biblioteca escolar | sumário de apoio à elaboração do manual de procedimentos
Nota Prévia:
A biblioteca escolar (BE) deverá organizar e elaborar um manual de procedimentos, que regule todas as operações correntes de organização e gestão:práticas, funcionamento, serviços... Assim, por se considerar que a gestão documental é a componente do trabalho da BE que mais preocupa as equipas e a que, pela ausência de fixação de procedimentos, tem trazido alguns contratempos na evolução dos projectos, entendeu-se dar um conjunto de indicações, que possibilitem a elaboração do referido manual de procedimentos (MP).
| sumário | Introdução 1-Selecção e aquisição do fundo documental 2- Tratamento técnico documental 2.1 – Entrada do documento 2.2 - Registo 2.3 - Carimbagem 2.4 - Catalogação 2.5 - Cotação 2.6 – Arrumação 2.7 – Arquivo 3- Difusão da Informação 4 - Bibliografia anexos Anexos: deverão ser incluídos os diferentes documentos de suporte – folhas de recolha para catalogação, modelos de documentos,… (Livro de Registo, Ficha Kardex, catalogação com base em software de gestão bibliográfica, aplicação de etiqueta da cota…)
Doc 05_sumário_manual_proced
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Introdução •
explicitar a natureza, os objectivos e os fins do manual de procedimentos – documento de referência e orientação, contendo em detalhe os princípios, normas directrizes e procedimentos operacionais aplicados na biblioteca escolar, nomeadamente no que concerne às várias etapas do circuito documental, com o intuito de estabelecer a normalização do tratamento técnico;
•
referenciar eventuais articulações, a nível local/ concelhio, com outras bibliotecas escolares e municipal na uniformização de procedimentos;
•
destacar a necessidade de manter em permanente construção/ actualização o conjunto de normativos – MP
1 - Selecção e aquisição do fundo documental Mencionar que: •
a selecção e aquisição do fundo documental se pautam pelos critérios estabelecidos em documento autónomo: Política de Desenvolvimento da Colecção (PDC) – que se anexa (ou que será elaborado brevemente, ou que está em elaboração);
•
o processo de aquisições se processa de acordo com os procedimentos administrativos do Agrupamento/ escola, podendo, eventualmente, ser descritos.
2- Tratamento técnico documental 2.1- Entrada do documento Descrição dos procedimentos a adoptar para verificação da integridade física dos documentos entrados: • monografias e outro material livro: não há falhas de impressão (páginas em branco, imagens), páginas rasgadas, …;não apresenta erros de leitura (DVD, CDA, …), … • material não livro: estado geral do documento, não apresenta falhas na leitura, …
2.2 – Registo Definir os procedimentos de registo dos documentos entrados na Biblioteca, especificando por suporte, sem esquecer as publicações periódicas. Cada unidade física deverá ter um número de registo sequencial. (Vide anexo 1 — Exemplo para abertura de livro de registos) O registo deverá ser efectuado em livro próprio com páginas numeradas e chanceladas, não é conveniente a existência de mais do que um livro. O registo informático (Excel, …) é desejável, já que apresenta maior facilidade de gestão e possibilita a impressão das páginas, que devem ser numeradas e rubricadas. A entrada dos periódicos far-se-á em registo próprio – folha kardex (ver anexo 2). Doc 05_sumário_manual_proced
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2.3 – Carimbagem Explicitar como e onde é/são aplicado(s) os carimbos nos diferentes suportes do documentos.
É usual a utilização de dois tipos de carimbo: carimbo de registo e de posse ou instituição. Os carimbos deverão ter dimensões reduzidas, de forma a não comprometer a mancha gráfica do documento: • carimbo de registo, para além da identificação da instituição tem espaço para o nº de registo e para a cota, apõe-se na folha de rosto, habitualmente no canto inferior direito; • posse ou instituição, apõe-se normalmente na última página impressa do livro. Para o material não livro (VHS, DVD, CDROM, K7, …), varia conforme o suporte, podendo utilizar-se a capa, folhetos acompanhantes e, eventualmente, o próprio suporte.
2.4 – Catalogação Neste ponto deve referenciar-se: •
qual a aplicação informática utilizada para a automatização do catálogo bibliográfico;
•
quais os instrumentos de trabalho utilizados: Regras Portuguesas de Catalogação, International Standard Bibliographic Description (ISBD), Classificação Decimal Universal (CDU) – Tabela de autoridade, thesauri, listas de descritores, palavras-chave,...;
•
a quem cabe a responsabilidade de introdução e/ou validação dos dados, quem superintende esta actividade,…;
•
quais os campos obrigatórios/facultativos a preencher – vide exemplos de4 folhas de recolha, por tipo de software, (anexo 3 – exemplos de catalogação em diversos softwares de gestão bibliográfica)
•
outros
procedimentos
adoptados,
em
resultado
de
eventuais
políticas
documentais
locais/concelhias
2.5 – Cotação Indicar: •
qual o código utilizado para a cotação do FD, sendo aconselhável a utilização da CDU, sistema recomendado pela autoridade bibliográfica nacional. Deverá se anexado ao MP o esquema de arrumação adoptado;
•
o formato e o local de aplicação da cota nos documentos, especificando por tipologia de suporte – monografias, DVD, VHSD,…
•
constituição da cota – notação CDU + três primeiras letras do apelido do autor ou notação CDU + três primeiras letras do apelido do autor + três primeiras letras do título
do documento: 821.134.3GAR.
