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octubre 2009
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ace diez años cuando a2 Softway era un sueño teníamos el panorama adverso: el país convulsionado, los ánimos por el piso de muchos venezolanos. ¿Era el momento ideal para emprender un proyecto? Es más, ¿era el momento de un proyecto de tecnologías de la información? Muchos pudieron haber desistido, muchos pudieron habernos dicho que éramos unos descabellados. A ellos sólo les podemos decir una sola frase ¡Sí se puede! No será, eso sí, una tarea fácil. Tendrás que ser constante, dedicarle tiempo, corazón y empeño al sueño. Ese es el secreto del éxito. En a2 Softway guardamos con especial cariño, orgullo y emoción esos primeros años. Aquellos donde el calor de la ciudad de Cabimas arropaba nuestros sueños. La orden que teníamos era ¡patear la calle! convencer a los clientes que la tecnología funcionaba y los haría mejores empresarios. Ahora, cuando se acerca nuestra tercera convención anual, que realiza-
remos el 14 de octubre, en el hotel Eurobuilding de la ciudad de Caracas, no tenemos menos que regocijarnos. Nuestra familia crece. Ahora somos 650 distribuidores y más de 30 mil clientes en todo el país. Sin sumar el crecimiento que hemos tenido en otros países de América Latina y el Caribe Es satisfactorio que nuestra aplicaciones a2 Softway sean el modo de vida de muchos venezolanos y e aliado de otros miles que han visto en nuestra tecnología el mejor amigo para hacer negocios más rentables y eficientes. A ustedes, a los centros de capacitación, a nuestros clientes queremos rendir homenaje en este primero boletín de a2 Team News, nuestro boletín, con el cual estrecharemos lazos y compartiremos experiencias para tener una mejor familia en definitiva un mejor producto. Con nuestro boletín queremos que el esfuerzo, la dedicación de muchos venezolanos trae beneficios. Tal y como lo hemos alcanzado José Ba-
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jayo y mi persona, No queremos dejar de recordar que nuestra familia tendrá una importante fiesta el próximo 14 de octubre. En Caracas realizaremos muchas actividades importantes para todos nuestros distribuidores autorizados a2, queremos prepararlos para los cambios que se nos avecinan. Esperamos que este año la Convención Anual incremente de manera significativa el número de asistentes. En nuestra primera convención que se llamó Evolución, realizada en 2005, participaron 200 distribuidores; en 2007, con el nombre de Cítrico, reunimos a 400 distribuidores y este año apuntaremos a que 650 distribuidores estén reunidos, compartiendo, estableciendo acuerdos y gestando un negocio próspero para todos en los próximos años. En el futuro los retos se multiplican, las evoluciones tecnológicas y el manejo de nuevas técnicas nos obliga y motiva a seguir siendo la herramienta tecnológica de referencia de Venezuela.
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os negocios y la eficiencia empresarial deben ser tan dinámicos como los avances en las telecomunicaciones y la informática; por este motivo a2 creó la herramienta a2 Móvil que permite realizar tareas de ajustes de existencia y revisión de precios del inventario de su empresa, desde un dispositivo portátil Pocket PC. “Venezuela tiene un 100% de penetración móvil celular, con lo cual, una aplicación de este tipo, era necesaria y acertada para los clientes de a2. Esperamos que esta versión sea del agrado de todos ustedes, con la misma queremos reiterar el apoyo del equipo de trabajo a2 hacia toda la cadena de distribuidores aportando con esta nueva versión un grano más de arena de la montaña que todos estamos construyendo.” Dijo Kamal Abidar, director general de a2 Softway. Con esta novedosa herramienta, los clientes podrán importar la data necesaria desde la aplicación a2 Herramienta Administrativa Configurable a una Pocket PC y tenerla a la mano para que pueda usarla donde lo requiera. En el caso de que realice ajustes, se podrán exportar a a2 Herramienta Administrativa Configurable para que se integren con la data original. A2 Móvil requiere la instalación de a2 Herramienta Administrativa Configurable; un dispositivo Pocket PC
La herramienta a2 Móvil permite un perfecto manejo del negocio desde los PocKet PC con Windows Mobile. La aplicación se sincroniza perfectamente con la Herramienta Administrativa Configurable de a2
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con Windows Mobile 5 y 6.1 y 6.5. Es necesario tener instalada Microsoft ActiveSync en el equipo de escritorio (o Windows Mobile Device Center en equipos con Windows Vista). También se deben tener SQL Server 3.5 instalado en el dispositivo que está incluido en el instalador, así como .Net Compact Framework añadido igualmente. La instalación el la PC de la aplicación es sencilla. Sólo debe colocar a2MovilPC.exe en el mismo directorio que su copia de a2 Herramienta Administrativa Configurable; puede incluso crear un acceso director en el escritorio de su computador. En los Pocket PC se debe establecer una conexión en el PC entre Microsoft ActiveSync o Windows Mobile Device Center y su dispositivo. Luego se debe ejecutar a2Movil Instalador. Intercambio transparente La aplicación a2Móvil PC, permite intercambiar datos entre aplicaciones a2 Herramienta Administrativa Configurable y a2Móvil en su Pocket PC. Es capaz de enviar información de precios y existencias de inventario y recibir los ajustes realizados de tal forma que los pueda luego cargar en la aplicación a2 Herramienta Administrativa Con una interface amigable, a2Móvil
a2teamnews le permite al usuario ingresar fácilmente a todas las tareas que hasta ahora se hacían sólo en el PC. Desde el menú, o usando los botones de acceso directo, puede acceder directamente a todas las funciones de a2Móvil. Es decir, podrán enviar Data desde el Pocket PC. También podrá recibirla, al acceder a la función de recepción de data. Envío preciso Las informaciones que se pueden enviar son diversas; desde los Ajuste de Existencia que permiten transferir el inventario del depósito, junto con su. Ambas, pueden ajustarse desde el dispositivo También habilita el envío del Listado de Precios: donde se incluye el inventario del depósito seleccionado junto con su lista de precios. Ambos, pueden consultarse desde el Pocket PC. Filtro seguro La movilidad si bien implica agilidad, también incrementa los riesgos de fuga o robo de información, por eso, a2Móvil permite filtrar la data que se va enviar al Pocket PC. Es importante resaltar que la herramienta filtrará por defecto el módulo de depósito una vez se haga el primero. Además, la herramienta es tan flexible que permite filtrar la data por departamento, proveedores, categoría, modelo, marca, vendedor fijo, rango. ¿Desea filtrar los precios? Para lograrlo deberá seleccionar la opción denominada Listado de Precios en Tipo de Data. Inmediatamente se habilitara el botón de Filtrar Precios. Este le dará acceso a un menú donde podrá seleccionar qué precios son lo
que desea enviar a su dispositivo. Por defecto estarán seleccionados todos los precios pero se puede enviar cualquier combinación. Comunicación efectiva Con la aplicación a2Móvil su organización tendrá una perfecta comunicación entre sus fuerzas de ventas y demás usuarios que usen la aplicación desde Pocket PC y computadores. Por ejemplo, desde el PC se puede solicitar al dispositivo móvil el envío de la data de ajuste de la existencia del inventario. Para ello es necesario que el Pocket PC esté sincronizado con Microsoft ActiveSync (o Windows Mobile Device Center). Antes de recibir la data, debe de seleccionar el directorio destino donde se va a ubicar el archivo de datos y de donde será leído luego por la aplicación a2 Herramienta Administrativa Configurable. Si establece un directorio invalido, el programa NO le permitirá descargar la data. Después de que se establezca por
