Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 1 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP TRƯỜNG XÁC ĐỊNH NỘI HÀM HỆ THỐNG THUẬT NGỮ VỀ CÁC LOẠI VÀ THỂ LOẠI VĂN BẢN HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TRUNG ƯƠNG VIỆT NAM GIAI ĐOẠN TỪ NĂM 2000-2010 Chủ nhiệm đề tài: TS. Nguyễn Cảnh Đương Hà Nội, năm 2012 https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 2 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP TRƯỜNG XÁC ĐỊNH NỘI HÀM HỆ THỐNG THUẬT NGỮ VỀ CÁC LOẠI VÀ THỂ LOẠI VĂN BẢN HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TRUNG ƯƠNG VIỆT NAM GIAI ĐOẠN TỪ NĂM 2000-2010 Chủ nhiệm đề tài: TS. Nguyễn Cảnh Đương Thành viên tham gia: Nguyễn Mạnh Cường Trần Thị Hạnh Nguyễn Thị Thuý Hằng Trần Văn Quang Hà Nội, năm 2012 https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 3 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT Cơ quan CQ Định nghĩa Đn Khoa học Công nghệ KHCN Quy phạm pháp luật QPPL Tài liệu TL Tổ chức TC Văn bản quản lý nhà nước VBQLNN Việt Nam VN https://lop6.edu.vn/
4
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Hiện nay, trong việc dạy - học ở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói riêng cũng như ở các cơ sở đào tạo khác về các chuyên ngành mà trong chương trình đào tạo bắt buộc có học phần, nội dung liên quan đến công tác như: soạn thảo, ban hành, quản lý và sử dụng văn bản quản lý nhà nước chưa có một công trình nghiên cứu nào có tính toàn diện và chuyên sâu để xác định nội hàm các thuật ngữ về các loại và thể loại văn bản quản lý nhà nước được hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước Việt Nam. Nguyên nhân cơ bản của tình hình nêu trên là do thiếu tính cập nhật các văn bản qui phạm pháp luật hiện hành và chưa có sự tổng kết cần thiết về thành tựu đã có về hướng nghiên cứu này ở trong cũng như ngoài nước. Ví dụ, ngay một số công trình nghiên cứu gần đây nhất, khi giải thích thuật ngữ cơ bản có liên quan đến nội dung của hướng nghiên cứu của đề tài như thuật ngữ “Tài liệu” vẫn chưa phân tích sự khác biệt của nó với thuật ngữ “Văn bản”, đặc biệt là còn nhấn mạnh tới phương diện vật mang tin với tư cách là một phương diện chủ yếu trong các nội hàm của hai thuật ngữ này. Trong khi đó, ở thế giới, phương diện này đang dần dần được coi là thứ yếu do xu hướng điện tử hóa, hiện đại hóa quá trình soạn thảo, bản hành, giải quyết và quản lý văn bản trong các cơ quan quản lý nhà nước. Thậm chí có một số tác giả, đó đây, còn chưa chuẩn xác khi giải thích nội hàm một số thuật ngữ về một số thể loại văn bản. Trong khi đó, công cuộc cải cách toàn diện và sâu rộng nền hành chính nước ta theo hướng hiện đại, hội nhập quốc tế đòi hỏi phải chuẩn xác hóa, nhất thể hóa, thống nhất hóa, đặc biệt là phải qui chuẩn hóa và công khai hóa các thủ tục hành chính, trong đó có thủ tục văn thư với nội dung cơ bản là soạn thảo, ban hành, giải quyết và quản lý văn bản hình thành trong quá trình hoạt động quản lý nhà nước nói chung và ở các cơ quan quản lý văn bản hành chính nhà nước ở Trung ương nói riêng. Đến lượt mình, việc ban hành và tổ chức thực https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 5 hiện thủ tục văn thư một cách có hiệu quả không thể không nghiên cứu để chuẩn hóa và thống nhất cách giải thích nội hàm hệ thống thuật ngữ về loại và thể loại văn bản hình thành trong quá trình hoạt động quản lý nhà nước nói chung và ở các cơ quan quản lý văn bản hành chính nhà nước ở Trung ương nói riêng. Như vậy, xét về mặt lý luận cũng như thực tiễn, việc nghiên cứu để xác định nội hàm hệ thống thuật ngữ về các loại và thể loại văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước ta hiện nay là tối cần thiết và rất cấp bách. Xuất phát từ những lý do nêu trên tác giả đã đề xuất và được Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cho phép triển khai nghiên cứu đề tài cấp Trường với tên gọi: “Xác định nội hàm hệ thống thuật ngữ về các loại và thể loại văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước trung ương Việt Nam giai đoạn từ năm 2000-2010”. 