Je doel behalen door gasten in de juiste stemming te brengen

Iedereen kent Jaarbeurs als accommodatie voor grootschalige evenementen. Maar Jaarbeurs is meer dan alleen het beursgebouw. Een van de bijzondere locaties binnen Jaarbeurs is bijvoorbeeld Media Plaza. Een innovatieve congres- en vergaderlocatie met zijn eigen sfeer en karakter. Hier worden de zintuigen van de gasten geprikkeld en word je in de juiste stemming gebracht om te komen tot een succesvolle bijeenkomst.

Iedere bijeenkomst heeft zijn eigen doelstelling

Bij Media Plaza vinden ze het belangrijk dat eerst het doel vastgesteld wordt voordat de locatie wordt gekozen. Campagnemanager Linda Aarsman: ‘Je doel bepaalt namelijk niet alleen de keuze van je locatie, maar ook de gewenste catering, de aankleding van de zalen, het decor, de verlichting, ja zelfs de kleuren en geuren van je event. Op basis van onze jarenlange ervaring hebben wij daarom zes concrete doelstellingen van bijeenkomsten geformuleerd.’

Kennis delen: koel zonder koud te zijn Een training of een wetenschappelijke conferentie zijn twee voorbeelden van bijeenkomsten met als doel kennis delen. Belangrijk hierbij is dat de spreker alle aandacht krijgt, hij moet zijn verhaal goed kwijt kunnen. Om iedereen bij de les te houden, helpt een blauwe, heldere omgeving. De drankjes zijn verfrissend en het eten is licht en vezelrijk. De temperatuur in de ruimte is koel, zonder koud te zijn. Uiteindelijk bereik je dat de deelnemers geïnspireerd vertrekken met het idee dat ze weer wijzer geworden zijn. Ilse Noor, accountmanager bij Media Plaza: ‘Voor kennis delen is de Progress een erg geschikte zaal. Die is daar echt voor ingericht. Zo is het podium niet te hoog, waardoor de spreker dicht bij zijn publiek staat. En de lijnen in het plafond richten zich allemaal naar de spreker, die zo een centrale plaats krijgt. En ja, je waant je hier in een ruimtevaartuig waarmee je als het ware samen op reis gaat.’

Motiveren: op het puntje van de stoel Een kick-off of een pitch: je wilt dat iedereen op het puntje van zijn stoel zit, gefocust op wat komen gaat. Een bijeenkomst vol energie, snelheid en interactie. De juiste kleur hierbij is rood, dat stimuleert de hartslag en de bloeddruk. De koffie is sterk, de hapjes spicy, de muziek en de speeches opzwepend. En op grote schermen zijn de presentaties indrukwekkend en goed te volgen. ‘Wij adviseren hiervoor vaak het Auditorium of de Media Arena, beide licht oplopende zalen,’ vertelt Ilse, ‘Sprekers staan hierdoor dicht bij de deelnemers, er is veel ruimte voor interactie. Het Auditorium is een kleurrijke zaal, met luxe, comfortabele stoelen en high-end audiovisuele faciliteiten.’ Linda vult aan: ‘Als boekers voor de eerste keer deze zaal zien, horen we vaak dat ze meteen zin krijgen in een bijeenkomst, de zaal geeft vanzelf al energie.’

Teambuilding: iedereen op de eerste rij Belangrijk bij teambuilding is een positieve en open mindset. Samen aan de slag, op een leuke en ongedwongen manier. Oranje is de kleur die hierbij past, die staat namelijk voor warmte en samenzijn. De hapjes zijn ongecompliceerd, herkenbaar en smaakvol, shared-dining past prima. De opstelling van de zaal is gezellig en informeel. Resultaat van dit alles: iedereen heeft er weer zin in, de neuzen staan weer dezelfde kant op. De Round Control in Media Plaza is hiervoor een bijzonder geschikte locatie. Een ronde zaal met zachte vloerbedekking. De comfortabele stoelen waar je heerlijk ontspannen in zit (of ligt), staan in een cirkel, dus iedereen zit op de eerste rij. En met 360 graden projectie hebben alle deelnemers goed zicht op wat vertoond wordt.

Draagvlak creëren: ruimte voor discussie Een bedrijfsbijeenkomst waarbij iedereen in the mood is om samen een oplossing te bedenken, daar gaat het hierbij om. Alle deelnemers komen aan het woord, er is ruimte voor discussie en respect voor ieders mening. Groen is hierbij een belangrijke kleur en dat vertaalt zich ook in de catering. ‘Wij adviseren dan vaak om te kiezen voor producten met een biologisch en natuurlijk karakter, waarbij de pure, eerlijke smaken goed tot hun recht komen,’ aldus Ilse. Volgens haar lenen de Sessiezalen 2.0 en de Break-Out Rooms zich erg goed voor dit soort bijeenkomsten.

Relatiebeheer: omarm je relaties

Bij je netwerkevent wil je je relaties waarderen. Samen met hen kijken naar de toekomst. Je gasten staan deze dag centraal. ‘Wij zien dat geel hier een goede kleur bij is; die is zacht, licht, warm en flatterend,’ aldus Linda. De juiste catering bij deze events bestaat uit zachte en romige petitfours bij de koffie en kleine luxe hapjes bij de borrel. De hele omgeving voelt als een warme, zachte deken, waarmee je als het ware je relaties omarmt. ‘Onze

Barzone is hiervoor een uitgelezen locatie. Een informele setting, maar bijvoorbeeld wel voorzien van projectieschermen, zodat het mogelijk is je eigen identiteit mee te geven aan de locatie. Hier voer je het gesprek met je relatie en ondertussen kijk je mee bij live-cooking’, geeft Ilse als suggestie.

Imago: verhoog de adrenaline

Je wilt als organisatie laten zien wie je bent en iedereen mag het meemaken. Je hebt een verhaal te vertellen en je wilt je gasten daarvoor in de stemming brengen. Daar passen kleuren als zwart, wit of paars bij. En hapjes die bijzonder en ongewoon zijn. De techniek is state-of-the-art, elk detail heeft een functie, je gasten vinden het totaal mooi. Resultaat: zij vergeten je niet!

Ilse: ‘Hiervoor bevelen we de Polar aan in combinatie met de Flame Foyer. Die loopt rondom de gehele Polar en geeft dankzij de ronde vormen, warme kleuren en zachte materialen een gevoel van geborgenheid. Vanuit deze warme ontvangst begeef je je naar een heldere, frisse atmosfeer: de vormgeving van de Polar is strak, wit en helder. Dit contrast in kleurstelling brengt een verrassingseffect teweeg bij je gasten. Door de adrenaline stroomt er meer bloed naar het brein en sta je meteen op scherp. Iedereen staat open voor je verhaal. Succes gegarandeerd.’

>