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LA CARTA COMERCIAL 1.
CONCEPTO Es el medio o canal de la comunicación escrita a través del cual las personas, empresas o instituciones intercambian mensajes comerciales diversos: consultar, pedir, vender, cobrar, reclamar, etc.
2. -
3.
IMPORTANCIA: Es el mejor medio de comunicación escrita.
Generalmente, la primera vinculación entre empresas se realiza por medio de cartas. No existen firmas comerciales, entidades públicas o instituciones que, en una u otra forma, o necesitan expresarse .a través de cartas. La carta comercial es la base de, por lo menos, el 90 por ciento de todas las transacciones comerciales. CIRCUITO DE LA COMUNICACIÓN COMERCIAL CARTA COMERCIAL EMPRESA
CLIENTE MENSAJE COMERCIAL
4. • • • • • • • • • • • •
CLASIFICACIÓN DE LAS CARTAS COMERCIALES Toda carta comercial, cualquiera que sea su ciase, persigue uno entre estos dos objetivos: Lograr que el destinatario haga algo que nos interesa. Influir en su ánimo para que adopte la actitud que deseamos. Estas actitudes o conducías que deseamos alcanzar de nuestros destinatarios, pueden ser: Que nos proporcione cierta información. Que compre los bienes o servicios que se le ofrecen. Que sepa por qué no se atiende su pedido. Que sepa que hemos recibido su cheque, giro, etc. Que nos conceda crédito. Que nos cancele una deuda pendiente. Que corrija el error que nos perjudica. Que nos dé trabajo, etc., etc. Cada uno de estos propósitos da origen a un tipo ds caria comercial: Consulta o respuesta a consulta. Pedido o respuesta a pedido. Remesa o respuesta a remesa. - Crédito, - Cobranza, - Reclamo, etc., etc.
5.
"LOS DIEZ MANDAMIENTOS PARA ESCRIBIR UNA CARTA COMERCIAL" 1. Deber ser FÁCIL de leer. 2. Tener un principio rápido, interesante y apropiado. 3. Explicar su motivo rápidamente. 4. Ser CLARA Y CONCISA. 5. Ser interesante de principios a fin: los puntos seguirán con una secuencia
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natural y se evitarán oraciones largas que contengan repeticiones fastidiosas. 6. Ser COMPLETA 7. Abstenerse de dar detalles innecesarios y comunicar lo que es obvio. 8. Escribirla en términos amistosos y con tacto, considerar los intereses del lector y sus problemas. 9. Procurar que el lector piense o sienta en la forma en que usted lo desea. 10. Terminar con una despedida apropiada. 6.
CARACTERÍSTICAS DE LA CARTA COMERCIAL 6.1 CLARIDAD "Un estilo es claro cuando el pensamiento
del
que
escribe
penetra sin esfuerzo en la mente del lector”. Martín Viva.ldi "La ausencia de claridad impide que la carta cumpla su objetiva, y hace que su destino sea, seguramente, el cesto de los papeles inservibles". Antonio Saad El mensaje debe ser fácil de comprender, esto significa que nuestro pensamiento sea claro, los conceptos bien elaborados y la exposición impecable, es decir, con sintaxis correcta y vocabulario adecuado. Asimismo, nuestra redacción debe tener una relación lógica, tanto en los párrafos como en las oraciones; es decir, que no exista contradicción entre una y otra idea. Para lograr claridad y coherencia en nuestros escritos: debemos utilizar términos relacionantes o de enlace. TÉRMINOS
TIPO DE RELACIÓN LÓGICA
RELACIONANTES sin embargo
•
oposición, contraste
•
Ejemplo:
no obstante
En relación con su deuda pendiente, le enviamos dos
aunque
notificaciones; sin embargo, no tuvimos respuesta."
pero al contrario por lo tanto
•
derivación, consecuencia
por esta razón
•
Ejemplo:
por este motivo
Necesitamos actualizar sus datos personales; por pio tanto, debe
en conclusión
acercarse a nuestras oficinas.
por consiguiente en consecuencia de manera que consecuentemente entonces porque
•
explicación
puesto que
•
Ejemplo:
ya que
Agradeceremos escoger otro modelo de fotocopiadora; porque el que usted solicita está agotado.
asimismo también más aun
• •
Adición Ejemplo: Agradeceremos enviamos la factura cancelada, asimismo, los
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nuevos catálogos.
además na tu raime nto por supuesto
•
evidencia
obviamente ciertamente
•
ejemplo; Usted tuvo razón al devolvernos la computadora, ciertamente, es diferente al modelo solicitado.
previamente luego
• •
después
orden, secuencia Ejemplo: Tenemos que conocer su situación financiera, antes de aprobar su crédito.
antes mientras finalmente por último
PRACTICA N° 1 Utilizando "los términos relacionantes más adecuados, unir las siguientes oraciones:
1.
El gerente ordenó que enviáramos la circular a todo el personal; …………….. ……….………………….., hicimos 50 copias más.
2.
La seguridad financiera ya no es un sueño; ………............................................... ..............………………., nuestro plan de inversiones puede resolver sus problemas económicos.
3.
Nuestra empresa aumentará el precio de sus servicios; ……………….……… ………………………………… este aumente no afectará a los clientes antiguos.
4.
La vigencia de su crédito ha sido suspendida; ……………………………………... usted adeuda tres mensualidades.
5.
Agradecemos el importante pedido que nos ha confiado;………………………….. ......................................…… los escritorios que ustedes solicitan están descontinuados.
6.
Mis instrucciones fueron enviar 300 catálogos; ………………………………………. necesito saber qué pasó con el envío.
7.
Necesitamos con urgencia los nuevos catálogos; ……………………………………. la lista de precios.
8.
El señor Julio Ramírez se hará cargo de la subgerencia …………………………… ………..................................... el titular se encuentra de vacaciones.
9.
Su crédito será aprobado de inmediato; ……………………………………………… todos los documentos deben estar en regla.
10.
Agradeceremos devolver las mercaderías irregulares; ……………………………., remitiremos la nota de abono. 6.2
CONCISIÓN O BREVEDAD
"Una carta en la cual abundan las palabras no indispensables se hace tediosa y quita tiempo al hombre o mujer de negocios para quienes el tiempo es oro" Beatriz Dueñas Usar el menor número de las palabras para comunicar una idea y eliminar las que no contribuyan a
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darle precisión al mensaje. "Lo bueno si es breve, es dos veces bueno". Casi todas las cartas de rutina pueden ser redactadas en tres o cuatro párrafo. Y casi nunca es necesario pasar de una página, siempre que, no se insiste en las frases innecesarias y repetir lo que el lector ya sabe. AJ respecto Azorín decía: "Si un sustantivo necesita de adjetivo, no lo carguemos con dos. El emparejamiento de adjetivos indica esterilidad de pensamiento, y mucho más la acumulación inmoderada. POR QUE ESCRIBIR 1. Llegamos a la conclusión 2. Hoy en día / en la fecha de hoy / en la actualidad/ en e! momento presente 3. A un precio de SI. cuesta la suma de. 4. Durante el curso de 5. Permítame comunicarle que estamos complacidos 6. En el caso que 7. En un futuro cercano 8. En donde se le 9. Es este momento, hemos llegado a una decisión 10. Las interrogantes por usted planteadas 11. Adjunto a ¡a presente 12. Todos y cada uno 13. Exactamente idéntico 14. Opinión Personal 15. Completo total 16. 15. Fundamentos básicos 17. Debido a que/Por razón de 18. Con la finalidad de / A fin de/ Con e! propósito de 19. Con referencia a 20. Durante el tiempo que CUANDO PUEDE DECIR 1. Concluimos 2. Hoy/ahora 3. A SI. t Cuesta SI. 4. Durante 5. Estamos complacidos 6. Si 7. Pronto 8. Donde 9. Hemos decidido/ decidimos 10. Sus preguntas^ 11. Adjunto 12. Todos 13. Idéntico 14. Opinión 15. Completo 16. Fundamentos 17. Porque 18. Para 19. Acerca de/ Sobre 20. Mientras
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En conclusión, como dice Antonio Saad: "Los mensajes largos tienen más probabilidades de provocar errores de interpretación y. por general, deben evitar. Sin embargo, toda regla nene sus excepciones; lo más importante es aplicar el sentida común".
1.
PRÁCTICA No.2 Redactar en forma breve los siguientes párrafos. En el caso que la mercadería no llegará a tiempo, le giraremos un cheque por la suma de 2 500 nuevos
2.
soles, con la finalidad de cubrir cualquier eventualidad. …………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… …………… Todos y cada uno de nosotros estamos convencidos de que la preguntas por usted planteadas son muy importantes; por cuanto, se refieren a !os fundamentos básicos de nuestra política empresarial. ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… …………………
3.
En diversas ocasiones hemos revisado sus productos y hemos quedado muy impresionados por su calidad. ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… …………………
4.
Durante elcurso del año desarrollaremos varios programas de capacitación; en tal sentido, adjuntamos a la presente la lista de cursos y sus costos correspondientes. …………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… ……………
5.
En la fecha de hoy, el jefe de venias ha solicitado licencia. Durante el tiempo que esté ausente, se hará cargo de esa sección el jefe de administración. …………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… …………… 6.3. INTEGRIDAD “Una carta fracasa si no le ha dicho al lector lo que él necesita saber, ya sea para emprender alguna acción o llegar a alguna decisión". Cloke / Wallace El mensaje debe contener todas las ideas relacionadas con el tema; es decir, no debemos "dejar algo en el tintero". El mensaje completo es e! que responde a .las preguntas: quién, qué, cuándo, dónde, cuánto, por qué y cómo. MENSAJE INCOMPLETO Con motivo de nuestro 10 aniversario realizaremos una venta especial de muebles para oficina. Estamos seguros de que encontrar ofertas interesantes. Esperamos su visita. MENSAJE COMPLETO Con motivo de nuestro 10 aniversario realizaremos una venta especial el15 de junio. Los precios se rebajarán toda nuestra línea de muebles para oficina. Esperamos su visita PRACTICA No. 3 Les párrafos siguientes están incompletos, agregue las ideas que considere necesarias para darles integridad.
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1. Es grato invitarlo a ¡a inauguración de nuestro local en Miraflores, el viernes 15. …………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………… 2. Agradeceremos enviamos 20 docenas de camisas y 06 docenas de pantalones, Necesitamos con urgencia ¡a mercadería. …………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………… 3. Le comunicamos que abonamos en su cuenta 3 000 nuevos seles. …………………………………………………………………………………………….……………………………… …………………………………………………………….……………………………………………………………… ……………………………. 4. A partir de la fecha, la vigencia de su crédito ha sido suspendida. …………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………… 5. La sesión de directorio será a las 16 h. …………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………… 6.4. LENGUAJE POSITIVO "El tacto es la llave que abre las puertas mentales de nuestros interlocutores; en este caso, nuestros destinatarios". Antonio Sabad En nuestras cartas debemos siempre acentuar lo positivo y evitar expresiones que vayan contra la disposición del lector. A la gente le agrada encontrar significado en lo que se dice en las cartas pues a nadie le gusta recibir una mala noticia. "El lenguaje positivo pone de relieve lo que puede hacerse y deja implícito lo que no puede hacerse*. Enfoque negativo SI hubiera leído con atención nuestro último catálogo no habría omitido indicar el tamaño de las alfombras que desea. No trabajamos los sábados No podemos prestarle más de 10 000 nuevos soles. Enfoque positivo En nuestro último catálogo figuran todos los tamaños de nuestras alfombras, en cuanto recibimos esta información atenderemos su pedido de inmediato. Trabajamos sólo de lunes a viernes. El monto máximo de nuestro crédito es de 10 000 nuevos soles Frases que debemos evitar para que nuestra redacción sea positiva: Como se lo dijimos previamente - Si hubiera leído nuestra última carta con atención -
Aparentemente, usted no se dio cuenta
-
Debería usted haber sabido que
-
Su carta no está clara
-
No puede esperar que nosotros
-
Está usted equivocado o en un error
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No es usted razonable
-
Debería ser obvio para usted
-
Usted falló / descuidó
-
Su queja / reclamo
-
Usted debe / debería
-
Exigimos / insistimos
-
Usted olvidó
-
No podemos / de ninguna manera
-
Lamentamos, etc. PRACTICA N° 4
Redacta con lenguaje positivo los siguientes párrafos.
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1.
2.
3.
4.
5.
No otorgamos créditos sin garantías. …………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………… Es imposible darle e! precio, sin conocer !as características de los artículos . …………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………… No podemos cambiarle la mercadería sin la presentación de la factura. …………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………… No nos han informado qué modelo necesita; por lo tanto, no podemos enviarle las camisas que ha solicitado. …………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………… No pagamos facturas en fechas que no sean el 15 ó 30 de cada mes. …………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………… 6.5. LENGUAJE ACTUALIZADO Debemos evitar el uso de palabras o frases obsoletas, porque cuando se usa un lenguaje anticuado y caduco, el problema radica en que el lector no se siente personalmente comprometido en el intercambio humano. Ejemplos:
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TÉRMINOS OBSOLETOS Acusamos recibo de su carta Llegó a nuestras manos su informe Nuestra carta tiene por objeto. El objeto de la presente. Por medio de la presente. Mediante la presente , etc. El 02 del mes en curso o de los corrientes. El 30 de! mes pasado. Sírvase, sírvanse, se sirva, se sirvan No es grato. Debidamente firmada/ cancelada, etc. Así mismo Agradecemos por anticipado o de antemano. Sr., Sres., Ud., Uds. A vuelta de correo o de fax Quedamos de usted Su atento y seguro servidor El suscrito. Nos suscribimos
documentos jurídicos o administrativos; no, en documentos comerciales.
TÉRMINOS MODERNOS Recibimos su carta. Muchas gracias por su informe. Agradeceremos su informe. Nos complace informarle. Nos dirigimos a usted para El 02 de agosto. El 30 de julio Agradeceremos. Esperamos. Es grato. Firmada. Cancelada. Asimismo Agradecemos / Agradeceremos Agradezco Señor, señores , usted , ustedes Hoy. Ahora. De inmediato Nos despedimos Atentamente. Cordialmente Estos términos deben usarse sólo en
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PARTES DE LA CARTA COMERCIAL 1. 2.