4 primera vez, el directorio quedara seleccionado para futuro uso. Cuando ya todo esté preparado, solo se requiere presionar el botón de recibir y luego de una confirmación, se comenzara a recibir los datos. Una vez descargada la información, puede ir fácilmente a a2 Herramienta Administrativa y ejecutar el módulo de Ajuste de Existencia. Allí podrá importar la data desde el archivo generado. Automática la configuración de la importación habrá sido establecida para que pueda utilizar todo lo que necesite. Aplicación cliente Pocket PC. El usuario del dispositivo móvil tiene en a2Móvi un aliado seguro para consultar los diferentes precios de los productos, el inventario y poder realizar ajuste a su existencia. Una vez que reciba la data necesaria de a2Móvil PC, la aplicación trabajará de forma independiente. a2Móvil le da acceso a las demás funciones del programa. Puede acceder a las mismas a través del el menú de Mantenimiento ó usando los botones de acceso rápido. Desde la aplicación cliente Pocket Pc se puede consultar los precios de los productos del inventario cargados previamente en el sistema. También se pueden ajustar precios de existencia. En esta opción permite la revisión de las existencias de los productos de inventario que haya sido subido. Puede incluso modificarla de acuerdo a sus necesidades desde
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cualquier lugar donde pueda llegar con su Pocket PC. La aplicación cliente Pocket PC también permite consultar las lista de precios, Listado de Precios, los depósitos. Incorpora una innovadora herramienta de búsqueda que permite, una vez colocada una palabra, mostrar los ítems que la contengan. Una herramienta robusta La aplicación a2Móvil es una robusta aplicación que permite un óptimo manejo del negocio. Con la Lista de Productos, se observan todos el inventario de un depósito dado que posean el precio seleccionado. Se muestra el código, la descripción, la Existencia y el Precio. La aplicación a2 Móvil es tan flexible que permite observar mejor cada campo, pues permite cambiar el tamaño sólo con arrastrar las líneas al lado de cada uno y ajustándolo a su preferencia. Desde el Pocket PC se pueden mostrar los productos registrados. Para ir a uno de ellos en el Menú tiene una pestaña de búsquedas. También incorpora una aplicación de configuración del listado de precios. Esta bondad, le permite a2Móvil cliente Pocket PC Incluir Impuesto, mostrar el mayor precio, ajustar la existencia. Reiniciar Existencia: La aplicación a2Móvil permite elimina todos los conteos hechos y reinicia la existencia de todos los productos a su estado original. Con esto se garantiza que la información se mantenga segura y esté controlada por la organización. Descarga útil Para tener acceso al manual de uso de la aplicación y obtener detalles precios haga clic a este enlace. http://www.a2.com.ve/boletines/ Boletin_a2Movil_PC_Version1_0.pdf
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podrá controlar, auditar y seguir todos los productos que necesiten servicios, posean algún desperfecto Con a2 RMA Garantías y Servicios se podrá controlar, auditar y seguir todos los productos que necesiten servicios, posean algún desperfecto
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Cuántas veces la devolución de un producto le genera a los negocios un dolor de cabeza administrativo? Muchísimas, sería la respuesta de muchos expendios de todo el país, que deben hacer peripecias para que las garantías, el stock de productos, los egresos, ingresos no se mezclen, complicando a todas luces los procesos contables.
Pensando en ellos a2 diseñó a2 Garantías y Servicios un nuevo módulo que junto con la aplicación a2 Herramienta Administrativa Configurable permite a las empresas controlar, auditar y hacer seguimiento a productos que necesiten servicios, posean algún desperfecto que amerite una reparación, cambio o devolución, bien sea de un inventario propio o de un tercero. Con a2 Garantías y Servicios se crean módulos idóneos para controlar toda la información y facilitar la resolución de los problemas que genera una irregularidad en el producto vendido. Usted tiene a su disposición una aplicación que permitirá tener información precisa sobre la Recepción de Productos; podrá diagnosticar su estado; tendrá la libertad de crear presupuestos, servicios. Igualmente podrá hacer seguimiento de documentos, consultarlos y anularlos. En la misma herramienta se incor-
a2teamnews pora la creación de citas; se hará seguimiento de tareas de inventario e informes. Tan sólo con crear un documento RMA puede hacer un seguimiento controlado, manteniendo la información entre cliente-empresa-proveedor actualizada. Además, el inventario secundario que posee el módulo de a2 Garantías y Servicios, sirve para todos aquellos productos que la empresa no vende o distribuye propiamente. Su funcionamiento es similar pero con menos datos al ofertado por a2 administrativo. Sólo aparecen las especificaciones básicas, que servirán de información a la hora de recibir algún producto que no se posea en el inventario de a2 administrativo. El documento RMA se crea con la recepción del producto, y sirve como número de identificación de la orden, para el control y seguimiento de la garantía y servicios del producto. a2 Garantías y Servicios genera citas, para consultar e insertar reuniones pendientes. Al presionar el botón se despliega un menú con las opciones de citas del día y otras fechas. Muestra una ventana con el rango de fechas que se desean consultar. El documento RMA se puede anular siempre y cuando no esté finalizado o entregado. Registro seguro a2 Garantías y Servicios hace fácil la recepción de una solicitud. El primer paso es seleccionar el cliente. Esto se logra insertando el código o buscándolo en la base de datos de a2 administrativo. Si quiere registrar un cliente nuevo, se detallan los datos nombre,
dirección y teléfono. Cada vendedor que incluye un nuevo cliente queda indentificado. Una vez seleccionado el cliente, se muestra todas las compras realizadas por el cliente en el periodo activo del a2 administrativo. Puede de manera simultánea mostrar las operaciones de facturas realizadas en periodos anteriores. Esto dependerá de la configuración seleccionada, procure hacer de manera sencilla para facilitar la búsqueda del producto. En la lista de productos comprados por el cliente se detalla el nº de factura, fecha emisión, código del producto, serial, descripción, marca y cantidad. No queda ninguna información en el aire; con esto a2 Garantías y Servicios le permite al cliente contar con toda la información necesaria para dar una respuesta efectiva y precisa al cliente. Otra opción para seleccionar el producto que se recibe es a través del Inventario a2, Inventario G&S,
Características Generales del Módulo
• Recepción de productos. • Diagnostico de productos. • Creación de presupuestos. • Creación de servicios. • Seguimientos de documentos. • Consulta de documentos. • Anulación de documentos. • Creación de citas. • Creación y seguimiento de tareas. • Creación de inventario. • Informes. • Entre otros. Para más detalles de a2 RMA http://www.a2.com.ve/boletines/ Boletin_a2RMA_Versi%F3n_1_0.pdf
6 RMA’s y Serial. Solo se puede seleccionar una búsqueda por vez, si ya esta seleccionado un producto dentro de un campo se bloquean las demás, en caso de querer utilizar otro campo de búsqueda simplemente se borra el código del producto buscado con anterioridad y se desbloquearan los campos de búsqueda. Con esto se acaban los márgenes de error y falla humana que puedan alterar algún resultado. Todos los campos de búsqueda tienen la opción de insertar el código del producto y estos automáticamente buscan la descripción. Si no se conoce el código del producto, la opción de búsqueda se activa presionando el botón de la interface. El campo de búsqueda inventario a2, detalla un listado con todos los productos almacenados en el inventario de a2 administrativo. Otro campo de búsqueda es RMA’s, el cual muestra una lista con todos los documentos junto con el producto generados por el módulo. a2 Garantías y Servicios tiene su propio inventario (inventario G&S) este módulo permite otra opción de búsqueda, que puede activarse cuando el producto recibido no se maneja en el inventario a2 administrativo. Finalmente a2 Garantías y Servicios tiene un módulo de campo serial, que visualiza la ventana de búsqueda de seriales. Con a2 Garantías y Servicios las empresas pueden estar seguras pues adquieren nuevas destrezas y más opciones para garantizar la seguridad de la información y evitar problemas administrativos y posibles sanciones.
