‘Ook CEO’s staan hier met hun blote voeten in het zand’

Het is dinsdag 4 februari 2020 en zelfs op deze druilerige dag barst het van de activiteit op het terrein van UP Events. Op het bord bij de ingang worden alle partijen die vandaag worden verwacht welkom geheten: volle bak vandaag. Gezeten op een zacht schapenvelletje bij een knisperend kacheltje in een van de loodsen, voel ik mij meteen thuis. En toch sta je hier in de zomer met je blote voeten naast een BeachclUP. Hoe veelzijdig is UP Events?

Verrassingen

Het terrein ligt goed bereikbaar aan de rand van Amsterdam. De groene loodsen en de lichtjes zijn het eerste wat opvalt, daarna begin je in elke hoek iets anders te ontdekken: een 900m2 outdoor arena om te lasergamen, een veld voor bubbelvoetbal, boogschieten, diverse spectaculair uitziende installaties voor Robinson proeven, beachvolleybal. En dat blijkt alleen nog maar het buitenterrein. Tot mijn grote verrassing vind ik in een van de loodsen een heus Vietnamees minidorp, horend bij een van de Escape Rooms van UP

Events. Welke verrassingen verstoppen zich in de andere loodsen?

Slecht weer bestaat niet ‘Ja, zo veelzijdig is het dus’, lacht Pim ten Broeke, Sales & Eventmanager UP Events. ‘Activiteiten zijn hier het hele jaar door’, vertelt hij. ‘Zeker niet alleen in de zomer!’ Samen met Sophie Spanjer, hoofd marketing, geeft hij vandaag een kijkje achter de schermen. Binnen en buiten. Van Escape Challenges en het bouwen van kettingreacties tot de nieuwste aanwinst: een Hackathon waarbij je samen met je collega’s diverse codes moet kraken. Sophie: ‘Opdrachtgevers kunnen huiverig zijn voor slecht weer. Dat is hier geen enkel probleem, binnen is het namelijk minstens zo leuk. Daarnaast geldt wat ons betreft: slecht weer bestaat niet, slecht gekozen kleding wel. Bovendien hebben we warme douches mocht het nodig zijn’, vult ze lachend aan.

Ontspannen karakter

‘We zijn heel goed in teambuildingactiviteiten, maar we kunnen veel meer’, zegt Pim. ‘Het doel van een (live) evenement is toch vaak dat de gasten op een makkelijke manier in contact komen met elkaar. Daar zijn de sfeer van ons terrein en de aard van onze activiteiten op ingericht. Iedereen moet zich snel op zijn of haar gemak kunnen voelen.

Pim: ‘Een mooi compliment dat we laatst kregen was dat zelfs de CEO die normaliter echt zijn pak niet uit te krijgen is, op een gegeven moment met blote voeten in het zand stond. Je merkt dat verbinden UP Events in het DNA zit.’

Inspirerende ontmoetingen

Sommige opdrachtgevers komen enkel om een locatie te huren, anderen willen volledig ontzorgd worden of zijn op zoek naar een partner voor een co-creatie. Maar, UP Events voegt graag altijd een verrassing toe. Een onverwacht element waar zelfs de opdrachtgever niets van weet. Dat vinden ze leuk. ‘Be Different is een van onze kernwaarden’, voegt Sophie toe. ‘Vaak zijn mensen helemaal verbaasd als ze ons terrein bezoeken. Dat positieve gevoel en die verrassing, die mogen in elke belevenis terugkomen.’

‘Ik durf voor alles wat we doen mijn hand in het vuur te steken’, zegt Pim. ‘We gaan met z’n allen voor de volle 100%. Dat is ook een cultuur die we bewust neerzetten. We blijven ons continu afvragen: hoe kan het beter, efficiënter?’ Hoe bijzonder goed uitgewerkt de activiteiten van UP Events zijn, blijkt wel uit het feit dat hun activiteiten door heel Nederland en zelfs daarbuiten voor de corporate markt ingezet worden. ‘We werken daarnaast steeds vaker samen met bureaus en eventmanagers, die we helpen met hun eventstrategie en jaarplannen’, zegt Pim. ‘Door nieuwe samenwerkingen met cateraars en eventstylisten krijgen we de kans om sterke relatie-events neer te zetten. Supergaaf!’

Datpositievegevoelendie verrassing,diemogeninelke belevenisbijonsterugkomen

Escape!

Het is tijd om het terrein te bekijken. Via een deur lopen we een tweede loods in waar ik meteen in een compleet andere wereld terechtkom. ‘Nu oppassen dat de deur niet achter ons dichtvalt’, lacht Sophie, ‘anders zitten we het komende uur opgesloten.’ Alles klopt tot in de details. Je zit meteen midden in een escape verhaal. En ik ben jaloers op de mensen die later vandaag de escape room mogen oplossen. ‘Maar jij kunt deze nu nooit meer doen,’ lacht Pim, ‘gelukkig hebben we er nog een paar.’

Daarna naar buiten - de paraplu’s staan klaarnaar Loods 7, geschikt voor plenaire sessies en feesten. Rondom staan hutjes waardoor er een festivalsfeer gecreëerd kan worden. ‘In de zomer met lampjes en palmen, in de winter met fakkels en Glühwein’, vertelt Pim. Iets verderop staat een Winterlodge, van alle gemakken voorzien voor een vergadering, maar ook geschikt voor je eigen winterfeest met bierpul sjoelen of Nageln op een lekker après-ski-muziekje. In de zomer worden dit de BeachclUPs, elk van 300m3 met eigen buitenterrein.

Hoe houd je het simpel?

Behalve bedrijfsevenementen en teambuilding groeiden tot voor kort de aanvragen voor zakelijke festivals met een ontspannen karakter bij UP Events. ‘Wat ideaal is aan een bedrijfsfestival is dat de gasten zelf kunnen bepalen wat ze doen op zo’n dag. Meedoen aan de activiteiten, of hun eigen weg gaan en chillen bij de foodtrucks.’ Een bedrijfsfestival wordt dus niet alleen ingezet als speciale dag voor medewerkers, maar steeds vaker gekoppeld aan zakelijke inhoud zoals een productlancering of netwerkmiddag met belangrijke klanten.Omdat men zich hier zo snel thuis voelt, werkt dat zo goed. We zijn echt trots om hier te werken en daar deel vanuit te kunnen maken. Bovendien is ons terrein heel erg groot, dus ook genoeg ruimte voor 1,5 meter afstand, mocht dat nodig zijn.’

Of mensen nooit verdrinken in de oneindige mogelijkheden, is een vraag die bij mij opkomt, maar ook daar is over nagedacht. Pim: ‘Voor het overzicht hebben we pakketten samengesteld. Maar dat is eigenlijk vooral voor het overzicht, wij zorgen altijd voor een twist, een verrassing in de beleving, waardoor mensen blijer weggaan dan verwacht.’ ‘En ja hoor, het werkt!’

Coronacrisis

Tijdens de Coronacrisis ging het terrein van UP Events tijdelijk dicht. Deze periode hebben de medewerkers gebruikt om op het terrein en in de organisatie ontzettend veel verbeteringen door te voeren. ‘Be Better, every day’ is altijd al een van de kernwaarden, maar kreeg de focus in deze vervelende tijd. Op het moment van schrijven is nog onduidelijk wanneer UP Events exact open kan gaan en wat dat betekent voor events met grote groepen. Toch ligt er al een concreet plan klaar voor 1,5 meter afstand, veiligheid en bescherming. En dat UP Events snel kan schakelen toont ook de ontwikkeling van een compleet nieuwe game: Project Arrow; teambuilding op afstand.

Meer informatie: upevents.nl

Column: Ode aan de doorzetter

Het zal je maar gebeuren! In een paar weken tijd worden al je evenementen doorgeschoven en afgezegd. Van een volle agenda naar een lege. Het ergste is dat er geen nieuwe evenementen worden opgestart. Even later worden bijeenkomsten zelfs verboden en je omzet valt terug naar nul. Wanneer het allemaal weer mag, dat blijft onduidelijk. Volgt er een vaccin of medicijn? Verdwijnt het virus straks plotseling of volgt nog een tweede golf? En als het dan weer mag, komen de bezoekers dan wel weer? Mogen ze en hebben ze de moed? Durven de organisatoren het nog wel aan? Deze crisis treft vrijwel iedere sector, is er straks nog budget voor een evenement?

Er wordt opgeroepen om zoveel mogelijk thuis te werken. In Excel tel je op wat de schade is van al die verplaatste evenementen, het ziet er niet best uit. Bestaat je bedrijf dan nog? Wat voor werk doe je volgend jaar rond deze tijd? Wat vind je eigenlijk echt de moeite waard en wat is jouw talent? Hoe zit het met je pensioen en met je hypotheek? Het aanbod gratis cursussen en seminars via Zoom lijkt eindeloos. Je collega’s zie je vooral in Microsoft Teams. Even Webex installeren voor een gesprek met een klant, dat werkt best prettig zonder reistijd. Het rijdt overigens prima door overal. Dan gaan ook de scholen dicht. Heerlijk die kinderen om je heen, maar de onrust maakt het lastig om ervan te genieten. Werk je wel hard genoeg om zonder kleerscheuren door deze crisis te komen? Het is balanceren in een wankel evenwicht. Waarom overkomt jou dit? Dit heb jij toch niet verdiend?

Evenementenmensen zijn flexibel en creatief. Waar anderen de moed opgeven, daar zetten zij door. Ze bellen elkaar op en delen de pijn. Ze helpen elkaar door het woud van steunmaatregelen. Ze zien wat er nog wél kan; ze zoeken naar nieuwe mogelijkheden om te verbinden en te inspireren. Congressen worden omgezet in online talkshows, het cateringpakket ontvangt de deelnemer vooraf al per post. Break-outs worden professioneel geleide videogesprekken. Bij een concert bestaat het publiek uit iPads. Evenementenlocaties veranderen in streaming-studio’s en in drive-in theaters. Topsprekers delen hun verhaal in Webinars. Men strijdt tegen collega’s in een online pubquiz tijdens de virtuele vrijdagmiddagborrel. Locaties worden aangepast voor de 1m50 economie. Welke ingrepen zijn nodig van ontvangst tot en met vertrek? Hoeveel gasten kun je nog ontvangen en wat betekent dat voor je verdienmodel? Kun je hetzelfde programma tweemaal achter elkaar organiseren om zo je capaciteit te halen? Of kun je beter kleinschalig face2face organiseren met een groter online publiek erbij? Hoe doe je dat dan met je vakbeurs? Hoe handhaaf je het juiste gedrag? En… hoe overtuig je organisatoren en deelnemers dat het straks allemaal weer kan?

Op deze plek breng ik een ode aan alle doorzetters. Houd vol, zet door, denk om, wees lief, jij bent een topper!

<< Erik Peekel is oprichter van Aaaaha! Bureau voor live communicatie, hij schreef ‘Het evenement dat niemand wil missen – hoe organiseer je dat?’ (Bol.com) >>