Offentliga Affärer nr-1 2011

UPPHANDLING EKONOMI juridik utbildning vård ledarskap miljö konferens

Juridik

Avtalens giltighetstid stjälper upphandlingar Stort tema: säkerhet

Näringslivet får ta stort ansvar vid kris

Profilen

Nr 1 2011 | Nittonde årgången

Pris 79 kr

Upphandling för 11,6 miljarder vann pris Ylva Grahn Agering

Ny chef på den statliga inköpscentralen Avtalsnytt: Managementkonsulter, e-förvaltning och betalningstjänster

”Svarta pengar handlar om viktigare saker än pengar...”

Lars Täuber, vd ISS Sverige

Skatteverkets uppskattningar visar att den svarta ekonomin uppgår till omkring 70 miljarder! En hisnande stor summa* som skulle kunna berika våra liv på många sätt. Men den svarta ekonomin för också med sig kostnader som urholkar våra liv och synen på hur vi vill bemötas som människor.

Svarta pengar handlar om rättvisa.

Det är bara lika villkor som kan skapa den konkurrens som engagerar och utvecklar. Som skapar de alternativ som berikar alla verksamheter och som attraherar den bästa kompetensen. Svarta pengar kan liknas vid fusket inom idrotten. En frestelse för den enskilde (det går att vinna kortsiktiga segrar) men förödande på sikt. Varje deltagare måste

www.iss-fs.se 020-155 155

därför ta ansvar för att regelsystemet efterlevs.

Och belöningen är tydlig: livskraftigast blir de verksamheter med förutsägbara regler.

Svarta pengar handlar om jämställdhet.

Det är de svaga som utnyttjas. De lågutbildade, de papperslösa, de nyanlända, de arbetslösa, de utan yrkeskompetens. Att erbjuda någon svart ersättning innebär att man samtidigt säger att du är utbytlig. Enda skälet till att jag erbjuder dig ett jobb är att jag vet att du inte har möjlighet att välja. Det är inte din kompetens jag är ute efter, bara att du utför en enkel uppgift. Jag känner ingen respekt för dig, det är därför jag utnyttjar dig.

Svarta pengar handlar om mänsklig värdighet.

Den som tvingas utföra sitt arbete mot svart betalning ställs utanför samhället. Anställningsavtal gäller inte. Arbetsskadeförsäkringar gäller inte.

Intjänande av pension gäller inte. Normala kontakter med banker och fondsparande gäller inte. Allt det vi betraktar som det normala livet ställs man utanför. Man är inte en riktig samhällsmedborgare. Man berövas den värdighet som är självklar för oss andra.

Svarta pengar handlar om attityd och ansvar.

De pengar som på det här sättet försnillas kanske vi kan kanske klara oss utan. Frågan är om vi kan leva med en människosyn där det är acceptabelt att dagligen kränka de egna medarbetarna, liksom uppköpare som ofta handlar i god tro. Vi tror att priset för den inhumana människosynen inte kan mätas eller förstås i pengar. Vi tror att det är ett ansvar vi alla i våra olika samhällsroller måste axla.

Våra utfästelser.

Vi är Nordens största företag inom outsourcing och facility management. Vi levererar tjänster inom hundratals olika serviceområden. Ibland i konkurrens med leverantörer där man kan misstänka att konkurrensen sätts ur spel med svarta pengar. Vi tar vårt ansvar i kampen mot den svarta ekonomin på två tydliga sätt.

”människosyn kan aldrig mätas och förstås i pengar...”

Det ena är att vi nästan undantagslöst utför allt arbete med egen personal. Det ger oss total insyn och kontroll förutom att det har många andra positiva effekter, både för medarbetare och kunder.

Det andra är att vi, när vi i begränsad omfattning arbetar med underleverantörer, har utvecklat kontrollsystem och samarbetsmodeller som gör att vi får tranparens.

Vi gör utfästelserna för att visa vårt starka förtroende för våra medarbetare, för våra ansvarssystem och som en garanti för alla våra kunder och samarbetspartners. Men än mer ger vi utfästelserna som vårt bidrag till samarbetsrelationer som ska bidra till mänsklig värdighet. Vi står helt enkelt alltid upp mot svarta pengar! *) Omräknat i sekunder är det lättare att förstå hur mycket en miljard är. 1 miljard sekunder är nästan 32 år! Det betyder att 70 miljarder sekunder är längre än från vår tideräknings början, drygt 2 200 år.

”vi utför vårt arbete med egen personal...”

h Ut oc r! å gå i v

Gå med i

vårens roligaste stegtävling för företag!

Alla vet att det är bra med motion. Men ibland kan man behöva en morot för att komma igång.

MotioMera gör det enkelt att inspirera alla på företaget att röra lite mer på sig varje dag.

Samtidigt har ni roligt tillsammans.

Dina medarbetare kommer att börja promenera som aldrig förr, samtidigt som lagandan får ett rejält uppsving.

Konceptet är enkelt!

På motiomera.se registrerar man sina steg, eller annan motion, varje dag. Allt omvandlas sedan till steg som man går genom Sverige med.

Ni tävlar både lagvis inom företaget och mot andra företag. Varje vecka finns det chans att vinna fina priser!

Den stora vårtävlingen startar 9/5 och pågår i 5 veckor. Anmälan senast den 2/5 på www.motiomera.se/foretag.

För alternativa startdatum, se info på sajten.

Liselotte Stålberg chefredaktör på tidningen MåBra

Passa på!

Anmäl ditt företag innan 11/3 och få

20 % rabatt!

Ord pris 289:– * per deltagare inkl. stegräknare

Gå genom Sverige * Exkl moms. Frakt ingår.

Hela summan är avdragsgill som motionsaktivitet.

Tävla i lag

En tjänst från tidningen

4 Anmäl dig och ditt företag idag på www.motiomera.se/foretag Offentliga Affärer 1 2011 | www.offentligaaffarer.se

Innehåll

Ylva Grahn Agering

8

Offentliga Affärer nr 1 2011

Med ljus och lykta Efter en lång rekryteringsprocess lyckades Kammarkollegiet till slut finna rätt person för jobbet som chef över den statliga inköpssamordningen – Ylva Grahn Agering. Den röda tråden i hennes karriär har varit effektiv användning av skattemedel.

12 Vem har makten över medlen?

En stor del av dagens samhällsviktiga verksamhet utförs idag av privata företag. Utan näringslivets engagemang i krishanteringen riskerar samhället att bli allvarligt lidande vid större incidenter.

Myndigheten för samhällsskydd och beredskap delar här med sig av sin kunskap på området.

30 Nu är det enkelt att ta socialt ansvar En ny ISO-standard och ett konkret, webbaserat verktyg ska hjälpa upphandlare att ställa sociala krav och följa upp leverantörernas efterlevnad av villkoren. Läs också om landstingens arbete med uppföljning – en inte alldeles enkel process.

8

38 Stort kunskapsutbyte på Upphandlingsdagarna Civil- och bostadsminister Stefan Attefall öppnade Upphandlingsdagarna i dialog med utredare Anders Wijkman och moderator Fredrik Tamm.

Här får du ett kort utdrag av det bästa från konferensen.

48 Att leda till kreativitet Ansvaret för att skapa den kreativa arbetsplatsen ligger på ledarskapet. Som ledare kan du ge förutsättningarna för medarbetarnas kreativitet.

Läs forskaren Evelina Wahlqvists tankar och råd för att få till den kreativa miljön.

38

48

Optimize workflow Hur effektiva är era arbetsflöden – egentligen? Hanterar ni era dokument med hjälp av en alltmer vildvuxen flora av multifunktionssystem, skrivare och scanners? Vad sägs om att få ett snabbt svar på hur era arbetsflöden ser ut, om delar av er dokumenthantering är onödigt dyr eller ineffektiv och i så fall var? Vädrar du goda affärer? Vi kallar det optimize workflow! Kontakta oss på www.sharp.se

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2011

5

KONfErENs LEDArsKAP

MILjö

Ledare Juridik

UtbILDNING

vårD

Avtalens giltighetstid stjälper upphandlingar Stort temA: säkerhet

UPPHANDLING

EKONOMI

jUrIDIK

Näringslivet får ta stort ansvar vid kris

ProfileN

Nr 1 2011 | Nittonde årgången

Pris 79 kr

Upphandling för 11,6 miljarder vann pris Ylva Grahn Agering

Ny chef på den statliga inköpscentralen Avtalsnytt: Managementkonsulter, e-förvaltning och betalningstjänster

Offentliga Affärer utges av

Myndigheter har ingen aning om vad deras IT kostar

R

Layout Nadja Törnblad

iksrevisionen slår i sin granskning fast att det finns åtta olika delanalyser som en myndighet måste göra för att kunna komma fram till en dokumenterad och välgrundad slutsats om huruvida ett system eller IT-tjänst bör outsourcas eller inte. Men enligt granskningen är det ytterst få som har gjort det. 97 procent av myndigheterna har bara haft tre eller färre av de nödvändiga åtta delanalyserna när de gjort outsourcingprövningar.

Två tredjedelar av de tillfrågade myndigheterna tycker inte själva att de gjort en tillräckligt bra sourcingprövningar av sin ITverksamhet.

Men ett än större hinder för myndigheterna att genomföra välgrundade outsourcingprövningar är att mer än hälften inte kan redovisa en fullständig bild av sina egna IT-kostnader. Då blir det svårt att jämföra med kostnaderna för en outsourcingleverantör, konstaterar Riksrevisionen.

Omslagsfoto Jonas Eriksson

Samverkande metoder för utveckling

VD och Ansvarig utgivare Urban Nilsson urban@hexanova.se Ekonomi Lina Akyuz lina@hexanova.se Redaktionsledning Malin Ulfvarson malin.ulfvarson@hexanova.se Journalister Arne Öster Stina Rangmar Malin Ulfvarson Krönikör Anna Ferneman Annonsbokning Sören Solefors Tel: 031-719 05 14 soren.solefors@hexanova.se

Tryck Elanders www.elanders.se Projektledning Göteborg Sören Solefors soren.solefors@hexanova.se Martin Nyman martin.nyman@hexanova.se Projektledning Stockholm Anita Sanderholm anita.sanderholm@hexanova.se Kent Mossheden kent.mossheden@hexanova.se Adress-/namnändringar adressandring.oa@hexanova.se Adress Göteborg (HK): Hexanova Media Group AB Fiskhamnsgatan 2 414 58 Göteborg Tel: 031-719 05 00 Fax: 031-719 05 29 Adress Stockholm: Hexanova Media Group AB Drakenbergsgatan 2 117 41 Stockholm Tel: 031-719 05 00 Fax: 08-618 03 27 www.offentligaaffarer.se

ISSN 1653-3674 Offentliga Affärer distribueras till chefer, inköpare och upphandlare inom den offentliga sektorn.

Det ärwww.offentligaaffarer.se Sveriges största affärsmagasin riktat till| hela Offentliga den offentliga sektorn. För en detaljerad distributionslista, kontakta vår annonsavdelning.

Hur ska man hantera en kris framgångsrikt och när behöver en organisation professionell hjälp att ta sig igenom en kris? Vi har tagit hjälp av Erik Trygg, legitimerad psykoterapeut med stor erfarenhet av att hjälpa organisationer att hantera kriser av olika slag.

Etik och miljö

Från och med 2010 riktar samtliga Sveriges landsting och regioner samma krav på sina avtalsleverantörer gällande socialt och miljöansvar vid produktionen av de varor som upphandlas. En gemensam uppförandekod är basen för de sociala kraven.

Urban Nilsson, Ansvarig utgivare

Skatteverket har utvecklat ett antal etjänster för att underlätta för företagare och deklaranter. Tjänsterna har emellertid inte blivit använda i den omfattning som Skatteverket hade räknat med.

Med stöd av Dataföreningen och Vinnova har forskare från Stockholms universitet, Linköpings universitet och Högskolan i Skövde samt verksamhetsutvecklare på Skatteverket, SAS och Ericsson arbetat tillsammans under tre år i projektet SAMverkande METoder för kundinteraktiv tjänsteutveckling (SAMMET).

Ny chef för statliga inköpssamordningen

Kammarkollegiet är en statlig myndighet med över trettio olika arbetsuppgifter inom främst juridik, ekonomi, upphandling, riskhantering och administration.

Vi har ställt fem frågor till Ylva Grahn Agering, nyrekryterad chef på den statliga inköpscentralen på Kammarkollegiet.

Krisberedskap – vem har makten över medlen?

Hur står det till med Sveriges krisberedskap? Ett område som behöver förstärkas rör resurser som idag kontrolleras av det privata näringslivet.

Affärer 1 2011

”

Då blir det svårt att jämföra med kostnaderna från en outsourcingleverantör.

7

Med ljus och lyk Efter en långdragen rekryteringsprocess som påbörjades sommaren 2010 lyckades Kammarkollegiet till slut finna rätt person för jobbet som chef över den statliga inköpssamordningen. Ylva Grahn Agering har rätt bakgrund för jobbet. Den röda tråden i hennes karriär har varit effektiv användning av skattemedel.

Y

lva Grahn Agering kommer närmast från Finansdepartementet där hon de senaste åren varit chef över en avdelning som bland annat hanterat frågor kring den nya upphandlingslagstiftningen, den statliga inköpssamordningen och framväxten av upphandlingsstödet.

Vi fångar henne för en telefonintervju mitt i arbetet med att packa ner kontoret på Finansdepartementet, en arbetsplats där hon tillbringat femton år av sin karriär hittills.

Vad är det första du ska ta tag i på ditt nya jobb?

– Jag ska börja med att lära känna alla nya medarbetare och sätta mig in i mina nya arbetsuppgifter, säger Ylva Grahn Agering.

8

Hon tycker att det är för tidigt att gå in på några detaljer kring de nya arbetsuppgifterna, men hon bekräftar att verksamhetsområdet lockar.

– Offentlig upphandling är ett spännande och betydelsefullt arbetsområde som omsätter närmare 17 procent av Sveriges BNP. Jag ser det som viktigt att värna om den goda affären och underlätta för både inköpare och leverantörer.

En aktuell fråga

Hon säger att ett sätt att göra det är genom elektroniska stödsystem.

– Offentlig upphandling är en aktuell fråga, inom EU utreder man regelverket och i Sverige har Anders Wijkman fått i uppgift att utreda frågan. Vi kommer troligtvis se

förändringar inom upphandlingen framöver.

Syftar du på förändringar i lagstiftningen?

– Nej, det är för tidigt att säga något om.

Men den offentliga upphandlingen är ett område under utveckling. En viktig del av utvecklingen är stöd som ökar användarvänligheten, som till exempel e-upphandling.

Ett annat område på tapeten är den offentliga upphandlingen som verktyg för att påverka samhällsutvecklingen, genom att ställa miljö- och etiska krav.

– Den offentliga upphandlingens betydelse för andra politikområden kommer inte att minska.

Hon vill inte svara på hur hon själv ser på offentlig upphandling som ett politiskt styrmedel, utan påtalar att det gör ämnet komplext.

– I grunden är offentlig upphandling ett

Offentliga Affärer 1 2011 | www.offentligaaffarer.se

profilen | YLVA GRAHN AGERING – NY CHEF PÅ DEN STATLIGA INKÖPSCENTRALEN

”

Min karriär har inte varit utstakad från början utan har växt fram med åren.

sionsverket handlade uppdragen ofta om att i efterhand analysera verksamheten, medan departementet är placerad mitt i ett flöde av ärenden som måste hanteras direkt. Det har gjort att arbetet har varit mer händelsestyrt.

kta

FOTO: Jonas Eriksson

Dags att bredda sig

medel för den goda affären, och vad som ingår i begreppet den goda affären är rimligt att diskutera politiskt.

Ingen utstakad karriär

Ylva Grahn Agering är utbildad ekonom och började sin karriär på en privat revisionsbyrå. Det var ett spännande första jobb och mycket att göra, men när hon av en tillfällighet såg en platsannons från dåvarande Riksrevisionsverket var det något helt annat som lockade.

– Min karriär har inte varit utstakad från början utan har växt fram med åren. Jag sökte mig till arbetsuppgifter med ett brett samhällsperspektiv och tittar jag tillbaka kan jag se att det generellt har handlat om effektiv användning av skattemedel, säger Ylva Grahn Agering.

Till Finansdepartementet kom hon efter några år på Riksrevisionsverket.

– Jag lyssnade på en föreläsare från Finansdepartementet och lockades av att arbeta mer operativt än granskande. På Riksrevi-

Ylva Grahn Agering har arbetat femton år på Finansdepartementet, men hon gjorde en avstickare till den kommunala sektorn efter några år på Finansdepartementets budgetavdelning. Hon kände ett behov av att bredda sin kompetens och få en inblick i den kommunala ekonomin.

– Jag sökte mig till Stockholms stad och arbetade i budgetstaben i stadshuset. Men det blev en relativt kort period eftersom jag lockades tillbaka till Finansdepartementet med ett chefsjobb.

Sedan 1999 har hon haft olika chefsuppdrag på departementet, berättar hon.

På frågan om hon haft några yrkesmässiga förebilder svarar hon nej, men hon har länge arbetat med personer hon haft en stor respekt för.

– Jag har haft förmånen att arbeta i kunskapsorganisationer med väldigt mycket kompetens. Jag känner respekt för många kollegor och kulturen har varit att man bjuder på sina erfarenheter och kunskaper. Det är något jag också försökt anamma.

I vilket skede är det dags att gå vidare i karriären?

– För min del har det ofta varit något som har triggat ett byte av jobb, till exempel en platsannons eller ett föredrag. Ibland är det tillfälligheter. Men jag har också vid något tillfälle känt att jag har behövt nya erfarenheter, som till exempel när jag sökte mig till kommunen. Att känna att det finns något nytt att lära sig på arbetet har varit viktigt för mig.

Vad är nytt på din nya tjänst?

– Verksamheten på Kammarkollegiet är väldigt operativ jämfört med mina uppdrag på departementet där frågorna varit mer övergripande. Det är ett nytt perspektiv för mig. Dessutom är själva ledarskapsfrågorna nya för mig eftersom avdelningen på Kammarkollegiet är helt nyetablerad, med kompetenser från många olika myndigheter. Det känns väldigt spännande.

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2011

Inget stort kontrollbehov

Ylva Grahn Agering bor med sin man, två tonårsbarn och en hund i en lägenhet i Vasastan i Stockholm. När hon behöver koppla av tar hon en promenad med hunden, eller umgås med sin familj.

– Vi tycker allihop om friluftsliv och åker skidor, vandrar i fjällen och när sommaren kommer flyttar vi ut till landstället på Värmdö.

Hon berättar att hon joggar med sin son ibland, men det blir inte så många meter tillsammans.

– Jag ser hans rygg en stund när han springer iväg, betydligt snabbare än jag.

En och annan bok hinner hon också läsa på fritiden, både skönlitteratur och en del populärvetenskap.

– Jag fascineras av astronomi, framförallt av begreppet tidsrymd. Det är svårt att begripa och gör att man tappar greppet för ett tag.

Så du är inte någon person med stort kontrollbehov?

– Rent yrkesmässigt är jag som sagt van vid att arbeta med väldigt kompetent personal och jag har inga problem att delegera, säger Ylva Grahn Agering.

Då har jag bara två frågor till; hur hanterar du misslyckanden?

– Misslyckanden kan i bästa fall ge upphov till ett lärande. Jag försöker ha det angreppssättet – att analysera och komma fram till vad som gick fel kan faktiskt ge ganska mycket kunskap, säger hon.

Hur hanterar du framgång då?

– Som vad till exempel?

Ja, som till exempel att bli rekryterad till en ny chefstjänst.

– Jag ser det mer som en utmaning än som en framgång. Det finns inga statiska situationer, det handlar om att varje dag och varje stund fullfölja sitt uppdrag och vidareutveckla verksamheten. Rekryteringen innebär att jag har fått ett förtroende och det triggar mig, jag kan inte luta mig tillbaka, säger Ylva Grahn Agering.

Malin Ulfvarson

9

nyheter UR NYHETSFLÖDET FRÅN OFFENTLIGAAFFARER.SE Halland bäst i landstingsklassen Staten har delat ut kömiljarden till de landsting som bäst lyckats korta sina vårdköer under 2010.

Sveriges första professor i patientsäkerhet

Vill inte ingå i ny upphandlingsmyndighet Miljöstyrningsrådet vill inte bli del av en ny upphandlingsmyndighet. SvenOlof Ryding, vd på Miljöstyrningsrådet, är hård i sin kritik över Statskontorets förslag.

Statsbudgeten nära balans Statsbudgeten har kraftigt förbättrats jämfört med 2009. Det beror på att den starka återhämtningen i svensk ekonomi lett till högre skatteinkomster, samtidigt som utgiftsökningen varit måttfull.

Säkerhetsrisk: e-posten går via utlandet Var femte svensk myndighet och kommun skickar sin e-post via utlandet.

Därmed kan utländska myndigheter läsa svenska myndigheters och medborgares e-post.

Fler anbud med e-upphandling E-upphandling kan bidra till att ledtider kortas och att fler leverantörer har möjlighet att delta i offentliga upphandlingar.

SKL Kommentus startar inköpscentral SKL Kommentus vill inte avvakta regeringens utredning utan kommer nu att börja göra upphandlingar i eget namn.

S

ocialstyrelsens senaste studie om brister i svensk sjukvård visar på skrämmande siffror: 3 000 dödsfall och 630 000 extra vårddygn varje år på grund av bristande patientsäkerhet. Nu får Sverige sin första professor i ämnet, en professur som hamnar på KTH i Stockholm och som ska se till att färre patienter hamnar i kläm på grund av felbehandling.

– Var tionde vårdtillfälle leder till någon form av skada för patienten. Tyvärr finns det ingen nationell strategi när det rör patientsäkerhet ur ett systemperspektiv. Sverige har hamnat på efterkälken i de här frågorna, säger Iréne Tael, KTH-forskare med patientsäkerhet som specialitet. Hon är verksam vid Skolan för teknik och hälsa där den nya professuren placeras.

Hon tycker att Sverige utöver att formulera mål om minskade vårdköer även införa mål be-

träffande patientsäkerhet, till exempel en nollvision för antalet döda och svårt skadade. Hon tar Trafikverkets säkerhetsarbete som exempel.

– Det finns de som hävdar att detta inte går att översätta till sjukvården eftersom den är för komplex, för stor och med för många involverade. Men jag hävdar motsatsen. Och vi ska inte glömma att trafiken består av helt vanliga människor, säger Iréne Tael.

Vad ska professorn göra när vederbörande kommer till KTH? – Studera vårdens förutsättningar och villkor för att kunna se var brister och styrkor finns. Att sätta sig in i och förstå vad som ger positiva och negativa effekter, så att det inte behöver chansas så mycket som det görs idag, säger Iréne Tael.

Salems kommun väljer Googles moln Salem är den första kommunen i landet som flyttar sina IT-tjänster till Google Apps.

Två nya regioner har bildats Från årsskiftet har vi två nya landstingsregioner, Halland och Gotland.

Syftet är att stärka det regionala självstyret.

Framgångsrikt demokratiprojekt Valdeltagandet bland Malmös förstagångsväljare ökade med nära fem procent. Det gläder demokratiambassadörerna, som har arbetat hårt för att få unga människor att gå och rösta.

Hett vatten fara på förskolor och äldreboenden En ettåring fick nyligen svåra brännskador i samband med blöjbyte på förskolan. Orsaken var hett kranvatten.

10

80 miljoner till landsortsbutiker

Var ska höghastighetstågen gå?

För att skapa god tillgänglighet till kommersiell service i gles- och landsbygder satsas ytterligare 20 miljoner kronor årligen under de kommande fyra åren.

Pengarna ska användas till att exempelvis stärka butiker och drivmedelsstationer av strategisk betydelse i glest befolkade områden. Tillväxtverket får uppdraget att fördela pengarna.

För att ta reda på hur hela Skåne kan dra nytta av höghastighetståg satsar Region Skåne och de skånska kommunerna två miljoner kronor på en egen utredning. Man är kritisk till det förslag som regeringens utredare Gunnar Malm tog fram 2009 och som förordar två höghastighetsbanor i Sverige, en Stockholm – Göteborg och en Stockholm – Malmö, via Helsingborg. I Skåne vill man istället att höghastighetsbanan ska dras från Markaryd via Hässleholm till Malmö, och inte via Helsingborg. Enligt utredningens tidsplan ska höghastighetstågen starta 2023-2025.