3.
4.
MEMBRETE LÍNEA DE FECHA a) Si la ciudad aparece en el membrete, se puede omitir en la fecha. Ejemplo: 15 de agosto de 19 b) Si la ciudad no aparece en el membrete, se incluye en la fecha. Ejemplo: Lima, 15 de agosto de 19 DESTINATARIO a) Si 5s una persona natura!, se escribirá: Señor Manuel Delgado B. Av. Lardo 390 Miraflores. b) Cuando nos dirigimos a una empresa o persona jurídica, institución: sólo se anotará la razón socia!, sin anteponer la palabras señores. Ejemplo: Comercial América Importadora del Pacífico Av. Emancipación Av. Córpac 456 LIMA1 San Isidro Banco Wiese Ferrand Hnos. S.A. CIUDAD Presente LÍNEA DE ATENCIÓN Es necesaria cuando la correspondencia va dirigida a una compañía y se da el nombre de una persona para agilizar el trámite respectivo. Sin embargo, en la carta moderna esta línea está en desuso y ha sido remplazada por una forma directa. Ejemplo: CARTA TRADICIONAL
CARTA MODERNA
ARVERA Av. Grau 340 MIRAFLORES
Señor Pedro Villanueva ARVERA Av. Pardo178 Miraflores
Atención: Sr. Pedro Villanueva 5.
SALUDO O VOCATÍVO En esta línea están es desuso las siguientes formas: De mi consideración Muy señor mío De nuestra consideración Muy señor nuestro En cambio, pueden emplearse las siguientes formas: Estimado señor Estimado cliente Apreciado señor Estimados señores Estimados clientes Apreciados señores
1.
ASUNTO O REFERENCIA a) Debe ser breve: dos o tres palabras como máximo. Ejemplo: ASUNTO: COBRANZA b) No usar términos vacíos o de relleno; como: lo que se expone; lo que se indica, etc. c) No usar gerundios.
2.
CUERPO O TEXTO Consta de los siguientes párrafos:
Párrafo de apertura
Párrafo central o intermedio 9
Párrafo final o de cierre Este tema, por su importancia, lo desarrollaremos en aparte. 3.
9.
DESPEDIDA Suelen usarse las siguientes expresiones: • Atentamente • Cordialmente • Sinceramente FIRMA Y POSFIRMA Consta de: firma propiamente dicha, nombres, apellidos y cargo. En esta parte, no se debe anotar la razón social, porque ya aparece en el membrete. 4. IDENTIFICACIÓN En esta línea, la persona que ha mecanografiado la carta, anotará sus iniciales en minúscula (forma tradicional) o escribirá su nombre completo y la inicial de su apellido paterno (forma moderna). Ejemplo: Carmen Ríos Montero, crm (tradicional) o Carmen R. (moderna)
11.
12.
ANEXOS (Ver original) Anexo: Catálogo COPIA CON CARBÓN Se utiliza para indicar que aparte de la copia para el archivo, hay otras copias más. Ejemplo: cc: señor Pedro Villalobos Observaciones: 1. Si ¡a carta tiene más de una página, cada hoja adiciona! debe contener el nombre del destinatario, el número de página y la fecha, en cualesquiera de las formas siguientes: Compañía Urbanizadora S. A. página 2 • agosto, 18 de 19 Compañía Urbanizadora S.A. página 2 agosto, .18 de 19 2. Sugerencias para la utilización de la segunda página: a) El último párrafo de la página anterior debe tener dos o más líneas. b) El primer párrafo de la segunda página, también debe tener dos o más líneas. c) No se debe dividir !a última palabra de la página anterior.
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PRACTICA N째 5 En los espacios en blanco, rotule cada una de las partes de la carta comercial.
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ASPECTO FORMAL DE LA CARTA COMERCIAL "La papelería es lo primero que comienza a presentar la imagen de la carta" B. Dueñas 1. PAPELERÍA En la selección de ¡a papelería deben primar dos factores: la calidad y la sencillez. Es recomendable usar papel de buena calidad para la correspondencia/puesto que, la incidencia de! costo del papel es mínima con respecto de! costo total de la carta. El papel de color blanco es de uso universal para cartas; aunque se puede usar papeles de otros colores, siempre que sean muy claros. De ellos, el más recomendable es e! crema pálido. El tamaño es carta estándar (21,5 x 27 cm.), que es lo suficientemente liviano para sacar un número razonable de copias y además, se puede doblar fácilmente sin requerir mucho espacio. 2. SOBRES Deben ser calidad similar al papel membretado. Para el tamaño carta estándar se requiere el de 16,25 x 9,06 cm, si se envía una carta de una sola página sin anexos. En cambio, si la carta tiene más de una página y/o anexos, se usa el de 23,75 x 10,31 cm. Para enviar estados de cuenta y otros documentos similares se usa el sobre con ventana que faculta el ahorro de tiempo, energía y dinero. También tenemos sobres para oficio y para esquela cuyas medidas varían; puesto que, existen sobres para oficio unos más anchos que oíros. 3. ESTILOS La mayoría de las cartas comerciales se escriben de acuerdo con uno de los siguientes estilos: semibloque, bloque y bloque extremo, cuyos aspectos mecanográficos y características desarrollaremos a continuación. El estilo sangrado, por ser poco práctico, está en desuso. 4. PUNTUACIÓN Se refiere sólo a la línea de saludo o vocativo y a la de despedida o antefirma. Dos son los tipos de puntuación más utilizados en la correspondencia comercial o administrativa. 4.1. Corriente .o estándar En este caso se pondrá dos puntos después del saludo o vocativo y coma, después de la despedida o antefirma. 4.2.
Abierta Este tipo de puntuación no lleva dos puntos después del saludo o vocativo, ni en coma la despedida o antefirma.
También existe la puntuación cerrada que está en desuso.
ESRTILOS BASICOS DE CARTAS COMERCIALES
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ASOCÍACIÓN CULTURAL JORGE BASADRE La Coruña 258, Lima 21 PERÚ
29 de setiembre de 2009 CONASA Av. Arequipa 5025 MÍFÍAFLORES Estimados señores:
ASUNTO:
CARTA ESTILO SEMIBLOQUE
Es grato dirigirme a ustedes para informarles acerca de! estilo semibloque. Se caracteriza porque las líneas de fecha, despedida y firma llevan tabulación al centro. Todos ¡os párrafos inician, habitualmente, con tabulación de cinco espacies; aunque, la sangría depende de! gusto de quien escribe. La línea de atención puede iniciarse al margen izquierdo o puede ir centrada; pero siempre con inicial mayúscula y subrayada. La línea de asunto o referencia va centrada y en mayúscula. Se acostumbra utilizar en este estilo la puntuación estándar; sin embargo, también se puede utilizar ¡a puntuación abierta.
Atentamente,
Jorge A. Bolarte Pineda Profesor
Jf cc:. Sr. Luis Villa H.
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ASOCIACIÓN CULTURAL JORGE BASADRE La Coruña 258, LIMA 21 PERÚ
15 de octubre de 19...
Señorita Rosario Guevara Z. Av. Arenales 1567 LIMA 14 Estimada participante: ASUNTO: CARTA ESTILO BLOQUE Nos complace proporcionarle la información sobre el estilo de carta bloque, en la cual está interesada. Se caracteriza porque las líneas de fecha, despedida y firma llevan tabulación al centro: todos los párrafos se inician al margen izquierdo. La línea de atención también se inicia al margen izquierdo con inicial mayúscula y subrayada. La línea de asunto va centrada en mayúscula. Se-acostumbra utilizar en este estilo de puntuación estándar mixta o corriente también se puede emplear ¡a puntuación abierta. Atentamente,
Jorge A. Bolarte Pineda Profesor fr cc: Doto, de Extensión Educativa
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ASOCIACIÓN CULTURAL JORGE BASADRE La Coruña 258 , Lima 21 PERÚ
22 de Noviembre de 19
ARFICSA Av. Venezuela 2070 LIMA1 Apreciados señores REF: CARTA ESTÍLO BLOQUE EXTREMO El estilo de la carta bloque extremo es uno de los más usados en la redacción comercial y administrativa. Se caracteriza porque todas las líneas de la carta desde la fecha hasta la última notación especial se inician al margen izquierdo; no lleva ningún tipo de tabulación. La línea de atención se escribe con inicial mayúscula y subrayada; la de asunto o referencia va en minúscula. Generalmente, se utiliza en este estilo la puntuación abierta; sin embargo, se puede utilizar, también, la puntuación estándar. Cordialmente
Jorge A. Bolarte Pineda Profesor Jfb
LOS PÁRRAFOS DE LA CARTA COMERCIAL
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1.
EL PÁRRAFO
1.1. Concepto Es la división de un escrito integrada por un conjunto de frases u oraciones que tratan sobre un mismo asunto. Los párrafos pueden ser breves o extensos, pero conviene limitarlos para evitar la confusión y el cansancio del lector. Las más recientes investigaciones demuestran que las oraciones más comprensibles son las que tienen entre 15 y 20 palabras. Obviamente que, en algunos casos, tendremos oraciones con 10 palabras o menos y otras, de 30. Lo más importante es aplicar el sentido común. 1.2. Características Unidad de propósito: Todos los elementos oracionales deben guardar relación con la “Idea principal" que actúa como aglutinante. b) Coherencia La idea principal y las secundarias deben tener una relación lógica. Esto es importante porque la conformidad y consistencia de las ideas entre sí, facilitan la interpretación del pensamiento expresado. 1.3. La idea principal Es la que motiva la carta, por esta razón, condensa o resume el pensamiento más importante, en torno al cual se aglutinan todos los demás en relación con el objetivo deseado. Ejemplo: "El mayor aliciente para mantener nuestra política de ventas ai crédito y brindarles un óptimo servicio es la calidad de nuestros clientes que nos favorecen con sus compras. Con este fin, les comunicamos que a partir de este mes, aplicaremos la Tasa de Interés Moratorio a los clientes que incumplan con e! pago de su cuota mensual". IDEA PRINCIPAL "Aplicación de la tasa de interés Moratorio a los clientes que no cumplan con sus pagos". 2. LOS PÁRRAFOS DE LA CARTA COMERCIAL Una carta comercial, por lo general, está constituida por tres párrafos: 2.1. Inicial, Introducción o apertura Está destinada a captar la atención del lector ya "informarle rápidamente cuál es el objetivo de la carta. Su extensión puede oscilar entre dos y cuatro líneas. 2.2 Central o intermedio Es el párrafo donde se desarrolla la idea principal. Su extensión puede ser entre cuatro y ocho líneas. Cuando la carta tiene otra idea importante se incluye un segundo párrafo central o intermedio, también de cuatro a ocho líneas. 2.3 Final o de cierre Está destinado para inducir al destinatario a realizar lo que nos interesa o para influir en su actitud. Puede redactarse entre una o cuatro líneas. 3.
PÁRRAFO DE APERTURA
"Si usted está familiarizado con la publicidad, se da cuenta de la importancia que tiene e! encabezado de un anuncio. Es la oración o frase de apertura la que tiene la responsabilidad de atraerla atención del lector". Clake/Wallace Es evidente que e! primer párrafo es muy importante, puesto que, todo lo demás se construye a partir de éste. Consecuentemente, si e¡ comienzo no crea interés, las probabilidades que e! resto de la carta llegue a leerse, son muy remotas; de lo contrario, un buen comienzo coloca a su lector en un cuadro menta! receptivo para el resto de su mensaje y ¡a carta logrará su objetivo. En los párrafos de apertura debemos: 3.1. Ser breves • Como ya hemos indicado, su extensión puede variar entre dos y cuatro líneas. Ejemplos: • Con motivo del 10 aniversario de su empresa reciban nuestras sinceras felicitaciones. • Somos una importante firma fabricante de artículos de plata y exportamos nuestros productos a países con crecientes volúmenes de venta. • Adjuntamos al cheque No. 127508 por 3Q QQO nuevos soles a cargo del Banco Continental para su abono en nuestra cuenta No. C-3041. 3.2. Ser directo Es decir, evitar introducciones innecesarias y repetir lo que el lector ya sabe. En la correspondencia comercial de antaño muchas cartas comenzaban así: • Hemos recibido su carta de! 5 de abril en la que solicita muebles para sala, modelo inglés. Comentario a) Repite lo que su lector le escribió: ambos pierden tiempo. b) Sólo prueba que no tenemos los recursos suficientes para empezar nuestra carta de otra
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manera. ¿Es posible contestar una carta que no hemos recibido? Evidentemente no; por lo tanto, debemos redactar párrafos que lleven implícito la idea de haber recibido una carta. Conclusión "Hemos recibido su carta": es una expresión muerta, rutinaria e ineficaz" Enfoque directo Gracias por haber escogido nuestros muebles para sala, modelo inglés. c)
3.3
Evitar los gerundios al empezar. El gerundio le da a nuestro párrafo de apertura una idea de durabilidad o continuidad innecesaria.
SE ESCRIBE • Estamos proyectando • Estamos remitiendo ... • Habiendo decidido .... DEBE ESCRIBIRSE • Proyectamos .... • Remitiremos .... • Decidimos . 4.
EL PÁRRAFO DE CIERRE
"Si proporcionamos al lector un poderoso despegue (un buen párrafo inicial) y un aterrizaje suave., casi podremos asegurar que el viaje de nuestro destinatario a través de! mensaje será muy placentero". Fruehling/Bouchard Al igual que el resto de la carta, el fina! debe ser planeado. Debe referirse lógicamente a lo que antecede (coherencia) y a lograr una determinada forma de conducta de nuestro lector. Al redactar los párrafos de cierre debemos evitar: 4.1. Empezar con gerundio
SE ESCRIBE Esperando su próximo pedido ... Agradeciendo su información... Reiterándole, nuestro .... DEBE ESCRIBIRSE Esperamos su próximo pedido .... Agradecemos su información. . Le reiteramos nuestro...
