ECC Leiden: van ‘black box-locatie’ tot full-service evenementenlocatie

Op slechts een paar minuten van het gezellige oude centrum van de universiteitsstad Leiden en direct aan de op- en afrit van de A44, ligt ECC Leiden, het Event & Convention Center van Leiden en omgeving. We spreken met Carmen Alvarez Perez, director of Sales & Marketing, over de ambitieuze plannen om het ECC Leiden te ontwikkelen van een ‘black box-locatie’ tot een full-service evenementenlocatie.

‘Om te beginnen is onze ligging natuurlijk al fantastisch,’ begint Carmen. ‘Op slechts twintig minuten van Schiphol zijn wij de uitgelezen locatie voor bedrijven die niet per se een voorkeur voor Amsterdam of een andere grote stad hebben, maar die bereid zijn om Leiden uit te proberen als bestemming voor een evenement.’

Van A tot Z ontzorgen

Na een periode waarin bedrijven noodgedwongen de hand op de knip hielden en bedrijfsactiviteiten het liefst in eigen beheer uitvoerden, ontstaat nu de trend om de organisatie van een evenement weer uit handen te geven, vaak aan een evenementenbureau dat hen van A tot Z ontzorgt. ‘En daar springen wij nu op in,’ vertelt Carmen. ‘Vanaf het begin van ECC Leiden in 2015 profileerden wij ons vooral als een ‘black box-concept’ van 2.700 m² waarbij een opdrachtgever zelf alle leveranciers meenam, zoals de catering. We merken nu dat opdrachtgevers steeds vaker de vraag bij ons neerleggen om hun evenement volledig te verzorgen en te regelen. Daar gaan we dus graag mee aan de slag!’

Apart maar ook samen

ECC Leiden is letterlijk en figuurlijk verbonden aan het naastgelegen Holiday Inn Leiden. Ofschoon het twee aparte bedrijven zijn met ieder hun specifieke dienstverlening, profiteren beide bedrijven van elkaars diensten en expertise.

‘Zo hebben wij bij ECC Leiden alle faciliteiten in huis om een event volledig te cateren, maar we maken daarbij wel gebruik van de twee volledig ingerichte keukens van Holiday Inn. Bij een groot, meerdaags evenement is het dan weer handig dat Holiday Inn Leiden beschikt over 200 hotelkamers en gasten dus kunnen overnachten als zij dat willen. Ons dedicated Marketing/ Sales/Meeting & Events team verkoopt zowel Holiday Inn Leiden met zijn veertien vergaderzalen als ECC Leiden. We zetten beide bedrijven ook echt apart in de markt, met aparte websites en andere templates naar klanten voor bijvoorbeeld offertes. Online marketing is heel belangrijk, vooral ook voor de internationale markt.’

Green Key Certificering

Veel bedrijven die een evenement willen houden, hechten grote waarde aan duurzaamheid en de carbon footprint van het evenementenbureau of de evenementenlocatie bij het maken van hun keuze. ‘Dat is heel herkenbaar en daarom zetten ECC Leiden en Holiday Inn Leiden zich in voor een beter milieu en een betere samenleving,’ legt Carmen uit. ‘Deze inzet is sinds 2012 beloond met een Green Key Certificering (categorie Gold), hét keurmerk voor bedrijven in de toerisme-, recreatie-, vergader- en congresbranche, die serieus en controleerbaar aandacht geven aan duurzaamheid, met zorg voor natuur en milieu in en rondom het bedrijf. Die Green Key Certificering toont aan dat wij maatschappelijk verantwoord ondernemen. Daarom werken wij in dat kader vooral samen met lokale partners en leveranciers, dat scheelt veel kilometers.’

Europees kampioenschap hiphopdansen

Vanwege het grote oppervlak van ECC Leiden, kan er een grote diversiteit aan evenementen terecht. Carmen: ‘Het afgelopen jaar boden we onder andere onderdak aan grote medische congressen, vlooienmarkten, sportevenementen zoals het wereldkampioenschap fitness en aerobics en het kampioenschap hiphopdansen. Dat was zo’n succes dat we dit jaar het Europese kampioenschap hiphopdansen hebben binnengehaald! Dan lopen hier iedere dag duizenden deelnemers van verschillende nationaliteiten rond die in alle hoeken van ECC Leiden aan het oefenen zijn om vervolgens op een groot podium op te treden. Daar gaat zo’n energie vanuit, dat werkt aanstekelijk! Op 9 februari hadden we een groot event van EMEC, van MPI (Meeting Professionals International). Tijdens dit meerdaags congres kwamen meeting professionals uit heel Europa en daarbuiten bij elkaar om kennis en inspiratie op te doen over het vakgebied, te netwerken en zaken te doen. We hadden onze grote evenementenhal omgetoverd in vier ruimtes: een autoshow, een congres, een club maar ook een restaurant, om te laten zien waartoe wijzelf allemaal in staat zijn in deze locatie.’

Evenementenlocatie én evenementenbureau in één ‘Het evenementenseizoen begon dit jaar voor ons in april, met een bedrijfsevenement voor 1.500 personen,’ glundert Carmen zichtbaar. ‘Bij dit evenement hebben we echt alles zelf verzorgd! Van het bedenken van activiteiten tot het inhuren van de acts. We werkten dan ook met een externe cateraar, omdat het hier om grote aantallen ging. Het was een erg leuk evenement, met verschillende artiesten en diverse workshops. Het hele complex werd omgetoverd tot een groot paradijs om de medewerkers tijdens dit bedrijfsevenement in de watten te leggen!’

Samenwerking binnen Leiden

ECC Leiden werkt veel samen met Leiden Marketing en het Leiden Convention Bureau. ‘We hebben maandelijks overleg met elkaar. Alle evenementenlocaties in Leiden werken heel goed samen en maken ook wel eens gebruik van elkaars leveranciers, in die zin ben je wel lokaal aan het ondernemen. Leiden Marketing organiseert veel evenementen op medisch en wetenschappelijk gebied. Zulke evenementen vragen een lange voorbereidingstijd. Maar als het moet kunnen wij snel schakelen. Alles valt of staat met de beschikbaarheid van de zaal. We werken met veel vaste leveranciers van het hotel en beschikken altijd over ervaren en goedgeschoold personeel. We hebben veel vaste medewerkers die allemaal multi-inzetbaar aan de slag kunnen, maar tijdens evenementen en bijeenkomsten hebben we ook een pool van partyambulanten die we kunnen oproepen. Want soms hebben we het over feesten van 1800 personen en dan moet je gewoon hele snelle biertappers hebben! Er komen nu nog wat last minute aanvragen binnen, maar dat is dan al wel voor oktober/november 2019. De voorbereidingstijd is ook afhankelijk van of de opdrachtgever samenwerkt met een evenementenbureau dat heel snel kan schakelen of dat zij willen dat wij het allemaal zelf van A tot Z organiseren. Maar laat ze maar komen, wij zijn er klaar voor!’ sluit Carmen af.