2016
WHITEPAPER Werkkostenregeling
“Voorkom 80%-eindheffing!”
Inhoud Voorkom 80%-eindheffing p. 1 Klantcase
p. 2
In detail
p. 2-3
Met ingang van 1 januari 2015 is de werkkostenregeling voor alle werkgevers een feit. Aan het begin van het nieuwe jaar breekt dan ook een mooi moment aan om te bekijken of alle vergoedingen en verstrekkingen aan uw personeel voldoen aan de voorwaarden van de werkkostenregeling én of wellicht vergoedingen en verstrekkingen aangepast moeten worden. Mag u als werkgever zomaar nieuwe werkkleding onbelast verstrekken? En is de vaste onkostenvergoeding onderbouwd? In 2016 blijft het van groot belang om na te gaan of u voldoet aan de voorwaarden voor de werkkostenregeling, dit mede gezien het feit dat een aantal regels in de werkkostenregeling nader wordt aangescherpt. Werkkostenregeling Onder de werkkostenregeling kunt u maximaal 1,2% van het totale fiscale loon (de zogeheten ‘vrije ruimte) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Over het bedrag boven de vrije ruimte bent u als werkgever loonbelasting verschuldigd in de vorm van een 80%-eindheffing. Daarnaast kan een aantal specifieke zaken onbelast worden vergoed
Ondernemend, net als u
of verstrekt door gebruik te maken van gerichte vrijstellingen. Met ingang van 1 januari 2015 heeft de Belastingdienst zijn beleid aangescherpt voor wat betreft het “aanwijzen” van werkkosten. U dient als werkgever vooraf aan te geven welke vergoedingen en verstrekkingen u onderbrengt in de vrije ruimte (aanwijzen) en welke u aanmerkt als belastbaar loon voor de werknemer. Daarnaast mag de omvang van de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen niet in belangrijke mate (30% of meer) groter zijn dan de omvang van de vergoedingen en verstrekkingen die in de regel worden aangewezen. Op pagina 2 gaan wij hier nader op in. Tip! HLB beschikt over voldoende kennis en handige vragenlijsten om op een efficiënte manier de risico’s en kansen van de werkkostenregeling voor uw onderneming te benoemen.
Klantcase – Schoenenfabrikant Klompen en Pumps B.V. Schoenenfabrikant Klompen en Pumps B.V. is een Nederlandse fabrikant van dames- en herenschoenen. De schoenen worden gemaakt in Nederland, en de fabrikant heeft ruim 50 werknemers in dienst. De schoenenfabrikant betaalt vergoedingen aan de werknemers en verstrekt zaken (zoals telefoon, laptop etc.). Zo ontvangen de werknemers van de verkoopafdeling een vaste onkostenvergoeding van € 100 per maand en krijgen de werknemers in de fabriek beschermende werkkleding en -schoenen. Schoenenfabrikant Klompen en Pumps B.V. heeft samen met HLB de werkkostenregeling geïnventariseerd. Daaruit bleek dat bij invoering van de werkkostenregeling 80% eindheffing verschuldigd zou zijn indien geen actie zou worden ondernomen. Om deze eindheffing te voorkomen, heeft de klant in samenwerking met HLB een kostenonderzoek uitgevoerd. Het is daarbij van cruciaal belang om zo’n kostenonderzoek goed voor te bereiden, de werknemers goed voor te lichten en wekelijks te monitoren. Door het kostenonderzoek kon een groot deel van de onkostenvergoeding worden onderbouwd, waardoor dit deel onbelast loon blijft voor de toekomst. Een niet vooraf onderbouwde onkostenvergoeding is namelijk belast loon of komt (indien aangewezen) ten laste van de vrije ruimte voor de werkkostenregeling. Door een juiste onderbouwing van de vaste onkostenvergoeding vooraf wordt in dit geval 80% eindheffing voorkomen. Tot volle tevredenheid van de klant, hebben wij tot slot met de Belastingdienst de onderbouwing van de vaste onkostenvergoeding voor de werknemers in de fabriek, de verkoopafdeling en het ontwerpteam afgestemd. Hierdoor is voor de klant zekerheid vooraf verkregen over de onbelastbaarheid van de netto vaste onkostenvergoedingen. Naast het onderbouwen van de vaste onkostenvergoeding hebben wij voor de klant gekeken naar de mogelijkheid om een personeelsfonds op te zetten. Onder voorwaarden is het namelijk mogelijk verstrekkingen en vergoedingen vanuit het personeelsfonds aan de werknemers onbelast uit te keren. Een personeelsuitje, kerstpakket of ander extraatje kan op deze manier uit de vrije ruimte van de werkkostenregeling worden gehaald, waardoor meer vrije ruimte in de werkkostenregeling overblijft voor andere vergoedingen en verstrekkingen aan het personeel. Tip! Voorkom een naheffingsaanslag loonbelasting: onderbouw uw vaste onkostenvergoeding aan werknemers.
