Eventondernemer krijgt Japanse les MTD: The Road to Tokyo (deel 2)

Ze waren erbij met MTD. Op de Spelen van London in 2012 en die van Rio in 2016. Zoals ook op het WK 2010 in Johannesburg en vier jaar later dat in Brazilië. MTD leverde er water, gezuiverd drinkwater, inclusief de complete infrastructuur die ervoor nodig is tijdens zulke grootschalige evenementen. Tokyo 2020 was logischerwijs de volgende megaklus die directeur Hans Verhoeven en de zijnen voor de Olympische sportfamilie zouden klaren. Daar stond de zorgvuldig opgebouwde reputatie, onder meer bij het IOC, garant voor. Althans, dat zou je vooraf denken. Niets bleek in de voorbije 12 maanden echter minder waar in het land van de rijzende zon. Zeer grote cultuurverschillen, een vertragend complex organisatiemodel en eindeloze bureaucratie, kiepten maand na maand bakladingen zand in de machine. Waarna een pandemie ten slotte zorgde voor complete stilstand. Deel 2 van de wederwaardigheden van een Tilburgse eventondernemer in Japan.

Cynisch

Bevrijdingsdag 2020. In het hoofdkantoor op een vrijwel verlaten industrieterrein werkt de staf van MTD ook deze dag gewoon door. Niet voor evenementen, die staan simpelweg niet meer in de planning; voor maanden niet. De coronaactualiteit dwong tot inzet voor heel wat minder plezierige toepassingen: ‘We bouwden op verschillende plaatsen in Europa waterinstallaties voor noodhospitalen en mortuaria’, vertelt Verhoeven. ‘Onder meer in Cardiff, waar een site met 2.000 bedden compleet is geoutilleerd voor de opvang van coronapatiënten.’ Het zijn niet de opdrachten, die hij luttele weken eerder zelfs maar voor rea- listisch had gehouden. Maar die, cynisch genoeg, wel heel welkom zijn sinds de core business begin maart compleet is stilgevallen. ‘Niet alleen nationaal, ook internationaal natuurlijk. Wij zijn mondiaal actief dus het raakt ons aan alle kanten.’

Bouw

Het moest weer een topseizoen worden, vol festivals, concerten en evenementen: Lowlands, TomorrowLand, Mysteryland. Maar ook de terugkeer van de Grand Prix Formule 1 op Zandvoort, de Parades, Sail Amsterdam, Invictus Games ... En natuurlijk de Olympische Spelen in Tokyo. ‘We hadden precies vandaag nog 80 dagen te gaan tot de opening’, weet Verhoeven, die de teller in de hal van het kantoor nu op 444 dagen ziet staan. De Spelen zijn, na lang aarzelen op het hoogste Japanse regeringsniveau, een jaar uitgesteld. Het IOC keek zelfs al naar 2022. Juridisch gezien wordt dit nog wel een interessante uitdaging, stelt Verhoeven: ‘In onze contracten hebben we clausules die vertraging en afzegging dekken, maar de optie van een jaar verzetten komt er niet in voor.’ En of dat al geen onzekerheid genoeg geeft: ‘Het lokale organisatiecomité, TOCOG, ziet het Olympische project als bouw en niet als een event. Stopt de bouw, dan stoppen de betalingen, zeggen ze daar. Wij hebben allerlei materialen staan in Tokyo, die we niet zomaar kunnen terughalen. Daar zal zeker een financiële vergoeding voor moeten komen de komende 12 maanden.

Autonoom

Omzet. Of beter nog: Inkomsten. Het onderwerp komt meer dan eens aan de orde in het dagboek, dat Verhoeven sinds juli 2016 bijhoudt van zijn Road tot Tokyo. In september vorig jaar schrijft hij er nog alle vertrouwen in te hebben: ‘De kosten gaan nu wel heel hard met het opschalen van het team, de huur van een kantoor en magazijnruimte. Misschien kan het IOC ons een lening geven die we dan weer aflossen als de Principal Contractors, onze directe opdrachtgevers, gaan betalen.’ Verhoeven wordt verwezen naar het lokale organisatiecomité, dat weliswaar verbeterde financiële condities aanbiedt, maar het daarbij laat. ‘In tegenstelling tot bij vorige Spelen, werken we niet direct voor hen. Dat maakt het hele proces sowieso veel gecompliceerder. Niet alleen waar het contracten en betalingen betreft, ook omdat alles tig keer moet worden besproken, onderhandeld en vastgelegd.’ En om het allemaal nog wat ingewikkelder te maken: MTD heeft in Japan ook nog eens te maken met een flink aantal autonome districten, die stuk voor stuk weer hun eigen afwegingen maken en dus net zo makkelijk het materiaal van MTD kunnen afkeuren wat andere prima vinden.

