Hoja de Calculo

Guía de estudio

Manual 4 Hojas de Cálculo Calc: La aplicación de hojas de cálculo de OpenOffice.org

OpenOffice.org

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Derechos de autor Este documento está protegido por los derechos de autor de sus contribuyentes, mencionados en las secciones tituladas Autores, Traductores y Editores. Puede distribuirlo y/o modificarlo bajo los términos de la Licencia Pública General (General Public License - GNU), versión 3 o posterior (http://www.gnu.org/licenses/ gpl.html) o la Licencia de Atribuciones de Creativos Comunes (Creative Commons Attribution License) versión 3.0 o posteriores (http://creativecommons.org/licenses/ by/3.0/deed.es_PE).

Todas las marcas mencionadas en esta guía pertenecen a sus propietarios legítimos.

Autores Basado en el trabajo de FEISA: Rupert Parsons, Silvia Maidana, Marisol de Morales.

Modificado y ampliado por Meridian S.A

Editor Jorge L. Tupac-Yupanqui

Realimentación Mantenedor: Jorge L. Tupac-Yupanqui Por favor dirija cualquier comentario o sugerencia sobre este documento a: Jorge.Tupac@moquegua.edu.pe

Fecha de publicación Publicado el 19 de Diciembre de 2008.

Basado en OpenOffice.org 3.0

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Manual 4

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Manual 4

Contenido Manual 4 Hojas de Cálculo................................................................................................................1 Derechos de autor...................................................................................................iii Autores....................................................................................................................iii Editor......................................................................................................................iii Realimentación.......................................................................................................iii Fecha de publicación..............................................................................................iii Capítulo 1........................................................................................................................13 Objetivo General....................................................................................................13 Objetivos Específicos.............................................................................................13 Tema A.............................................................................................................................15 Utilizando Calc...........................................................................................................15 La ventana principal de Calc..................................................................................16 Actividad 1-1..........................................................................................................18 Tema B.............................................................................................................................19 Mejorando La Productividad......................................................................................19 Opción Ayuda.........................................................................................................19 Actividad 1-2..........................................................................................................22 Usando el Cuadro de diálogo Personalizar............................................................23 Menú Ver................................................................................................................24 Lección 1................................................................................................................25 Capítulo 2........................................................................................................................27 Objetivo General....................................................................................................27 Objetivos Específicos.............................................................................................27 Tema A.............................................................................................................................29 Ingresar y seleccionar.................................................................................................29 Como ingresar Datos en una Hoja de cálculo.......................................................31 Actividad 2-1..........................................................................................................32 Seleccionar Celdas.................................................................................................34 Tema B.............................................................................................................................36 Buscar y Reemplazar..................................................................................................36 Ordenar el rango de celdas usando criterios...........................................................37 Guardar/Guardar como...........................................................................................38 Actividad 2-2..........................................................................................................43 Lección 2................................................................................................................45 Capítulo 3........................................................................................................................47 Objetivo General....................................................................................................47 Objetivos Específicos.............................................................................................47 Tema A.............................................................................................................................49 Filas/Columnas...........................................................................................................49 Eliminar Filas/Columnas........................................................................................50 Modificar Fila/Columna.........................................................................................51 Ordenar datos ........................................................................................................55 Traslado de datos....................................................................................................56 Actividad 3-1..........................................................................................................57 Lección 3................................................................................................................59 Manual 4 Hojas de Cálculo

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Capítulo 4........................................................................................................................61 Objetivo General....................................................................................................61 Objetivos Específicos.............................................................................................61 Tema A.............................................................................................................................63 Formato de Celdas .....................................................................................................63 Menú/ Formato/ Celdas/Formato de Celdas..........................................................63 Como Formatear Celdas: .......................................................................................64 Formato Automático...............................................................................................65 Actividad 4-1..........................................................................................................67 Lección 4................................................................................................................70 Capítulo 5........................................................................................................................71 Objetivo General....................................................................................................71 Objetivos Específicos.............................................................................................71 Tema A.............................................................................................................................73 Fórmulas ....................................................................................................................73 Operadores Comunes Matemáticos .......................................................................74 El Orden de Operaciones ......................................................................................74 Tema B.............................................................................................................................75 Funciones....................................................................................................................75 Referencia Relativa ...............................................................................................75 Referencia Absoluta...............................................................................................76 Referencia Mixta....................................................................................................76 Asistente de Funciones...........................................................................................76 Cómo crear Fórmulas ............................................................................................77 Pegado Especial ....................................................................................................78 Actividad 5-1..........................................................................................................79 Actividad 5-2..........................................................................................................81 Tema C.............................................................................................................................82 Funciones avanzadas...................................................................................................82 Función Sintaxis ....................................................................................................83 Rellenar..................................................................................................................83 Actividad 5-3..........................................................................................................85 Actividad 5-4..........................................................................................................88 Solución de errores en la Fórmula.........................................................................90 Tipos de Error.........................................................................................................90 Actividad 5-5..........................................................................................................94 Lección 5................................................................................................................95 Capítulo 6........................................................................................................................97 Objetivo General....................................................................................................97 Objetivos Específicos.............................................................................................97 Tema A.............................................................................................................................99 Creando Gráficos........................................................................................................99 Tipos de gráfico ...................................................................................................101 Creando un gráfico...............................................................................................102 Modificando Archivos..........................................................................................102 Elementos Gráficos.............................................................................................103 Gráfico circular....................................................................................................103 Gráfico de barras..................................................................................................110 Manual 4 Hojas de Cálculo

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Actividad 6-1........................................................................................................118 Actividad 6-2........................................................................................................119 Lección 6..............................................................................................................121 Capítulo 7......................................................................................................................123 Objetivo General..................................................................................................123 Objetivos Específicos...........................................................................................123 Tema A...........................................................................................................................125 Configurar.................................................................................................................125 Tema B...........................................................................................................................128 Revisar e Imprimir....................................................................................................128 Actividad 7-1........................................................................................................132 Exportando hojas de cálculo................................................................................134 Actividad 7-2........................................................................................................136 Lección 7..............................................................................................................137

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Introducción Las hojas de cálculo se pueden considerar un componente indispensable en la administración y gestión de las empresas. ya que permiten realizar cálculos complejos en un corto espacio de tiempo.

Calc es la aplicación de hoja de cálculo de OpenOffice.org. Conocer el uso óptimo de todas las funciones que contiene le ayudará a combinar y conseguir funciones aún más potentes.

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Descripción El curso de hojas de Cálculo explica las propiedades de las herramientas del aplicativo el cual le permitirá elaborar (crear y modificar) registros de notas, actas y otros documentos necesarios en sus actividades diarias y cómo graficar resultados.

A quiénes está dirigido El curso está diseñado para profesionales que desean obtener la certificación ICDL o similar.

Pre-requisitos El curso está diseñado para estudiantes que tengan conocimiento del office.

Metodología El enfoque que se utiliza es el Constructivismo.

El curso de Calc: Hoja de Cálculo se basa en los conceptos básicos del aplicativo para crear o modificar tablas, crear fórmulas usando funciones y gráficos que muestren los datos de una tabla. Los manuales, el cd multimedia y el uso del portal permiten familiarizarse con los contenidos del curso. El curso se desarrolla a lo largo de 2 sesiones presenciales donde el docente participará activamente durante toda la sesión, una sesión virtual donde el alumno podrá retroalimentar sus conocimientos y resolver las evaluaciones y simulaciones y una sesión de tareas virtuales donde presentará sus trabajos al finalizar el curso.

El curso maneja las siguientes estrategias: 1. Desarrollo de actividades al finalizar cada tema explicado por el capacitador.(apoyo teórico con el uso del manual) 2. Intercambio de experiencias al responder las preguntas de las lecciones al finalizar cada capítulo.

3. Uso del portal y el cd multimedia para la retroalimentación.

4. Uso de rutas de aprendizaje(portal) como guía de autoestudio y autoevaluación.

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Objetivo del Curso Entender el concepto de hoja de cálculo demostrando capacidad para la aplicación de la hoja de cálculo.

Objetivos Específicos 

Trabajar en una hoja de cálculo y guardarlas en diferentes formatos.



Escoger las opciones de ayuda dentro de la hoja de cálculo para mejorar la productividad.



Ingresar datos en las celdas y crea listas. Seleccionar, ordenar, copiar y mover datos entre celdas.



Editar filas y columnas en una tabla. Copiar, mover, borrar y renombrar tablas.





Crear fórmulas matemáticas y lógicas usando funciones estándares.

Crear correctamente fórmulas y reconocer errores en fórmulas.

Aplicar formatos de números y textos existentes en una hoja de cálculo.



Escoger o crear y dar formato gráficos para mostrar una información.



Ajustar configuraciones de página de la hoja de cálculo antes de imprimir.

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Capítulo 1 Usando la aplicación Objetivo General Comprender el significado de Calc y conocer los componentes del aplicativo, escoger las opciones de ayuda para mejorar la productividad.

Objetivos Específicos •

Conocer el concepto de Calc y manejar las herramientas del aplicativo.

•

Escoger las opciones de ayuda para mejorar la productividad.

•

Utilizar la herramienta escala.

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Tema A

Tema A Las hojas de cálculo se pueden considerar un programa útil para realizar cálculos complejos en un corto tiempo, con la ventaja de poder cambiar datos y que los cálculos se actualicen automáticamente mostrando nuevos resultados.

Utilizando Calc Calc es la aplicación de hojas de cálculos de OpenOffice.org, en la que es posible ingresar datos en una hoja, usualmente datos numéricos y luego manipularlos para obtener ciertos resultados.

Para ejecutar OpenOffice Calc, basta con acceder al botón Inicio de la barra de tareas: Inicio Todos los programas  OpenOffice.org 3.0  OpenOffice.org Calc, como se muestra en el siguiente cuadro:

Botón Inicio(Barra de Tareas)

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Utilizando Calc

La ventana principal de Calc Tiene un número de componentes que pueden ser usados para crear y manejar la información en una hoja de cálculo.

Los elementos de la ventana de aplicación son los siguientes: La barra de Título: Indica el nombre del archivo y los botones minimizar, maximizar, restaurar y cerrar.

Cerrar Maximizar y Restaurar Barra de título Minimizar

La barra de Menú: ayuda a la descripción de comandos necesarios para trabajar con el aplicativo.

La barra de herramientas: proporciona el acceso fácil a órdenes.

La barra de fórmula contiene: El cuadro de Nombre : muestra el nombre de la celda seleccionada en una hoja La línea de Entrada, muestra el contenido de la celda que está seleccionada y le permite escribir la fórmula o la función requerida.

El botón de asistentes de Funciones: le ayuda interactivamente a crear fórmulas.

La barra de estado muestra la ubicación de la hoja de calc en la que se está trabajando.

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Utilizando Calc

Barra de Menú

Barra de Herramientas

Cuadro de Nombre

Barra de Fórmulas

Línea de Entrada Botón de asistentes de Funciones

Etiqueta de una hoja

Barra de Estado

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Utilizando Calc

Actividad 1-1 Explorando Calc.

Usted tiene que ingresar datos de sus alumnos a una hoja de cálculo. Pero como no conoce el uso del OpenOffice.org Calc, le gustaría familiarizarse con los elementos antes de trabajar.

1. En el escritorio para abrir una hoja de cálculo. a) Vaya a Inicio/ Programas/ OpenOffice.org 3.0/ OpenOffice.org Calc. b) Sobre la aplicación navegue dando un clic en cada elemento de la barra de Menú. c) Luego de clic a los opciones que se despliegan de cada menú. Para salir dar clic fuera del cuadro de comandos. d) Sobre la barra de estado de clic derecho al 100%. e) Observe varias opciones en escala para aumentar o reducir la vista de la hoja. f) Sobre la barra de estado de clic al 100%.

2. Para ver las opciones de una etiqueta de hoja de cálculo. a) De clic derecho en la etiqueta de la hoja 1 o de cualquier hoja. b) Observará un cuadro de diálogo que indica:Insertar hoja, Eliminar hoja, Cambiar nombre de hoja, Mover/copiar hoja, Seleccionar todas, Cortar, Pegar y Copiar.

3. Para ocultar barras seleccionar Menú Ver: seleccionar o no las barras que desee ver.

4. Para minimizar, restaurar y cerrar dar clic a los botones que se encuentran en la barra de título.

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Tema B

Tema B Mejorando La Productividad Opción Ayuda Es una ventana que le permite información detallada de las características y funciones de todo el programa OpenOffice.org.

