Whitepaper 9 - Salarisadministratie by HLB Van Daal

WHITEPAPER #9 Salarisadministratie HLB Van Daal & Partners is a member of HLB International. A world-wide network of independant accounting firms and business advisors.

September 2014 Deze whitepaper is verrijkt met Layar. 1. Download de gratis Layar-app voor Android of iPhone. 2. Vindt de pagina’s met het Layar logo. 3. Open Layar, houd de telefoon boven de pagina en ‘Tap to view’ om de actie te starten. 4. Houd de telefoon boven de pagina, ‘luister’, ‘bekijk’ en ‘zie’ meer!

“Salarisadministratie of HR & Payroll?” “What ‘s in the name“, zou men kunnen zeggen of denken. In de visie van HLB Van Daal & Partners is er wel degelijk een verschil. In het huidige tijdsgewricht waarin de arbeidsmarkt een aantal essentiële ontwikkelingen kent, moet er meer gedaan worden dan alleen de verwerking van de salarissen. Door ontwikkelingen als flexibilisering van arbeid, de inzet van steeds meer zzp’ers, scholing van medewerkers, globalisering van de arbeidsmarkt, langer doorwerken na 65-ste levensjaar, wijzigingen in het ontslagrecht, de verdergaande digitalisering en ga zo maar door, is er een verandering gaande waar de werkgever ook in zijn personeels- en salarisadministratie rekening mee dient te houden. Waar voorheen de focus sterk lag op het periodiek verwerken van de loonstroken, komt er vandaag de dag veel meer bij kijken. Zaken die horen bij “goed en zorgvuldig werkgeverschap” en de mogelijkheden die er zijn door het benutten van de informatie gerelateerd en gekoppeld aan de salarisadministratie. Enerzijds kan dat door het inzetten van de beschikbare informatie uit de bestaande salarisadministratie, anderzijds door het verder aanvullen van de salarisadministratie met zaken als competentiemanagement, functionering en beoordeling, scholing en opleiding, uniforme vastlegging en verlofregistratie en alle data op

elk gewenst moment (tijd- en plaats onafhankelijk) beschikbaar. Deze aanvullende gegevens zijn meer Human Resource (HR) gerichte zaken en geven door de uniforme vastlegging de mogelijkheid om structuur aan te brengen in het complete personeelsdossier. Door de structuur en de beschikbare gegevens in de database kan men gemakkelijk zoeken en selecteren in de gegevens, maar vervolgens ook rapporteren en signaleren. De managementrapportage is een belangrijk sturingsmiddel geworden voor de werkgever bij personeelszaken. Tijdigheid en volledigheid, maar ook up-to-date informatie, vormen de basis. Niet alleen voor de financiële administratie, maar ook voor de personeelsadministratie en het personeelsmanagement. Dit wordt lang niet altijd als zodanig erkend, maar het biedt de werkgever wel de mogelijkheid tijdig bij te sturen op basis van beschikbare managementinformatie die periodiek beschikbaar is binnen de salarisadministratie.

In dit nummer 1-2. Salarisadministratie of HR & Payroll? 3. Uitbesteden of eigen beheer? 4. Administratieve vereenvoudiging? 5. Contactgegevens

De nieuwste ontwikkelingen en technieken bieden die moge- • het werken met een verlofregistratiesysteem door middel lijkheden, waarvan HLB Van Daal & Partners een groot voorvan digitale verlofaanvragen. Hierdoor is men altijd up-tostander is en die functionaliteit ook graag onder de aandacht date, het geeft 7 dagen per week inzicht en is zowel door wil brengen van al haar relaties. Recentelijk hebben enkele werkgever als werknemer via smartphone te raadplegen; HLB-relaties al kennis gemaakt met deze mogelijkheden. Zij • uniforme vastlegging van verscheidene gegevens, gezijn er erg enthousiast over. Het scheelt hen een aanzienlijke structureerd en gerubriceerd; hoeveelheid handlingstijd en men krijgt er zeer waardevolle • snelle managementinformatie en diverse rapportages. extra informatie voor terug. “Kortom, het is iets waar we veel Zie onderstaand enkele voorbeelden: eerder de beschikking over hadden willen hebben”, aldus de betrokken personen. De volgende casus wordt u voorgelegd: Het bedrijf is een bakkerij met 23 personeelsleden, waaronder bakkers, winkelverkoopsters - zowel ervaren als leerlingen - gevestigd in Midden-Brabant. Tot enkele maanden geleden werden de maandelijkse urenmutaties per mail aangeleverd, waarbij de ondernemer in kwestie zelf deze maandelijkse mutaties in een Exceloverzicht zette en die per mail aan ons doorgaf. Vervolgens werden de lonen op de gebruikelijke wijze verwerkt en gecontroleerd op onjuistheden, ongebruikelijkheden en op (on)logische verbanden alsmede aannemelijkheid. Daarna werden deze stroken ter beoordeling aan de werkgever ter beschikking gesteld die daarop zijn akkoord gaf. Na dit akkoord wilde de werkgever graag de stroken per post ontvangen voor zijn eigen administratie en de exemplaren voor de medewerkers werden naar de privé adressen van de medewerkers verstuurd. Op zichzelf een vrij standaard en herkenbare situatie. Echter door het gebruik van slimme tools en een iets aangepaste werkwijze is in deze casus met behulp van nieuwe softwaretoepassing en rechtstreekse invoer, een aanzienlijke efficiency gerealiseerd. Deze is omgezet in toegevoegde waarde voor de ondernemer en zijn medewerkers door: • het beschikbaar stellen van digitale personeelsdossiers. Zowel de werkgever als de werknemer kunnen documenten inzien zoals een arbeidsovereenkomst, loonstroken, jaaropgaven, huishoudelijk reglement, verlofregistratie etc.; • het beschikbaar stellen van Employee Self Service (ESS) faciliteiten, waardoor geen maandelijkse handling meer nodig is aan de verzending van salarisstroken;