Doc 05_sumário_manual_proced
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2.6 – Arrumação Indicar: •
o sistema de arrumação utilizado para toda a documentação; se os diferentes suportes estão arrumados separadamente ou se há integração de suportes, … Algumas premissas base deverão ser descritas neste ponto: o FD está arrumado com base na cota (CDU); está disposto por assunto e dentro deste por ordem alfabética do apelido do autor. A sinalização das estantes e prateleiras assume, neste sistema, particular importância, atendendo
ao facto de os documentos serem disponibilizados em livre acesso.
2.7 – Arquivo 1 Referenciar: • a existência de eventual arquivo/ depósito e a metodologia de organização/ funcionamento; • procedimentos para tratamento das publicações periódicas, após o seu período de vida útil: abate e/ ou organização dossiers de recortes de imprensa e/ou temáticos.
3. Difusão da Informação Descrever: • formas de difusão da informação utilizadas: expositor de novidades, catálogo, listas bibliográficas, boletins, correio interno, difusão selectiva de informação, listas de páginas da www, …; • processos de produção de materiais pedagógicos: organização de conjuntos documentais temáticos em articulação com as necessidades curriculares.
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As instruções de arquivo ou abate de documentação da biblioteca devem constar do documento Política de Desenvolvimento da Colecção. Existem, ainda, outros procedimentos a observar, designadamente os descritos na Portaria n.º 1310/2005 – Regulamento de Conservação Arquivística dos estabelecimentos de Ensino Básico e Secundário. Doc 05_sumário_manual_proced
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BIBLIOGRAFIA DE REFERÊNCIA: ARIZONA STATES LIBRARY, ARCHIVES AND PUBLIC RECORDS, Selection of Library Resources, in Collection Development Training (CDT), disponível em http://www.dlapr.lib.az.us/cdt/selection.htm [acedido em 23.1.06] CALIXTO, J.A. – A biblioteca escolar e a sociedade da informação. Lisboa: Caminho, 1996. BLANC-MONTMAYEUR, Martine; DANSET, Françoise – Lista de Cabeçalhos de Assunto para Bibliotecas. Lisboa: Caminho, 1999. CAMPOS, Fernanda Maria Guedes de ; GUSMÃO, Armando Nobre de ; SOTTOMAYOR, José Carlos – Regras portuguesas de catalogação. Lisboa : Biblioteca Nacional , 1999. CARVALHO, Rosa; ROLO, Conceição- Técnicas de documentação. Lisboa: Direcção Geral dos Ensinos Básico e Secundário, D.L.1993. DELANNOY, Jean-Pierre – Guia para a transformação de bibliotecas escolares. Lisboa: Livros Horizonte, 1983. FARIA, Maria Isabel; PERICÃO, Maria da Graça – Dicionário do livro. Lisboa : Círculo de Leitores, 2001. GASCUEL, Jacqueline – Um espaço para o livro: como criar, animar ou renovar uma biblioteca. Lisboa: Publicações D. Quixote, 1987. HORA, Isabel Piteira da – Organizar para despertar o desejo de aprender: a biblioteca escolar: regras para o tratamento da documentação. Lisboa : Instituto de Inovação Educacional, 1995. PESSOA, Ana Maria – A Biblioteca Escolar: Organização para uma pedagogia diferente do 1º Ciclo do Ensino Básico ao final do ensino Secundário. 1ª ed. Porto: Campo das Letras, 1994. PORTILHEIRO, Joaquim; RODRIGUES, Júlio Vaz – Classificação e Cotação de Documentos Audiovisuais em Bibliotecas de Leitura Pública, In Congresso Nacional de Bibliotecários Arquivistas e Documentalistas, 5, Lisboa 1994 – Multiculturalismo: actas. Lisboa: BAD, 1987, vol.I, p.221-259, disponível em http://www.iplb.pt [acedido em 23.1.06] PORTUGAL. Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro – Norma portuguesa : NP 405-1. Monte da Caparica : IPQ, 1995. PORTUGAL. Ministério da Cultura. Biblioteca Nacional – CDU: Classificação Decimal Universal: Tabela de Autoridade. 3ª edição. Lisboa, 2005. PORTUGAL. Ministério da Cultura. Instituto Português do Património Cultural - Regras Portuguesas de Catalogação. Lisboa: Instituto Português do Património Cultural. Departamento de Bibliotecas, Arquivos e Serviços de Documentação. 1934. 1º vol. IFLA- Internacional Federation Of Library Associations and Institucions, Family of ISBDs: PUBLICATION LIST, 2005, disponível em http://www.ifla.org/VI/3/nd1/isbdlist.htm [acedido em 19.1.06] IFLA- Internacional Federation Of Library Associations and Institucions - ISBD (M): Descrição Bibliográfica Internacional Normalizada para as Publicações Monográficas, rev.2002, Tradução portuguesa da versão original inglesa, disponível em http://www.ifla.org/VI/3/nd1/isbdM-pt.pdf [acedido em 23.1.06] Sites - Recursos Técnicos para Catalogação • • • • •
Porbase - Base Nacional de Dados Bibliográficos www.porbase.org Porbase - Referências Técnicas Nacionais: http://www.porbase.org/coop/temp.asp?id=853&idm=851 Unimarc - http://www.unimarc.org , e http://purl.pt/734 CDU online: http://www.udcc.org/outline/outline.htm , e http://www.udc-online.com
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