Cartilha Gestão Administrativa e Financeira em Comunidades Ribeirinhas by Iasmim Amiden

Endereço Rua 14 de Julho, 3169, Centro Campo Grande – MS Telefone: + (67) 3324 – 3230 / + 67 E-mail: ecoa@riosvivos.org.br www.ecoa.org.br Convênio MJ/SENACON/FDD nº 817381/2015 “Prevenção, Mitigação e Adaptação para comunidades pantaneiras frente aos eventos climáticos extremos”

GESTÃO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA EM COMUNIDADES RIBEIRINHAS

‘‘Capacitação de boa práticas para a população Pantaneira’’

Coordenação: André Luiz Siqueira Consultores: Ademir Marques de Almeida, Estevan Campelo, Hudson de Azevedo Macedo, Iasmim Amiden, Nathalia Eberhardt Ziolkowski, Vanessa Spacki e Vivian Almeida Assunção. Apoio: Ministério da Justiça e Segurança Pública/ Secretaria Nacional do Consumidor/Conselho Federal Gestor do Fundo de Defesa de Direitos Difusos

Consultora em Administração Karla Karina Projeto gráfico Luis Augusto Akasaki Fotos: Jean Fernandes, André Luiz Siqueira e Arquivo ECOA.

SUMÁRIO APRESENTAÇÃO

MODELO DE NEGÓCIOS

FORMALIZAÇÃO DO NEGÓCIO

FORMANDO PREÇO

GERENCIAMENTO DE PROCESSOS E PRODUTOS

ORGANIZANDO AS FINANÇAS DO SEU NEGÓCIO

REFERÊNCIAS

APRESENTAÇÃO Devido aos Eventos Climáticos Extremos, as fontes principais de rendas das famílias ribeirinhas estão escassas. Para isto, o projeto “Prevenção, Mitigação e Adaptação para comunidades pantaneiras frente aos eventos climáticos extremos” trata de capacitar as famílias para que possam ter outras oportunidades de renda com o auxílio de oficinas práticas, onde será utilizado um material informativo para consultas de informações básicas de como planejar, iniciar ou aprimorar um novo negócio. Para saber o que é preciso na hora de planejar seu negócio, a primeira dúvida que surge é, o negócio é viável ou não e de que forma posso abrir e começar a gerir esta empresa. A gestão financeira é essencial para que a maioria das decisões administrativas sejam bem executadas. A gestão administrativa é a base de todos os processos gerenciais em uma empresa. Ao se estudar o conceito, fica claro que o sucesso da sua empresa está relacionado a uma boa gestão financeira e administrativa.

MODELO DE NEGÓCIO (CANVAS)

Canvas = Quadro

Para iniciar um negócio ou aprimorar uma nova frente de um negócio já existente, o empreendedor(a) precisa responder a algumas perguntas, e para isto foi desenvolvido uma ferramenta muito simples e visual, na qual o empreendedor(a) pode desenhar seu modelo de negócio, respondendo a estas perguntas:

O canvas é um quadro onde pode ser escrito, a essência do negócio e todos os elementos necessários para seu funcionamento. O quadro do canvas é composto por nove blocos que se relacionam entre si, e precisam estar em harmonia. Eles são agrupados em quatro questões que precisam ser respondidas. -Vou fazer o que? Essa resposta será a sua proposta de valor. -Para quem vou fazer? Aqui, estão incluídos três blocos: segmento de cliente; canais e relacionamento com clientes. 04

-Como vou fazer? Descubra quais são os recursos principais; as atividades e os parceiros principais. -Quanto? Avalie quais e como serão obtidas as receitas e qual será a estrutura de custos para viabilizar o negócio. O propósito é ajudar na organização das ideias, é descobrir que cada bloco está relacionado aos demais e permitir que você ajuste o seu modelo quantas vezes for necessário, até conseguir perceber o negócio como um todo. Para a harmonização dos diferentes blocos recomenda-se preenchimento com uma ordem lógica: 1-Segmento de Clientes Neste bloco, deve ser definido alguns perfis específicos a serem atendidos. -Pra quem criar valor? -Quem são os clientes principais? -Pode -se agrupá-los e diferenciá-los entre si? Por exemplo: a) Pessoas que moram em um raio de até três quilômetros do local da loja; b) Homens, mulheres ou crianças; c) Classe média alta que pratica o turismo de pesca; d) Pessoas que são usuários de produtos naturais; e) Feiras e mercados. 05

