CONTROL DE FORMAS Una Forma es un instrumento de comunicación administrativa, impresa generalmente en papel o similares (cartón, cartulina) y con impresiones realizadas mediante alguno de los medios de reproducción gráfica. Este instrumento de comunicación contiene información fija impresa y espacios para anotar información a la que convencionalmente se llama variable. En algunos casos contendrá además, instrucciones para ser llenada y utilizada. Una Forma se convierte en documento una vez que se ha anotado en ella la información variable en los espacios correspondientes, dejando así constancia de un trámite o sirviendo de enlace a dos o más operaciones de un proceso. Importancia de las Formas impresas: Generalmente las operaciones administrativas que se llevan a cabo en una institución, requieren de documentos para dejar constancia de su ejecución. Cuando dichas operaciones son numerosas y repetitivas o indistintamente, se utilizan Formas impresas para simplificar la elaboración de los Documentos respectivos. La Administración Pública, cuyas actividades han tenido un desarrollo desmesurado en los últimos años, requiere de las formas como un instrumento administrativo importante para su funcionamiento. Es necesario destacar el hecho de que la importancia de una Forma se demuestra cuando ayuda a la simplificación de los métodos de trabajo, y no tan solo en la normalización que a través de ella se obtiene. Objetivo del Análisis, Diseño y Control de Formas: Coadyuvar a la agilización de los procedimientos y métodos de trabajo, estableciendo criterios que permitan racionalizar el costo de impresión y almacenamiento de las formas utilizadas. Propósitos del Análisis, Diseño y Control de Formas: Contar con las formas adecuadas para las operaciones que se realizan. Conocer el número exacto requerido. Mejorar la eficiencia de los procedimientos que las utilicen y disminuir las cargas de trabajo. Establecer una clasificación en todas las unidades administrativas. Normalizar las que se encuentran en uso, con diseños elaborados técnicamente. Contar con un Catálogo que contenga todas las formas utilizadas en la institución y en el cual se visualicen sus características. Controlar las provisiones y consumo estrictamente necesarios. Delimitar la responsabilidad de su control, procurando evitar emisiones excesivas a futuro.
CONTROL DE TRABAJO El control del trabajo es la base para tomar decisiones durante la ejecución del proyecto a medida que surgen problemas. Dependiendo de la experiencia y habilidades de los recursos, las actividades de control serán más o menos frecuentes. Un control excesivamente espaciado y relajado indica muchas veces que el gerente no tiene contacto con el día a día del proyecto. Un control excesivo sobre las tareas delegadas demuestra muchas veces que el gerente no tiene confianza sobre su equipo. Esto tiene generalmente un efecto muy negativo sobre la motivación de los recursos (este fenómeno se llama "Micromanagement"). Cuando hablamos de control como factor de riesgo diferenciamos dos subdimensiones: las oportunidades que el trabajo ofrece para aplicar y desarrollar habilidades y conocimientos (trabajos creativos y variados) y la influencia o capacidad de decisión sobre las propias tareas y sobre las de la unidad o departamento. El "control" sobre el trabajo representa un aspecto positivo de éste, y su ausencia o defecto es un factor de riesgo. En este sentido es también importante el nivel de influencia sobre todas las condiciones de trabajo (ordenación de la jornada, movilidad entre funciones, entre departamentos....) así como el sentido del trabajo (o implicación con su contenido). Hay tres razones por las cuales se debe controlar el trabajo: 1. Para tener un seguimiento del avance: el gerente de proyecto debería usar un sistema de reportes periódicos que indiquen el avance de los entregables. Estos reportes deben resumir el trabajo del último período y además describir el progreso acumulado desde el comienzo del proyecto. 2. Para detectar desvíos del plan original: los desvíos son importantes para los patrocinadores del proyecto y en general para el Directorio de la organización. Para detectar las variaciones, el gerente de proyecto necesita comparar el trabajo actual con el planificado. Si el proyecto es mediano o grande y contiene cientos de actividades y tareas, la información debe ser presentada gráficamente, de lo contrario es muy aburrida y es muy difícil interpretarla. 3. Para tomar acciones correctivas: para corregir los desvíos el gerente debe saber donde esta el problema y cuales son sus causas. Identificar el problema y sus causas es el 50% de la solución.
DIAGRAMA DE GANTT Un diagrama de Gantt es una representación gráfica y simultánea tanto de planificación como de programación concreta de procesos y/o proyecto desarrollada por Henry L. Gantt a principios del siglo XX. Mediante el uso del diagrama de Gantt podemos representar y monitorizar el desarrollo de las distintas actividades de un proceso y / o proyecto durante un período de tiempo, de manera fácil y rápida. En este tipo de diagramas se representan de forma muy clara las distintas fases de un proceso y / o producto, de manera ordenada y en forma de gráfica (barras horizontales), permitiéndonos planificar y programar las distintas fases de un proceso y/o proyecto. Los diagramas de Gantt se utiliza concretamente para:
La planificación y programar las actividades a realizar en la resolución de problemas. La planificación y programación de tareas derivadas de procesos de mejora. La planificación y programación de proyectos. La planificación y programación de planes de acción.
El diagrama de Gantt es la base para la generación e implantación de otras metodologías de gestión y control de proyectos como PERT, CPM, Cadena Crítica. Elementos del diagrama de Gantt
En el eje Horizontal: es un calendario, o escala de tiempo definido en termino de unidad mas adecuado al trabajo a ejecutar: hora, dia, semana, mes, etc.
En el eje Vertical: Las actividades que constituyen el trabajo a ejecutar. Símbolos Convencionales: En la elaboración del grafico Gantt, se acostumbra a
utilizar determinados símbolos, aunque pueden diseñarse muchos otros para atender las necesidades específicas del usuario.
