Medewerkersbeleid in kleine socialprofitondernemingen
HRwijs inspiratiesessies 12/12/2013, Edegem
i.s.m.
Inleiding door Bruno Aerts, Directeur van Verso
HRwijs - Verso
Verso
➜
➜
de intersectorale werkgeversorganisatie voor de socialprofitsector in Vlaanderen krachtenbundeling van 18 federaties uit diverse sectoren • gezondheidszorg • welzijnssector
• • • •
aangepaste tewerkstelling socioculturele sector onderwijs mutualiteiten
Verso
De leden van Verso
Verso
HRwijs
➜
Verso-project HR-ondersteuning
➜
doelgroep
• • •
socialprofitsector kleine organisaties (< 50 VTE) starters in HR
Verso
HRwijs
➜
met VIA4-middelen • 4de Vlaams intersectoraal akkoord voor de social- / non-profitsectoren • b • doelstelling > verbeteren instroom, doorstroom en retentie van kwaliteitsvolle en gemotiveerde werknemers
HRwijs
Initiatieven HRwijs
➜
interactieve website www.hrwijs.be • • praktische insteek • nieuwsbrief • lancering voorzien in maart 2014
HRwijs
Initiatieven HRwijs
➜
➜
adviessessies • 1 uur advies • 2 compacte workshops inspiratiesessies • inleidende spreker
•
2 praktijkvoorbeelden
Meer informatie?
➜
Verso – HRwijs • Pieter Vleugels, projectverantwoordelijke hr • pieter.vleugels@verso-net.be • 0499 37 39 83 • @pietervleugels en @hrwijs • www.linkedin.com/in/pietervleugels
•
www.facebook.com/hrwijs
Verso
➜
gratis initiatief van Verso, Voka, Unizo en VKW
➜
Jobkanaal helpt met
• • • ➜
eerstelijns hr-advies opmaak van vacatures zoektocht naar divers talent
in seminariemap • meer uitleg over werking Jobkanaal • checklist bij het opstellen van een leesbare vacature
Verso
➜
3 Jobkanaaladviseurs • K
•
•
➜
-brabant en limburg)
o
tel: 0474/98.70.65
o
kirsten.dhooghe@verso-net.be
Silvia Van Cauter (antwerpen-waasland, mechelen en kempen) o
tel: 0473/82.52.32
o
silvia.vancauter@verso-net.be
Jan Verdée (oost- en west-vlaanderen) o
tel: 0473/82.52.38
o
jan.verdee@verso-net.be
www.jobkanaal.be
Programma van de voormiddag
Programma
Voormiddagsessie ‘Omgaan met veranderingen’
➜ ➜
9u00 – verwelkoming door HRwijs - Verso 9u10 – inleiding door Jan Verbanck (VOCA Training & Consult)
➜
10u30 - koffiepauze
➜
10u45 - Ilse Van Wijnendaele (WZC Annuntiaten Heverlee)
➜
11u35 - Lieve Van Herck (Jeugdhuis Wollewei)
➜
12u30 - broodjeslunch
Jan Verbanck
VOCA Training & Consult
Inleiding ‘Omgaan met Veranderingen’
VERANDEREN KOMT NOOIT ALLEEN VERANDEREN DOE JE NIET ALLEEN INSPIRATIESESSIE HRwijs 12 december 2013 Begeleiding: Jan Verbanck
VERSO
FILMPJE ‘DE MIER’
FILMPJE ‘DE MIER’
VERANDEREN IS COMPLEX
VERANDEREN DOEN WE DAGELIJKS
5.7. – PNC 70
VERANDEREN IS COMPLEX ILLUSIE VAN DE BEHEERSBAARHEID SPANNINGEN TUSSEN PROFESSIONALS
EVENWICHT EN DYNAMIEK DE BINNENWERELD & DE BUITENWERELD
ORGANISATIE IS EEN NETWERK
5.7. – PNC 69
HET I.O.M.-MODEL VAN WEGGEMAN
Doelen formuleren
organiseren
K 5.1.1. â&#x20AC;&#x201C; PNC 2
realiseren
HET I.O.M.-MODEL VAN WEGGEMAN
(M. Weggeman) 5.1.1. - PNC 2
EXTERNE BRONNEN VAN VERANDERING D
demografie
E
ecologie
S
sociaal-maatschappelijk
T
technologie
E
economie
P
politiek
