Collaboratieve crafting na de zomervakantie

In ‘Het Kleiner Geheel’ fileert Ralf Caers de actualiteit en zoekt hij uit wat we van het wereldtoneel moeten onthouden om ons eigen leven en werk beter te maken. Deze keer: Taakcrafting.

Ik heb me ooit eens laten verleiden om naar Lesbos te gaan. Tijdens een van de uitstappen nam de Griekse gids ons mee naar een ruïne waarvan ik me niet meer kan herinneren of die nu Grieks, Romeins of Turks was. Wat er ook van zij, er stonden nog maar enkele muurtjes recht en hoger dan vijftig centimeter waren ze ook al niet. Ik vond er niks aan en ook de andere vakantiegangers hingen maar wat rond op de site. De Griekse gids zat rustig op een muurtje en lachte de vakantiegangers luid uit. Daarop volgde een preek over deconnectie en onthaasten, waar de meer noordelijke Europeanen het volgens de Griek moeilijk mee hebben.

Uit ons eigen onderzoek blijkt dat de jaarlijkse vakantie voor veel mensen wel een belangrijk moment is om te onthaasten en tegemoet te komen aan hun need for recovery. Bovendien blijken ze de periode rond de jaarlijkse vakantie ook op een gelijkaardige wijze te beleven. Tijdens de laatste weken voor de vakantie werken ze extra hard om het werk van de plank te krijgen en zodra de vakantie voorbij is, werken ze wat harder om het opgestapelde werk in te halen. Dat gedrag bleek geen voorspeller voor burn-out, maar werknemers die tijdens hun vakantie doorgewerkt hadden, maakten er wel vier keer meer kans op. Het is belangrijk voor hr om de nood aan deconnectie te benadrukken, bijvoorbeeld door een beleid dat verbiedt om dossiers mee te nemen op vakantie of vanuit het buitenland in te loggen op de servers.

Maar hr kan ook op een andere manier belangrijk zijn. Terwijl velen de vakantie gebruiken om de batterijen weer op te laden en genoeg energie te hebben om een jaar lang op dezelfde manier hun job te doen, komen anderen terug met grotere plannen. Afstand nemen van het werk kan ook leiden tot diepere reflecties over de onderliggende oorzaken die de problemen van alledag veroorzaken. Ze leren branden te voorkomen in plaats van altijd maar weer nieuwe te moeten blussen.

Dergelijke reflecties leiden vaak tot taakcrafting, waarbij iemand besluit om taken anders uit te voeren om de job werkbaarder te maken. Sommigen voeren zelfs tijdelijk meer taken uit om de toekomstige werklast te beperken. Denk maar aan medewerkers die Excel-opleidingen volgen na de werkuren om daarna sneller berekeningen uit te voeren op het werk. Dergelijke crafting gebeurt vaak zonder overleg met de leidinggevende, maar kan wel gunstig zijn voor de organisatie. Want hoewel de werknemer de crafting initieel doet om een betere uitkomst voor zichzelf te creëren, zal het meer werkbare werk ook leiden tot betere werkprestaties en meer winst voor het bedrijf.

Om succes te garanderen, moet hr ook de crafting van de geïnspireerde vakantiegangers organisatiebreed in goede banen leiden. Want als Bob besluit om dat rapport op woensdag te schrijven in plaats van op maandag, dan kan An in de problemen komen als ze dat rapport op dinsdag nodig heeft om haar werk te doen. Daarom is er nood aan collaboratieve crafting, waarbij hr het gesprek opent over hoe iedereen zijn eigen werk kan verbeteren zonder het werk van anderen te bemoeilijken. Een Pareto-optimum dus.

Misschien was dat wel mijn frustratie met de Griekse gids. Hij vond het een leuke crafting om vakantiegangers over mentaal welzijn te inspireren met bedenkelijke bezoeken aan B-attracties, maar ik had wel een andere rondleiding geboekt. Moge het jou tijdens jouw vakantie beter vergaan. ¶