zu achten, dass
Anforderungsanalyse
SOLL/ISTAbgleich heutiger Tools
Business Case
Requirement Engineering
Systemevaluation Teil 1
Umsetzung
Entwicklung
Assessment
Idealisiertes Vorgehensmodell Systemauswahl FM IT-Systeme
Integrated Workplace Management Systems
Ausschreibung
Umsetzungskonzept
Die Aufgabe der Immobilienverantwortlichen ist es, die zukünftige Entwicklung der Technologie, der Organisation und der Immobilie zu antizipieren, um daraus Handlungsempfehlungen zu generieren.
Systemevaluation Teil 2
Implementierung
Qualiätssicherung
1. Erarbeitung aktueller Anforderungen und der FM IT-Strategie Jeder Immobilienverantwortliche muss sich vor einer Evaluation von IT-Systemen zuerst mit den Anforderungen seiner Organisation beschäftigen. Dieser Anforderungsanalyse muss die nötige Zeit und Priorität eingeräumt werden, um ein Verständnis für das Informationsbedürfnis zu entwickeln. Dabei sollte der Prozess eine vorher festgelegte Systematik durchlaufen, um die Reproduzierbarkeit und damit die Validität zu gewährleisten. Als weiteres Ergebnis sollte hier die Immobilien-IT-Strategie definiert und beschrieben sein, um mit diesem Verständnis die zeitgemässen IT-Systeme wie z.B. IWMS und die zukünftige strategische Stossrichtung betrachten zu können. 2. Abweichungsanalyse heutiger IT-Tools Im Anschluss an die Anforderungsanalyse sind die heutigen IT-Werkzeuge zu ermitteln und auf Anforderungskonformität zu prüfen. Ein detaillierter Abweichungsreport hilft zu verstehen, wo sich die Anforderungen verändert haben und wieso gehandelt werden soll. 3. Erstellung eines spezifischen Business Cases Kein Verbesserungsprojekt kommt heutzutage ohne einen fundierten und nachvollziehbaren Business Case aus. Dort werden die Kosten der Verbesserung prognostiziert und die daraus folgenden Konsequenzen für die Kosten skizziert. Dieser dient der Beurteilung der Wirtschaftlichkeit der beabsichtigten Verbesserung und ist die Entscheidungsgrundlage für alle weiteren Schritte. Wichtig hierbei ist, dass der Business Case als Zeugnis der Veränderungsnotwendigkeit dienen kann.
4. Ergebnisaufnahme Requirement Engineering Das Herzstück jeder IT-System Evaluation ist ein würdiges «Requirement Engineering». Es ist wichtig, die Anforderungen («WAS wird benötigt») von der Lösung («WIE wird es umgesetzt») zu trennen. Durch die Fokussierung auf die Anforderungen bleiben die benötigten Freiheiten zur Identifizierung der besten Lösung erhalten. Ergänzend zu den qualitativen Anforderungen ist es erforderlich, auch quantitative Erwartungen zu benennen, um die IT-Systeme im Immobilienmanagement gemäss den Nutzerwünschen implementieren zu können. 5. Entwurf gemeinsamer Umsetzungskonzepte Für das Umsetzungskonzept ist es entscheidend, die Organisation und ihre Mitarbeitenden zu analysieren. Hier benötigt es einen Plan, um die geforderten Anforderung umsetzen zu können. Dabei sind Schulung und Kommunikation zwei der bedeutendsten Themen, welche sorgsam vorbereitet und durchgeführt werden sollen. 6. Ausschreibung und IT-System Evaluation Mit den jetzt vorhandenen Konzepten kann die Ausschreibung erstellt und versandt werden. Mit den Lieferanteneingaben kann der Anbietervergleich fertiggestellt werden. Die folgende IT-System Evaluation basiert auf der Anforderungsanalyse, welche sich als Ergebnis der Erfüllung der non-funktionalen und funktionalen Anforderungen ergibt. Bei dieser Betrachtung werden die Anforderungen mit den möglichen Lösungsalternativen abgeglichen, um eine möglichst optimale Umsetzungslösung zu erhalten. Mit dem Ergebnis dieser Analyse, wird der Submissionsentscheid getroffen.
Ab dem Zeitpunkt, an welchem sich die Organisation mit der Anfrage auf den Markt begibt, muss der Beschaffungsprozess nach vorher festgelegten und möglichst strikt eingehaltenen Regeln ablaufen. Damit begegnet man dem Risiko, sich von eintreffenden Marktangeboten verleiten zu lassen und die vorher definierten Anforderungen aus den Augen zu verlieren. 7. Implementierungsbegleitung, Qualitätssicherung und Vertragsmanagement Nach dem erfolgreichen Abschluss der Submission steht allen Projektbeteiligten eine System-Implementierung bevor, welche auf die weitere Befähigung der Organisation fokussieren muss. Die realen Herausforderungen der Organisation werden abgebildet und die IT-Systeme so implementiert, dass diese aussagekräftige Immobilienreports liefern. Ebenfalls ist zu einem frühen Zeitpunkt die Qualitätssicherung zu etablieren, welche die von den Anbietern versprochenen Leistungen und Lieferresultate prüft sowie auf Vollständigkeit bewertet. Damit wird sichergestellt, dass die Organisation die evaluierte Lösung so erhält, wie sie bestellt wurde und so den im Business Case versprochenen «Return on Investment» auch erreichen kann. Das Vertragsmanagement dient der fortwährenden Optimierung der Lieferantenbeziehung zum Systemlieferant.
Halter AG
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Integrated Workplace Management Systems (IWMS) Wir begleiten Immobilienverantwortliche und Facility Manager bei sämtlichen strategischen und konzeptionellen Fragestellungen im Zusammenhang mit IT-Tools: – Erarbeitung der System- und Prozess-Anforderungen – Abweichungsanalyse der existierenden IT-Tools – Erstellung eines spezifischen Business Cases – Ergebnisaufnahme des Requirement Engineerings – Entwurf von Umsetzungskonzepten – IT-Tool Evaluation und Ausschreibung – Implementierungsbegleitung und Qualitätssicherung
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