2- Proposta de valor O Significado de valor em um modelo de negócios é a razão ou o motivo pelo qual pessoas adquirem seus produtos e serviços. Você deve pensar se está atendendo a uma necessidade, resolvendo um problema ou melhorando alguma situação existente. Basicamente consiste no valor que você quer entregar a seu cliente. - Que valores entrego ao cliente? - Quais os problemas de cada cliente estou ajudando a resolver? - Quais as necessidades dos clientes estão sendo satisfeitos? - Quais os produtos e serviços estou oferecendo para cada segmento de cliente?

3 – Canais

5 – Fontes de receita

De que forma seus produtos e serviços chegarão aos seus clientes?

Como será a entrada de dinheiro no negócio e quanto seus clientes pagarão pelos produtos que você oferece?

- Por meio de distribuidores. - Por atacado. - Venda direta. - Internet. - Frete - Loja física. Dica: Quanto mais curto o caminho o cliente tem que fazer até você, melhor. 4 – Relacionamento com clientes. Deve ser criado estratégias para aumentar suas vendas e manter uma boa relação com seus clientes, e definir a forma de divulgação para alcança-los, como rótulos, panfletagem, etc. - Quais a necessidades e hábitos do seu cliente?

- Qual o valor que os clientes pagariam pelos meus produtos ou serviços? - Qual o valor que pagam atualmente? - Como preferem fazer o pagamento? 6 – Recursos principais. Trata-se dos recursos necessários para que você possa entregar ao seu cliente sua proposta de valor. Recursos físicos: Máquinas, móveis, equipamentos e local. Recursos intelectuais: Conhecimentos e habilidades necessários para desenvolver a proposta de valor. Recursos humanos: A equipe que você precisa para executar as atividades. Recursos financeiros: O dinheiro necessário para o negócio funcionar tais como financiamento, dinheiro próprio ou empréstimos. 06

9 – Estrutura de custos. Deve ser indicado todos os custos envolvidos na operação do negócio, para que a proposta de valor seja entregue ao seu cliente. Por fim, deve ser observado se todos os blocos estão em harmonia, fazendo a seguintes perguntas:

7 – Atividades principais. São todas as ações necessárias para o funcionamento do seu negócio. -Produção ou prestação de serviços -Atividades administrativas, como pagar uma conta ou fornecedor. Dica: Deve ser levado em consideração as atividades anteriores, proposta de valor, canais, relacionamento com cliente e fontes de receita 8 – Parcerias principais O Canvas prevê este bloco para o auxílio de alcance de todas as metas definidas nos blocos já preenchidos, tais como fornecedores e parceiros. 07

- A proposta de valor atende ao perfil do seu cliente? - Os meios de entrega que escolhi são capazes de entregar a proposta de valor a eles? - Existem os fornecedores e parceiros capazes de entregarem os recursos necessários para o negócio? - As receitas do negócio são suficientes para cobrir os custos? Atualize sempre que necessário seu CANVAS, mudanças constantes, fazem parte do processo de empreender.

FORMALIZAÇÃO DO NEGÓCIO A formalização de um empreendedor dá uma nova forma ao seu negócio, assim terá que seguir novos procedimentos. Existem na lei uma série de procedimentos e detalhes para a formalização de um negócio, sendo necessário a contratação de um contador, para orientar o melhor caminho a ser tomado. Porque é interessante se formalizar? Quando o empreendimento começa a existir formalmente no mercado, ele também permite que seu crescimento aconteça. Com a documentação regularizada e o registro em órgãos competentes como, junta comercial, receita federal, receita estadual e prefeitura, o empreendedor pode ampliar suas vendas e a partir daí ele começa a ter acesso a oportunidades que sem essa documentação, ele não teria. Os documentos básicos de uma empresa formalizada são: -Contrato Social; -CNPJ; -Alvará de funcionamento; -Inscrições estaduais e municipais;

