E-book - 10 ferramentas para turbinar a gestão em TI by Francisco Hemerson

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Ferramentas para turbinar a gestĂŁo em TI

ÍNDICE Wireshark…………...............…………............................................................................... 04 Business Model Canvas …………...............…………..................................................... 07 Trello…………...............…………....................................................................................... 11 SysAid…………...............…………..................................................................................... 15 SolarWinds…………...............…………............................................................................ 18 Bizagi Modeler…………...............……............................................................................ 22 Microsoft Project …………...........………....................................................................... 26 Skype…………...............…………...................................................................................... 30 Dropbox…………...............………….................................................................................. 34 XMind…………...............…………...................................................................................... 37

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INTRODUÇÃO

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Atualmente são poucas as empresas que não utilizam sistemas computadorizados em suas rotinas de trabalho. Mesmo o mais simples dos negócios precisa de algum software ou ferramenta eletrônica específica para aprimorar procedimentos e trazer melhores resultados. Dentro do setor de TI não poderia ser diferente. A área, em particular, exige um olhar mais atento para os processos e todos os fatores que recaem sobre eles. Pensando nisso, este e-book apresentará 10 ferramentas que ajudarão a turbinar – e facilitar - a gestão de TI da sua empresa. Já ouviu falar sobre Wireshark ou Business Model Canvas (BMC)? Conhece o Trello, o SysAid, SolarWinds ou o Bizagi Modeler? Já fez uso do Microsoft Project, Skype, Dropbox ou Xmind? Conheça as características e aplicações destas ferramentas e gerencie processos de TI de forma mais simples e eficaz.

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WIRESHARK Programa para diagnosticar problemas de comunicação entre serviços e aplicações na rede

WIRESHARK

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O Wireshark é considerado o mais famoso e mais utilizado analisador de protocolo para redes. Ele permite que o administrador possa ver tudo o que está acontecendo em sua rede à nível microscópico, ou seja, com muitos detalhes acerca de cada arquivo transmitido. Desde 1998, o Wireshark conta com o apoio de diversos programadores que foram responsáveis pela evolução e desenvolvimento da ferramenta. Além disso, o Wireshark é um software livre open source gratuito, sendo assim, o sistema padrão de muitas instituições sem fins lucrativos e outras entidades estatais. Dentre as características do Wireshark, podemos destacar: 99Inspeção profunda de centenas de protocolos, capaz de adicionar mais a todo o tempo; 99Captura e análise em tempo real mesmo estando offline; 99Pacote de navegador com três painéis; 99Programa multiplataforma: roda em Windows, Linux, MacOS, NetBSD, FreeBSD, Solaris e muitos outros;

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99Os dados de rede capturados podem ser navegados através da GUI, ou através do utilitário TShark e TTY-Mode; 99É o programa com os displays de filtro mais poderosos da indústria; 99Faz análise de Rich voIP; 99Lê e escreve em múltiplos formatos de arquivos de captura: Pcap NG, tcpdump (libpcap), Cisco Secure IDS iplog, Microsoft Network Monitor, Catapult DCT2000, Network General Sniffer (comprimido e não comprimido), NetXray, Sniffer Pro, Netscreen Snoop, Novell LANanalyzer, Network Instruments Observer, Radcom, Lan/Wan Analyzer, Tektronix K12xx, Shomiti/Finisar Surveyor, WildPackets EtherPeek, Visual Networks Uptime, AiroPeek, TokenPeek e outros; 99 Dados podem ser lidos em tempo real pela ethernet, Bluetooth, USB, IEEE 802.11, PPP/HDLC, Frame Relay, DDDI e outros, dependendo da plataforma utilizada; 99 Suporta vários protocolos para decriptamento, dente eles Kerberos, ISAKAMP, IPsec, SSL/TLS, SNPv3, WPA/WPA2; 99 Cores diferentes para análises diferentes, o que deixa o programa mais intuitivo e simples; 99 Exportar para XML, CSV, texto ou ainda PostScript.