Offentliga Affärer 1 2011 | www.offentligaaffarer.se

Populärt med outsourcing i kommuner

D

en årliga undersökningen Outsourcingbarometern visar att tre av fyra upphandlare i Sveriges kommuner tror att man kommer lägga ut mer av den kommunala verksamheten på privata aktörer.

Undersökningen är utförd av TNS Sifo på uppdrag av tjänsteföretaget ISS. Upphandlingsansvariga från 100 av landets 280 kommuner intervjuades i mitten av januari 2011 och fick svara på frågor om outsourcing.

Något fler än hälften är ganska eller mycket positiva till att lägga ut vissa kommunala verksamheter. Endast var tionde är negativt inställd.

Nästan två tredjedelar av de intervjuade bedömer att andelen outsourcad verksamhet kommer att öka inom de närmaste ett - två åren och 77 procent att den kommer att öka inom de närmaste fem åren.

Det är fler kommuner med borgerlig majoritet än med S-majoritet som tror att outsourcingen kommer att öka.

Bland de skäl som anges för att lägga ut kommunal verksamhet nämns främst politiska beslut och maktskiften som förändrar inriktningen.

Detta kan jämföras med fjolårets undersökning, där man i högre grad angav kostnads-

besparingar och fokusering på kärnverksamheten som orsak till att lägga ut vissa verksamheter.

De verksamheter som i högst utsträckning läggs ut är byggoch projektledning, (54 procent av kommunerna outsourcar verksamhet inom detta område), städning 45 procent, ”andra tjänster” 46 procent, och bemannings- eller vikarietjänster, 44 procent.

Två tredjedelar av de intervjuade bedömer att man fortfarande utför minst 90 procent av de kommunala verksamheterna i egen regi. Minst intressant att lägga ut är fastighetsförvaltning, mat & dryck och kontorstjänster.

– Årets undersökning bekräftar det som kom fram i förra årets undersökning, nämligen att det finns ett tydligt intresse och också en vilja att outsourca kommunala verksamheter. Hela den offentliga sektorn beräknas köpa outsourcade tjänster för omkring 400 miljarder kronor, en siffra som sannolikt ökar till cirka 500 miljarder kronor inom de närmaste åren, säger ISS vd Lars Täuber.

I nästa nummer av Offentliga Affärer återkommer vi till ämnet outsourcing i offentlig sektor.

QBRANCH:

DIN IT-LEVERANTÖR!

Qbranchs mission är att få IT att fungera.

Vår strategi är att växa genom riktigt nöjda kunder och vi har stor erfarenhet av kunder inom den offentliga sektorn.

I februari 2010 tecknade Kammarkollegiet ramavtal med Qbranch inom området helhetsdrift.

Qbranch är det första företaget i Sverige som tilldelats den internationella certifieringen ISO/IEC 20000. Detta är ett bevis på att Qbranchs tjänste- och produktleveranser möter standardens högt ställda krav på kvalitet.

Q-Bransch

Qbranch är en av Sveriges Bästa Arbetsplatser och i år kom vi på fjärde plats i Great Place to Works arbetsplatsundersökning, något vi givetvis är glada och stolta över.

Vi är nämligen övertygade om att nöjda medarbetare och nöjda kunder går hand i hand. Medarbetare som trivs och gillar att gå till jobbet gör en bra arbetsinsats vilket gynnar vårt arbete med att skapa IT-branschens mest nöjda kunder.

Läs mer om vårt erbjudande på www.qbranch.se

Finanskriskommitté tillsatt Denna kommitté ska se över det svenska regelverket för hantering av finansiella kriser och föreslå åtgärder för att framtida finansiella kriser i första hand kan mildras genom förebyggande åtgärder. Fokus för kommitténs arbete är att värna skattebetalarnas intressen och allmänhetens förtroende för det finansiella systemet.

– Utgångspunkten är mycket tydlig, skattebetalarnas pengar ska värnas när staten behöver ingripa i kriser. Bankernas ägare, inte skattebetalarna, ska ta förlusterna vid för riskfyllt agerande, säger finansmarknadsminister Peter Norman i ett pressmeddelande.

Kommittén ska bland annat analysera och dra slutsatser av hanteringen av den senaste globala finansiella krisen, både i Sverige och i omvärlden. Uppdraget ska redovisas senast den 15 augusti 2012.

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2011

11

Tema: OFFENTLIG SÄKERHET

Krisberedskap:

Vem har makten över medlen?

A

vregleringar och globalisering har medfört strukturella förändringar i samhället. Sverige, liksom många europeiska länder, har under 1990-talet, helt eller delvis, privatiserat bland annat energiförsörjningen, telekommunikationsmarknaden och transporter.

– Detta har lett till förändrade ansvarsförhållanden. Mycket av dagens samhällsviktiga verksamhet finns idag inte under statligt inflytande utan ägs av privata företag. I många fall har avreglering av samhällsviktig verksamhet utförts utan att staten ställt några direkta motkrav på funktionalitet, säger Johanna Sandefeldt.

Hon är handläggare för samverkansmetoder på Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB, och även på tidigare Krisberedskapsmyndigheten. Där har hon varit med och startat ett antal nätverk med näringslivet, bland annat ett näringslivsråd.

– I ett näringslivsråd avhandlas strategiska frågor om hur vi nationellt kan stärka samhällets krisberedskap genom samverkan mellan näringslivet och offentliga sektorn, säger Johanna Sandefeldt.

Utan näringslivets engagemang – i detta fall ägare av samhällsviktig verksamhet – i krishanteringen riskerar samhället att bli allvarligt lidande vid större händelser. Kan inte samhällsviktig verksamhet uppnå robusthet blir konsekvenserna stora då samhället har starka beroenden.

– Vi ser tydliga beroenden i samhället.

Samhällskritiska verksamheter, såsom elförsörjning, transporter och livsmedelsförsörjning är beroende av andra verksamheter i flera led.

Hon räknar vidare upp drivmedel, telekom, finansiella tjänster och kommunalteknisk försörjning såsom avfall, avlopp, dricksvattenförsörjning och fjärrvärme.

– De offentliga institutionerna har det övergripande ansvaret för samhällets säkerhet, men den privata sektorn måste komplettera och förstärka genom att ta ansvar för att deras egen verksamhet, i samverkan med andra, fungerar även vid svåra påfrestningar, så som vid kriser.

12

Hur står det till med Sveriges krisberedskap? Ett område som behöver förstärkas rör resurser som idag kontrolleras av det privata näringslivet.

Hur motiverar vi dem?

Hur motiverar man näringslivet till en sådan samverkan, de drivs ju främst av kommersiella krav från kunder och ägare?

– Det finns ett ömsesidigt intresse från såväl offentliga sektorn som näringslivet, att samhället ska fortsätta att fungera även vid kriser. Staten å ena sidan är beroende av att näringslivet fortsätter att leverera varor och tjänster, näringslivet å andra sidan är beroende av att samhället fungerar, så att det finns en fortsatt fungerande marknad att agera på, säger Johanna Sandefeldt.

Om ett företags verksamhet går ner förlorar företagen självklart intäkter, men det

stannar inte där. Blir människor även starkt påverkade av att företagens verksamhet minskas i någon form, finns även risken att företagens varumärken påverkas negativt.

– Företagets varumärke påverkas starkt om företaget utsätts för kris, i någon form, och det adderar tydligt till företagets ”good will” om företaget kan visa på att de samverkar med den offentliga sektorn för att stärka krisberedskapen.

Malin Ulfvarson

Offentliga Affärer 1 2011 | www.offentligaaffarer.se

Tema: OFFENTLIG SÄKERHET Dålig krisberedskap inför extrema väder

Tips och råd Johanna Sandefeldt på Myndigheten för samhällsskydd och beredskap ger sina tips på hur man startar ett privat-offentligt samarbete kring krisberedskap.

Ha gärna ett konkret mål att börja samverkan kring, en uppgift som ska lösas. Det kan handla om förebyggande åtgärder, eller verktyg för krishantering i en kris, eller att dra lärdom av en kris (efter kris). Resultatet ska helst vara till nytta för alla inblandade.

Det är till fördel om målet är kopplat till en långsiktig vision och strategi för hur krisberedskapen och privat-offentlig samverkan ska utvecklas.

Det är lämpligt att den offentliga sidan, kommuner och länsstyrelser, initierar samverkan.

Det ska hållas i åtanke att de samverkande parterna är likvärdiga och självständiga och ska behandlas därefter.

Samverkan är frivillig!

Det kan ibland vara lämpligt att använda redan befintliga nätverk, särskilda grupperingar behövs inte alltid byggas upp.

För vissa frågeställningar finns dock behov av mer projektliknande strukturer.

Engagera nyckelaktörer tidigt för att förvissa er om att det finns en samsyn kring samverkansbehovet. Alla måste se nyttan.

Klarlägg gärna ägarförhållanden för idéer och system som kan komma fram under arbetet, hur utbyte av konfidentiell information ska ske med mera. Detta ger goda förutsättningar för samverkan.

Se över behovet av resurser i olika former (ledning, finansiering osv.) och hur detta ska lösas (en part betalar, samfinansiering).

Förbered möten noga, med motiv till varför samverkan behövs och varför de inbjudna är där. Det är viktigt att alla har samma problembild och ser vinster i en gemensam lösning.

Ha i åtanke att förtroende mellan parterna är a och o och bejaka ”mjuka värden” – fastna inte i teknik och produktion. Överväg noga vilken samverkan som ska startas, med vilka och när.

Områden att samverka kring kan vara:

• Risk- och sårbarhetsanalyser, konsekvensanalyser hur en verksamhet kan bedrivas på acceptabel nivå oavsett vad som inträffar.

• Skapa ett gemensamt program för kontinuitetshantering • Ta fram och fördela ansvar för förebyggande och avhjälpande åtgärder • Samordna resurser och aktiviteter • Tillgodose behov av kvalificerad ömsesidig information om hot, risker och lösningar • Ge information till allmänheten och andra aktörer om hur man skapar ett säkrare och robustare samhälle.

• Det finns ett antal handböcker i samverkan utgivna av olika aktörer.

• Finansiella sektorns privat-offentliga samverkan, FSPOS, har tagit fram ”Handbok: i lust och nöd”.

Krisberedskapsmyndigheten gav ut ”Handbok i privat-offentlig samverkan inom området krisberedskap”.

Nätverket POS SR har gett ut ”Handbok för kontinuitetsplanering i privat-offentlig samverkan” och finns tillgänglig via Energimyndighetens hemsida.

Om Sverige skulle drabbas av en isstorm är samhällets krisberedskapsförmåga bristfällig. Det säger Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB. – Alla aktörer behöver involvera alla funktioner i den egna organisationen i planering, utbildning och övning för att förbereda krisberedskapsarbetet. Då kan man enklare identifiera beroendesamband i flera led, det visar scenariot med en isstorm eller liknande extrema vädertyper. Vi rekommenderar också en utökad samverkan mellan offentliga och privata aktörer, säger Helena Lindberg, generaldirektör på MSB. Sammanställningen bygger på underlag som lämnats in från länsstyrelserna och en rad myndigheter. Den sammanvägda bedömningen är att samhällets krisberedskap är bristfällig bland annat när det gäller sektorerna el, telekommunikationer och transporter.

Eftersom alla samhällssektorer är beroende av fungerande infrastruktur så skulle samhället kunna drabbas av allvarliga störningar om Sverige fick en extrem vädersituation.

MSB:s rekommendationer till aktörer med ansvar för krisberedskapen: • Öva händelser som utgår från störning.

• Involvera alla funktioner i den egna organisationen och satsa på samverkan med privata aktörer.

• Förbättra redundans och robusthet i tekniska kommunikationssystem.

• Förbättra tillgången på reservkraft.

Helena Lindberg, Generaldirektör MSB

Styrel prioriterar vid el-brist

S

tyrel är namnet på ett nytt landsomfattande planeringssystem vid en förutsedd elbrist. Flera aktörer är involverade i arbetet med systemet som ska sjösättas under 2011.

Om efterfrågan på el är större än tillgången kan vi drabbas av elbrist. Vid en elbristsituation är det risk för att elförsörjningen kollapsar i hela eller stora delar av Sverige. För att skydda elsystemet kan elnätsföretagen då tvingas koppla bort elanvändare.

Enligt krav i det statliga elförsörjningsdirektivet måste prioriteringar i ett nödläge ske utifrån i förväg fastställda kriterier. Regeringen har gett Myndigheten för samhällsskydd och beredskap i uppgift att ta fram ett inriktningsdokument som anger hur prioriteringen av samhällsviktig verksamhet ska gå till.

MSB har genomfört arbetet tillsammans med Energimyndigheten och Svenska kraftnät - och i samråd med Sveriges Kommuner och Landsting, Svensk Energi och andra berörda myndigheter och aktörer.

Så går det till

Kommuner och elnätsföretag identifierar tillsammans vilken samhällsviktig verksamhet som finns i kommunen. De planerar också för hur samhällsviktiga elanvändare kan prioriteras vid elbrist.

Länsstyrelsen initierar och leder arbetet inom länet samt sammanställer det underlag som ska ligga till grund för planeringen av frånkoppling i en elbristsituation. Som regeringen har angivit finns samhällsviktig verksamhet på alla nivåer. Arbetet med identifiering av sådan verksamhet måste därför bedrivas lokalt, regionalt och nationellt.

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2011

Länsstyrelsen, som sammanställer planeringsunderlaget i Styrel, ser till att underlaget, för att vara komplett, omfattar dels samhällsviktig verksamhet av lokal, regional, nationell och internationell betydelse inom länet, dels elanvändare som representerar särskilt stora ekonomiska värden. Det sammanställda underlaget ligger sedan till grund för elnätsföretagens planering av frånkoppling.

Baserat på det sammanställda planeringsunderlaget får Svenska kraftnät besluta, i en uppkommen elbristsituation, om frånkoppling, som därefter verkställs av elnätsföretagen.

Energimyndigheten ansvarar nu för Styrels genomförande. Under 2011 införs systemet och planeringen drar igång.

13

Tema: OFFENTLIG SÄKERHET

Dåliga övervakningskameror

H

älften av bilderna från övervakningskameror är värdelösa som bevismaterial. 2010 fick polisen i södra och mellersta Skåne in övervakningsbilder i samband med 1 900 brott. Men bara varannan bild ledde till identifiering av gärningsmannen.

Detta trots att även maskerade gärningsmän kan identifieras på övervakningsbilder om bilden är av tillräckligt god kvalitet, rapporterar Sydsvenska Dagbladet. Kamerorna sitter i fel vinkel, är gamla eller ur funktion.

Länsstyrelsen i Skåne utfärdat 565 tillstånd till allmän kameraövervakning i Malmö. Ett tillstånd innebär tillåtelse att sätta upp kameror på en viss plats och kan inkludera allt mellan en och flera hundra kameror. I tillståndsprocessen vägs den brottsförebyggande effekten mot allmänhetens integritet.

– Vår roll är att se till att det inte finns omotiverat mycket kameraövervakning i samhället, säger Maria Lerstorp på länsstyrelsen i Skåne till Sydsvenska Dagbladet.

Svenska företag bra på IT-säkerhet

N

ärmare hälften av svenska företag med tio anställda eller fler har en policy för IT-säkerhet, visar statistik från Statistiska Centralbyrån. Det är den högsta andelen inom EU. Den vanligaste risken som tas upp i policyn är att data förstörs på grund av angrepp och oförutsedda händelser. Det är också vanligt att IT-säkerhetspolicyn tar upp risken för att hemliga uppgifter röjs genom intrång, bedrägeri eller misstag.

Vilka som upprättat en formell policy varierar dock kraftigt mellan olika branscher.

I den finansiella sektorn har nio av tio företag en policy och minst vanligt är det inom byggindustrin samt inom hotell och restaurang, branscher där IT-användningen är förhållandevis låg.

Det finns ett tydligt samband mellan storleken på företagen och hur vanligt det är att de har en formellt fastställd IT-säkerhetspolicy. Ju större företagen är, desto vanligare är det att de har en sådan policy. I företag med 1-9 anställda är det 19 procent som har en policy för IT-säkerhet medan motsvarande andel är 87 procent bland företag med 250 anställda eller fler.

Samarbete ska höja IT-säkerheten För att minska möjligheten för obehöriga att komma åt uppgifter ur elektroniska patientjournaler har ett antal kommuner arbetat fram gemensamma principer för att höja IT-säkerheten. Initiativet är taget av kommunerna i

14

Stockholmsregionen och även Stockholms läns landsting förväntas skriva under principprogrammet. Det pågår också ett arbete med att få kommuner utanför Stockholmsregionen att ansluta sig.

Polis & kommuner vässar samarbetet Effektivt lokalt brottsförebyggande arbete kräver samverkan. En ny handbok ger stöd till Polisen och kommunerna i samarbetet att förebygga brott.

Handboken i praktisk samverkan är framtagen av Sveriges Kommuner och Landsting, Brottsförebyggande rådet och Rikspolisstyrelsen.

Offentliga Affärer 1 2011 | www.offentligaaffarer.se

Vore det inte bra och dags att få bättre koll på vad molnet kan göra för säkerheten i er organisation? Vi har Sveriges bästa support som gärna gör en kostnadsfri demonstration av hur det fungerar.

Oavbrutet skydd för servrar och stationära och bärbara datorer.

Proaktivt skydd mot skadlig kod för filer, e-post, HTTP/FTP och chatprogram.

Personlig brandvägg med centraliserad eller lokal hantering.

Automatiska P2P-uppdateringar.

Profilbaserade skyddsinställningar och grupphantering.

On-demand och schemalagd skanning där resultaten syns i realtid.

Detaljerade, sammanfattande rapporter, även med nyckeltal.

Sveriges säkraste kommun är Salem

I

Salem är summan av olyckor, bränder, våldsbrott, inbrott och stöld per 1000 invånare minst i landet visar SKLs rapport. Övriga kommuner som placerar sig i toppen är Habo, Öckerö, Lomma och Nykvarn. Det visar rapporten Öppna Jämförelser Trygghet och Säkerhet från Sveriges Kommuner och Landsting.

För tredje året i rad publicerar Sveriges Kommuner och Landsting i samverkan med Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) resultat- och resursindikatorer inom området trygghet och säkerhet. Rapporten redovisar värden och rangordning för samtliga kommuner.

– Genom att aktivt arbeta med trygghet och säkerhet ökar en kommuns attraktivitet, där vill människor bo. Vi tar fram Öppna jämförelser för att stödja kommunernas arbete med att följa upp, Oavbrutet för servrar utvärdera och utveckla området trygghet och skydd säkerhet, säger och stationäraoch och Landsting. bärbara datorer.

Håkan Sörman, VD på Sveriges Kommuner En trygg och säker kommun kan beskrivas som en kommun där det sker få olyckor, där få brott begås, där kriser hanteras på ett bra sätt och där medborgare och politiker har ett säkerhetsmedvetande grundar sig på faktiska förhållanden.

– Om alla kommuner hade samma utfall som den kommun som har lägst antal skador, lägst antal brott och lägst antal utvecklade bränder skulle många människor slippa ligga på sjukhus och många byggnader skulle undgå att bli förstörda i brand.

Verkligheten är naturligtvis inte så enkel, men strävanden att förbättra sina resultat kan leda till både en effektivare verksamhet och stora besparingar, säger Håkan Sörman.

– Vi har beräkningar som visar att drygt 500 000 oönskade händelser kan undvikas varje år, vilket innebär att man skulle kunna undvika olyckor, bränder eller inbrott i genomsnitt för var 9:e hushåll, säger Håkan Sörman.

Rapporten visar även att andelen människor som oroar sig för att drabbas av olika händelser är betydligt större än andelen som uppgett att de drabbats. Av de kommuner som studerats är människor minst oroliga för att drabbas av trafikolyckor och inbrott i Öckerö, minst oroliga för våld/övergrepp i Skellefteå och minst oroliga för bränder i Växjö. www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2011

E-post ren från skadlig kod, spam och phishing.

Perimeter för antivirus och anti-spamskydd.

Filter för innehåll och uppkoppling.

Aktivitetsrapporter för e-posttrafik.

Administrationen kan delegeras.

Webbmail med tio dagar e-postbackup.

Lokal meddelartjänst för e-post.

Konfigurering på företags-, domän- och användarnivå.

Surfa säkert och kontrollerat.

Skydd mot skadlig kod, botnät, phishing och avancerade hot i Web 2.0.

Kontroll över tillgången till webben och användandet av bandbredd.

URL-filtrering och granulär kontroll av applikationer för Web 2.0.

Perimeter för antivirus och anti-spamskydd.

Skydd mot förlust av data (DLP).

Filter för innehåll och uppkoppling.

AktivitetsrapporterGlobala för e-posttrafik. rapporter i realtid.

Administrationen kan delegeras.

Webbmail med tio dagar e-postbackup.

Vilken av våra molntjänster behöver ni? meddelartjänst för e-post.

Titta in påLokal cloudprotection.pandasecurity.com Konfigurering på företags-, domänoch visar användarnivå. eller ring oss på 08-505 532 00 så vi vilka fördelar ni får med hjälp av Panda Securitys tjänster.

Upptäck Panda Cloud Protection; optimal säkerhet för ditt företag med minimal investering i tid, personal och infrastruktur.

cloudprotection.pandasecurity.com

15

Tema: OFFENTLIG SÄKERHET

Nu är det kris!

Erik Trygg beskriver fyra olika typer av kriser: Hotkriser – när en organisation till exempel hotas av nedläggning eller nedskärningar, en medarbetare kan bli hotad på grund av sitt yrkesutförande eller en medarbetare blir dödssjuk.

Dessa händelser väcker ofta oro och ångest.

Förlustkriser – utgår ifrån individen upplevelse när någon i dess närhet dör eller förlorar jobbet, vid separation eller att någon förlorar en kroppsfunktion med anledning av olycka eller sjukdom. Dessa händelser väcker ofta sorg.

Ansvarskriser – uppstår för någon som känner sig ansvarig för en händelse, vilket kan vara att bli ertappad med att till exempel ha stulit från arbetet, eller att ha underlåtit att rapportera att en medarbetare har stulit.

Båda händelserna väcker skuld hos den berörda.

Kränkningar är en annan typ av kris, och väcker ofta skam hos den drabbade. Dessa händelser leder till att man skuldbelägger sig själv och vill helst dra sig undan.

”

I de första faserna i kris är kroppen i obalans och skapar dessa fysiska reaktioner.

16

Hur ska man hantera en kris framgångsrikt och när behöver en organisation professionell hjälp att ta sig igenom en kris?

D

et viktigaste för att kunna hantera en krissituation är att ha en funktionell krisorganisation. Har man inte det är risken stor att de anställda springer som yra höns när något inträffar.

– Det är en mänsklig reaktion att vi reagerar som vi gör. Det beror på att vi inte förmår tänka övergripande och långsiktigt i en krissituation, utan fokuserar på att hantera det omedelbara, säger Erik Trygg.

Ett klassiskt krisscenario är en olycksplats.

Vi fokuserar oftast på de personer som skriker högst eller blöder mest medan vi borde ägna oss åt de som är tysta, som kanske har andnöd och är i akut behov av hjälp.

– Detsamma gäller även i andra typer av krissituationer, även om de inte är fullt lika dramatiska. De personer som tyst drar sig undan behöver ofta lite extra tillsyn.

För att ledningen ska veta vad som behöver göras och hur det ska göras är en krisorganisation och en krisplan en nödvändighet.

En väl förberedd organisation har större förmåga att hantera krisen konstruktivt. Något som dessutom kan ge positiva effekter senare.

– En väl hanterad kris stärker ofta personalen, ökar sammanhållningen och ger goodwill utåt, säger Erik Trygg.

i samband med händelsen. Den karaktäriseras av beskrivningar ”som att tiden stod stilla, jag förstod inte vad som hände, jag blev alldeles blank inombords” eller att den drabbade bara går ifrån platsen utan att till synes ha reagerat.

Under reaktionsfasen börjar personen reagera på det man varit med om. Klassiska symptom är att återuppleva händelsen, påträngande tankar och minnesbilder.

– Att återuppleva händelsen är mycket svårt att värja sig emot, minnesbilderna kan vara väldigt påträngande. Det är inte ovanligt att man försöker undvika situationer som påminner om det man varit med om.

Det är också vanligt att man får en ökad känslighet för till exempel ljud. Fysiska reaktioner är också vanligt, hjärtklappning, svettningar, illamående, yrsel eller darrningar.