• signalering van afwijkingen en bijzonderheden, door slimme controle tools en signaalcodes; • tijdige waarschuwings-/signaallijsten bij vooraf ingestelde data en tijdstippen, zodat tijdig vervolgacties kunnen worden ondernomen op noodzakelijke momenten; • stuurinformatie en prognosemogelijkheden op personele kosten; • vergelijkingen tussen en met voorgaande jaren. Zie onderstaand enkele voorbeelden: •

Door de inzet van bovengenoemde tools vergt het bijhouden en onderhouden van gegevens en wijzigingen t.b.v. de personeels- en salarisadministratie voor de werkgever minder tijd, waardoor hij zich bezig kan houden met datgene waarvoor hij destijds ondernemer is geworden, namelijk ondernemen.

Uitbesteden of eigen beheer? Ondernemingen die werknemers in dienst nemen kunnen ervoor kiezen om de salarisadministratie in eigen beheer te gaan voeren. Werkgevers investeren in salarissoftware waarmee een salarisadministratie gevoerd kan worden. Het verdient echter aanbeveling om verder te kijken dan alleen maar het kostenplaatje. Denk in dit geval ook aan de mogelijke kwetsbaarheid. Wat doet u als degene die binnen uw onderneming hiervoor verantwoordelijk is ziek wordt of met vakantie gaat? Is een overdracht geregeld? Worden de salarissen op tijd overgemaakt?

door de werknemer zijn salarisstrook digitaal kan opvragen. Geen handlingskosten meer voor u als werkgever;

Om die reden kiezen veel werkgevers ervoor om de salarisadministratie uit te besteden aan een externe partij. Naast het grote voordeel van continuïteit hoeft een werkgever in principe niet meer wakker te liggen van het beheer en onderhoud van noodzakelijke updates van deze salarissoftware. Werkgevers besparen zowel licentiekosten van de software als ICT gerelateerde kosten. Steeds vaker ziet u ook een variant tussen het in eigen beheer voeren en uitbesteden. De werkgever besteedt de salarisadministratie uit aan een externe partij, maar houdt zelf de regie in handen door via Online toepassingen zelf nieuwe medewerkers in te voeren, stamgegevens te wijzigen en variabele mutaties in te voeren. Na invoer kan de externe partij zorgen voor een juiste • De signalering van verjaardagen, jubilea en afloop van conbruto-netto berekening. Het beste van 2 werelden zeg maar, zetracten voor bepaalde tijd etc.; ker als de externe partij de al eerder genoemde toegevoegde • Het fungeren als sparringpartner of klankbord voor werkwaarde kan leveren voor signaleringen en managementinforgevers die vaak onvoldoende kennis in huis hebben op het matie. gebied van arbeidsrecht, sociale verzekeringen en loonbelasting; De externe partij fungeert als klankbord en adviseur en zal te- • Het meedenken van uw externe salarisverwerker op het gevens toekomstige technologische ontwikkelingen snel implebied van subsidies en premiekortingen; menteren in de bestaande software. • Het signaleren van fouten en mogelijke risico’s in uw salariOnderstaand een greep aan diverse onderwerpen die leiden tot sadministratie, bijv. op het gebied van sectorindeling, CAO toegevoegde waarde: en/of verplichtstelling van een bedrijfstakpensioenfonds. • Het beschikbaar stellen van Employee Self Service waar-