K 5.7. â&#x20AC;&#x201C; PC 113
FILMPJE ‘THE BIRDS’
STAPPEN BIJ VERANDERINGEN: DIAGNOSE VAN DE SITUATIE MAKEN VAN KEUZES
BESLISSEN VERANDERPLAN
UITVOERING EVALUATIE
5.7. – PNC 71
VERANDERINGEN BIJ KLEINSCHALIGE ORGANISATIES PLATTERE STRUCTUUR MEER GEDRAGEN EIGENAARSCHAP
ONDERSTEUNEND NETWERK SNELLER IMPACT
SNELLERE COMMUNICATIE EN FEEDBACK BEPERKTE MIDDELEN
5.7. – PNC 76
AAN ELKE KEUZE HANGT EEN PRIJS! Kenmerken van de situatie
Veranderbaar
Niet veranderbaar
Veranderen
EFFECT
EFFECT
Niet veranderen
EFFECT
EFFECT
5.7. â&#x20AC;&#x201C; PNC 77
Veranderbaar Veranderen
Succes Verbetering Minder werkdruk
Niet veranderen
Gemiste kans Falen Fouten Tekortkomingen
1.3. – PNC 32
Niet veranderbaar Veranderen
Onmacht Frustratie Woede Uitputting
Niet veranderen
Aanvaarden Leren leven met Beschermen Alternatieven zien
1.3. – PNC 32
Veranderbaar
Niet veranderbaar
Veranderen
Succes Onmacht Verbetering Frustratie Minder werkdruk Woede Uitputting
Niet veranderen
Gemiste kans Falen Fouten Tekortkomingen
1.3. – PNC 32
Aanvaarden Leren leven met Beschermen Alternatieven zien
LT Veranderen
Niet veranderen
1.3. â&#x20AC;&#x201C; PNC 32
Veranderbaar
Niet veranderbaar
KT Veranderen
Niet veranderen
1.3. â&#x20AC;&#x201C; PNC 32
Veranderbaar
Niet veranderbaar
VERANDEREN DOE JE NIET ALLEEN TOP DOW – BOTTOM UP DRAAGVLAK VERGROTEN
VOORBEELDGEDRAG LEIDERSCHAP OPNEMEN
OPVANGEN MEDEWERKERS
5.7. – PNC 72
VERBETERDE SITUATIE
WEDERZIJDS CONTRACT VERANDERING
HERNIEUWD CONTRACT VERVAL VAN HET CONTRACT
ONDERSTEUNING EN ONTWIKKELING LEIDERSCHAPSSTIJL
VERZWAKT FUNCTIONEREN K 5.7. – PNC 2
IMPACT TEKENEN VAN FRUSTRATIE EN ROUW
WEDERZIJDS CONTRACT
Men geeft
Men krijgt
inzet
vrienden
stiptheid
waardering
initiatief
uitdagingen
berekenbaarheid
kansen
doorzetting
feedback
lost problemen op
leermogelijkheden
loyauteit
status
resultaten
respect
competentie K 5.7. – PH 76
IMPACT
BEOORDELING VAN 1. MATE VAN BELANGENVERLIES ANGST
2. MATE VAN INVLOED MACHTELOOSHEID K 5.7. – PNC 3
TEKENEN VAN FRUSTRATIE EN ROUW
K 5.7. – PNC 4
FASE 1
Ontkenning
FASE 2
Woede
FASE 3
Marchanderen
FASE 4
Depressie
VERLIES VAN
Vertrouwde relaties, contacten Zekerheid Werkplaats Status, aanzien, invloed Initiatieven, projecten Gewoonten ‘Geesteskinderen, ‘oogappels’ Identiteit Werkuren Financiële, materiële voordelen … K 5.7. – PNC 5
ONDERSTEUNING EN ONTWIKKELING
Duidelijke en directe informatiedoorstroming Begrip en acceptatie van frustratie en rouw Uitdrukken en heronderhandelen van verwachtingen Formuleren van nieuwe, uitdagende doelen Teambuilding, groepvorming Vorming en opleiding in nieuwe vaardigheden
K 5.7. – PNC 6
HET MANAGEN VAN COMPLEXE VERANDERINGEN Visie
Veranderplan
Middelen
Vaardigheden
Motivatie
Verandering
Veranderplan
Middelen
Vaardigheden
Motivatie
Verwarring
Middelen
Vaardigheden
Motivatie
Valse start
Vaardigheden
Motivatie
Frustratie
Visie
Visie
Veranderplan
Visie
Veranderplan
Middelen
Visie
Veranderplan
Middelen
K 5.7. â&#x20AC;&#x201C; PC 256
Motivatie Onzekerheid
Vaardigheden
Geleidelijke verandering (Model Knoster T.)