Los componentes del OpenOffice Calc Ayuda: Índice

Barra de Herramientas

Buscar Marcadores

Contenido

Navegador

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Mejorando La Productividad

El cuadro describe la ventana de navegación y la barra de herramientas del OpenOffice Calc Ayuda.

La Barra de herramientas :contiene funciones importantes para controlar el sistema de Ayuda. Usted puede ocultar y mostrar la ventana de navegación, moverse hacia atrás o a la siguiente página de ayuda e imprimir y añadir la página actual, como un marcador de libros.

La caja de diálogo de navegación en la ventana de Ayuda contiene etiquetas como el Contenido, el Índice, Buscar y Marcadores de libros. Los resultados de búsqueda para cualquier palabra clave particular en el cuadro de texto de término de búsqueda son catalogados en la caja de diálogo.

Página anterior ó Página siguiente

Imprimir Añadir marcadores

Buscar en ésta página

Ocultar o mostrar barra de navegación

Página de Inicio

1. En OpenOffice Calc, muestre la ventana de Ayuda de OpenOffice.org. a) Escoger la Ayuda de OpenOffice.org. b) Sobre la barra de herramientas, pulse el botón de Ayuda de OpenOffice.org.

2. En la ventana de Ayuda de OpenOffice.org busque la información. a) Seleccione la etiqueta de Contenido para ver el índice. b) Seleccione la etiqueta de Índice y en el cuadro de texto de término de búsqueda, escriba el término deseado para ver una lista de artículos relacionados. Seleccione el artículo deseado en la lista para ver su información en la ventana derecha. c) Seleccione la etiqueta de búsqueda, escriba el término deseado y de clic a buscar para ver una lista de artículos relacionados. Seleccione el artículo deseado en la lista para ver su información en la ventana derecha.

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Mejorando La Productividad

d) Seleccione la etiqueta de Marcadores de libros, escriba el nombre de marcador de libros deseado y de clic para verlo. Seleccione el marcador de libros para ver su información en la ventana derecha.

3. Si fuera necesario, sobre la barra de herramientas, seleccione la opción deseada. a) De clic al primer botón para mostrar barra de navegación. b) De clic a las flechas para pasar a la página anterior o siguiente. c) De clic a la casita para ir a la página de inicio. d) De clic al botón de impresión para imprimir la página corriente. e) De clic al botón añadir marcadores para que se añadan en la caja de diálogo de marcadores. f) De clic al botón largavista para buscar una página.

4. Clic en el botón

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para cerrar la ventana de Ayuda de OpenOffice.

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Mejorando La Productividad

Actividad 1-2 Usando la Opción Ayuda

Usted está utilizando Calc por primera vez y le gustaría conseguir ayuda adicional para aplicarlo correctamente.

Decide buscar información sobre la barra de fórmula y la barra de herramientas en la Opción Ayuda.

1. En el menú Ayuda de clic derecho en Ayuda de OpenOffice.org.

2. En el cuadro de diálogo que aparece abra la etiqueta Buscar, escriba en la caja de texto Término de búsqueda “Barra de Fórmula” y de clic en Buscar.

3. Luego seleccione la palabra buscada y de clic en el cuadro Mostrar.

4. Al lado derecho se abrirá una ventana donde verá la información solicitada.

Realice ahora la búsqueda usando la etiqueta Índice: 1. En la caja de texto Término de búsqueda escriba “Barra de Herramientas” y de clic en visualizar o de doble clic en los asuntos relacionados con la palabra buscada, al lado derecho aparecerá la ventana con la información solicitada.

2. De clic al botón cerrar para cerrar la ventana de OpenOffice.org AyudaOpenOffice.org Calc.

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Mejorando La Productividad

Usando el Cuadro de diálogo Personalizar El cuadro de diálogo Personalizar permite crear ajustes que faltan en la aplicación OpenOffice Calc de acuerdo a sus necesidades.

Etiquetas Usadas: Menús: añaden nuevas órdenes a las opciones de menú principales.

Submenú: puede ser reorganizado, renombrado y también ser añadido a las opciones de menú.

Teclado: modifica, suprime, carga, guarda y reinicia las llaves de acceso rápido y llaves de función basadas en la exigencia.

Barras de herramientas: personalizan las herramientas para tener iconos, texto o ambos. Usted puede renombrar, suprimir o cambiar un icono. Las opciones de mando sobre varias herramientas también pueden ser añadidas.

Eventos: Permite seleccionar dentro de las órdenes una macro que se encuentra configurada o en todo caso usted puede crear otra.

Personalizar/cuadro de diálogo

Herramientas Personalizar

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Mejorando La Productividad

Menú Ver Contiene órdenes para el control de la visualización de la ventana de la hoja de cálculo y de las barras de herramientas. Se puede observar las siguientes alternativas: Normal:Muestra la vista normal de la hoja.

Previsualización del salto de página:Muestra los saltos de página y las áreas de impresión definidas en la hoja. Seleccione Ver - Normal para desactivar este modo.

Barra de Herramientas:Abre un submenú para mostrar y ocultar barras de herramientas. Una barra de herramientas contiene iconos y opciones que permiten acceder rápidamente a los comandos de OpenOffice.org Calc.

Barra de Fórmulas:Muestra u oculta la barra de fórmulas, que se emplea para escribir y editar fórmulas. La barra de fórmulas es la herramienta más importante cuando se trabaja con hojas de cálculo.

Barra de estado:Muestra u oculta la barra de estado en el borde inferior de la ventana.

Estado del método de entrada:Muestra u oculta la ventana de estado del IME (Input Method Engine, motor del método de entrada).

Títulos de Filas/Columnas:Muestra encabezados de filas y de columnas.

Destacar/Valores:Destaca valores numéricos de la hoja.

Fuentes de Datos:Enumera las bases de datos que se registran en OpenOffice.org y permite administrar su contenido.

Pantalla completa:Muestra u oculta los menús y barras de herramientas en Writer o Calc. Para salir del modo de pantalla completa, haga clic en el botón Pantalla completa activa/inactiva.

Escala:Reduce o aumenta el tamaño de la visualización en pantalla de OpenOffice.org Calc. Usted puede seleccionar la escala en la que desea visualizar su trabajo dando luego clic en Aceptar, ajustar el ancho y alto de la página, sólo el ancho de página y variable.

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Mejorando La Productividad

Lección 1 En esta lección usted ha explorado varios elementos de Calc. También personalizó la hoja de cálculo y obtuvo ayuda del menú Ayuda.

1. ¿Cómo personaliza la barra de herramientas para hacer más fácil su trabajo?

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2. En su centro de trabajo, ¿Qué tipo de información quisiera expresar y registrar en una hoja de cálculo?

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

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Capítulo 2 Celdas Objetivo General Trabajar con datos en una hoja de cálculo y guardarlas en diferentes formatos.

Objetivos Específicos •

Ingresar datos a una celda

•

Seleccionar Celdas

•

Buscar, Reemplazar datos en una celda

•

Ordenar un rango de celdas

•

Guardar una hoja en diferentes formatos.

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Capítulo 2

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Tema A

Tema A La Hoja de cálculos actúa como un depósito de hojas. Una hoja de cálculos Calc contiene tres hojas: Hoja1, Hoja2, y Hoja3. Usted puede insertar, suprimir, renombrar, moverse entre hojas de copia en una hoja de cálculos. Hay 256 hojas en una hoja de cálculos Calc.

La Hoja de cálculo está compuesta por filas y columnas que se cruzan para formar las celdas que son usadas para sostener datos. Una celda siempre es seleccionada en la hoja y se llama celda activa. Cuando seleccionamos una celda la observaremos como una caja negra. Por defecto, OpenOffice Calc designa títulos de columna con letras mayúsculas en el orden del abecedario, que se encuentran en la parte superior de la hoja y títulos de fila con números en forma ascendente, que se encuentran al lado izquierdo.

Ingresar y seleccionar Usted puede insertar filas o columnas en una hoja de cálculo y también suprimirlas.

Hay aproximadamente 65,536 filas y 256 columnas. Una hoja puede contener texto, números, fórmulas,líneas, o tablas.

En una hoja, el texto es usado para organizar y etiquetar la información numérica.

Por defecto, el texto y los números son alineados a la izquierda en una celda.

Columnas Filas

Celda activa y seleccionada

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Ingresar y seleccionar

La plantilla está organizada como una tabla de doble entrada. Las columnas se nombran con letras mayúsculas (A, B, C, D, etc.) y las filas con números arábigos (1, 2, 3, 4, etc.)

Las celdas reciben los nombres comenzando con una letra, por ejemplo: C5, y el rango es un conjunto de celdas por ejemplo C5:F30 Celda

Columna

Fila

C5 Rango

Celda Inicial

Celda Final

C5: F30

Celda Seleccionada

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Ingresar y seleccionar

Como ingresar Datos en una Hoja de cálculo 1. Clic Archivo/Nuevo/ hoja de cálculo.

2. Seleccionar la celda donde usted ingresará datos.

3. Escribir los datos deseados.

4. Presionar Enter para bajar a otra celda o presionar Tab para moverse hacia la derecha o izquierda.

5. Si desea trabajar en viarias hojas dentro de un mismo libro sólo debe de apuntar el cursor en la siguiente hoja y trabajar.

6. Al crear una lista tener cuidado de no agregar filas ni columnas en blanco en el cuerpo de la lista y las celdas deben estar sin bordes; antes de un total insertar una fila en blanco.

Recuerde que sólo se ingresa un dato por celda

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Ingresar y seleccionar

Actividad 2-1 Ingresando datos en una hoja de Cálculo

Usted es Director de un Centro Educativo y ha solicitado al departamento de contabilidad un resumen de los ingresos y egresos del colegio porque desea registrar el total de ingresos de pensiones y los sueldos de profesores del mes de marzo, abril y mayo.

1.Ingrese a la hoja de Calc, en la etiqueta hoja 1. a) Verificar que la celda A1 esté seleccionada. b) En la celda A1, escriba “Meses”. c) En la celda B1 escriba “Pensiones” y presione Tab. d) En la celda C1, escriba “Sueldos” y presione Tab. e) En la celda D1, escriba “Ingreso”.

2.Ingrese en la columna de Meses: a) En la celda A3 escriba Marzo y enter b) En la celda A4 escriba Abril y enter c) En la celda A5 escriba Mayo y presione Tab para ingresar a Pensiones. d) En la celda B3 escriba 345.000 enter e) En la celda B4 escriba 43.800 enter f) En la celda B5 escriba 44.500 y presione Tab para ir a la columna de Sueldos. g) En la celda C3, C4 y C5 escriba 15,000.

3.En la etiqueta de la hoja 1 cambiar el nombre por Registro. a) Colocar el cursor en la etiqueta hoja 1 y dar clic derecho. b) En el desplegable seleccionar cambiar nombre a la hoja. c) En la caja de diálogo que aparece escribir Registro y dar Aceptar.

4.En la hoja 2 ingrese los nombres y apellidos de los siguientes profesores a) En la celda A1 escriba Nombres y enter b) En la celda A2 escriba Jesús, enter

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Ingresar y seleccionar

c) En la celda A3 escriba María , enter. d) En la celda A4 escriba Reyna, enter e) En la celda A5 escriba Josué, enter f) En la celda A6 escriba Tania, enter g) En la celda B1 escriba Apellidos y enter h) En la celda B2 escriba Salinas,enter i) En la celda B3 escriba Alvarez,enter j) En la celda B4 escriba Perez,enter k) En la celda B5 escriba Torres,enter l) En la celda B6 escriba Sanchez y enter. m) Cambie el nombre de la etiqueta de la hoja 2 por Nombres.

5.En la hoja 3 ingrese los niveles educativos que tiene el centro educativo a) En la celda A1 escriba Niveles,enter b) En la celda B1 Inicial c) En la celda C1 Primaria d) En la celda D1 Secundaria e) En la celda A2 Ciclos f) En la celda B2 I-II g) En la celda C2 III-IV-V h) En la celda D2 VI-VII i) En la celda A3 Grados j) En la celda B3 0-5 k) En la celda C3 1-6 l) En la celda D3 1-5 m) En la celda A4 Total de alumnos n) En la celda B4 200, En la celda C4 536, En la celda D5 620, o) Cambiar el nombre de la etiqueta de la hoja 3 por Niveles.