Administratieve vereenvoudiging? De meeste werkgevers en werknemers hebben geen diepgaande kennis inzake de salarisadministratie. Zoals eerder aangegeven bestaat een salarisadministratie niet alleen maar uit een juiste bruto-netto berekening. Op de achtergrond lopen er nog tal van andere aanvullende zaken. De overheid is al een aantal jaren bezig met het voeren van beleid om het salarisstrookje eenvoudiger te maken. Inderdaad moet gezegd worden dat het aantal posten op het salarisstrookje de laatste jaren minder is geworden. Op de achtergrond worden echter tal van processen berekend die met het salaris samenhangen, maar die voor de werknemer in beginsel niet zichtbaar zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de afdracht van de zogenaamde wettelijke sociale lasten, zoals WW en WIA premies voor werkloosheid en arbeidsongeschiktheid. Maar ook de afdracht van premies Zorgverzekeringswet en bedrijfstak eigen premies, zoals pensioen en opleidingsfondsen, maken hier vaak deel van uit. Los van deze premies is er ook nog een aantal subsidiemogelijkheden, premiekortingen en premievrijstellingen waar werkgevers gebruik van kunnen maken. Het risico bestaat echter dat wanneer er onvoldoende kennis in huis is, deze premies niet geclaimd worden met als gevolg dat er veel geld “misgelopen” wordt. Hieronder een kleine casus van een dergelijke situatie. Begin dit jaar kreeg HLB Van Daal & Partners de opdracht om een salarisadministratie op te starten van een werkgever met circa 50 werknemers die net een doorstart had gemaakt uit een faillissement. Onze client heeft de bedrijfsactiviteiten overgenomen en ook het overgrote deel van het personeelsbestand. De HLB-adviseur heeft de HR-medewerker van deze werkgever vervolgens geattendeerd op de mogelijkheid om voor de groep

werknemers van 50 jaar en ouder en de groep tussen de 18 en 27 jaar zogenaamde doelgroepverklaringen aan te vragen in verband met het claimen van premiekortingen. In eerste instantie werd gezegd dat dit niet mogelijk was en dat er al contact met het UWV was geweest. HLB heeft toen voorgerekend wat deze premiekorting voor financieel voordeel zou opleveren. Het ging hier om een premiekorting van circa € 250.000, verdeeld over een periode van 3 jaar. Na deze berekening en dit advies heeft de betreffende medewerker nogmaals contact met het UWV opgenomen met als gevolg dat nu voor deze groep werknemers inderdaad zogenaamde doelgroepverklaringen zijn ontvangen en derhalve de premiekorting maandelijks op de af te dragen loonheffingen in mindering mag worden gebracht. Dat is dus snel verdiend. Werkgevers doen er dus verstandig aan om - wanneer de salarisadministratie in eigen beheer wordt verzorgd - toch met enige regelmaat eens contact op te nemen met een externe HR-adviseur of salarisadministrateur, zodat bekeken kan worden of alle mogelijke regelingen en voorzieningen wel volledig worden benut. Er is vaak meer mogelijk dan men in eerste instantie denkt.

HLB Personeel & Salaris Online Alleen een goede loonstrook is niet voldoende. In uw personeels- en salarisadministratie moeten meer processen en gegevens vastliggen. De tijd van papier en volle ordners gaat langzaam maar zeker voorbij! Met HLB Personeel en Salaris Online heeft u een gebruikersvriendelijke en complete oplossing. Efficiënt, tijdbesparend en actueel. U heeft overzicht en controle en bepaalt samen met uw adviseur welke taken u zelf uitvoert en wat u aan HLB Van Daal & Partners overlaat.

De voordelen op een rij: • Flexibel en online samenwerken met uw adviseur waarbij u laagdrempelige navigatie en gebruiksgemak ervaart. • Het geautoriseerd online beschikbaar stellen van relevante documenten voor uw werknemers en HLB Van Daal & Partners. • Met vooraf ingevulde contractgegevens kunnen nieuwe werknemers gemakkelijk worden ingevoerd. • Uitgebreide managementinformatie in de vorm van digitale rapportages, analyses en stuurinformatie. Deze informatie is eenvoudig naar Excel of PDF te converteren. • Een complete en laagdrempelige online HRM & Payrolloplossing • U kunt de loonstrook digitaal beschikbaar stellen. Dit scheelt portokosten. • Uw gegevens worden geautomatiseerd aangeleverd bij uitvragende partijen, zoals de Belastingdienst en pensioenuitvoerders. • U kunt eenvoudig pro-formaberekeningen maken. Bekijk ook onze folder: http://www.hlb-van-daal.nl/files/Snippets/HLB_Online_folder.pdf

