Tien tips voor een succesvol event

Een geslaagd evenement schud je niet zomaar uit je mouw. Al heb je state-of-the-art techniek en is je aankleding subliem; zonder enthousiaste bezoekers hoef je het volgend jaar niet nog een keer te proberen. Hoe zorg je dat je de interesse wekt in een event en laat je bezoekers nog maandenlang napraten over die ene dag? Met duizenden congressen, bijeenkomsten, beurzen en events per jaar, hebben de marketeers van Jaarbeurs de nodige ervaring in hun broekzak. Onder het mom van ‘samen kom je verder’, delen ze hun tien beste tips om bezoekers te werven en interesseren voor een event.

1. Wees een scherpschutter

Het begint allemaal met een sterke propositie. De markt is vol en voor jou zijn er tien anderen, dus alles valt of staat met een goede boodschap. Dat kan je alleen doen als je jouw doelgroep op scherp hebt. Zorg ervoor dat je de doelgroep op de juiste manier prikkelt, dan kan je hen ook overtuigen.

2. Ken je publiek Kan je je doelgroep verdelen in kleine subgroepen? Doe dat dan vooral! Het geeft je de mogelijkheid om dieper in te gaan op specifieke wensen en eventuele informatiebehoeften. Op deze manier kun je een boodschap creëren waardoor de doelgroep zich echt aangesproken voelt. Ze zullen daardoor eerder geneigd zijn je event te bezoeken. Je geeft hen immers iets wat voor hen van relevante waarde is.

Zorg, toewijding, aandacht, inzet of liefde. Hoe je het ook noemt: als je de aandacht van je bezoeker wilt, moet je die verdienen. Focus je op de bezoeker en kijk bij elk aspect van je event waar je extra waarde kunt toevoegen. Begin bijvoorbeeld bij een originele uitnodiging en eindig met een speciale goodiebag. Zo creëer je niet alleen reuring, maar ook een positief gevoel.

‘Zorgdatjejedoelgroepopscherphebt’

4. Geef een sneak preview

Schrijf jij je ergens voor in zonder dat je weet waarvoor je betaalt? Waarschijnlijk niet. Je bezoeker zal dat dus ook niet doen. Je hoeft echt niet alle details uit te werken, maar een tipje van de sluier is wel zo prettig. Mensen willen waar voor hun geld. Communiceer daarom over het programma voordat je begint met de kaartverkoop.

5. Creëer exclusiviteit en schaarste

Misschien wel de oudste truc uit het boek: geef de bezoeker een exclusief gevoel. Niet voor niets gebruiken retailers het op=op-principe zo graag. Speel bijvoorbeeld met de beschikbaarheid van kaarten of speciale arrangementen. Schaarste en het gevoel van exclusiviteit, trekken vaak de (nog twijfelende) bezoeker over de streep.

6. Ga het gesprek aan

De grootste fout is het maken van aannames. Ga er niet vanuit dat je weet wat je doelgroep wil, maar vraag jezelf af: hoe goed ken ik mijn doelgroep groep nou echt? Ga in dialoog met potentiële bezoekers en onderzoek hun wensen en behoeften. Zo weet je zeker dat je de plank niet misslaat en iets organiseert wat in hun interessegebied ligt.

7. Verplaats je in de ander

Deze tip gaat hand in hand met de vorige. Verplaats je in de doelgroep en redeneer bij alles wat je doet vanuit de bezoeker. What’s in it for them?

Waarom zou diegene naar jouw event moeten komen en wat maakt het zo bijzonder? Zet je eigen gevoel even opzij en denk als een bezoeker.

8. Blijf communiceren

Het klinkt logisch, maar toch vergeten een hoop bedrijven het: de communicatie. Juist als je een jaarlijks event hebt, helpt het niet om enkel te roepen dat het bijna zover is. Blijf het hele jaar in contact met je doelgroep. Plaats regelmatig iets op social media, gebruik e-mailcampagnes, nieuwsbrieven en bied downloadables aan. Zo blijf je top of mind en kijken mensen uit naar jouw event.

9. Via via werkt altijd

Samen kom je verder. Dus ook met het netwerk van je exposanten, sprekers, bezoekers en eventuele brancheverenigingen. Hun klantendatabase is jouw uitgangspunt. Het voordeel: je hoeft potentiële bezoekers niet meer warm te maken, ze hebben immers al een vertrouwde relatie opgebouwd met jouw netwerk.

10. Prikkel de zintuigen

Er zijn honderden manieren om een verbluffende impressie achter te laten op een bezoeker. Maar dat het iets te maken heeft met zintuigen, moge duidelijk zijn. Iets zien, horen, ruiken, proeven en voelen kan bijdragen aan een event dat niet snel meer vergeten wordt. Meer informatie? Kijk op jaarbeurs.nl/prikkeljezintuigen.