– I de första faserna i kris är kroppen i obalans och skapar dessa fysiska reaktioner.

Det påverkar också sättet vi tänker på och orsakar koncentrationssvårigheter, sömnproblem, humörsvängningar och att vi ältar våra upplevelser.

Den allvarligaste känslomässiga reaktionen är att sluta sig och dra sig undan.

– Det man behöver är att prata, och vara med människor man känner sig trygg med.

Kris kan vara bra

Bearbeta händelsen

Ordet kris kommer från grekiskan och betyder vändpunkt, plötslig förändring.

– Vi associerar ofta ordet kris till något negativt men det behöver det inte nödvändigtvis vara. Det kan vara att vi står inför en förändring, säger Erik Trygg.

En traumatisk kris kan till exempel vara att en medarbetare hastigt avlider eller att en allvarlig olycka händer när personalen är ute och reser tillsammans. En kris kan också uppstå om en medarbetare avslöjas ha stulit, eller en chef har fuskat med redovisningen eller andra typer av oegentligheter.

Den första chocken

Vad händer under en kris? Ofta kan man ana likartade psykologiska faser som vi går igenom i krishanteringen. Chockfasen varar oftast från några minuter till några timmar

Enligt vissa tar det cirka ett år att ta sig igenom en kris men Erik Trygg tycker att tidsuppskattningen är missvisande.

– För en del går det fortare och för andra tar det längre tid. Det hänger också samman med vad man varit med om.

De flesta har en tydlig före- och efterkänsla om händelsen man varit med om varit omvälvande.

– Det man gör under det här året är hur som helst att man bearbetar det man varit med om.

Därför brukar denna fas kallas bearbetningsfas som följs av en nyorienteringsfas.

Man kan ofta lägga märke till en vändpunkt.

Innan dess har fokus mest varit på det man varit med om men så småningom börjar man lyfta blicken framåt. Det kan vara vardagliga små saker som vad man planerar att laga till

Offentliga Affärer 1 2011 | www.offentligaaffarer.se

Tema: OFFENTLIG SÄKERHET

middag eller att tapetsera om ett rum.

– Det betyder inte att man har glömt bort vad som hänt, men det är ett tecken på att man har kommit en bit på vägen, säger Erik Trygg.

Vi vill hitta mening

Det finns två viktiga frågor man jobbar med under bearbetningsfasen. Det första rör vad man har varit med om rent faktamässigt, vad har hänt, men också på ett psykologiskt plan; vad är det jag varit med om? Den andra frågan handlar om hur jag ska förstå, och integrera det här i mina andra erfarenheter så att det blir meningsfullt. Vi behöver återupprätta vår känsla av sammanhang.

Arbetsgivaransvaret

Vi frågar Erik Trygg om vad han anser är arbetsgivarens ansvar i en kris.

– Arbetsgivaren har ett moraliskt ansvar att bygga en krisorganisation och att ha en krisplan. Chefer är nyckelpersoner i kriser och de behöver få utbildning i psykologisk krishantering. När krisen väl inträffar söker man sig till människor man har förtroende för.

– Ibland får jag förfrågningar om att besöka en organisation direkt inpå en händelse men det är inte helt enkelt eftersom jag är obekant för medarbetarna. Då brukar jag istället föreslå att träffa chefsgruppen, erbjuda handledning och kolla av hur de mår – om de är i balans.

Erik påpekar också att det handlar om fullt normala reaktioner på svåra situationer, inte några psykiska störningar. Man behöver inte nödvändigtvis få professionell hjälp utan kan ta hjälp av de människor som finns runt omkring.

– Jag tycker också att det är chefens ansvar att samla alla medarbetare, att ha koll på var de befinner sig och ganska omgående sätta

sig ner och samtala i grupp. Det är viktigt att det finns gott om tid och att ge alla möjlighet att uttrycka sina tankar och känslor.

Ytterligare en träff bör bokas in en eller två veckor senare.

Ritualer och ceremonier kan vara bra, till exempel en kondoleansbok eller ett foto på en avliden medarbetare.

– Ritualer ger skelett där man kan hänga upp sina känslor.

dan ha en bra kontakt med till exempel sin företagshälsovård.

Hur ska man veta vilken typ av terapeutisk inriktning man behöver i händelse av kris i organisationen?

– Det spelar faktiskt ingen roll, i kris är vi rörande överens om vad som behöver göras oavsett inriktning. Det viktiga är att man möter en legitimerad psykoterapeut med erfarenhet av psykologiskt krishantering.

Känn dina medarbetare

Att utforma en krisplan

Vid en kris bör chefen analysera samtliga av sina anställda och överväga deras förmåga att hantera situationen. Har man familj och vänner är man till exempel bättre rustad att hantera svårigheter, medan en tystlåten, ensamstående medarbetare bör ägnas mer uppmärksamhet. Direkt efter en kris bör ingen gå hem utan att ha stämt av med sin chef först.

– På samma sätt som vid en olycksplats bör vi oroa oss mest för de tystlåtna, de känslomässigt inbundna.

Många frågar vad man ska göra när en medarbetare drabbats av en svår kris.

– I det läget är våra behov väldigt grundläggande. Man behöver värme, både psykologiskt och fysiskt, något varmt att dricka, man behöver få vila och bli vänligt bemött och sedd i sina upplevelser.

Håll om och håll tyst

Erik Trygg pratar om att det finns tumregler att förhålla sig till – håll om, häll i, håll ut och håll tyst.

– Jag vill noga påpeka att det inte bör vara alkohol man ger att dricka, utan kaffe, te eller något annat. Håll ut, eftersom det kan vara jobbigt att vara med en person i kris och håll tyst, prata inte så mycket utan lyssna istället. Ställ frågor om händelsen; vad tänkte du? Vad kände du? Ställ inte krav på att personen måste berätta, hon eller han måste få göra det på sitt eget sätt. Jag brukar ange att förhållandet ska vara 90/10, den krisdrabbade pratar 90 procent och du 10 procent.

Chefen behöver också ge information, även då det inte framkommit någon ny information att ge.

– Har ni ingen ny information så återupprepa det ni vet. Berätta också vilka steg ni planerar ta. På så sätt kan ni minska ryktesspridningen och det ger en viss trygghet.

När hjälp behövs

Med en väl utarbetad krisplan finns redan kontakter med professionella terapeuter om det skulle behövas.

– Det är inte läge i en kris att gå ut och leta efter en kompetent terapeut. Då bör man re-

En krisplan bygger på att man tänker igenom vad som kan hända, en riskbedömning, vad är troligast och vilka konsekvenser får händelserna? Dessutom behövs en väl genomtänkt organisation för krishantering.

Det är en temporär organisation som har till uppgift att hantera kriser.

Krisorganisationen leds av en krisledare – som har mandat och befogenhet att agera och fatta beslut i krisen. I den akuta krisen finns inte utrymme att diskutera utan man behöver kunna peka med hela handen. Till sin hjälp har krisledaren en stab med olika ansvarsområden, till exempel att ansvara för kommunikation, att räkna in alla medarbetare, att tillhandahålla filtar, kaffe, smörgåsar och inte minst att dokumentera. Någon i krisorganisationen behöver kanske även ansvara för ordinarie verksamhet.

Alla viktiga beslut ska fattas av krisledaren och krisorganisationen fungerar så länge krisen behöver hanteras.

– När jag arbetar med en organisations krisplan ser jag alltid till att involvera den som är ansvarig på företaget. Det är viktigt att krisplanen är lokalt förankrad och det är bättre om de själva varit med i arbetet att ta fram krisplanen.

Det ska finnas krisdokumentation på alla avdelningar och den bör vara pedagogiskt utformad . Viktig information som behöver vara tillgänglig snabbt får till exempel inte gömmas långt in i en text. Instruktioner ska vara överskådliga och lättfattliga.

När krisplanen är utarbetad och formulerad behöver organisationen tränas och utbildas. Beroende på organisationens storlek kan alla eller bara cheferna utbildas i psykologisk krishantering.

– Jag tycker att ett minimum är att första linjens chefer samt krisledningen utbildas.

Nyttan med en väl genomtänkt krisorganisation är att personalen känner sig trygg, man minimerar risken för produktionsbortfall och om krisen hanteras bra kan det bidra till organisationens goodwill, avslutar Erik Trygg.

Malin Ulfvarson

Erik Trygg är legitimerad psykoterapeut och organisationskonsult på hälsoföretaget Betania och har stor erfarenhet av att hjälpa organisationer att hantera kriser av olika slag. www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2011

17

Tema: OFFENTLIG SÄKERHET

18

Offentliga Affärer 1 2011 | www.offentligaaffarer.se

Tema: OFFENTLIG SÄKERHET

”

Om Google skulle bryta mot reglerna skulle framtiden för molntjänster vara förlorad.

100% moln – hur säkert är det?

Vissa kommuner testar enstaka tjänster i molnet medan andra satsar allt. Men hur är det med säkerheten?

D

et har pratats om att köpa IT som tjänst i många år men kunskaperna hos beställarna har varit bristfällig. På senare tid har det ändrats väsentligt.

– Framförallt har offentlig sektor tagit steget in på områden där man känner sig säker, på enskilda tjänster som är lätta att överblicka, säger Lennart Jonsson på Logica.

Logica är ramavtalsleverantör i molntjänster på Kammarkollegiets båda avtal inom Eförvaltning samt IT-drift.

Lars Jonsson har förståelse för att säkerheten är en aspekt som oroar.

– Det gäller att vara tydlig i sin beställning med de säkerhetskrav man har. Det innebär att myndigheter och kommuner måste säkerhetsklassa sin information.

Vissa tjänster är alltså mer gångbara än andra i molnet och Lennart Jonsson tror inte att myndigheter och kommuner kommer att efterfråga molntjänster för att hantera hela sin IT-verksamhet.

– Nej, det är jag tveksam till. Molntjänster kan ibland vara svåra att kombinera med varandra på grund av bristande standardisering i molnet. Det kommer alltid att finnas funktioner som är svåra att få i molnet, säger Lennart Jonsson.

Molnkommunen Salem

Tony Söderlund, IT-chef på Salem kommun är beredd att säga emot. I Salem har man fattat ett principbeslut att all IT som köps in framöver, både hårdvara och programvara, ska läggas i molnet. Strategin innebär att man år 2015, när befintliga avtal löpt ut, kommer att ha all sin IT i molnet.

– Vi har gjort en grundlig utredning av marknaden och vad som gäller rent juridiskt och vi kom fram till att molnet är den säkraste och framförallt mest kostnadseffektiva lösningen, säger Tony Söderlund.

Det första steget ut i molnet togs i november 2010 då man lät 900 anställda och 2 500 elever gå över till Google Apps istället för den vanliga Microsoftmiljön.

– Google Apps kostar inte en krona för den pedagogiska verksamheten!

Det kommer ge helt nya pedagogiska möjligheter i skolan. Samtidigt som vi sparar väldigt mycket pengar eftersom Google Apps inte kostar en krona för den pedagogiska verksamheten, säger Tony Söderlund.

Säkerheten håller honom inte sömnlös om nätterna.

– Tvärtom ökar säkerheten i molnet. Idag har vi all våra data samlad i den egna serverhallen, vid ett intrång kommer man åt allt.

I molnet är data uppdelad på olika ställen, vilket säkerhetsmässigt blir en tryggare lösning.

Vissa oroar sig för att flytta sina data utanför Sveriges gränser, med risk för ökad insyn beroende på vilka sekretessregler som gäller i värdlandet.

– Det finns idag överenskommelser, till exempel den så kallade Safe Harbour, där flera länder enats om vilka regler som ska gälla för molnet. En molnleverantör som är certifierad enligt Safe Harbour förbinder sig att hantera data enligt ägarlandets regler.

Därmed kändes det tryggt för Salem att satsa.

– Om ett företag som Google skulle bryta mot reglerna skulle framtiden för molntjänster vara förlorad, säger Tony Söderlund.

Han har dessutom varit noga och detaljerat sitt avtal med Google så att de i sin tur endast får placera Salems kommundata hos underleverantörer som är anslutna till Safe Harbour.

antivirus. Tjänsterna körs på servrar utanför kommunens egen datorhall.

– I praktiken vet vi inte var tjänsterna körs, inte ens om de körs i Sverige, säger Mona Lindfors, driftansvarig på Norsjö kommun.

Inkommande e-post skickas via leverantörens filter, uppenbara spam blockeras medan mer tveksamma flaggas i personens inkorg.

– Vi hade stora bekymmer med spamhanteringen, den krävde mycket administration.

Som offentlig verksamhet har vi ju krav på oss att vi måste läsa alla mejl, men det finns ingen organisation som skulle klara av det idag.

Med den nya tjänsten har man därmed förenklat livet för både IT-personal och medarbetare.

– Det här är våra första trevare ut i molnet. Inställningen till molntjänster varierar bland småkommunerna här omkring. Vissa IT-medarbetare är rädda att förlora jobben till externa leverantörer medan andra menar att det ger oss möjlighet att ägna oss åt rätt saker. Även antivirustjänsten har underlättat livet på IT-avdelningen.

– Vi behöver inte längre uppgradera antivirus internt, det sköts automatiskt.

Säkerhetsfrågorna var det som kändes svårt inledningsvis, men vi har fått bra svar på våra frågor från leverantören Panda Security och vi bestämde oss för att satsa, säger Mona Lindfors.

Malin Ulfvarson

I mindre skala

I Norsjö kommun har man sedan förra året köpt tjänster i molnet – spamhantering och

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2011

19

Tema: E-förvaltning

20

Offentliga Affärer 1 2011 | www.offentligaaffarer.se

Tema: OFFENTLIG SÄKERHET

Bara en av tio följer de regler och rutiner som finns Många kommunanställda som slutar behåller både passerkort och inloggningar till datanät och telefonisystem, vilket gör att dessa personer fortfarande kan ha tillträde till kommunens lokaler och system efter avslutad anställning. Det framgår av en rapport som IT-enheten i Härnösands kommun tagit fram.

P

asserkort och taggar har i regel ett utgångsdatum som kan vara ett antal månader eller år framåt i tiden.

Dessa går givetvis att spärra men då gäller det att veta om att personen har slutat sin anställning eller bytt arbetsplats inom kommunen, säger Lena Salomonsson, driftansvarig på Härnösands kommuns IT-enhet.

Lena Salomonssons rapport visar att bara en av tio följer de regler och rutiner som finns för hur man tar bort passerkort och inloggningar.

– För att komma tillrätta med problemet så pågår nu ett projekt. Projektet innefattar en ny windowsdomän som ska ersätta två gamla, samt införande av ett automatiskt kontohanteringssystem, automatiken uppdaterar systemen så fort uppgifter rapporteras. Det ska vara enkelt så att alla lätt kan följa rutinerna och vi förbättrar också informationen om detta till personalen.

Fakta Härnösand är belägen i sydöstra Ångermanland och i kommunen bor totalt 24 675 personer (2009-12-31).

Kuststaden Härnösand grundades år 1585 och är idag residensstad i Västernorrlands län.

Bygger ny serverhall

– Det händer mycket i Härnösands kommun just nu. Vi bygger om vår serverhall som vi hoppas ska vara klar till månadsskiftet februari/mars. Den 28 januari säkrades elförsörjningen genom att en separat matning och central till serverhallen installerades. En ny kylanläggning med redundanskyla kommer att monteras inom ett par veckor. Den nya kylanläggningen bidrar till energibesparing, ökad driftsäkerhet och minskade kostnader, säger Lena Salomonsson.

Trådlöst nätverk på gång

Uppgifter om att många vakanta telefonanknytningar skulle kosta kommunen stora pengar i abonnemangskostnader är ett missförstånd. Det handlar i huvudsak om interna kostnader som ligger på fel verksamheter, ett resultat av bristande rutiner för rapportering av ändringar av de fasta anknytningarna. Medarbetare byter arbetsplats eller slutar men man missar att säga upp/flytta telefonanknytningarna, förklarar Lena Salomonsson.

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2011

För att möta kommunens ökade behov av trådlös uppkoppling till t.ex. bärbara datorer och smarta telefoner, har Härnösands kommun startat ett pilotprojekt för utvärdering av trådlöst nätverk.

IT-enheten har tillsammans med Härnösands energi och miljö köpt utrustning för att kunna bygga ut det trådlösa nätverket för våra lokaler, berättar Lena Salomonsson.

Pilotprojektet pågår fram till den 31 mars 2011.

Arne Öster

21

nyheter UR NYHETSFLÖDET FRÅN OFFENTLIGAAFFARER.SE Kolada samlar statistiken Från och med 1 januari får kommuner och landsting ett nytt verktyg för jämförelser och analys.

Förslag till nya regler vid hyra av lokaler Konkurrensverket föreslår en ändring i upphandlingsreglerna för att undvika problem när myndigheter tecknar hyresavtal för lokaler.

Låt inte Trafikverket utvärdera sig självt En fristående myndighet är mer lämplig att utvärdera Trafikverkets egen vinterberedskap än Trafikverket självt.

Det framhåller Konkurrensverket i ett remissvar till regeringen.

Låg andel IT-sourcing i offentlig sektor Den offentliga sektorns IT-kostnader uppgår till drygt 40 miljarder kronor.

Av detta har endast 3,1 miljarder kronor konkurrensutsatts och överförts till externa IT-leverantörer.

OECD analyserar Småland och Blekinge De fyra länen Kronoberg, Blekinge, Jönköping och Kalmar ska göra en gemensam OECD-studie. Kostnaden hamnar på 4,6 miljoner kronor.

Samarbete förenklar räddningsinsatser Ett 20-tal myndigheter tecknar avtal för utbyte av geodata, vilket kommer att underlätta miljöarbete och räddningsinsatser. - Detta är pionjärarbete, säger Lantmäteriets generaldirektör Stig Jönsson.

Riktlinjer för säkrare moln Dataföreningen erbjuder riktlinjer för att främja utvecklingen av säkra molntjänster.

Järnvägssatsningar spränger budget

R

iksrevisionen har granskat 28 järnvägsprojekt och konstaterar att de inte håller budget. I genomsnitt landade kostnaderna på 55 procent mer än planerat, i absoluta belopp handlar det om 2,8 miljarder kronor.

En ny granskning från Riksrevisionen visar på ett flertal brister i kontrollen och uppföljningen av kostnader i stora järnvägsinvesteringar. Trots att problemen varit kända i decennier har inte tillräckliga åtgärder vidtagits av regeringen och Trafikverket.

– Vår granskning av kostnadskontrollen i väginvesteringar nyligen visade på liknande problem som för järnvägsinvesteringar. I

båda fallen handlar det om miljardbelopp och vi kan konstatera att det finns en risk för att skattebetalarnas pengar inte används effektivt. Bristen på uppföljning gör det svårt att dra lärdom av gjorda erfarenheter, vilket försvårar effektiviseringsarbetet, säger riksrevisor Claes Norgren.

Riksrevisionen konstaterar dock att Trafikverket har börjat arbeta aktivt med att identifiera och prissätta osäkerheter och risker samt följa upp kostnadsutvecklingen i enskilda projekt med större precision.

Regeringen bör i sin tur förbättra uppföljningen och underlätta en ökad precision i budgeteringen av järnvägsprojekten.

Medicinsk hjälp i mobilen Sjukvård, patienter och anhöriga kan nu enkelt se instruktionsfilmer för läkemedel eller medicinska hjälpmedel direkt via sin mobiltelefon.

Halverad vårdtid vid stroke Akademiska sjukhuset i Uppsala har efter aktivt leanarbete lyckats korta väntetider och snabba upp vårdinsatser.

Klimatkommuner ställer krav på miljöministern – Flera Klimatkommuner har mål som är betydligt högre satta än det nationella - som dessutom ska uppnås med lokala åtgärder, säger Klimatkommunernas ordförande Lars Bergwall.

22

Låt dig vägledas i LOV-upphandling

K

ammarkollegiets upphandlingsstöd har publicerat två nya vägledningar för kommuner och landsting som upphandlar enligt Lagen om valfrihetssystem (LOV).

Den ena vägledningen består av en checklista inför arbetet med att utforma förfrågningsunderlag. Syftet är att förfrågningsunderlagen som produceras i landet ska bli enhetliga och enkla att förstå. Ett annat syfte är att bidra till att kraven som ställs är relevanta och inte mer omfattande än nödvändigt.

Den andra vägledningen är ett stöd för upphandlare vid framtagande av krav på tjänsten vid upphandling av primärvård enligt LOV. – Under det kommande året kommer vi att utveckla ytterligare vägledningar för hälso- och sjukvårds- samt vård- och omsorgssektorn, säger Elisabeth Åkrantz, projektledare på Upphandlingsstödet.

Offentliga Affärer 1 2011 | www.offentligaaffarer.se

TESTA !

GRATIS

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Aff채rer 1 2011

23

Den offentliga upphandlingen används i allt högre utsträckning som ett instrument för att påverka samhället, exempelvis genom att ställa miljö- och sociala krav, driva innovation eller inverka på arbetsmarknaden.

expertpanelen

svarar

Hur är din inställning till denna trend?

Vilka är de ev. negativa effekterna av detta?

Finns det områden som är väl lämpade/mindre lämpade för att formulera som upphandlingskrav?

Det är självklart positivt om upphandlande myndigheter kan påverka samhället i positiv riktning. Kravställandet skall vara en naturlig del i upphandlingen. Leverantörer inspireras till att fortsätta sitt arbete om vi som upphandlande myndigheter uppmärksammar detta. En leverantör vill naturligtvis bidra till ett bättre samhälle men måste även få s.k. credit för sina investeringar och insatser.

Ser inga negativa effekter med detta. Det är dock viktigt att krav som ställs också följs upp så att leverantörer tävlar på lika villkor och att vinnaren är en rättmätig vinnare.

Kraven måste vara förenade med varan eller tjänsten som upphandlas.

Rent allmänt så är ju konsumentmakt ett vedertaget begrepp. Det är därför förståeligt att olika intressen vill påverka genomförandet av upphandling, i syfte att styra. Jag tycker därför att vi får vara öppna för att anpassa och förändra vårt upphandlingsarbete utefter de intressen som har att styra och besluta i upphandlingsarbetet.

Det är framförallt att det kan bli svårare att genomföra upphandlingar, ju fler parametrar som ska beaktas. Det i sig kräver utbildning och kompetensutveckling för att hanteras. Vilket i och för sig inte är något negativt, men kan vara kostsamt. Men det kan även bli kostnadsdrivande, dels genom att processen tar längre tid, men även att krav som ställs kan driva upp priserna.

Så är det, och för att få ett bra resultat så krävs att kravet är anpassat till den marknad som har att svara upp till ställda krav. Jag tycker att ett bra exempel är Miljöstyrningsrådet.

De tar fram genomarbetade förslag till krav, i samarbete med företag och organisationer som berörs enligt en fastställd procedur.

Med utgångspunkt från de motiv som ligger bakom reglerna om offentlig upphandling – att med iakttagande av de grundläggande upphandlingsrättsliga principerna tillse att offentliga medel används effektivt – kan naturligtvis ifrågasättas om den offentliga upphandlingen jämväl ska användas som ett verktyg att driva en sådan utveckling. I ett längre perspektiv kanske det kan påstås leda fram till en effektivisering som bidrar till att ”få mer för pengarna” men i det korta perspektivet, det som anbudsgivarna trots allt i förstone har att beakta, är det tveksamt.

Att i upphandlingar formulera krav, som mer tar sikte på att påverka/styra utvecklingen av exempelvis arbets- och processformer, än att tillgodose behovet av det som ska handlas upp, riskerar att skapa ett utrymme för godtycke och uppfattas som orättvisa och oproportionerliga. Ett exempel är det som växt fram inom entreprenadupphandlingar, s.k. partnering, som är en form för genomförande av entreprenader där beställare och entreprenörer/leverantörer tillsammans och systematiskt letar en effektiv form av samverkan för att uppnå ett bättre gemensamt helhetsresultat. Vare sig det egentliga föremålet för upphandlingen (byggnaden, anläggningen), sättet att utföra arbetet på eller den totala omfattningen av entreprenaden är således fullt ut definierade vid upphandlingstillfället och det som rent faktiskt konkurrensutsätts ur mer strikt ekonomisk synvinkel blir därför förhållandevis litet.