Disclaimer Deze whitepaper bevat algemene informatie en is gebaseerd op de actuele wet- en regelgeving. Neem altijd van te voren contact op met een deskundige. HLB Van Daal & Partners N.V. is niet aansprakelijk voor handelen of nalaten naar aanleiding van deze uitgave. Vestigingen: Breda: Wilhelminapark 25 4818 SL Breda T 076 522 52 25 breda@hlb-van-daal.nl

Heerlen: Nieuw Eyckholt 282 6419 DJ Heerlen T 045 522 21 21 heerlen@hlb-van-daal.nl

Schijndel: Nieuwe Eerdsebaan 14 5482 VS Schijndel T 073 547 49 47 schijndel@hlb-van-daal.nl

Waalwijk: Prof. Asserweg 8, 5144 NC Waalwijk T 0416 33 05 05 waalwijk@hlb-van-daal.nl

Dongen: Lage Ham 10 5102 AC Dongen T 0162 32 20 00 dongen@hlb-van-daal.nl

’s-Hertogenbosch: Pettelaarpark 100 5216 PR ’s-Hertogenbosch T 073 549 44 10 denbosch@hlb-van-daal.nl

Tilburg: Zuiderkruisweg 1 5015 TB Tilburg T 013 467 75 33 tilburg@hlb-van-daal.nl

Geleen: Rijksweg Noord 45 6162 AB Geleen T 046 474 94 40 geleen@hlb-van-daal.nl

Maastricht: Raadhuisplein 1 6267 CW Cadier en Keer T 043 880 04 00 maastricht@hlb-van-daal.nl

Uden: Losplaats 18-20 5404 NJ Uden T 0413 70 01 22 uden@hlb-van-daal.nl

Amsterdam WTC Amsterdam, H Tower – Level 5 Zuidplein 36 1077 XV Amsterdam T 020-3012152 amsterdam@hlb-van-daal.nl

Gemert: Dommel 57 5422 VH Gemert T 0492 36 12 48 gemert@hlb-van-daal.nl

Oss: Obrechtstraat 43f 5344 AT Oss T 0412 63 20 70 oss@hlb-van-daal.nl

Veghel : Eisenhowerweg 14a 5466 AC Veghel T 0413 37 13 00 veghel@hlb-van-daal.nl

www.hlb-van-daal.nl

B.J. (Richard) ten Have “Naast het “managen” van de afdeling salarisadministratie houd ik me in de dagelijkse praktijk bezig met het zogenaamde beloningsadvies werk. Ik fungeer als een soort van huisarts op het gebied van arbeidsrecht, sociale verzekeringen en loonbelasting. Ik heb zowel hierin ruim 15 jaar ervaring, als ook op het gebied van het verzorgen van salarisadministraties, zodat ik voor de meest voorkomende problemen een praktische oplossing kan bieden.”

M.W.J.M. (Mion) van Bakel “Ik ben inmiddels al ruim 20 jaar werkzaam in de accountancy. De laatste jaren ben ik werkzaam geweest als assistent accountant met daarnaast het verwerken van de salarissen. Vorig jaar heb ik de keuze gemaakt mij te specialiseren op het gebied van HRM. Mijn kracht is mijn ervaring op alle vlakken in de accountancy waardoor ik een bredere kijk heb op alle voorkomende zaken bij onze klanten en ze beter kan adviseren en begeleiden.”

D.H.M. (Danny) Habets “Ik ben al geruime tijd werkzaam binnen HLB Van Daal & Partners. Mijn motto: een loonadviseur loont en geeft rust binnen een organisatie. Een werkgever heeft doorlopend te maken met wijzigingen in de wetgeving op het gebied van de loonbelasting, sociale verzekeringen, arbeidsrecht en arbeidsvoorwaarden. Al deze ontwikkelingen hebben vroeg of laat gevolgen voor de berekening van de salarissen voor medewerkers. Het bijhouden van al die ontwikkelingen is niet gemakkelijk en bovendien tijdrovend. Wij kunnen werkgevers hierbij ondersteunen of zelfs al het werk uit handen nemen. Zodat een werkgever zich kan bezighouden met zijn core business, want iedereen moet doen waar hij/zij goed in is.” HLB Van Daal & Partners heeft vestigingen in Breda, Dongen, Geleen, Gemert, Heerlen, ’s-Hertogenbosch, Maastricht, Oss, Schijndel, Tilburg, Uden, Veghel, Amsterdam en Waalwijk. Er werken 300 medewerkers die uit de regio komen, de taal spreken en betrokken zijn bij lokale bedrijven. HLB Van Daal & Partners maakt deel uit van het (inter)nationale HLB-netwerk met collega’s in meer dan honderd landen. De klantenkring bestaat uit ondernemingen in het midden- en kleinbedrijf, die zowel lokaal als internationaal opereren.