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BUSINESS MODEL CANVAS Ferramenta utilizada para definir ou otimizar seu modelo de negรณcio

BUSINESS MODEL CANVAS

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O Business Model Canvas é um modelo de negócios que mapeia as estratégias, alinha os conceitos envolvidos e facilita a discussão entre os participantes do projeto. Este é um modelo de gestão de TI normalmente utilizado por empresas arrojadas e inovadoras e tem como característica o foco, a flexibilidade e a transparência no que diz respeito às informações. Normalmente, um BMC é composto por nove elementos: 99 Segmentos de consumidores: quem são e como podemos classificar os clientes? 99 Canais: Como os bens serão anunciados, vendidos e entregues? Por quê? Está funcionando corretamente? 99 Relações com o consumidor: Como será feita a comunicação com o cliente? 99 Proposta de valor: O que é atraente para o consumidor? Qual o diferencial do seu produto?

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99 Receitas: Como conseguimos extrair receitas da venda de nossos bens e serviços de gestão? 99 Atividades chave: Quais atividades ajudarão a entregar a proposta de valor estimada? 99 Recursos-chave: Quais serão os recursos mais importantes para o processo? 99 Parcerias-chave: Será necessário investir em fornecedores terceiros? 99 Estrutura de custos: Quais são os custos mais importantes envolvidos na operação? É possível, ainda, adicionar mais variáveis ao BMC de acordo com o modelo de gestão e/ ou preferência do responsável pela construção do esquema. Uma vez que todas as variáveis programadas tenham sido devidamente posicionadas, é hora de montar o esquema.

Em um quadro, que pode ser um papel A1 colocado na parede, distribua as variáveis como no exemplo abaixo. Os post its são preenchidos e colocados à medida que os itens de cada componente

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são identificados e relacionados pela equipe.

O BMC acaba por funcionar como um mapa conceitual que facilita o processo de análise e gestão de sua empresa a fim de evitar imprecisões e resultados não esperados. Pode ser uma estratégia ágil e de simples utilização, mas exige atenção e tempo exclusivo para ser efetivo.

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TRELLO Programa utilizado para gerenciamento de tarefas

TRELLO

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O Trello é um software bastante prático e versátil para ajudar na gestão de tarefas. A ferramenta é considerada multiplataformas, pois pode ser utilizada tanto através do desktop, como em dispositivos Android ou iOS. O principal objetivo deste programa é dispor, de forma organizada, hierarquia, prazos, metas e tudo o que diz respeito às demandas de determinado trabalho. O Trello funciona com base em um sistema inspirado em duas metodologias ágeis, o Scrum e o Kanban. Automatizado, o quadro com post its do modelo Kanban é dispensado e os processos do Scrum são administrados de maneira mais simples, fácil e rápida. Uma das principais características da plataforma é a facilidade para se adaptar a quase todo tipo de atividade, pois seu sistema é extremamente customizável.

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Com o Trello, é possível visualizar todo o projeto em andamento em uma só tela. Ele também permite enxergar com mais detalhes determinados processos, arrastando quadros, figuras, textos, links e outros objetos livremente pela tela, de acordo com a necessidade de organização.

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Como o programa funciona na nuvem, ele sincroniza todas as informações modificadas em tempo real. Isto significa que ele pode integrar instantaneamente as atividades de membros da equipe, mesmo que estes estejam a quilômetros de distância. Basta que cada um deles faça o devido registro de suas atividades, e todos os outros estarão cientes para dar andamento no projeto. Além disso, para evitar problemas, o Trello permite diferentes níveis permissivos, o que faz com que membros da equipe que não devem realizar certas alterações não o façam por engano. Estes diferentes níveis de administração permitem maior segurança, comunicação e eficácia para o processo. A ferramenta também permite integração com dispositivos como o Dropbox, Google Drive e OneDrive em poucos segundos. E o melhor: a conta gratuita permite número ilimitado de quadros e pessoas envolvidas em cada processo.

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SYSAID Programa para gerenciar ativos da gestão de TI (redes, softwares e hardwares)

SYSAID

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O SysAid é um software que funciona como helpdesk, mas tem a característica de unir, em seu programa, todas as funcionalidades necessárias para uma boa gestão de TI. Especialmente no que diz respeito à gestão de ativos, o SysAid pode executar um eficiente registro de todos os computadores, hardwares, softwares e demais dispositivos que estejam associados à rede. Para tanto, ele dispõe de inventário de ativos, histórico de ativos, catálogo de fornecedores, gerenciamento de licenças e catálogos de hardware. Inventário de ativos: O SysAid fornece descrição completa de cada dispositivo ligado à rede (Hard Disc, CPU, RAM e outros). Ele lista, também, os softwares instalados nos ativos. Qualquer alteração realizada nos ativos irá automaticamente para o registro de atividades dos ativos conectados ao inventário. Histórico de ativos: Todo e qualquer ticket que tenha sido aberto por aquele ativo será listado em um completo histórico de atividades. Isso permite que bilhetes já resolvidos ou que ainda estejam ativos sejam visualizados. Com esta ferramenta se torna mais fácil localizar e resolver problemas relacionados aos ativos instalados na rede.