En generell inställning är nog den att det är väldigt svårt att utvärdera kompetens och erfarenhet på ett bra och rättvist sätt. Det kan ifrågasättas om det inte t.o.m. är så att just kompetens och erfarenhet bör formuleras som skall-krav på viss nivå, som sedan inte ska utvärderas/poängsättas vidare. Det kan uppfyllas eller inte. Det finns exempel på upphandlingar där kompetens och erfarenhet poängsatts i intervall 1 – 10 och man kan naturligtvis fråga sig om det över huvud taget är intressant att anlita en leverantör som poängsätts väldigt lågt, även om denne är extremt billig. Att på det sättet vikta låg kvalitet/lågt pris mot hög kvalitet/högt pris riskerar få förödande effekter.

24

Offentliga Affärer 1 2011 | www.offentligaaffarer.se

Ställ en fråga till Expertpanelen, mejla till brev@hexanova.se

Finns det områden där du anser att vi i större utsträckning bör ställa krav, än vad vi gör idag?

Vi kan säkerligen ställa högre krav och bli tuffare.

Men vi måste också ställa krav på oss själva. I dagens intensiva samhälle utlovas ofta leveranser på kort tid, men är detta nödvändigt? De sociala kraven kan vi säkerligen spetsa till men uppföljningen är svår tyvärr. M.a.o. så utvecklas vi hela tiden och vågar allt eftersom men leverantörerna måste accepterar det vi gör, därmed är dialogen viktig.

Design Göran Wärff, Kosta Boda

Whiskey för åtta personer

Vas H 200 mm · B 110 mm Skål H 130 mm · B 200 mm OF H 85 mm · 18 cl Karaff H 245 mm · 75 cl

MITT & DITT

Snaps H 140 mm · 6 cl Snaps H 140 mm · 6 cl Snaps H 140 mm · 6 cl Champagne H 240 mm · 15 cl Champagne H 240 mm · 15 cl Champagne H 240 mm · 15 cl

INTERMEZZO

Tumbler H 110 mm · 22 cl Vitvin H 200 mm · 17 cl Rödvin H 220 mm · 25 cl Champagne H 250 mm · 20 cl Karaff H 305 mm · 112 cl

Design Gunnar Cyrén, Orrefors

BRAINS, SATELLITE OCH HEADMAN 1 st Brains Jimenez, 1 st Satellite skål, 1 st Satellite vas, 1 st Headman skulptur

CRYSTAL EYE 1 st skål, 1 st vas

Design Bertil Vallien, Kosta Boda

Design Ingegerd Råman, Orrefors

JACKIE 1 st skål, 1 st vas

Design Åsa Jungnelius, Kosta Boda

CHRYSTAL EYE

Skål H 105 mm · B 270 mm Vas H 375 mm · B 160 mm

BRAINS, SATELLITE OCH HEADMAN

1 x 63834/21 1 x 63834/13 8 x 63834/40 1 x 63834/81

Brains H 75 mm · B 45 mm Vas H 295 mm · B 95 mm Skål H 120 mm · B 210 mm Skulptur H 150 mm · B 155 mm

2 x 65571/02 2 x 65571/06 2 x 65571/04 2 x 65572/02 2 x 65572/04 2 x 65572/06

Skål H 120 mm · B 330x220 mm 1 x 70 50801 Vas H 285 mm · B 170 mm 1 x 70 40806

6 x 62574/32 6 x 62574/16 6 x 62574/18 6 x 62574/14 1 x 62574/85

1 x 70 90307 1 x 70 49250 1 x 70 59252 1 x 70 90336

VISION

NEW FRIENDS

Tumbler And H 95 mm · 45 cl 1 x 70 90953 Tumbler Räv H 95 mm · 45 cl 1 x 70 90950 Tumbler Grävling H 95 mm · 45 cl 1 x 70 90951 Tumbler Vildsvin H 95 mm · 45 cl 1 x 70 90952 Tumbler Fågel H 95 mm · 45 cl 1 x 70 90852 Tumbler Björn H 95 mm · 45 cl 1 x 70 90853

JACKIE

Skål H 185 mm · B 320 mm Vas H 500 mm · B 265 mm

1 x 70 50805 1 x 70 40818

1 x 65524/33 1 x 65524/25

E-post:

SOFIERO

VISION 1 st vas, 1 st skål

Design Erika Lagerbielke, Orrefors

Postnr:

INTERMEZZO 6 st tumbler, 6 st vitvin, 6 st rödvin, 6 st champagne, 1 st karaff

Ort:

1. Kryssa för den gåva du väljer. (Endast ett kryss.)

2. Fyll i namn och önskad leveransadress tydligt och lägg kortet på brevlådan.

3. Leverans aviseras till nedanstående adress.

Bostadsadress:

MITT & DITT 6 st snaps, 6 st champagne Design Erika Lagerbielke, Orrefors

Roland Pettersson, UpphandlingsKonsult, Konsult i Sydost

v

Exklusiv SÅ HÄR BESTÄLLER DU DIN GÅVA:

NEW FRIENDS 6 st tumbler Design Ernst Billgren, Kosta Boda

SOFIERO 1 st vas, 1 st skål, 8 st old fashioned, 1 st karaff

Numera anges i lagen om offentlig upphandling att den upphandlande myndigheten bör beakta miljöhänsyn och sociala hänsyn om upphandlingens art motiverar det. Hur detta ska tillämpas i praktiken utan att komma i konflikt med de grundläggande upphandlingsrättsliga principerna återstår att se. Ett exempel på det senare är diskussionen om möjligheterna att, vad gäller livsmedel, ställa krav som följer svenska regler, som i vissa avseende går längre än de inom unionen. Kammarrätten har i en färsk dom konstaterat att det är förbjudet och att det heller är acceptabelt att blanda in krav på kommande EU-bestämmelser. I det aktuella fallet hade krav ställts på att kött-, fågel- och äggprodukter skulle vara producerade i enlighet med svensk djurskyddslagstiftning.

Exklu si

GLASKLART

Glas för sex unika vänner

Komplett servis för sex gäster

Namn:

Jag uppfattar det som att vi är duktiga på att ställa miljökrav. Men har ingen överblick över den samlade situationen som jag tolkar att frågan omfattar.

Det är därför svårt att ha en bestämd uppfattning, om vad som är mycket och vad som kan bli mer.

Telefon dagtid:

Ann Linde Koolman, Upphandlingschef, Alingsås Kommun

GL ASKL ART EXKLUSIV

Ibland vill man ge lite mer. 50-årsdagen, pensionen, lång

och trogen tjänst och andra högtidliga ögonblick kräver helt enkelt lite extra uppmärksamhet.

Med GlasKlart Exklusiv får mottagaren själv välja mellan åtta exklusiva alternativ. En uppskattad present som för evigt kommer att påminna om det speciella tillfället.

Pris: 5 000:- exkl. moms + frakt 75:-. Värde upp till 7 400 kr.

Eva-Maj Mühlenbock, Advokat, Advokatfirman Lindahl

GlasKlart Exklusiv finns även i valören 2 000 kr med produkter värda upp till 3 100 kr

F ö R y T T E R L I G A R E I n F o R m AT I o n , Ko n TA K TA C h R I S T E R J A C o b S S o n : 0478 - 345 90

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2011

//

ChRISTER.JACobSSon@oRREFoRS.SE

25

juridik

Olof Hallberg är advokat och delägare vid Advokatfirman Lindahl. Han har särskild erfarenhet inom offentlig upphandling samt miljö- och fastighetsrätt och har varit verksam som jurist i över tjugo år. Olof är ledamot av Sveriges Advokatsamfund sedan 2002.

Anbudens giltighetstid avgör ofta utgången av överprövade upphandlingar

S

om advokat ställs man allt oftare i den märkliga situationen att själva tidsåtgången för överprövningsprocessen blir avgörande för hur den genomförda upphandlingen kommer att avslutas.

När en offentlig upphandling ska genomföras måste den upphandlande myndigheten ange hur länge lämnade anbud ska vara giltiga. Lagstiftaren har ansett det nödvändigt för att upphandlingarna ska kunna genomföras på ett rationellt sätt – det framgår av förarbetena. Den upphandlande myndigheten måste därför överväga en rimlig tid.

Lång eller kort tid

Eva-Maj Mühlenbock är advokat och delägare vid Advokatfirman Lindahl. Hon är specialiserad på offentlig upphandling och konkurrensrätt och har mer än 20 års erfarenhet inom rättsområdena.

Hon ingår i Lindahls kompetensgrupp för Offentlig upphandling och i Lindahls branschgrupp för Offentlig sektor. Hon är rankad som nummer ett i Sverige i Chambers Global avseende offentlig upphandling.

26

När en upphandlande myndighet överväger en rimlig tid för anbudens giltighet gör sig flera omständigheter gällande. Utgångspunkten torde vara den upphandlande myndighetens affärsmässiga behov av att slutföra upphandlingen inom sådan tid att behovet kan uppfyllas, och den valda tidsgränsen ska därför möjliggöra en jämförelse av konkurrenskraftiga anbud. Anbudens giltighetstid bör därför inte bestämmas så, att den riskerar försämra förutsättningarna för vissa anbudsgivare att delta, exempelvis genom krav på en anbudsgivare att under lång tid stå fast vid en erbjuden prisnivå eller förfoga över en underleverantörs resurser.

De upphandlande myndigheternas sätt att hantera frågan om anbudens giltighetstid varierar. Vissa föreskriver en lång giltighetstid medan andra väljer en kortare. I vissa fall föreskriver förfrågningsunderlaget en automatisk förlängning under viss tid för det fallet upphandlingen begärs överprövad.

Prövning ger inget undantag

Problemet är att anbudens giltighet löper ut vid den i förfrågningsunderlaget bestämda tiden även om upphandlingen är föremål för överprövning. I de fall den upphandlande myndigheten bedömer det affärsmässigt kan anbudsgivarna tillfrågas om de kan förlänga sina anbuds giltighetstid. I praxis har konstaterats att det är viktigt att alla anbudsgivarna tillfrågas och att åtminstone de som kan komma ifråga för tilldelning av kontraktet accepterar en förlängning. Med hänsyn till likabehandlingsprincipen torde också kunna fastslås att det är den upphandlande myndigheten som bestämmer över frågan.

En enskild anbudsgivare bör inte kunna tvinga den upphandlande myndigheten att initiera en förlängning.

Oavsett vilket riskerar likafullt anbudens giltighetstid att löpa ut under en pågående överprövningsprocess. På senare tid har ett antal mål avgjorts där den upphandlande myndigheten, under sådana omständigheter, beslutat att avbryta upphandlingen.

Huruvida det faktum att anbudens giltighetstid löper ut utgör ett godtagbart sakligt skäl för att avbryta upphandlingen och om ett sådant beslut kan fattas under tid då interimistiskt beslut om att inte avsluta upphandlingen gäller är en annan fråga som inte kommer att behandlas här.

Varför är det viktigt?

Varför är denna fråga då så viktig? Jo, utan giltiga anbud kan inte domstolens beslut om rättelse genomföras – det går helt enkelt inte att genomföra den nya utvärdering av anbuden som rättelsen kräver. Det är lätt att inse

Offentliga Affärer 1 2011 | www.offentligaaffarer.se

juridik att en överprövning som drar ut på tiden riskerar att bli det som slutligen avgör hur upphandlingen kommer att avslutas. Samtidigt är det dystert att konstatera att domstolarnas hantering av överprövningsmålen tar allt längre tid, detta trots att det är förtursmål.

Som ombud är det lätt att känna en frustration över detta. En part i överprövningsprocessen kan utnyttja anbudstidens giltighetstid i strategiska och taktiska syften – en upphandlande myndighet för att ”slippa” anta en leverantör som inte önskas, en anbudsgivare för att få till stånd en ny upphandling – för att handläggningen i domstol ska dra ut på tiden så långt att ett avbrytandebeslut fattas och domstolen skriver av målet.

Det tar för lång tid

Kan något då göras åt detta och i så fall vad?

Om man utgår från att de upphandlande myndigheterna gör en korrekt bedömning av den giltighetstid som krävs för anbuden är det enligt nu gällande regler och praxis faktiskt så, att det enda botemedlet är att överprövningsprocesserna avgörs snabbare.

Idag upplever vi ofta att det finns en obalans ur tidshänseende. Leverantör ska begära överprövning inom tio dagar och därefter föreläggs ofta parterna att inom snäva frister yttra sig i olika hänseenden, vilket gör att skriftväxlingen – jämfört med ”vanliga”

tvistemål – avslutas väldigt snabbt. Sedan vidtar en period där man upplever att ingenting händer, i vart fall inget synbart. Det kan ta veckor eller månader. I vissa fall drar det alltså ut på tiden så att anbudens giltighetstid går ut. Ibland är det också så att det behov upphandlingen avser att tillfredsställa inte längre är aktuellt.

Vissa domstolar är snabbare än andra.

Hur detta ska tolkas är oklart. Antingen har de snabbare domstolarna en effektivare handläggnings- och dömande process eller också är domstolarna olika belastade.

Domarna gör naturligtvis så gott de kan.

Kanske kommer den nya organisationen med övergång från länsrätter till ett färre antal förvaltningsrätter att få en effekt. I sammanhanget kan konstateras att antalet överprövningsmål har ökat – år 2002 var det 343 överprövningar, år 2009 var det 2 083 stycken och under 2010 var det 3 154 stycken.

Har vi effektiva rättsmedel?

Oavsett vilket är det inte tillfredsställande och torde knappast stå i överensstämmelse med den unionsrättsliga principen om leverantörernas rätt till effektiva rättsmedel.

Att som leverantör driva en kostsam överprövningsprocess för att sedan, innan slutlig dom meddelats, mötas av beskedet att upphandlingen avbrutits och att överpröv-

ningsmålet därför skrivits av är naturligtvis oerhört frustrerande. Även om det är leverantörernas intressen som är och ska vara i fokus måste naturligtvis också rättsmedlen vara effektiva ur den upphandlande myndighetens perspektiv. Som det är nu kan det bli så, att omständigheter som sällan ifrågasätts (ex anbudens giltighetstid) blir de som, till följd av överprövningens tidsåtgång, i vissa fall avgör hur upphandlingen kommer att avslutas.

Konkurrensverket har avslutningsvis i januari 2011 publicerat ”Siffror och fakta om offentlig upphandling”. Rapporten, som går att läsa på deras hemsida, innehåller mycket spännande ny statistik. Vi kommer att få anledning att ytterligare analysera den mycket kraftiga ökningen avseende överprövningsmål för 2009 och 2010. Finns det särskilda skäl, såsom administrativ hantering hos domstolar eller liknande? Exempelvis innebär en överprövning av en samordnad upphandling att denna leder till ett stort antal målnummer i domstolarna trots att den i praktiken handläggs som ett enda mål.

Olof Hallberg, Advokatfirman Lindahl Eva-Maj Mühlenbock, Advokatfirman Lindahl

”

Vissa föreskriver en lång giltighetstid medan andra väljer en kortare. www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2011

27

nyheter

28

Offentliga Aff채rer 1 2011 | www.offentligaaffarer.se

nyheter

Oklart om fördelar med ramavtal

D

et finns inget stöd för uppfattningen att samordnade ramavtal pressar priserna. Det framgår av en rapport som professor Mats Bergman vid Södertörns högskola genomfört på uppdrag av Konkurrensverket.

En förhoppning med ramavtal är att de stora volymerna skulle pressa priset, men rapporten förklarar att volymerna inte är tillräckligt stora om man till exempel jämför med kommunala upphandlingar.

Professorn konstaterar vidare att samordnade ramavtal ökar avståndet mellan upphandlare och de som använder produkten, vilket är en nackdel som inte uppmärksammats i någon stor omfattning. Risken blir att upphandlaren helt släpper ansvaret och engagemanget över avtalet när upphandlingen väl är i hamn.

Denna nackdel överväger ordning. Är det istället många troligen ofta fördelarna med olika typer av produkter med specialiserade upphandlare. Ett högt värde som ska upphandlas tecken på detta är att är en traditionell uppanvändningen av de handling att föredra statliga ramavtalen är framför ramavtal. Vinganska måttlig; enligt sterna av att samla flera Ekonomistyrningsverinköp till ett enda blir kets siffror motsvarar relativt sett små och omsättningen på de nackdelen, att produksamordnade statliga tens egenskaper bara i ramavtalen bara åtta genomsnitt passar alla procent av den potenanvändare, blir större. tiella volymen. En anMittemellan dessa kanan indikation är att Mats Bergman, tegorier, alltså inköp av den olämpliga meto- professor i ekonomi medelstora värden och Södertörns den att räkna om pris vid produkter som inte högskola. till poäng är vanligare skiljer sig åt lika myckför samordnade ramavtal än för et kan förnyad konkurrensutsättjämförelsegruppen. ning vara en lämplig modell. Om När är det då lämpligt att förnyad konkurrensutsättning använda ramavtal? Om upp- används är det rimligt att betona handlingen avser homogena kvalitet och produktbredd när produkter och värdet av varje ramavtalsparter väljs ut, snarare enskilt inköp är litet lämpar sig än pris. God priskonkurrens kan i synnerhet ramavtal med rang- ändå uppnås genom att ramavtal

tecknas med ett relativt stort antal leverantörer.

Slutligen nämner rapporten att såväl leverantörer som upphandlande myndigheter anklagar sina avtalsparter för bristande avtalstrohet. Bristande avtalstrohet från leverantörernas sida minskar effektiviteten i upphandlingsmekanismen. Bristande avtalstrohet från inköpssidan är ur en ekonomisk synpunkt inte nödvändigtvis skadlig; den kan exempelvis användas för att disciplinera säljaren att respektera ingångna avtal. Ensidiga åtgärder mot bristande avtalstrohet från myndigheternas sida kan därför bli kontraproduktiva.

Däremot torde det vara bättre att använda andra medel för att disciplinera leverantörerna, såsom bättre avtalsutformning och bättre kontroll av ingångna avtal.

01:16

Bilstöld.

02:10 AD INFÅNG

Ett effektivt utomhusövervakningssystem skyddar det du värdesätter mest, varnar dig om det händer något oförutsett och kan till och med reagera på lämpligt sätt. Men då måste kamerorna också klara av kraftiga snöfall, intensivt regn och starka vindar – och ändå leverera användbara bilder. Axis utomhuskameror är exceptionellt enkla att installera, vilket sparar värdefull tid och minimerar underhållet.

De tål extrema väderförhållanden och erbjuder suverän bildkvalitet, för ditt övervakningssystem måste ju kunna leverera obestridliga bevis i form av tydliga, skarpa bilder – även i de tuffaste miljöer.

Gör som Axis. Ligg steget före.

Besök www.axis.com/outdoor

AXIS P33 Nätverkskameraserie: IP66-klassat utomhushölje, dag/natt, wide dynamic range, H.264, Power over Ethernet, HDTV bildkvalitet, remote zoom och focus, och mycket mer.

axis_ad_outdoor-snow_offentligaaffarer_185x132_sv_1101.indd 1

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2011

1/14/2011 10:32:02 AM

29

FOKUS: MILJö & etik

Underleverantörer under luppen A

lla Sveriges landsting har nu alla anslutit sig för att ta sitt sociala och etiska ansvar vid inköp från utlandet.

För att säkra de sociala och etiska frågor kring tillverkning och handel med u-länder har en uppförandekod tagits fram som ska tillämpas av leverantörer och underleverantörer.

Sedan 2006 har Västra Götalandsregionen samarbetat med Region Skåne och Stockholms läns landsting och har tillsammans tagit fram en uppförandekod för leverantörer och en uppföljningsmodell för utvärdera efterlevnaden av koden.

Nu har även resterande landsting anslutit sig och har också möjlighet att arbeta utifrån koden som bygger på de åtta kärnkonventioner som organisationen ILO, International Labour Organization, tagit fram som inkluderar FNs barnkonvention. Kärnkonventionerna gäller också det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet samt arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön och socialförsäkringsskydd.

– Vi ställer nu rätt krav på våra leverantörer för att ta vårt ansvar för människors arbetssituation i dessa produktionsländer, säger Alf Oskarsson, inköpschef Västra Götalandsregionen.

Uppförandekoden

– Mycket av vår tillverkning av förbrukningsmaterial sker i u-länder och framför allt i Asien, fortsätter Alf Oskarsson. De produkter som vi i första hand fokuserat arbetet på är rostfria instrument, operations artiklar, kanyler, textilier och operationshandskar. I och med uppförandekoden finns ett tydligt tillvägagångssätt gällande granskningen av hanteringen kring dessa produkter.

30

– Vi följer upp alla leverantörer med hjälp av handlingar och dokument. Vi gör även stickprov och då tas en tredje part in i form av en revisor.

Hittar brister

Landstingen har enligt ett politiskt beslut ett stort socialt ansvar vad gäller leverantörernas arbetssätt. Därför har Västra Götaland tillsatt en arbetsgrupp som i första hand fokuserat på upphandlingsplanen med u-länder och har sedan fem år tillbaka arbetat strukturerat med dessa frågor. För drygt ett år sedan anlitade Västra Götalands landsting revisionsföretaget Swedwatch för att granska produktionen av bland annat rostfria instrument närmare och stora brister hittades. Företaget som hade avtal med både Stockholm och Västra Götalandsregionen förlorade sitt avtal med Stockholm men Västra Götaland tog beslutet att stanna kvar.

– Vi bestämde oss för att försöka åtgärda problemen och ställde istället krav att de skulle förbättra de områden där det fanns brister, berättar Alf Oskarsson.

När de senare följde upp arbetet fann det att problemen hade åtgärdats till 100 procent.

– Vi är medvetna om problematiken kring handeln med utlandet och svårigheterna i att hålla koll på hur allt går till men vi ville hjälpa till i största möjliga mån i stället för att dra oss ur. Ett nytt förlängt kontrakt har skrivits med företaget och enligt Alf Oskarsson känns det som att de åstadkommit något bra.

– Nu kan vi ju istället tydligt se att förbättringar gjorts.

ling, Lf U finns en plattform för ett gott nationellt samarbete. Lf U arbetar för utveckling, samverkan och erfarenhetsutbyte på upphandlingsområdet. Miljöfrågan är en viktig del och finns med i uppförandekoden.

Fabrikerna som används vid produktion ska arbeta på ett miljövänligt sätt där de har kontroll på att sina utsläpp inte överskrider tillåtna gränser.

– I Indien till exempel var det en fabrik som släppte ut restprodukter av textilfärg direkt ut i vattnet. Vi har efter det krav från vår sida att operationskläder endast köps från fabriker som kan garantera rent närliggande vatten, förklarar Alf Oskarsson.

Nationellt samarbete

– Det är inte alltid lätt att upptäcka alla fel i de olika leden men vi arbetar så gott det går för att nå våra gemensamma mål.

Under hösten 2010 har de resterande landstingen i Sverige anslutit sig till samarbetet och ställer därmed samma krav på att leverantörer tar ett socialt ansvar vid produktionen av de varor som köps in med garanti på att krav på mänskliga rättigheter, miljöhänsyn, föreningsfrihet och arbetsvillkor uppfylls.

– Vi håller nu på med en uppbyggnad av en gemensam databas som innebär ännu ett förbättrat och ökat samarbete. Där finns revisionsföretag och information om leverantörer och underleverantörer som ofta har avtal med fler landsting, säger Alf Oskarsson.

Stina Rangmar

Miljöfrågan tung

Genom Landstingsnätverket för upphandOffentliga Affärer 1 2011 | www.offentligaaffarer.se

FOKUS: MILJÖ & ETIK

”

I Indien var det en fabrik som släppte ut restprodukter av textilfärg direkt ut i vattnet. www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 6 2010

31

FOKUS: MILJö & etik

7 principer för socialt ansvarstagande

v Ansvarstagande v Transparens v Etiskt uppträdande v Erkännande av intressenter v Efterlevnad av lagar v Efterlevnad av internationella uppförandenormer v Respekt för mänskliga rättigheter

Foto: Nina Varumo/Scanpix

7 huvudområden i ISO 26000

Kristina Sandberg

v Verksamhetsstyrning v Mänskliga rättigheter v Arbetsrätt v Miljö v Rättvisa affärsmetoder v Konsumentfrågor v Engagemang i och

utveckling av lokalsamhället Källa: SIS

socialt ansvar

Nu är det enkelt att ta

Nu finns en checklista för inköpare som är redo att ta sitt sociala ansvar. Standarden ISO 26000 är ett konkret verktyg för organisation som arbetar för en hållbar utveckling.

I

dag är etiskt uppförande och hållbar verksamhet viktigt för företag, myndigheter, fackföreningar och andra organisationer.