2. Lịch sử nghiên cứu Trước hết là tình hình nghiên cứu ở Việt Nam. Theo kết quả nghiên cứu của chúng tôi, cơ quan nghiên khoa học chuyên ngành về văn thư lưu trữ là Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, các cơ nghiên cứu khoa học khác ở nước ta và các cơ sở đào tạo về chuyên ngành văn thư lưu trữ như: Khoa lưu trữ học và Quản trị văn phòng (Trường đại học Khoa học xã hội và Nhân văn - Đại học quốc gia Hà Nội), Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng như Học viện Hành chính thuộc Học viên Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh nơi có đào tạo chuyên sâu về kỹ thuật xây dưng văn bản quản lý nhà nước, đều chưa thực hiện công trình nghiên cứu nào về đề tài này, có chăng chỉ trong một số công trình nghiên cứu có đề cập một cách sơ lược, chưa toàn diện về nội dung của đề tài này. Cụ thể là, các công trình tiêu biểu như: “Từ điển thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam” (1992), Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ với tên gọi “Xây dựng hệ thống thuật ngữ Văn thư Việt Nam” (năm 2008) do tác giả Trần Quốc Thắng Phó Cục trưởng Cục Văn Thư và Lưu trữ Việt Nam thực hiện hoặc Đề tài cấp Bộ với tên gọi “Xây dựng hệ https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 6 thống thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam” (2008) do tác giả Vũ Thị Minh Hương Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thực hiện, tuy có nêu và định nghĩa một số thuật ngữ về loại và thể loại văn bản thường gặp trong công tác văn thư lưu trữ nhưng chưa có sự xem xét chúng từ góc độ phân tích nội hàm của chúng và đặc biệt là chưa có sự liên kết giữa chúng với nhau trong một tổng thể. Tình hình tương tự cũng xảy ra với một loạt các công trình nghiên cứu khác những công trình được sử dụng làm tài liệu giảng dạy hiện nay ở các cơ sở đào tạo ở nước ta của các tác giả như: Vương Đình Quyền (Ch.biên và tác giả) với các công trình: Văn bản và lưu trữ học đại cương, H: Giáo dục. 1996, Lý luận và phương pháp công tác văn thư, H. Đại học Quốc gia Hà Nội, 2005, Văn bản quản lý nhà nước và công tác công văn, giấy tờ thời phong kiến Việt Nam, H. CTQG. 2002; Lưu Kiếm Thanh (Ch.b), Nguyễn Văn Thâm, Giáo trình kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản, H. Giáo dục. 2006 và. Nguyễn Văn Thâm, Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước, H. CTQG. 2010; Nghiêm Kỳ Hồng và các tác giả khác, Nghiệp vụ thư ký văn phòng hiện đại, Nxb. “Lao Động”. H2009; Lê Văn In, Soạn thảo văn bản và các mẫu tham khảo trong hoạt động quản lý và kinh doanh, Nxb .“Chính trị quốc gia”. H 2010; Dương Văn Khảm, Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ. Nxb, “Văn hóa thông tin”. H-2011 và một số bài báo của các tác giả khác đăng tải trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam. Ví dụ, tác giả công trình “Soạn thảo văn bản và các mẫu tham khảo trong hoạt động quản lý và kinh doanh”. Nxb.“Chính trị quốc gia”. H-2010 đã định nghĩa “Công văn” như sau: “Là thư công dùng để liên hệ giao dịch giải quyết công việc mang tính hành chính với các cơ quan khác” (tr.57). Sự thiếu chuẩn xác của định nghĩa này là sử dụng khái niệm “thư công” là một thể loại văn bản có tên gọi để định nghĩa cho một văn bản không có tên loại cụ thể. Có thể đưa ra định nghĩa về “Công văn” mà tác giả khác đã nêu ra để khẳng định tính thiếu nhất quán hiện nay trong hướng nghiên cứu này. Đó là định nghĩa về
