Opdrachtgever Uitgelicht

Monique Bicker

Werkt bij > Instituut Fysieke Veiligheid (IFV)

Functie > Organisator IFV Kennisevents

Aantal events per jaar > IFV Kennisevents organiseert jaarlijks tussen de 60-70 events.

Wat is het eerstvolgende evenement op de agenda en hoe zou je dat omschrijven?

Het eerstvolgende event vindt plaats in de 3e week van juni. Van maandag t/m woensdag staat het IFIW gepland. Dit staat voor International Fire Instructor’s Workshop. Het is een jaarlijkse bijeenkomst van internationale brandweermensen, instructeurs en wetenschappers. Ze delen kennis en ervaring. Het doel van IFIW is leren van elkaar en kennis wereldwijd verspreiden onder de brandweer. Aansluitend vindt op donderdag en vrijdag het IFIC plaats; International Fire Instructors Conference 2019. Met dit jaar als centraal thema: ‘Het verbinden van wetenschap en werkveld, nieuwe zaken belichten en bestaande zaken verdiepen’. We ontvangen deze week veel buitenlandse sprekers en gasten. Dat betekent veel vliegtickets, transfers, overnachtingen etc. Mooie klus!

Met welke criteria dien je altijd rekening te houden bij de organisatie van een evenement?

Kunnen we het aan qua capaciteit (personeel, budget, locatie i.r.t. deelnemersgrootte), tijd (voorbereiding, communicatiewensen) en tijdstip?

Hebben we de juiste match tussen sprekers en doelgroep?

ROI, oftewel, wat moet het evenement opleveren (in termen van kennisoverdracht, moet de doelgroep dingen anders gaan doen et cetera)?

Het leven van een event manager is druk en hectisch. Hoe laad jij jezelf weer op?

Regelmatig ga ik er een weekendje of midweekje tussenuit. En van tevreden klanten en schouderklopjes voor een goed georganiseerd event word ik weer snel fit.

Van welke ontwikkelingen in de branche gaat jouw hart sneller kloppen?

Mijn hart klopt sneller bij het zien ontstaan van opleidingen die beter aansluiten op de toenemende strategische taken van een eventmanager. Dit vind ik een vorm van erkenning dat dit vak meer is dan alleen maar het organiseren en uitvoeren van een bijeenkomst.

Zet je doorgaans pitches in onder bureaus? Waarom wel of niet? Onder bureaus zet ik zelden tot nooit pitches uit. Onze opdrachtgevers komen uit het werkveld van fysieke veiligheid en laat daar nu vooral onze expertise zitten. Daarnaast hebben we goede communicatiespecialisten bij het IFV waardoor we voor die specifieke kennis geen bureau nodig hebben. Soms is een aanbesteding nodig als we bureaus moeten inhuren voor bijvoorbeeld audiovisuele of vertaalactiviteiten die wijzelf of onze directe partners niet in huis hebben. Pitch vind ik in deze context dan een groot woord.

Als je een locatie of een leverancier voor een evenement moet selecteren, welke aspecten zijn dan doorslaggevend voor jou? In eerste instantie steven we ernaar een event altijd bij ons in huis te laten plaatsvinden. Lukt dat niet of zijn er andere wensen, dan kijk ik vooral hoe een externe locatie zich verhoudt tot het thema en de doelgroep. Daarnaast spelen zaken als de bereikbaarheid, gratis parkeergelegenheid en dicht bij belangrijke uitvalswegen gesitueerd zijn, zeker mee. Om doorslaggevend te zijn staan servicegerichtheid van een externe locatie en de mate van meedenken altijd bovenaan.