Det är en central del i att vara en attraktiv arbetsgivare, leverantör eller myndighetsutövare. Att redovisa organisationens hållbarhetsarbete blir ett sätt att stärka varumärket och vinna förtroende hos både kunder och medarbetare.

Standarden omfattar exempelvis respekt för mänskliga rättigheter, främjar rättvisa arbetsvillkor, tar upp en bred aspekt på miljö- och klimatfrågor, har tydliga krav på hur företag ska uppföra sig etiskt och visa hög grad av transparens, främjar konsumentskydd och behandlar frågor som korruption och mutor.

– ISO 26000 hjälper företag och organisationer att arbeta bättre med socialt ansvarstagande och miljöfrågor. De får systematisk koll på sitt hållbarhetsarbete och kan då bättre kommunicera det till omvärlden. Transparens är en viktig del i systemet, företag måste föra en dialog med intressenter och det sociala ansvarstagandet måste få en stark position i ledningen. Det ger en stabil grund att kommunicera hållbarhetsarbetet på ett bra sätt, säger Kristina Sandberg, 32

verksamhetsområdeschef på SIS samt internationell projektledare för ISO 26000.

Prata samma språk

SIS undersökning visar att 56 procent av svenska konsumenter anser att det är självklart att organisationer och företag ska arbeta aktivt med socialt ansvarstagande.

– Vi ser en stark trend att konsumenter efterfrågar att företag arbetar med socialt ansvarstagande. I Sverige finns det också en tydlig politisk intention att arbeta hållbart, säger Kristina Sandberg.

Denna helt nya globala, breda standard underlättar för svenska företag och organisationer att bli bättre och arbeta effektivt med de här frågorna, inte bara på hemmaplan. Framför allt stöder standarden hållbar handel och skapar ett gemensamt språk med länder som Kina, Brasilien, Kenya och Saudiarabien.

– Det känns otroligt roligt och viktigt att vi efter fem års intensivt internationellt arbete äntligen kan lansera ISO 26000, säger Kristina Sandberg.

Offentliga Affärer 1 2011 | www.offentligaaffarer.se

FOKUS: MILJÖ & ETIK

Ett konkret verktyg till hjälp

M

iljöstyrningsrådet har tagit fram ett konkret verktyg för upphandlare som vill ställa sociala krav i upphandlingar.

Upphandlare över hela landet brottas med möjligheten att kräva socialt ansvar av sina leverantörer. Miljöstyrningsrådet lanserar nu CSR-kompassen, ett webbaserat verktyg inom socialt ansvarstagande. Verktyget har en version särskilt anpassad för offentlig upphandling och ger stöd till upphandlare i kommuner och landsting.

Detta blir ett mer konkret hjälpmedel för offentliga upphandlare än standarden ISO 26000.

– ISO-standarden kan betraktas mer som ett uppslagsverk medan detta är ett konkret verktyg, säger Lisa Sennström, ansvarig för socialt ansvarsfull upphandling på Miljöstyrningsrådet.

Under utvecklingen av CSR-kompassen har man dock varit angelägen om att anamma samma begrepp och även dra nytta av redan utfört arbete.

– CSR-kompassen är en svensk version av ett ursprungligen danskt verktyg och i arbetet med att anpassa det till svenska förhållanden har vi samarbetat med alla berörda,

exempelvis SIS, SKL och landstingen.

De svåra frågorna på området handlar om hur man ska följa upp sina krav.

– Att ställa krav på sina leverantörer i upphandlingen är relativt enkelt, utmaningen är att följa upp. Alla leverantörer måste ju ges samma förutsättningar och om man brister i uppföljningen kan man i värsta fall ge uppdraget åt en leverantör som inte fyller kraven, säger Lisa Sennström.

CSR-kompassen lanseras i slutet av februari och hittas på adressen www.csr-kompassen.se. Där finns två ingångar, en för det privata näringslivet och en för offentliga upphandlare.

CSR är en förkortning för Corporate Social Responsibility och är en allmänt vedertagen term för en organisations ansvar för samhället. CSR-kompassen är gratis att använda för både företag och offentliga upphandlare och all information är tillgänglig via webb.

Alla vill vara med

Det har tagit fem år att ta fram ISO 26000 i en omfattande process där 99 länder, 42 tunga internationella organisationer som exempelvis WHO, Global Reporting Initiative, OECD och FN och ett antal svenska företag och organisationer som IKEA, ABB, Atlas Copco, Electrolux, Stockholms Läns Landsting, Världsnaturfonden WWF, Ericsson och Volvo, har deltagit.

Sverige har genom SIS drivit det internationella arbetet på uppdrag av ISO, som inkluderat 660 personer från 99 länder. Stödet för den nya standarden har varit massivt.

– Området är otroligt hett. I utvecklingen har vi också vänt oss till många typer av intressegrupper, vilket är ovanligt. Vi har jobbat för en bred förankring, förklarar Kristina Sandberg.

Standarden ger därmed en gemensam och globalt accepterad syn på vilka områden som ska ingå i begreppet socialt ansvar.

– Det finns andra initiativ till riktlinjer och märkningar på marknaden. Det unika med ISO 26000 är att den ger konkret vägledning till hur en organisation ska agera för att ta socialt ansvar. Projektet samlar också många av de andra initiativen eftersom FN, WHO, GRI med flera är med i arbetet, säger Kristina Sandberg på SIS som har varit projektledare för det internationella arbetet.

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 6 2010

”

ISO-standarden kan betraktas mer som ett uppslagsverk medan detta är ett konkret verktyg.

Lisa Sennström, Miljöstyrningsrådet

v v v v v v

Goda råd för att komma igång, tänk på detta: Fastställ vilka delområden i standarden om är mest relevanta att börja med.

Analysera hur er verksamhet kopplar till Socialt Ansvarstagande.

Identifiera organisationens intressenter (allt från kunder, anställda, ägare etc).

Se till att ledningen är engagerad så att socialt ansvarstagande kan genomsyra hela verksamheten.

Se till att det finns kunskap om socialt ansvarstagande och de grundläggande principerna i organisationen – utbilda och informera.

I många fall kan man bygga standardiseringsarbetet på organisationens befintliga system– även om en del sannolikt kommer att ske på ett annat sätt eller med ett bredare perspektiv som utgångspunkt.

Källa: SIS

Miljöstyrningsrådet har nyligen tagit fram ett upphandlingsverktyg inom socialt ansvarstagande (se artikel här intill) för kommuner och landsting. Konkurrerar era vägledningar med varandra?

– ISO 26 000 en standard som är utvecklad för att passa en stor bredd av företag och branscher samt i länder runt om i hela världen.

Självklart finns det områden som kan behöva en mer detaljerad branschspecifik vägledning. Den generiska standarden har ändå ett syfte i att på bred front förankra definitioner och avgränsningar som kan ligga till grund för andras arbete, säger Kristina Sandberg.

Malin Ulfvarson

33

FOKUS: MILJö & etik

grönt

Det finns många sätt att välja Högst andel miljöbilar 2010: 1. Lessebo (100% miljöbilar) 2. Knivsta

(94,7%) 3. Lerum

(91,8%) 4. Trosa

(91,3%) 5. Hedemora (87,0%) Störst förbättring av andel miljöbilar 2010 jämfört med 2009: 1. Östra Göinge (62,3 procentenh. förbättring) 2. Skinnskatteberg (61,5) 3. Bromölla (42,6) 4. Norsjö 38,1) 5. Oxelösund (34,7) Miljöfordon Syds granskning bygger på aktiv medverkan av 149 kommuner.

L

andets kommuner köper allt fler miljöbilar till den offentliga verksamheten. Trenden är att man satsar mer på de miljöanpassade alternativen men skillnaden mellan kommunerna är stor. Det visar Miljöfordonsdiagnosen 2010, genomförd av Miljöfordon Syd i samarbete med Infotorg och med stöd av Trafikverket. Se rutan här intill.

Lerums kommun är en av föregångarna i landet. Kommunens bilpark består till 96 procent av miljöbilar och under 2010 installerades den första laddstolpen där elbilar och elhybrider kan tankas gratis. Kommunen har också en bilpool med fyra gasdrivna bilar, som efter kontorstid kan hyras av allmänheten. Syftet med satsningarna är att göra det enkelt för invånarna att köra grönt.

Använd ny teknik

– Ett framgångsrikt miljöarbete handlar inte bara om att avstå från att göra olika saker.

Det handlar mycket om att utveckla och använda ny teknik med mindre miljöpåverkan.

Det handlar också om att göra det enkelt för människor att välja miljöanpassade alternativ, säger Anna-Lena Holberg, kommunstyrelsens ordförande i Lerums kommun.

Offentlig upphandling är självklart en stark drivkraft. Det är inte enbart genom att välja miljöbilar till fordonsparken som förändring kan åstadkommas. Många kom34

Fordonsparken hos myndigheter, kommuner och landsting är ett självklart mål för att minska den egna miljöpåverkan. Under 2010 investerade kommuner och landsting i rekordmånga miljöbilar, men det finns även andra områden att se över. muner ställer långtgående miljökrav i upphandlingar av färdtjänst, skolskjuts och andra transporter.

Ett annat sätt är att erbjuda miljöbilsinnehavare i kommunen exempelvis gratis parkering. Men det är inte problemfritt, ibland missar subventionerna sina syften. Många miljöbilar är hybrider som även kan köras på bensin – och ofta körs på bensin eftersom tillgången är större. En bensindriven miljöbil bör förstås inte få parkera gratis.

Och en elbil som körs på kolkraftspro ducerad el or- Jakob Lagercrantz sakar större utsläpp än en bensinbil. Kör den däremot på miljövänlig el kan man hävda att det är den renaste bilen. Intresseorganisationen Gröna Bilister menar att man även bör belöna fordons energieffektivitet. Låg förbrukning och hög verkningsgrad.

Flera kommuner producerar egen biogas eller har lokal produktion av etanol. Till

vinsterna med den egna produktionen kan räknas slutna kretslopp, ökad tillgång till förnybara bränslen, minskade utsläpp och ökad lokal sysselsättning.

Under 2010 såldes rekordmånga miljöbilar i Sverige och vi har idag en miljöbilsandel på hela 40 procent. Men organisationen Gröna Bilister spår att siffrorna för 2011 inte kommer imponera på samma sätt.

Framförallt beror det på att bilarnas miljönytta minskar när alltfler miljöbilar blir dieseldrivna.

– Vi slog milj ö b i l s r e ko r d 2010, men 2011 kommer marknaden att stampa på stället eftersom det saknas ny stimulans och regeringen inte gett de långsiktiga besked marknaden behöver. Dessutom minskar miljöbilarnas miljönytta, eftersom osäkerheten om förmåner för gas- och etanolbilar ökar andelen dieslar bland tjänstebilarna, säger Gröna Bilisters ordförande Jakob Lagercrantz.

Offentliga Affärer 1 2011 | www.offentligaaffarer.se

FOKUS: MILJÖ & ETIK

Däcken har en viktig men undanskymd plats Man pratar inte direkt om miljödäck idag och det finns heller ingen definition av vad som krävs av ett miljödäck.

D De har föreslagit regeringen fem punkter för att påskynda miljöbilsomställningen.

De menar bland annat att vi behöver skärpa miljöbilsdefinitionen, dagens definition är uddlös och driver inte på marknaden längre.

2012 bör definitionen kunna skärpas till maxgränsen 100 gram koldioxid per kilometer. Enligt Gröna Bilister är marknaden redo för en skärpt definition.

Ta efter den norska modellen

Nästa område gäller beskattningen av bränsle, där vi bör ta efter den norska modellen att göra bilar med låga utsläpp billigare att äga. Etanol- och gasbilar som körs på bensin gör ingen klimatnytta. Regeringen bör därför snarast säkerställa att E85 och biogas är billigare än bensin, till exempel genom en beskattning av norsk modell, och en beskattning av fossila drivmedel baserad på kolinnehåll och klimatpåverkan.

Gröna Bilister anser att Sverige helt bör stoppa försäljningen av nya bilar som enbart kan gå på fossila drivmedel till år 2015. För att ge marknaden tid att anpassa sig, bör lagförslaget komma under våren.

Det finns även åtgärder att vidta för att minska bilismen. Även miljöbilar orsakar föroreningar, klimatpåverkan och trafikolyckor. Därför bör regeringen stimulera kollektivtrafik, cykling och distansarbete, bl.a.

et säger Pontus Grönvall från Däckbranschens Informationsråd, men det innebär inte att det saknas miljöaspekter kring valet av däck.

Tillverkarna pratar om energieffektiva däck vilket handlar om rullmotståndet - särskilt lågt rullmotstånd kan minska bränsleförbrukningen och därmed klimatpåverkan med uppemot fem procent.

– Om man vill ha ett miljövänligt däck ska man välja ett däck med lågt rullmotstånd.

Men väl så viktigt är att hålla koll på lufttrycket. Det slarvas det med vilket inte bara sliter på miljön, utan även däcket slits ut i förtid, säger Pontus Grönvall.

Att ha för lågt däcktryck är trafikfarligt eftersom väggreppet försämras. Det är också dåligt för miljön eftersom rullmotståndet och därmed förbrukningen av bränsle ökar. Ändå har Vägverkets stickprovsunder-

sökningar visat att sju av tio bilförare inte kontrollerar lufttrycket regelbundet och var tionde bil kört med så lågt tryck i ett eller flera däck att det är direkt trafikfarligt.

– Det är med lufttrycket som med oljan, det får absolut inte gå under det lägsta strecket. Bättre då att ligga något i överkant men allra bäst är att ofta kontrollera trycket och hålla det på rätt nivå, säger Pontus Grönvall.

Att tillverka ett bra däck är en mycket komplex process och kräver en bra kompromiss mellan olika egenskaper. Industrin lägger ner miljarder kronor i produktutvecklingen av däck.

– Det är stor skillnad på olika däck och man får det man betalar för, det vill säga ska man ha ett däck med bra prestanda måste man betala mer, säger han.

genom att inte längre ge högst reseavdrag till bilister och lägst till cyklister.

Den sista punkten som Gröna Bilister vill uppmana regeringen att vidta är att även fortsättningsvis stimulera den nationella utvecklingen av biobränslen som biogas, biodiesel, eldrift och etanol.

– Regeringen har slagit sig för bröstet över den svenska miljöbilsboomen länge nog nu. Det är dags att ta ett par nya steg för att påskynda omställningen mot hållbar bilism och inte låta 2011 bli ett mellanår, säger Gröna Bilisters ordförande Jakob Lagercrantz.

delningspolitiska vinster jämfört med fossil bensin och diesel. Slutsatserna är i linje med Vägverkets och Naturvårdsverkets Bilindex, med EU-kommissionens biobränsledirektiv och med FN:s klimatpanels slutsatser.

– Att gå från fossilt till förnybart är ett stort steg i rätt riktning, och vi avvisar kategoriskt alla försök att likställa alla typer av miljöbilar. Välj en miljöbil, välj en som kan tankas på förnybara drivmedel och tanka rätt, säger Jakob Lagercrantz.

Malin Ulfvarson

Biogas är bäst

Gröna Bilister har utnämnt biogas till Bästa Bränsle, eftersom biogas har lägst klimatpåverkan, lägst hälsopåverkan och kan framställas av restprodukter. Men också etanol E85 har stora klimat-, miljö-, hälso- och för-

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 6 2010

Östra Göinge bytte inköpspolicy för miljön Bäst av Sveriges kommuner när det gäller andel miljöbilar är Lessebo Kommun som redan 2009 hade 100 procent miljöbilar. Störst förbättring i andel miljöbilar under året visar Östra Göinge kommun upp med en ökning på 62,3 procentenheter, ett direkt resultat av en ny inköpspolicy som antogs redan i augusti 2008.

35

UPPHANDLING Vinnaren

Statligt ramavtal för IT-drifttjänster 2010 Upphandlande myndighet:

Kammarkollegiet.

Fyra avtalsområden ingår i upphandlingen:

Användarnära funktioner, helhetsdrift, hosting och påplatsdrift.

Omsättning:

Cirka 2 miljarder kronor per år.

Avtalslängd:

3 respektive 5 år, med förlängning på 2 år.

Avropande:

Totalt cirka 700 myndigheter, kommuner, landsting och offentliga organisationer.

Vinnare av:

Avropsförfarande:

Förnyad konkurrensutsättning.

Leverantörer:

Totalt 35 avtal har tecknats med leverantörer.

Tid:

Förarbetet tog 18 månader och upphandlingen 9 månader.

Kammarkollegiets upphandlare har med stor erfarenhet och kunskap noga analyserat behoven hos kommuner och myndigheter samt kartlagt leverantörer för att nå den goda affären. Det väl genomtänkta arbetet har bidragit till ett stort mått av affärsmässighet, innovation och nytänkande.

”

Jag kan lova att vi har ritat om världskartan med vårt ramavtal.

36

Handslaget 2010

D

ärmed står de som självklar vinnare av priset för årets bästa offentliga upphandling - Handslaget.

IT-drifttjänster 2010 är en jätteupphandling med stor omsättning.

– Vi har beräknat att omsättningen under avtalsperioden kommer att landa på cirka 11,6 miljarder kronor. Nu efter ett halvår har vi fått in uppgifter om avrop för 1,2 miljarder kronor så vi verkar ha haft rätt i våra prognoser, säger Per-Erik Andersson.

Det längsta avtalsområdet löper på fem år med möjlighet till två års förlängning. De övriga tre avtalen har en löptid på tre år med två års förlängning. Långa avtal är till fördel för den som är nöjd med sin IT-drift och inte har resurser för nya upphandlingar var tredje år.

som varit införstådda med att de måste göra ett stort arbete i avropet.

Han tar Hosting som exempel.

– Vi har valt att definiera hostingtjänsterna som IT-drift utanför myndighetens lokaler. Det innebär att många olika tjänster kan inkluderas, bland annat molntjänster.

Det blir istället myndighetens sak att definiera vad man vill ha.

– För att avtalen ska leva under hela avtalsperioden måste vissa formuleringar vara flexibla.

Kammarkollegiet har publicerat en vägledning som är på 100 sidor. Per-Erik Andersson och kollegan Hans-Olov Öhrner arbetar nu heltid med att förvalta avtalet och hjälpa upphandlande enheter med avrop.

Arbetskrävande avrop

I förstudien fick man fram en hel del intressant

Förstudien inför upphandlingen påbörjades 2008. Osäkerheten var stor kring om det ens var möjligt att upphandla IT-drift för Myndighetssverige där behoven varierade stort. I bred samverkan med myndigheter, kommuner, landsting och även privata aktörer kom man fram till att en ramavtalsupphandling ändå skulle göras.

– Vi har utformat avtalet väldigt översiktligt och har inte ställt några specifika krav.

Det arbetet har vi överlåtit åt upphandlarna

Trötta på driftfrågor

information.

– Vi frågade bland annat varför myndigheterna beslutar sig för att lägga ut IT-driften på en extern leverantör. Vi trodde det huvudsakligen handlade om kostnadsskäl, att det blir billigare, men det visade sig finnas två andra starkt vägande skäl.

Det ger nämligen en betydligt bättre kontroll över IT-kostnaderna. Genom avtalet med leverantören blir kostnaderna i allra högsta grad förutsägbara. Det andra skälet

Offentliga Affärer 1 2011 | www.offentligaaffarer.se

Övriga nominerade till Handslaget 2010 Katrineholms kommun

Upphandling av konsulttjänster och entreprenader Den nominerade har byggt upp en unik metod att hantera upphandling av konsulttjänster och entreprenader. Oavsett vilka utmaningar hon ställs inför har hon enbart den goda affären i sikte. Genom att kombinera kunskap och kompetens har balansen mellan att pressa priser och fokusera på kvalitet skapat totalt sett lägre kostnader.

En annan egenskap är att förmedla detta till alla 1000 beställare inom kommunen.

Genom tydligt arbete och lång erfarenhet har ett stort förtroende etablerats bland både leverantörer och beställarna inom kommunen.

Nominerad: Ketty Lindqvist – Det krävs erfarenhet för att förenkla och inte krångla till det. Som jag ser det innebär en god affär att båda parter är nöjda, både köpare och säljare, säger Ketty Lindqvist.

Livsmedelsverket

Upphandling av multifunktionella produkter för utskrift, kopiering och skanning Maskiner som erbjuder ett helhetskoncept med många funktioner, snygga kopior i s/v eller färg och med ökad tillgänglighet till vilken kopiator som helst i huset. Inför upphandlingen gjordes en kalkyl på stora besparingar i pappersförbrukning eftersom utskrifterna aktiveras för utskrift med hjälp av en personlig transponder. ”Nu finns inte längre några högar med utskrifter som ingen hämtar”. En upphandling som sänkt kostnaderna samt bidrar till en minskad påverkan på miljön.

Nominerade: Bengt Arén och Pierre Stolt

Regionalt upphandlingsstöd för den goda affären I Norrbotten är det få av kommunerna som har den fantasiska möjligheten att ha en eller flera inköpare/upphandlare – än mindre certifierade sådana – inom sin egen organisation. Joakim Thelin på Kiruna kommun har dock med skicklighet och engagemang samt intresse för att utveckla upphandlingsfunktionen välvilligt stöttat och bidragit till att kvalitetssäkra och positivt utveckla den offentliga upphandlingsprocessen även för andra länskommuner.

Hans devis att förmedla vidare har alltid varit ”Den goda affären” – ett synsätt som såväl kommunen, politiker som ett lokalt näringsliv har förståelse och uppskattning för.

Nominerad: Joakim Thelin – Vi kan ha svårt att attrahera leverantörer i vår region. Därför måste vi vara mycket noggranna och tydliga i våra förfrågningsunderlag för att locka leverantörer att lämna anbud, säger Joakim Thelin.

Trelleborgs kommun

Landstinget Västernorrland

Upphandling av rekvisitionsläkemedel För ett banbrytande beslut att effektivisera och skapa transparens inom området för upphandling av läkemedel genom valet att upphandla till lägsta pris med ett synnerligen förutsebart kravställande.

Detta inom ett område som i en historisk kontext varit förknippat med icke transparenta utvärderingskriterier och en ansenlig mängd överprövningar till följd därav.

Ett innovativt angreppssätt på ett annars erkänt komplicerat upphandlingsområde som medförde odiskutabla resultat i form av tidsvinster och besparingar till följd av uteblivna överprövningsprocesser som annars inom området utgjort en regel snarare än ett undantag Nominerad: Marie Fernlund – Vi har haft mycket bra kravställare ute i verksamheten som vågat ta ställning för vissa läkemedel vilket gjorde att vi inte behövde upphandla allt. Det tillsammans med förarbetet gjorde att vi kunde agera som en mycket tydlig beställare, säger Marie Fernlund.

Upphandlingar av projekteringstjänster inom tekniska förvaltningen Den nominerade har höjt kvalitet på upphandlingar inom den tekniska förvaltningen till en helt annan nivå. Genom fokus på kvalitet och tydlighet har leverantörernas förtroende ökat och antalet anbud skapat en bättre konkurrenssituation som avspeglar sig internt inom kommunen likväl som hos leverantörerna. Det har blivit attraktivt att vara leverantör till Trelleborgs kommun och de olika förvaltningarna har också erhållit ett bättre samarbete med leverantörer.

Nominerad: Bengt Lander

FOTO: Jonas Eriksson

är att myndigheterna vill koncentrera sig på kärnverksamheten.

– Många är hjärtligt trötta på att diskutera IT-frågor på ledningsmöten, säger Per-Erik Andersson.

Små leverantörer är med

Totalt 35 ramavtal har tecknats med leverantörer i de olika kategorierna, varav 10 betecknas som småföretag.

– Vi har lyckats få med flera småleverantörer på avtalet, något som annars kritiseras i stora upphandlingar. Det har vi åstadkommit genom att bryta ner upphandlingen i mindre delar.

Med en god blandning av leverantörer tillgodoses också olika behov från myndigheterna.

– Alla avropande myndigheter är inte stora, merparten är relativt små vilket betyder att deras behov skiljer sig något åt. De små myndigheterna har ofta behov av att leja bort sin IT-verksamhet men de affärerna ger dålig lönsamhet för de stora leverantörerna. Det gäller att få med små leverantörer som med lönsamhet kan ägna sig åt de små myndigheternas behov.

Per-Erik Andersson är mycket nöjd med att ha fått med de små leverantörerna i avtalet. Han tror till och med att de kan komma att påverka hur de stora företagen utformar sina erbjudanden.

UPPHANDLING

Kiruna kommun

Vinnaren Per-Erik Andersson, Kammarkollegiet.

– De små driftleverantörerna är betydligt mer flexibla, järva och riskbenägna i sina erbjudanden och jag tror att vi kommer att se att de konkurrerar även om de stora myndigheterna.

Satt en standard

I förstudien upptäckte man att alla myndigheter hade vitt skilda avtalsskrivningar på förra ramavtalet. Det innebar mycket merjobb för både upphandlare men kanske framförallt för leverantörerna.

– Om du är leverantör och ska hantera avrop från tio olika myndigheter skulle det förstås underlätta om avtalen liknade varandra. Vi bestämde oss för att utforma ett avtalspaket.

I paketet definieras avtalens innehåll, vi-

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2011

tesmodeller med mera. Resultatet blev en branschstandard för både myndigheter och leverantörer. De leverantörer som tecknat ramavtal har accepterat standarden.

– Att skapa en branschstandard var inte vårt huvudsakliga syfte från början men vi har fått mycket positiv respons från både myndigheter och leverantörer, säger PerErik Andersson.

Kammarkollegiet har också standardiserat förekommande begrepp genom att fastställa enhetliga begrepp och definitioner i en särskild begreppsbilaga.

Logica är en av leverantörerna som tilldelats avtal i upphandlingen.

– Jag tycker att Kammarkollegiet har varit framsynta i sitt arbete. De har gjort en del kloka val som ökar kundens möjligheter att välja, säger Lennart Jonsson på Logica.

– Framförallt har de lagt ett stort och viktigt arbete på att definiera tjänsterna och begreppen. Jag tror att avtalet kommer att påverka all drift framöver, både på offentlig och privat marknad, säger Lennart Jonsson.

Per-Erik Andersson på Kammarkollegiet känner starkt för det arbete man gjort.

– Jag kan lova att vi har ritat om världskartan med vårt ramavtal. Även många privata företag hör av sig och vill ta del av vårt arbete och våra avtalsskrivningar, säger Per-Erik Andersson.

Malin Ulfvarson

37

UPPHANDLING Vad har du fått ut av Upphandlingsdagarna?

– Jag deltar på konferensen för att finna struktur för hur vi kan synas och få inspiration till hur vi kan förbättras.

Jeanette Krusell, projektadministratör, Kammarkollegiets inköpscentral

– Jag arbetar med att teckna ramavtal gällande inbrotts- och bevakningssystem och jag lär mig alltid någonting nytt av att lyssna på seminarierna.

Anette Hermansson, upphandlare, Systembolaget AB

Stort kunsk Upphandlin Konferensen hölls nu för sjätte året i rad, i nya lokaler i vackra Nacka Strand. Rekordmånga deltagare, närmare 580 personer, utbytte erfarenheter och visitkort under två dagar i februari.

– Vi är här för att få överblick och har bland annat lyssnat till Advokatfirman Lindahls seminarium för att ta del av rådande praxis. Vi är mycket nöjda med att det är många intressanta föreläsningar och med den goda maten!

Jenny Hallberg, Marie Löfström, Jenny Karlsson, Försvarsmakten

38

D

agarna inleddes av civil- och bostadsminister Stefan Attefall samt särskilde upphandlingsutredaren Anders Wijkman under ett avslappnat samtal lett av moderatorn Fredrik Tamm. Där fick vi veta att – Jag upplever att den offentliga upphandlingen har fått ökad uppmärksamhet på regeringsnivå de senaste åren och det kommer definitivt att fortsätta framöver, sa Stefan Attefall.

Stefan Attefall berättade att de nu går vidare med Statskontorets förslag om en framtida organisation för upphandlingsfrågorna men att man ännu inte har kommit så långt.

Desto mer hade Anders Wijkman att berätta om utredningen av upphandlingsregelverket.

– Vi vill från Sveriges sida redan tidigt vara med i det europeiska arbetet med översynen av upphandlingslagstiftningen.

Han uppmanade också alla berörda att inkomma med synpunkter. Inom kort öppnas en webbsida som underlättar dialogen, www.upphandlingsutredningen.se.

Första dagens förmiddag dominerades av innovationsfrågor. Vinnovas generaldirektör Charlotte Brogren berättade att man planerar ett pilotprogram under våren som ska stödja innovativ upphandling.

Dr Michael Wilkinson berättade hur man i Storbritannien tillämpar förkommersiell upphandling för att vaska fram innovativa lösningar för sjukvården. Därefter fick vi ta del av hur innovationsutredningen arbetat fram ett förslag till svensk modell. Hans

Offentliga Affärer 1 2011 | www.offentligaaffarer.se

UPPHANDLING

FOTO: Jonas Eriksson

kapsutbyte på ngsdagarna Jeppsson och Ellen Heldahl avrådde från att tillämpa vissa delar avseende immaterialrätter i det brittiska exemplet.

Rapp debatt

Om förmiddagen dominerades av innovationsupphandling, var huvudspåret för eftermiddagen outsourcing. En undersökning utförd av Sifo på uppdrag av outsourcingjätten ISS visar att kommunerna är positiva till fortsatt outsourcing av kommunal verksamhet. Under en paneldebatt vändes ämnet ut och in genom moderatorn Mikael Esplingers rappa frågor. Riksdagsledamöter Anti Avsan (m) och Johan Löfstrand (s) berättade att partierna idag är i stora drag överens om det korrekta i att utkontraktera kommunal verksamhet. Åsikterna går mer isär vad gäller vilken verksamhet som lämpar sig att lägga ut.

Upphandlingschefen i Umeå kommun, Egil Nylén fick tillfälle att be politikerna sätta sig in i upphandlingsregelverket – något som annars kan få konsekvenser om kommunpolitikerna plötsligt vill återta verksamhet som

en gång lagts ut. Även ISS VD Lars Täuber var med på scen och hans budskap var att även stora outsourcingleverantörer som ISS har lokal närvaro. Alla var överens om att en viss verksamhetskompetens måste finnas kvar inom kommunen, inte minst för att behålla beställarkompetensen.

Under kvällens galamiddag i Stockholms stadshus och Gyllene salen bjöds på storslagen underhållning och prisutdelning av Handslaget. Kammarkollegiets upphandling IT-drifttjänster tog hem priset (läs mer om upphandlingen på uppslaget här intill).

Upphandlingsdagarna bjöd också på ett stort inslag av miljö och socialt ansvarstagande. Miljöstyrningsrådet presenterade sina vägledningar och verktyg för att underlätta att ställa relevanta krav i upphandlingar. Kalle Krall berättade om SKL Kommentus arbete med den nyligen startade inköpscentralen och Martin Johansson från Statskontoret presenterade den publicerade utredningen om det statliga upphandlingsstödet.

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2011

Upphandlingsdagarna erbjöd som vanligt ett mycket späckat program av intressanta punkter. En god stämning, trevliga lokaler och bra mat bidrog till många nöjda besökare. En av besökarna, Niklas Kåvius, representant för Stockholms Handelskammare, hade gärna sett fler talare från näringslivet i programmet men i övrigt var han nöjd.

Malin Ulfvarson och Mona Sundquist

Tack för fantastiska dagar!

Varmt välkomna tillbaka till Upphandlingsdagarna 1-2 februari 2012

39

ekonomi

Standard ska ge:

Proffsigare kommunal service till näringslivet Kommunernas företagslots hjälper företag till rätta i byråkratin.

I Kalmar län har man arbetat fram en kravspecifikation för att garantera att företagslotsarna ger bra vägledning och service.

B

emötande, kompetens och attityd är områden som företagen tycker att kommunerna behöver förbättra, visar Statistiska Centralbyråns nöjd-kundindex. Detta har Hultsfreds kommun tagit till sig och hittat en lösning på.

Företagslotsarna är de ordinarie handläggarna i kommunen men med bredare grundkunskaper i och med den nya kravspecifikationen som tagits fram av SIS, Swedish Standards Institute tillsammans med Hultsfreds kommun.

Tanken är att specifikationen ska hjälpa kommuner att ge företagen vägledning samt effektiv och enhetlig service där de lotsas genom de led av tillstånd, lagar eller andra frågor som kan kännas krångliga. Initiativet kommer från Hultsfred, Högsby och Vimmerby kommuner som nu fortsätter att utveckla kravspecifikationen till en svensk standard.

– Näringslivets behov har lagt grunden till den kommande standarden. Eftersom företag inte verkar efter kommungränser gör detta initiativ det möjligt för kommuner att kvalitetssäkra sitt näringslivsarbete oavsett liten eller stor kommun eller hur man valt att organisera arbetet, säger Malin Albertsson, näringslivsutvecklare, Hultsfreds kommun.

Ett nytänkande

– Det är viktigt att hänga med i utvecklingen och därför måste man ibland hitta nya vägar. Medarbetare som på olika förvaltningar arbetar med företagsärenden ska ha en bred grundkompetens och testcertifieras på personnivå under våren, fortsätter Malin.

För att klara den årliga certifieringen och för att kunna lotsa företag genom alla led krävs bred kompetens för företagsärenden som de anställda kontinuerligt får genom kunskapstester, praktik, information och utbildning. Eftersom alla handläggare sitter på samma grundkompetens blir inte heller arbetet lika sårbart som om bara några få i personalen hade kunskaperna.

40

Utöver grundkompetensen har sedan företagslotsen sitt individuella kunskapsdjup inom det område där han/hon arbetar; exempelvis finansiering, bygglov eller serveringstillstånd.

Många dörrar in

– Vi vill att en företagare ska kunna ringa till vilken förvaltning som helst och få enhetlig och professionell hjälp eftersom dessa förvaltningar också ska ses som en del i kommunens företagslots, säger Malin Albertsson.

Kraven som gäller bland annat ledningsfrågor, processer och kompetenskrav går med systemet att anpassa till olika kommuner.

– En fungerade större helhet är avgörande för att uppnå hög kvalitet och inte vad vi kallas eller vilken avdelning vi tillhör. Detta gör att företagaren kan välja dörr in i kommunen för att få sitt ärende hanterat på ett smidigt, professionellt och serviceinriktat sätt med hög rättssäkerhet. Den kompetenscertifiering på personnivå som Hultsfred kommun själva utvecklar och genomför konkretiserar detta ytterligare.

– Detta är ett konkret sätt att kompetensutveckla tjänstemännen och stimulera interna processer för att ständigt förbättra servicen gentemot näringslivet.

Ingen högre kostnad

Tanken är att man inte ska behöva använda mer resurser än normalt.

– De personer som har ett specifikt kunskapsområde ska kompetensutvecklas för att kunna ge en bredare service och detta kommer på sikt snarare att spara pengar för kommunen, fortsätter Malin.

Hultsfred kommun samverkar internt, processinriktat och förvaltningsöverskridande utifrån ett process- och LEAN-perspektiv.

– Företagen ska ses som kommunens kund. Om vi hanterar ärenden med hög servicenivå, gott bemötande och hög rätts-

Malin Albertsson, Hultsfreds Kommun.

säkerhet som en del av den goda servicen så underlättar det för både befintliga och nya företag i vår kommun, vårt län och på sikt i landet. Dessutom blir kommunerna attraktivare som arbetsgivare, förklarar Malin.

Positivt resultat

Resultatet förväntas bli gott långsiktigt men redan nu kan man se en intern förändring med god anda, organisatorisk kultur och mjuka värden. Utmaningen enligt Malin ligger i att det inte finns något liknande arbetssätt sedan innan så det gäller att hitta rätt sätt att möta det stora behov och intresse som finns runt om.

– Vi är tacksamma för att organisationer som Företagarna, Tillväxtverket och SKL, Sveriges Kommuner och Landsting, har gett sina synpunkter på riktlinjerna, likaväl som Kalmar läns kommuner och ett antal stora och små kommuner över hela landet, avslutar Malin Albertsson.

Stina Rangmar

Offentliga Affärer 1 2011 | www.offentligaaffarer.se

ekonomi

Företagslotsar i andra kommuner

”

Detta är ett konkret sätt att kompetensutveckla tjänstemännen och stimulera interna processer.

I SKL:s rapport ”Företagsklimatet – kommunen gör skillnad” från hösten 2009 uppgav 118 av 178 kommuner som svarat på en enkät om företagsklimatsarbete att de har någon typ at lotsfunktion. Kommunerna har valt lite olika modeller för hur man organiserar lotsfunktioner. Av de kommuner som har en lotsfunktion är det absolut vanligast att näringslivschefen eller motsvarande är den som agerar lots. Den näst vanligaste organisationsformen är att anställa en särskild person till tjänsten som lots.

SKL skriver dock i sin rapport att det finns en risk med att överlåta hela ansvaret på en person. ”Risken är att man förbiser eller åsidosätter det faktum att hela den kommunala förvaltningen behöver ha en positiv attityd och vara serviceinriktade mot både medborgare och företagare. Det synsättet är nog den allra viktigaste framgångsfaktorn för ett bra företagsklimat. Ett begrepp som förekommer allt oftare i sammanhanget och som ibland förespråkas är ”no wrong door”, det vill säga att alla ska kunna lotsa en företagare rätt i systemet.”

KÄLLA: SKL

Stort utbud och snabba leveranser Dustin erbjuder ett omfattande utbud av programvaror som redan idag används i stor omfattning inom offentlig förvaltning. Därmed finns ett stort behov av att på ett kostnadseffektivt sätt underhålla och uppdatera dessa redan gjorda investeringar.

Dustins erbjudande till offentliga organisationer är ett snabbt och korrekt sätt att erhålla prisuppgifter och licensieringsinformation.

Du behöver helt enkelt bara ringa eller maila oss och begära den information som du eftersöker så kommer vi att följa upp dina önskemål skyndsamt.

Vi erbjuder: • Snabb hantering • Kostnadsfri rådgivning • Maila, faxa eller ring in din fråga • Erfaren, vänlig personal

www.dustin.se/offentligsektor |

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2011

08-553 44 770 licens@dustin.se

Simply Faster

41

ekonomi

Person snarare än parti avgör

hur kommunens ekonomi sköts

Säljer du varor eller tjänster till kommuner finns det 290 stycken att välja på. Du har 24 timmar på dygnet. Du måste kanske sova minst 8 timmar, äta under 2 timmar och transportera dig 1 timma, osv. Vad finns kvar till jobbet? Du måste prioritera på vilka du ska bränna ditt krut. Någon har sagt att även tid är pengar och detta är så sant.

D

römmen för en leverantör till of-

fentlig sektor är långvariga relationer med ekonomiskt uthålliga kommuner där sannolikheten för störningar är minimal. Hur hittar man dessa bland Sveriges totalt 290 kommuner? Det är inte bara säljare som har att välja kommun utan det gör vi alla.

Finns det någon individ i Sverige som inte på minst ett sätt är beroende av en kommun?

Hand upp! Varenda krona som investeras i Sverige investeras i en kommun. Det investeras miljarder varje år. Rationella val kring var ett företag väljer att göra en investering kan 42

maximera avkastningen. Men även Svensson kan fråga vilken kommun som har ekonomiska förutsättningarna att i framtiden ge mig den bästa servicen som pensionär? Eller vilka kommuner jag inte ska söka jobb i? Att prioritera är också att säga nej eller att välja bort.

Politiker är medialt mycket duktiga. Du genomskådar dem sällan men det finns metoder att kontrollera sanningshalten i uppgifterna om kommunens påstått goda ekonomi. Ibland är det lätt. Ta Linköping som exempel. Gå in på deras hemsida. Klicka på ”Om kommunen” och ”Ekonomi och ad-

ministration”. Till höger vid ett stort A står ”Toppbetyg för kommunen ekonomi”. Där finns en ratingartikel på sex A4-sidor som beskriver kommunens ekonomi. Politikerna i Linköping kan argumentera men de inser också betydelsen av att stärka sin position på det sakliga planet. Utöver oberoende finansiella värderingar kan du spana efter finansiella markörer som till exempel ”Finansiell elitlicens”. Det är det finansiellt starkaste en kommun kan ha.

Jag får ofta frågan om det är något parti som är speciellt bra eller dålig på att sköta ekonomin i kommunerna och mitt svar har

Offentliga Affärer 1 2011 | www.offentligaaffarer.se

ekonomi Bruttoförpliktelsebelopp i Kalix År Kr/inv 1995 37 711 1996 45 130 1997 45 723 1998 47 672 1999 52 784 2000 64 725 2001 67 507 2002 70 580 2003 74 483 2004 78 963 2005 80 087 2006 86 438 2007 90 865 2008 96 802 2009 102 735

alltid varit att det inte går att urskilja något sådant. Hur kommuner sköts är mer en fråga om vilka personer som sitter i ledningen och deras vilja att ta ekonomiskt ansvar. Starka personligheter kan också föröda en kommunal ekonomi.

Miljöpartisten Peter Eriksson sydde ihop en sexpartikoalition inför valet 1998 i Kalix kommun och tog makten mandatperioden 1999-02. Som kommunalråd blev han så populär att Miljöpartiet fick 41 procent av väljarna i nästa mandatperiod 2003-2006. Han lämnade i samband med detta Kalix för riksdagen och ett jobb som språkrör. Det innebar att Socialdemokraterna åter fick makten 2007-2010 med en röstandel på 59 procent.

Det är utan tvivel så att populäre Peter Eriksson behärskar det politiska snacket till fulländning. Men matchresultatet då? Det som intresserar oss!

Har det förts en ekonomiskt ansvarig politik under dessa åtta år med miljöpartistiskt samlingsstyre i Kalix? Det som kännetecknar utvecklingen under perioden är för lågt sparande och alldeles för höga investeringar och mellanskillnaden har finansierats genom upplåning. När Peter Eriksson tog makten i januari 1999 var den komponent av kommunskulden, som kallas bruttoförpliktelsebeloppet i Kalix 47 672 kronor per invånare. När Socialdemokraterna ensamma

tog tillbaka makten i januari 2007 var kommunskulden 86 438 kronor per invånare och hade ökat med 81 procent på 8 år. Under de första fyra år som Peter Eriksson var kommunalråd ökade skulden 48 procent.

Det kan inte vara svårt att bli populär om man belånar invånarna i den takt som skett under dessa två mandatperioder i Kalix, speciellt om invånarna hålls ovetande om vad som sker. Frågan är om inte Kalixborna har en skuldryggsäck idag som gör att kommunen inte är ekonomiskt möjlig att bo i framöver. Man kan inte karaktärisera Miljöpartiets handlag med ekonomin dessa åtta år med deras eget politiska honnörsord ”uthållig”.

Bokslut 2009 Kr/inv Skulderna 29 842 Pensionsskulden 35 093 Borgen 37 800 Bruttoförpliktelsebeloppet 102 735

Bruttoförpliktelsebeloppet har tre komponenter och alla är höga i Kalix, vilket framgår av tabellen.

Kalix finns på plats 272 av 290 kommuner och bara 18 har högre bruttokommunskuld. Högst bruttoförpliktelsebelopp har Södertälje med 171 048 kronor per invånare och lägst Sollentuna med 32 325 kronor per invånare. Från Sollentuna hörs inte mycket.

Det snackas inte mycket där men matchresultatet är gott. Kanske en kommun man ska ha långsiktiga affärer med som säljare? Och kanske ska man framlida sin ålderdom där som pensionär?

Södertälje och Kalix är båda värderade med betyget D på skalan A, B, C och D. Kommunalrådet i Södertälje är en av kandidaterna till partiledare för Socialdemokraterna. Sollentuna har det finansiella betyget A och vem som är kommunalråd där tror jag få läsare av denna artikel kan svara på. Det är väl som skalden säger att ”det som sker stort, det sker tyst”.

Hans Jensevik

Hans Jensevik, VD Svensk Kommunrating AB och chefredaktör för Kommunexperten ”Vi kan kommuner”.

”

Peter Eriksson behärskar det politiska snacket till fulländning – men matchresultatet då?

50 000 kronor är rätt mycket för en kanelbulle, men inte för ett hus.

I många kommuner och landsting upplever politiker och tjänstemän att det styrsystem som använts under en lång tid inte längre fungerar effektivt. Ofta finns en vilja att på ett tydligare sätt kommunicera till kommuninvånarna vad de får för sina skattepengar. Att koppla ihop punkterna.

För mycket fokus läggs på förhandlingar om pengar och för lite på vad som faktiskt händer med dem.

Även om viljan till förändring är stark kan det vara svårt att komma igång. Vår roll i arbetet är att hjälpa till att ta ut riktningen. Att agera piloter i utvecklingsprocessen och erbjuda just den struktur och de verktyg som organisationen behöver. Vi kallar det ”connecting the dots”.

www.ekan.com Ekan annons 2 off affärer 185x65 (4.0).indd 1

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2011

09-02-09 09.30.40

43

säkerhet

Hur skyddar vi oss

från informationsläckor?

Tack vare internet och Wikileaks får eventuella informationsläckor fatala konsekvenser genom att de sprids så snabbt över hela världen.

Under hösten har sekretessklassad information från amerikanska, och även svenska myndigheter publicerats. Min fråga är: Hur kan man arbeta för att skydda sig mot det och hur kan det vara möjligt för någon att få ut så stora mängder information?

S

var: Wikileaks och andra aktörer med syfte att sprida och offentliggöra stulen information är ett relativt nytt fenomen. Vi kan vara säkra på att det kommer att fortsätta och få många efterföljare.

Att samla in och få tag på 100 000-tals dokument från militära källor och diplomatkommunikation kan i stort sett bara göras av insiders till exempel datoradministratörer med stora behörigheter i IT-systemen. I fallet med läckan från det amerikanska försvaret är en datoradministratör sedan några månader anhållen och misstänkt för stöld av information som sedan publicerats på Wikileaks. När det gäller informationsstölden från det amerikanska utrikesdepartementet har vi inte fått ta del av information om eventuella misstänkta, men det skulle förvåna mig om det inte var interna administratörer som även här läckt informationen.

Vem stjäl information?

Diplomatkommunikation är normalt krypterad med en stark kryptering vilket gör att det är få externa aktörer som har kapacitet att inhämta och dekryptera trafiken. Det är i stort sett bara andra nationers underrättelsetjänster som har den möjligheten. Den målgrupp som kvarstår är den egna personalen, troligen med viss hjälp från externa aktörer.

Statistik visar att 80 procent av brottsligheten en organisation utsätts för utförs av den egna personalen, ofta i samarbete med externa krafter.

Kända fall där informationsstölden avslöjats och gärningsmannen dömts, visar att det 44

ofta rör sig om administratörer eller mycket högt uppsatta chefer. Dessa båda grupper har i sitt arbete tillgång till stora mängder känslig information.

Datoradministratörer har i sitt arbete möjlighet att läsa, förändra, förstöra samtlig information i IT-systemen. De kan dessutom, om de har ett bedrägligt uppsåt, ta bort alla spår efter sig i datorernas loggar. Det gör det mycket svårt att upptäcka, förhindra och spåra olovligt beteende hos administratörer i IT-system och ställer stora krav på de organisationer som bedriver verksamhet där behov av sekretess, tillgänglighet och riktighet är viktig. Det gäller med andra ord alla myndigheter.

arbetsplats – en arbetsplats där grogrunden för insiders och missnöjda anställda starkt kommer att begränsas.

Det kan inte nog påpekas att en genomarbetad och seriös rekryteringsprocess som tillser att rätt kompetens, utbildning, bakgrund, inställning, förmåga samt andra för verksamheten viktiga faktorer stämmer och dessutom är kontrollerade och verifierade.

Det sistnämnda är ett område som det slarvas med på många ställen. Att verifiera och kontrollera utbildningsbevis, att ringa till referenspersoner, även sådana som den sökande inte själv uppgivit är viktigt.

Ett test utifrån de arbetsuppgifter och den tjänst som den nyanställde är tänkt att inneha ger viktig information om personens kunskap och lämplighet. Detta under förutsättning att testet är korrekt konstruerat och genomfört. Ett sådant test behöver inte ta mer än 20-30 minuter att genomföra och 1-2 dagar att ta fram beroende av tilltänkta arbetsuppgifter och målgrupp. Det är en mycket god investering för verksamheten och framtiden. Bra tester kommer att spara mycket stora belopp under kommande år – betänk vad en felaktig rekrytering kan kosta.

Personalpolitik en viktig åtgärd

De viktigaste åtgärderna för att försvåra insiderbrott är professionell rekrytering, bra personalpolitik och ett seriöst, långsiktigt och kunnigt säkerhetsarbete i myndigheten. Det är viktigt att ha en förståelse för vilka möjligheter och risker som finns i verksamheten, samt konsekvenser och möjligheter med valet av teknik för att bedriva verksamhet och kunskap för att skydda de tekniska systemen.

Myndighetens personalpolitik är viktig för verksamheten och möjligheten för nyrekrytering och inte minst för säkerheten på arbetsplatsen. Personal som känner sig rättvist behandlad och där samma regler gäller för både chefer och anställda borgar för en trygg Offentliga Affärer 1 2011 | www.offentligaaffarer.se

säkerhet mande åren få se flera prövningar och preI förra numret av Offentliga Affärer skrev jag judikat från Högsta domstolen i sådana om vikten av ett ekonomiskt försvarbart och ärenden. Det kommer att tänjas på meddeseriöst säkerhetsarbete. Jag larfrihetens gränser om vad skrev: ”Att arbeta kostnadsefsom får ges ut till allmänt fektivt och proffsigt med säbeskådande utan att någon kerhet är för många myndigbryter mot lagen. Meddelarheter en besparingsmöjlighet friheten är både en rättighet med mycket stor potential. och en skyldighet för samtliga Det viktigaste för att uppnå anställda inom det offentliga stora besparingspotentialer är Sverige. att ha riktig kompetens och Tekniska säkerhetsprodukter inte bara en anställd med en Det finns ett antal tekniska titel”. För vidare information produkter och program som se förra numret av Offentliga kan användas för att försöka affärer. stoppa och upptäcka informa Wikileaks är den mest aktionsstölder. Vissa av dem krätuella säkerhetsrisken just nu ver omfattande administraför vissa myndigheter. Det är Tomas Djurling, tion för att fungera hjälpligt ett nytt fenomen som sprider VD & Säkerhetexpert och andra system skapar mer sig även till Sverige. Liknande sajter med ungefär samma mål håller på att risker än skydd, på grund av den metodik etableras i Sverige, det vill säga en hemsida de använder för att skydda informationen. där du anonymt kan skicka in och publicera Ytterligare en kategori av system fungerar information om sådant du tycker är fel i nå- genom att begränsa administratörernas möjgon aspekt. Det kan till exempel utnyttjas av ligheter i systemen, men dessa är ofta lätta missnöjda anställda, eller tidigare anställda att kringgå. som vill hämnas. Den svenska lagstiftningen Det finns en ny produkt på utvecklingsstager ökade möjligheter för anställda i just of- diet som ser lovande ut. Produkten kommer fentlig sektor. Meddelarfriheten kan komma bland annat att testas på en högsäkerhetsanatt användas som argument för att publicera läggning under försommaren. Därefter kan man förvänta sig att produkten lanseras. intern myndighetsinformation.

Med stor sannolikhet kommer vi de komEtt proffsigt säkerhetsarbete

Har du en fråga om säkerhet?

Förra numret av Offentliga Affärer svarade Tomas Djurling på frågan hur man kan få kontroll över sina säkerhetskostnader. Läs förra numret på webben, www.offentligaaffarer.se Säkerhetskonsulten, Tomas Djurling, Djurling Säkerhetsinformation, hjälper inför varje nummer av Offentliga Affärer dig med dina funderingar om säkerhet.

Han arbetar till vardags som konsult i egen verksamhet.

I förra numret av Offentliga Affärer svarade han på frågan om hur man kan få ner kostnaderna för säkerhetsarbetet men ändå behålla en rimlig säkerhetsnivå för verksamheten.

Läs Tomas Djurlings svar på www.offentligaaffarer.se Har du en fråga om säkerhet?

Mejla till brev@hexanova.se Tomas Djurling har sin bakgrund från den Svenska underrättelsetjänsten och Försvarets radioanstalt, FRA. Tomas arbetade under drygt 17 år på FRA och i arbetsuppgifterna ingick att hjälpa myndigheter med säkerhetsarbetet.

Tomas Djurling

Spara

Spara

stora pengar!

Spara Vi tar hand om dina brev och paket – du fokuserar på kärnaffären. Vi hämtar, lämnar, frankerar och sköter svarspost.

Dessutom bär vi ut din samhällsinformation, adresserad och oadresserad. Vi hjälper dig även med större utskick av fakturor och andra meddelanden. Ring din kontaktperson på Posten eller vår kundtjänst 020-23 22 20. Här finns både pengar och tid att spara.

En del av din dag.

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2011

45

ledarskap

Så får du saker I karate finns det en bild som används för att definiera en position (kamae) för perfekt beredskap: mizu no kokoro - ett ”sinne som vatten”. Precis som vatten i en damm, bör ditt sinne vara i fred för det mesta. Och bör endast reagera när något kastas i det. Tänk dig att kasta en sten i en stilla damm.

Hur reagerar vattnet? Det reagerar exakt i förhållande till objektet som kastas i det – med ett stort plask för en stor sten, eller en liten krusning för en liten sten. Och när reaktionen är över, går det tillbaka till ett tillstånd av fred/lugn. Det varken överreagerar eller underreagerar.

D

agens arbetssituation innebär för de flesta människor att arbetsuppgifterna måste definieras utifrån den information som kommer in. Klarar man inte av att tolka denna så leder det till uppskjutningsbeteenden. Kritiska beslut fattas bara när situationen ytterst kräver det.

Det svåra i dagens arbetsliv är inte mängden information utan om ens system för att hantera informationen är i ordning.

Allt som får dig att överreagera eller underreagera kan kontrollera dig, och gör det ofta. Svarar du olämpligt på din e-post, hanterar din personal, dina projekt, olästa tidningar, dina tankar om vad du behöver göra, dina barn, eller din chef kommer det att leda till mindre effektiva resultat än du vill. De flesta människor ägnar antingen mer eller mindre uppmärksamhet åt saker än de förtjänar, helt enkelt eftersom de inte fungerar med ett ”sinne som vatten.”

- David Allen

Mizu no kokoro

Värt att notera är att ordet kokoro på japanska betyder både hjärta och sinne vilket innebär att vårt emotionella liv (i hjärtat) och vårt rationella liv (i sinnet) är sammanflätade och inte separeras som vi tenderar att göra i väst.

46

Åtskilliga artiklar har skrivits om hur du ska hantera din e-post eller om vilka tricks du ska ta till för att bli mer effektiv på jobbet. Chansen är stor att tankegodset bakom härstammar från David Allens bok ”Få det gjort”. Frågan är om du blev så mycket mer effektiv? David Allen skulle inte bli förvånad om svaret är nej.

En nätsökning på David Allen och ”Getting things done”, som boken heter på engelska gav 3,5 miljoner träffar. Allen själv menar att han är smickrad av all uppmärksamhet trots att GTD på nätet sällan stämmer överens med hans metod utan mest verkar handla om att skapa att göra-listor.

Felet de gör i all sin iver att filtrera epost och att använda makron är, enligt David Allen, att de bortser från att det bara är du själv som kan avgöra vilken åtgärd som behövs.

Skaffa kontroll

Det ena benet i GTD-paketet som David Allen tagit fram är kontroll. Med kontroll avses kontroll på alla lösa trådar – alla tankar, idéer, dokument, papper, löften till sig själv och löften till andra, och inte minst alla borde, måsten, kansken och skall. Med GTD försöker man skapa kontroll för att få perspektiv på saker. För att veta var allt finns, vad det betyder och

besluta sig för vad man ska göra med det.

Om något. Denna övergripande kontroll skaffar man i 5 distinkta faser.

1 Samla allt, 2 Bearbeta det samlade, 3 Organisera besluten, 4 Gå igenom allt, 5 Genomför det du beslutat.

När man upplever att man har kontroll fattar man beslut om vad man ska göra utifrån sina prioriteringar. David Allen beskriver prioriteringar som Perspectives med en möjligen fånig flygplansbild, där höjden över havet illustrerar graden av översikt (och tidsperspektiv).

På 6 nivåer listar vi vår vilja, våra prioriteringar, med de olika perspektiven.

Detta är det vi önskar, vill och prioriterar i vårt liv – från här-och-nu till hela livet.

Arne Öster

Offentliga Affärer 1 2011 | www.offentligaaffarer.se

ledarskap

gjorda

Läs det här och tjäna 529.000 SEK På Refero är vi specialiserade på att finna kapitalläckage och sedan se till att våra kunder får sina pengar tillbaka.

Genom systematisk analys av räkenskapsinformation har vi hittat i genomsnitt 529.000 SEK hos de företag,

www.refero.se, 08-22 61 50

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2011

organisationer, kommuner och landsting som vi analyserat hittills. Titta gärna in på refero.se så får du mer information om hur vi arbetar. Du är också alltid välkommen att ringa oss på 08-22 61 50.

[ R] Refero

Vi finner kapitalläckage

47

ledarskap

Så får du i gång kreativiteten på din arbetsplats • Ge tid att reflektera och spåna idéer. Goda idéer uppstår ofta under en promenad eller en paus i det vardagliga arbetet.

• Bryt rutinerna på jobbet och börja i det lilla.

Ta till exempel på dig ett annorlunda klädesplagg någon dag, eller hälsa på alla kollegor när du kommer på morgonen.

• Uppmuntra dig själv och dina medarbetare att bryta rutinerna även i vardagen, se en film eller gå en kurs du normalt inte hade valt.

• Uppmuntra kollegornas idéer och uppmana dem att skriva ner idéer. Om ni har många idéer ni vill genomföra – skriv en prioriteringslista. Öva på att formulera och förmedla idéer.

• Uppmuntra också till att ni delar era idéer med varandra, på så vis växer de.

• Ha tillit till dina egna idéer likväl som till medarbetarnas – resultatet kanske inte blir som du först tänkt dig. Det måste vara tillåtet att misslyckas för att vi ska våga bjuda på våra idéer.

Foto: Andreas Sundgren

• Sträva efter att rekrytera en bra blandning av människor på din arbetsplats. Träffa människor du inspireras av.

• Ordet har stor kraft, tänk på vad du säger.

Om vi alltid får negativ respons dör vår initiativkraft att tänka nytt. Som ledare har du skyldighet att vara uppmuntrande och berömmande i ditt tilltal, bollplankande är viktigt för idéerna.

Att leda till kreativitet Ansvaret för att skapa en kreativ arbetsplats ligger på ledarskapet. Som ledare kan du ge förutsättningarna för medarbetarnas kreativitet. “Den mänskliga kreativiteten som resurs för samhällsutvecklingen kan inte styras, men den kan underlättas och ges bättre förutsättningar via infrastruktur, mötesplatser och det ledarskap som, likt trädgårdskonstens kreatörer, vet att för att platsen ska grönska måste utrymme ges för både regn och solsken. Kreativiteten har sitt kretslopp.“

O

rden är Evelina Wahlqvists, populär föreläsare och doktorand i ekonomisk geografi på Handelshögskolan i Göteborg. En förmiddag i ett snövackert vinterland träffar vi henne för en pratstund om kreativitet.

Ordet kreativitet kan för somliga kännas utnött och vi ber henne definiera det för oss.

– En vanlig definition av kreativitet är något nytt och nyttigt och visst innebär kreativitet ett mått av nytänkande men det bygger i grunden på redan etablerade kunskaper och resurser som finner nya kombinationer.

Vi sitter på så mycket mer guldgruvor än vad vi är medvetna om, säger Evelina Wahlqvist.

48

Det är också därför man med framgång bör kombinera olika individer i en organisation, menar hon. Genom de olika synsätt, bakgrund och kulturer vi för med oss skapas goda förutsättningar för nytänkande.

Det märks att Evelina Wahlqvist har pratat mycket om kreativitet under sina föreläsningsturnéer. Svaren på våra frågor kommer snabbt, kräver inte så mycket eftertanke men svaren är uppenbart väl genomtänkta redan.

Hon är ett energiknippe och brinner för ämnet.

Ledarskapet är viktigt

Vi kan inte styra kreativiteten, men vi kan ge förutsättningar för den.

– Kreativitet finns i nya kombinationer av resurser. Därför dissar jag klichén att tänka utanför lådan. Det går att vara kreativ inom de ramar som finns.

Det är till och med så att tydligt givna ramar ger goda förutsättningar för kreativitet. En organisation kan erbjuda ramarna genom att ha en tydlig vision, definiera mål så att alla vet vart man är på väg.

Lika viktigt är att ge resurser. Evelina Wahlqvist är noga med att påpeka att kreativitet måste få ta tid.

– Organisationer måste ge utrymme, mellanrum. Jag tror inte på att schemalägga kreativitet så som exempelvis företaget Google gör som har utsett en särskild veckodag som

Offentliga Affärer 1 2011 | www.offentligaaffarer.se

ledarskap kreativ dag. När du får ett kreativt rus är det “här och nu”. Du bubblar av idéer och då bör man ha möjlighet att ta vara på tillfället, säger Evelina Wahlqvist.

Idén är fröet, det man odlar

Det är också något som går att öva upp – att bättre ta vara på sina idéer löpande. När en idé dyker upp måste du antingen skriva ner den eller memorera den.

– Idag har vi ofta en telefon med oss där vi kan skriva ner eller tala in minnesnoteringar vilket är bra eftersom de bästa idéerna gärna dyker upp under en promenad, i badet eller under cykelturen. I rörelse är tanken fri.

Annars kan det vara bra med metoder som utvecklar vår förmåga att minnas.

– Det är viktigt att träna minnet – vi lever i ett samhälle där vi inte behöver minnas, inga psalmövningar i skolan, inga telefonnummer som lagras i hjärnan. Allt vi behöver veta går att googla. Men kreativiteten är kopplad till minnet.

Kreativiteten är starkt kopplad till förmågan att pussla med olika bitar av kunskap i hjärnan.

Hur hantera självkritik?

Två mycket viktiga förutsättningar för kreativitet gäller mod och misslyckanden.

– Mod krävs för att vara kreativ och att misslyckas är inte negativt. Därför är det viktigt att vi berömmer varandra att vi uppmuntrar varandra så att vi kan slappna av och

våga tro på att idéerna är goda nog. Först då kan vi förmedla våra idéer till andra. Glädjen och lusten måste stå framför självkritiken. Även om kreativitet är något mycket personligt bör vi skilja på person och idé och ha lite distans till det vi gör. Och ha tålamod – tänk på att utvecklingen ofta går ett steg bak och två steg fram.

– Vi lever i ett samhälle där allt ska gå så snabbt. Men kvalitet, långsiktigt, hållbart tar tid. På kort sikt kan man uppmuntra nya idéer, på lång sikt krävs tålamod.

Bonus ger inte kreativitet

Det är frihet snarare än belöning som gör oss kreativa på jobbet. Bonusprogrammen hör till gårdagen.

– Det växer fram en generation som är mycket mer hängiven sin “mission” och sin vision - snarare än pengar och materiell status.

Men vi behöver inspiration. Vi lever i ett ekorrhjul av prestationer, vi har deadlines, tvättider, och vi investerar i vårt sociala liv.

– Om vi ska kunna fortsätta ge av oss själva behöver vi också fylla på med inspiration.

Betrakta det som energi, som du ger och får.

Energi kan föröka sig positivt om vi delar inspiration, är kreativa ihop.

Ta en halvtimme per dag, ta en promenad, lyssna på musik, läs poesi. Gör något du tycker om, vad som helst.

Men ta också del av saker du inte vet något om, saker du inte vanligtvis brukar göra.

Gå på en föreläsning, gå på teater eller se en film du inte vanligtvis hade valt. Det vidgar våra vyer, gör oss mindre fördomsfulla.

Inspirationen finns från det okända och lite oväntade hållet.

– Nyfikenhet är oerhört viktigt för kreativitet. Om vi börjar utmana våra rutiner i det lilla, övningarna får gärna vara lättsamma, kan det leda till utmaningar i det stora.

Bestäm dig till exempel för att hälsa på alla dina medarbetare när du kommer till jobbet imorgon och se vad som händer. Inte bara vad som händer hos andra runt omkring, utan även vad som händer inom dig själv.

Fundera gärna på kvällen: vad idag överraskade mig?

Det finns mycket som är gott med kreativiteten, den skapar arbetsglädje och får individer att blomma. Men det finns inget inneboende gott i kreativiteten - den är varken ond eller god. Kreativiteten är i sig inte alltid nyttig, den uppstår i bästa fall av välvilja.

– Därför är det viktigt i organisationer att ha den goda visionen, att ha som mål att bidra till samhällsnytta, säger Evelina Wahlqvist.

Malin Ulfvarson

”

Glädjen och lusten måste stå framför självkritiken.

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2011

49

fordon

Vad kostar bilen – egentligen? Är den billigare bilen alltid billigast? Är den dyrare bilen alltid dyrast? Svaret blir tydligt när man tillämpar totalkostnadsmodellen på ett bilinnehav, även kallad TCO, Total Cost of Ownership. Här följer tjänstebilskonsulten Ynnors guide till ett mer kostnadseffektivt bilinnehav.

B

ilar kostar pengar, i många fall mycket pengar. Samtidig är bilen nödvändig i många verksamheter. Förutom att bilen ska passa företagets och förarnas behov, bör den alltså kosta så lite som möjligt.

En normalstor tjänstebil kostar omkring 80 000-100 000 kronor per år under en treårsperiod. I den summan ligger en mängd olika poster, alla möjliga att påverka på olika sätt.

Med en TCO-kalkyl (se exemplet här intill) vet man redan före åtagandet med relativt stor tillförlitlighet hur mycket en bil kommer att kosta. Det är därför en utmärkt modell när man begär in anbudsunderlag och utvärderar offerter.

Pris

Räkna på generalagentens bruttopris, inklusive moms, enligt prislistan, utan kampanjerbjudanden och rabatter. När man utvärderar restvärden ska de också beräknas utifrån listpriset, eftersom eventuella rabattsatser för olika nybilsköpare är irrelevanta för andrahandsmarknaden när det är dags för försäljning.

Vid större ramavtal ligger rabattsatserna på 8-25 procent beroende på tillverkare.

Men nästa steg i kalkylen är ännu viktigare än några procent i rabatt hit eller dit.

Restvärde

Vad en bil verkligen kostar ser man inte för-

rän den avyttras. Anledningen stavas rest-

50

Körsträcka

värde, som är den tyngsta posten i en bilkalkyl.

Ofta anses ett högt procentuellt andrahandsvärde som eftersträvansvärt. Men en bil med sämre relativt restvärde, kan ändå vara billigare på sista raden. Anledningen är förstås att en dyrare bil faller tyngre i kronor räknat, även om restvärdesfallet i procent är högre.

Exempel: En bil för 300 000 kronor som tappar 50 procent på tre år innebär 150 000 kronor i värdeminskning. En bil för 180 000 kronor som tappar hela 70 procent kostar 126 000 kronor. Den är alltså hela 24 000 kronor billigare att äga – trots ett förväntat andrahandsvärde som skulle få mången köpare att dra öronen åt sig.

Ur ett strikt kostnadsperspektiv är alltså den ultimata kombinationen en bil med lågt pris och högt andrahandsvärde.

För att minska osäkerheten kring vilket restvärde som gäller i framtiden kan det i vissa fall garanteras av återförsäljare eller leasingbolag.

Leasing

Vid köp av bil är inte momsen avdragsgill (fordon för persontransporter undantagna). Vid en kostnadsjämförelse mellan eget ägande och finansiell leasing, vinner inte sällan leasingkalkylen tack vare att leasegivaren kan göra momsavdrag för sitt inköp och leasetagaren får göra avdrag för halva momsen, förutsatt att det är en momspliktig verksamhet.

Bilens körsträcka är en avgörande faktor för bilens slitage och restvärde. Därmed är den central också för den slutliga kostnadsbilden för ett bilinnehav.

Hur långt bilarna rullar under en avtalsperiod varierar förstås beroende på förare och syfte med bilen. I vissa företag kan det finnas bilar som rullar så lite som ett par tusen mil till så mycket som 12 000 mil. Det ger stora skillnader i inbytesvärde.

Genom sin bilpolicy kan tjänstebilsförarna genom olika åtgärder uppmuntras att vara allmänt återhållsamma med bruket av företagets bilar, både privat och i tjänsten.

Försäkring

Alla bilar i trafik i Sverige måste ha trafikförsäkring. Den ger till exempel ersättning för alla personskador vid en olycka med det försäkrade fordonet. Därutöver kan en bil ha hel- eller halvförsäkring, även kallat heleller delkasko av försäkringsbolagen.

Vanliga årspremier för halvförsäkring ligger på 2800-3800 kronor. Störst chans till lägst kostnad finns via olika typer av gruppförsäkringslösningar.

Bränslepris

Bränslet utgör en av de tyngsta kostnaderna för ett bilinnehav. Priset på själva bränslet är förstås avgörande. Men möjligheten att påverka den är begränsad till bränsleval och marginella rabatter från drivmedelsbolagen.

E85 ser billigt ut på pappret, men en bil tankad på E85 drar 30-40 procent mer bränsle än när den tankas med bensin.

Fordonsgas är ett relativt prisvärt bränsle.

Ett naturgaspris på 11,50 kr/Nm3 motsvarar ett bensin pris på 9,50 kronor/litern.

Om biogasen kostar lika mycket, motsvarar det 10,45 kronor.

Kraftigt ökande global efterfrågan på die-

Offentliga Affärer 1 2011 | www.offentligaaffarer.se

fordon sel har pressat upp priserna. Dieselpriset i Sverige är nästan detsamma som för 95-oktanig bensin – trots att dieseln är lägre beskattad. Allt talar för att denna utveckling kommer att fortsätta.

Priset på de fossila bränslena styrs i huvudsak av världsmarknadspriset, men även nationella politiska beslut, till exempel skatter, påverkar. Den begränsade tillgången och klimatdebatten kommer att göra fossila bränslen allt dyrare på sikt. Endast en oljeoberoende ekonomi kan ändra den utvecklingen.

Bränsleförbrukning

Den andra centrala delen av bränslekostnaden är förstås bilens förbrukning. Den är lättare att påverka än bränslepriset.

Bränslet för en bil som varje år körs 3 000 mil och drar 4,5 liter diesel per 100 km, kostar 16 875 kronor (inklusive moms) vid ett literpris på 12,50 kronor. Drar bilen i stället 5,5 l/100 km blir summan 20 625 kronor.

För 100 bilar är skillnaden 375 000 kronor.

Det blir 1 125 000 kronor för en 36-månadersperiod. Även priserna på förnybara drivmedel och elektricitet kommer att påverkas av ökande efterfrågan och begränsad tillgång. Oavsett bränsle, finns flera skäl att välja en så energieffektiv bil som möjligt.

Skatt

En koldioxidbaserad fordonsskatt tas ut på de flesta bilar i trafik i Sverige. Men genom att välja en skattebefriad miljöbil kan man utan problem spara 2 500-10 000 kronor per bil och innehavsperiod jämfört med ett val som inte klarar miljöbilskriterierna.

Service

Bilar måste servas regelbundet för att må bra och hålla länge. En korrekt servad bil har ett

högre restvärde än ett exemplar som saknar fullständigt ifylld servicebok.

En service innebär förstås en extra kostnad, såvida man inte väljer ett märke som har ”fri” service, som några tillverkare erbjuder under ett antal år eller ett maximalt antal mil (det är förstås inte gratis, eftersom priset för tjänsten tas ut i något annat led).

Etanolbilar behöver servas oftare (var 1 500:e mil är inte ovanligt) än till exempel moderna dieselbilar (ofta var 3 000:e mil).

Det påverkar förstås kalkylen.

Sen tillkommer kanske förlorad arbetstid, kostnad för hyrbil, etc. Service- och reparationsavtal kan vara ett bra sätt att få kontroll över kostnaderna, givet att man tar hänsyn även till långa körsträckor.

Reparation

Bilar går sönder – vissa mer eller mindre än andra – och allt täcks inte av försäkringar eller garantier, även om nybilsgarantier på minst tre år blir allt vanligare. Ju längre nybilsgaranti, desto mindre risk för kostsamma reparationer under innehavstiden.

Ju längre körsträcka desto större är risken för skador. Detsamma gäller för aggressivt körbeteende, särskilt i kombination med effektstinna bilar.

Däck

Däck är ingen försumbar kostnad för företaget. Ju längre körsträcka, desto större är däckslitaget. För varje ny bil krävs dessutom en extra uppsättning däck.

Det finns sätt att hålla kostnadsbilden nere, men att välja marknadens billigaste är ingen god idé ur ett trafiksäkerhetsperspektiv.

