DOCUMENTACION MERCANTIL En tiempos remotos, el comercio era una de las actividades mas importantes del ser humano, siendo el trueque una de las formas elementales de realización mercantil. Conforme fue evolucionando el ser humano en relación con el sistema productivo mercantil, también fue desarrollando su forma de intercambio en las cosas; entonces creo la moneda. El hombre de esta forma cambio objetos por su representación de valor. Al hacerse mas notorios los adelantos y descubrimientos científicos, también se tenia que avanzar en las formas de intercambio para ello se crearon documentos mercantiles que avalaran una determinada relación comercial. Concepto de Documentación Mercantil.- Es una disciplina especializada que nos da las características fundamentales y requisitos primordiales que debe reunir toda documentación a emplearse en cada actividad mercantil. Los documentos mercantiles a utilizarse darán fe de la actividad comercial, y servirán a su vez para asentar dichas operaciones en registros especiales y su posterior control por parte de la contabilidad. Ciclo documentario en un proceso de compras. 1. 2. 3. 4. 5.
Investigación y Selección de Proveedores. Se manda una solicitud de pedido de mercadería. El proveedor responde mandando una proforma El cliente al estar conforme envía la orden de compra El proveedor envía la mercadería acompañada de la guía de remisión y la factura 6. Se paga la factura en efectivo, cheque, etc.
DOCUMENTOS PRINCIPALES EN LA ACTIVIDAD COMERCIAL. PROFORMA La proforma es un documento que utiliza el vendedor para plasmar una oferta detallada de una venta. Al tratarse de una oferta, si es aceptada por el comprador, será el Origen de la orden de compra o un contrato de compraventa. Por tanto, es necesario que contenga todos los datos necesarios para establecer los términos y condiciones de venta. MODELO DE UNA PRO FORMA
ORDEN DE COMPRA Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de compra a un comerciante, especificando las características del producto, el precio ya pactado y el lugar al que se enviara.
Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor. Su aceptación implica cumplir con todas las condiciones estipuladas. El comprador por una parte es el responsable de las condiciones y especificaciones contenida en la orden de compra, mientras que el proveedor debe estar plenamente informado de todas las cláusulas, pre-requisitos y criterios exigidos por la Empresa, los procedimientos de recepción del material, los controles y especificaciones de calidad, etc., para que el pedido de la compra sea legalmente valido. ORDEN DE COMPRA BOTICA CAMINO AL CIELO SAC Dirección Teléfono/Fax RUC
: : :
Calle Santa Teresa N° 370 084 - 227721 20131312955
SEÑORES: IMPORTADORES FARMACEUTICOS SAC RUC: 20313463631 DIRECCIÓN: Av. Arequipa 425 Lima. TELEFONO / FAX
NUMERO O/C 20052N00000009
FECHA DE EMISIÓN 14-11-2010
De acuerdo a su propuesta de fecha 25 de Octubre de 2010, les agradeceremos se sirvan atender lo siguiente:
ITEM
CANTIDAD
UNID
DESCRIPCIÓN
Precio unitario S/.
Precio Total S/.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 19 20
100 150 70 1400 240 70 1400 1200 1050 50 900 100 280 500 50 22 900 53
Frascos Frascos paquetes unidades unidades Frascos unidades unidades unidades rollo unidades unidades unidades unidades tubos Frascos unidades Frascos
Agua Oxigenada x 120 ml Alcohol de 70° x 120 ml Algodón Hidrófilo x 100 gr. Apronax 550 ng caja x 100 tb Clorotrimetrón 4 mg caja x 20 tb Colirio Eyemo x 30 ml Contrex caja x 100 tb Curitas caja x 100 tb Dolocodralán caja x 100 tb Esparadrapo antialergico x 4x5 x 5.0 Frutenzima caja x 100 Gasa Check Mediana 5mts Gaseovet caja x 20 tb Gravol 50 mg caja x 100 tb Hirudoid crema x 14 gr. Isodine Solución 60 ml Plidan compuesto caja x 100 tb Repelente floresta extremo
0.99 0.79 2.35 1.22 0.56 8.06 0.58 0.03 0.57 11.94 0.92 0.89 0.66 1.09 17.15 12.10 0.82 7.54
99 118.5 164.5 1708 134.4 564.2 812 36 598.5 597 828 89 184.8 545 857.5 266.2 738 399.62
21
20 Frascos
Rifocina spray x 20 ml
62.99
1259.78
SUB TOTAL IGV 19 % TOTAL S/.