Tipos de formalização Alguns dos tipos de formalização utilizados são, MEI, ME ou EPP, associações ou cooperativas. MEI – Micro Empreendedor Individual Para empreendedores que trabalham por conta própria e não possuem sócios no seu negócio, o micro empreendedor individual precisa faturar no máximo 60 mil reais no ano ou 5 mil por mês, ter no máximo 01 funcionário que recebe 01 (hum) salário mínimo ou o salário da categoria. Também não pode ter participação como ser sócio na empresa ou ser titular. O MEI é isento dos tributos federais, mais todos meses deve ser pago a DAS (Documento de arrecadação do simples), nele contém as contribuições de INSS, ICMS se for comercio e ISS se for prestador de serviços. Com a contribuição do INSS o empreendedor tem direito a auxilio maternidade, auxilio doença e aposentadoria. O pagamento do DAS deve ser feito até o dia 20 de cada mês, e o boleto deve ser impresso direto do site do portal do empreendedor. ME ou EPP – micro empresa ou empresa de pequeno porte A Forma de Tributação desta categoria é o simples nacional que é um regime de tributação diferenciado e simplificado onde alguns de seus benefícios são: - Favorecimento para concorrer licitações governamentais; -Carga tributária reduzida; 09

-Procedimentos de abertura e fechamento da empresa simplificados. Os Tributos a serem pagos pelo simples nacional será de acordo com a atividade e faturamento onde é pago por uma única guia mensal. O valor dos tributos são de acordo com a atividade e incluem IRPJ, IPI, CSLL, COFINS, PIS, CPP, ICMS e ISS, um contador pode orientar quais os tributos. A diferença entre as duas empresas são o números de funcionários e o faturamento. -ME faturamento de até R$ 360.000,00 anual; -EPP faturamento de até R$ 3.600.000,00 anual. Associações ou cooperativas Associações servem para atender os objetivos comuns de seus associados. Estes objetivos podem ser econômicos, técnicos, culturais e políticos e não tem como finalidade o lucro. Para se tornar uma associação, deve se ter no mínimo 02 pessoas e precisa ter as seguintes características: -Não ter fins lucrativos; -Pode remunerar seus dirigentes, mas pode perder benefícios fiscais; -Pode contratar e remunerar empregados; -O Lucro não pode ser dividido, ele deve ser investido na organização. Cooperativas, são constituídas por cooperados que se unem por

um objetivo social e econômico em comum. São organizações democráticas controladas por seus associados. Todos os cooperados tem os mesmos direitos, inclusive na hora de tomar decisões da organização. Na formação de capital da cooperativa, todos os sócios devem contribuir e se houverem sobras no final de cada ano, deve ser definido em assembleia, como será feito a divisão.

Direitos de uma empresa formalizada -Conta em banco; -Acesso a empréstimos para investir em estrutura, expansão, matéria prima e capital de giro; -Emissão de nota fiscal; -Acesso as máquinas de cartão de crédito e débito; -Funcionários registrados – direito a aposentadoria, licença maternidade e auxilio doença; -Com CNPJ consegue melhores preços e prazos para aquisição de matéria prima. Com mais facilidade de pagamento dos fornecedores tem como por consequência melhorar o preço do produto ou serviços, como fazendo promoções, aumentando clientes e vendas. Negócios formais e regulares podem participar de licitações públicas. Com planejamento e metas em dia, pode ser remunerado com o prólabore e fazer retiradas mensais.

Deveres de uma empresa formalizada Formalizada a empresa estará sujeita a impostos, municipais, estaduais e federais, dependendo do formato em que se enquadrou ou que está formalizado. O Enquadramento escolhido no início do processo de formalização, não é definitivo, ou seja, pode se retroceder ou avançar nas modalidades de acordo com o faturamento, com exceção do MEI, quem já passou do MEI para outras categorias não pode voltar a ser MEI. Outro dever da empresa é a escrituração contábil, ou seja, com exceção do MEI, todas as modalidades de empresa são obrigadas a fazer o registro de sua movimentação contábil. Entradas e saídas de mercadorias, receitas e despesas. Anualmente as empresas devem fazer as declarações de obrigações acessórias como DCTF (Declaração de débitos e créditos de tributos federais, DACON (Demonstrativo de apuração de contribuição social) e demais declarações obrigatórias e para isso é necessário a contratação de um profissional contábil. O Empregador também precisa estar 100% dentro da lei e normas trabalhistas, em termos de remuneração, encargos patronais e jornada de trabalho.