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Catálogo de fornecedores: Esta ferramenta foi pensada para facilitar a relação entre o cliente e os fornecedores de seus ativos em caso de problemas. Isso facilita no momento de obtenção de suporte e de acionamento do respectivo fornecedor responsável. Gerenciamento para licenças de software: Com esta ferramenta presente no SysAid é possível acompanhar as cópias instaladas em cada software instalado nos seus dispositivos. Isso facilita a gestão de TI ao exibir e especificar o código de cada licença adquirida para cada programa, possibilitando a criação de notificações no caso do número de cópias vir a exceder a quantidade de licenças compradas. Catálogo de Hardwares: Ao ser instalado, o SysAid irá construir um catálogo com todos os dispositivos de hardwares que estejam conectados à rede. Isso possibilita ter o conhecimento sobre quantos hardwares estão instalados, desativados e/ou funcionais, junto à relevantes informações relacionadas ao número de série, fornecedor, manutenção, garantia e outros dados.

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SolarWinds Conjunto de softwares para monitoramento de rede, gerenciamento de sistemas, seguranĂ§a, banco de dados e Help Desk

SolarWinds

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A SolarWinds é uma empresa que oferece várias soluções para a gestão de TI, envolvendo diversas etapas do processo de gerenciamento de redes e monitoramento de sistemas. Além disso, os produtos também trabalham com segurança de informações, com suporte completo e avançado. Os softwares da SolarWinds atuam em diversas frentes. No que diz respeito ao gerenciamento e ferramentas de redes, a empresa oferece oito softwares específicos: Network Performance Monitor, Network Configuration Monitor, IP Address Manager, User Device Tracker, NetFlow Traffic Analyzer, VoIP and Networkd Quality Manager, Engineer’s Toolset e Network Topology Mapper. Para gerenciamento de sistemas, a SolarWinds traz ao mercado quatro diferentes programas que ajudam no dia a dia da gestão de TI: Server & Application Monitor, Virtualization Manager, Storage Resource Manager e Web Performance Monitor.

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Dentro da linha de softwares para segurança em TI, a empresa oferece seis aplicativos: SolarWinds SIEM: Log & Event Manager, Patch Manager, Network Configuration, User Device Tracker, Serv-U Managed File Transfer Service e Serv-U FTP Server. Para monitorar o desempenho dos bancos de dados de sua rede, a SolarWinds oferece o produto Database Performance Analyzer que, além de uma visualização macro bastante completa sobre os detalhes do desempenho de sua rede, ainda oferece conselhos de especialistas da empresa para a solução de problemas e melhoria da performance. Além disso, conta também com o Server & Application Monitor e Storage Resource Monitor. Um dos diferenciais dos serviços da SolarWinds é o help desk de suporte da empresa que presta auxílio em tempo real para solucionar problemas relacionados à Gestão de TI. Com a tecnologia da empresa, se torna mais fácil a emissão e solução de tickets para a solicitação de ajuda com o TI e suporte aos usuários. É possível contar com os produtos Web Help Desk, DameWare Remote Support, DameWare Mini Remote Control e Mobile Admin.

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Para facilitar o trabalho da Gestão de TI, a SolarWinds oferece serviços de monitoramento para redes pela nuvem, agilizando e tornando a gestão mais eficiente. Com isso, é possível realizar o monitoramento em tempo real do desempenho da rede, gerenciar ainda os logs relativos à gestão de TI e otimizar o desempenho dos aplicativos, uma vez que se utiliza da nuvem, e não da memória física do computador. Quatro programas da empresa podem ajudar neste trabalho: Pingdom, Papertrail, Librato e TraceView.