“Công văn” do các tác giả của cuốn “Hướng dẫn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính” do nhà xuất bản Thống kê ấn hành năm 1999: “Là một loại văn bản hành chính https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 7 không có tên loại, được dùng để thông tin trong hoạt động giao dịch, trao đổi công tác vv… giữa các chủ thể có thẩm quyền để giải quyết các nhiệm vụ có liên quan” (Tr.170). Trên đây là khái quát tình hình nghiên cứu về vấn đề cần nghiên cứu thuộc phạm vi đề tài ở trong nước. Tình hình nghiên cứu ở nước ngoài: Ở một số nước và các tổ chức thế gới cũng đã có những công trình công bố đề cập đến một số nội dung nghiên cứu tương tự của đề tài này. Ví dụ, ở Nga có “Từ điển các thuật ngữ chuyên sâu về các loại và thể loại tài liệu”, Từ điển “Thuật ngữ lưu trữ hiện đại của các nước xã hội chủ nghĩa” (1982), Tổ chức ICA (Hội đồng Lưu trữ quốc tế) xuất bản “Từ điển thuật ngữ Lưu trữ” hoặc ở Liên bang Đức có công trình nghiên cứu của Barbara Craig “Xác định giá trị lưu trữ” (2004) đều đưa ra định nghĩa về một số loại và thể loại văn bản.Ngoài ra còn có những công trình nghiên cứu khác có liên quan đến đề tài này. Nhưng ở các công trình nghiên cứu này cũng chỉ đưa ra định nghĩa mà không nghiên cứu toàn diện và chuyên sâu để xác định nội hàm của các thuật ngữ văn bản quản lý nhà nước. 3. Mục đích nghiên cứu Trên cơ sở thống kê, hệ thống hóa và xác định rõ nội hàm các thuật ngữ về các loại và thể loại văn bản quản lý nhà nước hình thành trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước ở cấp Trung ương Việt Nam đưa ra định nghĩa giải thích cho từng thuật ngữ đó. 4. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử; - Phương pháp so sách, thống kê, tổng hợp; Phương pháp phân tích hệ thống; Phương pháp phân tích thông tin; Phương pháp chuyên gia. https://lop6.edu.vn/
Về thời gian, tuy đề tài có số liệu khảo sát từ năm 2000 2010, nhưng đề tài đề cập sâu đến các vấn đề nảy sinh chủ yếu trong 5 năm gần đây để đảm bảo vừa có tính kế thừa vừa có tính cập nhật thông tin mới.
8
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 5. Phạm vi nghiên cứu Về nội dung, đề tài chỉ đề cập tới các loại và thể loại văn bản quản lý nhà nước, trong đó chủ yếu là văn bản quản lý hành chính nhà nước ở cấp Trung ương, bởi vì các cơ quan quản lý hành chính nhà nước trung ương có tầm quan trọng đặc biệt và ảnh hưởng rộng lớn, đồng thời có liên q uan trực tiếp tới công cuộc cải cách nền hành chính nhà nước hiện nay ở nước ta. Trong các cơ quan quản lý hành chính nhà nước trung ương , về phạm vi cơ quan, đề tài cũng chỉ lựa chọn một số bộ, ngành tiêu biểu cho một số lĩnh vực cơ bản: lĩnh vực nội chính, lựa chọn Bộ Nội vụ; lĩnh vực kinh tế Bộ Kế hoạch và Đầu tư; lĩnh vực văn hóa - xã hội lựa chọn Bộ Văn hóa - Thể thao và Du lịch; lĩnh vực Khoa học Công nghệ lựa chọn Viện Khoa học Công nghệ Quốc gia.
6. Nội dung nghiên cứu Khảo sát, thống kê và hệ thống hóa các loại và thể loại văn bản quản lý nhà nước hình thành trong hoạt động của một số cơ quan quản lý hành chính nhà nước Việt Nam trong 10 năm (từ 2000 2010), đặc biệt là trong các văn bản quy phạm pháp luật, các công trình nghiên cứu và các tài liệu nghiệp vụ có liên quan đến nội dung nghiên cứu của đề tài; Nghiên cứu, so sánh, phân tích và tổng hợp các định nghĩa về các loại và các thể loại văn bản nêu trên; https://lop6.edu.vn/
Về các loại văn bản, đề tài chỉ đề cập đến những văn bản qui phạm pháp luật, tài liệu hành chính mà không bàn tới tài liệu chuyên ngành cũng như không đề cập tới khái niệm “ tài liệu lưu trữ” nói chung và các loại tài liệu lưu trữ cụ thể nói riêng.