FORMANDO O PREÇO

exemplo, aluguel, agua, luz, salário funcionário, equipamentos, alimentação, contador, manutenção do veículo, etc., eles acontecem independentemente das vendas ou produção. Deve ser colocado no cálculo também, um valor mínimo para fazer retirada mensal, assim não se confunde o dinheiro do negócio, com o dinheiro pessoal. Exemplo prático:

Para formar corretamente os preços dos produtos ou serviços produzidos, é preciso entender os três elementos que formam o preço, os custos variáveis, custos fixos e a margem de lucro. -Custos variáveis. Incidem diretamente sobre as vendas ou a prestação de serviços. Chamados também de custos diretos, estes custo variam conforme a demanda da venda de produtos ou serviços, por exemplo, quanto mais forem vendidos maiores serão os gastos com matéria prima, deslocamento, embalagem, impostos, comissão, salários por produção, etc. Para se calcular o custo variável de uma unidade do seu produto, deve ser classificados todas as despesas variáveis e dividi-las pela quantidade da produção. -Custos fixos. Não se altera em relação do volume de produção. Isto não significa que os valores não mudem como por 11

Um jardineiro cobra 50 reais a diária para serviços básicos de jardim. O cliente paga a parte o material necessário para o jardim, como mudas, terra, adubo, etc. Como saber se o preço que ele está cobrando é adequado? Seus custos variáveis dão em torno de 10,00 reais, como por exemplo a peça do cortador de grama, o combustível da máquina, tesoura amolada, etc. 50,00 – 10,00 = 40,00 lucro (errado) Deve se lembrar dos custos fixos para cobrir. Mensalmente, tem manutenção da máquina de cortar grama, compra de tesouras, contador, salários, etc. Digamos que isso gira em torno de R$ 1.600,00 por mês. Para saber quanto serviço ele precisa para cobrir seus custos fixos e ainda sobrar o lucro, ele deve dividir o custo fixo pelo valor que sobra depois que pagar o custo variável. 1.600,00 / 40,00 = 40

Seria necessários 40 serviços com diária a 50,00 reais para cobrir os custos, mas sem nenhum lucro. Isto seria inviável já que o mês tem 30 dias e ele leva um dia para executar seu serviço, então o valor cobrado deve ser repensado, pois o preço está muito baixo ou o custo fixo estão muito alto. Para dar margem de lucro, o jardineiro reduziu o custo fixo para R$ 1.000,00 e aumentou o valor da diária para 60,00. Desta forma 60,00 – 10,00 do custo variável resta um valor de 50,00 para cobrir os custos fixos e ainda obter margem de lucro. 1.000,00 / 50,00 = 20 Isso quer dizer que desta forma ele precisa fazer no mínimo 20 serviços no mês para não ter prejuízo e que acima desta quantidade ele passa a ter lucro. A solução seria só aumentar o preço? Se o cliente achar caro, ele pode não pagar por estes serviços, por isso deve ser repensado valor agregado ao produto ou serviços, ou seja seu diferencial, que faça o cliente optar por pagar a mais pelos mesmos. Se o produto ou serviços for igual a de todo mundo, o cliente vai optar pelo menor valor, agora se o seu produto ou serviços for diferenciado, com melhor valor agregado, o cliente está disposto a pagar pelo melhor. Para formar um preço, não deve só conhecer os custos fixos e variáveis e sua margem de lucro. Também deve ser levado em conta o que o cliente mais valoriza.

GERENCIAMENTO DE PROCESSOS E PRODUTOS O Gerenciamento da produção é importante para fabricar produtos e serviços de qualidade, sem atrasos e irá gerenciar o estoque de maneira eficiente e isso se reverte em clientes satisfeitos. O processo de produção de produtos e serviços é a transformação de entradas em saídas. As entradas são todos os recursos necessários para produzir seus serviços ou produtos. Pode ser materiais como tecido, farinha, areia, embalagem. Pode ser informações como quem trabalha como contador, advogado, etc. ou pode ser os próprios clientes, como no caso de quem trabalha com salão de beleza e academias de musculação. Quando falamos em transformação seria todas as ações necessárias para tornar seu recurso em produtos ou serviços finais. No final da transformação obtemos o produto ou serviços acabados que chamamos de saída. De acordo com sua atividade, as suas saídas criam estoques que aumentarão ou diminuíram conforme suas vendas e o vencimento de seus produtos. Algumas atividades como serviços ou encomendas não geram estoques, pois sua venda é quase certa. 12