Star

Die ervaringen maken Verhoeven andermaal duidelijk, dat hij is aangewezen op de inzet en inzichten van zijn Japanse medewerkers. Zij zouden moeten weten hoe de hazen lopen, zij zouden MTD lokaal op sleeptouw moeten nemen in het moeizame zakelijke verkeer. Het tegendeel gebeurt echter. Zo’n beetje elke maand vermeldt het dagboek wel complicaties op personeelsgebied. ‘Op de een of andere manier klikte het telkens toch weer niet tussen de Japanse en de Europese col- lega’s. Dat was fnuikend voor de continuïteit. We hebben er ook opdrachten door verloren. Gewoon omdat niet adequaat is gereageerd, niet tijdig de gevraagde informatie is verstrekt.’ Vacatures invullen blijkt bovendien lastig: er is nauwelijks werkloosheid in Japan. ‘Een extra handicap is het gebrek aan relevante kennis van en ervaring met evenementen bij Japanners’, stelt Verhoeven. ‘Ze hebben er geen event-industrie, zijn niet opgegroeid met projecten die het moeten hebben van tijdelijke faciliteiten. En dus kennen ze ook de specifieke cultuur niet; het improviseren, regelen, aanpassen, flexibel zijn en denken in tijdelijke oplossingen. Bovendien zijn ze erg star in hoe het wél moet, dat is namelijk alleen op hún manier. Daar kom ik dan aan met mijn: het komt goed, dat regel ik nog wel.’

Bureaucratie

Die Japanse manier van werken is, heeft Verhoeven ervaren, gebaseerd op het verwerven van volstrekte zekerheid. ‘Werkelijk niets wordt vergeten om vast te leggen. Details van details zijn het, altijd weer.’ Verhoeven’s dagboek verhaalt van een meeting met een van de Principal Contrac- tors in december 2019, ogenschijnlijk gepland om de zaak af te ronden. Maar in werkelijkheid een urenlange ondervraging: ‘Er werden echt weer tientallen vragen gesteld; over hoeveel Japanse monteurs, welke namen, bij wie ze onder contract waren, hoeveel andere monteurs, wie er van hen dan Japans sprak, of we een brief konden laten zien dat het IOC een voorkeur heeft voor MTD, welke projecten we al gedaan hadden, wat onze omzet en winst was ... Weer details, details en nog meer details. En uiteindelijk gingen we dus weg zonder het getekende contract.’ Die bureaucratie blijkt trouwens ook flink door te werken op overheidsniveau: ineens moeten alle niet-Japanse monteurs terug naar eigen land om daar een nieuw werkvisum op te halen. ‘Een visum dat vervolgens afhankelijk blijkt van de vraag of de betrokken monteur wel voldoende gediplomeerd is.’

Lessons learned

Januari 2020 begint met plussen. De eerste 6 contracten zijn ondertekend en er liggen 16 letters of intent op tafel. Er gloort perspectief. Maar zo voorspoedig als dat oogt, zo teleurstellend blijkt de situatie op de Japanse MTD-vestiging. Als de nieuwjaarsverlofweek voorbij is, zijn er weer 3 Japanse vertrekkers, waarvan een zelfs nadat hij eerder akkoord ging met zijn arbeidscontract. ‘Dat maak je elders niet mee, maar het is daar mogelijk. Alsof ze de confrontatie niet aandurven, alsof de hiërarchie en discipline die het land kenmerken tegelijk ook lamleggen. Dat maakt dat je ook gaat vrezen voor hun inhoudelijke inbreng; immers, durven ze altijd wel iets in te brengen als ze zaken anders zien?’ Verhoeven erkent in dit verband zijn lessons learned: ‘We hadden ons nog meer en beter moeten verdiepen in de cultuur en dan vooral de verschillen moeten opmerken. Ik denk dat internationaal georiënteerde Japanners, die ook meerdere talen spreken, onmisbaar zijn om in dat land aan zo’n avontuur te beginnen. Met alleen een tolk red je het bijvoorbeeld ook niet; de gesprekspartner moet iemand met inhoud zijn, iemand die het verhaal kan doen. Al zal dat in onze business voor een Japanner lastig blijven gezien het ontbreken van het vereiste event-dna.’