DIAGRAMA DE FELCHAS Método del Diagrama de Flechas es una técnica de red de proyecto donde las actividades se representan como flechas que indican las dependencias entre las relaciones. Su utilización está cayendo en desuso debido a las ventajas que tiene la representación de actividades mediante relaciones, conocida como PDM. Las ventajas del PDM hicieron que la mayoría de los sistemas de computación desarrollados en los últimos años usen esa representación. Este documento sirve de guía para el proceso de planificación de proyectos. Describe desde la visualización de la secuencia de acciones a desarrollar en dichos proyectos (Diagrama de Flechas), hasta la evaluación de tiempos de realización de las mismas (PERT), y la evaluación de la relación entre dichos tiempos y los costes en que se incurre en su desarrollo. Las ventajas de PDM frente a ADM son:
La construcción de la red es mucho más sencilla ya que no requiere actividades ficticias.
Su modificación es trivial, frente a las complicaciones que pueden aparecer en ADM.
Permite introducir demoras en las relaciones, que en ADM implicaría la introducción de una nueva actividad, incluso se pueden usar demoras negativas en el caso en que la sucesora pueda empezar antes de finalizar la precedente.
Se pueden usar cuatro tipos de precedencias:
Fin Comienzo: Para comenzar la actividad debe haberse completado su precedente.
Comienzo Comienzo: Para comenzar una actividad debe haber comenzado su precedente.
Fin Fin: Para finalizar una actividad debe haberse finalizado su precedente.
Comienzo Fin: Para finalizar una actividad debe haber comenzado su precedente. En cada una pueden usarse además demoras.
CONTROL PATH METHOD El método de la ruta crítica o del camino crítico es un algoritmo utilizado para el cálculo de tiempos y plazos en la planificación de proyectos.1 Este sistema de cálculo conocido por sus siglas en inglés CPM fue desarrollado en 1957 en los Estados Unidos de América, por un centro de investigación de operaciones para las firmas Dupont y Remington Rand, buscando el control y la optimización de los costos mediante la planificación y programación adecuadas de las actividades componentes del proyecto. En administración y gestión de proyectos, una ruta crítica es la secuencia de los elementos terminales de la red de proyectos con la mayor duración entre ellos, determinando el tiempo más corto en el que es posible completar el proyecto. La duración de la ruta crítica determina la duración del proyecto entero. Cualquier retraso en un elemento de la ruta crítica afecta a la fecha de término planeada del proyecto, y se dice que no hay holgura en la ruta crítica. Un proyecto puede tener varias rutas críticas paralelas. Una ruta paralela adicional a través de la red con la duración total cercana a la de la ruta crítica, aunque necesariamente menor, se llama ruta sub-crítica. Originalmente, el método de la ruta crítica consideró solamente dependencias entre los elementos terminales. Un concepto relacionado es la cadena crítica, la cual agrega dependencias de recursos. Cada recurso depende del manejador en el momento donde la ruta crítica se presente. A diferencia de la técnica de revisión y evaluación de programas, el método de la ruta crítica usa tiempos ciertos (reales o determinanticos). Sin embargo, la elaboración de un proyecto basándose en redes CPM y PERT son similares y consisten en:
Identificar todas las actividades que involucra el proyecto, lo que significa, determinar relaciones de precedencia, tiempos técnicos para cada una de las actividades.
Construir una red con base en nodos y actividades (o arcos, según el método más usado), que implican el proyecto.
Analizar los cálculos específicos, identificando la ruta crítica y las holguras de las actividades que componen el proyecto.
En términos prácticos, la ruta crítica se interpreta como la dimensión máxima que puede durar el proyecto y las diferencias con las otras rutas que no sean la crítica, se denominan tiempos de holgura.
METODO
Control de Formas
Control de Trabajo
Diagrama de Gantt
Diagrama Flechas
Control Method
de
Pathn
USO
VENTAJAS
DESVENTAJAS
Se utiliza para llevar el control de las actividades en una hoja cualquiera, para tener la información exacta.
Al llevar un control determinado se realizara mejor el trabajo ya que esta nos sirve como cronograma para saber en qué fechas se realizaran las actividades. Esto es muy útil ya que a través de este podremos conocer lo problemas y darles y una posible solución a tiempo, ya que se llevara un control de trabajo de cada persona.
Si no se lleva bien el control esto puede ser perjudicial ya que por una actividad mal coordinada las demás se verán afectadas.
Se utiliza para tomar decisiones durante la ejecución del proyecto a medida que surgen problemas. Dependiendo de la experiencia y habilidades de los recursos. Se utiliza para determinar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo del un tiempo determinado Se Utiliza para las actividades necesarias en el cumplimiento de una tarea compleja lo más pronto posible, controlando el progreso de cada actividad. Se Utiliza para conocer la coordinación del trabajo de miles de personas.
El diagrama de Gantt es muy útil ya que este nos permitirá determinar el tiempo de las actividades y poder llevar el control exacto de las fechas. Y realizarlo de una manera fácil y rápida. Es beneficiosa para el desarrollo seguimiento
y de
los
proyectos
Es eficaz al inicio de la planificación, su trazado requiere un nivel mínimo de planificación es decir que no es necesario que haya un plan para representar el grafico.
Si se da mal uso de este control puede llegar a crear un ambiente laboral malo por el abuso de autoridad, y no se podrá cumplir con el objetivo ni determinar los posibles problemas Si no se le da seguimiento a las actividades a realizarse a cada cierto tiempo esto dificultara el trabajo ya que pueden quedarse estancadas las demás tareas por realizar. indica el margen de seguridad de tiempo de que se dispone para alcanzarlo, sin comprometer el plan de marcha del proyecto. El grafico se vuelve algo confuso al momento que se inicia la ejecución y es necesario que se elabore otro grafico.