Para começar a gerenciar o processo de produção é preciso: - Listar as entradas, ou seja, lista produtos e serviços que vai vender e quanto você pensa e planeja em vender por mês. Quando sua meta de produção estiver pronta, você pode começar a planejar suas entradas. Entradas são os recursos necessários para produzir os produtos e serviços. - Listar os recursos, e a quantidade para produzir um único produto ou serviço. Sempre verifique se você possui os produtos sempre disponíveis em estoque para sempre atender as demandas necessárias e tomar cuidado para não ter estoque demais. Estoque parado = dinheiro parado. Se você está com muito estoque e porque não precisava do material e poderia usar o dinheiro para uma coisa mais importante. - Transformação - Com a lista das entradas, análise o processo de transformação, ou seja, todas as etapas que os recursos passarão para a produção do produto ou serviço. Listaremos algumas tarefas. 1 - Nome da tarefa; 2 - Tempo necessário; 3 - Equipamento e material; 3 - Número de pessoas necessárias para a realização da tarefa. Após identificar todas a tarefas, devem ser classificadas em ordem, ou seja, desenhar o processo. Um processo de produção, não é nada além de uma receita de como fazer seu produto ou serviço. No final você deve comparar sua meta com sua capacidade produtiva. Análise as seguintes perguntas. 13

1 - Quantas horas é preciso para elaborar cada serviço e produto por dia? 2 - Tenho o equipamento necessário? 3 - Preciso de colaboradores para ajudar? Além de tudo, você deve estar atento a organização do seu espaço de produção, todo material necessário tem que estar próximo. Após a transformação você vai ter a saída, ou seja, o produto ou serviço pronto para ser entregue ao seu cliente. Se o produto não for encomendado, ele vai para o estoque. Obter um estoque é necessário quando a demanda é instável e quando acontece problema na produção, por exemplo, uma máquina que estraga ou, ao receber mais demandas do que esperava. Se acumular o estoque reduza a produção até chegar a um nível de produção razoável. Você pode melhorar sua gestão, monitorando seus estoques.

ORGANIZANDO AS FINANÇAS DO SEU NEGÓCIO

O empreendedor precisa planejar suas finanças, o controle é importante porque ele dá uma análise mais clara de quais são os produtos e serviços que dão mais retorno e lucro, que custam mais do que rendem, e se o empreendedor está gastando mais do que deve. Para cuidar da saúde financeira do seu empreendimento, não precisa ser especialista, qualquer pessoa com paciência e disciplina, pode gerenciar um negócio. As ferramentas para gerenciar as finanças do seu negócio são:

Este controle financeiro é muito importante porque através dele o empreendedor tem o conhecimento de quais os produtos e serviços tiveram a maior saída, qual a porcentagem de vendas à vista e a prazo, estas informações são necessárias para análise do desempenho do negócio, como vendas, custos e lucro.

- Livro caixa. É o controle que registra todas as entradas e saídas de dinheiro do caixa. Através do registro é feito o controle da origem e o destino do dinheiro movimentado diariamente. Nele é registrado, a data, tudo o que entrou de receitas e tudo o que saiu de despesa, deve ser anotado a descrição e o quanto foi e no final você vai ter uma ideia do saldo por dia.

- Controle de vendas. Nele possui as seguintes informações, data, cliente, produto e serviço, valor e forma de pagamento. 14

- Fluxo de caixa. É um mapa que mostra todas as transações financeiras, entradas e saídas de dinheiro no mês. Para fazer o fluxo de caixa, é necessário ter todas as planilhas de controle, nele vai ser anotado a soma das vendas no mês, todos os gastos com contas, todos investimentos, todos os gastos com funcionários, com estas informações é possível saber o desempenho da empresa, mês a mês.

Além de saber os gastos mês a mês, ele ajuda a fazer um controle de contas a pagar e a receber, por exemplo, ao adquirir um equipamento parcelado, pode ser anotado o valor da parcela no mês a ser liquidado, assim terá uma visão de quanto vai entrar e sair por mês, se planejando nas vendas e sabendo quando as contas ficarão apertadas, saber se precisa diminuir o volume de vendas a prazo ou reduzir algum custo fixo, etc. Quando o empreendedor(a) se organiza, consegue tomar decisões que antes não poderia sem seus controles. 15

REFERÃ&#x160;NCIAS http://aliancaempreendedora.org.br/ http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae