Vinkkejä lippukunnan hallintoon

Lippukunnan hallituksia ja niiden erilaisia toimintatapoja on varmasti yhtä monta kuin on lippukuntiakin. Yhteistä niille on kuitenkin yhdistystoiminnan toimintaperiaatteet ja yhdistyslaki.

Suomessa, yhdistysten luvatussa maassa, järjestötoiminta on tehty melko helpoksi, mutta yhdistysten toiminnalle on yleisesti sovittuja ohjeita, lakeja ja säädöksiä.

Jokainen yhdistys voi toteuttaa toimintaansa melko vapaasti, mutta niiden hallintoa ohjaavat vahvasti yhdistyslain vaatimat asiat. Myös taustayhteisöt, kuten seurakunta tai kaupunki, saattavat asettaa toiminnalle erilaisia tavoitteita, jotka vaativat raportointia. Yhdistyksen, eli partiossa lippukunnan, hallituksen tärkein tehtävä onkin johtaa lippukuntaa. Hallitus varmistaa, että yhdistyksen toiminta on toimintasuunnitelman mukaista, ja rahatkin käytetään fiksusti.

Lippukunnan hallinnon pyörittäminen ei kuitenkaan ole rakettitiedettä. Nappaa alla olevat vinkit talteen, ja tee lippukuntasi hallinnosta asteen verran hauskempaa, selkeämpää ja helpompaa.

1. SELKEÄT ROOLIT

Monissa lippukunnissa hallitus muodostuu tiettyjen pestien tekijöistä, kuten ohjelmajohtajasta, kämppäisännästä ja ikäkausivastaavasta. Jokaisella hallituksen jäsenellä ei kuitenkaan välttämättä ole selkeää pestiä. Hallitustyöskentelyä helpottaa, jos kaikille on selvää, mikä on kenenkin rooli ja kuka on vastuussa mistäkin asiasta. Puheenjohtajan ei esimerkiksi tarvitse olla vastuussa kaikista valmisteluista.

2. YHTEISET PELISÄÄNNÖT

Kun roolijako on selvillä, on hyvä sopia yhdessä pelisäännöt toiminnalle: missä tiedostoja säilytetään, milloin kokouksista sovitaan, missä kanavassa käydään kokousten välillä keskustelua ja kuinka tiedonsiirto tapahtuu? Muista, että hallituksen jäsenet saattavat olla keskenään erilaisissa elämäntilanteissa. On siis hyvä keskustella myös siitä, millaisella aikajänteellä viesteihin voi odottaa vastauksia tai milloin työskentely parhaiten sopii.

3. VARMISTAKAA YHTEISET TAVOITTEET

Koko lippukunnan tavoitteet on useimmiten määritelty toimintasuunnitelmassa. Hallitus voi kuitenkin asettaa myös omalle toiminnalleen tavoitteita. Tämä helpottaa yhteistyön tekemistä ja varmistaa, että toiminnalla on yhteinen päämäärä. Tavoitteena voi olla esimerkiksi vastuunjaon selkeyttäminen, kokouseväiden hiilijalanjäljen pienentäminen tai kokousten keston hillitseminen.

4. VALMISTELKAA KOKOUKSET

Jotta hallituksen kokoukset pysyisivät aisoissa, kannattaa ne valmistella hyvin. Yleensä päävastuu tästä on puheenjohtajalla ja sihteerillä. Myös muilta hallituslaisilta voi kuitenkin pyytää apua valmisteluihin. Kun materiaaleihin on pystynyt tutustumaan ennakkoon, jää kokouksissa aikaa keskusteluille ja paremmille päätöksille.

5. KOULUTTAUTUKAA

PäPa järjestää hyviä koulutuksia erityisiin pesteihin liittyen ja myös uusille hallituksen jäsenille. Etenkin tuoreille hallituslaisille, jotka saattavat olla iältään hyvinkin nuoria, koulutukset saattavat olla erittäin antoisia. Vaikka hallitustyöskentely olisi itselle jo tuttua, voi koulutuksista saada motivaatiota ja uusia ahaa-elämyksiä omaan toimintaan.

6. TEHKÄÄ YHDESSÄ

Monissa lippukunnissa saatetaan helposti jättää paljon vastuuta lippukunnanjohtajalle. Partiossa parasta on kuitenkin yhdessä tekemisen meininki ja tuki, jota muut ihmiset tarjoavat. Tehkää yhdessä ja sopikaa vaikka “valmistelupuuhis”, missä jokainen voi valmistella vastuualuettaan kokoukseen liittyen.

7. HOUKUTTELE JENGI PAIKALLE

Etäosallistuminen kokouksiin on monissa yhdistyksissä jo sääntöjen puolesta mahdollista. Viime vuonna voimaan astuneen lakimuutoksen myötä etäosallistuminen on myös mahdollista niissä yhdistyksissä, joissa säännöt eivät erikseen kiellä etäosallistumista.

Etäily tuo toki joustavuutta ja helpotusta toimintaan, mutta on tärkeää muistaa, että livetapaamisia eivät korvaa kasvot ruudulla ja pätkivä nettiyhteys. Kannattaakin siis sopia, että kokoukset tapahtuvat paikan päällä esimerkiksi kerran kvartaalissa tai joka toinen kerta. Tällöin voidaan myös työstää paremmin herkkiä asioita, joiden läpikäynti hybridisti tai ruudun ääressä voi olla haastavampaa.

8. PANOSTA RYHMÄYTYMISEEN

Ryhmäytyminen on kaikkien tiimien a ja o. Yhteistyö on hedelmällistä, kun hallituksen jäsenet ovat tuttuja keskenään, osaavat tulkita toisiaan ja tietävät jokaisen heikkoudet ja vahvuudet. Vaikka kokouksissa pääsee tutustumaan muihin, kannattaa tiimin kesken tehdä välillä muutakin kuin pyörittää papereita. Irroittautukaa välillä pöytäkirjoista ja lähtekää yhdessä nuotioillalliselle metsään, porukalla keilaamaan tai kämpälle rentoutumaan.

Uuden hallituksen muistilista

- Päivitä tiedot lippukunnan nimenkirjoit- tajista Patentti- ja rekisterihallitukselle.

- Päivitä pestit Kuksaan ja varmista, että lippukunnan pestilista on ajan tasalla.

- Varmista, että kaikilla on tarvittavat oikeudet järjestelmiin, joita pestin hoitami- seen tarvitsee.

- Ilmoita mahdollisista henkilömuutoksis- ta tarvittaville tahoille, kuten kaupungille ja seurakunnalle.

- Tiedota huoltajia henkilömuutoksista.