ROL VAN DE LEIDINGGEVENDE BIJ VERANDERING
Creëren van visie (ontwerper)
Personeel motiveren om mee te werken
aan de verandering (coach)
Verankeren van verandering (bewaker)
K 5.7. – PC 255
HET KERNKWADRANT(D. OFMAN) te veel van het goede
KERNKWALITEIT
VALKUIL
-
+
positief tegenovergestelde
negatief tegenovergestelde
ALLERGIE K 1.2. / PNH 1
te veel van het goede
+ UITDAGING
HET KERNKWADRANT
(D. OFMAN)
KOPLOPER
SOLIST +
BEZEMWAGEN
1.2. – PNC 1
-
+ TEAMSPELER
HET KERNKWADRANT
(D. OFMAN)
BEZIELER
MEGAFOON
+
TOESCHOUWER
1.2. – PNC 2
-
+ ONTVANKELIJK
HET KERNKWADRANT
(D. OFMAN)
INNOVEREND
CHAOTISCH
+
AFREMMEN
1.2. – PNC 3
-
+ DOSEREN & TEMPORISEREN
TOOLS VOOR VERANDERINGEN DE WAARDERENDE BENADERING KRACHTENVELDANALYSE
TWEEKOLOMMENGESPREK
5.7. – PNC 78
DE WAARDERENDE BENADERING (A.I.) (D. Cooperrider)
ONTDEK
REALISEER
VERANDERINGSPROJECT
ONTWERP
5.7. – PNC 73
DROOM
KRACHTENVELDANALYSE (K. Lewin) BEVORDERENDE KRACHTEN
TEGENWERKENDE KRACHTEN
HUIDIGE SITUATIE
slechtste stand van zaken K 5.7. – PC 420
+ ideale stand van zaken gewenste verandering
TWEEKOLOMMENGESPREK 1. Leg het verandervoorstel uit 2. Betrek de medewerkers bij het voorstel 3. Exploreer de eerste reacties van de medewerkers 4. Ga in op de andere kant van de zaak 5. Zet voor- en nadelen naast elkaar 6. Zoek naar de beste oplossing K 5.7. / PH 417
TOEPASSING TWEEKOLOMMENGESPREK
VOORSTEL: Geen pauze, dus vroeger naar huis
+ Files voor zijn Boodschappen Kind afhalen Langs werk
5.7. – PNC 79
Concentratie daalt Drankpauze Even luchten Telefoneren
VOORDELEN TWEEKOLOMMENGESPREK
Visualiseren voorkomt herhaling
Geen voor- en tegenstanders
Opbouw vanuit argumenten
Leidinggevende begint niet, maar vult aan
Geen pingpong
Geen optelsom
Versterken voordelen
Opvangen nadelen
5.7. – PNC 74
WETTEN VAN VERANDERING
Bij elke verandering gaat het altijd eerst slechter
In de zomer moet je aan je dak werken
Van A naar A+ of van A naar B?
Enige toetssteen voor succes is resultaat
Pareto-regel
Afleren is moeilijker dan aanleren
E = K x A x (T)
5.7. – PNC 75
FILMPJE ‘TIJDEN VERANDEREN, GEVOELENS BLIJVEN DEZELFDE’
FILMPJE ‘VIER DE VERANDERING!’