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7 Padre e hijo junto con el reconocimiento obtenido en 2007 por A2 como centro de adiestramiento del año
Q Desde el año 2000 José y Eduardo Nunes trabajan con las aplicaciones de a2 Softway; ya han atendido a 250 clientes y han entrenado a más de 1000 personas en Caracas y Valencia sobre el manejo del sistema. La clave del éxito obtenido está en el profesionalismo que brindan a sus clientes a quienes consideran parte de la familia.
uien habla con José Nunes puede notar su conocimiento y pasión por la consultoría de sistemas administrativos, contables y de nómina. Tiene 52 años es administrador pero también estudió organización y métodos e informática. Trabajó en empresas como Súper Volumen, Venezolana de Navegación, Nestlé y Fin de Siglo que le llevaron a laborar en Estados Unidos, Brasil y México. Un día se dio cuenta que poseía el conocimiento necesario para arrancar su propio proyecto personal. No tenía dinero pero dio el primer paso. “Ir hacia un mundo desconocido te crea incertidumbre, pero cuando ves que no te alcanza el dinero y sabes que estás haciendo algo que te puede proporcionar la cantidad que necesi-
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tas, decides saltar y yo lo hice en julio de 1992” Su empresa consultora nació en un pequeño cubículo en Parque Carabobo, Caracas que compartía con un amigo y entre los dos pagaban 30 mil bolívares. Las cuentas para mantener ese espacio no cuadraban y buscaron dos socios más, así que el lugar también se convirtió en el centro para la venta de seguros, artículos médicos, otorgar préstamos a personal militar y además su hijo José Nunes, Judith de Nunes, Eduardo Nunes Eduardo comenzó a y Desirée de Nunes llevan las riendas de esta ayudarles con la venta de empresa familiar. computadoras. El negocio de las consultoría comenzó a crecer, ya tenían cuatro empleados en nómina y desde 1994 el sueño de empresa tenía nombre: GentSoft que Con la expansión del instaló programas de este tipo a programa A2 a otros empresas como Nike de Venezuela. Deciden mudarse a una países como Aruba, oficina más espaciosa en la calle Colombia y Honduras Negrín, cerca de la estación del metro de Sabana Grande y allí Nunes, Nunes y surgieron los cursos de capacitAsociados quiere enfocar ación. Seis años después José y Eduarsu crecimiento hacia do conocen el proyecto de José nuevos mercado. Badajó y Kamal Abidar, quienes desarrollaron un software adLa tecnología les permite ministrativo 100% venezolano mirar hacia esta área en Maracaibo llamado Akyra que con los años se llamaría a2. sin descuidar a sus Deciden apostar por el proyecto clientes de siempre en convirtiéndose en uno de los cinco consultores en Venezuela Valencia y Caracas, que de la herramienta. Hoy hay más gracias al entrenamiento de 600 y en el año 2007 ganaron el premio otorgado por a2 recibido han logrado ser como centro de adiestramiento autosuficientes. del año, con su empresa actual Nunes, Nunes & Asociados, que
Otros horizontes
nace en 2005 en Valencia. Trabajo en equipo José y Eduardo Nunes llevan las riendas de este negocio familiar con sus esposas Judith y Desirée en una pequeña oficina ubicada en la avenida Bolívar Norte de la capital carabobeña, pero cómo trabajan. Han brindado el software a 250 empresas de Caracas y Valencia y entrenado a más de 1000 personas sobre el manejo de las diferentes versiones del a2. “Decidimos establecernos en Valencia por la importancia que tiene como centro industrial y la gran posibilidad que había de vender el programa a2 a fábricas, clínicas, pequeñas y medianas empresas con mayor movimiento de trabajo” -La importancia que le veo a la herramienta es que cumple con todos los procesos administrativos, contables y de nómina y es muy amigable para el usuario si se le da el entrenamiento adecuado, a diferencia de otras en el mercado, destaca José Nunes. En Valencia esta familia descendiente de lusitanos no se ha limitado sólo a vender e instalar el software y brindar asesoría a las empresas, también son una referencia como centro de entrenamiento del programa a2, pues al ser pioneros en el uso del sistema conocen todas sus aplicaciones y las comparten en los cuatro cursos que dictan: Administrativo Nivel I. Se enseña todo lo que tiene que
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9 Eduardo Nunes tiene 28 años y gracias al conocimiento adquirido junto a su padre pudo ser gerente de administración de la franquicia de tintorerías ecológicas Quick Press a los 21 años. Hoy en la empresa familiar es consultor y también dicta los talleres de adiestramiento.
ver con inventario, cómo cargar los clientes, proveedores y material al sistema, su organización de acuerdo a los marcos legales y cómo cuidar la herramienta. Administrativo Nivel II. Se adiestra sobre el manejo monetario de la empresa como cuentas por cobrar, por pagar, retenciones, notas de crédito y también el mantenimiento del sistema. Contabilidad. Es un curso más específico dirigido a contadores o auxiliares contables porque tienen conocimiento sobre el área financiera. Aquí el adiestramiento cambia y se enfoca más en cómo analizar números, o atacar problemas de variantes contables. Nómina Pensum Avanzado. Comenzó
La creación de los Centros Capacitación Autorizados para usuarios finales (CCA), ha sido un objetivo estratégico en estos dos últimos años siendo un curso de operador, pero como el área de recursos humanos ahora tiene mayores deberes y com-
promisos porque es vigilado por el Ministerio del Trabajo, el Seguro Social, tiene que estar pendiente de la Lopcymat, los sindicatos o la Ley de Política Habitacional se amplió y enseñan prácticamente todos los pasos para la implementación de un sistema de nómina. “Muchas veces las personas aparte de no dominar la herramienta, tienen lagunas en los procesos administrativos y sobre cómo llevar el negocio, entonces también los adiestramos en esta área”. -Hay muchos consultores de a2 que son especialistas en sistemas, redes, hardware, computación, otros están más especializados en gerencia, organización de negocios. Nosotros ten-
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emos un poco de ambos y esas destrezas adquiridas son las que benefician más a un cliente que a otro, menciona Eduardo Nunes. En cada taller se reciben ocho alumnos para que la atención sea personalizada y quienes acuden a prepararse son licenciados en administración, recursos humanos, contadores, pero también hay ingenieros, estudiantes universitarios que ya están trabajando, e incluso dueños de empresas. “Todos sabemos cómo han cambiado las regulaciones de unos años para acá, la gente está obligada a tener un sistema. Hay muchas que lo adquieren y no se entrenan o lo hacen a medias como el caso de las tiendas pequeñas, pero las empresas que tienen ventas al mayor o una distribución más pesada como las fábricas sí están interesadas en la herramienta porque la usan de forma integral” agrega Eduardo.
A través de los canales de distribución de a2 Softway se gestan los CCA. La intención es que más 30.000 usuarios de las diversas aplicaciones a2Softway tengan la posibilidad de capacitarse en el uso de nuestras aplicaciones.