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Ingresar y seleccionar

Seleccionar Celdas Cuando son celdas adyacentes seleccionaremos un rango de celdas colocando el cursor en la celda inicial y arrastrando el mouse hasta la celda final de derecha a izquierda y de arriba hacia abajo. Ver grรกfico.

El rango de celda seleccionado es A3:C18

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Ingresar y seleccionar

Para seleccionar un rango de celdas no adyacentes mantener presionado la tecla Control mientras selecciona los rangos deseados.

Para seleccionar toda la hoja dar clic a la intersecci贸n de cabeceras de filas y columnas como indica la figura.

Clic para seleccionar toda la hoja

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Tema B

Tema B Buscar y Reemplazar Para buscar una celda con contenido específico usamos los comandos Editar/Buscar y Reemplazar y se abrirá el cuadro de diálogo donde podrá escribir el contenido de búsqueda. Al dar clic en Buscar la celda buscada será seleccionada y si damos clic en reemplazar el contenido de la celda será reemplazado por el nuevo dato indicado.

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Buscar y Reemplazar

Ordenar el rango de celdas usando criterios Para ordenar las celdas en orden ascendente y descendente seleccionamos el rango de celdas deseado, sea datos numĂŠricos o alfabĂŠticos, usando luego los botones ascendente y descendente que se encuentran en la barra de herramientas

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Buscar y Reemplazar

Guardar/Guardar como El Guardar y Guardar como, es usado para guardar un archivo creado por primera vez y también guardar un archivo existente con un nuevo nombre, cambiar el tipo de archivo, o guardarlo en un nuevo directorio. El comando Guardar y Guardar Como es usado para cambios hechos a una hoja de cálculo, sin cambiar el nombre, el tipo de archivo, o el directorio El OpenOffice Calc por defecto guarda las hojas de cálculo como archivos ODF con extensión .ods. Hay otros tipos de de archivo como: La Descripción de Formato de Archivo XLS Microsoft Excel 97/2000/XP es usada para guardar el archivo en un formato compatible con una versión anterior de Microsoft Excel.

OTS OpenDocument es usado para guardar la hoja de cálculo en un documento de Open Office SXC OpenOffice.org 1.0 formato de Hoja de cálculos es usado para guardar un archivo de OpenOffice Calc en una versión anterior de OpenOffice.

El Documento de HTML (es usado para guardar un archivo de OpenOffice Calc como un documento de HTML. XML Microsoft Excel 2003 XML es usado para guardar un archivo como documento XML. (Extensible) Para guardar una hoja de cálculo trabajada se debe seguir los siguientes pasos:

Clic al menú Archivo/ Guardar Combinación de teclas CTRL + G Clic al botón Al usar la barra de menús podrá observar una ventana como la siguiente:

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Buscar y Reemplazar

Para utilizar un nombre o carpeta diferente debe seleccionar la opción Guardar como Se podrá abrir dicha ventana, con estas opciones Menú /Archivo/Guardar como Combinación de teclas CTRL + Mayúsculas (shift) + S

Los archivos de OpenOffice.org Calc se guardarán con la extensión “.ods”.

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Buscar y Reemplazar

Si desea guardar el archivo como otro tipo de archivo de texto o en una extensión de archivo específica tendrá que seleccionar la opción del cuadro Tipo de archivo de la ventana Guardar como

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Buscar y Reemplazar

Si tiene más de un archivo abierto, podrá guardar todos los archivos de una sola vez con la opción: menú Archivo/ G  uardar Guardar una hoja de cálculo como plantilla

Las plantillas se diseñan del mismo modo que cualquier otro documento.

Prácticamente, todo lo que puede ser personalizado en un documento puede guardarse en plantillas incluyendo propiedades, estilos y campos.

Para guardar un archivo tipo plantilla debe usar la primera vez: 1. Ir a Mení Archivo Plantillas Guardar o Shift +F11 2. Aparece un cuadro de diálogo donde tendrá que colocar el nombre de la plantilla en la caja de Nombre Nueva Plantilla.

3. Observar que esté seleccionado Mis plantillas en la sección de Áreas.

4. Dar clic en Aceptar.

Para posteriores acciones de guardar la misma plantilla corregida puede usar Menú Archivo Guardar Como y seleccionar en Tipo archivo Plantilla de Hoja de cálculo ODF(ots).

Para ver una plantilla tiene que ir a Menú Archivo NuevoPlantillas y Documentos.

Saldrá un cuadro de diálogo Plantillas y Documentos y deberá seleccionar Plantillas y seleccionar en el cuadro de títulos Mis plantillas para abrir su archivo.

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Buscar y Reemplazar

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Buscar y Reemplazar

Actividad 2-2 Guardando una hoja de cálculo

(Utilizamos la hoja de cálculo trabajada en la actividad anterior.)

Usted creó una hoja de cálculo para conocer los ingresos netos que tiene el Centro educativo en relación del ingreso de pensiones y pagos de profesores. Pero como Director tiene otras obligaciones que cumplir y quiere guardarla para no perder esta información.

1. Guarde la información en una extensión específica. a) Ingrese Archivo/Guardar y observará el cuadro de diálogo de Guardar como. b) En el escritorio cree una carpeta con nombre Calc donde guardará el archivo. c) Antes de guardar verifique que en la lista del cuadro de Tipo esté seleccionado Hoja de Cálculo ODS(.ods). d) En la caja de nombre escriba el nombre del archivo “Mi libro de contabilidad”. e) De clic en guardar. f) De clic a Menú /Archivo /Terminar.

2. Cree un cuadro para Nóminas de Alumnos y guarde la información ahora como plantilla.

Abra una hoja de cálculo, cambie el nombre de la hoja 1 a Nómina.

Luego ingrese los siguientes datos: a) En la celda A1 coloque Nómina de Alumnos. b) En la celda A2 Sección. c) En la celda A3 Tutor. d) En la celda A5 escriba N0. e) En la celda B5 escriba Nombre. f) En la celda C5 escriba Apellidos. g) En la celda D5 escriba Cumpleaños.

Manual 4 Hojas de Cálculo

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Buscar y Reemplazar

h) En la celda E5 escriba Dirección. i) En la celda F5 escriba Teléfono.

3. Luego ponerle borde al rango A6:F34.

4. Ir a Menú/ Archivo/ Plantilla /Guardar con el nombre Nómina.

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Buscar y Reemplazar

Lección 2 En esta lección, usted ingresó datos en una hoja de cálculo estructurada con columnas y filas para identificar más fácil su información.

1. ¿Para qué tipo de información usaría una hoja de cálculo?

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2. ¿Para qué le serviría guardar un archivo como plantilla?

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Manual 4 Hojas de Cálculo

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Manual 4 Hojas de Cรกlculo

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Capítulo 3 Administrando Hojas de cálculo Objetivo General Seleccionar, ordenar, copiar, mover o eliminar datos de una celda. Editar filas y columnas en una tabla. Copiar, mover, borrar y renombrar hojas.

Objetivos Específicos •

Seleccionar, Insertar, Eliminar,Modificar, Ordenar columnas.

•

Seleccionar, Insertar, Eliminar,Modificar, Ordenar filas.

•

Intercambiar, Insertar, Borrar una hoja de cálculo.

•

Nombrar y Renombrar una hoja de cálculo.

•

Copiar, Mover una hoja de cálculo.

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Capítulo 3

Manual 4 Hojas de Cálculo

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Tema A

Tema A Filas/Columnas Seleccione la columna o ubique el cursor en la celda de la columna posterior en donde se quiere insertar la nueva columna. Por ejemplo: Columna A Clic al Menú Insertar/ Columnas

La nueva columna se inserta automáticamente al lado izquierdo de donde estaba ubicado el cursor o la columna seleccionada:

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Filas/Columnas

Eliminar Filas/Columnas Seleccione la columna/ fila o ubique el cursor en una celda de la columna / fila a eliminar; le recordamos que para seleccionar una columna o fila deberá dar clic sobre la letra de la columna o el número de la fila; en el ejemplo anterior, Columna A. Clic al Menú Editar/ Eliminar celdas.

Al término de éste procedimiento, la columna / fila seleccionada desaparecerá automáticamente:

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Filas/Columnas

Modificar Fila/Columna Para modificar Filas/Columnas deberá seleccionar la Fila/Columna que desee modificar, dar clic en Formato Fila/Columna y observará cuatro opciones como en la figura siguiente:

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Filas/Columnas

Seleccionando Ancho puede modificar el ancho de Fila/Columna:

Seleccionando Ancho de Fila/Columna 贸ptimo:

Manual 4 Hojas de C谩lculo

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Filas/Columnas

Seleccionando Fila/Columna opciรณn Ocultar:

La Fila/Columna seleccionada se ocultarรก como observa en el grรกfico; para verla nuevamente elegir la opciรณn Mostrar.

Manual 4 Hojas de Cรกlculo

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Filas/Columnas

Para fijar la fila y columna:

Seleccione la fila debajo o la columna a la derecha de la fila o la columna que desee fijar.

Vaya a Menú VentanaFijar.

Manual 4 Hojas de Cálculo

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Filas/Columnas

Esta acción permite trabajar en hojas de cálculo muy grandes teniendo a la vista las filas y o columnas fijadas.

Ordenar datos Recuerde que es posible ordenar los datos en forma ascendente o descendente utilizando los botones: ascendente

o descendente

que se encuentran en la barra de herramientas.

Si en caso tuviera que ordenar utilizando más de un criterio,(máximo 3 criterios): Seleccione el rango de celdas a ordenar, luego de clic en Menú /Datos/Ordenar/Criterios.

En opciones puede definir si desea ordenar por filas o columnas.

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Filas/Columnas

Traslado de datos Para trasladar datos de una celda a otra celda: 1. Seleccione los datos.

2. Copie las celdas seleccionadas.

3. Seleccione el destino de celda en el cual el contenido copiado serรก pegado.

4. Ir a Editar/Pegado Especial.

5. En el cuadro de diรกlogo Pegado Especial, en la secciรณn de Opciones, especifique el ajuste deseado y de clic a Aceptar.

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Filas/Columnas

Actividad 3-1 Manipulando Datos

Usted presentó a su gerente una copia preliminar de la hoja que muestra datos de ventas para que lo revise. El le ha sugerido cambios y debe incorporarlos a la hoja.

Las sugerencias son que liste todos los meses del año corriente, tanto para la región Norte como para la región Este.

Además usted ha decidido editar algunos datos de los contenidos.

Busque en C:\ carpeta Estudiante:\ archivo “Editar” 1. Añada los meses restantes del año para las dos regiones. a) Seleccione F4. b) Seleccione y arrastre a la derecha hasta la celda N4 para llenar las celdas correspondientes con los restantes meses del año. c) Seleccione F15. d) Seleccione y arrastre a la derecha hasta la celda N15 para llenar las celdas correspondientes con los restantes meses del año.

2. Cambie la etiqueta de región de Norte a Este. a) Seleccione la celda F12. b) En la barra de fórmula observe la etiqueta de la celda F12. c) En la barra de fórmula doble clic y cambie la escritura de Norte a Este. d) Presione Enter. e) Observe que el texto de la celda F12 cambió a Venta de Libros-Región Este.

3. En la región Norte cambie la etiqueta de entrada, presione 2 veces el ratón escriba el Año fiscal y presione Enter. a) Seleccione la celda B1. b) En la barra de fórmula ingrese la palabra Año Fiscal y presione Enter. c) Seleccione Editar /eliminar contenido y en la caja de diálogo dar clic Aceptar para borrar la celda B2.

4. Borrar las etiquetas del año 2006 para la región este. a) Seleccionar las celdas A12 y A13.

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Filas/Columnas

b) Seleccionar Editar/eliminar celda y dar Aceptar en la caja de diálogo de eliminar.

5. Mover los nombres de empleados a la columna B de la hoja. a) Seleccionar el rango de celda A4:A8. b) Seleccionar Editar/Cortar. c) Seleccionar celda B4, Editar/Pegar. d) Seleccionar el rango de celda A15:A19. e) Seleccionar EditarCortar. f) Pegar los contenidos en el rango de celdas B15:B19.

6. Añada un título a la fila. a) Clic a la fila 1 y seleccionar toda la fila. b) Seleccione Menú/Insertar/Filas (repita la acción para agregar 4 filas). c) En la celda G2 dar triple clic y escribir Resumen o Sumario y presione Enter.