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INSTITUTO TECNICO DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS Av. Alfredo Mendiola 3581- 3583 TF: 533-7991 Los Olivos
Curso: REDACCION ADMINISTRATIVA Profesor: Darwin Solís Ynouye
4.2 Los párrafos vacíos y de relleno, es decir, aquellos que se pueden utilizar para cualquier tipo de carta, como: • Sin otro particular nos despedimos de usted. • Sin más por el momento quedamos de usted. Comentario • Demuestra falta de planeamiento, improvisación. • No es coherente con el resto de ¡a carta. • No induce ai lector a realizar lo que deseamos. • Son párrafos muertos, rutinarios y vacíos. Enfoque moderno • Estamos seguros de que sus informes serán para nosotros una valiosa ayuda. • Esperamos que comprendan los motivos de nuestra decisión, ajenos a nuestra voluntad. • Les Garantizamos una reserva absoluta en el uso de los informes que nos proporcionaron. 5. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 1.6. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29 6. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 1 0. 11.
PÁRRAFOS DE'APERTURA "Un buen comienzo, despierta el interés". Somos una empresa dedicada a ....... y tenemos gran necesidad de En los últimos años hemos contribuido a aumentar considerablemente el volumen de ventas de muchos empresas. Nos interesa incluir en nuestro programa de ventas sus Muchas gracias por ei interés mostrado en nuestros Con mucho gusto complacemos su deseo da recibir Con gran interés hemos recibido su Agradecidos confirmamos el recibo de su Tenemos .el propósito de establecer relaciones comerciales con Con referencia a su oferta de! ...... , les hacemos el siguiente pedido. Hoy íes enviamos las mercaderías ordenadas por ustedes. El creciente desarrollo de nuestros negocios y e! afán de mejorar nuestra producción, nos ha impulsado a Les agradecemos el importante pedido que nos han confiado. Después de revisar, sus catálogos, detenidamente, decidimos hacer el siguiente pedido. Nuestra política es dar a nuestros clientes las mayores facilidades para que cumplan con el pago de sus obligaciones. Nuestra firma proyecta la celebración de un congreso de representantes en ….…. del ...... al Tenemos el propósito de abrir una cuenta corriente en su banco. Muchas gracias por informamos acerca del que adquirió recientemente. Estamos interesados en recibir su mercadería a prueba. Debido a motivos técnicos de mercado, hemos suspendido la fabricación de los productos que han solicitado. Es grato dirigimos a ustedes para solicitar Informes relacionados con Nos dirigimos a ustedes para solicitar el envío de Informes sobre .... Gracias por haber pensado en ……. Para ……… Gracias por haber escogido nuestros ....... para….. Agradecemos su interés en-obtener información acerca de ….. y nos complace enviarle los datos que solicita. Nos complace proporcionarle la Información sobre ……… en la cual está interesado. Tenemos el agrado de adjuntar nuestro cheque N° De acuerdo con sus Instrucciones adjuntamos una copia de nuestra factura N° Muchas gracias por su cheque N° en Los que ustedes nos solicitan los fabricamos en diversos PÁRRAFOS DE CIERRE "Un buen final deja un buen recuerdo". Esperamos con interés la llegada de su ......... Esperamos sus noticias con gran interés. En espera de sus noticias, los saludamos. Agradeceremos que comprendan esta circunstancia. Pronto recibirán noticias al respecto. Nos alegrar recibir su pedido y les aseguramos una pronta "atención. En espera de su respuesta, los saludamos. Agradeceremos comunicarnos cuanto antes su decisión. En espera de su decisión, (os saludamos. :. Nos alegrará recibir una respuesta positiva de ustedes. Si estuvieran interesados, en ....... les agradeceremos una pronta respuesta.
INSTITUTO TECNICO DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS Av. Alfredo Mendiola 3581- 3583 TF: 533-7991 Los Olivos 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30.
Sentimos no poderles dar una respuesta más favorable. . . Les garantizamos absoluta discreción y estamos dispuestos a servirles recíprocamente". Como esta información no está destinada a terceros, les agradeceremos absoluta discreción (reserva). Si sus servicios son satisfactorios, puede contar con pedidos regulares. Estamos seguros de que tendrán éxito en las ventas de nuestras mercaderías. Sentimos mucho no poderles dar otra respuesta. Nos alegrará poder servirles en futuras ocasiones y los saludamos. SI no cumplen con el plazo convenido, tendremos que cancelar nuestro pedido. 20. Agradecemos que comprendan este impase ajeno a nuestra voluntad. Nos alegrará recibir una pronta respuesta afirmativa. Con la seguridad de contar con su gentil colaboración quedamos a la espera de sus gratas órdenes. Esperamos recibir pronto su próximo pedido, el cual atenderemos con todo interés. Quedaremos muy agradecidos por su cooperación y esperamos colaborar con ustedes en circunstancias similares. Les quedaremos muy agradecidos por las gestiones que efectúan en nuestro nombre. Esperamos que su pedido sea el inicio de una larga y provechosa relación comercial. En espera de su respuesta, que guardaremos con la reserva de! caso, nos despedimos. Confiamos que nos brindarán como siempre toda su cooperación y ayuda. Esperamos que nuestra información sea útil para su decisión final. En cuanto recibamos la cancelación de su saldo, atenderemos su pedido.
Diagramas de cartas con párrafos bien balanceados. 2 2
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Curso: REDACCION ADMINISTRATIVA Profesor: Darwin Solís Ynouye
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Diagramas de cartas con párrafos mal balanceados
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PRÁCTICA N° 6 Reconozca la idea principal en los siguientes párrafos: 1. Hemos decidido cambiar el diseño de nuestro membrete, lo encontramos anticuado y poco atractivo. Por esta razón, deseamos que nos diseñe u nuevo estilo, considerando algún motivo relacionado con la naturaleza di nuestra empresa. IDEA PRINCIPAL ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………… 2.
Usted recibirá un estado de cuenta mensual, en ios primeros días de! me: siguiente, con el detalle de sus compras y la fecha de pago. Como siempre ha manejado con propiedad sus cuentas, estamos seguros de que cancelan sus compromisos con prontitud. IDEA PRINCIPAL ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………… 3.
No siempre es fácil recordar todo lo que ha pasado en los tres últimos años estamos seguros de que ésta es la razón por la cual usted no refirió si préstamo con el Banco Comercial en su solicitud de crédito.
IDEA PRINCIPAL ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………... Construya párrafos de cuatro o cinco líneas con las siguientes palabras: 1. Cotización, acciones, acrecentado, aún así, bursátiles. ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………… 2.
Sesión, economía, déficit, anual, bolsa de valores. ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………
3.
4.
5.
Solvencia, moratoria, ejecutaremos, no obstante, garantes, prioritaria. ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ………………... Artículos, peso bruto, aduaneros, a la vez, aranceles. ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ………………… Inflación, respaldo, apreciables, precioso, asimismo.
En los gráficos que aparecen a confirmación separe en tres y cuatro párrafos respectivamente las siguientes cartas:
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1. Comprendemos su preocupación porque su pedido del 20 de julio no ha sido atendido. Pero es el caso, que los zapatos que usted solicita los fabricamos en diferentes tamaños, colores y modelos; por esta razón, le agradeceremos proporcionarnos la información deseada de inmediato. Esperamos su respuesta con gran interés
1. Nos complace adjuntar el cheque N°. 271572 por …………….. como reembolso por el Libro de Autógrafos que nos devolvió. Usted tiene toda la razón en preferir un regalo más apropiado para una niña de poca edad; tal vez, dentro de algunos años éste sea el regalo idea!. Asimismo, le agradeceremos pasar por nuestros almacenes a visitar la bellísima colección de artículos para regajo que tenemos en exhibición; el estacionamiento es gratuito y al finalizar sus compras puede utilizar los servicios de nuestro restaurante en. la terraza del edificio. Esperamos verlo muy pronto entre nosotros. B. DUEÑAS
D.
Mejore los siguientes párrafos: 1. Hemos recibido su carta del 15 de julio en la que nos solicita informes sobre el señor Luís Morales. ……………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… 2. Les estamos enviando las mercaderías de acuerdo con su orden de compra N°. 1088. ……………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………... 3. Reconocidos por su atención a la presente, quedamos de ustedes. ……………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………... 4. Sin otro particular y agradeciendo la atención que le brinden a la presente, los saludamos. ……………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… 5. Esperando su contestación nos despedimos. ……………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………
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EL PLANEAMIENTO "Cuando una carta se escribe sin un pian definido se corre el riesgo de olvidar algunos de los detalles indispensables para que la carta sea efectiva en transmitir el mensaje". B. Dueñas 1.
LA ESTRUCTURA El escrito, como toda obra humana, es producto de un trabajo de elaboración interna y otro de realización externa; su estructura tiene, por tanto, una etapa que se cumple en la mente del redactor y lo induce a escribir de determinada manera; y otra visible materializada en la escritura. En consecuencia, la conformación básica de un escrito tiene dos etapas:
1.1. La concepción Producto de la elaboración mental del que escribe y en ia cual se debe: a. Fijar, claramente, el objetivo de nuestra carta. b. Determinar quién será e! destinatario y cómo es: cliente antiguo, cuente moroso, alguien que se quejó y está enfadado, etc. c. Definir la idea principal en relación con nuestro objetivo y las ideas secundarias que se aglutinarán en torno a ella. d. "Armar" la carta mentalmente; ordenar y jerarquizar diversas ideas con ritmo emocional y la fuerza necesaria para que la carta cumpla su objetivo. 1.2. Elaboración Corresponde a la etapa externa y comprende los siguientes pasos: a. Recolección de datos: Debemos asegurarnos de que contamos con todos los datos acerca del tema que tratará nuestra carta: fechas, plazos, informes, catálogos, precios, etc. Estos datos se pueden obtener por indicación, cuando los proporciona el jefe u otra persona: y por averiguación, consultar archivos, leer cartas anteriores, etc. b. Bosquejo sintético de ideas: Usar de preferencia verbos y sustantivos sin términos ce enlace. c. Desarrollo: En esta fase se debe escribir con la mayor rapidez y espontaneidad. Lo más importante es trasladar al papel el desarrollo de las ideas bosquejadas; los detalles vienen después cuando se procede a la, autocrítica o corrección. d. d) Corrección: Debe hacerse tanto desde el punto de vista gramatical (sintaxis, semántica, ortografía y puntuación), como desde el punto de vista técnico (características, estructura de párrafo, etc.). 2. VENTAJAS DEL PLANEAMIENTO . 2.1. Las cartas serán más fáciles de entender. 2.2. Llevarán todos los puntos importantes en su contenido. 2.3. Se dará respuesta a todas las preguntas. 2.4. Los mensajes, invariablemente, serán más cortos.
CARTA DE CONSULTA Y RESPUESTA A CONSULTA
1. CARTA DE CONSULTA 1.1 Objetivo Solicitar diversos tipos de información 1.2 Planteamiento Se planifica en 3 párrafos -
Indicar brevemente el motivo de la carta Solicitar la información requerida Despedida (ofrecer reserva , si los informes solicitados son confidenciales)
1.3 Demostración Indicar motivo Estamos interesados en método de archivo simplificado Solicitar información
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Por lo tanto agradeceremos enviarnos la información necesaria para aplicarlo en nuestra institución en forma experimental; asimismo deseamos saber si la nueva edición ya está en venta y a quienes debemos dirigir nuestro pedido. Despedida Esperamos con interés la llegada de los informes requeridos. 1.4 Aplicación PRACTICA 1. Elías Mendoza, presidente del club de la Unión, Jirón de la Unión 215 Lima, solicita informes a Perú Import SA Av. Central 572 San Isidro, sobre el señor José González Vargas quien desea ser socio de esa institución .Datos: Es necesario conocer los años de servicio, cargo, ingreso mensual, hábitos y otros detalles del señor González Estilo semibloque con puntuación estándar. 2. Manuel Delgado gerente de Aprensa Av. Emancipación 379 Lima, solicita a la EFS ’ELA’, Av. Arequipa 5181 Miraflores, informes sobre los cursos de extensión educativa. Datos: La empresa desea actualizar y perfeccionar sus secretarias. Está interesado en incluir en su programa actual de capacitación, algunos cursos o seminarios que se dicten de ELA Es necesario conocer costos y duración de los cursos y/o seminarios Estilo semibloque con puntuación estándar. 2. RESPUESTA A CONSULTA 2.1 Objetivo Proporcionar información diversa 2.2 Planteamiento Se planifica en tres párrafos: -Manifestar en formar breve haber recibido la carta consultada (enfoque directo) Proporcionar la información solicitada la que debe ser completa y detallada Despedida (solicitar reserva cuando los informes son confidenciales) 2.3 Demostración Agradecer consulta Muchas gracias por haber pensado en nuestro método de archivo simplificado Proporcionar información En tal sentido adjuntamos un catalogo donde encontraran toda la información requerida y un folleto sobre el material didáctico que enviamos gratuitamente a nuestros clientes. A la vez le comunicamos que la nueva edición se encuentra en venta en importaciones y representaciones S.A Despedida Esperamos sus noticas con gran interés 2.4 Aplicación PRACTICA 1. Redacte la carta de respuesta a consulta del club de la Unión Datos: El señor Gonzales es el contador general de Perú Import SA trabaja en esa empresa desde 1985, su ingreso mensual es de 1000 dólares. Es una persona honesta, responsable y eficiente. La carta la remite el jefe de personal, Raúl Valdivia
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Estilo bloque con puntuación estándar 2. Redacte la carta de consulta de Aprenso Datos Se incluye un folleto donde se describen los cursos y seminarios que se dictan en la ELA, así como sus costos y duración Ofrecer descuentos del diez por ciento si el grupo es mayor de quince Estilo bloque con puntuación estándar MODELO: Club de la Unión 215, Lima Perú 5 de Mayo de 2010 Perú Import. S.A. Av. Central 572 San francisco
Estimado Señor: Asunto: solicitando información Asunto: solicitando información Con el motivo de ser socios de nuestra empresa necesito conocer sus labores que realiza. Tengo años de experiencias trabajando en una empresa reconocido y mi posición es de muy alto y buen ingreso. Esperar su respuesta de darnos más detalles de labor que realiza. Atentamente
Elías Mendoza Presidente CARTA DE PEDIDO 1.
OBJETIVO Solicitar diversos tipos de bienes o servicios.
2.
PLANTEAMIENTOS Se planifica en 3 párrafos
Primer párrafo: Solicitud directa de los bienes o servicios que se necesitan Segundo párrafo: Descripción específica de cada artículo, cantidad, unidad, detalle, color. Talla y precio unitario Tercer párrafo: Especificar la forma de pago, urgencia del pedido, necesidades de nuevos catálogos. 3.
DEMOSTRACION
Solicitud directa Agradeceremos enviarnos los siguientes artículos que hemos elegido de su ultimo catalogo Descripción especifica 10 refrigeradoras de 14 pies cúbicos 20 lavadoras automáticas 15 lustradoras de nueve escobillas Forma de pago Según sus instrucciones cancelaremos el 40 % al contado y el saldo en 2 letras a 30 y 60 d/v. Esperamos una pronta atención porque tenemos urgencia de la mercadería.
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4. Aplicacion PRACTICA 1. Fernando Si fuentes jefe de compras de Confecciones Carolina SA, Bolivia 1759 Pueblo Libre ,solicita a Universal Textil , Av. Venezuela 2470 Lima 1 , lo siguiente : 70 piezas de polyester plomo c/ s/…………………… 120 piezas de gabardina azul c/ ……………………. 160 piezas de paño marrón c/ ……………………… Condiciones: 50% al contado y el saldo con letra a 30 días fecha .Estilo bloque con puntuación estándar. 2. Manuel Guzmán, jefe de compras de casa Vélez, Av. Arica 528 Breña solicita a Míster SA, Av. Naciones Unidas 678 Lima, lo siguiente: 10 docenas de camisa (colores surtidos) c/u s/…………………… 20 docenas de pantalones (colores surtidos) c/u……………… 15 docenas de sacos sport (colores surtidos) c/u……………….. Condiciones: 30 % al contado y el saldo con letras a 30, 60, 90 d/f. Estilo bloque con puntuación estándar
RESPUESTA A PEDIDO 1.
STOCK AGOTADO 1.1. Objetivo Comunicar que la existencia de algún artículo se ha terminado momentáneamente 1.2. Planteamiento : Se planifica en 3 párrafos:
-primer párrafo: Mencionar pedido recibido (enfoque directo) -segundo párrafo: Explicar que el stock se encuentra agotado y solicitar espera o cambio de la mercadería -tercer párrafo: Despedida 1.3Demostracion Agradecer pedido Les agradeceremos el importante pedido que nos han confiado Explicar stock agotado Sin embargo, por la gran aceptación que han tenido nuestras maquinas de coser, en el mercado andino se agoto nuestro stock, a fin de mes tendremos la nueva remesa de lo contario pueden elegir otros modelos en el catalogo que adjuntamos Despedida Nos alegrara cuanto antes su decisión MODELO: Jefe de ventas de Nacional Sony Av. La marina 3019 San Miguel Lima 15 de mayo de 2010 Comercial Libertad Av. palmeras 1035 Los olivos
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Estimados Señores Asunto: Stock agotado de lavadoras Agradecemos el importante pedido que nos ha solicitado Sin embargo, debido (N A – B – 60) por a la gran demanda que han tenido nuestras lavadoras NAB – 60 están agotadas. Por el momento tenemos otros modelos que también que son efectivos o de lo contrario espere el fin de semana para entonces los modelos que deseen. Esperamos su pronta respuesta de su decisión. Atentamente
Jorge barzola Jefe de Ventas J.F.R.
1.4. Aplicación PRACTICA 1.
Luis Ríos jefe de ventas de Nacional Panasonic, Av. La marina 3019 San Miguel, se dirige a comercial Libertad, Av. Venezuela 1035 Breña para informarle que le stock de lavadoras na-b 60 se encuentra agotado. Estilo bloque extremo con puntuación abierta.
2.
Carmen Reyes, jefe de ventas de Librería Estudian Av. Lacro 830 Miraflores se dirige a CEO ELA, Av. Arequipa 5181 Miraflores, para informarle que el stock de libros de taquigrafía Greg Edición Centenaria está agotado .Estilo bloque extremo con puntuación abierta.
2.
DISCONTINUIDAD DE LINEA
2.1. Objetivos Informar que la mercadería solicitada ya no se produce. 2.2. Planteamientos Se planifica en tres párrafos: -primer párrafo: Agradecer pedido (enfoque directo) -segundo párrafo: Explicar discontinuidad de línea y ofrecer alternativas -tercer párrafo: Despedida 2.3 Demostración Agradecer pedido Agradeceremos su decisión de encargarnos la renovación del mobiliario de su empresa Explicar discontinuidad de línea Pero es el caso que por motivos técnicos de mercado hemos tenido que discontinuar el modelo ejecutivo y reemplazarlo por lo gerencial, que tiene un diseño más funcional y acorde con las exigencias de la oficina moderna. Despedida Su pronta respuesta nos va a permitir atenderlo con mayor brevedad.
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MODELO: Muebles S.A. Divino niño Jesús 371
20 de Mayo de 2010 Sr: Instituto Cervantes AV: Jr puno 432 lima Apreciados señores: Asunto: discontinuidad de línea. Agradecemos su preferencia por elegirnos la mejor empresa de fabricación de escritorios gerenciales. Por el motivo de ya no producirse el producto tenemos otra solicitado, le damos otras opciones de elegir otro producto. Esperamos su pronta respuesta. Atentamente
Luis espinosa Jefe de ventas J.F.R. 2.4 Aplicación PRACTICA 1.
Manuel Pantanoso, jefe de ventas de Muebles 501, Av. Nicolás Ayllon 371 se dirige a Instituto Cervantes, Jr. Puno 432 Lima, para informarle que los escritorios modelo gerencial ya no se producen. Estilo semibloque con puntuación estándar
2.
Miguel Bartra, Jefe de ventas de Hogar SA Av. Rebagliati 136 Balconcillo, se dirige a Decoraciones SA, Av. Central 239 San Isidro para informarle que la producción de alfombras americanas, tipo persa ha sido descontinuada. Estilo semibloque con puntuación estándar
3.
CONFIRMACION
3.1 Objetivo: Solicitar algún dato importante y necesario que el cliente no ha mencionado en su carta 3.2 Planteamiento: Se plantea en tres párrafos -primer párrafo: Hacer referencia a pedido (enfoque directo) -segundo párrafo: Con lenguaje positivo solicitar al cliente completar la información deseada -tercer párrafo: Despedida 3.3 Demostración Referencia o pedido Las baterías que ustedes solicitan lo fabricamos en diferente voltaje y en varios tamaños Solicitar información necesaria Por consiguiente agradeceremos informar en la brevedad posible si desean de 6 o 12 voltios y de que tamaño 12, 15 o 19 placas. Despedida Apenas recibamos su confirmación lo atenderemos de inmediato. 3.4 Aplicación PRACTICA 1. María Delgado jefa de ventas de Creaciones Jazz, Av. Argentina 421 Breña, se dirige a bazar
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Fantasía, Av. Arica 253 Breña para solicitarle confirmar datos referentes a su pedido por 10 docenas de buzos . Estilo bloque con puntuación estándar 2. Cesar Berraza jefe de ventas de Olimpia SA Av. Arequipa 3509 San Isidro se dirige a la Pluma de Oro Av. Abancay 1038 Lima para solicitar confirmar datos respecto a su pedido por 10 computadoras .Estilo bloque con puntuación estándar. MODELO: Olimpo S.A. Av. Arequipa lima 27
10 de mayo de 2010 Pluma de oro Av. Abancay 1038 Asunto: Confirmación de pedido
Agradecemos su preferencia por el pedido que nos ha solicitado.
Sin embargo necesitamos un informe específico del modelo y la marca de las computadoras.
Agradecemos por todo los datos consiguientes brevedad la brevedad posible.
Atentamente Cesar Berraza Jefe de ventas J.F.R. 4.
SALDO PENDIENTE O LÍMITE DE TIEMPO
4.1 Objetivos: a)
Notificar al cliente sobre una deuda pendiente
b) Informar al cliente que el monto de su pedido excede su línea de crédito 4.2 Planteamiento Se plantea en 3 párrafos Agradecer pedido o referir línea de crédito Notificar sobre deuda pendiente o explicar exceso en el crédito Despedida 4.3 Demostración A) Saldo pendiente Agradecer pedido Agradeceremos su preferencia y el importante pedido que nos han confiado Notificación saldo pendiente Pero nuestro departamento de créditos y cobranzas nos informa sobre una deuda pendiente desde hace 30 días por lo que solicitamos su cooperación en la solución de este problema. Despedida
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En cuanto recibamos la cancelación de su saldo, atenderemos su pedido con prontitud. B) Limite del crédito
Referir línea de crédito De acuerdo con el contrato que hemos firmado su línea de crédito es de 10000 nuevos soles Explicar exceso Sin embargo comprobamos que su pedido excede en 2000 nuevos soles la línea otorgada. Por lo tanto agradeceremos disminuirlo de acuerdo con lo convenido o cancelar el saldo en efectivo. Despedida Apenas nos comunique su decisión lo atenderemos de inmediato. 4.4 Aplicación. PRACTICA 1.
Andrés Paredes, jefe de área de Arex Jr de la Unión lima, se dirige a su cliente Luis Vega Seminario, Av. Arenales 2312 Lince, para indicarle que su pedido no puede ser atendido por que tiene un saldo pendiente. Estilo bloque extremo con puntuación abierta
2. Cesar Benevenutto gerente de tejidos San Jacinto, av. Brasil 736 Jesús María se dirige a Fernández Hno. , av. larco 1035 Miraflores, para comunicarle que su pedido excede la línea de crédito otorgado, Estilo bloque extremo con puntuación abierta CARTA REMESA Y RESPUESTA A REMESA
1.
CARTA REMESA
1.1. Objetivos Comunicar el envió de dinero, cheques, giros, letras de cambio, etc. 1.2 Planteamientos: Se planifica en 3 párrafos Indicar el envió y su finalidad -primer párrafo: Comentario adicional (aceptación de la mercadería, eficiencia de servicio, -segundo párrafo: necesidad de nuevos catálogos, lista de precios, cotizaciones. etc.) -tercer párrafo: Despedida. 1.3Demostracion Indicar el envió Adjuntamos el cheque n° 456765 por 1800 soles para cancelar la letra n°1137 Comentario adicional Como ya está próximo la temporada invernal, agradeceremos enviarnos catalogo y lista de precios de las nuevas telas que estén en promoción Despedida Esperamos sus noticias con gran interés
1.1Aplicacion:
PRACTICA
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1.
Cesar Calderón, gerente de la cada del automóvil, Av. Larco 562 Miraflores envía cheque n°786523 por 4500 soles para cancelar la factura n°3476 de Bacigalupo SA Jr Carabaya 245 Lima. Estilo semibloque con puntuación estándar
2.
Oscar Rodríguez gerente comercial de Beta, Las Magnolias 552 San Isidro envía cheque n °986754 por 2500 nuevos soles, para cancelar el 25% de adelanto según factura n ° 6543 de Distribuidora Hitachi SA Av. Javier Prado 1643 San Borja. Estilo semibloque con puntuaciones estándar.
2.
RESPUESTA A REMESA
2.1 Objetivo Agradecer el envió de dinero, cheque, giros, etc. 2.2 Planteamientos: Se planifica en 3 párrafos Agradecer la remesa Dar información o respuesta al comentario adicional Despedida 2.3Demostracion Agradecer remesa Muchas gracias por su cheque n° 456765 por 1800 nuevos soles para cancelar la letra n ° 1137 Responder comentario adicional A la vez adjuntamos el ultimo catalogo de tela nacional e importadas que estarán en venta a partir del 2 de mayo. Los precios no incluyen el impuesto general a las ventas. Despedida Nos alegra recibir una pronta respuesta afirmativa y estamos seguros de que tendrá éxito en la venta de nuestra mercadería. 2.4 Aplicación PRACTICA 1. Adolfo Pinillos gerente de Bacigalupo SA, remite carta de respuesta a remesa La Casa del automóvil. Estilo bloque extremo con puntuación abierta 2. Manuel Miyashiro gerente de ventas de Hitachi SA remite carta de respuesta a remesa comercial Beta. Estilo bloque con puntuación estándar MODELO: Casa de automóvil AV. Perú 45 san Martín Lima, 13 de mayo de 2010 Sr. Bacigalupo S.A. Av. Wilson 245 Lima Estimado Señor: Asunto: Envió de dinero
Adjuntamos el cheque N 786523 por 4500 nuevos soles, para cancelar la factura 245.
Como ya estamos en temporada de cambiar esperamos nuevos catálogos y los precios exactos del producto que están promocionando.
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Esperamos su repuesta son gran interés
Cesar Calderón Jefe de la casa
j.f.r
Bacigalupo S.A. Jr. puno 245 Lima 01
19 de mayo de 2010 Casa de Automóvil Av. Larco 562 Miraflores Asunto: Repuesta de remesa Agradecemos por su cheque N 786523 por 4800 nuevos soles para cancelar la factura 245. A si mismo adjuntamos los nuevos catálogos del producto estarán a la venta el próximo mes de julio: Los precios estarán a su alcance. Nos alegra saber su pronta respuesta y estamos seguros que tendrán éxitos en la venta de sus productos. Atentamente Jonathan calera Gerente de Bacigalupo J.F.R.
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EL CICLO DEL CREDITO
Está compuesto por una serie de cartas cuya dinámica describimos en el siguiente grafico y luego desarrollamos detenidamente
Flujo grama del crédito
Clientes
Carta o solicitud de crédito
Empresa “A” Solicite informes a empresas referidas
Empresa “c” Empresa “B” EMPRESA “B”
Empresa “A” Proporciona información
Empresa “A”
Otorgar crédito
1.