10,000.00 1,900.00 11,900.00
FORMA DE PAGO: Cheque de Gerencia. PLAZO DE ENTREGA: 08 días hábiles de recepcionada la Orden de Compra. LUGAR DE ENTREGA: Calle Santa Teresa 370 – Lima SOLICITADO POR: GREGORY YUNQUE CUTIPA
Son: Once mil novecientos con 00/100 nuevos soles.
FACTURA (COMPROBANTE DE PAGO) Es un documento que permite sustentar gastos / costos y detalla en forma clara los bienes y el importe de los mismos, los servicios prestados, descuentos, condiciones de venta, etc. Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la compra y con su contabilización queda registrado su compromiso de pago. La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda concretada y concluida la operación y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal. La factura debe emitirse:
En todas aquellas operaciones que se realicen con personas naturales o jurídicas, que sean sujetos del Impuesto General a las Ventas y tengan derecho a utilizar el crédito fiscal.
Cuando el comprador o usuario solicite este comprobante para sustentar gasto o costo para efecto tributario.
En las operaciones de exportación.
Las Facturas sólo se emitirán y entregarán al adquiriente o usuario que posea número de RUC
También se entregara cuando se realice una transferencia gratuita pero se consignara en la factura la leyenda “TRANSFERENCIA GRATUITA O SERVICIO PRESTADO GRATUITAMENTE” y se precisara el valor de la venta o el importe del servicio prestado que haya correspondido a dicha operación.
BOLETA DE VENTA (COMPROBANTE DE PAGO) Documento otorgado a consumidores finales por ejemplo en bodegas, restaurantes, farmacias, zapaterías, ferreterías, etc. En ella se consigna el valor de la venta mas no se detalla el IGV. No otorgan derecho a crédito fiscal, ni pueden ser utilizados para sustentar gasto y costo, salvo en los casos señalados expresamente por la ley. Cuando el importe de la venta y/o el servicio prestado supere los 700 soles. por operación será necesario identificar al comprador o usuario, consignando en el comprobante sus apellidos y nombres completos, dirección y número de su documento de identidad. Si el monto de la venta no supera los cinco nuevos soles (S/. 5.00) no hay obligación de entregar Boleta de Venta, salvo que el comprador lo solicite. En estos casos, el vendedor deberá llevar un control diario, emitiendo una Boleta de Venta al final del día por el importe total de estas operaciones. Debe conservar en su poder el original y copia de la Boleta de Venta.
TICKET: (COMPROBANTE DE PAGO) Se emite por operaciones de contado en operaciones con consumidores finales, mientras que la factura puede ser emitida por operaciones de contado o en cuenta corriente. Los tickets sólo pueden ser emitidos por máquinas registradoras. Cuando el comprador necesite utilizar el crédito fiscal, será necesario identificarlo, registrando el Nº de RUC y el IGV que afecte a la compra. Lo emiten los contribuyentes que realicen actividad económica gravada con el impuesto a la renta de tercera categoría y se encuentren en cualquiera de los 3 regímenes tributarios (NUEVO RUS, RER, O REGIMEN GENERAL) y que cuenten con una maquina registradora que reúna las características técnicas que señala el reglamento de comprobantes de pago. Sólo pueden ser emitidos en moneda nacional. Sera obligatoria su emisión cuando el monto de la venta sea mayor a 5 soles. ¿Permiten ejercer derecho al crédito fiscal, o sustentar gasto o costo para efecto tributario o crédito deducible? Sólo sí el Ticket tiene impresos:
Los siguientes datos del emisor: número de RUC, apellidos y nombres, o denominación o razón social, dirección del establecimiento en el cual se emite el ticket. Adicionalmente los contribuyentes que generen rentas de tercera categoría deberán consignar su nombre comercial, si lo tuvieran; La numeración correlativa y autogenerada por la máquina registradora, que deberá constar de por lo menos cuatro dígitos, pudiendo omitirse la impresión de los ceros (00) a la izquierda, debiendo emplearse hasta el último número que permita la máquina antes de retornar a cero (0). Número de serie de fabricación de la máquina registradora. Bien vendido, cedido en uso, servicio prestado, y/o código que lo identifique. Importe de la venta, de la cesión en uso o del servicio prestado. Fecha y hora de emisión.