Ilse Van Wijnendaele
WZC Annuntiaten Heverlee
Medewerkersbeleid in kleine social profit ondernemingen Ilse Van Wijnendaele (vzw Woon-en zorgcentrum Annuntiaten Heverlee) 12/12/2013
WZC Annuntiaten Heverlee Strategisch Model: Burke & Litwin
Klooster zusters Annuntiaten Heverlee - ‘Fusie’ kloostercultuur en cultuur van zorgvoorziening - Uitbreiding van de infrastructuur - Verandering leiderschapsstijl, processen op werkvloer, functieprofielen,… Organisatie in volle bloei
Woon- en Zorgcentrum Annuntiaten Heverlee
Burke & Litwin Strategic Model of Change
1. Analyseer huidige situatie: verzamel data
2. Ontwerp streefsituatie: benut visie
Externe omgeving
Missie en strategie
Structuur
Taakverwachtingen
Leiderschap
Managementpraktijken
Klimaat werkeenheid
Externe omgeving
Missie en strategie
Organisatiecultuur
Systemen
Structuur
Individuele noden en waarden
Taakverwachtingen
Motivatie
Organisationele en individuele performantie
3. Benoem kloof tussen huidige en streefsituatie en kritieke factoren voor succes
4. Ontwerp actieplan om kloof tussen huidige en streefsituatie te overbruggen
5. Voer acties uit
Leiderschap
Management praktijken Klimaat werkeenheid
Motivatie
Organisationele en individuele performantie
Organisatiecultuur
Systemen
Individuele noden en waarden
• Medewerkers moeten zich goed voelen binnen een gevarieerd team dat bestaat uit jongeren en ouderen, sommigen met veel en anderen met weinig ervaring, …… • ….Leren omgaan met diversiteit is een uitdaging… • Omdat wij ‘leren’ en’ iedereen kansen geven’ hoog in de vaandel dragen, is zelfontplooiing en –ontwikkeling iets dat we voor iedereen binnen de voorziening stimuleren
• Geen woorden maar daden Opdrachtverklaring gedragen door het
personeel en telkens opnieuw in vraag gesteld Communicatiecursus: BASIS waarom is veranderen moeilijk? Competentieprofielen: samen opgemaakt per functiegroep (kerncompetenties vastgelegd) diversiteitsplan AI- workshop (resulterend in o.a. BBQ) Filmpje RESOC ‘Diversiteit werkt 2012’ Teamcoaching
Opdrachtverklaring • Zorgen – De (zorgbehoevende) mens staat voor ons centraal in al haar aspecten: lichamelijk, psychisch, mentaal, spiritueel en sociaal. – Omdat wij ‘leren’ en’ iedereen kansen geven’ hoog in de vaandel dragen, is zelfontplooiing en – ontwikkeling iets dat we voor iedereen binnen de voorziening stimuleren.
Goede zorg • Oefening met zorgpersoneel
• Klacht • ‘wat is goede zorg’? • Wat heb je nodig van directie, collega’s en jezelf?
• Schrikken (en ontkenning!) PROCES • We zijn het met elkaar eens over goede zorg (= overeenkomstig opdrachtverklaring!) • Appreciatie van het team voor deze manier van werken (transparantie) • Moeilijk ‘wat heb ik nodig?’ • ‘vroeger zou ik dat nooit durven zeggen’ = een compliment
Managementmethode â&#x20AC;˘ Team coaching = Geen teambuilding â&#x20AC;˘ Team als basisvoorwaarde voor goede zorg
Samenwerken aan een sterker team • • • •
Voorwerp: hoe zie ik mijn team Wie ben ik? Groepsopdracht Feedback geven en ontvangen
Resultaten • NU Terugkomdag twee groepen: actiepunten Meer/minder/anders Starten te doen Stoppen/loslaten Blijven doen
Ervaringen • Belang van communicatie en begrip: luisteren naar de verschillende definities! ‘respect voor leidinggevenden’ gehoorzamen
Inspraak en discussie
• Belang van eigen aandeel • Via oefening inzicht krijgen in de werking • Het is wat het is: van NU naar TOEKOMST • Zie de kleine stappen, finaal zijn het GROTE stappen – Vb. personeelsvergadering vroeger en nu – Stappen achteruit zitten in de stappen naar voor
• Herhalen, herhalen, herhalen • Nooit de moed verliezen • Authenticiteit en veiligheid schept vertrouwen
Lieve Van Herck
Jeugdhuis Wollewei
Jeugdhuis Wollewei verandert Inspiratiesessie HRwijs 12 december 2013 Lieve Van Herck
Overzicht
Voorstelling en achtergrond Veranderingen in de jeugdhuissector Impact op Jeugdhuis Wollewei Kwesties
Ik ben … – Orthopedagoge – Beroepskracht jeugdhuis sinds 2006 – Coördinator • • • •
RvB / visie en beleid Personeel Zakelijk beheer Praktisch
Jeugdhuis Wollewei Een jeugdhuis? Maten en soorten Meer dan 400 Voor en door jongeren Vrijwilligers Beroepskrachten Formaat
Jeugdhuis Wollewei Turnhout Jeugdcentrum 40 jaar Stevige werking Professionalisering én gedragenheid
Missie Het jeugdhuis is een plek waar jongeren kansen krijgen om hun ding te doen. Jongeren kunnen er samenkomen, beleven, zich engageren en hun competenties ontwikkelen. We geloven in hun capaciteiten om een divers cultuur- en vrijetijdsaanbod, dat aansluit bij de jongerencultuur, vorm te geven en ondersteunen hen hierin.