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BIZAGI MODELER Ferramenta utilizada para criar fluxogramas de processos

BIZAGI MODELER

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O Bizagi Modeler foi pensado para estreitar a relação entre o TI e os negócios através da modelagem de fluxogramas inteligentes e práticos, incluindo diversas etapas e atividades no processo de maneira rápida e intuitiva. A intenção do programa é substituir o conceito de programação, que pode ser complexo e demorado, pelo conceito de modelagem, que se mostra mais prático, ágil e de simples aplicação. Para tanto, o Bizagi Modeler utiliza uma interface baseada na técnica de arrastar para posicionar os elementos nos fluxogramas, promovendo um design clean e eficaz.

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Durante a construção do fluxograma, você conta com guias e demonstrações desenvolvidas pela Bizagi para auxiliá-lo no processo. Isso faz do Bizagi Modeler um dos softwares modeladores BPMN mais eficazes e fáceis de se utilizar no mercado.

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Uma vez construído o fluxograma para a Gestão de TI, é possível imprimir em diversos desenhos gráficos e em vários formatos, como PDF, Doc, Web, Wiki ou, até mesmo, SharePoint. O programa oferece a possibilidade de interação em nuvem entre os membros da equipe para possibilitar alterações e discussões entre os integrantes em tempo real e de qualquer lugar. É possível, ainda, fazer simulações com o processo em construção para ter uma estimativa de como o fluxograma desenhado pode trazer impactos para a gestão. Em poucos cliques é possível transformar os processos dos fluxogramas em aplicativos sem que seja necessário lidar com linhas de programação. Dentre as possibilidades oferecidas pela ferramenta estão designer de formulários, regras de negócio, workflow, portais de trabalho, plataforma de análises, e outros.

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Microsoft Project Ferramenta para criar grรกficos e cronogramas e gerenciar projetos

Microsoft Project

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O Microsoft Project é um programa que faz parte da plataforma Office. Ele é utilizado para gerenciamento de portfólio de projetos, auxiliando no planejamento, desenho e execução dos processos de maneira rápida e eficaz. Integrando a equipe, o Project utiliza modelos incorporados, acessos por vários dispositivos e ferramentas de programação familiares para um ganho de produtividade na execução e realização dos projetos. Se não sabe por onde começar, o programa da Microsoft disponibiliza modelos de projetos que podem servir de base ou inspiração para o desenvolvimento do projeto de sua empresa. Os exemplares foram construídos com base em modelos de projetos já consagrados pelo mercado e podem ser personalizados de acordo com as necessidades de cada usuário.

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Outro recurso que auxilia no planejamento do projeto são as ferramentas do software da Microsoft já bastante conhecidos e utilizados pelo mercado como gráficos de Gantt e menus pré-preenchidos suspensos. Estes recursos auxiliam na economia de tempo e esforços da equipe para montar um projeto bem elaborado e com sofisticação suficiente para atender a todas as variáveis necessárias. Relatórios preestabelecidos prontos para o uso possibilitam que toda a equipe tenha acesso às informações atualizadas sobre o processo instantaneamente. Estes relatórios são bastante completos, incluindo dados como finanças, gráficos de Burndown e outros, e são compatíveis com diversos dispositivos. Múltiplas linhas do tempo permitem que todo o projeto seja visualizado de acordo com as atividades realizadas, as projeções e prazos para o futuro em todas as tarefas ainda pendentes. As linhas do tempo são facilmente personalizáveis e podem ser rapidamente compartilhadas com toda a equipe através do programa.

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A disponibilidade em várias plataformas faz com que o Microsoft Project possa ser acessado através de dispositivos da própria Microsoft, além de aparelhos Android e iOS, aumentando as possibilidades de interação.

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SKYPE Ferramentas utilizada para videoconferências e comunicação entre a equipe

SKYPE

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Certamente a maior parte dos internautas já utilizou ou ao menos possui uma conta no Skype. O programa vem se aperfeiçoando há anos na realização de chamadas e videoconferências. Muitas pessoas, inclusive, o utilizam como única forma de se comunicar com suas famílias, amigos ou parceiros profissionais, visto que a ligação de Skype para Skype é gratuita em qualquer lugar do mundo, enquanto que uma chamada internacional ou até mesmo interurbana com um telefone convencional pode custar uma boa quantia de dinheiro. É verdade também que existe uma série de ferramentas desenvolvidas para a realização de chamadas online e videoconferências, mas o Skype é, sem dúvida, uma das mais eficazes e utilizadas neste setor, especialmente se for utilizada para gerir o TI de uma empresa, o que exige agilidade, simplicidade, eficiência e um serviço que não seja vítima de falhas e bugs constantes. Os usuários gratuitos do Skype podem fazer ligações de terminais diferentes sem pagar pelas ligações, ou ainda fazer chamadas de áudio em grupo e/ou videoconferências com outro usuário único sem gastar um centavo.