Además de ello:
El Ticket debe contener discriminado el monto del impuesto.
Tenga en cuenta que el original, la copia y la cinta testigo deben contener el número de RUC del adquiriente o usuario y la descripción del bien vendido, cedido en uso o del servicio prestado. En el original y la copia debe constar por lo menos los apellidos y nombres o razón social del adquirente o usuario, de manera no necesariamente impresa por la máquina registradora. El original y la copia deben ser identificables como tales ¿Se exige requisitos para las máquinas registradoras que expidan los Tickets? Sí, las máquinas registradoras deben ser de "programa cerrado"; es decir, aquel que no permita modificaciones o alteraciones de los programas de fábrica, tales como modificación de datos en la fecha y hora de la emisión, número de maquina registradora, número correlativo autogenerado, número correlativo de totales Z (total ventas del día) y gran total (total de ventas desde que se inició el uso de la máquina registradora). Las máquinas registradoras deben registrar en la cinta testigo la información relativa a todas las operaciones realizadas. .
La cinta testigo no deberá ser detenida por ningún medio y/o concepto durante el funcionamiento de la máquina registradora; caso contrario los Tickets no son considerados como comprobantes de pago. ¿Se puede emitir Tickets a través de sistemas informáticos? Sí. Previamente, el emisor debe haber presentado el Formulario Nº 845.
Una vez presentado este formulario, la autorización para emitir Tickets a través de sistemas informáticos surtirá efecto hasta el 30 de junio de 2010.
NOTA DE DÉBITO (COMPROBANTE DE PAGO) Llamase así al documento que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturación, interés por pago fuera de término, fletes, devoluciones, etc. Siempre y cuando se haya emitido un comprobante de pago anteriormente.
NOTA DE CRÉDITO (COMPROBANTE DE PAGO) Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de comunicar que se le ha concedido un beneficio. Algunos casos en que se emplea: roturas de mercaderías vendidas, rebajas de precios, devoluciones o descuentos especiales, anulaciones o corregir errores por exceso de facturación. Solo podrán ser emitidas para modificar comprobantes de pago otorgados con anterioridad.
RECIBOS POR HONORARIOS (COMPROBANTE DE PAGO)
Es un documento que debe ser entregado por toda persona que ejerce una profesión arte ciencia u oficio. Dicho documento es utilizado para sustentar gastos y costos para efectos tributarios, ejemplo: médicos, abogados, electricistas, gasfiteros y por cualquier otro servicio que genere rentas de Cuarta Categoría, excepto los ingresos por albaceas, síndicos, gestores de negocios, mandatarios y regidores municipales. La obligación de emitir el Recibo por Honorarios rige aún cuando el servicio sea gratuito. Se aplicara una retención del 10% de impuesto a la renta a los recibos que excedan los 1500 soles. ¿Cuándo debe entregarse el Recibo por Honorarios? En el momento en que se perciba la retribución y por el monto de la misma. ¿Se debe consignar la retención efectuada en el Recibo por Honorarios? Sí, debe consignarse el monto discriminado de las retenciones que afecten dicha operación (Impuesto a la Renta: 10 %) y que será realizada por quien utiliza el servicio.
¿Estos comprobantes tienen efectos tributarios? Pueden ser utilizados a fin de sustentar gasto o costo para efecto tributario siempre que cumplan con los requisitos establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Pago.