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En los talleres de adiestramiento se enseña el manejo de las herramientas A2 y cómo llevar un negocio. El costo de no entrenarse puede ser alto para aquellas empresas que adquieren este tipo de software, pues gastarán hasta tres veces más en soporte que igual no servirán para capacitar a su personal. Además son las que tienen mayores desordenes con sus sistemas. Por eso cada vez que visitan un cliente interesado en comprar un programa insisten en que se entrene primero en el manejo del software, para que también pueda identificar si realmente esta es la herramienta que requiere su negocio. “Gracias al entrenamiento muchas empresas han ahorrado dinero en
a2teamnews inventario. Había gente que tenía pérdidas millonarias en inventario o pagos. Pagaban dos veces una misma factura o IVA de más. Si el sistema no está bien llevado los funcionarios del Seniat se dan cuenta, cada multa es millonaria y si te cierran la pérdida es aún mayor, señala Eduardo Nunes. De las versiones del a2 la más buscada entre los clientes de Nunes, Nunes & Asociados es el Administrativo. “Por cada 10 administrativos se venden cuatro de contabilidad y uno o dos de nómina”, resalta José Nunes. Atender al cliente: la prioridad La dupla padre-hijo sabe la responsabilidad que lleva en sus hombros con el trabajo que realizan porque al meterse en la base de datos de un cliente también se juega con su historia. Por eso prefieren tener un crecimiento moderado como empresa, que recibir más clientes de los que están en capacidad de atender sólo para ganar más dinero. “Podemos vender 20 proyectos de instalación, ganarnos 100 millones de bolívares y hacerlo en dos meses, pero ese no es el fuerte nuestro, porque hacerlo sin tener la capacidad de atención es una irresponsabilidad. Estoy dañando la marca porque si al cliente le vendo el proyecto y no lo atiendo va a decir que el sistema no sirve y a la larga lo voy a perder”, indica Eduardo Nunes. Esta es una de las razones por las que trabajan en conjunto con las otras casas consultoras de Valencia o a empleados que tienen free lance cuando no pueden atender una empresa o negocio. “Somos muy unidos y procuramos no dejar perder un cliente y respetarlo siempre”, agrega José
Nunes. Recuerda que una de las fortalezas más grandes que tienen como consultores es que sus clientes prácticamente son los de siempre y su hijo agrega que ya pasan a ser familia y amigos. Consideran que quien desee trabajar en este negocio le debe gustar la calle y trabajar en equipo, tener vocación de servicio, pero sobre todo dominar lo que se hace. ”La gente te está buscando porque tiene un problema y si cumples con estos requisitos puedes levantar una vida económica y personal bastante buena. En este trabajo se vive en un entrenamiento perenne y esa experi-
“Los CCA son la base para cumplir nuestra estrategia para el 2010 denominada Academia a2 que será presentada en nuestra tercera convención anual que se realizará el 14 de octubre de este año. Al día de hoy existen 26 CCA que cubren una parte importante del territorio nacional.
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encia diaria con cada cliente te permite alcanzar un nivel y la competencia para ofrecer también soluciones a otros”, destaca José Nunes. El día de José y Eduardo comienza en la calle atendiendo clientes o instalando los sistemas, a veces son las dos de la tarde y no han almorzado, e incluso cuando incursionaron en la atención de franquicias el trabajo terminaba a las 12 de la noche o a las dos de la mañana incluyendo los fines de semana, pero decidieron cambiar el target de sus clientes para no descuidar la vida familiar. Las capacitaciones se hacen de noche en su sede. Saben el valor de cada hora, así que arman su agenda y han diseñado tres modalidades de atención al cliente: Acceso remoto. Con una laptop pueden ingresar a los sistemas de sus clientes y hacer reparaciones sin ir al sitio. En promedio atienden cuatro clientes semanales con esta modalidad. Llamada telefónica. El cliente se comunica por este medio, plantea su problema y se le explica cómo resolverlo. Pueden recibir de 20 a 25 llamadas semanales. Soporte en sitio. Cada uno atiende semanalmente 20 a 25 clientes. Instalar un sistema como el administrativo para una empresa puede tomar hasta dos meses, porque deben cumplirse varios pasos, pero en el caso de una tienda pequeña el proceso se hace en tres días o una semana. Si desea ampliar sus conocimientos y destrezas en el uso y manejo de las aplicaciones contacta a uno de los centros de capacitación autorizados para usuarios para más detalles por favor visita http://www.a2.com.ve/ centros.html
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Donato Boio, gerente de calzados BSI valora los distintos módulos de la herramienta a2 porque pueden agregarse a medida que va creciendo la empresa.
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levar las riendas de una empresa de calzado de seguridad en este país no es fácil. La materia prima importada puede costar de la noche a la mañana 200% más, a eso se le suman las fallas de personal, la competencia desleal y el poco apoyo a la industria venezolana. Pero Donato Boio sigue apostando por Venezuela y ya lleva más de 10 años produciendo calzado con altos niveles de calidad y confort. Sus padres de origen italiano tenían una pequeña producción de zapatos y él decidió seguir esos pasos, pero se fue hacia el área de seguridad al ver la oportunidad que existía. Es gerente de Calzados BSI, empresa que comenzó sus operaciones en un galpón de 400 metros cuadrados en La Candelaria, Valencia. Hoy está ubicada en la zona Industrial NorteSur de esta misma ciudad y tiene una planta con capacidad de producir de
Una empresa de calzado que valora la rapidez
Las herramientas a2 Softway permiten dar un vuelco a la automatización de los procesos administrativos de la empresa de Calzados BSI. Ahora obtienen la data financiera más rápido sin cierres traumáticos a final de mes. 700 a 750 pares. Durante estos años ha entendido la importancia de sistematizar los procesos para ser más competitivos. Desde 1999 hasta 2004 utilizaron el sistema administrativo Saint, pero llegó un momento en que se les hizo obsoleto y decidieron buscar por petición del
área administrativa una herramienta más operativa y funcional que les permitiera trabajar en diferentes áreas. Fue así como llegaron al software administrativo a2 en 2004 y recibieron asesoría de Nunes, Nunes y Asociados, quienes les acompañaron durante el proceso de instalación y
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capacitaron al personal. “Las principal ventaja que vi en el sistema fue la velocidad. Entendí que es mucho más fácil y amigable. Se puede obtener información más rápido, antes era engorroso, agrega Donato. Los cursos se comenzaron a dictar en noviembre de 2004, en enero del siguiente año se inició el proceso de vaciado de la data de cuentas por pagar y cobrar, en febrero vino el paralelo y ya en marzo toda el área administrativa se manejada con a2. “Fuimos por parte, comenzamos con el sistema administrativo, cuentas por pagar, cuentas por cobrar e inventarios. Cuando lo manejábamos bien nos fuimos al contable y desde hace dos años implementamos el a2 nómina todo con la idea usar los sistemas integrados”, expresa Mariella Ramírez, contadora y administradora de Calzados BSI. Con el sistema anterior se incluía la información administrativa en el sistema, pero a final de mes debía
Esta empresa valenciana tiene capacidad de producir entre 700 y 750 pares de zapatos de seguridad. pasarse cada asiento a la herramienta contable, proceso que retardaba hasta un mes la información financiera de la empresa. “En el caso de a2 siempre y cuando la persona incluya las transacciones financieras día por día y mantenga la información actualizada, cuando llega fin de mes ya tiene toda la data incluida de cuentas por cobrar, cuentas por pagar, nómina, bancos e inventarios” - El primer día hábil del siguiente mes hace sus ajustes de inventario,
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instala y listo. Después se pasa la información al contable y esa semana tiene cifras rápidas y veraces, agrega Ramírez. El sistema permite también llevar la información de los bancos, los inventarios, impuestos, retenciones o IVA de forma automatizada. “No hay nada que se haga de forma manual en nuestra empresa”, indica. Tiempo para la familia Mariella sabe como profesional del área administrativa y contable lo traumático que puede ser el cierre de mes de una empresas. En su anterior trabajo podía trabajar esos últimos días hasta las tres de la mañana, fines de semana incluidos, así que era escaso el tiempo que dedicaba a sus hijos. Ahora con esta herramienta aprovecha el tiempo al máximo y considera que el éxito en el manejo del sistema está en llevar la información al día. Eso les ha permitido aprovechar la herramienta en un 98%.