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Para ligar para outros telefones ou para videoconferências em grupo é necessário pagar pelo serviço, mas, ainda assim, o Skype se mostra como uma ferramenta mais econômica do que outros serviços tradicionais de telefonia ou rádio para a execução destes serviços de comunicação. Para quem precisa utilizar o programa para negócios, a Microsoft oferece o Skype for Business. Dentre as ferramentas exclusivas desta versão comercializada junto a algumas versões do Pacote Office, estão: 99 Reuniões ilimitadas: É possível realizar um número ilimitado de reuniões de até dez participantes sem que seja necessário fazer assinaturas; 99 Convites URL: A equipe pode ser rapidamente convidada para reuniões através de uma URL exclusiva; 99 Compatibilidade: O Skype for Business pode ser configurado para funcionar em reuniões através de dispositivos Microsoft, Android, Mac ou iOS; 99 Compartilhe o que você está vendo: Para facilitar na gestão de TI, é possível compartilhar a tela de seu computador com os demais usuários da chamada;

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99 Chat instantâneo interno: é possível realizar comunicações via mensagens instantâneas e enviar arquivos concomitantemente à chamada de áudio ou vídeo entre os participantes da reunião; 99 Integração com o Powerpoint: Suas reuniões por Skype podem ter ainda apresentações em .ppt feitas em tempo real com a possibilidade de integrar o Microsoft PowerPoint ao Skype for Business; 99 Canvas para comunicações: é possível escrever, rabiscar e esboçar em um quadro visível aos demais usuários, como se todos estivessem reunidos no mesmo ambiente; 99 Detecção automática de movimentos de cabeça: o quadro da imagem exibida durante as videoconferências segue o movimento de cabeça do usuário para evitar que partes de seu rosto sejam cortadas durante a fala.

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DROPBOX Ferramenta em nuvem utilizada para o armazenamento e o compartilhamento de arquivos

DROPBOX

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O Dropbox é um espaço em nuvem para armazenar e compartilhar arquivos. É uma das ferramentas preferidas entre os profissionais para turbinar a gestão de TI das empresas pela simplicidade, agilidade e eficiência de seu funcionamento. Sua versão Business, já é utilizada por mais de 200 mil companhias ao redor do mundo todo, junto a outros milhões de usuários que fazem uso da versão pessoal da ferramenta. Para sua empresa, apresentaremos os três produtos Dropbox Business e suas respectivas ferramentas. Dropbox Business Standard: Esta versão oferece em seu pacote 2TB de armazenamento; 120 dias para a recuperação de arquivos; Criptografia AES e SSL/TLS de 256 bits; Smart Sync; aplicações administrativas do Dropbox Paper; possibilidade de integrar com o Office 365; seção para registro e administração de auditoria; permissões detalhadas para compartilhamento; grupos que podem ser gerenciados por empresas e usuários; possibilidade de excluir dispositivos de maneira remota; autenticação em “dois passos” (2FA); parceiros têm acesso ilimitado à API do programa de produtividade e segurança; acesso a 25.000 chamadas de api para o transporte de dados de parceiros; suporte por chat instantaneamente em tempo real.

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Dropbox Business Advanced: Esta opção do Dropbox vem com todos os recursos da Standard e mais todo o espaço necessário para o negócio; controladores avançados; níveis distintos de funções administrativas; localização e rastreamento para eventos de arquivos; opções avançadas para se gerenciar usuários; obrigatoriedade de adesão; verificação do domínio; integração junto a SSO; solicitação de aprovação de dispositivo e atendimento por telefone em horário comercial. Dropbox Business Enterprise: Esta ferramenta conta com todas as disponibilidades das duas versões inferiores, mais captura da conta; controle da rede; atendimento especial para Gestão de Mobilidade Corporativa (EM); informações atualizadas do domínio; suporte para desenvolvimento e integração; gerente de sucesso designado para contas; treinamento e suporte avançado para administradores e usuários, além de possibilidade de atendimento via telefone 24 horas por dia. Sua empresa pode, ainda, experimentar qualquer uma das modalidades do Dropbox gratuitamente pelo período de 30 dias antes de fechar negócio e saber qual a categoria mais adequada ao negócio.

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XMIND Ferramenta utilizada para auxiliar na construção de mapas mentais

XMIND

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O XMind é um programa feito para criar mapas mentais. Mapas mentais são uma espécie de esboço com imagens, textos, setas, figuras e outros elementos utilizados para facilitar lembretes, construções lógicas, associações, definição de prazos, objetivos, tarefas e outros. A estrutura do mapa mental construído pelo XMind conta com uma ideia principal ao centro, com diversas ramificações emanando dela. Além das ideias básicas de um mapa mental convencional, o XMind oferece ainda vários gráficos como os chamados Org-Chart, Logic-Chart, Tree-Chart e outros. O diferencial desta ferramenta é que ela consegue integrar todos estes tipos de elementos em apenas um mapa de forma instantânea, interativa e intuitiva.

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O XMind tem quatro principais tipos de mapas para ser utilizados dentro da Gestão de TI. Para mapas mais casuais, o gráfico em forma de espinha de peixe oferece simplicidade e agilidade na comunicação das ideias. Gráficos em forma de matriz oferecem possibilidades de comparação e visualização mais completas e sofisticadas. Linhas do tempo podem ser utilizadas para se montar mapas mentais que levem em conta o fator cronológico, enquanto gráficos organizacionais podem oferecer uma visão mais ampla de todo o projeto.

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O XMind conta também com um modo de apresentação, no qual o autor pode converter rapidamente todo o fluxo de seu mapa em uma bonita e eficaz apresentação de slides para exibir à equipe e facilitar a comunicação das ideias entre os integrantes do time. Além do mapa mental, principal ferramenta do XMind, o software conta, ainda, com a possibilidade de construção de um gráfico de Gantt, instrumento que utiliza cores e tabelas para facilitar a montagem e a organização dos projetos em um processo lógico. A interface do XMind foi pensada para ser moderna, limpa e bonita, o que pode auxiliar em uma maior produtividade no processo criativo. O programa é de simples utilização, o que carrega menos o computador e promete ser uma solução eficaz para a organização dos projetos e da gestão de TI.

CONCLUSÃO

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Com estas ferramentas, sua gestão de TI certamente atingirá novos patamares. Experimente, negocie, faça cotações de preço e veja quais instrumentos são os mais adequados às demandas de sua empresa.

SOBRE A ACCEPT | HÁ 29 ANOS SE RENOVANDO A CADA DIA

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Desde 1988, a Accept vem conquistando a cada ano, maior posição de destaque no mercado, oferecendo produtos e serviços em tecnologia. Temos como missão capacitar pessoas e negócios, superando as expectativas e contribuindo com o sucesso das organizações. Através da nossa indústria, localizada no polo tecnológico de Ilhéus na Bahia, visamos a produção em escala, com tecnologia de ponta e, principalmente oferecer melhores condições aos clientes, pois a nossa unidade fabril conta com benefícios regionais e também com os programas de incentivo nacional (PPB), de qualidade ISO 9001:2015 e Gestão Ambiental 14001:2015. Em nosso escritório comercial e central de suporte, localizada em São Paulo, no bairro Brooklin Paulista, contamos com uma equipe de profissionais certificados e treinados, laboratório de testes e homologação, onde podemos prestar serviços e assistência técnica com qualidade e agilidade, com cobertura de 24 horas por dia e 07 dias por semana. A Accept acredita e mantém aliança e parceria com os principais fabricantes mundiais de tecnologia, procurando treinamentos e certificações a fim de oferecer aos seus clientes produtos e serviços atuais e de ponta. Nos destacamos como membro do canal Technology Provider da Intel e System integrador oficial da Supermicro, oferecendo em primeira mão ao mercado, as mais atuais tecnologias em desktops, workstations e servidores, com produtos de excelente performance e custo benefício. Os Premiers Providers representam os líderes de um amplo leque de programas de parceiros da empresa, e são considerados pela Intel, fonte preferencial de produtos e tecnologias para a empresa.

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