Strategische doelstellingen Jeugdhuis Wollewei heeft een duidelijke identiteit, die gekend is door jongeren en stakeholders. Jongeren geven het jeugdhuis vorm vanuit hun eigen goesting, en krijgen kansen om hun competenties te versterken. Jongeren creëren een divers cultuur- en vrijetijdsaanbod. Het jeugdhuis voert een professioneel zakelijk beleid met maximale betrokkenheid van jongeren.
Tewerkstelling & personeelsbeleid Klein team: 3,5 VTE Ex-DAC – Gesubsidieerde loonkost
Evolutie personeelsbeleid – Jongeren als werkgever – professionalisering
Veranderingen in de sector
Wegvallen ex-DAC middelen Uitwerken nieuwe regelgeving Formaat als procesbegeleider Nieuw: jeugdhuizen met bovenlokaal project – Artistieke expressie – Ondernemerschap
Impact op Jeugdhuis Wollewei
Wegvallen subsidie 3,5 VTE Allesbehalve rechtlijnig proces Stappenplan al doende gemaakt Terugblik: fasen in doorgemaakt proces
voorjaar 2012 – april 2013 Onduidelijkheid troef Duidelijke keuze voor personeel Werkgroep ‘Ford’ Onmisbaar maken
april - augustus Stilaan duidelijkheid nieuwe regelgeving Onduidelijkheid gevolgen & plan van aanpak – Dreiging verkoop jeugdcentrum – Projectideeën: inspraak vrijwilligers – Wat met ‘gewoon jeugdhuiswerk’? – Hoe financieren? – Uitwerken projecten
september - november Plan van aanpak – Puzzel personeel
Onzekerheid financiën – Projecten – Eigen middelen – Stad: onbestuurbaarheid
En nu? Zekerheid financiën Ontslag en aanwervingen Opstart projecten
Kwesties
Probleem vs. kans
Perceptie van verandering Inspiratie opdoen Mentaliteit/cultuur organisatie Stevige basis Betrokkenheid en draagvlak
Betrokkenheid en draagvlak RvB – Werkgroep Ford
AV & vrijwilligers – Informatie en inspraak
Personeel – Vat op en inspraak in veranderingen – ‘toekomstgesprekken’
Onduidelijkheid en onzekerheid
Individuele verschillen Doseren Maximum informatie Sterk leiderschap
Belang van stakeholders Stad/politiek – Onmisbaar maken – Netwerk – Lobbyen/pers
Jeugddienst/jeugdcentrum – Masterplan – Samenwerken
Doelgroep/jongeren als toetssteen
Personen vs. organisatie Moeilijke keuze – ‘zachte sector’ – Kleine organisatie – Jongeren als werkgever
Resultaatgerichtheid Afweging noden en competenties
Impact op jezelf als leidinggevende Rol coördinator – Strategische component van verandering – Anticiperen en vooruitdenken – Anderen eerst
Onzekerheid – Noodzaak klankbord buiten organisatie
Vooruitblik
Uitdagingen
Nieuw evenwicht in team Begeleiden in veranderende functies Gedragenheid doelgroep Waarmaken verwachtingen – Jeugdhuiswerking – Projecten