7. Insertar una nueva columna entre B y C. a) Seleccione la celda C14. b) Observe la fórmula en la celda. c) Seleccione la columna C. d) Seleccione Menú/Insertar /Columnas. e) Seleccione la celda D14. f) Observe la fórmula que ha sido ajustada a su nueva ubicación.

8. Ingresar el número de empleados a la columna C para la región Norte. a) Seleccione la celda C9, triple clic y escriba 1234 como el número de Carlos el empleador. b) Presione Enter. c) Ingrese el número de empleado 2345,3656 y 4567 para los empleados,Juan, Luis y Jaime respectivamente. d) Guarde como “Mi nueva edición “.

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Filas/Columnas

Lección 3 En esta lección, usted aprendió a administrar una hoja de cálculo.

1. ¿Cómo podría usted modificar una hoja de trabajo?

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2. ¿Qué métodos del OpenOffice.org Calc usaría para ordenar datos?

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Manual 4 Hojas de Cรกlculo

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Capítulo 4 Formato Objetivo General Aplicar formato de números y textos existentes en una hoja de cálculo.

Objetivos Específicos •

Aplicar formatos a una celda utilizando el cuadro de diálogo Formato de Celda.

•

Aplicar Formato automático.

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Capítulo 4

Manual 4 Hojas de Cálculo

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Tema A

Tema A Formato de Celdas Menú/ Formato/ Celdas/Formato de Celdas Cuadro de diálogo de Formato de Celdas:

Contiene varias opciones para formatear una hoja de cálculo.

Usted puede darle formato a una celda o al rango de celdas con las siguientes secciones que muestra el cuadro de diálogo de Formato de Celdas:

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Formato de Celdas

Números: muestra las diferentes categorías y formato para los números usados en una hoja. Los formatos de número aplicados pueden variar según el tipo de datos, como la moneda, la fecha o el tiempo.

Fuente: Es un tipo de imprenta predefinido que puede ser usado para formatear caracteres. Cada fuente tiene un estilo único y carácter de espacio. Las fuentes pueden ser incorporadas por el usuario. Los diferentes tipos de imprenta son Normal, Cursivas, Negritas, Negrita Cursiva.

Es posible modificar el tipo, el tamaño y el estilo de fuente. Para realizarlo tendrá que seleccionar las celdas que desee modificar.

Efectos de Fuente: muestra los efectos deseados para las fuentes usadas en una hoja.

Alineación:Especifica la alineación de texto, la orientación de texto y propiedades para el texto en una hoja, puede ajustar el contenido de una celda o un rango de celdas.

Bordes: Son líneas que pueden ser utilizadas en cualquier lado de una celda o alrededor de un bloque de celdas y ser usado para añadir el énfasis a datos específicos. El cuadro de diálogo de Formato de Celdas puede ser usado para aplicar bordes a los cuatro lados: izquierda, derecha, arriba, abajo o colocarle líneas en forma diagonal.

Usted también puede crear bordes usando el cuadro de diálogo de Formato de Celdas. Los Bordes pueden ser de diferentes estilos y pueden variar de grosor y color. La lista de Bordes disponible sobre la barra de tareas le permite añadir bordes preconfigurados a una celda.

Fondo:Especifica el color para el fondo en una hoja.

Protección de celda:Protege los datos de una celda o un rango de celdas.

Para combinar celdas deberá seleccionarlas, luego ir a Menú Formato/ Combinar Celdas ó en la barra de Formato encontrará el botón correspondiente.

Como Formatear Celdas: Para cambiar el contenido de una celda: 1. Seleccionar la celda que usted quiere formatear.

2. De clic en FormatoCeldas y en el cuadro de diálogo de Formato de celdas de los ajustes deseados.

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Formato de Celdas

a) Seleccione la etiqueta fuente y especifique el estilo, el tamaño de fuente y el idioma. b) Seleccione la etiqueta de Números y especifique la categoría deseada, formato y opciones. c) Seleccione la etiqueta de Alineación y en la sección de Alineación de Texto, especifique la alineación deseada de las listas de caída Horizontal y Vertical, respectivamente. d) Seleccione la etiqueta de Bordes y en la sección de arreglo de Línea, especifique el arreglo de línea deseado, el estilo, la medida y el color del espaciado de sección de Línea En la sección de sobra indique la posición que desee. e) Seleccione la etiqueta de Fondo y sobre la paleta de colores, seleccione el color deseado.

3. De clic a Aceptar.

Formato Automático En el Menú Formato/Autoformato /Cuadro de diálogo Formateado automático

Es usado para aplicar un formato automáticamente a un rango seleccionado de celdas.

Manual 4 Hojas de Cálculo

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Formato de Celdas

Usted también puede crear un formato usando el cuadro de diálogo con las siguientes secciones.

Formato: Aplica un autoformato predefinido a un rango de celda.

Vista previa: muestra el formato actualmente seleccionado.

Añadir: Este botón muestra el cuadro de diálogo Añadir Formateado automático que puede ser usado para especificar el nombre de un nuevo formato.

Cancelar: Cancela el formato seleccionado.

Opciones: Muestra los formatos de celda.

El instrumento Pincel de Formato es usado para copiar el formato de una selección de texto u objeto y aplicar el formato a otra selección texto u objeto.

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Formato de Celdas

Actividad 4-1 Formato de Celdas

Busque en C:\ carpeta Estudiante:\ archivo ”Ventas ”.

Como Usted es el coordinador de ventas de las agendas de la promoción, el Director le ha encargado preparar un informe de las ventas promedio que se viene logrando en el año. Usted requiere mejorar la hoja de trabajo para una buena presentación.

Usted quiere que los cambios siguientes sean hechos en una la hoja de cálculo: •

El texto deberá estar en Verdana.

•

Otros títulos deberán en tamaño de fuente 12pt.

•

Todo el Indice deberá ser formateado y tener color de fondo negrita.

•

Modificar el formato de número al formato letras para todos los valores de número en la hoja de cálculo.

•

El título principal deberá aparecer en una sola celda y con un estilo aplicado.

•

La columna de notas deberá ser ajustado al contenido.

1. Cambie la fuente de datos de la hoja a Verdana. a) Seleccione Editar Seleccionar todo. b) Seleccione Formato/Celda. c) En el cuadro de diálogo de formato de celda seleccione Fuente. d) En la lista desplegable de Fuente, escoja Verdana. e) Clic y Aceptar.

2. Cambie el tamaño de fuente de los otros títulos y de formato al índice. a) Seleccione las filas 5 y 6. b) Presionar Ctrl y seleccionar las celdas B13, B14, B16, B17 y B20. c) Seleccionar Formato/Celda y en el cuadro de diálogo de formato de celdas, seleccionar el tamaño 12. d) Clic y Aceptar. e) Seleccionar la celda B20. f) Sobre la barra de tareas, pulse el botón negrita.

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Formato de Celdas

3. Añada un color de fondo al Indice Total. a) Seleccionar el rango de celda B20:C27. b) Seleccionar Formato /Celda y en el cuadro de diálogo de formato de celda, seleccione la etiqueta de fondo. c) Sobre la paleta de colores, seleccione el tercer color en la novena fila, clic Aceptar . d) Seleccionar nuevamente el rango B20:C27. e) Seleccionar Editar/Copiar. f) Seleccionar el rango de celda H5:L11. g) Seleccionar Editar/Pegado Especial. h) En cuadro de diálogo de Pegado Especial, en la sección de Selección, quite la selección de todas las cajas excepto la caja de Formatos, de clic y Aceptar. i) En el OpenOffice.org 3.0 caja de mensaje, pulse Sí. j) Observar el cambio de fondo en los promedios.

4. Aplicar el formato dólar al cuadro de números . a) Seleccione el rango de celdas C8:F17. b) Seleccione Formato/Celda y en el cuadro de diálogo de Formato de Celda, seleccione la etiqueta de Números. c) En la caja de lista de Categoría, seleccione moneda , formato $ Inglés (Estados Unidos)y clic Aceptar. d) Observe que toda la columna varió su condición. e) Seleccione el rango de celdas C22:C27 y seleccione Formato/Celdas. f) Repita el procedimiento anterior. g) Ajustar el ancho entre C y D. h) Seleccione el rango de celdasH8:L11 y cambie el formato de celda como el punto anterior.

5. Combinar el contenido de los Títulos y ajustar el contenido. a) Seleccione el rango de celdas A1:E1. b) Sobre la barra de tareas Formato, clic en el botón de Combinar celdas.

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Formato de Celdas

c) Seleccione la celda F3. d) El clic con el botón derecho y escoja Formato de celdas. e) En el cuadro de diálogo de Formato de celdas, seleccione la etiqueta de Alineación. f) En la sección de Propiedades confirmar al cuadro de texto de Ajustar texto automáticamente.

6. Aplique un estilo de celda al título principal. a) Seleccione la celda A1.Seleccione Formato/Celda. b) En la ventana de Formato/Celda , en la etiqueta Fuente escoja Arial tamaño 18 en Negrita. c) En la etiqueta de efectos de fuente:, seleccione azul claro. Clic Aceptar. d) Guardar como el archivo con nombre “Ventas Promedio”.

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Formato de Celdas

Lección 4 En esta lección, usted formateó una hoja de cálculo. El formatear las hojas de cálculo mejora su visión, haciendo más fácil localizar la información.

1. ¿Qué tipo de formato aplica en sus trabajos con más frecuencia?

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

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Capítulo 5 Fórmulas y funciones Objetivo General Crear fórmulas matemáticas y lógicas usando funciones estándares. Crear correctamente fórmulas y reconocer errores en fórmulas.

Objetivos Específicos •

Reconocer la buena práctica en la creación de fórmulas.

•

Crear fórmulas usando funciones y operadores matemáticos básicos

•

Entender y usar valores relativos y absolutos..

•

Identificar y entender los valores de error estándar asociados con la utilización de fórmulas.

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Capítulo 5

Manual 4 Hojas de Cálculo

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Capítulo 5

Tema A Un fórmula Calc es un juego de instrucciones matemáticas que pueden ser usadas para realizar cálculos en una hoja de cálculos. Todas las fórmulas en OpenOffice Calc comienzan con el símbolo igual (=) y contienen varios componentes como funciones, referencias, constantes y operadores. Un fórmula Calc puede contener uno o todos estos componentes.

Fórmulas Si la celda A1 contiene el valor 2 y A2 el valor 5, usted puede aplicar la fórmula de Suma y encontrará el resultado en otra celda.

Fórmula de suma

Los elementos de una Fórmula Calc tienen varios elementos:

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Fórmulas

Referencias: Identifican una celda o un rango de celdas sobre una hoja de cálculos y se refieren a la ubicación de los valores o datos sobre los cuales usted tiene que aplicar la fórmula para el cálculo.

Operadores: Son símbolos que especifican la clase de cálculo para ser realizado sobre los componentes de una fórmula.

Constantes: Los números o valores que no se cambian en la fórmula. Si este valor tiene que cambiarse, la fórmula por sí misma se cambiará.

Las Funciones: Las fórmulas predefinidas en Calc se usan para simplificar cálculos complejos.

Operadores Comunes Matemáticos Adición: signo más (+) Sustracción: signo menos (-) Multiplicación: Asterisco (*) División: ( /) Exponentes: símbolo (^) Abiertos y cerrados: Agrupan datos ()

El Orden de Operaciones Es un término para la secuencia de ejecución de operadores en una fórmula para calcular el resultado. Esta orden de operaciones puede afectar el valor de una fórmula.

El orden de ejecución es el siguiente: 1. Paréntesis( )

2.Potenciaciones (exponentes y raíz cuadrada)

3.Multiplicación y División

4.Suma resta

y

Ejemplo: (72+3/1*20)-10

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Tema B

Tema B Funciones Las funciones en Calc simplifican el proceso de crear fórmulas complejas.

Las funciones comienzan con el símbolo igual (=) y contienen un nombre de función y argumento. El número y la naturaleza de los argumentos, pueden variar con las funciones.

Argumento

Función

=SUM(A5:A7)

Algunas funciones básicas son descritas a continuación: =SUM() Añade todos los valores especificados en el rango de una celda. =PROMEDIO() :Calcula el promedio de los valores especificados en el rango de una celda. =MIN(): Muestra el mínimo de los valores especificados en el rango de una celda. =MAX():Muestra el máximo de los valores especificados en el rango de una celda. =CONTAR():Devuelve el número de entradas especificadas en el rango de una celda.

Referencia Relativa En una fórmula, una referencia relativa es una referencia de celda que se cambia cuando la fórmula es copiada de una posición a otra y refleja su nueva posición.

Son usadas para crear fórmulas que usan los valores que son relativos y no fijos. En realidad, estas referencias contienen la columna y los títulos de fila de una celda.

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Funciones

Las Referencias Relativas se usan como valores pero no son fijas

=SUM(C6:C8)

Referencia Absoluta Es una referencia de celda que no se cambia cuando usted copia la fórmula.

Las referencias absolutas son usadas en fórmulas para referirse a los valores en celdas que tienen que ser constantes realizando cálculos. Todas las referencias absolutas incluyen el signo de dólar ( $) antes de la columna y títulos de fila o cualquiera de ellos.

G7*$G$3 En un fórmula, dentro de una celda pueden haber varias referencias absolutas.

Referencia Mixta Es una referencia de celda que contiene tanto referencias absolutas como relativas.

Sin embargo, cuando la fórmula es copiada de un lugar al otro, se realizan los cambios de referencia relativas mientras la referencia absoluta no lo hace.

Referencias mixtas contienen columna absoluta y la fila relativa, o una fila absoluta y la columna relativa.

Asistente de Funciones Esto tiene dos etiquetas: la etiqueta de Funciones y la etiqueta de Estructura.

Funciones:Una celda o un rango de celdas de la hoja de cálculo, tienen que ser seleccionadas antes de aplicar el asistente de Funciones para que pueda determinar la posición de la fórmula.

Estructura: Comprueba la fórmula construida.

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Funciones

Cómo crear Fórmulas 1.Seleccione la celda en la cual usted quiere ingresar la fórmula.

2.En la celda escriba el signo igual (=).

3.Seleccione una función. a)Sobre la Barra de Fórmula, en la lista desplegable, cuadro de funciones, seleccione la categoría. b)En la celda seleccionada, escriba la función.

4. Especificar los argumentos para la función y presione Enter para obtener los resultados.

Para calcular Funciones

1.Seleccione la celda en la cual usted quiere el resultado del cálculo para ser mostrado.

2.Muestre el asistente de Funciones. a)Ir a Insertar/Funciones. b)Sobre la Barra de Fórmula, pulse el botón de Asistente de Funciones.

1.Seleccione la etiqueta de Funciones.

2.De la lista de caída de Categoría, seleccione la categoría de función deseada.

3.En la sección de Funciones, presione dos veces el ratón en la función deseada.

4.En los argumentos introduzca celda o rango apropiados.

5.Presione Enter/Aceptar.

Para crear una referencia absoluta o una referencia mixta:

1. Seleccione la celda que contiene la fórmula que usted quiere añadir como referencia absoluta.

2. En las referencias de celdas deseadas, escriba un signo de dólar ($) delante del título de columna y el título de fila.

3. Presione Enter para activar la referencia absoluta.

Para copiar una fórmula o una función: 1. Seleccione la celda que contiene la fórmula que usted quiere copiar.

2. Ir a Editar /Copiar, 3. Ir a Editar/Pegar.

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Funciones

Pegado Especial Puede ser usado para pegar el contenido en un formato que usted especifica. Usted tiene que seleccionar o no las celdas de comprobación respectivas en la sección de selección para pegar el contenido en el formato deseado. También puede seleccionar la operación deseada en la sección de Editar para aplicar aquella operación pegando las celdas en la hoja.

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Funciones

Actividad 5-1 Usando Fórmulas y Funciones

Usted tiene una hoja de cálculo con el resumen de ingresos de pensiones y pagos de personal docente de su Centro educativo y ahora quiere calcular cuánto es el total de ingresos que queda en cada mes. Le gustaría observar también cuándo los ingresos son más altos o bajos.

Busque en C:\ carpeta Estudiante:\ archivo “Libro contable” Usando la función de fórmula

1.Para obtener el ingreso neto: a) Seleccione la celda D3. b) Luego de triple clic y escriba el signo igual. c) De clic a la celda B3, coloque el signo menos y luego de clic a la celda C3. d) Enter. e) Ahora ya tiene el ingreso neto del mes de Marzo. f) Para los siguientes meses siga los mismos pasos o colocar el cursor donde se encuentra la fórmula, ubicar el puntero del mouse en la parte inferior derecho del cursor, el puntero cambiará a una cruz, luego dar clic izquierdo y arrastrar hasta la celda deseada y soltar el mouse. De esta manera se copia para todas las celdas la fórmula aplicada.

2.Ahora calcule el total de pensiones,de sueldos y el total de ingreso neto. a) En la celda B6 ingresar el asistente de Funciones, seleccionar Suma y llenar en las cajas de números los rangos que se sumarán, B3:B5, luego Aceptar y ya tiene el resultado total de pensiones. b) De la misma forma será para hallar el resultado de los sueldos y del ingreso neto. c) También podrá arrastrar la fórmula como se indicó en el anterior ejercicio.

3.Para calcular el promedio de ingresos de pensiones, pagos e ingresos netos: a) Seleccione la celda B7 e ingrese al asistente de Funciones, seleccione Estadística y busque Promedio.

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Funciones

b) Llene los rangos B3:B5 en las cajas de números y de Aceptar. Si desea el resultado sin decimales de clic en el botón de decimales en la barra de formato. c) Luego arrastre la fórmula para las celdas C7 y D7. d) Seleccione Archivo/Guardar como. e) En el cuadro de diálogo de Guardar como escriba como nombre de Archivo “Libro contable resuelto.ods”. Clic Guardar, dar clic en ArchivoTerminar.

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Funciones

Actividad 5-2 Usando Referencia Absoluta

Usted es Coordinador de Primaria y quiere tener un cuadro de méritos de acuerdo al total de promedios.

Busque en C:\ carpeta Estudiante:\ archivo ”Notas” 1. Calcular el cuadro de méritos sin usar una referencia absoluta. a) En la celda F4 ingrese =E4/E9*100 b) Presione Enter. c) Seleccione la celda F4 y vaya a Editar / Copiar d) Seleccione la celda F5 y vaya a Editar / Pegar (de esta forma se pegará la fórmula en esa celda) e) De igual forma pega la fórmula en las celdas F6 y F7. f) Seleccione la celda F5. g) Observe que la celda muestra el valor 0 porque la fórmula usó la celda E4 como referencia relativa.

2. Modifique la fórmula de modo que la suma total de notas sea una referencia absoluta multiplicado por 100 a) Seleccione la celda F4, b) Sobre la barra de fórmula en la caja de nombre dar clic, agregar el signo dólar con Shift 4, antes de E, nuevamente Shift 4 para colocar el símbolo de dólar antes del número 9, luego dar Enter. c) Para convertir una referencia relativa a una absoluta d) Seleccionar la celda F4 y arrastre hasta F7 para tener el resultado de cada celda. e) Seleccionar Archivo / Guardar como. f) En el cuadro de texto escribir el nombre del archivo “Cuadro de méritos.ods” luego guardar. g) Ir ArchivoTerminar.

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Tema C

Tema C Funciones avanzadas Las Funciones Avanzadas de OpenOffice Calc tienen siete categorías con una función específica. (Puede ver en Asistente de Funciones/Categorías) Base de datos: Realiza un cálculo sólo sobre datos aplicando criterios.

La fecha y hora : Inserta y edita fechas y horas. OpenOffice.org maneja internamente los valores de fecha/hora como si fuesen valores numéricos. Si asigna el formato "Número" a un valor de fecha u hora, dicho valor se convierte en un número. Por ejemplo, 01/01/2000 12:00 PM se convierte en 36526,5. El valor anterior a la coma decimal corresponde a la fecha; el valor situado a continuación de dicha coma corresponde a la hora. Si no desea ver las fechas u horas con este tipo de representación numérica, cambie el formato según corresponda Para ello, seleccione la celda que contiene el valor de fecha u hora, abra su menú contextual y seleccione Formatear celdas. La pestaña Números contiene funciones para definir el formato numérico.

Información: Realiza el análisis sobre un rango de datos para determinar el tipo de datos. Por ejemplo, usted puede usar estas funciones para determinar si las celdas son en blanco o tienen datos en ellos o si una celda contiene una fórmula con un error.

Lógico: Indica VERDADERO si todos los argumentos son VERDADEROS. Si uno de los elementos es FALSO, esta función indica que el valor es FALSO. Matemático: Realizan cálculos comunes trigonométricos como el coseno o la tangente, y otras funciones especializadas matemáticas.

Estadístico: Realizan el análisis estadístico sobre un rango de datos en una hoja de cálculos. Por ejemplo el Promedio devuelve el promedio de los argumentos.

Serie: Especifica que la función seleccionada es insertada en el rango de la celda seleccionada como un fórmula de serie. Las fórmulas de serie funcionan sobre múltiples celdas. Cada celda en la serie contiene la fórmula, no como una copia, sino como una fórmula común compartida por todas las celdas de la matriz.

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Funciones avanzadas

Función Sintaxis Proporciona la estructura para entrar en argumentos y devuelve los resultados deseados.

La sintaxis muestra los nombres de los argumentos, la orden apropiada de los argumentos y si requieren argumentos o no. Sin embargo, la sintaxis varía de la función para funcionar. Usted tiene que entrar en argumentos específicos y valores para completar una función.

Rellenar Ayuda a llenar datos en un rango seleccionado de celdas en una hoja de cálculo.

Esto es ingresando datos en una o varias celdas y arrastrando el mouse se llenará a otras celdas. Usted también puede especificar como la selección debería estar llena usando las diferentes opciones de la hoja, como Arriba, Abajo, Derecha, Izquierda.

Para insertar una función lógica en una hoja de cálculos:

1. Seleccionar la celda en la cual la función será colocada.

2. Entrar en la función lógica.

3. Si fuera necesario, en el Asistente de Funciones, ingrese los argumentos requeridos y luego de clic Aceptar.

Para ingresar datos con fórmulas en hojas múltiples.

1. Seleccionar la celda donde usted quiere ingresar los datos.

2. Ingresar en la barra de fórmulas y seleccione la fórmula.

3. Seleccione la hoja principal y las hojas que tendrán los mismos datos.

Para ingresar datos en un rango de celdas arrastrando el mouse

1. Seleccionar la celda donde usted quiere ingresar datos.

2. Escribir los datos en una o varias celdas.

3. Arrastre desde una celda a otra para ingresar valores.

Usando Pegado y Pegado Especial

1. Seleccione la celda o el rango de celdas de la que usted quiere copiar los valores.

Manual 4 Hojas de Cálculo

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Funciones avanzadas

2. Ingresar a EditarPegar.

3. Seleccionar la celda o los rangos de celda a la cual usted quiere pegar los valores.

4. Ingrese a Editar Pegado especial.

5. En el cuadro de diálogo de pegado especial, seleccionar fórmulas, desmarcar y pegar todo.

6. Clic Aceptar.

7. En el OpenOffice.org 3.0 en la caja de mensaje, pulse Sí.

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Funciones avanzadas

Actividad 5-3 Usando Funciones Avanzadas

Como Director de un Centro Educativo ha decidido premiar a los profesores que han completado 10 años de servicio. Usted tiene que calcular los años de servicio usando una hoja de cálculo. Adicionalmente cuando los empleados se hayan ingresado en la hoja de cálculo usted necesita que se etiqueten los nombres con letra mayúscula en los casos que requieran ; los nombres se convertirán automáticamente.

Busque en C:\ carpeta Estudiante:\ archivo ”Tiempo de servicio”.

En la hoja de cálculo, una columna llamada Datos personales tiene la información del género masculino y femenino, edad y teléfono de cada profesor.

A usted le gustaría tener columnas separadas para el lugar de nacimiento como para el teléfono.

1.Entre en la función Fecha y hora para mostrar la fecha actual. a) Seleccione la celda I2, triple clic y escriba =AHORA(). b) Seleccionar Formato Celda. c) En el cuadro de diálogo de Formato de Celda verifique que esté seleccionado la etiqueta de números. d) En la caja de lista de categorías, seleccione la Fecha. e) En la caja de lista de Formato, seleccione 31/12/99. f) Clic Aceptar. g) Si desea ver la hora siga los pasos de c y d pero seleccionando hora.

3.Entre en la fórmula para calcular los días de servicio y duplicar la fórmula para todos los profesores. a. Seleccione celda G4,triple clic y escriba =$I$2-E4. b. Presiones Enter. c. Observe que la celda G4 muestra el tiempo de servicio del profesor Carlos Chun.

4.Para hallar el tiempo de servicio en años deberá dividir entre 365. d. Seleccione la celda G4

Manual 4 Hojas de Cálculo

85

Funciones avanzadas

e. Sobre la barra de fórmula, en la caja de texto de clic, después del signo = y coloque el paréntesis. f. Clic después a E4 y cierre el paréntesis. g. Escriba /365 y presione Enter (la fórmula debe ser la siguiente:=($I$2-E4)/365 ). h. Observe que la celda G4 muestra el número de años de Carlos Chum.

5.El número de años mostrados se diferencian basados en la fecha de sistema en la celda I2. i. Seleccionar G4. j. Pulsar y arrastrar el mouse llenando de la celda G4 a la celda G15, de esta forma se copiará la fórmula en los rangos G5:G15.

6.Cambiar el formato de minúsculas a mayúsculas en toda la columna del nombre y del apellido tan solo para la primera letra. a. Seleccione la celda A4. b. En la barra de fórmula de clic al asistente de funciones. c. En la caja de diálogo de clic a la lista de funciones y doble clic a NOMPROPIO. d. Clic en la caja de texto y escriba C4 y clic a Aceptar. e. Pulsar y seleccionar en la celda A4 y rellenar hasta la celda A15 copiando la fórmula. f. Seleccione con Shift la celda B15. g. Seleccionar Editar pegar. h. En la caja de mensaje OpenOffice, pulse Sí. i. Copiar los valore de las celdas A4:A15 y B4:B15. j. Seleccionar la celda C4 y con Shift seleccione D15. k. Seleccionar Editar/Pegado Especial. l. En la caja de diálogo de Pegado Especial compruebe que sólo esté seleccionado Texto Pulse Aceptar. m. En la caja de diálogo del OpenOffice.org pulse Sí. n. Seleccione el rango de celdas A4:A15 y B4:B15.

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Funciones avanzadas

o. Seleccionar Editar / Borrar. p. En el cuadro de diálogo de Suprimir pulse Aceptar.

7.Separe el número telefónico en otra columna. a. Seleccione la Celda I4. b. Triple clic y escribir =DERECHA(H4;7) y Enter. c. Seleccione la celda I4. d. Pulse y arrastre para copiar la fórmula de la celda I4 a la celda I15.

8.Separe la ciudad en otra columna. a. Verificar que las ciudades varían en posición de 3 a 10 caracteres. b. En la celda J4,triple clic y escriba =IZQUIERDA(H4;(LARGO(H4)11)) y Enter. c. Clic y arrastre el puntero para rellenar hasta la celda J15. d. Guardar como “Tiempo de servicio actualizado.ods”. e. Archivo T  erminar.

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Funciones avanzadas

Actividad 5-4 Aplicando Funciones Lógicas

Usted es Director de una editorial y quiere crear un cuadro de compensaciones para sus vendedores de la siguiente manera: Darles un 1% de bonificación a todos sus vendedores que hayan conseguido su objetivo.

Adicionalmente darles un bono del 1% a todos los vendedores que hayan superado los S/5.000 en cada categoría. Finalmente si los empleados exceden su objetivo y consiguen un bono en dos o más categorías, serán recompensados con unas vacaciones en el Club Internacional de Arequipa.

Busque en C:\ carpeta Estudiante:\ archivo ” Cuadro de compensaciones”.

1.Calcular los bonos de compensación para todos los empleados. a. Seleccione la celda I7. b. En la celda I7, triple clic y escriba =SI(). c. Clic en Asistente de funciones . d. Ingresar los datos en la función de texto F7>=G7;F7*$H$4;0). e. Clic Aceptar. f. Arrastrar el mouse a toda la columna para copiar la fórmula. g. Observe que son tres empleados que recibirían su bono.

2. Calcular el bono por categoría para todos los empleados. a. En la celda J7, triple clic y escriba =$H$4*SUMAR.SI( B7:E7; “>5000”) b. Clic Aceptar. c. Copiar la fórmula para todos los empleados. d. Verifique que todos los empleados a excepción de Carlos, Daniela, Kevin y José recibirán su bono por categoría.

3. Calcular el número de veces que cada empleado ha recibido un bono por categoría. a. Seleccionar celda K7. b. Dentro de la celda, clic y escribir=CONTAR.SI(B7:E7;”>5000”)

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Funciones avanzadas

c. Presionar Enter. d. Copiar la fórmula para todos los empleados.

4. Mostrar si algún empleado ha sido invitado al club Internacional. a. Seleccionar celda M7. b. En la celda seleccionada escribir =SI(y(I7>0;K7>1);”Club Internacional”;””) c. Presionar Enter. d. Copie la fórmula a todos los empleados. e. Guardar como “Cuadro de compensaciones resuelto.ods” f. Clic cerrar documento.

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Funciones avanzadas

Solución de errores en la Fórmula Tipos de Error Hay un número de errores que usted puede encontrar en una hoja de cálculos y cada tipo de error tiene una causa diferente. Los errores de fórmula pueden comenzar con un signo de libra (*) o con un " Err. " seguido del código de error.

Códigos de error en OpenOffice.org Calc Código de error

Mensaje

Explicación

501

Carácter no válido

Un carácter de una fórmula no es válido; por ejemplo, "=1Eq" en lugar de "=1E2".

502

Argumento no válido

Argumento no válido; por ejemplo, un número negativo en la función de raíz.

503

Operación en coma flotante no válida

El resultado de un calculo resulta en desbordamiento del rango definido.

504

Error en la lista de parámetros

Un parámetro de función no es válido; por ejemplo, un texto en lugar de un número o una referencia de dominio en lugar de una referencia de celda.

508

Error en los paréntesis

Falta un paréntesis; por ejemplo, si se ha especificado el paréntesis derecho pero no el paréntesis izquierdo.

509

Falta un operador

Falta un operador; por ejemplo, en "=2(3+4) * " falta el operador entre "2" y "(".

510

Falta una variable

Falta una variable; por ejemplo, cuando aparecen dos operadores juntos "=1+*2".

#NUMERO!

Manual 4 Hojas de Cálculo

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Funciones avanzadas

511

Falta una variable

La función necesita más variables que las especificadas; por ejemplo, Y() y O().

512

Fórmula demasiado larga

Compilador: el número total de símbolos internos (es decir, operadores, variables, paréntesis) de la fórmula es mayor que 512. Intérprete: el número total de matrices que crea la fórmula supera los 150. Incluye las funciones básicas que reciben como parámetro una matriz demasiado grande (máximo de 0xFFFE, por ejemplo, 65534 bytes).

513

Cadena de caracteres demasiado larga

Compilador: el tamaño de uno de los identificadores de la fórmula supera los 64 KB. Intérprete: el tamaño del resultado de una operación de cadenas de caracteres supera los 64 KB.

514

Desbordamient o interno

Se ha intentado efectuar una operación de ordenación con un número excesivo de datos numéricos (máximo 100000) o ha habido un desbordamiento de la pila de cálculo.

516

Error interno de sintaxis

Se esperaba una matriz en la pila de cálculo, pero no se ha encontrado.

517

Error interno de sintaxis

Código desconocido; por ejemplo, un documento con una función nueva se carga en una versión antigua que no contiene la función.

518

Error interno de sintaxis

Variable no disponible.

519

No hay resultado (En la celda no aparece Err:519, sino

La fórmula regresa un valor que no corresponde a la definición ó una celda que está llamada dentro de una fórmula contiene texto en vez de un número.

#VALOR

Manual 4 Hojas de Cálculo

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Funciones avanzadas

#VALOR!) 520

Error interno de sintaxis

El compilador crea un código de compilador desconocido.

521

Error interno de sintaxis

Sin resultado.

522

Referencia circular

La fórmula hace referencia de forma directa o indirecta a sí misma y la opción Iteraciones no se ha seleccionado en Herramientas Opciones - OpenOffice.org Calc Calcular.

523

El comportamient o de cálculo no converge

Falta un valor de destino de una función o las referencias iterativas no llegan al cambio mínimo dentro del número máximo de pasos establecido.

524

Referencia no válida (en la celda no aparece Err:524, sino #REF!)

Compilador: no se ha podido determinar un nombre de descripción de fila o de columna. Intérprete: en una fórmula falta la columna, fila u hoja que contiene una celda a la que se hace referencia.

Nombre no válido (en la celda no aparece Err:525, sino #NOMBRE?)

No se ha podido evaluar un identificador; por ejemplo, no hay referencia válida, nombre de dominio válido, etiqueta de columna/fila, macro, separador de decimales incorrecto, no se ha encontrado add-in.

526

Error interno de sintaxis

Obsoleto, no utilizado actualmente, pero puede proceder de documentos antiguos si el resultado es una fórmula de un dominio.

527

Desbordamient o interno

Intérprete: Las referencias, como en el caso de una celda que hace referencia a otra celda, están demasiado

#REF

525 #NOMBRE?

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Funciones avanzadas

encapsuladas.

532 #DIV/0!

División por cero

Operador divisor / si el denominador es 0 Algunas otras funciones devolveran este error, por ejemplo: VARP con menos que 1 argumento STDEVP con menos de 1 argumento VAR con menos de 2 argumentos DESVEST con menos de 2 argumentos STANDARDIZE con stdev=0 NORMDIST con stdev=0

Para solucionar errores en fórmulas:

1. De clic a la celda que contiene la fórmula con el error.

2. Seleccione HerramientasDetectiveRastrear Error y revise la celda que causa error en la fórmula.

3. Si desea, quite todas las flechas de rastreo.

4. Seleccione los errores en la fórmula.

5. Si fuera necesario, revise más errores y fíjelos.

6. Aceptar y cerrar el archivo.

Manual 4 Hojas de Cálculo

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Funciones avanzadas

Actividad 5-5 Solucionando errores en Fórmulas

En la hoja de cálculo la fórmula que usted aplicó para calcular las ventas hechas por cada uno de los trabajadores para el segundo trimestre, no muestra los valores correctos. Usted tiene que localizar el error y fijarlo.

Busque en C:\ carpeta Estudiante:\ archivo ”Ventas por Trimestre”.

1. Trace el error en las ventas para el segundo trimestre. a) Seleccione la celda E18. b) En la celda E18, sobre la Barra de Fórmula, ingrese la fórmula =PROM(E4+E13)/E16. c) Observe que la celda muestra #NAME?. También, observe que la barra de estado muestra el texto " el Error: Nombre no válido. " 2. Corrija el fórmula. a) Sobre la Barra de Fórmula, triple clic para seleccionar la fórmula. b) Escribir =PROMEDIO (E4:E13)/E16 y presionar Enter. c) Observe que la celda muestra el error #DIV/0! d) Seleccione la celda E18. e) Seleccionar HerramientasDetectiveRastrear Error en la celda seleccionada. f) Presionar dos veces el ratón en la celda E18. g) Observe que la celda E16 es mostrada en rojo, indicándole que esa es la fuente de error. También, observe que la celda E16 esta en blanco. h) Al final de la fórmula, seleccione /E16 y suprima. i) Observe que la hoja de cálculos no contiene ningún error en celda. j) Guardar como el archivo con el nombre “ Total de ventas trimestrales.ods”. k) Cerrar Archivo.

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Funciones avanzadas

Lección 5 En esta lección, usted realizó cálculos sobre los datos. Pero usando las fórmulas y funciones disponibles en OpenOffice Calc, usted fue capaz rápidamente de realizar cálculos sobre juegos de datos grandes y también reducir la posibilidad de errores de cálculo.

1. ¿Qué funciones usa con frecuencia en Calc?

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2. ¿En que circunstancias usaría una referencia absoluta?

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Manual 4 Hojas de Cálculo

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Manual 4 Hojas de Cรกlculo

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Capítulo 6 Gráficos Objetivo General Escoger o crear gráficos para mostrar una información.

Objetivos Específicos •

Crear diferentes tipos de gráficos de datos en una hoja de cálculo.

•

Seleccionar un gráfico, cambiar el tipo de gráfico y utilizar las herramientas para mover, cambiar y borrar un gráfico

•

Editar un gráfico.

Manual 4 Hojas de Cálculo

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Capítulo 6

Manual 4 Hojas de Cálculo

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Tema A

Tema A Un gráfico es una representación visual de datos de una hoja de cálculos o del rango de celdas, que muestra la relación entre las secciones diferentes de los datos. El gráfico puede incluir un título, una leyenda que explica qué representan los diferentes colores , una escala o valores sobre el eje vertical y una categoría sobre el eje horizontal.

Creando Gráficos Hay diferentes tipos de gráficos, como la columna, la barra y gráficos circulares y puede escoger el tipo de gráfico que mejor represente los datos que quiere mostrar.

Un gráfico puede ser integrado como un objeto gráfico en una página El gráfico y los valores de los datos están siempre juntos.

Cuando hay cambio de valores en los datos, el gráfico se actualiza automáticamente.

90000000 80000000 70000000 60000000 50000000 Columna G

40000000 30000000 20000000 10000000 0 mayo 58434 8756 5467 657

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Creando Gráficos

En el Cuadro de diálogo de Asistente de gráfico puede crear un gráfico basado en las exigencias del usuario. Puede escoger un tipo de gráfico de los estilos predefinidos o cambiar el aspecto del gráfico donde tiene que especificar el rango de datos, la serie de datos, el título, leyendas y ajustes de rejilla antes de la creación del gráfico.

Tipos de gráfico En Calc, usted puede crear diferentes tipos de gráfico para representar sus datos.

El cuadro de diálogo de Asistente de Gráfico le permite escoger un tipo de gráfico.

Columna: Tipos de gráficos que compara valores a través de categorías..

Barra: Tipos de gráficos que compara múltiples valores.

Círculo: Muestra la contribución de cada valor a un total. Úselo cuando los valores pueden ser añadidos juntos o cuando usted tiene sólo una serie de datos y todos los valores son positivos. Área: Tipo de gráfico que acentúa diferencias entre varios juegos de datos más de un período.

Línea: Muestra tendencias en el tiempo. Muestra valores como puntos sobre el gráfico.

XY: (dispersión) Compara los pares de valores. Úselo cuando los valores siendo trazados no están en el orden del Eje de abscisas o cuando ellos representan medidas separadas.

Manual 4 Hojas de Cálculo

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Creando Gráficos

Red:Muestra valores de datos como puntos conectados por líneas en una rejilla que se parece a una tela de araña o un tubo de radar.

Stock: Ilustra la tendencia del mercado para la industria financiera y muestra el precio de apertura, el precio inferior, superior y el precio de cierre para acciones y otros productos financieros.

Línea y Columna Son una combinación del gráfico de Columna y del gráfico de Línea. El último juego de datos en la serie es mostrado como un gráfico de Línea. El resto de los datos es mostrado en columnas.

Creando un gráfico.

Si fuera necesario, abra el documento que contiene los datos deseados.

1. Ingresar al cuadro de diálogo de Asistente de gráfico.

2. Sobre la barra de herramientas, pulse el botón de gráfico ó seleccione Insertar/ gráfico.

3. En el cuadro de diálogo de Asistente de Gráfico, especifique los ajustes para el gráfico.

4. Luego de seleccionar un rango de datos, seleccione el tipo de gráfico.

5. Seleccione un rango de datos, para especificar el ingreso al gráfico seleccionado.

6. Usted también puede seleccionar celdas y luego mostrar el cuadro de diálogo de gráfico. El gráfico será creado con los datos de las celdas seleccionadas.

7. Sobre el rango de datos Personalice la página de serie de datos individual, especifique el rango de datos para cada serie de datos separadamente.

8. Seleccionar la caja de comprobación de vista de 3D y dar Clic.a Finalizar.

Modificando Archivos Una vez que ha creado un gráfico básico, puede modificar su estructura de varios modos de acuerdo a sus necesidades.

El formato de Asistente de Gráfico puede o no mostrar el significado correcto de los datos que el gráfico contiene. Su gráfico no será muy útil si los títulos del gráfico que explican los datos son difíciles de entender. En cambio, puede formatear cada título de cada gráfico para verlo exactamente como necesita.

Manual 4 Hojas de Cálculo

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Creando Gráficos

Elementos Gráficos Elementos de gráfico y sus funciones:

Los Títulos de Descripción de Elemento de gráfico: Describen lo que el total del gráfico representan.

La Leyenda Indica que color o símbolo representa la serie de datos en particular.

Las Rejillas Ayudan a estimar los valores de datos en un gráfico.

Las Etiquetas de Datos Indican el valor numérico, el porcentaje, o el nombre de un punto de datos .

Los ejes Indican los bordes de un gráfico, proporcionando una referencia para medir o comparar datos. El Eje de ordenadas es por lo general vertical y el Eje de abscisas horizontal.

La Serie de Datos Indica una tendencia con la ayuda de los puntos de datos relacionados que son trazados en conjunto en un gráfico.

Para añadir un título dentro de un Gráfico:

1. Seleccionar el rango de celdas deseada.

2. Cambiar al modo de revisión de objeto.

3. Pulsar el botón derecho del mouse y escoger EditarObjetoeditar.

4. Seleccionar Insertartítulo.

5. En el cuadro de diálogo de Títulos, 6. En la caja de texto de Título, ingrese un título para el gráfico.

7. En la caja de texto de Subtítulo, ingrese un subtítulo para el gráfico.

8. En la caja de texto de Eje de X, ingrese un nombre para el Eje de X. 9. En la caja de texto de Eje de Y, ingrese un nombre para el Eje de ordenadas Clic Aceptar.

Gráfico circular Seleccionar los datos que necesite mostrar en el gráfico circular, con el título correspondiente a la fila, por ejemplo; TOTAL PAGADO y TOTAL POR PAGAR Clic al botón : Gráfico

Manual 4 Hojas de Cálculo

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Creando Gráficos

Automáticamente aparecerá la ventana; Asistente de gráficos.

En el recuadro de título Seleccione un tipo de gráfico y escoja la opción Círculo.

Manual 4 Hojas de Cálculo

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Creando Gráficos

Clic botón Siguiente

Mostrará el rango de data para el gráfico. Clic botón Siguiente.

Manual 4 Hojas de Cálculo

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Creando Grรกficos

Se mostrarรก la ventana con la secciรณn Configure los rangos de datos para cada serie,e ingresarรก lo correspondiente: Clic al botรณn Siguiente y mostrarรก la secciรณn Elementos del grรกfico.

En esta secciรณn escriba el tรญtulo del grรกfico.

Clic al botรณn Finalizar.

Manual 4 Hojas de Cรกlculo

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Creando Gráficos

Automáticamente aparece el gráfico.

Arrastre el gráfico con el mouse hasta el espacio en el cual desee ubicarlo: Se creará un gráfico similar al del ejemplo:

Para agregar el porcentaje en el gráfico; da doble clic en una parte del círculo:

Manual 4 Hojas de Cálculo

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Creando Gráficos

a) Aparecerá la ventana; Series de datos. b) Clic a la pestaña Etiquetas de datos. c) Clic a la opción Mostrar valores como porcentaje. d) Clic al botón Formato de porcentaje.

Clic al botón Aceptar.

Para que muestre el porcentaje que corresponda en el gráfico:

Manual 4 Hojas de Cálculo

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Creando Gráficos

Deberá hacer doble clic dentro del circulo, a) Se abrirá la ventana Serie de Datos. b) Clic a la pestaña Etiqueta de datos. c) Clic al recuadro Mostrar valores como porcentaje. d) Clic al botón Aceptar. e) Colocar cuadro aquí.

El gráfico mostrará el porcentaje correspondiente al dato.

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Creando Gráficos

Gráfico de barras Ubicar el cursor donde aparecerá el gráfico: Clic al botón Gráfico.

Aparecerá la ventana: Asistente de gráficos.

Se observará que está elegido el tipo Columna.

Clic al botón Siguiente.

Manual 4 Hojas de Cálculo

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Creando Gráficos

Clic al botón Seleccionar un rango de datos

Seleccionar el rango de datos a graficar, (Nota: Seleccionar los datos con el título).

Manual 4 Hojas de Cálculo

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Creando Gráficos

Clic al recuadro Primera fila como etiqueta.

Quitar la marcar al recuadro Primera columna como etiqueta.

Clic al botón Siguiente.

En el recuadro Categorías Clic al botón Seleccionar un rango de datos

Manual 4 Hojas de Cálculo

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Creando Gráficos

Seleccionar el rango que indicará qué es cada columna.

(Nota: Seleccionar los datos sin el título).

Clic al botón Siguiente.

Manual 4 Hojas de Cálculo

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Creando Gráficos

En el recuadro título escribir el que corresponda; Clic al botón Finalizar.

Manual 4 Hojas de Cálculo

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Creando Gráficos

Resultado:

Doble clic sobre el gráfico o Clic derecho en el área del gráfico mostrará una ventana contextual; hacer clic a la opción Editar (aquí podrá cambiar los colores de fondo del gráfico o de las leyendas.

Hacer un clic derecho la línea de los datos Eje X. En el cuadro contextual escoger Propiedades del objeto.

Seleccionar la ventana de Eje X; Clic pestaña Etiqueta.

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Creando Gráficos

En la sección Girar etiqueta; en el correspondiente cuadro escribir 90 Grados Clic botón Aceptar.

Automáticamente se modifica la posición de los datos:

Manual 4 Hojas de Cálculo

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Creando Gráficos

Agrandar el gráfico hasta que estén todos los datos dentro del mismo:

Manual 4 Hojas de Cálculo

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Creando Gráficos

Actividad 6-1 Creando Gráficos

En la reunión de la junta directiva le han solicitado presentar el informe financiero de los ingresos de la Promoción, usando gráficos que muestren claramente toda la información financiera.

Busque en C:\ carpeta Estudiante:\ archivo ”Informe Financiero”.

1. Crear un gráfico de líneas para mostrar lo recaudado en rifas y kiosko. a) Seleccione las celdas A2:C14. b) Seleccione Insertar / Gráfico. c) En el asistente de Gráfico, seleccionar un tipo de gráfico de línea. d) Seleccione los Puntos y el tipo de Líneas, finalizar. e) Observe que el gráfico de líneas ha sido creado para la recaudación mensual de las rifas y de las ventas del kiosko.

2. Cree un gráfico de columnas para mostrar para comparar los pagos mensuales. a) Seleccione las celdas A25:B37. b) Sobre la barra de herramientas, pulse el botón de Gráfico. c) En el asistente de Gráfico, seleccione el tipo de gráfico de columnas, la primera figura. d) Observe que el gráfico muestra el rango seleccionado.

3. Cree un gráfico circular para mostrar los ingresos por cada sección en el año 2007. a) Seleccione las celdas A47:B51. b) Sobre la barra de herramientas pulse el botón de gráfico. c) En el Asistente de gráficos, seleccionar el gráfico círculo. d) Comprobar que muestre el gráfico en 3D , clic Aceptar. e) Observe que un gráfico circular de 3D muestra el presupuesto 2007 para cada sección; Guardar como el archivo con nombre “Pagos de promoción.ods”.

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Creando Gráficos

Actividad 6-2 Modificando Gráficos

Usted ha creado gráficos para dar informe financiero del año 2007 de la Promoción.

Le gustaría modificar el gráfico para incluir porcentajes y mostrar al Director y a los padres de familia cómo el presupuesto ha sido dividido entre las 5 secciones. Para asegurar que los interesados puedan ver lo que el gráfico representa, usted ha decidido añadir un título al gráfico en los dos ejes (vertical y horizontal).

Use el archivo anterior ”Pagos de Promoción.ods”.

1. Añadir título al gráfico de Línea y nombre a los ejes. a) Seleccione el gráfico de Línea. b) Seleccione Editar/Objeto/Editar. c) En el cuadro de diálogo de Títulos, en las caja de texto, escriba: Título: Recaudación de Rifas y Ventas de Kiosko.

Subtítulo: 2007 Eje X: Meses Eje Y: Montos 2. Modificar el gráfico circular para mostrar el porcentaje del presupuesto de cada grado. a) Seleccionar el gráfico circular. b) Seleccionar Editar/Objeto/Editar. c) Seleccionar Insertar/Etiqueta de datos. d) En el cuadro de diálogo de Etiqueta de datos, seleccionar la opción que muestre valores con porcentaje. e) Clic Aceptar. f) Añadir título siguiendo los pasos del punto 1: Título: Presupuesto por Sección.