GUÍA DE REMISIÓN (COMPROBANTE DE PAGO) Se utiliza este documento para comprobar el traslado del bien con motivo de su compra o venta y prestación de servicios que involucren o no transformación de bienes. En él, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar. Sirve de base para la preparación de la factura. No se sustenta con Guías de Remisión cuando el traslado sea realizado por el comprador y éste haya adquirido la propiedad o posesión de los bienes al inicio del traslado. En este caso, el original de la factura podrá sustentar el traslado, siempre que previamente al traslado de los bienes, el vendedor al momento de emitir el comprobante de pago, consigne las direcciones del punto de partida y punto de llegada. Existen dos guías de remisión:
a) Guía de Remisión del Transportista Es el documento que remite el transportista para sustentar el traslado de bienes a solicitud de terceros. El transportista es quien emite la guía de remisión, antes de iniciar el traslado de bienes, por cada remitente y por cada unidad de transporte. También se emitirá la guía de remisión correspondiente, inclusive cuando se subcontrate el servicio, para lo cual deberá señalar los datos de la empresa sub-contratante (RUC, nombre y apellido o razón social).
b) Guía de Remisión del Remitente Es el documento que emite el Remitente para sustentar el traslado de bienes con motivo de su compra o venta y la prestación de servicios que involucran o no la transformación de bienes, cesión en uso, consignaciones y remisiones entre establecimientos de una misma empresa y otros. Por remitente se entiende al propietario o poseedor de los bienes al inicio del traslado, al prestador de servicios, como: servicios de mantenimiento, reparación de bienes, entre otros; a la agencia de aduanas, al almacén aduanero, tanto en el caso del traslado de mercancía nacional como de mercancía extranjera; y al consignador.
LIQUIDACION DE COMPRA
(COMPROBANTE DE PAGO)
Es te comprobante lo emiten los contribuyentes del Régimen General y del Régimen Especial del Impuesto a la Renta que realizan operaciones con vendedores que no están inscritos en el RUC. ¿En qué casos se permite la emisión de Liquidaciones de Compra? Únicamente se permite la emisión cuando el vendedor es una persona natural productora y/o acopiadora de productos primarios derivados de la actividad agropecuaria, pesca artesanal y de extracción de madera, de productos silvestres, minería aurífera artesanal, artesanía y desperdicios y desechos metálicos y no metálicos, desechos de papel y desperdicios de caucho. ¿Estos comprobantes permiten ejercer el derecho a crédito fiscal? Las Liquidaciones de Compra permiten ejercer el derecho al crédito fiscal siempre que el IGV sea retenido y pagado por el comprador (PDT - 617 - Otras retenciones) quien actúa como agente de retención. Para ello el monto de retención deberá señalarse detalladamente en el comprobante de pago para que surta los efectos tributarios mencionados. Además, estos comprobantes pueden ser empleados para sustentar gasto o costo para efecto tributario
OTROS DOCUMENTOS REGLAMENTADOS COMO COMPROBANTES DE PAGO Boletos de Transporte Aéreo que emiten las Compañías de Aviación Comercial por el servicio de transporte aéreo regular de pasajeros, de conformidad con lo dispuesto en la Ley N° 27261, Ley de Aeronáutica Civil del Perú.
Documentos emitidos por las empresas del sistema financiero y de seguros, y por las cooperativas de ahorro y crédito no autorizadas a captar recursos del público, que se encuentren bajo el control de la Superintendencia de Banca y Seguros.
Documentos emitidos por las Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones y por las Entidades Prestadoras de Salud, que se encuentren bajo la supervisión de la Superintendencia de Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones y de la Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud, respectivamente, cuando estén referidos a las operaciones compatibles con sus actividades según lo establecido por las normas sobre la materia.
Recibos emitidos por los servicios públicos de suministro de energía eléctrica y agua; así como por los servicios públicos de telecomunicaciones que se encuentren bajo el control del Ministerio de Transportes, Comunicaciones, Vivienda y Construcción y del Organismo Supervisor de Inversión Privada en Telecomunicaciones (OSIPTEL). Pólizas emitidas por las bolsas de valores, bolsas de productos o agentes de intermediación, por operaciones realizadas en las bolsas de valores o bolsas de productos autorizadas por la CONASEV. Pólizas emitidas por los agentes de intermediación, por operaciones efectuadas fuera de las bolsas de valores y bolsas de productos autorizadas por la CONASEV, con valores inscritos o no en ellas. Pólizas de adjudicación emitidas con ocasión del remate o adjudicación de bienes por venta forzada, por los martilleros públicos y todas las entidades que rematen o subasten bienes por cuenta de terceros. Formatos proporcionados por el instituto Peruano de Seguridad Social (IPSS) para los aportes al Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo que efectúen las entidades empleadoras a través de las empresas del Sistema Financiero Nacional. Boletos de viaje emitidos por las empresas de transporte nacional de pasajeros, siempre que cuenten con la autorización de la autoridad competente, en las rutas autorizadas.
Boletos emitidos por las Compañías de Aviación Comercial que prestan servicios de transporte aéreo no regular de pasajeros y transporte aéreo especial de pasajeros.
Recibos emitidos por el servicio público de distribución de gas natural por red de ductos, prestado por las empresas concesionarias de dicho servicio, a que se refiere el Reglamento de Distribución de Gas Natural por Red de Ductos, aprobado por Decreto Supremo N° 042-99-EM y normas modificatorias. Documentos que emitan los concesionarios del servicio de revisiones técnicas vehiculares, a las que se refiere el artículo 103° del Reglamento Nacional de Vehículos, aprobado por Decreto Supremo Nº 058-2003-MTC y normas modificatorias, y el artículo 4° de la Ordenanza N° 694 de la Municipalidad Metropolitana de Lima, por la prestación de dicho servicio. Recibos por el arrendamiento o subarrendamiento de bienes muebles e inmuebles que generen rentas de primera categoría para efecto del Impuesto a la Renta, los cuales serán proporcionados por la SUNAT. Documentos emitidos por la Iglesia Católica por el arrendamiento de sus bienes inmuebles. Boletos emitidos por el servicio de transporte: Terrestre regular urbano de pasajeros, ferroviario público de pasajeros prestado en vía férrea local, a que se refieren las normas sobre la materia.
EL CHEQUE
El cheque es un titulo valor que incorpora una orden de pago emitida por el titular de una cuenta corriente bancaria a favor de una persona beneficiaria, quien cobrara su importe dirigiéndose a un banco o empresa del sistema financiero nacional especialmente autorizado para ello. De esta manera, el banco girado pagara el titulo valor a su tenedor, descontando de la cuenta corriente del emisor. Un requisito indispensable para la emisión del cheque es que el emitente debe contar con fondos disponibles suficiente para atender el pago del titulo valor por el banco girado; tales fondos disponibles deben mantenerse en una cuenta corriente que el emitente mantenga en el banco girado. Para ello, los bancos deben proporcionar a sus clientes la chequera o talonario. Participantes
El Girador que es el emitente del titulo, el obligado principal, que es el titular de la cuenta corriente El girado que siempre es un banco o entidad que opera en el sistema financiero. El tenedor o beneficiario es la persona o empresa que realiza el cobro según lo indicado en el cheque. En muchos de los casos también el girador puede ser el beneficiario.
Partes de un cheque
Talón: La parte que queda con el girador, en el se indica el nombre de quien se giro, importe, fecha y saldo.
Cuerpo: Es la parte que se entrega al beneficiario
Formas más usuales de girar un cheque
A favor de determinada persona con la cláusula “a la orden” o sin ella. Quiere decir que debe consignarse al nombre del beneficiario a cuyo favor se emite el cheque. Significa, además, que el titulo valor es de fácil e inmediata circulación, sin que se tenga que poner en conocimiento del banco de transmisión, ni que solicite autorización para ello.
Al portador, se escribe la clausula al portador y confiere a quien lo tenga a su poder el derecho de hacerlo efectivo, sin necesidad de que se inserte el nombre del beneficiario, siendo suficiente para su transmisión la simple entrega manual.
Transferencias
Los cheques también pueden servir como forma de pago, por lo tanto se transfieren a favor de otras personas o empresas mediante el Endoso, palabra que debe ser registrada en el reverso del cheque. Así por ejemplo: “Endosado a Rita Llanos” seguido de la firma y DNI del que endosa.
LETRA DE CAMBIO Es un titulo valor esencialmente de crédito, en el que se determina una orden de pago de una cantidad de dinero en una fecha establecida, también se le considera un documento circulante porque tiene una serie continuada de endosos. Participantes
El aceptante o librado: Es la persona que firma la letra por el monto de su deuda, comprometiéndose a cancelarla en una fecha determinada. El girador o librador: persona que extiende la letra. El beneficiario o tenedor: Persona que ha de cobrar el monto adeudado. El aval: persona que garantiza al aceptante
Tipos de vencimiento
A la vista: es aquella que vence el día de su presentación para su pago. Este tipo de vencimiento faculta al tenedor a presentar el título valor para su paso en cualquier momento, desde el mismo día de su giro inclusive y durante el plazo que a) efecto se hubiere señalado en el documento (plazo voluntario) o, en su defecto, dentro de un plazo no mayor a un año desde la fecha de emisión (plazo legal). Las letras de cambio pagaderas a la vista pueden o no estar aceptadas antes de su presentación a cobro. En este último caso. Es decir cuando no estén aceptadas, se entiende que el tenedor podrá exigir simultáneamente su aceptación y pago. A días vista: su vencimiento se cuenta desde el momento en que la letra fue aceptada, es decir que vence el día de su presentación para su
pago. Este tipo de vencimiento faculta al tenedor a presentar el título valor para su paso en cualquier momento, desde el mismo día de su giro inclusive y durante el plazo que a) efecto se hubiere señalado en el documento (plazo voluntario) o, en su defecto, dentro de un plazo no mayor a un año desde la fecha de misión (plazo legal). Las letras de cambio pagaderas a la vista pueden o no estar aceptadas antes de su presentación a cobro. En este último caso, es decir cuando no estén aceptadas, se entiende que el tenedor podrá exigir simultáneamente su aceptación y pago.
A días fecha: su vencimiento se cuenta desde el momento en que la letra fue emitida, es decir que vence luego de transcurrido el plazo señalado por el girador para tal efecto, computado desde la fecha de emisión del título valor. Así por ejemplo, si el librador de una letra de cambio emitida el 01° de julio señala que la letra vencerá a tres días de su emisión, dicho título valor vencerá el 4 de dicho mes.
A fecha fija: es aquella en la que se señala, expresa e indubitablemente en el texto del tirulo valor, un día determinado para que sea exigible, por lo que dicha letra de cambio vencerá el día señalado en su propio texto. Por ejemplo, que el girador haya emitido la letra de cambio señalando que vencerá el 23 de marzo.
Las formas usuales son a días fecha y a fecha fija. El Protesto Es un acto notarial que sirve para acreditar que se ha producido la falta de aceptación o de pago de la letra de cambio. Mediante la diligencia de protesto, se requiere a una o varias personas para que acepten la obligación, o para que paguen a su vencimiento, de cuya diligencia queda una constancia, que es el acta de protesto, y que la conserva el notario. En el caso de protesto por falta de aceptación se realizara dentro del plazo de presentación de la letra En el caso de protesto por falta de pago se realizara en el plazo de 8 días posteriores a la fecha de vencimiento de la letra.
EL PAGARE El pagaré implica una promesa escrita de pago por el cual una persona se compromete a pagar a otra una suma de dinero indicando una fecha determinada.
Personas que intervienen En los pagarés intervienen varias personas: Por un lado la persona (física o jurídica) que emite el pagaré y que a su vencimiento deberá pagarlo (llamado librador, pagador o emisor). Por el otro, la persona o empresa a favor de quien extiende el documento y que a su Vencimiento lo podrá cobrar o transferirlo, llamado beneficiario.
El aval o garante es la persona cuya responsabilidad es solidaria
Tipos de pagare
Pagare comercial Es el documento girado al portador o a la orden que contiene una promesa escrita por la cuál una persona se obliga al pago de una suma de dinero en un plazo determinado.
Pagare Bancario Es el documento de Crédito que suscribe el cliente a favor del Banco cuando éste le concede un préstamo