Wirksame Projektplanung

ERFOLGREICHE PROJEKTE DANK WIRKSAMER PROJEKTPLANUNG

Autoren Dr. Stefan Kannewischer und Darryl Condon

Sportstätten – also Sporthallen, Außenanlagen, Kunsteisbahnen, Schwimmbäder und ähnliche Anlagen – zeichnen sich durch eine ausgeprägte Komplexität und hohe Kosten im laufenden Betrieb aus. Während der Lebensdauer einer Anlage übersteigen die Betriebskosten die Baukosten bei Weitem. Eine sorgfältige Planung ist daher von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass die Anlage den Bedürfnissen der Nutzer und des Betreibers gleichermaßen gerecht wird. Auch wenn die architektonische Gestaltung und die Erlebnisqualität zentrale Erfolgsfaktoren sind, muss stets gewährleistet sein, dass „die Form der Funktion folgt“.

Bauherrenmodelle und Projektabwicklung unterscheiden sich weltweit erheblich. In vielen Ländern werden konventionelle Sportanlagen von der öffentlichen Hand finanziert und betrieben oder als öffentliches Vorhaben initiiert und gesteuert. Öffentliche Gebäude werden nur selten gebaut oder saniert, zuweilen nur alle paar Jahrzehnte. Daher fehlt es den Entscheidungsträgern bei der erstmaligen Durchführung solch komplexer öffentlicher Projekte oftmals an Erfahrung. Leider kann dies dazu führen, dass Projekte falsch angegangen oder schlecht gemanagt werden. Folglich ist es unerlässlich, alle Projektphasen unter Einbindung geeigneter Experten angemessen zu planen – von der Vorplanungsphase (oder Konzeptphase) bis hin zum Betrieb.

Dieser Artikel gibt einen Überblick über einen effektiven und zielgerichteten Projektprozess. Beschrieben werden die zentralen Projektphasen sowie die in jeder dieser Phasen erforderlichen Maßnahmen, damit das jeweilige Projekt sein volles Potenzial entfalten kann.

Vor dem Planungsbeginn für eine neue Anlage muss der benötigte Sportstättentypus genau definiert werden. Eine frühzeitige Entscheidungsfindung und Festlegung des Projektumfangs in der Konzeptphase sind entscheidend für den langfristigen Erfolg.

Bei Projekten, die die Modernisierung oder den Ersatz einer Bestandsanlage zum Gegenstand haben, wird häufig fälschlicherweise davon ausgegangen, dass der aktuelle und zukünftige Bedarf an Angeboten und Funktionen identisch sein werden. Sanierungsprojekte erfordern eine mit Neubauprojekten vergleichbare Analyse, bei der die zukünftige Nutzungsentwicklung, die sich verändernde öffentliche Nachfrage und technische Anforderungen zu berücksichtigen sind.

Als nächster Schritt muss in der Projektinitialisierungsphase ein vollständiges Projektteam zusammengestellt werden. Hier sollte der Schwerpunkt auf Teammitgliedern liegen, die gerne und gut im Team arbeiten. Jedes Projekt erfordert eine spezifische Mischung aus Fachwissen und Erfahrung. Daher bildet die Auswahl des geeigneten Projektteams einen entscheidenden Meilenstein. Nach der Teamzusammenstellung kann die Detailplanung und Entwurfsarbeit beginnen, gefolgt von der Bauphase. Die wichtigste und längste Phase in der Lebensdauer einer Sportanlage ist ihr Betrieb. Während der Lebensdauer anfallende kleinere Modernisierungen und Facelifts müssen ebenfalls in die Vorplanung einfließen.

Das Potenzial für wirtschaftliche Effekte ist in der Vorplanungs-/ Konzeptphase am größten Gelingt es nicht, eine wirksame Strategie mit eindeutigen Projektzielen umzusetzen, können sich über die gesamte Projektdauer hohe Folgekosten ergeben. Daher ist der Einfluss auf den künftigen Erfolg der Anlage – einschließlich der Höhe der erforderlichen laufenden Finanzinvestitionen – in der Vorplanungs- oder Konzeptphase am größten.

Definieren Sie die sozialen, wirtschaftlichen, ökologischen und sonstigen Ziele des Projekts. Warum wird eine Sport- und Freizeitanlage gebaut? Was soll erreicht werden? Wie werden Sie den Erfolg messen?

Eine klare Vision hilft dabei, künftige Entscheidungen in die richtigen Bahnen zu lenken und sicherzustellen, dass das Projektteam seine Ziele nicht aus den Augen verliert. Diese anfängliche Erkundungsphase bietet die größten Chancen, die positiven Ergebnisse zu maximieren. Wenn dem Projektteam ausreichend Zeit und Ressourcen zur Verfügung gestellt werden, ist es in der Lage, Herausforderungen und Chancen eingehend zu beleuchten: Änderungen sind in dieser Phase weniger kostspielig, da die Zuweisung großer Kostenpositionen und planerische Entscheidungen noch ausstehen.

Ausgangspunkt für Projekte sind häufig der schlechte Zustand und die hohen Kosten für den Betrieb einer Bestandsanlage. Auch in diesen Fällen ist es wichtig, den Zweck der sanierten Anlage eindeutig zu klären. Auch Nutzungstrends, aktuell bewährte Verfahren und die sich verändernden Erwartungen der Gemeinschaft sollten berücksichtigt werden.

Eine Machbarkeitsstudie ist eines der Schlüsselinstrumente, um Sportstättenprojekte frühzeitig und nachhaltig voranzubringen. Diese Studien sollen allen Beteiligten die notwendigen Informationen liefern und eine Grundstruktur oder einen „Projektleitfaden“ für den Gesamtprozess bis zum Projektabschluss bereitstellen.

Projektphasen

Betrieb

Leistungsangebot Preisgestaltung Werbung/PR Leistungsqualität Personalausstattung Sicherheit Reinigung Investitions- und Instandhaltungsplanung Buchhaltung Management 20-30 Jahre

Kleinere Modernisierungen und Facelifts während der Lebensdauer Marktanalyse Zustandsanalyse Standortanalyse Projektidee Definition des Leistungsangebots Funktionalität Dimensionierung Zuordnung von Räumen und Flächen Investition Profitabilität 1-6 Monate

6-12 Monate

Projektinitialisierung

Vereinbarungen zwischen Bauherr/Betreiber Finanzierung Projektorganisation Auswahl des Planungsteams Architekturwettbewerb Zeitplanung

12-18 Monate

18-24 Monate

Bau

Auftragsvergabe Standortsanierung Erdarbeiten Hochbau Innenausstattung Technische Anlagen Inbetriebnahme Testbetrieb

Planung

Architektur Konstruktion Gebäudephysik Gebäudetechnik Landschaftsplanung

denen Ausgaben, im Verhältnis zur Gesamtinvestition, sehr gering sind. Diese vermeintlichen Einsparungen sind jedoch kurzsichtig gedacht und haben langfristige Auswirkungen: Ohne eine Machbarkeitsstudie besteht die Gefahr, sehr viel mehr Geld zu verlieren – vor allem dann, wenn ungeeignete Funktionen und Angebote vorgehalten werden oder der Gebäudebetrieb unnötig hohe Kosten verursacht.

Eine Machbarkeitsstudie sollte die folgenden Elemente umfassen:

• Im Rahmen einer Marktanalyse werden allgemeine Nachfragetrends aufgezeigt, das spezifische Marktpotenzial (lokale Bevölkerung, Touristen, Schulen, Vereine) ermittelt und die Wettbewerbssituation am Markt untersucht.

Soziale Auswirkungen wie Barrierefreiheit und Inklusion haben sich zu wichtigen Zielsetzungen für öffentliche Freizeitanlagen entwickelt. Daher erfolgt bereits in den sehr frühen Projektphasen eine immer stärkere Einbindung aller Interessengruppen und der Öffentlichkeit.

Dies geschieht durch eine kontinuierliche Integration und Konsultation der Öffentlichkeit, die Einbeziehung von Interessengruppen und Kommunikationskampagnen, unter anderem in den sozialen Medien. Berücksichtigen Sie den Bedarf der zukünftigen Nutzer der Anlage, der vom Bauprozess betroffenen Parteien und die Meinung jener, die in der Regel von derartigen Gesprächen ausgeschlossen sind. Eine solche Einbindung trägt dazu bei, die funktionalen Angebote der Anlage zu definieren, spezifische soziale Ziele zu integrieren, öffentliche Unterstützung für die Investition öffentlicher Mittel zu gewinnen und sicherzustellen, dass die Anlage der Gemeinschaft über Generationen hinweg dient.

• Manchmal stehen wir vor der Frage, ob es sinnvoller ist, eine Anlage auszubauen und zu modernisieren oder sie vollständig zu ersetzen. Hier kann eine Zustandsanalyse helfen, um die aktuelle bauliche, technische und betriebswirtschaftliche Situation des Gebäudes zu ermitteln.

• Eine Standortstudie kann dazu beitragen, den Standort und die Ausrichtung einer neuen Sportanlage festzulegen. In diesem Zusammenhang werden verschiedene Fragen beleuchtet, unter anderem, ob das Projekt auf einem bereits erschlossenen Grundstück, einer Industriebrache oder auf der grünen Wiese realisiert werden soll und welcher Standort dem Bedarf der Gemeinschaft am besten entspricht.

Auf der Grundlage dieser Analysen sollte sich eine zentrale Projektidee herauskristallisieren (etwa „Gesundheit und Wellness für ältere Erwachsene“, „Spaß für Familien in der Region“ oder „eine Destination für Leistungsschwimmer“). Die Projektidee umreißt den grundlegenden Zweck der Anlage und die vereinbarten Prioritäten. Sie grenzt das geplante Projekt von anderen bestehenden Sportanlagen ab.

Diese Projektidee erfasst auch die Zielgruppen und ihre Bedürfnisse. Wenn für die Gemeinde oder Region bereits ein übergeordneter Strategieplan für Sportanlagen existiert,

sollte dieser zur Projektvision beitragen. In dieser Phase ist es auch wichtig, die geplanten Betriebskosten der Anlage festzulegen. Unter anderem zu klären ist die Frage, inwieweit die finanziellen Ziele mit der Fähigkeit der Anlage, die grundlegenden Bedürfnisse der Gemeinschaft zu erfüllen, in Einklang stehen.

Im Leistungsangebot werden die wichtigsten Aktivitäten und Einrichtungen grob definiert. Für ein Schwimmbad würden wir die Becken und Bademöglichkeiten definieren und die sich abzeichnenden Nutzungstrends berücksichtigen (sowie die Frage einer potenziellen Veränderung dieser Trends, um auf die sich wandelnden Bedürfnisse in der Zukunft reagieren zu können).

Die Funktionalität der Anlage wird mittels Darstellung der Prozesse für den Nutzer (über das Wegesystem) und den Anlagenbetrieb (über Organisationsdiagramme) dargestellt. In dieser Phase sollte das Team Experten mit operativer Erfahrung umfassen, um sicherzustellen, dass diese Überlegungen angemessen berücksichtigt werden.

Um eine genaue Bemessung des funktionalen Bedarfs zu erreichen, muss die allgemeine Nutzung der Anlage quantifiziert werden. Hierbei ist es hilfreich, folgende Fragen zu beantworten: „Wie viele Nutzer werden die Sportanlage in einem typischen Jahr nutzen?“, „Wie viele Nutzer werden sich gleichzeitig in welchen Bereichen befinden?“, oder „Wie viele Parkplätze sind erforderlich?“

Ein wertvolles Ergebnis einer Machbarkeitsstudie ist die detaillierte Zuordnung von Räumen und Flächen. Aus dieser Zuordnung ergibt sich bereits der Großteil der künftigen Gestaltung der einzelnen Räume, wobei Größe und Funktion umrissen und alle spezifischen oder einzigartigen technischen Anforderungen ermittelt werden.

Auf der Grundlage der Zuordnung von Räumen und Flächen ist es dann möglich, eine vorläufige Schätzung der voraussichtlichen Projektkosten vorzunehmen, einschließlich der Kosten für den eigentlichen Bau, die zusätzliche Ausstattung und das Projektmanagement.

Angesichts des vorläufigen Charakters der in dieser Phase verfügbaren Daten, wird diese Kostenschätzung in der Regel anhand von bauspezifischen Stückkosten erstellt (zum Beispiel Kosten pro Kubikmeter umbauten Raums oder Kosten pro Quadratmeter Grundfläche). Ergibt diese Analyse übermäßig hohe voraussichtliche Kosten, sollte das Projekt entweder neu definiert werden, oder es sollte nach effizienteren Lösungen gesucht werden, bevor Planungs- und Umplanungskosten entstehen.

Nach der Erarbeitung des Projektkonzepts muss eine realistische Betriebskostenprognose erstellt werden. Diese bildet zusammen mit den geschätzten Investitionskosten die Grundlage für Entscheidungen zu Finanzierung, Betriebsmodus und zum potenziellen Bedarf an laufenden Betriebszuschüssen.

Machbarkeitsstudie und Konzeptentwicklung sind umfassende und interdisziplinäre Aufgaben, die für den Erfolg der nachfolgenden Projektphasen unerlässlich sind. Werden diese Aufgaben nicht im Vorfeld erledigt, erfolgt ihre Durchführung in einem späteren Projektstadium parallel zu den Planungsprozessen. Der Vorteil einer frühzeitigen Durchführung liegt jedoch darin, dass auf diese Weise eine solide Grundlage für die späteren Projektphasen gelegt und dazu beigetragen wird, einen reibungslosen und fristgerechten Projektfortschritt unter Optimierung der Projektkosten zu gewährleisten.

Projektinitialisierung: Zusammenstellung des richtigen Teams Aufgrund der Komplexität von Sportanlagen und ihres erheblichen Finanzierungsbedarfs kann die Initialisierungsphase eine große Hürde darstellen. Bauherren und Teams unterschätzen oft die für den Projektstart erforderliche Zeit.

Bei der Projektinitialisierung sind folgende zentrale Überlegungen anzustellen:

Traditionell ist fast immer das Baudezernat der Kommune als Bauherr für die Realisierung eines Projekts verantwortlich (geregelt durch Verträge mit Planern und Bauunternehmen aus der Privatwirtschaft). Nach der Fertigstellung wird die Anlage in der Regel von einer lokalen Freizeit- oder Sportabteilung, einer Schulbehörde oder einer anderen Nutzergruppe betrieben.

Heute werden jedoch häufig andere Modelle der Projektumsetzung mit abweichender Verantwortungs-/Eigentümerstruktur angestrebt. Grundsätzlich gilt: Je größer und spezialisierter oder kommerzieller eine Sportanlage, desto eher ist es ratsam, privatwirtschaftliche Akteure einzubeziehen. Es gibt eine Vielzahl von Modellen, darunter Kombinationen aus dem Betrieb durch einen kommerziellen Betreiber und der Integration der Planungsverantwortung im Rahmen eines Auftrags über Planung und Bau („Design-Build-Vertrag“). In bestimmten Fällen können diese sogar eine Finanzierung durch private Geldgeber umfassen.

Eine Finanzierung durch private Kapitalgeber (oft in Form von öffentlich-privaten Partnerschaften (PPP), die Planung, Bau und Betrieb umfassen) ist nur in bestimmten Fällen möglich und ratsam. Daher ist es wichtig, bereits in einem frühen Prozessstadium die Verfügbarkeit von Zuschüssen vonseiten höherer Ebenen der öffentlichen Verwaltung und anderer Stellen zu prüfen. Die Haupt- oder Gesamtlast der Finanzierung liegt jedoch in der Regel bei den lokalen Behörden. Um den Bau von Sportanlagen, die nicht effektiv betrieben werden können, mit öffentlichen Mitteln zu vermeiden, sollte der Finanzbedarf der Kommune geprüft werden.

Die Projektstruktur und die Organisation der Bauprozesse sind je nach Region und Land sehr unterschiedlich. Die Bedeutung einer wirksamen Struktur – einschließlich einer klaren Rollenverteilung – wird leicht übersehen. Die Durchführung erfolgreicher Projekte erfordert eine eindeutige Rollenverteilung, bei der alle Beteiligten das Gefühl haben, einen wirkungsvollen Beitrag zu den Projektergebnissen zu leisten.

Wenn die Rollen im Projektteam klar definiert sind: • sind der Bauherr und der Betreiber dafür verantwortlich, das erforderliche Angebotsspektrum der Sportanlage zu kommunizieren, • sind der Architekt und die entsprechenden Fachberater für die Gestaltung des Gebäudes (innen und außen) sowie die spezifischen Gebäudesysteme verantwortlich, • ist ein zusätzlicher Projektmanager, sofern ein solcher hinzugezogen werden muss, in der Regel für die Unterstützung des Bauherrn im Prozess und die Überwachung von Budgets und Fristen zuständig.

Einflussmöglichkeit auf die Projektkosten im Zeitverlauf

Projektkosten Bereitschaft, Projektkosten einzusparen

Einfluss auf die Projektkosten

Projektdauer

Zu oft verschwimmen die unterschiedlichen Rollen und dem spezifischen Fachwissen der einzelnen Akteure wird nicht ausreichend Beachtung geschenkt. Dies kann zu mangelnder Prozesseffizienz und schlechten Entscheidungsprozessen führen.

Heutzutage wird ein Großteil der vom öffentlichen Sektor erteilten Aufträge für Bauplanungsleistungen im Rahmen von Ausschreibungs- und/ oder Vergabeverfahren vergeben. Die Vorteile dieser Verfahren sind unbestritten, und doch können sie bei unsachgemäßer Durchführung auch eine Reihe von Problemen verursachen.

Es empfiehlt sich, das Planungsteam nach der Erfahrung und Qualität seiner Mitglieder auszuwählen. Die Höhe der zu zahlenden Honorare ist zwar wichtig, aber ein auf einem möglichst niedrigen Honorar basierender Ansatz vernachlässigt die entscheidende Bedeutung der Erfahrung des Planungsteams mit komplexen Gebäudetypen und kann im Falle eines unerfahrenen Teams zukünftige Probleme und kostspielige Budgetüberschreitungen nach sich ziehen. Kommunen und Auftraggeber sollten dies bei ihren Verfahren zur Auswahl von Beratern und bei der Ausschreibungsvorbereitung berücksichtigen.

Bei der Durchführung eines Architekturwettbewerbs sollten die betrieblichen und funktionalen Aspekte bei der Vorprüfung und Bewertung durch die Jury ebenso berücksichtigt werden wie die ästhetischen Merkmale. Bei der Prüfung der Entwürfe sollten unbedingt erfahrene Experten hinzugezogen werden, die sich mit der Gestaltung des jeweiligen Sportstättentyps bestmöglich auskennen.

Schließlich sollte ein realistischer Projektzeitplan erstellt werden, der alle Phasen des Prozesses vom Konzept bis zur Eröffnung der Anlage und darüber hinaus abdeckt. Bei einem unrealistischen Projektplan neigen die Akteure dazu, in der Planungs- und Bauphase wichtige Schritte zu überspringen oder auszulassen. Mit einem frühzeitigen und effektiven ProjektplanManagement können solche Fallstricke vermieden werden.

Das konkrete Verfahren der Bauabwicklung sollte in der Initialisierungsphase festgelegt werden. Sie sollten die Art des mit dem/den Auftragnehmer(n) geschlossenen Vertrags definieren, und es sollte ein gemeinsames Verständnis darüber bestehen, wo die Chancen und Risiken liegen.

Sobald das Projekt in der Initialisierungsphase auf eine solide Grundlage gestellt wurde, kann endlich mit der Detailplanung begonnen werden.

Detailplanung: effektiver und kontinuierlicher Dialog Zu Beginn der Detailplanungsphase muss ausreichend Zeit für die Entwicklung des Vorentwurfs (beziehungsweise die Überarbeitung des Wettbewerbsentwurfs) eingeplant werden. Dieser Prozess, der sich über mehrere Wochen oder Monate erstreckt, umfasst einen ständigen Dialog zwischen den Experten aus dem operativen Bereich und dem Architekten. Ziel ist es, das Projekt zu optimieren und sicherzustellen, dass die in der Konzeptphase festgelegten Ziele und Leistungsangebote in der Form und Funktion des Entwurfs zum Ausdruck kommen.

Im weiteren Projektverlauf müssen mögliche Zielkonflikte (finanzieller, struktureller, technischer, ästhetischer oder operativer Natur) unmittelbar nach ihrem Auftreten kommuniziert werden. Wird das Team frühzeitig auf diese Punkte aufmerksam, verbessern sich die Chancen, eine optimale Lösung für alle Beteiligten zu finden.

Auch wenn das Projektbudget während des gesamten Prozesses sorgfältig überwacht werden muss, sind einsparungsorientierte Änderungen zu Projektbeginn am vorteilhaftesten. Da sich die einzelnen Teile des Projekts zu einem späteren Zeitpunkt zusammenfügen, verengen sich im Zeitverlauf die Möglichkeiten,

Einsparungen zu erzielen, auf immer kleinere Teile des Projekts, beispielsweise auf die Inneneinrichtung oder die Ausrüstung. Dies sollte vermieden werden.

Schon in diesem frühen Stadium sollten Flexibilität und Erweiterungsoptionen in Betracht gezogen werden. Die Antizipation künftiger Veränderungen kann langfristig zu erheblichen Kosteneinsparungen führen.

Grundsätzlich gilt, dass Planer, die keine oder nur geringe Erfahrung mit Sportanlagen haben, für gute Ergebnisse mehr fachliche Unterstützung benötigen. Hierfür muss zusätzliche Zeit eingeplant werden. Außerdem werden die Baugenehmigungsprozesse immer komplizierter. Daher muss vor Baubeginn mehr Zeit für den Abschluss dieser Verfahren eingeplant werden.

Bau: die Bauleitung hat alles unter Kontrolle Grundsätzlich gilt: Je größer der Termindruck, desto schwieriger ist es, gute Preise zu erzielen. Daher sollte vor dem ersten Spatenstich ausreichend Zeit für Ausschreibungen und Verhandlungen eingeplant werden, um einen geeigneten Bauvertrag abschließen zu können.

Es gibt verschiedene Arten der Projektabwicklung, die je nach Land und Region erheblich variieren. Die lokalen Marktbedingungen bestimmen in der Regel den idealen Ansatz für jedes Projekt – in jedem Fall muss jedoch sichergestellt werden, dass die für die Projektabwicklung verantwortlichen Akteure über die entsprechenden Fachkenntnisse verfügen. Für den Bauherrn ist es am besten, wenn er ein hohes Maß an Kontrolle über die im Bauprozess verwendeten Materialien, Systeme und Produkte behält.

Bei der Vergabe von Aufträgen für Bäderprojekte sollte der besondere Charakter dieses Sportstättentyps im Vordergrund stehen. Die Konstruktion muss hohen Anforderungen genügen, darunter anspruchsvollere Qualitätsstandards und Materialspezifikationen. Auslassungen oder Ersetzungen können später zu kostspieligen Problemen führen. Baukosten und Fristen zu gewährleisten. Bezüglich der Fristeinhaltung muss die Bauleitung den kritischen Pfad immer im Auge behalten.

Schließlich muss genügend Zeit für die Inbetriebnahme, den Testbetrieb und die Feinabstimmung eingeplant werden. Anderenfalls kann es passieren, dass die Anlage nach der Eröffnung nicht voll funktionsfähig ist, was zu Enttäuschung bei Nutzern und Bauherrn führen kann. Identifizieren und beheben Sie vor der Eröffnung so viele Mängel und Probleme wie möglich.

Betrieb: Anpassung der finanziellen Ziele Die zunehmende Komplexität und das Tempo des gesellschaftlichen Wandels – und damit auch in der Welt des Sportstättenbetriebs – erfordern ein immer ausgefeilteres, professionelleres und marktorientierteres Management. Unabhängig von den finanziellen Zielen eines Gebäudeeigentümers sollten Sportanlagen so viele Nutzer wie möglich willkommen heißen, um die Auslastung zu optimieren und die positiven sozialen Auswirkungen zu erhöhen.

Nur durch einen effektiven Betrieb können gesundheits- und sozialpolitische Ziele wirklich erreicht werden. Dies steht im Einklang mit dem derzeit bewährten Ansatz, nicht für jede Sportart eine eigene Anlage zu bauen, sondern integrierte Sportstätten zu entwickeln, die für viele verschiedene Sportarten und Aktivitäten mit ausgedehnten Öffnungszeiten nutzbar sind. Die Zusammenführung einer Vielzahl von Nutzungsarten und Nutzern nimmt wesentlichen Einfluss auf die Effizienz des Gebäudebetriebs.

Je nach Projekt sollten das Pre-Opening-Management bereits sechs bis zwölf Monate vor der Eröffnung beginnen. Die Intensität des Pre-Opening-Managements unterscheidet sich bei einer erweiterten oder modernisierten Bestandsanlage erheblich von jener für eine neue Anlage. Dieses Management umfasst Aufgaben wie die Inbetriebnahme von Systemen, Personalschulungen und Betriebstests.

der Luft- und Wasserqualität, ist für den langfristigen Erfolg entscheidend. Zwar müssen die Überwachungsverfahren in der Detailplanungsphase festgelegt und integriert werden, doch die größten Auswirkungen haben diese Entscheidungen während des Betriebs. Durch eine kontinuierliche Überwachung und Feinabstimmung können die Eigentümer die Gebäudeleistung optimieren.

Hinsichtlich der damit verbundenen Instandhaltungs- und Betriebskosten sollte sich das Management einer Sportanlage auf die größten Kostentreiber konzentrieren: Personalkosten, Energie-/ Wasser-/ Abwasserkosten, regelmäßige laufende Instandhaltung sowie Erweiterungen über die Lebensdauer, um eine langfristige Effizienz zu gewährleisten.

Das größte Potenzial für eine Verlustminimierung ist in der Regel auf der Einnahmenseite zu finden. Die diesbezüglichen Erwartungen unterscheiden sich je nach Land und Region erheblich. An einigen Standorten ist ein positiver Cashflow unabdingbar, anderenorts wiederum werden öffentliche Sportanlagen als Es gibt nicht den einen richtigen Ansatz: Grundsätzlich ist jedoch wichtig, dass die Eintritts- und Mietgebühren mit den Gesamtzielen in Einklang stehen. Mangelnde Klarheit bezüglich der finanziellen Leistungserwartungen bedingt zahlreiche Herausforderungen und kann dazu führen, dass Sportanlagen als für die Bedürfnisse einer Gemeinschaft ungeeignet angesehen werden (oder nach nur wenigen Jahren eine zu große finanzielle Belastung darstellen). Es ist von entscheidender Bedeutung, dass alle mit der Anlage befassten Akteure die betriebsbezogenen Ziele kennen und dass die von den Nutzern zu entrichtenden Preise angemessen sind.

Außerdem ist ein geeignetes Budget für die Sportförderung in der Regel ein entscheidender Erfolgsfaktor. Unabhängig von der Betriebsphilosophie und den finanziellen Erwartungen sind ein professioneller Betrieb, Transparenz und Effizienz allgemeine Erfolgsfaktoren für jede öffentliche Sportanlage.

FAZIT: SCHLÜSSEL ZUM ERFOLG FINDEN SICH IN JEDER PROJEKTPHASE

Es kann nicht oft genug betont werden, dass es sich bei Sportstätten um hochkomplexe Anlagen handelt, deren Betrieb anspruchsvoll ist und deren verbundene Kosten die Baukosten über die Lebensdauer der Anlage bei Weitem übersteigen. Daher ist es wichtig, sich in jeder Projektphase die zentralen Erfolgsfaktoren bewusst zu machen:

1. Vorplanungs-/ Konzeptphase In dieser Phase ist es wichtig, das Leistungsangebot mit der tatsächlichen Nachfrage abzugleichen und eine gute Funktionalität zu definieren. Dies geschieht mithilfe einer Machbarkeitsstudie.

2. Projektinitialisierungsphase Die Zusammenstellung des richtigen Teams (mit den entsprechenden Fähigkeiten und Erfahrungen) erhöht die Erfolgsaussichten des Vorhabens erheblich. Eine solide Finanzierung ist in dieser Phase ebenfalls wesentlich.

3. Planungs- und Bauphase Vorrangiges Ziel ist es in dieser Phase, mithilfe qualitativ hochwertiger Bauverfahren und -technologien ein attraktives Gebäude zu errichten, das die aktuellen und zukünftigen Bedürfnisse der lokalen Gemeinschaft berücksichtigt und antizipiert.

4. Betriebsphase In dieser – bei Weitem längsten – Phase kann mit einem professionellen und tatkräftigen Management das bestmögliche Betriebsergebnis erzielt werden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass mit der Umsetzung einer Vielzahl richtiger Schritte (in der richtigen Reihenfolge) die Erfolgschancen eines Sportstättenprojekts erhöht, bessere Ergebnisse erzielt, viel Zeit und Geld eingespart und die Erfüllung der Bedürfnisse der lokalen Gemeinschaften über Generationen hinweg sichergestellt wird.

Leider gibt es keinen schnellen oder einfachen Weg, um Projekte für Sport- und Freizeitanlagen zu verwirklichen – auch wenn es verlockend ist, einzelne Schritte auszulassen. Bei diesen Projekten handelt es sich um hochspezialisierte und komplexe Gebäudetypen, deren Erfolg einen durchdachten Prozess erfordert, der von erfahrenen Experten umgesetzt wird. Ein solider Start und eine gründliche Planung tragen zum langfristigen Erfolg und langanhaltender Nutzerzufriedenheit bei.