Subtítulo: 2007 3. Cambiar el color del gráfico circular de presupuesto para la Sección C. a) Seleccione el gráfico.

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Creando Gráficos

b) Seleccione sólo el gráfico de la sección C dando doble clic en el área correspondiente. c) Clic botón derecho y seleccionar Propiedades de Objeto. d) En el cuadro de diálogo de Punto de Datos, seleccione la etiqueta de Área. e) En la sección Relleno, en la caja de lista color, seleccione Turquesa, luego de clic y Aceptar.

Ingresar Título a gráfico de columnas Pagos Mensuales, Subtítulo 2007, Eje X:Meses y Eje Y: Montos.

4. Cambiar la posición de la leyenda en el gráfico de columnas. a) Seleccionar Insertar/leyenda. b) En el cuadro de diálogo de Leyenda, seleccione la opción abajo, luego acepte.

5. Cambiar el tipo de gráfico. a) Seleccione Formato/tipo de gráfico b) En el cuadro de diálogo de Tipo de gráfico, en la caja de lista izquierda, seleccione tipo Columna Realista,·3D y forma Cilindro c) Clic Aceptar. d) Guardar y cerrar archivo.

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Creando Gráficos

Lección 6 Usted ha podido crear gráficos que le han permitido representar datos creados en una hoja de cálculo.

1. ¿Qué tipo de información podría representar con el asistente gráfico?

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2. ¿Qué tipos de gráfico aplicaría para representar información de sus alumnos?

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Manual 4 Hojas de Cálculo

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Capítulo 7 Preparando Salidas Objetivo General Ajustar configuraciones de página de la hoja de cálculo antes de imprimir.

Objetivos Específicos • •

Preparar una hoja de cálculo para su distribución.

Utilizar la vista preliminar para luego configurar la hoja trabajada.

Manual 4 Hojas de Cálculo

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Capítulo 7

Manual 4 Hojas de Cálculo

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Tema A

Tema A Elaboró una hoja de cálculo y ahora tiene que prepararla para su impresión y distribución.

Es difícil leer e interpretar los datos de varias páginas de una hoja de cálculo, sin embargo, hay un número de opciones de impresión que usted puede poner para mejorar la salida de impresión.

Configurar Como Preparar una Hoja de cálculo para su Distribución

Para configurar la hoja de cálculo: Con ayuda de formato de página podrá configurar la hoja de trabajo y darle una mejor presentación: Para cambiar los márgenes de la hoja de trabajo y la posición 1.Ir a Menú FormatoPágina 2.Luego dar clic al Formato de página, observará una caja de diálogo con el nombre de Estilo de hoja: Predeterminado.

3.Seleccionar la etiqueta Página y en la sección Márgenes cambiar la medida de los márgenes: izquierda, derecha, arriba y abajo.

4.En Formato de papel puede elegir el tamaño de papel a utilizar.

5.En la sección Orientación de la hoja seleccionar horizontal o vertical.

Manual 4 Hojas de Cálculo

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Configurar

Para ajustar la configuración de la página y encajar el contenido de hoja de trabajo sobre un número especificado de páginas: 1.Seleccionar la etiqueta Hoja, en la sección Escala y en la caja de diálogo Modo de escala seleccionar Ajustar Intervalos de impresión en números de páginas y en números de páginas indicar el número de páginas con ayuda de las flechas para aumentar o disminuir.

Para agregar, modificar o eliminar texto en el encabezamiento: 1.Seleccionar la etiqueta de Encabezamiento y en Editar elegir encabezado o encabezado personalizado; utilizar los botones para modificar o la fuente o para insertar campos como fecha, hora, nombre del archivo y nombre de la hoja.

Para agregar, modificar o eliminar texto en el pie de página trabajar de la misma manera que Encabezamiento.

Manual 4 Hojas de Cálculo

124

Configurar

Manual 4 Hojas de Cรกlculo

125

Tema B

Tema B Revisar e Imprimir Antes de imprimir deberá revisar que su hoja de trabajo no tenga ningún error .

Para activar y desactivar títulos de filas, columnas y cuadrículas ir a: Menú Formato Página y observará nuevamente la caja de diálogo Estilo de hoja :Predeterminado seleccionar la etiqueta Hoja y en la sección Imprimir desactivar o activar títulos de fila y columna o cuadrículas. Luego ir a vista previa para observar la hoja de impresión; por último deberá imprimir su hoja de trabajo.

1.

Manual 4 Hojas de Cálculo

126

Revisar e Imprimir

Vista previa de Hoja de cálculo

Si fuera necesario, abra el documento y muestre la hoja deseada.

Vaya a Menú Archivo y seleccione Vista preliminar.

Sobre la barra de herramientas puede usar el ícono de lupa que muestra la vista preliminar.

Navegue por el documento: Página anterior, Página siguiente, Primera página y Segunda página.

Clic vista completa.

Dar clic dentro de la caja de diálogo de pantalla completa para regresar a vista preliminar.

Para proteger una hoja de cálculo:

El comando proteger documento es usado para proteger hojas y documentos de cambios. Cuando un documento es protegido, usted no puede renombrar, añadir, o suprimir hojas, a no ser que la protección sea quitada.

Si fuera necesario, abra el documento deseado y muestre la hoja deseada.

Ir a Menú Herramientas y seleccionar Proteger documento Hoja ó documento.

Manual 4 Hojas de Cálculo

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Revisar e Imprimir

Seleccionar hoja y mostrará un cuadro de diálogo Proteger Hoja.

En el cuadro de diálogo Proteger hoja, en la caja de texto de Contraseña, ingrese una contraseña.

En la caja de texto Confirmar, ingrese la contraseña otra vez.

Clic Aceptar La protección puede ser quitada sólo usando una contraseña. Seleccione el Documento herramientasProteger documentohoja e ingrese la contraseña en el cuadro de diálogo desproteger y luego de clic en Aceptar.

Si quiere proteger un documento, puede protegerlo guardando con una contraseña en el cuadro guardar como. Proteger edición de celdas sobre el cuadro de diálogo de formato de celdas, en la sección de Protección, seleccione la caja de comprobación.

Para crear saltos de página:

Si desea imprimir la hoja de cálculo en varias páginas puede utilizar: Menú /Insertar Salto manual.

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Inserte una fila.

Seleccione una celda debajo de la fila en la cual usted quiere insertar una fila Observará que el salto de página es de color azul Seleccione Inserte una columna.

Seleccione una celda al lado derecho  izquierdo de la columna en la cual usted quiere insertar celdas.

El salto de página es indicado por una línea azul.

Seleccione la vista preliminar para ver los saltos de páginas.

Seleccione Cerrar la vista preliminar para volver a la vista normal.

Imprimir

Para imprimir un rango de celdas seleccionadas, todas las hojas o un número de copias o toda la hoja con gráfico, deberá ir a Menú /Imprimir.

En el cuadro de diálogo Imprimir, seleccionar las opciones deseadas.

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Actividad 7-1 Imprimiendo una hoja de cálculo

Usted es Profesor de Matemáticas de dos salones y tiene un registro de notas de todos los alumnos a cargo en un solo archivo en calc. Necesita imprimir por salones los registros de notas y darle protección al archivo para que no pueda ser modificado.

Busque en C:\ carpeta Estudiante:\ archivo ”Hoja de notas”.

1. Configure la hoja. a) Vaya a Menú/ Formato/ Página y en el cuadro de diálogo seleccione etiqueta de página cambie los márgenes de Izquierda y Derecha a 3 puntos, Arriba y Abajo a 1.5 puntos. b) Cambie la posición de hoja a Horizontal. c) En la etiqueta hoja ajuste la impresión a dos hojas en escala de página. d) En Encabezamiento escriba en el centro Notas y en el pie de página Página 1 e) Desactivar también títulos de filas y columnas y cuadrículas. f) Luego ver vista preliminar y cerrar.

2. Cree saltos de página. a) Seleccione Vista preliminar de página. b) Observe que los saltos de página aparecen en la fila 52. c) Seleccione la fila 54. d) Seleccione Insertar Salto de Manual /Salto de fila. e) Seleccione la columna I. f) Insertar Salto manual/salto de columna. g) Observe que la página ahora se separa en la fila 53 y en la columna H. h) El salto de página en la columna G creará las columnas H y la J . i) Insertar una fila sobre la fila 54, darle combinación de celda y escribir centrado 5to “B”.

3. Proteja la hoja. g) Seleccione Herramientas Proteger documento/hoja.

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h) En el cuadro de diálogo de Proteger hoja, en la caja de texto de Contraseña, escriba Mi Contraseña.

En la caja de texto Confirmar, pulse y escriba Moquegua. Clic Aceptar para proteger la hoja de cambios.

4. Vista previa a la hoja de cálculo. a) Seleccione Vista preliminar. b) Seleccione Vista preliminar P  ágina Previa. c) Sobre la barra de herramientas de Vista previa de Página, doble clic en Escala. d) Sobre la barra de herramientas de Vista preliminar de Página, pulse el Siguiente botón de Página. e) Clic en el botón de Vista previa. f) Guardar como el archivo con nombre “Hoja para imprimir”.

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Exportando hojas de cálculo El Cuadro de diálogo de Impresión es usado para especificar los ajustes de las hojas de cálculo.

Impresora especifica la impresora y los ajustes de impresora.

El rango de Impresión especifica que contiene el documento que será impresa.

Copias especifica el número de copias y si las copias deben ser seleccionadas.

Las Opciones suprime la salida de páginas vacías e imprime sólo las páginas seleccionadas.

PDF(Formato de Documento Portátil) son usados para la distribución a través de la Internet. Es uno de los formatos de archivo más comunes descargados de la web.

Cualquier computador sobre cualquier plataforma puede leer los archivos PDF .

El Cuadro de diálogo de Opciones PDF le permite especificar los ajustes cuando usted exporta una hoja de cálculos como PDF. El cuadro de diálogo tiene cuatro etiquetas principales.

Etiqueta : especifica una compresión sin pérdidas de imágenes y pone las opciones de exportación de PDF generales.

El Interfaz de Usuario Pone opciones relacionadas con la ventana, opciones de interfaz de usuario, los efectos de transiciones y el nivel de marcador de libros.

La Seguridad coloca una contraseña para la hoja de cálculos y especifica permisos de restricción a un usuario para modificar la hoja de cálculos.

Como Exportar una Hoja de cálculos:

Para ver una hoja de cálculos en el navegador.

1. Seleccionar Archivo V  ista Previa en el navegador.

Para exportar la hoja de cálculos como PDF : 1. Seleccionar Archivo Exportar en formato como PDF. 2. En el cuadro de diálogo de Opciones PDF, especifique los ajustes deseados.

3. Clic exportar.

En el cuadro de diálogo De exportación, en la caja de texto de Nombre del archivo, escriba el nombre del archivo deseado. Clic Guardar.

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Imprima una Hoja de cálculos.

1. Muestre el cuadro de diálogo de Impresión.

2. Seleccione Archivo Imprimir.

3. Si fuera necesario, pulse Opciones y especifique los ajustes deseados.

4. En el cuadro de diálogo de Impresión, clic Aceptar.

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Actividad 7-2 Exportar en diferentes formatos una hoja de cálculo

Trabajar con el archivo “Hoja para imprimir”.

Usted trabajó notas en una hoja de cálculo y quiere enviarlo como archivo PDF al coordinador de Matemáticas.

1. Vista previa de navegador. a) Seleccionar Archivo/ Vista previa de navegador. b) Observe la hoja en Internet explorer . c) Cierre la ventana del navegador.

2. Exportar el archivo en PDF. a) Seleccionar Archivo/ Exportar en formato PDF. b) En la caja de diálogo de PDF de clic exportar. c) En la ventana exportar Busque C:\ carpeta estudiante, y guardar con nombre “Notas”. d) Ver los contenidos del archivo PDF. e) Cerrar la aplicación de Adobe Reader. f) Cerrar Explorador de Windows.

3. Imprimir una hoja. a) Archivo/Imprimir. b) Seleccionar la impresora. c) Aceptar y cerrar el documento. d) Cerrar OpenOffice.org Calc.

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Lección 7 Usted ha podido imprimir una hoja de cálculo con diferentes formatos.

1.¿Cómo configura la hoja de cálculo para imprimir?

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