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a gran familia a2Softway Colombia tuvo su primera reunión los pasados días 16 y 18 de septiembre, cuando se realizó el “1er Encuentro Nacional de Distribuidores en Colombia”, en la ciudad de Medellín, capital del departamento de Antioquia. “En este evento participaron distribuidores muy antiguos pera también unos muy nuevos, no se trato de una capacitación básica, sino tocar puntos específicos dentro de los temas de HAC, Punto de Venta y Manager”. Comentó Kamal Abidar, director general de A2Softway. Esta última herramienta, según explicó el vocero, ha sido poco usada dado el desconocimiento de sus funcionalidades y beneficios para todos. “Conocer más de esta herramienta trae beneficios para todos, incluso para nuestro equipo de soporte”. Explicó Abidar. Además de instruir el evento fue un espacio idóneo para la solución de dudas e inquietudes puntuales de los participantes, basadas en su conocimiento y experiencia. Colombia es uno de los mercados internacionales donde a2Softway ha tenido una destacada participación. Hoy día a2Softway tiene 8 mil clientes. El evento El miércoles 16, los participantes
trataron temas diversos, como la actualización de Herramienta Administrativa Configurablel desde la versión 3.21 hasta la 3.55, incluyendo RMA. También hablaron de DBYSAM:( Dbsys, Características generales, Tipos de
Los distribuidores de a2Softway en Colombia tuvieron una intensa jornada de trabajo para saciar las dudas y mejorar los procesos de comercialización e impacto de la marca en Colombia, donde a2 Softway tiene 8 mil clientes
datos, Posibles errores con la data, Dbtram). Los otros temas tratados en el primer día del evento fueron los Ajuste de existencia- Cargar Archivo TXT y Servipack , cómo se Instala y cómo funciona. En la tarde, se realizó el foro: “Solución de inquietudes de Distribuidores referidas a los temas tratados en la mañana. El segundo día de actividades, el tema central fue el Punto de Venta. En ella se precisó el tema de impresión avanzada de corte X y Z. Esta actividad fue relevante e importante para la familia a2 Colombia pues existe mucho requerimiento de soporte para Distribuidores que tienen quejas por inconvenientes al momento de imprimir informes que no pueden llevarse al papel en impresoras de 40 columnas. Igualmente en la tarde a2 Softway se realizó el foro de inquietudes sobre los temas tocados en la mañana. El viernes, día final del evento, se trató el tema “Manager” específicamente en los puntos de manejo, funcionalidades y beneficios de su uso en los puntos de venta. En la tarde, se habló de la distribución, venta y mercado, a cargo de Kamal Abidar, director general de a2Softway.
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Luis Casique, presidente de POS Venezuela, empresa que comercializar los productos Bematech, está satisfecho por las bondades y robustez tecnológica de nuestras aplicaciones
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a empresa Pos, representa desde hace cuatro años a la corporación brasileña Bematech, que es el líder absoluto del mercado de impresión fiscal en Venezuela, con más del 40% de participación. Luis Casique, presidente de POS conversó con a2Team news sobre su experiencia con nuestras aplicaciones administrativas. “a2Softway es una de las plataformas más estables del mercado; eso nos ha permitido tener una relación muy directa con su casa
matriz, ubicada en Maracaibo; tenemos incluso el mismo canal de distribución”. Casique comenta que la simbiótica relación de la marca con a2Softway llega a ser tan importante que más del 70% de las operaciones se hacen con la plataforma. “Es uno de los programas más estables del mercado; además, idearon el mejor sistema de comercialización, que no es compleja. La gente acepta a2Softway porque se sienten dueños de su software, es una política de comercialización exitosa.” Otro punto que no dejó escapar Casique es la fortaleza del canal de distribución de a2Softway. Asegura
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que es el más grande del mercado, que ofrece una plataforma estable y económica. Tres factores que lo único que generan es éxito. Bematech líder del mercado Bematech, es una empresa brasileña con oficinas directas en Estados Unidos, Japón y Argentina, con distribuidores en toda Latinoamérica. POS, ha tenido un desempeño extraordinario, al tener hoy día el primer lugar de ventas de la región. Parte del éxito de la empresa se debe a la necesidad que han tenido las tiendas que venden productos para el mercado masivo de adecuar su infraestructura administrativa y contable a los requerimientos del Servi-
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cio Autónomo Nacional Tributario, en especial con la providencia 320. El crecimiento de Bematech ha sido exponencial. En los 4 años que POS lleva representando la marca han logrado un crecimiento exponencial de 130%, teniendo un auge desde el mes de noviembre de 2008, cuando creció más de 145%. “Cuando salió la providencia 320, Bematech innovó con impresoras técnicas con rollo de auditoría fiscal, que además de tener el papel impreso, almacenan en una memoria toda la información. La data no se guarda en el papel”. Explica Luis Casique que esto se traduce en una ventaja para las tiendas que facturan muchas ventas al día. “No tienen que almacenar esos papeles. Esto es muy significativo porque el Seniat pide conservar por lo menos dos años de operaciones. Nuestros clientes han visto que ahorran costos de papel, tienen más seguridad y no pierden más tiempo y dinero”. Bematech, no sólo ofrece soluciones de impresoras fiscales, línea de productos par los puntos de venta, PC, equipos touch, caretas electrónicas, lectores de códigos de barra. Es una
POS ratifica que nuestra plataforma es la más estable del mercado “Los clientes de a2Softway son los dueños del software”
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marca que da una solución completa para las empresas. ¿Por qué del éxito? Según Luis Casique, Bematech es hoy por hoy la empresa líder del mercado del retail medio porque es un producto que nació para ser fiscal. Es decir, no se adecuó para ellos. Otra ventaja es en los dos centros de servicios que tienen en el país: uno en Caracas y otro en San Cristóbal, ofrecen atención inmediata a los usuarios. “No reparamos piezas, las reemplazamos; damos por ello la respuesta más rápida del mercado, en menos de 24 horas el cliente tiene su equipo nuevamente”. Proyectos POS y Bematech quieren seguir estrechando sus lazos con Venezuela, por este motivo, próximamente instalarán una fábrica en el país, para atender la creciente demanda del mercado venezolano. Aspiran a poder producir en el país 30% de los componentes de las impresoras fiscales.
a2teamnews TIPS a2:
Esta sección les permitirá a todos los asesores a2 que lo deseen plasmar sus experiencias y recomendaciones en el uso e implementación de las aplicaciones a2, esto con el fin de enriquecer nuestros conocimientos.
Categoría a2 Herramienta Administrativa Configurable: Elaborado por Diego Pascualini (distribuidor de Barcelona) La primera vez… Cuando trate de crear un formato de factura doble, ósea, original y copia en la misma media pagina, copie los campos con el comando copy, paste tomando como base el ticket que viene ya diseñado en a2, pero no funcionó, así que probé a crear campo por campo en el formato nuevo y así
si funcionó. En conclusión se deben crear los campos en los formatos que vayamos a modificar y no hacerlo por copy, paste (copiar y pegar), para que el nuevo formato funcione a la perfección.
Tipos y Estatus de Facturas Elaborado por Rafael Rangel (DataLock Systems, C.A. – distribuidor de Cabimas) En a2 Administrativo las Facturas pueden ser: Contado, Crédito. Estas a su vez pueden estar: Pendientes, Procesadas o Anuladas. Existe otro estatus que no es de factura: Tránsito. Pero aplica al resto de documentos. Pendiente: Es cuando no hemos concluido el documento y pulsamos el botón de “Grabar” para continuarlo luego. Se continúa llamándolo con el Botón “Cargar”. Transito: (No aplica a Facturas). Es cuando el documento ya esta concluido y totalizado. En el caso de las Notas de Entrega, afectan el inventario. Procesado: En el caso de las facturas, es cuando se totaliza y concluye la factura. En el resto de los documentos, sucede cuando se ha convertido en factura, o en Nota de entrega. Anulado: Cuando se quiere desechar el documento. A partir de la versión 2.8 funciona con las facturas y devoluciones de compra y venta en versiones anteriores, solo las nota de entrega, en las cuales reversa la operación de inventario.
17 Hay que tener mucho cuidado al trabajar con estos documentos. Se puede emitir un presupuesto o un pedido, el cual queda en “Transito”. Luego Cargarlo en una Nota de Entrega. Ya aquí el pedido o presupuesto quedan “Procesados”, la nota de entrega descarga de inventario y queda en “Transito”. Si luego se emite una factura a partir de esa Nota de entrega, NO se vuelve a descargar el inventario, La nota queda “Procesada” y la factura si se concluye también queda “Procesada”. En el periodo de trabajo, las notas de entrega “Procesadas” aparecen y pueden ser cargadas en otra factura, y si se van a descargar nuevamente el inventario.
Centros de Costo Elaborado por Rafael Rangel (DataLock Systems, C.A.) Un Centro de Costo, es un elemento de análisis dentro de un sistema de contabilidad (Incluido en a2 Contabilidad). Puede ser un Departamento de una empresa, un Vendedor, un Activo (Maquinaria, Equipo, Vehículos), un producto en proceso de fabricación, etc. Cualquier elemento que necesite ser analizado, en cuanto a los costos que representa para la empresa. Esto se hace enlazando una cuenta o cuentas de costos o gastos, a los centros a analizar. Ejemplo: Una empresa alquila maquinaria; posee 10 Tractores. Su contabilidad indica que recibe por alquiler 10 millones de Bs. y gasta en mantenimiento 5 millones. Aparentemente hay rentabilidad. Pero si cada Tractor
a2teamnews se define como un Centro de Costo y se codifica, cada vez que se mueva la cuenta de ingreso por alquiler, se indicará cual Tractor se alquiló, de igual manera, cada vez que compremos repuestos indicaremos a cual Tractor se le colocó. Al pedir el reporte de análisis de Centros de Costo podríamos observar que siempre se alquilan los mismos Tractores, o que de los 5 Millones de mantenimiento, 3 millones se los lleva el mismo Tractor todos los meses. Allí se pueden tomar decisiones.
Se desaparecen Presupuestos y Pedidos en Tránsito. Que sucede? Elaborado por Rafael Rangel (DataLock Systems, C.A.) En la ventana “Títulos y Correlativos”, se indica por cuantos periodos se guardaran estos documentos. El sistema trae por defecto 3 períodos. Es decir, estarán disponibles por 3 meses, si el cierre se efectúa mensualmente. Si desea que permanezca más tiempo, cambie esos valores.
Puedo acelerar la búsqueda de ítems en una ventana? Buscar por palabras? o frases? Elaborado por Rafael Rangel (DataL-
ock Systems, C.A.) Al estar en la ventana de búsqueda (Departamentos, clientes, Inventario, proveedor, vendedor, etc.), que aparece con los botones de modificar o importar, podemos seleccionar si queremos buscar por: Código, Descripción. y si es inventario, Referencia. Pero si la búsqueda es larga, podemos utilizar el * y las comas. El * me permite buscar la palabra seguida de el en todos los campos alfanuméricos de la tabla. Por ejemplo, si es inventario me permite buscar en descripción, descripción detallada, categoría, referencia, marca, modelo. Si es Proveedor, en el nombre, dirección, descripción detallada. Por ejemplo, si escribo *tecla, y estoy en inventario me buscara todos los artículos en cuyos campos antes mencionados aparezca esta palabra, sin importar la posición de la misma. Si se escribe *palabra1, palabra2 buscara los registros donde aparezcan la palabra1 o la 2. Si se escribe *palabra1, palabra2 buscara los registros donde aparezcan la palabra1 y la 2 a la vez.
Como funcionan las comisiones en a2? Elaborado por Rafael Rangel (DataLock Systems, C.A.) Las comisiones por cobranzas: tomaran el % definido en el icono “Comisión por Cobranza” al momento de crear al Vendedor. Hay que activar el check, que indica que se cobrara comisión al cobro. El porcentaje de cobranza y de venta lo calcula sobre la base imponible de la factura, sin incluir el IVA. Cobranza
18 es diferente a Venta. Los porcentajes de venta no afectan los porcentajes de cobranza y viceversa. En la opción de menú, “Sistema/Títulos y Correlativos”, en la pestaña “Ventas y Clientes” existe un Check que dice “Comisiones sobre Ventas”. Si esta Activo, las comisiones sobre ventas las generara al momento de cancelar las facturas, es decir, pagas las comisiones sobre ventas cuando el cliente paga las facturas. Ahora, Si activas la opción anterior y activas en el vendedor las comisiones x cobranza, el vendedor tendrá doble comisión, por venta y por cobranza. Así que hay que definir cual es la forma que se va a utilizar. Comisiones x Volumen: Si se activan comisiones por volumen, se ha de tener en cuenta que es sobre Volumen de Venta en Bolívares no en unidades. Comisiones x Utilidad: En este tipo de comisiones hay que tener en cuenta que si los artículos o productos del inventario han sido creados sin establecer un costo real, traería como consecuencia que el cálculo de utilidad sea errado lo cual repercutirá directamente en las ganancias de la empresa, además de pagar montos excesivos a los vendedores. En la tabla se permite entrar tanto el rango y la comisión en montos fijos o porcentajes, lo cual abarca una gran abanico de posibilidades en los rangos. Cabe destacar que no se pueden mezclar montos fijos en un rango y en el siguiente porcentaje.
Cuales son las teclas o secuencias de teclas que vienen programadas originalmente en a2 administra-
a2teamnews tivo? Elaborado por Rafael Rangel (DataLock Systems, C.A.) F1 Activa la ayuda en línea. CTRL- T Activa la calculadora. Esta a su vez posee un botón llamado “Pasar”, el cual pasa el resultado de la calculadora, al campo numérico activo en ese momento en a2. CTRL - D Activa un calendario. CTRL-U Activa la protección. Aparece la ventana donde nos pide el Login y Clave. Allí aparece un el botón “Inactivar”. Si se pulsa, seguimos en a2, pero inactivo. No se puede ejecutar ninguna opción. Útil si necesitas ausentarte por poco tiempo y ni quieres dejar tu clave abierta a posibles intrusiones. Para activa de nuevo, pulsa CTRL-U e indica tu login y clave. CTRL-S- Información del Sistema. Memoria, Sistema Operativo, Directorios de a2, ambiente, etc. Si tiene activa los permisos.
Tengo problemas con los precios. No se la razón, se alteran solos. Elaborado por Rafael Rangel (DataLock Systems, C.A.) Me reportan el siguiente problema: Manejamos 3 precios (Precio 1, Precio 2, Precio 3). No hay convenios con los clientes. El precio 1 es el precio al público por defecto. Tenemos punto de venta y facturamos también por el Administrativo. La política del punto de venta me permite precio Libre. Las políticas de usuarios no permiten descuentos. La política del punto de venta no permite descuentos. Prob-
lema: Ciertos artículos, al seleccionar el precio, me coloca un precio menor. Si escribo el precio manualmente (porque es libre) lo cambia automáticamente por uno menor. El problema no es con todos los artículos, sino con algunos. Análisis: Al revisar los artículos se determino que TODOS los que presentaron el problema de precios pertenecen al mismo DEPARTAMENTO de inventario. Se reviso el Departamento respectivo y se determino que alguien había activado el descuento automático para precio 1 colocándolo al 10%. Al revisar en el punto de venta se observo que, efectivamente al introducir un precio, automáticamente mostraba el precio con el 10% de descuento. El operador no sabia la razón. El sistema no indica que el precio lleva implícito un descuento. Estos descuentos se denominan “Descuentos Parciales” y se pueden incluir en un formato de factura. Solución: Solo se coloco 0% en el descuento y se marco como inactivo. A veces se presentan estos problemas que aparentemente no tienen explicación para el usuario, y es simplemente un error por experimentación, que tuvo sus consecuencias en la facturación, ya que los artículos se estuvieron facturando con descuento, cuando no se debía hacerlo. Es importante definir las políticas para que una vez establecida la configuración de trabajo, evitar que usuarios curiosos puedan cambiarla con consecuencias impredecibles.
19 chivo de Ajuste no puede ser inicializado”. Que sucede? Elaborado por Rafael Rangel (DataLock Systems, C.A.) Esto ocurre después de que se ha reinstalado Windows, por virus, cambio de disco duro, etc., y no se ha creado la carpeta para los archivos temporales, que estará en la raíz del disco c (para clientes de DataLock. y su nombre es TEMP). O también pasa cuando hay un corte de energía y la carpeta TEMP queda con contenido. Borre su contenido. Si le parece complicado, llame a su asesor certificado a2.
En Administrativo. Trato de Consolidar con Contabilidad y aparece “I/O Error” Elaborado por Rafael Rangel (DataLock Systems, C.A.) Esto ocurre después de que se ha reinstalado Windows, por virus, cambio de disco duro, etc., y no se ha creado la carpeta para los archivos temporales, que estará en la raíz del disco c (para clientes de DataLock. y su nombre es TEMP). O también pasa cuando hay un corte de energía y la carpeta TEMP queda con contenido
Trato de hacer Ajuste de Inventario o de Precios y me aparece No me aparecen el mensaje “Ar-
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B) Problemas con la memoria RAM C) Fallas eléctricas severas Contacte a su Asesor Certificado para la corrección. Es posible la pérdida de algunos registros.
las existencias tar periodos anen los reportes, teriores. Acceso aunque en la plandenegado. En libro de bantilla de inventario Elaborado por Rafael Rangel (DataLcos, desapareció ock Systems, C.A.) esta activada la la columna de Sal- Esto ocurre cuando hay demasiados opción periodos almacenados en la carpeta HISTORIA. Copie algunos hacia otra dos. Elaborado por Rafael Rangel (DataLock Systems, C.A.)
En la opción “Sistema/Títulos y Correlativos”.En la pestaña “General”. Aparecen los nombres de algunos campos, los cuales podemos cambiar. Pero si en ese campo se borra el nombre, el sistema asume que no se va a utilizar. Por ejemplo, si se borra el nombre del campo “Existencia”, El sistema te deja crear productos, facturarlos, comprarlos y consultar existencia desde la ventana de inventario. Permite hacer transacciones con los productos. Pero en ningún reporte aparecerá la existencia. Aparece 0 (cero).
Aparece error “Invalid floating point”. Que ocurre? Elaborado por Rafael Rangel (DataLock Systems, C.A.) Este error ocurre cuando se “embasura” una tabla, es decir, posee registros en blanco o con caracteres no validos. Esto puede suceder debido a: A) Disco duro dañado o con fallas.
Elaborado por Rafael Rangel (DataLock Systems, C.A.) Esto ocurre cuando hay muchas transacciones en el libro de Bancos. Solución: A través de a2Sistema, envíe a Histórico la mayor cantidad de conciliaciones posibles.
NO CUADRA la CONCILIACION Bancaria. Elaborado por Rafael Rangel (DataLock Systems, C.A.) Al efectuar la conciliación de bancos, debe revisar que no haya cheques u otros documentos diferidos, es decir cuya liberación no se haya efectuado. Pulse el Botón “Diferido” y marque con doble click (“X”) los correspondientes al mes a conciliar. Si no han sido cobrados o hechos efectivo, quedaran en transito. Si no, la conciliación no cuadrara, exactamente por la sumatoria de estos documentos. Asumiendo que todo lo demás este correcto.
No puedo consul-
carpeta, comenzado por los más viejos (Periodo_1). Vaya pasando a CD o DVD los mas viejos y guárdelos para futuras consultas. Normalmente sucede al sobrepasar los 36 períodos.
Qué son los inventarios? Elaborado por Rafael Rangel (DataLock Systems, C.A.) La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados. Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:
a2teamnews o Inventario (inicial) o Compras o Devoluciones en compra o Gastos de compras o Ventas o Devoluciones en ventas o Mercancías en tránsito o Mercancías en consignación o Inventario (final) o El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que comenzó el periodo contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al método especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el periodo contable cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Pérdidas directamente. En la cuenta Compras se incluyen las mercancías compradas durante el periodo contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para el cual fue creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la empresa, y se cierra por Ganancias y Pérdidas o Costo de Ventas. Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercancía comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta disminuirá la compra de mercancías no se abonará a la cuenta compras. Los gastos ocasionados por las compras de mercancías deben dirigirse a la cuenta titulada: Gastos de Compras. Esta cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el Balance General.
Ventas: Esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías realizadas por la Empresa y que fueron compradas con este fin. Por otro lado también tenemos Devoluciones en Venta, la cual está creada para reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la empresa. En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza compras en el exterior, nos encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o adquirido compromisos de pago (documentos o giros) por mercancías que la empresa compró pero que, por razones de distancia o cualquier otra circunstancia, aun no han sido recibidas en el almacén. Para contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar la cuenta: Mercancías en Tránsito. Por otro lado tenemos la cuenta llamada Mercancía en Consignación, que no es más que la cuenta que reflejará las mercancías que han sido adquiridas por la empresa en “consignación”, sobre la cual no se tiene ningún derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no está en la obligación de cancelarlas hasta que no se hayan vendido. El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar el periodo contable y corresponde al inventario físico de la mercancía de la empresa y su correspondiente valoración. Al relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del periodo se obtendrá las Ganancias o Pérdidas Bruta en Ventas de ese período. El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras.
Cálculo Del Costo
21 Del Inventario
Elaborado por Rafael Rangel (DataLock Systems, C.A.) Los inventarios son contabilizados normalmente por su costo histórico, como lo requiere el principio del costo. El costo del inventario es el precio que el negocio paga para adquirir el inventario, no el precio de venta de las mercancías. El costo de inventario incluye el precio de factura, menos cualquier descuento de compras, más el impuesto sobre las ventas, los aranceles, los cargos por transporte, el seguro mientras está en tránsito y todos los otros costos en que se incurre para lograr que las mercancías estén disponibles para la venta. Métodos de costeo de inventarios Los negocios multiplican la cantidad de artículos de los inventarios por sus costos unitarios para determinar el costo de los inventarios. Los métodos de costeo de inventarios son: costo unitario específico, costo promedio ponderado, costo de primeras entradas primeras salidas (PEPS), y costo de últimas entradas primeras salidas (UEPS). Costo Unitario Específico: Algunas empresas tratan con artículos de inventario que pueden identificarse de manera individual, como los automóviles, joyas y bienes raíces. Estas empresas costean, por lo general, sus inventarios al costo unitario específico de la unidad en particular. Por ejemplo, un concesionario de automóviles tiene dos vehículos en exhibición; un modelo “x” que cuesta Bs.14.000 y un modelo “y” equipado que cuesta Bs.17.000. Si el concesionario vende el modelo equipado en Bs.19.700; el costo de mercancía vendida es de Bs.17.000 el costo especí-
a2teamnews fico de la unidad; el margen bruto en esta venta es de Bs.2.700 (Bs.19.700 - Bs.17.000). Si el automóvil “x” es el único que queda en el inventario disponible al final del periodo, el inventario final es de Bs.14.000. Costo Promedio Ponderado: El método del costo promedio ponderado, llamado a menudo método del costo promedio se basa en el costo promedio ponderado del inventario durante el período. Este método pondera el costo por unidad como el costo unitario promedio durante un periodo, esto es, si el costo de la unidad baja o sube durante el periodo, se utiliza el promedio de estos costos. El costo promedio se determina de la manera siguiente: divida el costo de las mercancías disponibles para la venta (inventario inicial + compras) entre el número de unidades disponibles. Calcule el inventario final y el costo de mercancías vendidas, multiplicando el número de unidades por el costo promedio por unidad. Si el costo de mercancías disponibles para la venta es de Bs.90.000 y están disponible 60 unidades, el costo del promedio es de Bs.1.500 por unidad. El inventario final de 20 unidades del mismo artículo tiene un costo promedio de Bs.30.000 (20 x Bs.1.500 = Bs. 30,000). El costo de mercancías vendidas (40 unidades) es de Bs.60.000 (40 x Bs.1.500 = Bs.60.000). Costo de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS): Bajo el método de primeras entradas, primeras salidas, la compañía debe llevar un registro del costo de cada unidad comprada del inventario. El costo de la unidad utilizado para calcular el inventario final, puede ser diferente de los costos unitarios utilizados para calcular el costo de las mercancías vendidas. Bajo PEPS, los primeros costos que entran al inventario son
los primeros costos que salen al costo de las mercancías vendidas, a eso se debe el nombre de Primeras Entradas, Primeras Salidas. El inventario final se basa en los costos de las compras más recientes. Costo de Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS): El método últimas entradas, primeras salidas dependen también de los costos por compras de un inventario en particular. Bajo este método, los últimos costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de mercancías vendidas. Este método deja los costos más antiguos (aquellos del inventario inicial y las compras primeras del periodo) en el inventario final. Elaborado por Rafael Rangel (DataLock Systems, C.A.) Formula para el cálculo del costo promedio: EA= Existencia Actual. UC= Ultimo Costo o Costo Anterior. CC= Cantidad en Compra. Lo que va entrando en la factura de compra. NC= Nuevo Costo. CP= Costo Promedio CP =
EAxUC + CCxNC _________________ (EA+CC)
Como se observa el costo se reparte en la existencia total. Nunca se pierde. Este costo es el que se utiliza para contabilidad, en los cálculos de valorización de inventario Elaborado por Rafael Rangel (DataLock Systems, C.A.) Formula para el cálculo del PVP en a2. PVP = Precio de venta al público COSTO = Costo aplicado al calculo. Normalmente el promedio, pero se
22 puede seleccionar costo actual. UTILIDAD = Porcentaje de Utilidad a aplicar. PVP = COSTO / (100 %UTILIDAD) / 100) Esto da el precio SIN IVA.
Categoría a2 Contabilidad: Elaborado por Rafael Rangel (DataLock Systems, C.A.) No me cuadra el Balance General después de efectuar los ajustes de cierre. Que paso? Al concluir el ejercicio fiscal en contabilidad, se debe hacer la hoja de trabajo y luego incluir los comprobantes de ajuste y cierre. En estos comprobantes se manejaran las cuentas de impuesto sobre la renta, reserva legal, inventario y SUPERÁVIT. La cuenta de resultado del ejercicio no se mueve por ningún concepto. Esta siempre la mueve automáticamente el sistema a2. Si al hacer el comprobante de ajuste, y luego revisar el balance general, y este no cuadra, quiere decir que se esta utilizando la cuenta de resultado del ejercicio, en el comprobante de ajuste. Error. La cuenta que se moverá es la de Superávit, y será por el debe o haber dependiendo si hubo utilidad o perdida Category: a2 Contabilidad. El resultado de Ganancias y Pérdidas no es el mismo de la cuenta de resultado del Balance. Que paso? Esto sucede por 2 razones: 1) Al introducir en el comprobante de saldos iniciales, asientos con cuentas de ingresos o egresos. Efectúe un analítico de las cuentas de Resultado de ejercicio (Utilidad y la de pérdida). 2) Se configuro mal el reporte de Ganancias y Pérdidas. Esta es la opción más
a2teamnews común. Diccionario a2: Presentación: La “Presentación” en a2 Herramienta Administrativa Configurable se refiere a las diferentes formas de vender el mismo producto. Por ejemplo: Se crea el artículo “Cable” que se compra en rollos de 100 metros. Su unidad principal es “ROLLO” y su capacidad 100, o sea, un rollo de 100 metros. Se crea la presentación “Metro” y se indica que descargue 1 metro. El sistema divide el costo del rollo entre 100 para saber el costo del metro. y pide un PVP. Al facturar pregunta si se vende Rollo o Metro de cable. Si tenías 5 rollos de cable y vendes 10 metros, la existencia resultante será 4,90. Es decir 4 rollos y 90 metros en el final. Las presentaciones pueden ser “detalladas” como el ejemplo anterior, o completas. Por ejemplo: El artículo “Bolígrafo” lo compro por unidad. Creo una presentación “Completa” e indico que descargo 12 unidades. A la presentación la llamo “Docena”. Al facturar el sistema pregunta si venderé una Unidad o una Docena. Utilizando Código Único Asociado se puede asignar un código a cada presentación. Productos Compuestos: Los Productos Compuestos son aquellos que están formados por otros productos que ya existen en el inventario, lo que en muchas partes se conoce como “Combos”. Ejemplo: Creas 3 productos individuales (Bomba de agua, Manómetro y Pulmón). Cada uno con su código, descripción, costos, precios y demás datos. Luego creas el “Combo y lo llamas “Sistema Hidroneumático”, y le indicas que esta formado por los 3 artículos anteriores. Al facturar, se da el precio del Combo, pero de inventario se descargan las partes del mismo. Se puede controlar
la receta del combo al momento de facturar a través de políticas de usuarios. Útil en ferreterías, restaurantes, etc. Tallas y Colores: “Tallas y Colores” se refiere a una matriz que se crea con respecto a los productos. El ejemplo clásico es el calzado. Un mismo modelo puede venir en diferentes tallas y diferentes colores. Al facturar se introduce un sólo código del artículo y el sistema preguntará cual talla y color se esta vendiendo. Se puede modificar el nombre “Talla” y “Color” para adaptar a varios tipos de empresa. Código Único Asociado: El Código Único Asociado permite que un artículo tenga mas de un código de búsqueda también es funcional si tienes artículos diferentes que poseen mismo costo y precio y no interesa llevar la estadística de cada uno. El clásico ejemplo ocurre con los refrescos o las compotas. Ya que los diferentes sabores tienen diferentes códigos de barra, pero todos tienen el mismo costo y precio. En ese caso se toma uno y se crea con su código de barra. Luego el resto de los sabores se crean como código asociado. Por ejemplo: tomamos un refresco de lata y lo creamos con su código y con la descripción “REFRESCO DE LATA”, el resto de los sabores se asocian a este producto. Al facturar, no importa cual de los códigos se lea, siempre traerá la descripción “REFRESCO DE LATA” con su respectivo precio. Convenios: a2 Administrativo, maneja en su inventario 6 precios. El usuario puede definir con cual precio va a facturar en un momento determinado. Pero existen casos donde se establecen “Convenios” de precios con un cliente. Puede ser que se defina dar a un cliente en particular el precio 3 para
23 todos los productos. O establecer descuentos por departamento o aun por productos, para ese cliente en particular. Cada cliente puede tener un convenio diferente. El módulo de facturación da prioridad a los convenios. Se pueden establecer fechas de vencimiento de convenios. Departamentos: Se refiere a Departamentos de Inventario. Permite agrupar productos de características similares (Artículos de Inventario, Servicios, Productos compuestos), así como el tipo de costo a utilizar (Promedio, Lote, Tallas y Colores), si manejan vencimientos. También permite crear márgenes de utilidad y descuento para un departamento completo. Histórico de clientes: Permite llevar la información acumulada del último precio que se le dio al cliente en los ítems de inventario, igualmente registra la información relacionada al documento con el cual se hizo la transacción. Cierre de Estadísticas: Para aquellos usuarios que trabajan con periodos abiertos o superiores a un mes, inclusive para los usuarios que operan con periodos extendidos, se elaboró la opción de cierre de estadísticas, que permite sin la necesidad de elaborar el cierre de periodo, inicializar las estadísticas para el nuevo periodo. Esto permite mantener por ejemplo estadísticas mensuales de venta, aunque el periodo sea anual. Histórico de seriales: Crea un histórico de todos los seriales procesados y deja en el sistema solo los disponibles. Histórico de bancos: Crea un histórico de las transacciones conciliadas permaneciendo luego en el módulo de bancos solo las transacciones actuales.