Negar crédito Decisión final
CARTA O SOLICITUD DE CREDITO
1.1. Objetivo Solicitar préstamos o bienes y servicios en cuenta de crédito. 1.2. Planteamiento -primer párrafo: Indicar el motivo del crédito -segundo párrafo: Especificar el crédito y garantías Tercer párrafo: Proporcionar referencias comerciales (mínimo tres) -cuarto párrafo: Despedida 2.2 Demostración Motivo de la carta Tenemos el propósito de mejorar la infraestructura de nuestra empresa para brindar un mejor servicio. Especificar créditos
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Como la inversión requerida para la ejecución de este proyecto supera nuestra actividad de financiamiento con recursos propios solicitamos a ustedes nos otorguen un préstamo por 20 mil dólares el cual garantizamos con nuestra flota de transporte avaluada en 100 000 dólares.
Proporcionar referencias comerciales Asimismo para una mayor información pueden consultar a las siguientes empresas: Financiera andina Jr Moquegua 409 lima Banco de crédito Av. Emancipación 318 lima Importaciones del pacifico Av. Arequipa 5032 Miraflores Despedida Nos alegrara recibir una pronta respuesta afirmativa y tendremos mucho gusto en completar la información que ustedes juzguen conveniente. MODELO: Impulsadora textil S.A. Av. Maquinarias 137 Callao Lima 25 de mayo de 2010 Sr. Banco Wiesse Tacna 1120 Lima Estimados Señores:
Asunto: Solicito crédito Tenemos el propósito de adquirir un nuevo local para brindar un mejor servicio al cliente.
Como la inversión requerida para este proyecto supera nuestra capacidad financiera con recursos propios: Solicitamos a ustedes que nos otorguen un préstamo por 50 000 dólares el cual garantizados concierta cantidad de mercaderías a si mismo pueden consultar a las siguientes empresas Banco Azteca, Banco B.C.P., Banco Continental.
Nos alegra recibir su pronta respuesta afirmativa.
Atentamente
Edgar cunya Gerente de Manufacturas J.F.R. 2.3 Aplicación
PRACTICA 1.Miguel Vásquez gerente de manufacturas de calzado SA Av. maquinarias 137 Callao solicita al banco Wiesse Cuzco 1120 lima un préstamo por 50 mil dólares para adquirir un nuevo local , , Estilo bloque con puntuación estándar 3.
Raúl Oviedo, gerente de Electromecánica Fach, Av. Argentina 876 Lima solicita el banco de Lima Jr puno 345 Lima un préstamo para adquirir maquinarias y equipo por 25 mil dólares. Estilo bloque con puntuación estándar.
2. CARTA A EMPRESAS REEFERIDAS PARA SOLICITAR INFORMACION 2.1 Objetivo Averiguar o conocer la capacidad la capacidad de endeudamiento y pago del cliente 3.2 Planteamiento Se planifica en 3 párrafos -primer párrafo: Mencionar carta recibida -segundo párrafo: Solicitar referencias -tercer párrafo: Despedida
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Despedida Les aseguramos que guardaremos la reserva del caso y esperamos colaborar con ustedes en circunstancias similares. 3.3 Aplicación PRACTICA
3
1.
Ricardo Berrocal gerente de crédito del banco Wiesse se dirige a una de las empresas referidas por manufacturas de calzado si, para solicitar información crediticia sobre esta empresa. Estilo semibloque con puntuación estándar.
2.
Roberto Carrión gerente de crédito del banco de lima se dirige a una de las empresas referidas por Electromecánica Fach para solicitar información crediticia sobre esta empresa. Estilo bloque extremos con puntuación estándar
CARTA DE LA EMPRESA PREFERIDA PARA OTORGAR INFORMACIÓN 3.1.
Objetivo: Proporcionar o suministrar referencias de crédito acerca de sus clientes.
3.2.
Planteamiento: Se planifica en tres párrafos. − Primer párrafo: Mencionar carta recibida − Segundo párrafo: Proporcionar referencias − Tercer párrafo: Despedida
3.3.
Demostración Mencionar carta recibida Nos complace proporcionar la información sobre la empresa confecciones Cádiz en la cual están interesados. Proporcionar referencias Esta firma trabaja con nosotros desde 1975. En los últimos seis meses ha realizado operaciones de crédito por 10 000 dólares y la empresa siempre ha cumplido puntualmente son sus obligaciones. Consecuentemente, goza de nuestra confianza y garantía comercial. Despedida Esperamos que nuestra información sea suficiente y necesaria para su decisión final. Banco de México Tacna 1120 Lima Lima 26 de mayo de 2010
Sr. Banco Azteca Av. San Juan de Dios Puente Piedra Estimado Señor: Asunto: Informe personal de crédito Es grado dirigirnos a ustedes para pedir informes sobre la empresa manufacturas de calzado S.A. que nos ha solicitado apoyo financiero. Por este motivo, agradecemos indicarnos desde cuando son sus clientes, el monto de los últimos créditos otorgados y otros datos que permitan conocer su solvencia y capacidad de endeudamiento. Le aseguramos que reservaremos su caso y colaboraremos con ustedes. Atentamente Del Banco de crédito J.F.R. 3.1.
Aplicación.
INSTITUTO TECNICO DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS Av. Alfredo Mendiola 3581- 3583 TF: 533-7991 Los Olivos
Curso: REDACCION ADMINISTRATIVA Profesor: Darwin Solís Ynouye
PRACTICA 1
Víctor Reyes, gerente de la empresa consulta, se dirige al banco Wiesse para proporcionar referencias sobre “manufacturas de calzado S.A.”. Estilo bloque con puntuación estándar.
2
Feliz Noriega, gerente de la empresa consultada, se dirige al banco de lima, para proporcionar información sobre electromecánica “FACH”. Estilo bloque con puntuación estándar.
4
CARTA PARA COMUNICAR DECISION FINAL 4.1.
Otorgar crédito: 4..1.1.
Objetivo: Comunicar la aprobación del crédito.
4..1.2.
Planteamiento: Se planifica en tres párrafos: − − −
4..1.3.
Primer párrafo: comunicar aprobación Segundo párrafo: explicar beneficio y sistemas de crédito. Tercer párrafo: adurió de excelentes relaciones comerciales y despedidas.
Demostración:
Comunicar aprobación Es grato comunicarle la aprobación de su crédito y le damos la bienvenida como nuevo cliente de nuestra empresa. Explicar beneficios y sistemas de crédito Consecuentemente, su crédito está abierto para que empiecen a usarlo de inmediato. Asimismo, nos complace informal que mensualmente recibirá un reporte con el detalle de los cargos, abonos, saldo y la fecha de vencimiento de las amortizaciones. Despedida Estamos seguros de que será el inicio de una larga y provechosa relación comercial. 4.1.4.
Aplicación
PRACTICA 1
Ricardo Berrocal, gerente del crédito del banco Wiesse, se dirige a manufacturas de calzado S.A. para comunicarle que su solicitud de crédito ha sido aprobada. Estilo bloque estreno con puntuación abierta. .4.2.
Negar crédito: 4.2.1.
Objetivo: Comunicar que la solicitud de crédito no ha sido aprobada.
4.2.2.
Planteamiento Se planifica en tres párrafos: − − −
4.2.3.
Primer párrafo: agradecer carta recibida. Segundo párrafo: explicar motivo de la desaprobación Tercer párrafo: ofrecimiento de ayuda posterior y despedida.
demostración Referencia a carta recibida.
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Nos complace saber que usted desea abrir una cuenta de crédito en nuestra compañía. Explicar postergación de crédito No obstante, es política de la empresa obtener información financiera de rutina acerca de sus nuevos clientes, para conocer su capacidad de pago: la suya la encontramos positiva. Sin embargo, nuestro comité de crédito ha decidido diferir la admisión de su solicitud hasta que cancele los préstamos que tiene vigentes. Despedida Nos alegrara agregar su nombre en nuestra creciente lista de clientes en una oportunidad mas propicia. 4.2.4.
aplicación
PRACTICA 1
Roberto Carrión, gerente de crédito del banco de lima se dirige a eltromecanica “FACH” para comunicarle que su solicitud de crédito no ha sido aprobada.+ Estilo bloque con puntuación estándar.
EL CICLO DE LA COBRANZA
1
GENERALIDADES Está constituida por una serie de notificaciones y cartas que difieren en tono y tienen por finalidad. 1.1. 2.1.
2
mantener una cerrada constante de dinero obtener la cancelación de una deuda vencida.
PROCEDIMENTO El ciclo de la cobranza, por lo general, comprende cuatro etapas o fases que son las siguientes: Primera notificación Segunda notificaron Carta discusión Carta ultimátum
3
LAS NOTIFICACIONES 3.1.
Son avisos recordatorios impresos que se utilizan cuando la deuda tiene poco tiempo y puede ser que el cliente, simplemente, se olvido de pagarla. En estos casos, una simple notificación es suficiente para la mayoría de personas. Si no es el caso, entonces se acude a una segunda notificación, ya que esta primera etapa una carta es aun prematura. Además, estos recordatorios impresos tienen las siguientes ventajas. − − −
3.2.
Su costo en menor Es mas rápido que escribir cartas El cliente las considera de rutina y siente que no es el único en estas condiciones. Demostración: Primera notificación
El 02 de junio recibió su reporte donde aparece la cantidad que tiene vencida. Aun no hemos recibido esta suma en nuestras oficinas. Si por alguna razón no puede hacerlo personalmente, le agradeceremos enviarnos su cheque o giro bancario de inmediato. Segunda notificación
Atentamente,
El 10 de junio, le enviaremos una nota para recordarle su pago vencido; pero, nuestros records hincan que este aun no ha sido efectuado. Otro pago vencerá dentro de unos días. Si juzgan conveniente, le sugerimos que lo cancele junto con la mensualidad ya vencida. Atentamente,
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4
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CARTA DISCUSION 4.1.
Objetivo: Persuadir y ayudar al cliente para llegar términos satisfactorios con respecto al pago de su deuda.
4.2.
Planeamiento: Se planifica en tres párrafos: − − −
4.3.
Primer párrafo: mencionar notificaciones anteriores Segundo párrafo: mencionar la importancia de la puntualidad y del crédito. Tercer párrafo: ofrecer ayuda y despedida.
Demostración Mencionar avisos anteriores Le enviamos: dos notificaciones para recordarle su deuda pendiente desde el 2 de mayo y no recibimos respuesta. Destacar la importancia del crédito No obstante, estamos seguros de que usted desea estar al día en sus pagos, para utilizar su crédito en cualquier momento. Por consiguiente, es necesario que pague puntualmente las cuotas que aparecen en su reporte mensual: sin necesidad de recordatorios. Ofrecer ayuda y despedida Le reiteramos nuestro deseo de colaborar en cualquier dificultad que tenga, para solucionar este problema.
4.4.
Aplicación
PRACTICA 1
Raúl Hernández, gerente de crédito de la casa del ingeniero, paseo de la república 5161 san Isidro, remite carta discusión a Manuel Rodríguez Sánchez. Av. Bolívar 1432 p. libre sobre su deuda impaga desde hace un mes. Estilo semibloque con puntuación estándar.
2
Jorge Sáenz, gerente de crédito de casa cinco, av. Larco 123 Miraflores, remite carta discusión a Carmen Saavedra raffo, av. Ignacio merino 2567 lince, sobre deuda pendiente desde hace 45 días. Estilo bloque extremo con puntuación abierta.
5
CARTA ULTIMATUM 5.1.
Objetivo: Fijar al cliente en último plazo para que pague su deuda y notificarlo sobre inminente acción judicial en caso de no hacerlo.
5.2.
Planteamiento: Se planifica en tres párrafos: − Primer párrafo: mencionar notificaciones anteriores − Segundo párrafo: solicitar pago en fecha improrrogable y notificar sobre acción legal. − Tercer párrafo: despedida
5.3.
Demostración Mencionar avisos anteriores Esta es la ultima comunicaron con referencia a nuestra factura del 2 de mayo que aun no ha sido cancelada, no obstante, los recordatorios que le hemos enviado. Ultimo plazo y acción legal Como es nuestro deseo solucionar este problema en forma amigable, le agradecemos que
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salde su cuenta el10 de julio, fecha improrrogable. De lo contrario, nuestros abogados iniciaran las acciones legales pertinentes. Despedida Todo está en sus manos para evitar circunstancias enojosas ajenas a nuestra voluntad. 5.4.
Aplicación
PRACTICA 1
Raúl Hermanes, gerente de crédito de la “la casa de ingeniero”, paseo de la república 5161 san Isidro, remite carta ultimátum a Manuel Rodríguez Sánchez, Av. Bolívar 1432 P. libre. Estilo bloque con puntuación estándar.
2
Jorge Sáenz, gerente de crédito de casa cinco, av. Larco 123 Miraflores, remite carta ultimátum a Carmen Saavedra raffo, av. Ignacio merino 1534 lince. Estilo semibloque con puntuación estándar.
CARTA RECLAMO Y RESPUESTA A RECLAMO 1
CARTA RECLAMO 1.1.
Objetivo: Solicitar solución a un reclamo por mercadería defectuosa, mal servicio o algún error encontrado.
1.2.
Planteamiento: Se plantea en tres párrafos: − Primer párrafo: indicar el motivo de la carta − Segundo párrafo: especificar detalles del reclamo y solicitar solución − Tercer párrafo: despedida
1.3.
Demostración: Indicar motivo: Nos dirigimos a ustedes con referencia a nuestro pedido Nº. 1955 por diez fardos de polystel. Detallar reclamo y solicitar ajuste Con gran sorpresa comprobamos que parte de las telas en exhibición se está decolorando. Como en el devolvemos en el sello de garantía se especifica que estas no pierden su color: se las devolvemos para que las cambie por otras que se ajusten a las características señaladas. Despedida Agradeceremos dar solución inmediata a este problema; puesto que, necesitamos la mercadería con urgencia.
1.1.
Aplicación
PRACTICA 1
Javier Silva, jefe de compras de comercial moderna, av. emancipación 535 lima, remite a IRESA, av. colonial 408 callao, carta reclamo por mercadería defectuosa. Estilo bloque extremo; puntuación abierta.
2
Armando soto, jefe de compras de librería studium, av. parco 809 Miraflores, remite a editorial universo, av. Nicolás Arriola 1838 san Luis, carta reclamo por mal servicio (no llegan las mercaderías solicitadas con urgencia). Estilo semibloque puntuación estándar.
2
RESPUESTA A RECLAMO
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Toda respuesta a reclamo debe ser en forma inmediata; porque de lo contrario se agrava el problema con el cliente. 2.1.
Objetivos: a) b)
2.2.
Satisfacer al cliente Conservar su buena voluntad y preferencia.
Planteamiento: Se planifica en tres párrafos: − Primer párrafo: hacer referencia corta recibida − Segundo párrafo: comunicar solución o negación al reclamo − Tercer párrafo: despedida
2.3.
Demostración a)
Otorgar solución
Mencionar carta recibida Hacemos referencias a su pedido no. 1935 por los diez fardos de polystel. Comunicar ajustes Al examinar las telas que nos han envido, compramos que efectivamente se encuentra descoloridas esta deficiencia se debe a fallas en el teñido que han pasado inadvertidas por nuestro departamento de control. En tal sentido procederemos a efectuar el cambió de inmediato y el enviaremos un nuevo lote. Despedida Agradecemos que compren esta circunstancia ajena a nuestra voluntad b)
Niega solución Referencia a carta recibida Usted hizo correcto al enviarnos su VHS y estaremos complacidos de haberlo revisado Explicar motivo Nuestros técnicos han examinado, cuidadosamente su artefacto y encontramos que el problema en el encendido no es por defecto de fabricación, si no por el haber sido conectado sin el transformador de voltaje lo que ha producido la quemadura de varios transistores y fusibles Despedida Nos complacerá dar una respuesta más favorable
2.4 Aplicación PRACTICA: 1.
Luis López gerente de ventas de INRESA se dirige a comercial moderna para comunicarle que su reclamo no parece. Estilo bloque con puntuación abierta
2.
Manuel Escudero, gerente de ventas de editorial universo se dirige comunicarle la solución a su reclamo Estilo bloque con puntuación estándar
CARTA PARA SOLICITAR EMPLEO 1. objetivo 1.1. Postular aun puesto de trabajo 1.2 obtener una entrevista 2. planteamiento Por ser una carta breve puede planificar solo en tres párrafos Primer párrafo : mencionar aviso publicitario
librería studiun para
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-
-segundo párrafo : indicar que comprende los requisitos del puesto de trabajo y que posee las habilidades para desempéñalo Tercer párrafo : solicitar entrevistas y despedidas
3.
Demostración
Referir aviso Ha leído con mucho interés el aviso que han puesto publicado en el diario “EL COMERCIO” para solicitar una secretaria ejecutiva. Mencionar requisitos y habilidades Asimismo, tengo la seguridad de contar con los requisitos y habilidades que ustedes exigen por lo cual, solicito considerarme como postulante para el puesto referido de acuerdo con sus instrucciones, adjunto mi currículo vitae y una fotografía reciente. Solicitar entrevista Por lo tanto, les agradeceremos concederemos una entrevista para ampliar y/o completar la información que juzguen pertinente
4.
Aplicación
Empresa líder requiere para su empresa para su gerencia Comercial 1 ADMINISTRADOR Requisito Buena presencia Muy organizada (o) WORD, QPRO Y EXECEL OFRECEREMOS: Atractivita remuneración Grato ambiente de trabajo Remitir currículo con fotografía reciente a Av. Venezuela 1870- lima iníciales JAO
a. Redacte la carta para solicitar el empleo que se anuncia en el aviso adjunto estilo semibloque que puntuación estándar.
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REDACCION ADMINISTRATIVA ESTRUCTURA GENERAL Los documentos administrativos (oficio, memorando, solicitud, informe, etc.) tienen tres partes: encabezamiento, texto y término.) 1.
EL ENCABEZAMIENTO 1.1. El membrete 1.2. El año calendario dispuesto por ley, que se escribe en la parte central Del margen superior, con mayúscula y entre comillas. Ejemplo: "AÑO DE LOS SEISCIENTOS MIL TURISTAS" 1.3.
Lugar y fecha. a) Si el nombre del lugar aparece en el membrete se pone solo la fecha: • 15 de agosto de 19... • agosto 15 de 19... b) Cuando e! nombre del lugar no aparece en el membrete: • Lima, 25 de agosto.de 19... • Lima, agosto 25 de 19... c) Si el día constara de un dígito se le antepondrá un cero: • Setiembre 05 de 19... • Lima, 08 de setiembre de 19...
1.4.
Código, es la parte identificatoria del documento e irá subrayado. Este siguiente agrupación: • Denominación del documento en mayúsculas • Número correlativo del documento • Las dos últimas cifras del año • Las siglas de la dependencia que genera el documento. Ejemplos:
resultará de la
OFICIO No. 1345-96 TR INFORME No. 839-96 DE 1.5.
Destinatario: De acuerdo al tipo de documento tendrá la denominación de: nombre de la persona a quién se dirige, precedido del título profesional, grado o trato del señor. Cuando los destinatarios son personas que tienen categorías profesionales o títulos académicos, no hay necesidad de anteponer al título la palabra "señor". Ejemplos: Señor José Rodríguez Delgado Director de la USE No.04 Ciudad Coronel E. P. Mario Alzamora García Av. Arequipa 310 LÍMA1.
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2.
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1.6.
Asunto: Es el resumen o síntesis de! contenido del documento. Ejemplo: ASUNTO: Cambio/de-Nivel Magisterial
1.7.
Referencia: Para mencionar ¡os .documentos que sirven de base al asunto; se representa con la abreviatura "REF" en mayúscula, seguida de dos puntos. Ejemplo: REF: Directiva 001-96 UM Cuando en la referencia se menciona dos o más antecedentes, éstos se ordenan cronológicamente.
1.8.
El vocativo: Las normas sobre correspondencia administrativa del INAP y. de los ministerios ya no lo consideran como parte de un documento. Tampoco lo consideran las instituciones castrenses.
EL TEXTO 2.1. Características: a) Unidad: En cada documento, no deberá tratarse más de un asunto, sólo en caso de estar estrechamente relacionados,-se podrá abarcar dos o más asuntos. b) Coherencia: Las diferentes ideas que se exponen deben estar redactadas en orden lógico. c) Objetividad: La exposición del asunto se hará con la mayor imparcialidad. d) Claridad: El texto de los documentos debe ser comprensible. Reducir al mínimo la retórica. e) Precisión Las palabras deben usarse con propiedad, a fin de evitar dudas o Interpretaciones erróneas. 2.2. Redacción del texto: El texto comprende dos partes: Introducción y conceptos fundamentales. a) introducción: Corresponde a la parte expositiva, debe ser breve. Ejemplo: "Es grato dirigirme a su despacho para….." "Cumplo con informar a usted……" b) Conceptos fundamentales: Constituyen la "esencia del documento, cuyo objetivo es el desarrollo del tema. Para su redacción es necesario tener conocimiento de lo que se desea exponer. En la planificación se puede seguir el procedimiento indicado para la carta comercial y se hará de acuerdo al tipo de documento que se va a redactar.
3.
TÉRMINO Está constituido por: 3.1. La frase de cierre, que varía de acuerdo al tipo de documento. 3.2.
Antefirma. En la actualidad se usa como antefirma la palabra "atentamente". - El uso de expresiones como "Dios guarde a usted", se considera obsoleto.
3.3.
Firma
3.4.
Posfirrna: Es la parte que identifica a! respcnsable.de la comunicación." Consta de los siguientes elementos: Profesión en su forma abreviada: Dr., Ing., C.P.C; etc. Nombre y apellidos con mayúscula: JOSÉ VEGA MARTÍNEZ. Cargo que desempeña, con inicial mayúsculas: inspector General
• • •
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Ejemplo: C.P.C. JOSÉ VEGA MARTÍNEZ Inspector General NOTA: 1. Cuando-el cargo, se desempeña en forma transitoria, se puede usar una de las siguientes indicaciones: a)
La abreviatura de la frase latina “ad interim” que significa: Provisional, interino. Lic. MOISÉS SALVATIERRA ALCÁNTARA Dirección General (a.i.)
b)
La palabra "encargado" o su abreviatura. Ing. MANUEL DELGADO VARGAS Jefe encargado
Ing. MANUEL DELGADO VARGAS Jefe (e) c)
El término "accidentar (utilizado en las instituciones castrenses). Crnl. Luis Mori Orzo Jefe Accidental de la Zona de Emergencia
2. Cuando la persona, cuyo nombre aparece en el documento, no pudiera firmarlo, por alguna razón, podrá hacerlo su reemplazante, pero debe anotar, una "P" (por) delante de la abreviatura de la profesión o nombre del titular. Ejemplo: p. HERNÁN ECHEGARA Y CABRERA Supervisor Sectorial 3.5.
3.6.
Sello-redondo o circular: Se emplea para dar autenticidad a! documento y. refrenda la firma del responsable de él. Lo usan ¡os funcionarios con responsabilidad directa. Anexo. Es una parte opcional. Se utiliza sólo cuando hay que acompañar al documento que se remite objetos, copias u otros documentos (títulos, certificados, recibos, etc.) Ejemplo: ANEXO o Anexo: Copia fotostática legalizada de la R-DZ No. 000169-96
OBSERVACIONES: a) Si son dos o más los objetos o documentos que se anexan, se escribe el título en plural y se enumeran de la siguiente manera: ANEXOS: 01 Copia legalizada del Título Profesional, 01 Copia legalizada de la Resolución de Nombramiento 03 Hoja de Evaluación de Desempeño Laboral b) Los documentos u objetos que se anexan se ordenan correlativamente de acuerdo con los siguientes criterios: - Antigüedad de los documentos u objetos: - Importancia que tienen - Orden en el que son citados en el documento que acompañan; o el orden en el que los solicitan las instituciones correspondientes. c) Cada documento que se anexa lleva, en la parte superior derecha, la palabra anexo y el número que le corresponde en el documento que acompañan. 3.7. Con copia (ce) o Distribución: Es la parte que índica ¡as dependencia y/o personas a quienes se remiten las copias del documento con excepción del oficio múltiple, la directiva, la resolución y el memorando múltiple que llevarán en vez de ce la palabra "DISTRIBUCIÓN". Ejemplos: cc:
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Lima Metropolitana Supervisión Sectorial 07-01 Interesado Archivo DISTRIBUCIÓN: Dirección Superior Dirección Zonal Interesado (5) Archivo OBSERVACIÓN: Se utiliza la denominación ce cuando el documento no está directamente dirigido a una persona o dependencia, sino con simples interesados que, a juicio del remitente, deben "tomar conocimiento" de! contenido por el cargo que ocupan o porque les afecta de alguna manera. Se reservar el título "distribución" cuando e! documento se dirige a una persona o dependencia con .responsabilidad acorde con las funciones que desempeña. 3.8 IDENTIFICACIÓN Señale a los responsables, de la redacción del documento; comprende las iníciales de las personas que intervienen en ella. a) Cuando el documento es formulado y dictado por un jefe (Oscar Guevara Ramírez) y mecanografiado por la secretaria (Elizabeth Montero Villanueva), se anotará: OGR/emv b) Cuando la naturaleza del documento exige que la persona que lo formula, sea .la misma que mecanografía, colocará sus iníciales en mayúscula. Ejemplo: FEL MTN NTM EAR c) Cuando el documento es formulado por un grupo o si es tan elemental o rutinario, figurará sólo las iníciales de la persona que lo mecanografió Ejemplo: COJ NLG CRA
EL MEMORANDO 1.
2.
3.
4.
ETIMOLOGÍA Proviene de la voz ¡atina "MEMORARE" que significa: mencionar, referir c recordar. Concepto Es un documento breve y directo de uso interno que trata sobre un solo asunto. Lo utilizan -tanto las empresas comerciales como públicas para impartir órdenes cartas, remitir documentos, etc. NIVEL JERÁRQUICO DE USO Debe ser usado ante una autoridad de nivel similar o inferior, cuando la comunicación es efectuada entre dependencias; pero cuando la comunicación se efectúa dentro de una dependencia, puede ser de un nivel inferior a un superior, además de los ya mencionados. ESTRUCTURA (1) (2)
Indicativo o código Denominación "AL” Como el remitente se identifica plenamente en la firma del documento, ya no se la denominación "DE" (3) Asunto (4) Referencia (si es necesario) (5) Fecha (6) Texto (7) Antefirma (8) Firma y Sello (9) Posfirma (10) Anexo (si es necesario) (11) cc. (12) identificación.
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MODELO DE MEMORANDO MEMORANDO No. 012-96 DA
AL
: Ing. Manuel López Castro Jefe de Unidad
ASUNTO
:
REF
: Directiva 014-96 DP
FECHA :
Lima, 10 de setiembre de 19...
Me dirijo a usted para comunicarle que a partir de la fecha, está terminantemente prohibido sacar cualquier documento que esté bajo la administración y custodia de esta Dirección, por tener el carácter de reservados. Agradeceré comunicar esta disposición a los empleados a su cargo, bajo responsabilidad. Atentamente "Pedro Morales Fernández Jefe de Personal PMF/mvc
PRACTICA 1. Walter Ramírez, jefe de persona! de Industrias Metálicas S.A. , remite a todo el personal e! Memorando No. 001-96 DP, para informarles que a partir del 2 de enero de 19 la hora para el refrigerio será de 13 h-a 13:45 h. 2. Carlos Salazar, jefe de trámite documentarlo del Ministerio de Trabajo, remite Memorando No. 095-96 JTO al jefe de logística para solicitarle lo siguiente: -
Un-ciento de hojas bond A4 Una caja de esténciles. EL OFICIO
1. 2.
3. 4.