In detail Gebruikelijkheidstoets Met ingang van 1 januari 2016 wordt het zogeheten ’gebruikelijkheidscriterium’ aangescherpt. De werkgever dient vooraf aan te wijzen welke vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte vallen. Maar, naast dat de vrije ruimte beperkt is tot 1,2% van het fiscaal loon, mogen de vergoedingen en verstrekkingen niet meer afwijken dan 30% van hetgeen in soortgelijke situaties gebruikelijk is. Niet alleen de vorm van de vergoeding of verstrekking is hierbij van belang, maar ook de hoogte van het bedrag. Werkgevers dienen zich de volgende vragen te stellen bij het toetsen van de vergoedingen en verstrekkingen aan het gebruikelijkheidscriterium: • Is de vergoeding of verstrekking naar zijn aard gebruikelijk? • Is de omvang of waarde van de vergoeding of verstrekking gebruikelijk? • Hoe werd de vergoeding of verstrekking voor invoering van de WKR in de organisatie behandeld? • Ontvangen collega’s de vergoeding of verstrekking ook? • Ontvangen vergelijkbare werknemers bij andere werkgevers de vergoeding of verstrekking ook? • Is geen sprake van tarief arbitrage? Vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400,-- per persoon per jaar beschouwt de Belastingdienst in ieder geval als gebruikelijk. Of dit beleid door de Belastingdienst in 2016 wordt voortgezet, is nog onduidelijk. Let op: Een gebruikelijke vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling komt ten laste van de vrije ruimte WKR en kan dus leiden tot 80% belastingheffing.
2
Whitepaper / 2016
Aanwijzing vergoedingen en verstrekkingen Indien u gebruik wilt maken van de vrije ruimte van de werkkostenregeling, de gerichte vrijstellingen of de nihil-waarderingen, dan dient u deze vooraf aan te wijzen als werkkosten. Door het aanwijzen van vergoedingen en verstrekkingen geeft u aan hoe de kosten voor deze vergoedingen en verstrekkingen fiscaal moeten worden behandeld. Tot en met 2014 was het beleid van de Belastingdienst soepeler. Zij gingen ervan uit dat u de kosten had aangewezen als werkkosten, indien en voor zover de kosten niet als loon bij de werknemer belast waren verwerkt. Vanaf 2015 moet u de werkkosten echter expliciet aanwijzen. Dit aanwijzen kan op verschillende manieren. U kunt dit bijvoorbeeld doen door in uw financiële administratie verschillende grootboekrekeningen aan te maken en de gerichte vrijstelling en nihil-waarderingen op deze aparte grootboekrekeningen te administreren. Het kan echter ook door het opstellen van een addendum op uw arbeidsvoorwaarden waarin u aangeeft welke kosten u aanwijst als werkkosten. HLB heeft zo’n addendum voor u opgesteld. Indien HLB de salarisadministratie voor u verzorgt, heeft u dit addendum al ontvangen. Tip! Wijs de werkkosten aan. U kunt contact opnemen met uw HLB-adviseur om het addendum voor het aanwijzen van de werkkosten op te vragen. Interne organisatie De werkkostenregeling raakt binnen een organisatie van een bedrijf veel verschillende afdelingen. Hierbij kunt u denken aan de financiële afdeling waar de interne administratie wordt verzorgd, de loonadministratie waar de vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers worden verwerkt in het salaris, de werknemers zelf die (intermediaire) kosten declareren, de HR-manager die samen met de directie een arbeidsbeleid opstelt etc. Vanwege de grote hoeveelheid afdelingen die te maken hebben of krijgen met de werkkostenregeling, is het van groot belang om één of meerdere personen binnen uw administratie verantwoordelijk te maken voor de werkkostenregeling. Het is van belang dat er samengewerkt wordt om 80% loonheffing te voorkomen. Tip! Zorg ervoor dat iemand binnen uw organisatie verantwoordelijk is voor de werkkostenregeling en als aanspreekpunt fungeert voor de werknemers (en het bestuur). Op die manier voorkomt u dat zaken over het hoofd worden gezien of dat er beslissingen worden genomen zonder dat rekening is gehouden met de impact op de loonbelasting.
mr. A.C.J. (Angelique) van de Gevel-Oome Belastingadviseur
‘Ik geef mijn adviezen handjes en voetjes’ “Ik werk als allround adviseur op fiscaal gebied, zowel nationaal als internationaal, met als specialisme loonheffingen. Daarnaast heb ik ruime ervaring op het gebied van andere belastingen, zoals inkomsten-, vennootschaps- en erfbelasting. Ik ben begonnen als salarisadministrateur. In de avonduren volgde ik de opleiding fiscaal recht op de Universiteit van Tilburg, die ik in 2003 met succes afrondde. Door mijn praktische instelling en analytische vermogen kan ik gemakkelijk de vertaalslag naar de praktijk maken. Ik geef mijn adviezen handjes en voetjes, zodat mensen gemakkelijker beslissingen kunnen nemen. Keep it simple.”
Website Belastingdienst De Belastingdienst heeft een webpagina waar alle informatie over de werkkostenregeling op staat: http://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/campagnes/landingspaginas/zakelijk/werkkostenregeling/ Contact Mocht u vragen hebben, dan kunt u contact opnemen met uw eigen HLB-adviseur of met Angelique van de Gevel-Oome. Regiokantoor Tilburg-Waalwijk Prof. Asserweg 8 5144 NC Waalwijk T 0416-330505 E a.gevel@hlb-van-daal.nl
Vragen over de inhoud van deze whitepaper? Mail dan naar: hlb@hlb-van-daal.nl of vind de dichtstbijzijnde HLB-vestiging via www.hlb-van-daal.nl.
3
www.hlb-van-daal.nl HLB is daar waar de business zit, thuis in uw regio en internationaal geïnspireerd Bij HLB kunt u rekenen op een vlotte, adequate en persoonlijke afhandeling van uw bedrijfseconomische en financiële vragen. Natuurlijk is controleren en rapporteren onze basis, maar we kijken verder en denken mee over uw toekomst en die van uw onderneming. Uw wereld is onze wereld, dus ook als u internationale ambities heeft. Onze professionals zijn betrokken, dichtbij, oplossingsgericht, vooruitstrevend en ondernemend. Dat is typisch HLB.
Amsterdam
Waalwijk Dongen
Den Bosch Uden Schijndel
Breda
275 professionals
Gemert
10 kantoren
Geleen Valkenburg a/d Geul
Disclaimer Deze whitepaper bevat algemene informatie en is gebaseerd op de actuele wet- en regelgeving. Neem altijd van te voren contact op met een deskundige. HLB Van Daal & Partners N.V. is niet aansprakelijk voor handelen of nalaten naar aanleiding van deze uitgave.
HLB Van Daal & Partners is a member of HLB International. A world-wide network of independent accounting firms and business advisors.