‘Administratief advies is maatwerk’

‘Praat regelmatig met je adviseur over wat jou het beste past. Over welke rechtsvorm bijvoorbeeld. Over hoe je je administratie gaat bijhouden; doe je dat zelf of huur je iemand in? En wat doe je met arbeidsongeschiktheid, pensioen? Het gaat om jouw situatie.’ Marc van Can, accountant bij DRV accountants en adviseurs, heeft dagelijks te maken met de vragen en zorgen van zelfstandig ondernemers. Voor wie er zijn voordeel mee wil doen, een heel kleine selectie daaruit.

Hoe selecteer je je adviseur?

‘Kies er een uit je buurt. Met hem of haar moet je een vertrouwensrelatie opbouwen. Want de beste adviseur is degene die met je meekijkt en meedenkt. Die je vraagt hoe het gaat, die ziet of je goed bezig bent of niet. Die tijdig ziet dat je in actie moet komen omdat je bijvoorbeeld te weinig of juist te veel omzet. Die je met zijn adviezen helpt om niet verrast te worden. Bijvoorbeeld door een onverwachte belastingaanslag, een BTW-betaling waarvoor je het geld niet opzij hebt gelegd.’

Waar begint het mee?

‘De eerste vraag die opkomt als je voor jezelf begint is: kies ik voor een eenmanszaak, een VOF of een BV. Vooral met het oog op je verplichtingen naar de belastingdienst maakt dit veel uit. Zo kan een VOF je fiscale voordelen bieden in de sfeer van de inkomstenbelasting. Zo’n VOF kun je opzetten met je levenspartner, maar dat kan ook een zakelijke partner zijn. In de eenmanszaak kun je weer van verschillende aftrekposten gebruikmaken. Kortom: informeer je breed en vraag om advies.’

Kun je later nog de rechtsvorm wijzigen?

‘Dat kan altijd. Daarom is het belangrijk zeker één keer per jaar met je adviseur te sparren. Die kan, eventueel met assistentie van een fiscalist, bekijken of je op een bepaald moment toch beter af bent in een andere constructie. Bijvoorbeeld als je serieus groeit en je meer verplichtingen op je nek hebt, ook financiële. En zeker als er personeel in dienst komt. Maar ook als je kapitaal wilt opbouwen in je bedrijf om er later een pensioenvoorziening uit te kunnen halen.’

Hoe organiseer je je administratie?

‘Vraag je af wat je zelf kunt en wilt doen en wat je wilt uitbesteden. Bedenk: elke euro die je uitgeeft, moet eerst zijn verdiend. Er is voldoende gebruiksvriendelijke boekhoudsoftware beschikbaar. En accountantskantoren werken tegenwoordig met systemen die gebruikmaken van herkenning, zodat inlezen van facturen het tijdrovende inkloppen overbodig maakt. Op termijn kunnen we die werkzaamheden tegen een meer aantrekkelijk tarief aanbieden. Ondertussen wordt al steeds meer repeterend werk gedigitaliseerd.’

Samenvattend?

‘Vraag altijd om maatwerk. Maak gebruik van de kennis en het netwerk van je adviseur en doe zelf wat je zelf kunt. Schuif hem of haar naar voren als dat in je voordeel werkt. Bijvoorbeeld als banken meer willen weten dan handig is. Dat inzicht heeft je adviseur en daar pluk jij altijd de vruchten van.’

Hellup, ik heb (geloof ik) stress

Stress blijkt een vrij veelvoorkomende klacht onder freelancers. Nu klinkt dat dramatisch, maar zo erg is het ook weer niet. Een zekere mate van druk en stress draagt doorgaans bij aan betere prestaties. Het wordt pas een serieus probleem als je gezondheid eronder lijdt. En dat gevaar ligt natuurlijk op de loer. Want al die zogenaamde vrijheid en onafhankelijkheid dwingen niet alleen tot discipline. Je kunt er ook in doorslaan, de balans tussen privé en werk uit het oog verliezen. Dan moeten alarmbellen gaan rinkelen. Herken wanneer je op een hellend vlak zit. Maar bovenal: neem de regie.

1 > Luister naar je eigen lichaam. Dat geeft de grens vanzelf aan. Hoofdpijn, rugklachten, slapeloosheid, vermoeidheid, allemaal signalen dat je moet oppassen.

2 > First things first. Plan wanneer je wat moet doen. En plan eromheen de broodnodige ontspanning. Wie zijn agenda met alleen maar werk en verplichtingen volplempt, komt zichzelf onherroepelijk tegen.

3 > Neem tijd voor jezelf. Intensief bezig zijn is niet erg, als er maar voldoende ontspanning tegenover staat. Take a break, ga even naar buiten, loop een eindje, haal frisse lucht.

4 > Wees af en toe ook onbereikbaar. Social media, e-mail, telefoontjes, ze kunnen heel vaak best even wachten. Dat bepaal jij. Zet het geluid uit, dan word je ook niet steeds gestoord.

5 > Onderhoud contacten. Ga eens op een andere werkplek aan de slag, misschien wel bij je opdrachtgever. Bezoek netwerkevenementen, praat over je ervaringen. En ook over wat je dwars zit, waar je last van hebt. Dat lucht op. Niets zo fnuikend als inslikken en opzouten. Maar voel je je serieus niet goed meer, zoek dan professionele hulp.