ETIMOLOGÍA Proviene de la voz latina "OFICIUM" que significa: función, cargo magistratura. CONCEPTO Es el documento que se dirige a una persona que representa a una Entidad o Institución para comunicarle algo. En la administración pública se utiliza en los diferentes escalones para impartir órdenes, hacer consultas, remitir documentos, realizar gestiones, etc. NIVELES JERÁRQUICO DE USO En todos los niveles, es decir, ante una autoridad superior, similar o inferior. ESTRUCTURA Consta de las siguientes partes: (1) Lugar y fecha (2) Código o .Indicativo (3) Destinatario (4) Asunto (5) Referencia (si es necesario) (6) Texto (7) Párrafo de cierre (8) Antefirma (9) Firma y sello (10) Posfirma (11) Anexo (12) Con copia (13) Identificación
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6.
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FRASES DE APERTURA Sirven, para iniciar la redacción del texto. Los manuales de redacción administrativa y las directivas internas de los organismos estatales recomiendan usar: "Tengo el honor de…. ", cuando el oficio es dirigido a un superior; y "Tengo el agrado de…….. ", si es dirigido a un funcionario de igual o menor jerarquía. Sin embargo, es recomendable, cuando sea el caso, romper la monotonía, puesto que la redacción es, cada vez, más fluida y natural. En tal sentido, presentamos las sgtes. formas para iniciar un oficio. - Es grato dirigirnos a usted para - Con fecha……… , hemos ……….. - En respuesta a su oficio No……… le comunicamos que……… - En relación a su………… del…….. le informamos que……… - Por acuerdo de……….. nos dirigimos a usted para ........ PÁRRAFOS DE CIERRE - Aprovecho de la ocasión para reiterarle los sentimientos de mi especial consideración. - Es propicia la ocasión para renovarle los sentimientos de mi consideración y estimo personal. - Con este motivo, le renueva los sentimientos de mi mayor consideración. - En espera de su favorable respuesta, le reitero mi cordial amistad. - Hago propicia la oportunidad, para reiterarle mi más profundo reconocimiento y agradecimiento. NOTA: Cuando el oficio está dirigido a dos o más destinatarios, de nivel similar o inferior se denomina OFICIO MÚLTIPLE. En este caso en el código o indicativo se anotará: OFICIO MÚLTIPLE No. 045-96 JUPCE; y en lugar de ce se escribirá: DISTRIBUCIÓN.
MODELO DE OFICIO Lima, 25 de setiembre de 1985 OFICIO No. 090-95 DP Señor Manuel García Vargas Presente.ASUNTO : Felicitación por Exposición de Trabajos REFERENCIA : DIRECTIVA No. 01&-95 DZE Tengo el agrado de dirigirme a usted para expresarle mi más sincera felicitación por la colaboración prestada en el desarrollo de la "PRIMERA EXPOSICIÓN DE TRABAJOS DE CPE" organizada por la Directiva Zonal 05-LM, los días 20 y 21 de setiembre, a la vez hago extensiva mi felicitación a los alumnos que cooperaron para el éxito del evento. Aprovecho de la oportunidad para reiterarle los sentimientos de mi mayor consideración. Atentamente, Manuel León Flores Director Zonal CC:
Lima metropolitana Escalafón Archivo: esz
PRACTICA 1. Luis Castro, jefe del Sistema de Defensa Civil, remite, el Oficio No. 067-96 JSDF al señor Miguel Torres, promotor.de CEO "ELA" para invitarlo al ciclo de conferencias sobre: "Sismos y Desastres Naturales en el Perú" que se dictarán del 2 al 10 de……………………….. de 19…… de 15 h a 18 h en el auditorio de la Municipalidad de Miraflores. 2. Hugo Quiroz, director de la USE 04, remite el Oficio No. 044-96 DUSE al señor Miguel Calderón, director del C.E. 1037, para felicitarlo por la participación del colegio en e! desfile escolar por el aniversario de la USE.
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2. 3.
4.
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EL INFORME CONCEPTO Es el documento, que explica en forma detallada un determinado asunto a pedido de un superior o por iniciativa propia. Debe ser comprensible y claro. NIVEL JERÁRQUICO DE USO Debe ser usado ante una autoridad de nivel superior o similar. CLASES - Breves. - Latos, extensos o técnicos. INFORME BREVE Concepto: Es el documento que por su naturaleza, contenido y características no requiere mayor amplitud, como es el caso de informes establecidos en los procedimientos diarios o de rutina. Estructura: (1) Lugar y fecha (2)
indicativo
(3)
Destinatario
(4)
Asunto
(5)
Referencia
(6)
Texto
(7)
Frase de cierre
(8)
Antefirma
(9)
Firma y Sello
(101
Posfirma
(11)
Anexos
(12) CC (13) Identificación
5.
INFORME LATO, EXTENSO O TÉCNICO Concepto: Es el documento que por naturaleza requiere ser explicativo y extenso, como los trabajos de investigación por ejemplo: Estructura; (1) Lugar y fecha (2) Indicativo (3) Destinatario (4) Asunto (5) Referencia (6) Texto: Se presentan, analizan e interpretan los datos reunidos como resultado de la investigación, está formado por: - introducción o Antecedentes. - Análisis y/o Discusión - Conclusiones y/o recomendaciones (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13)
Frase de cierre Antefirma Firma y sello Posfirma Anexos ce Identificación
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MODELO DE INFORME BREVE BANCO DE LA NACIÓN "AÑO DE LOS SEISCIENTOS MIL TURISTAS" Lima, 12 de enero.de 1996 INFORME No. 002-96 AD AL : Gerente General ASUNTO : Agencias cerradas REF : RM No. 125-95 EF De conformidad con la Resolución Ministerial de la referencia cumplo con informarte lo siguiente: 1. Para atender a los usuarios de Breña, Jesús María, Pueblo Libre y Magdalena, funcionaban cuatro agencias, hasta diciembre del año pasado. 2. De acuerdo con el Plan de Racionalización han sido cerradas las siguientes agencias:
3.
DISTRITO UBICACÍÓN - Breña - Av. Arica - Jesús María - Av. Horacio Urteaga - Magdalena - Jr. Castilla Por -consiguiente, sólo ha quedado operativa la agencia de Pueblo Libre ubicada en el Centro Comercial de la Av. Sucre. Es todo cuanto tengo que informar para los fines consiguientes. Atentamente, Miguel Calderón Cruz Asesor de Ciencias Sociales
MCC/asz MODELO DE INFORME EXTENSO O TÉCNICO Lima, 03 de marzo de 1996 INFORME No 02-96 CTE AL : Dr. Rolando Anidare Tallado Director General de Educación Básica ASUNTO : Evaluación de! Comportamiento en el Educando REF : DIRECTIVA No. 16-96-DS-DI EBARE 1. Antecedentes 1.1. Educación Básica Regular
2.
1.2.
R.M. No. 0428-7S-DE: Guía para la evaluación del educando. En todos los ciclos y grados de EBR se evaluará el "Comportamiento y actitud personal" y se utilizará el código vigesimal. Se calificará el desarrollo de actitudes y hábitos tales como: solidaridad, respeto mutuo, la honradez, la capacidad de trabajo individual y colectivo la autonomía, la sensibilidad social, la asistencia y la puntualidad. R.M. No. 1366-78-DE En ninguno de los Grados o Años de Estudios la evaluación del Comportamiento y actitudes personales será considerada para efectos de promoción personal o repitencia. Educación Básica Laboral
1.3.
No se evalúa independientemente. Educación Superior
Se da una evaluación cuantitativa. Plantea una evaluación de las aptitudes en forma cualitativa y razonada. Análisis La ley General de Educación no especifica la evaluación del comportamiento y actitud persona! del educando. En las disposiciones específicas para EBR se establece la evaluación vigesimal del comportamiento y actitud personal. En EBL, el comportamiento y actitud personal no se valúan independientemente
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sino en forma integral en el desarrollo de las acciones • educativas. En educación Superior el comportamiento y actitud personal se evalúan en forma cualitativa y razonada.
3.
4.
Conclusiones. 3.1 En EBR, la evaluación cuantitativa del comportamiento y actitud personal de! educando no es coherente con el espíritu de la Ley Genera! de educación. 3.2 En EBL y Educación Superior la evaluación del comportamiento y actitud personal se realizarán en concordancia con el espíritu de la Ley General de Educación. Recomendaciones 4.1
4.2
En EBR debe de suprimirse la evaluación cuantitativa del comportamiento y actitud personal e implementar una evaluación de dichos aspectos en forma descriptiva y cualitativa. Se debe de considerar en la investigación de campo el estudio de la evaluación del comportamiento y actitud personal en Educación Básica y en el Ciclo I de Educación Superior. Es todo cuanto tengo que informar para los fines consiguientes. Atentamente, Lic. César Paz Orrego Especialista de Evaluación
C.C. CPO/pm PRÁCTICA 1.
1.
Redacta un informe breve dirigido a. la Supervisión Académica sobre los cursos que has llevado en el módulo anterior. Consigue un informe extenso o técnico, transcríbelo a computadora y archívalo en tu fólder. LA CIRCULAR ETIMOLOGÍA
2.
Proviene de la voz latina "CÍRCULARÍS" (formar círculo o poner en circulación). Significa: perteneciente al círculo. CONCEPTO
3.
Es un documento interno por el cual se informa o se da disposiciones simultáneas al persona! en forma colectiva. Generalmente, son impresos en mimeógrafo o sistemas similares. El original quedará en el archivo de la dependencia que lo emite. NIVEL JERÁRQUICO DE USO
2.
De superior a subordinado y entre personas del mismo nivel o rango. ESTRUCTURAS (1) Indicativo y denominación (2) Lugar y fecha (3) AL o PARA . (4) Asunto (5) Texto (6) Despedida (7) Firma y posfirma (8) Distribución (9) Identificación
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MODELO DE CIRCULAR CIRCULAR No. 018-95-GG Lima, 1 de agosto de 1995 AL : Personal de la empresa ASUNTO : Horario de trabajo 1. Se recuerda a todo el personal administrativo que el horario de trabajo de lunes a viernes es de 8 h a 17 h con una tolerancia de 10 minutos en la hora de ingreso. 2. Este horario no rige para quienes trabajan de lunes a sábados ni para el Departamento de Circulación. 3. A Los trabajadores que registren su ingreso después de las 8 h se les descontará, proporcionalmente, los minutos de-atraso. Si el ingreso se produjera después de las 8:30 h se descontará el día íntegro. 4. El refrigerio será de 13 h a 13:30 h; sin que en este caso exista tolerancia. 5. EL Departamento de Personal, bajo responsabilidad, está, encargado del respectivo control. Atentamente, Luis torres F. Director DISTRIBUCIÓN Administración Personal Contabilidad Circulación
LTF/pm 1.
2.
1. 2.
3. 4. (1) (2) (3)
(4) (5) (6)
PRACTICA Con fecha 15 de febrero de 19..., se ha emitido la CIRCULAR N° 008-9...AS, para comunicar a todo el personal que La Bonificación por Escolaridad, como todos los años, se pagará del 01 al 15 de marzo. Este beneficio comprende a todos los trabajadores que-tengan hijos menores de 18 años, y estudien en colegios, institutos, universidades, etc. Para acreditar este derecho, el trabajador debe presentar ¡a partida de:', nacimiento de cada hijo y ¡a constancia de matrícula. Por acuerdo entre las partes, el monto de la bonificación es de 200 nuevos soles por hijo. Busca un modelo de circular, transcríbelo y archívalo en tu fólder. LA SOLICITUD ETIMOLOGÍA Se deriva de la palabra latina "SOLLICÍTUDO" que significa, diligencia o estancia cuidadosa. CONCEPTO Es un documento dirigido a un superior para pedir o gestionar la atención de un derecho. Por mandato legal este documento se redactaba en papel sello sexto (pliego completo); pero este dispositivo fue derogado en enero de 1986, por lo tanto, las solicitudes pueden redactarse en papel simple, el más recomendable es el bond A4. NIVEL JERÁRQUICO DE USO Vertical ascendente, o sea de interesado a autoridad, o de subalterno a superior. ESTRUCTURA Sumilla. Equivale al asunto en los otros documentos. Destinatario Texto, que comprende: - Exordio: donde se consigna los datos personales del solicitante. - Exposición: comprende la argumentación de lo que se solicita o pide. - Conclusión: se retira o invoca lo solicitado. Lugar y fecha Firma y posfirma Anexo
MODELO DE SOLICITUD SOLÍCITA: LICENCIA SIN GOCE DE HABER SEÑOR DIRECTOR DE LA UNIDAD DE SERVICIOS EDUCATIVOS 04 Jorge Alberto Figueroa Castro, profesor del-C.E'. "Nicolás de Pjéroia3 Código: Modular No. 01787654; L.E. 07967543 y Nivel Magisterial, ante usted me presento y expongo: Que por motivos particulares tengo la necesidad de solicitar LICENCIA SIN GOCE DE HABER por TRES MESES (abril, mayo y junio) de acuerdo al artículo 57, inciso (a) de! D.S. 31-85 DE "Reglamento de la Ley del Profesorado". Por lo expuesto: agradeceré acceder a mi petición por ser con arreglo a ley.
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Lima, 31 de marzo de 1396 Jorge Alberto Figueroa Castro Profesor PRACTICA 1. Redacte una solicitud dirigida al director del EFS "ELA" para pedir actualización de matrícula a fin de continuar tus estudios de secretariado interrumpidos el año pasado. 2. Redacte una solicitud dirigida al director del Instituto Nacional de Becas para pedir una beca con el fin de seguir estudios de perfeccionamiento en la Universidad cíe Puerto Rico. LA DIRECTIVA 1. CONCEPTO Es el documento emanado de la superioridad mediante el cual se dictan normas especificas referentes a determinadas actividades, con el objeto de mejorarla marcha de ¡a maquinaria administrativa. 2.
NIVEL JERÁRQUICO DE USO
3.