När det gäller däck får man ofta den kvalitet man betalar för. Skillnader i bromssträcka, vattenplanings- och köregenskaper skiljer sig dramatiskt mellan de sämsta och

bästa däcken. Däckens lilla kontaktyta med vägen är allt som håller bilen på vägen.

En kostnadseffektiv insats är att använda bilens rekommenderade däckdimensioner.

Breda lågprofildäck på de största möjliga fälgarna, är dyrt både i inköp och vid byte, som blir mer frekventa eftersom de slits mer.

Dessutom ökar bränsleförbrukningen.

Rätt lufttryck i däcken påverkar såväl bränsleförbrukning, slitage som vägegenskaper.

På senare tid har allt fler extra lättrullande miljödäck kommit ut på marknaden. De bidrar till sänkt förbrukning och därmed lägre kostnader och utsläpp.

Aggressiv körning med höga farter, häftiga gaspådrag och kurvtagningar sliter mer på däcken än en lugn färd. Övrigt

Bilar förbrukar inte bara bensin. Torkarblad, olja, lampor, spolarvätska är exempel på andra utgifter, som kan tyckas små vid varje enskilt tillfälle, men som ändå kostar pengar.

Detsamma gäller biltvätt. De flesta företag vill att deras bilar ska hållas i gott skick och se fräscha ut.

Sett till det totala innehavet är dessa kostnader små, men också svåra att påverka i någon större utsträckning.

Totalkostnad

När man tittar på sista raden i en TCOkalkyl, blir det också tydligt var man ska rikta sina besparingsinsatser. En så låg värdeminskning i kronor räknat som möjligt, är det absolut mest effektiva för sänkta bilkostnader. Därefter utgör bränslet den största utgiften. Och också den största miljöboven.

Mikael Lindström

Bilpris Rabatt Utrustning Första förhöjd Ränta Mil/år Tid Restvärde Försäkring Bränslepris Bränsleförbrukning Fri service Fri service Skatt Service Reparation Däck Övrigt

Bil A 294 000 0 0 0 3,95 2500 36 39 4000 9,52 4,6 0 0 600 0,12 0,06 0,13 0,05

Bil B 308 000 0 0 0 3,95 2500 36 43 4000 13,01 4,1 36 8000 1559 0,13 0,06 0,13 0,05

Bil C 293 700 0 0 0 3,95 2500 36 46 4000 13,17 4 0 0 360 0,11 0,09 0,16 0,05

(kr) (kr) (kr) (%) (%) (antal) (mån) (%) (kr) (kr/l) (l/100km) (mån) (mil) (kr) (kr/km) (kr/km) (kr/km) (kr/km)

Totalkostnad Månadskostnad inkl. bränsle Totalkostnad exkl. bränsle Månadskostnad exkl. bränsle

237200 6589 202200 5617

206700 5742 174700 4853

228700 6353 186600 5183

(kr) (kr) (kr) (kr)

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2011

51

52

Offentliga Aff채rer 1 2011 | www.offentligaaffarer.se

KONFERENSGUIDEN

fasta rutiner ger det lill a extra

”

För de lite mer spektakulära arrangemangen bjuds chefskocken in till planeringsarbetet. www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2011

53

KONFERENSGUIDEN

H

ilton Slussen är beläget med en av Stockholms allra vackraste panoramautsikter. Oavsett årstid är vattnet och stadslinjen hänförande. Vid Slussen möts Mälaren och Saltsjön och däremellan syns stadens historiska kärna – Gamla Stan.

Hotellet och konferensanläggningen erbjuder en särskild atmosfär. Många internationella gäster skapar en global närvaro och en stor blandning av konferensgäster ger en avslappnad miljö. Förskolepedagoger samsas med styrelseproffs på väg till och från dagens möten.

– Vi har stor spridning på konferensbokningarna, berättar Peter Eriksson, hotelldirektör på Hilton Slussen. Det är mycket dagkonferenser, från de stora närliggande företagen och myndigheterna. Ambassaderna bokar sig ofta hos oss, och vi tar även emot stora konferensgrupper från utlandet.

fasta rutiner ger det lill a extra

Dagsljus i alla lokaler

Just nu renoveras alla möteslokaler och arbetet fortsätter i sommar. Nya golv, nymålat och ny AV-teknik väntar, liksom en ombyggnation av restaurangen och baren.

– Lokalerna var inte slitna men underhållet var ändå tvunget. Konferensen är en viktig del av vår verksamhet och vi vill erbjuda en modern anläggning i framkant, säger Peter Eriksson.

Hilton Slussen har 17 möteslokaler och ett auditorium för 285 personer. Samtliga lokaler har dagsljus.

– Vi kan erbjuda något unikt i Stockholms konferensvärld, en scen med fast biosittning för 216 personer med bra teknisk utrustning, bland annat för direkttolkning vid internationella konferenser.

På scenen arrangeras ibland demonstrationer och visningar. För en tid sedan hölls ett frisörevent i auditoriet. Utanför möteslokalerna finns det utrymme för utställare.

Hotellkedjan Hilton finns som bekant över hela världen och man har arbetat fram ett konferenskoncept kallat Hilton Meetings. Ledordet är problemfritt – allt ska fungera när konferensen väl startar.

– För arrangören kan en konferens vara ett stressmoment. Med våra fasta rutiner och väl genomarbetade upplägg kan vi vara flexibla och snabbt anpassa oss till nya förutsättningar. Det gör att vi kan leverera en bra konferenslösning oavsett storlek, från fem personer till 300.

Personlig atmosfär

Läget mitt i storstaden ger en känsla av att saker händer runt omkring. Samtidigt är miljön avkopplande inne i lokalerna.

– Vi får höra att hotellet har en personlig atmosfär och det försöker vi förmedla även på mötessidan. En personlig värd är ständigt tillgänglig under konferensen.

Köket håller hög klass och är tillgänglig dygnet runt. På sommaren finns en populär uteservering. Maten är olika viktig för olika kunder. Vissa vill att det ska gå fort så att man håller tidsschemat medan andra gärna lägger både tid och pengar på maten.

– Köket håller hög kvalitet och vi satsar på ekologisk mat och vår verksamhet är Svanenmärkt. Vi har ett varumärke att leva upp till, men vi är flexibla även här. Vi har också ordnat korv med bröd, eller våffelbuffé för den som vill ha det.

För de lite mer spektakulära arrangemangen bjuds chefskocken in till planeringsarbetet.

– Vi har bland annat ordnat indisk Diwali, mexikanska specialiteter eller flyttat hela tillagningen utomhus och grillat. Det gör vi även på vintern, med värmeaggregat och renskinn.

Delger sina tips

Det finns inga fasta aktivitetspaket.

– Vi kan erbjuda allt, det viktiga är att få fram syftet med mötet. Vill man ha något extra kan till exempel vår konditor visa sina talanger som is-skulptör med motorsåg, eller en utflykt ut i skärgården. Men ofta är det små saker man vill ha, som inte tar fokus från själva mötet, kanske bara att avsluta dagen tillsammans i baren.

Peter Eriksson delar frikostigt med sig av sina erfarenheter när det gäller konferensarrangemang.

– Det viktigaste är att gå igenom vad ni vill ha ut av mötet, är syftet att leverera resultat eller att vaska fram idéer? Ta hjälp av oss och stäm av med mötesdelegaterna för att i största mån minska mängden sista-minuten ändringar. Och besök gärna konferensstället, det kan vara svårt att skaffa sig en uppfattning på avstånd.

– Många förknippar Hilton med business, men vi har många olika typer av gäster.

Vårt arbete är spännande och roligt – vi gör aldrig samma sak två dagar i rad, säger Peter Eriksson.

Malin Ulfvarson

54

Offentliga Affärer 1 2011 | www.offentligaaffarer.se

Konferenshotell går samman

D

e tre konferenshotellen Thoresta Herrgård, Friiberghs Herrgård och Villa Aske, med totalt en kapacitet på cirka 300 bäddar och uppemot 30 konferensrum, går samman och erbjuder ett konferenspaket.

Konferensanläggningarna i nordvästra Storstockholm har alla specifika egenskaper.

– Thoresta är vårt lilla och exklusiva herrgårdshotell med prisbelönt kök – Sinne & smak är devisen. Med Friiberghs satsar vi på att ge konferensbranschens bästa totalupplevelse och där vänder vi oss också till privatmarknaden. Villa Aske, en komplett konferensanläggning med italiensk touch, innebär att vi kan erbjuda det bästa ur två världar. Tillsammans innebär de tre anläggningarna enorma möjligheter, säger Thomas Sved, huvudägare till de tre anläggningarna.

Konkurrensen bland konferensanläggningar i Stockholmsområdet är stentuff.

Gemensamma satsningen på Thoresta, Friibergh och Villa Aske är ett viktigt steg i riktningen att positionera sig som förstahandsvalet på konferenskartan.

Köttfri fredag

K

onferensanläggningen Gällöfsta har beslutat att inte servera kött på fredagar.

– Det är ett viktigt statement där vi visar var vi står när det gäller hållbarhet, säger Charlotte Weding-Bode.

Gällöfsta Konferens i Kungsängen blir nu den första konferensanläggningen i Sverige med en köttfri dag i veckan. Att helt ta bort kött från menyn kan uppfattas som kontroversiellt, även om det bara är en dag i veckan, men Meatless Monday är ett välkänt fenomen som allt fler runtom i världen väljer att anamma.

– Initiativet innebär att vi varje fredag kommer att komponera olika rätter baserat uteslutande på säsongens grönsaker och rotfrukter. Vi är Svanenmärkta och har miljöarbete högt på agendan, Meatless Friday är ytterligare ett sätt att visa var vi

står när det gäller hållbarhet. Vi är med och bidrar till minskade utsläpp av växthusgaser, säger Charlotte Weding-Bode, vice vd på Gällöfsta Konferens.

Köttkonsumtionens påverkan på koldioxidutsläppen presenteras genom en FN-rapport som menar att 18 procent av de globala utsläppen av växthusgaser kommer ifrån djurhållningen, och av dessa är bara 0,01 procent från transporter.

Säsongsbaserat, ekologiskt, närodlat och vegetariskt ska få ta större plats på menyn.

– Att arbeta säsongsbaserat ser inte vi som begränsande utan mer som en inspirerande utmaning. Till kvällens meny läggs fokus på en utvald grönsak, frukt, bär eller en smak.

Självklart kommer kött eller fisk finnas med på tallriken, men det är inte det som är kvällens huvudaktör, säger kökschef Daniel Nylund.

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2011

Mötesplats Fjällen Mitt i den Jämtländska fjällvärlden erbjuder Vålådalen utmärkta konferensmöjligheter med genuin miljö och moderna möteslokaler.

Pris från 1281:- ex moms/person och dygn med helpension och konferensservice.

www.valadalen.se 0647-35300

Your preferred Hotel choice in Södermalm Hilton Stockholm Slussen Guldrgränd 8, Box 15270 SE-104 65 Stockholm Sweden Tel: +46 8 517 353 00 Fax: +46 8 517 353 11 Email: reservation.slussen@hilton.com www.stockholm-slussen.hilton.com

55

LandetRunt Ta en titt på vad som händer i Sveriges kommuner från Luleå i norr till Malmö i söder.

Luleå: Årets skolhjältar utsedda

Fem engagerade medarbetare i Luleås kommunala har blivit framröstade som skolhjältar av luleborna. Kampanjen har pågått under hösten och syftet har varit att uppmärksamma alla engagerade medarbetare som varje dag hjälper Luleås barn och ungdomar att utvecklas utifrån sina förutsättningar och behov. Nästan 5 000 röstade.

– Det har varit ett fantastiskt engagemang bland luleborna, säger Ronny Olovsson, vd för Vinter reklambyrå, som var konferencier vid ceremonin.

Skellefteå: Medarbetare trivs på jobbet

Skellefteå kommuns medarbetare trivs på jobbet och utför sina arbetsuppgifter på effektiva sätt. Det visar Skellefteå kommuns fjärde medarbetarundersökning, genomförd under hösten 2010. Utifrån svaren på enkätens alla frågor tas ett Nöjd-Medarbetar-Index (NMI) fram.

Skellefteå kommuns NMI blev 3,83, vilket är ett bra resultat jämfört med andra kommuner.

Kommunens starka områden är motivation och arbetsglädje, samarbete och ledarskapet.

Förbättringsområden rör frågor kring arbetsklimatet och hälsan och mer specifikt när medarbetarna känner att de inte räcker till, när arbetsbelastningen är hård, när de inte kan bestämma arbetstakten själva och när de inte känner sig delaktiga och kan påverka sin arbetssituation.

Medarbetarsamtal och arbetsplatsträffar har fått ett sämre resultat än motsvarande undersökning 2008. Till exempel uppger fler att de haft medarbetarsamtal men samtidigt att kvaliteten på dessa inte är tillfredsställande.

Umeå: Socialtjänsten blir bättre

För femte året i rad ökar andelen nöjda brukare av Umeå kommuns socialtjänst. Samtliga mätområden avseende brukarupplevd kvalitet har förbättrats och andel nöjda brukare har ökat från 88 procent 2009 till 89 procent 2010.

Under 2010 har efterfrågan på socialtjänstens stöd och insatser varit stor. De enskilt största ekonomiska anpassningarna har skett inom områdena hemtjänst, personlig assistans och genom förändringar i stabs- och ledningsorganisation.

– De ökade behoven är en stor utmaning.

Det gäller att så tidigt som möjligt ge stöd när det sviktar runt en individ och alldeles särskilt när det är barn som far illa, säger Helén Edlund 56

(KD) första vice ordförande i socialnämnden.

Kil: Åtta företag miljödiplomerades

Kommunfullmäktige i Kil miljödiplomerade torsdagen i januari åtta Kilsföretag för deras miljöarbete. De åtta har deltagit i en utbildning med fem kurstillfällen och enskilda företagsbesök. De har också gjort en miljöutredning, miljöplan, miljöpolicy och skrivit en miljöberättelse där de har beskrivit miljöförbättrande åtgärder som de ska arbeta med. När ett år har gått får företagen planera och utföra ytterligare en åtgärd för att få sitt diplom förnyat. De diplomerade företagen jobbar alltså med ständiga miljöförbättringar.

Botkyrka: Ett vertikalt växthus

Ett vertikalt växthus vid sidan av E4 i norra Botkyrka. Det kan bli verklighet i framtiden.

150 000 kronor har beviljats i planeringsstöd för att utreda vilka vinster för en hållbar stadsutveckling en sådan etablering kan medföra.

Det ekonomiska stödet delas ut av Delegationen för Hållbara Städer och mottagare är Plantagon AB, företaget som ligger bakom idén om vertikala växthus. Plantagon och Botkyrka kommun har nu avtalat om att samarbeta för att etableringen ska komma till stånd.

– En placering av ett vertikalt växthus vid E4 i norra Botkyrka skulle ligga helt i linje med både kommunens näringslivsstrategi och klimatstrategi, säger Katarina Berggren (S) kommunstyrelsens ordförande. Satsningen skulle också vara en del i ett pågående arbete som syftar till att förnya miljonprogramsområdena och att främja en hållbar livsstil i de norra kommundelarna.

Tyresö: Näst bäst på föreningsstöd

Enligt en undersökning av Riksidrottsförbundet satsar Tyresö kommun näst flest kronor per invånare på föreningsbidrag i länet (efter Danderyd). Tyresö lägger ner 126:90 kronor per invånare i bidrag. Det är fyra gånger så mycket som Stockholms stad som satsar minst i länet - 32:60 per invånare.

Stefan Fridén är ansvarig för fritidsverksamheten i Tyresö och han säger i en intervju i Svenska Dagbladet: – För oss är det en medveten strategi från politiskt håll. Vi har alltid legat högt när det gäller satsningar på barn och ungdom och intentionen är att vi ska behålla den positionen.

Offentliga Affärer 1 2011 | www.offentligaaffarer.se

Lidköping: Nytt samarbetsavtal

Lidköping kommun har skrivit ett nytt samarbetsavtal mellan skolan och näringslivet.

För fem år sedan skrevs det första avtalet och erfarenheterna sedan dess är goda.

– Det är viktigt att vi utformar våra utbildningar efter näringslivets krav, säger Jan Fransson, Utbildningschef i Lidköping.

– För näringslivet är det betydelsefullt att det finns tillgång till arbetskraft med rätt kompetens, menar Carina Lurell, ordförande i kompetensgruppen i Näringslivet i Lidköping.

Johan Olofson som är chef för Barn & Skola menar att det är viktigt för barn i grundskolan att få insyn i vad olika yrken innebär.

Skara: Glädjande vändning i brott

Enligt statistiken över anmälda brott 2010 i Skaraborg minskar brottsligheten i flertalet kommuner. Allra mest minskar de i Skara, där minskningen är så stor som -18 procent. I hela Skaraborg sammantaget är minskningen av anmälda brott -6 procent.

– Detta är en glädjande utveckling, säger kommunalrådet Charlotte Nordström. Det känns skönt att trenden har vänt och antalet brott nu minskar i kommunen.

Orsaken till trendbrottet för Skara kan förklaras med fler antal poliser, att polisen har fokuserat på vissa betydande problem såsom narkotikatillgången och att kommunen och polisen har jobbat tillsammans med många brottsförebyggande frågor.

Insatserna har riktats mot såväl ungdomar som vuxna.

Strömstad: Kommunen sköter turistinformation

Strömstads kommun skapar ny mottagningsfunktion för besökare och Strömstadsbor. Den ekonomiska föreningen Strömstad Tourist har upplösts och från och med 1 februari 2011 tar kommunen över ansvaret för turistbyrå/besöksfunktion. Ambitionen är att skapa en fysisk och virtuell plats för besökare och strömstadsbor för information och kommunikation om Strömstads kommun som besöksort.

ringen. Förskolor, grundskolor, äldreomsorg och övriga verksamheter fungerar precis som tidigare.

Beslutet att minska antalet stadsdelsnämnder togs av kommunfullmäktige i januari 2010.

Tanken är att omorganisationen på sikt ska leda till ökad effektivitet som ska komma dig som invånare till nytta, till exempel genom bättre service. Större stadsdelsnämnder med fler invånare får också en mer stabil ekonomi.

Halmstad: Svenskar rankar favoritkommuner

Halmstad är populärt och tillhör svenskarnas favoritkommuner. Det visar ännu en undersökning där svenskar betygsätter kommuner.

I TNS SIFO:s undersökning ”Svenskarnas favoritkommuner” där 1200 personer bedömt allmänna intrycket av 28 stora kommuner hamnar Gotland i topp följt av Göteborg, Halmstad, Stockholm, Östersund, Umeå, Uppsala, Helsingborg, Lund och Falun.

Halmstads hedrande tredjeplats stärker det tidigare intrycket av att Halmstad är en populär kommun i landet. För bara två månader sedan tog Halmstad nämligen hem andraplatsen över den bästa staden att bo i årets förtroendebarometer genomförd av forskarna vid Medieakademin på Göteborgs universitet.

I den nu färska undersökningen från TNS SIFO har hög kännedom spelat stor roll för resultatet - ju fler som har en åsikt, desto bättre betyg. Generellt sett ger allmänheten höga betyg till kommuner med eget universitet, mycket turism och närhet till en storstad. En hög andel arbetslöshet verkar däremot dämpande. Detta är förutsättningar som varierar stort mellan olika kommuner.

Malmö: Budboys får miljöpris 2010

Årets miljöpris på 40 000 kronor gick till Budboys för ”att de som cykelbudsaktörer förser hela Malmö med ett miljövänligt budalternativ och på detta sätt bidrar till att minska både buller och mängden koldioxidutsläpp”.

Göteborg: Har fått 10 stadsdelsnämnder

Vid årsskiftet fick Göteborgs Stad 10 stadsdelsnämnder istället för 20. Det är den centrala och administrativa organisationen i stadsdelsförvaltningarna som har påverkats av föränd-

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2011

Arne Öster

57

krönika

Vem finns du till för?

I

bland upplever jag att vi glömmer bort varför vi egentligen är på arbetet. Vad är vårt verkliga uppdrag och varför existerar vi som verksamhet? Organisationer kan ibland vara så otydliga att de helt glömmer bort kunden, beställaren. Företag ser inte helheten och har ingen aning om varken vision eller mål. Det finns en bra historia som levandegör detta: Två män blev frågade om deras likartade arbetssysslor.

Den ena svarade ”jag lyfter sten”, den andra svarade ”jag bygger en katedral”.

Utan karta och kompass blir man lätt omsprungen.

Jag har tidigare skrivit två krönikor om mjuka värden i Offentliga Affärer. Första krönikan handlade om vikten av att vara medveten om både sig själv och sin omgivning för att kunna ta de rätta besluten. Andra krönikan handlade om våra hämmande rädslor, hur viktigt det är för organisationens utveckling att ha mod att våga utmana sina rädslor. Jag menar att det kan vara avgörande för en organisations framgång att tillit

finns. Vi behöver de mjuka värdena som att våga utmana, medverka till utveckling och medvetet fatta beslut.

Men de hårda värdena behövs också. För utan mening eller mål blir tilliten, modet och medvetenheten inte till någon större nytta för organisationen. Lika illa blir det om man bara jobbar med de hårda värdena: uppdraget är tydligt, visionen finns på plats och alla ser sin del i helheten – men tilliten, medvetenheten och den positiva kulturen saknas.

Jag upplever att en hel del organisationer glömmer bort att koppla ihop de mjuka och hårda värdena i praktiken. De kan finnas snyggt formulerat på papper men de är okända för många och glöms bort i stressen, i vardagen och tappar sitt syfte. Syftet är att värdena ska bidra till att skapa en framgångsrik och hållbar organisation.

Hållbara organisationer ett begrepp som ofta används idag. Hur skapar man det i verkligheten och inte bara på pappret? Ett förslag kan vara att börja med två frågor:

Vad är vårt uppdrag?

Vad behöver vi för att klara uppdraget?

När frågorna är besvarade och förankrade så arbetar man på i den bestämda riktningen.

Sedan gäller det att hålla frågorna och svaren levande varje dag, ända ner på gräsrotsnivå!

Så vem finns du till för? Finns du till för dem som vill få god avkastning på börsen, eller medborgarna, eller kanske samhället?

Anna Ferneman, strateg inom Betania Hälso Management

SWEPOS® Nätverks-RTK-tjänst

erbjuder navigeringsstöd och positionering i realtid med centimeternoggrannhet.

RTK-korrektioner sänds idag via GSM och GPRS och används för t.ex. detaljmätning, utsättning, datainsamling för GIS, förrättningsmätning och maskinguidning. Om det räcker att du får positionen i efterhand kan du skicka in dina observationsdata till SWEPOS beräkningstjänst.

Tel: 026-63 37 53 • Fax: 026-65 42 75 • swepos@lm.se • www.swepos.com

58

Offentliga Affärer 1 2011 | www.offentligaaffarer.se

krönika

Lindahl

Lindahl. Når resultat.

Finns det någon motsättning mellan professionalism och humanism? Mellan kompetens och kontinuitet? Affärsmässighet och erfarenhet? Inte enligt oss.

På Lindahl anser vi tvärtom att det ena bygger och förstärker det andra. Därför månar vi om våra klienter – precis som vi månar om våra anställda. Kompetens, professionalism och helhetssyn är för oss självklara, men även kontinuitet, erfarenhet och personligt engagemang. Positiva relationer föder nämligen positiva resultat. Det är vi säkra på. Det är det som gjort oss till vad vi är idag. Advokatbyrån som når resultat.

Svensk och internationell affärsjuridik STOCKHOL M

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2011

GÖTEBORG

MALMÖ

HELSINGBORG

UPPSALA

ÖREBRO

www.lindahl.se 59

ledarskap Returadress: Hexanova Media Group AB Fiskhamnsgatan 2, 414 58 GÖTEBORG

Sverige är fullt av platser som förtjänar ett bättre öde.

Svevia är ledande i Sverige på att sanera gamla industritomter och andra förorenade platser, så att de kan komma till klokare och roligare användning. Vi berättar gärna mer om vår unika kompetens och våra erfarenheter från några av Sveriges mest omtalade och komplicerade saneringsutmaningar, som till exempel Teckomatorp.

Vill du veta mer, hittar du oss på svevia.se 60

Alltid på väg

Offentliga Affärer 1 2011 | www.offentligaaffarer.se

EHRENSTRÅHLE BBDO

posttidning