Annulering

Een internationaal vrouwen golftoernooi in Singapore annuleert echter het contract ‘wegens een virus’. Verhoeven neemt de reden voor kennisgeving aan; hij heeft andere dingen aan het hoofd. Zoals die met het Tokyo Metropolitan Government, dat de alom geaccepteerde bufferzakken weigert. Verhoeven: ‘Volgens een of andere wet zou er niets tussen een breaktank en een drukverhoger mogen staan. In het MTD-systeem staat daar een bufferzak tussen.’ Het TOCOG weigert te bemiddelen; als alternatief wordt nu een aardbevingsproof buffer-breaktank voorgesteld. Intussen vallen de annuleringen in steeds grotere aantallen in Tilburg op de deurmat. Dat corona ook in Tokyo voor serieuze problemen gaat zorgen, is een kwestie van tijd. ‘Het eerste concrete signaal was de afzegging van het Project Holland Heineken House. Desondanks werkten we die dagen nog door. Sterker nog, op een aantal venues waren we al begonnen. Eentje is zelfs al klaar; daar staat een test-event op het programma.’

Afschalen

En dan wordt het 24 maart: de Spelen worden een jaar verzet, luidt de kille mededeling. Ineens is alles anders. ‘Dan is het heel snel schakelen, kijken wat de consequenties zijn. Wat doe je met de mensen; die kun je immers zonder inkomsten geen 12 maanden doorbetalen? En de huur van het kantoor en de opslag? Niet-Japanners moeten weg, maar lukt dat nog voor de grenzen sluiten?’ Besloten wordt in Tokyo van 25 naar 5 man af te schalen. Verhoeven zet direct zijn netwerk van wereldwijd werkende eventleveranciers AGES in om bij het IOC duidelijkheid te krijgen over de contractuele en financiële implicaties. ‘Want het zou ook zomaar zo kunnen zijn, dat lokale contractors nu ze de tijd hebben, zelf installaties gaan laten aanleggen. Permanente welteverstaan. Het liefst zou ik zien, dat het water uit de contracten van de Principal Contractors gaat en alles onder het lokale organisatiecomité gaat vallen. Tegelijkertijd doen we die partijen een voorstel voor de kosten van het doorhuren voor een periode van 12 maanden.’

Overleven

Het is sindsdien wachten op reacties, op besluiten. Helder zicht op welke kant het opgaat, is er niet. Het IOC meldt te verwachten dat contracten worden gerespecteerd, maar een financiële oplossing is nog ver weg. In de tussentijd wordt Tokyo 2020 binnen MTD inhoudelijk naar een laag niveau teruggeschroefd. ‘Prioriteit heeft alleen het vinden van een oplossing voor de loodgietersvergunning die vereist is. Die hadden we, door een bedrijf over te nemen met een bevoegde loodgieter. Maar die man is 70 en zijn contract met ons eindigt in september.’ Een ogenschijnlijke futiliteit in zo’n megaproject. Maar in de Japanse realiteit anders. ‘Heel anders. Voor hetzelfde geld gaat het daarop mis.’ Toch sombert Verhoeven niet. Oké, het heeft al heel veel investeringen gekost, nog amper iets opgeleverd behalve heel veel kopzorgen. ‘Ik geef nooit op, ik ben te veel ondernemer om ontwikkelingen negatief te zien. We zijn intern natuurlijk volop bezig met kostenreductie. Maar we moeten ook business blijven zien waar dat kan. In de branche, samen; de leverancier en de organisatie. Pakt een organisator weer iets kleins op later dit jaar, leveren wij tegen minimale prijs zijn water. Met elkaar weer beginnen, en met elkaar de zaak weer op gang brengen, want het zal nog wel paar jaar duren voordat de events weer zo bruisend zijn als in 2019.’ En in de tussenliggende tijd? ‘Overleven, maar niet alleen. Want ook de Road to Tokyo – hoe kronkelig en hobbelig ook – gaat weer open, zeker en vast.’