De una autoridad superior a una de nivel inferior ESTRUCTURA (1) (2) (3)
Denominación 1 Título Texto, que comprende: - Finalidad: Explicar la actividad o labor que cumple, - Objetivo: Precisar el resultado que se espera obtener con el cumplimiento de la Directiva. - Base legal: Mencionar los fundamentos legales que la sustentan. - Alcance: Indicar el ámbito jurisdiccional y/o jerárquico de las reparticiones donde se aplicará como documento normativo. q - Normas: Señalar las disposiciones que constituyen la Directiva y los plazos en que deben cumplirse.
(4) (5) (6) (7) (8) (9)
Lugar y fecha (puede ir también al comienzo) Firma y sello Posfirma Anexos Distribución Identificación MODELO DE DIRECTIVA DIRECTIVA No. 006-96 DUP NORMAS PARA ÉL USO DE VACACIONES
1.
FINALIDAD Normar -el uso de vacaciones de! personal docente y no docente de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos.
2.
OBJETIVO Programar y racionalizar adecuadamente las vacaciones de los profesores y empleados de la UNMSM.
3.
BASE LEGAL Ley 11377: Estatuto General de la Universidad Peruana: Reglamento General de UNMSM
4.
ALCANCE Personal docente y no docente de ia UNMSM.
5.
NORMAS 5.1 Las vacaciones del personal docente y no docente serán programadas por la Dirección Universitaria de Personal;
INSTITUTO TECNICO DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS Av. Alfredo Mendiola 3581- 3583 TF: 533-7991 Los Olivos 5.2. 5.3. 5.4. 5.5.
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Las vacaciones del personal docente no deberán interferir en desarrollo normal de las clases; Las licencias otorgadas a los profesores y empleados por índole persona! serán descontados de! período vacacional correspondiente; El uso de vacaciones será en forma integral, o en dos; queda prohibido el goce vacacional en cualquier otra modalidad; Los períodos vacacionales del personal docente y no docente serán aprobados por resolución rectoral. Lima, 12 de marzo de 1996 ING. RICARDO PAREDES LA TORRE Director de personal
DISTRIBUCION Interesados (6,800) Archivo (0015) RPL/lgf PRACTICA 1. Con los siguientes datos redactar la directiva correspondiente: La Dirección Académica de (á escuela de Formación Secretarial ELA, ha emitido la DIRECTIVA No 006-9.... DA, para normar el inicio del segundo ciclo académico. Asimismo, elaborar el cronograma de apertura del II ciclo y precisar la estructura curricular para los grupos nuevos y antiguos. Según la directiva, las clases comienzan el 01 de abril para los grupos antiguos y e! 08 para los grupos nuevos. Habrá dos horarios: 8 h a 14 h y 10:30 h a 18:15 h. Base legal: Reglamento Interno y Resolución Directorial No. 001-96 DA. 2. Busca un modelo de directiva, transcríbelo y archívalo en tu fólder. 1. 5.
3. 4. -
5.
RESOLUCIÓN ETIMOLOGÍA Proviene, deja palaÍ3raJatina"RESOLUTIO''...,. que significa acción y efecto de resolver. CONCEPTO Es un documento que contiene la decisión imperativa de una autoridad que en ejercicio de sus funciones legisla sobre asuntos de su competencia. Se basa en dispositivos legales de mayor jerarquía (constitución, leyes, decretos, etc.) NIVELES JERARQUICO DE USO Vertical descendente de superior a subordinado. CLASES Resolución Suprema: .Es la disposición legal que se formula en el sector y es aprobada y rubricada por el Presidente de la República, para resolver problemas administrativos, reglamentar un Decreto Supremo y modificar otra Resolución Suprema. Resolución Ministerial: Es la disposición interna de un ministerio para dar solución a un caso o acceder a una petición. Debe llevar la firma del ministro del ramo. Resolución Directoral: Es el dispositivo que se emite para resolver un asunto que le compete a una Dirección del Ramo en concordancia con las disposiciones legales que la amparan. ESTRUCTURA (1) Indicativo o código (2)
lugar fecha
(3)
Texto, que comprende -
Introducción: Hace referencia a ¡os antecedentes que motivan la resolución. Se inicia con la palabra "visco", "vistos", "vista", 'Vistas". Si no hay antecedentes que mencionar, este elemento se omite en la redacción.
-
(4)
Considerandos: se expone los fundamentos legales y razones que determinan lo que va a resolverse. - Fase resolutiva: comunica la decisión a la que ha llegado la autoridad en virtud a las consideraciones expuestas. Comienza con la frase: "Se resuelve………" - Frase de cierre: concluye el texto de la resolución y en ella se ordena o manda lo que debe hacerse con la resolución expedida. La forma más usual y conocida es: "regístrese y comuníquese". Firma y posfirma
(5)
Distribución
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identificación MODELO DE RESOLUCIÓN RESOLUCIÓN DIRECTORAL No. 001-95 DA Lima, 1 cié marzo de 19…….
Visto el informe presentado por la Supervisión Académica, turno día/noche, con relación a la solicitud presentada por la señora(ita)………………………………………… para convalidar asignaturas. CONSIDERANDO: Que el principio de convalidación interna y externa, que sustenta la carrera en la Escuela de Formación: Secretarial, reconoce la experiencia laboral y los estudios realizados dentro o fuera de ELA. Que la solicitante ha cumplido con todos los requisitos señalados en nuestro Reglamento de Convalidación. Con la opinión favorable de la Asesoría Académica. SE RESUELVE: Convalidar las asignaturas que a continuación -se indican y autorizar ¡a matrícula de la señora(ita)……………………………………………………………………………….. ,
en
el
Módulo
No………………. de la carrera Secretariado Ejecutivo. ASIGNATURA ………………………………………… …………………………………………. ………………………………………… ………………………………………… Regístrese y comuníquese.
. .
NOTA ..……………………………………….. ..……………………………………….. ..……………………………………….. ..……………………………………….. Dr. Fernando Espinar La Torre Director Académico
DISTRIBUCIÓN Supervisión Académica, tumo día/noche Secretaría Académica Departamento de Diplomas Interesada PRACTICA 1. Con los siguientes datos redactar la RESOLUCIÓN correspondiente: La Supervisión Académica de ¡a Escuela de Formación Secretarial ELA, ha emitido la Resolución No. 001-96 SA, para aprobar el reglamento sobre Promoción, Repitencia y Certificación, teniendo en cuenta que era necesario adecuar el reglamento antiguo a ¡a nueva carrera secretaria! y que el proyecto presentado por la comisión respectiva ha merecido la aprobación de la Dirección Académica. 6. Busca un modelo resolución, transcríbelo y archívalo en tu fólder. 1. 2.
3. 4.
EL DICTAMEN ETIMOLOGÍA Proviene de la palabra-latina "DICTAMEN" que significa: opinión, juicio, parecer. CONCEPTO Es la opinión o juicio que se emite sobre un asunto por requerimiento de una autoridad superior. Sin dar una resolución definitiva al caso, aconseja ¡a forma más conveniente para resolverlo y deja un margen suficiente de libertad al superior para que acepte o no la opinión propuesta. Por lo general, se origina por una solicitud o expediente. NIVEL JERÁRQUICO DE USO Ante una autoridad de nivel superior o similar quien ordena o solicita su emisión. ESTRUCTURA (1) Lugar y fecha (2) Indicativo o código (3) Destinatario (4) Asunto (5) Referencia (6) Texto, que comprende tres partes: • Introducción: hace referencia al asunto sobre el cual se opina o a ¡os antecedentes que motivan el dictamen.
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Considerados: se exponen los argumentos o fundamentos que sin/en de base a la opinión a emitirse. Pronunciamiento: sugiere la medida a adoptarse.
.Antefirma: sugiere la medida a adoptarse. Firma y posfirma identificación MODELO DE DICTAMEN
Lima, 17.de enero de 1996 DICTAMEN No 005-96 OCA SEÑOR : Ing. Manuel Bueno Céspedes ASUNTO : Restauración de la casa de Andrés A. Cáceres REF. : Resolución 075-96 INC Con respecto a la restauración de la casa de Andrés A. Cáceres; la Oficina de Construcciones de la dirección General, del Ministerio de Vivienda: CONSIDERANDO: Que la casa de Andrés A. Cáceres, construida en el siglo pasado, fue declarada Monumento Histórico por el Instituto Nacional de Cultura. Que esta construcción está seriamente afectada por su antigüedad y por la presencia de inquilinos precarios; Que la propiedad de! inmueble corresponde a la Beneficencia Pública; Que está comprobado que la casa de Cáceres está en condición de inhabitable; Que existe (a necesidad de conservar el mencionado monumento histórico:
OPINA: 1. Reconstruir-la casa de Andrés A. Cáceres en la brevedad posible. 2. Coordinar esta construcción; con la Beneficencia Pública, el instituto Nacional de Cultura y la Municipalidad de Lima. Salvo mejor parecer. Ing. Emilio López P. Jefe jfb PRACTICA 1. Con los siguientes datos redactar el DICTAMEN correspondiente: E) contador general mediante MEMORANDO No 056-96 CG, ha encargado al departamento de auditoría interna investigar al señor tesorero Juan Pérez por presuntos malos manejos e irregularidades. La comisión de .auditoría interna mediante DICTAMEN No. 456-96 Al, ha sugerido que el caso del señor Pérez pase al Poder Judicial para que éste se pronuncie sobre su inocencia o culpabilidad, teniendo en cuenta que el referido señor no ha podido explicar dónde se encuentran los 10 000 nuevas soles que faltan según el arqueo de caja realizado, asimismo, existen facturas a la vista adulteradas. 2.
Busca un modelo de dictamen, transcríbelo y archívalo en tu fólder.
1.
El Dr. Fernando Del Águila; Director Regional, mediante memorándum Nº 369-03-DRS ha encargado al jefe de la oficina de planificación familiar Sr. Hernán cabello rubio investigar sobre los documentos requeridos por el personal de la mencionada sección. La oficina de planificación mediante Dictamen Nº 141-03-AL, ha sugerido efectuar los documentos previa autorización del despacho, por la cantidad que cada empleado faculto. Teniendo en cuenta que desean ayudar a un compañero que ha sufrido un accidente grave; basándose además en la ley general de presupuesto que faculta el descuento a los empleados. EL CONVENIO CONCEPTO
2.
Es un documento oficial que contiene e! acuerdo celebrado entre dos o más instituciones con la finalidad de ejecutar acciones en mutuo beneficio o de terceros que necesitan apoyo o colaboración. ESTRUCTURA (1) Titulo (2) Texto, que comprende: • Introducción • Objetivos • Acciones colectivas • Acciones individuales • Coordinación
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Evaluación Término Formula de aceptación
Lugar y fecha Firma y posfirma de las partes interesadas
MODELO DE CONVENIO CONVENIO ENTRE LA DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACJÓNLDE ANCASH Y EL COMITÉ DE DAMAS BENEFACTORAS DE LA GUARDERÍA INFANTIL DE HUARAZ Conste por el presente documento, el convenio que celebran de una parte la Dirección Departamental de Educación de Ancash, representada por su Director, el profesor Luis Antezana Pando; y de otra, el "Comité de Damas Benefactoras de Guardería Infantil de Huaraz", representada por su Presidenta, señora iris Arana de Berrocal, en los términos y condiciones 'siguientes: 1. OBJETIVOS 1.1. Mejorar los servicios educativos que presta la Guardería infantil de Huaraz a ¡a comunidad; 1.2. Velar por la formación integral de ¡os niños menores de seis años; 1.3. Estimular, valorar y canalizarla participación de la colectividad en bien de la niñez; y 1.4. Promover la creación de un centro educativo infantil estatal en nuestro medio sobre la base de la actual guardería. 2.
ACCIONES COLECTIVAS 2.1. Planificar, organizar y ejecutar acciones educativas en bien de los niños menores de seis años que concurran a la Guardería infantil; 2.2. Difundir !a necesidad e importancia de la educación infantil a través de los medios de comunicación social disponibles; 2.3. Gestionar la creación de un centro educativo infantil estatal sobre la base de la actual guardería; y 2.4. Comprometer la participación de las instituciones, locales y de la comunidad en general en las gestiones por la creación del referido centro.
3.
ACCIONES INDIVIDUALES 3.1. La Dirección Departamental de Educación de Ancash se compromete : 3.1.1. 3.1.2. 3.1.3. 3.2.
El "Comité de Damas Benefactoras de la Guardería infantil de Huaraz" a su vez se compromete: 3.2.1. 3.2.2. 3.2.3. 3.2.4.
4.
5.
Dotar a la Guardería infantil de Huaraz de personal docente necesario para ¡a dirección del proceso enseñanza-aprendizaje de tos niños que asisten a ella; Elaborar el proyecto de creación y funcionamiento del centro educativo infantil cuya creación se pretende gestionar ante los organismos pertinentes; Canalizar la solicitud de creación del centro en referencia.
Continuar dirigiendo la Guardería Infantil de la que sus miembros son benefactores; Seguir gratificando al personal administrativo y de servicio que labora en la guardería, mientras se concretice la creación del centro estatal referido; Brindar las facilidades del caso a la Dirección Departamental de Educación para que pueda cumplir con el compromiso asumido en el numeral (3.1.2.). Actualizar el expediente para solicitar la creación del centro educativo infantil esta .
COORDINACIÓN La ejecución de las acciones especificadas en este documento serán coordinadas' entre la Unidad de Educación, por parte de la Dirección Departamental de Educación, y la Presidencia, por parte del "Comité de Damas Benefactores de la Guardería infantil de Huaraz". EVALUACIÓN . El presente convenio será evaluado trimestralmente por los delegados acreditados por las partes (en número de dos por cada una):
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TÉRMINO El presente convenio tendrá una duración de un año, a partir de la fecha, puede renovarse en caso de necesidad. Las partes declaramos estar conforme con todo lo estipulado en el presente convenio, y procedemos a firmarlo, en original y tres copias, en la ciudad de Huaraz, a los nueve días del mes de febrero de mil novecientos ochenta y tres.
Prof. Luis Antezana Pando . Director
Iris Arana Berrocal Presidenta
PRACTICA Consigue un modelo de convenio, transcríbelo a computadora y archívalo en tu fólder.