Nghiên cứu làm sáng rõ các khái niệm cơ bản như: văn bản, văn kiện, tài liệu, tư liệu, những đặc điểm cơ bản của văn bản nói chung và văn bản quản lý nhà nước nói riêng để làm căn cứ khoa học cho việc giải thích về nội hàm các thuật ngữ mà đề tài sẽ đề cập tới; Trên cơ sở kết quả thực hiện các nội dung nêu trên, đưa ra định nghĩa thống nhất, chuẩn hóa cho những thuật ngữ về loại và thể loại văn bản quản lý nhà nước thuộc phạm vi của đề tài. 7. Nguồn tài liệu tham khảo Đề tài được thực hiện dựa trên kết quả phân tích và tổng hợp các nguồn tài liệu có độ tin cậy và rất phong phú đa dạng. Các nguồn tài liệu đó có thể chia làm ba nhóm chính: Nhóm thứ nhất là các công trình nghiên cứu có liên quan của các tác giả trong và ngoài nước mà chúng tôi có thể tiếp cận được; Nhóm thứ hai là các văn bản quy phạm pháp luật, các tiêu chuẩn, qui chuẩn nghiệp vụ trong lĩnh vực văn thư - lưu trữ, trong đó có công tác ban hành văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính; Nhóm thứ ba là những kết quả khảo sát, ý kiến đóng góp của một số chuyên gia, nhà quản lý ở một số cơ quan được khảo sát. 8. Kết cấu của đề tài Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, Nội dung của đề tài được chia làm ba chương:Chương 1. Cơ sở lý luận để xác định các loại và thể loại văn bản quản lý nhà nướcChương 2. Thực trạng của công tác văn bản hóa trong hoạt động của các cơ quan nhà nước trung ương Việt Nam giai đoạn 2000 2010 Chương 3. Nội hàm hệ thống thuật ngữ về các loại và thể loại văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước trung ương. https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 9
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 10 PHẦN NỘI DUNG Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN XÁC ĐỊNH CÁC LOẠI VÀ THỂ LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 1.1. Một số khái niệm 1.1.1. Khái niệm “Tài liệu” Trước hết, để bàn về loại và thể loại văn bản quản lý nhà nước cần phải hiểu thống nhất về thuật ngữ “văn bản” và một số thuật ngữ liên quan khác như: tài liệu, văn kiện, tư liệu và văn bản quản lý nhà nước. Khái niệm “tài liệu” (TL), tiếng La tinh là “dokumentum”, tiếng Nga là “документ”, tiếng Anh là “document” là một trong những thuật ngữ cơ bản, có tính phổ biến bậc nhất trong công tác văn thư và lưu trữ cũng như trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp hiện nay ở trên toàn thế giới. Chính vì vậy, việc giải thích có cơ sở khoa học khái niệm “tài liệu” là một trong những vấn đề lý luận cơ bản của văn bản học và lưu trữ học. Cho nên làm rõ nội dung (nội hàm) của khái niệm này đóng góp phần quan trọng trong việc giải quyết thành công, ở một phạm vi rộng lớn, các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ văn thư lưu trữ cũng như quản lý hành chính nhà nước. Do đó, trong công trình nghiên cứu này chúng tôi cố gắng đưa ra một cách giải thích có cơ sở khoa học làm căn cứ phân biệt với các khái niệm khác như “Văn bản”, “Văn kiện” và “Tư liệu” với mục đích làm sáng tỏ nội hàm các thuật ngữ về các loại và thể loại tài liệu thuộc hệ thống văn bản quản lý nhà nước hình thành trong các cơ quan quản lý nhà nước Trung ương Việt Nam. Ở nước ta, hai từ “tài liệu” được sử dụng rất rộng rãi trong công tác Văn thư Lưu trữ, song hai từ này chỉ được quan tâm xem xét mới đây với tư cách như là một thuật ngữ. Thật vậy, ngay trong từ điển “Thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam” do Cục Lưu trữ nhà nước xuất bản năm 1992, thuật ngữ này vẫn chưa được định nghĩa. Trong khi đó nó được dùng làm từ gốc để định nghĩa cho các https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 11 loại tài liệu. Cụ thể, theo thống kê của chúng tôi, hai từ này được sử dụng ở đây để làm từ gốc cho 29 thuật ngữ phái sinh về các loại tài liệu và 16 năm sau (năm 2008) trong công trình nghiên cứu khoa học “Xây dựng hệ thống thuật ngữ văn thư Việt Nam” do tác giả Trần Quốc Thắng chủ nhiệm, hai từ “tài liệu” mới được định nghĩa với tư cách là một thuật ngữ trong công tác Văn thư Lưu trữ Việt Nam. Trong công trình nghiên cứu này, thuật ngữ “tài liệu” được định nghĩa như sau: Định nghĩa 01 (Đn 01): “Tài liệu là vật mang tin chứa đựng các thông tin về các đối tượng của thực tế khách quan hoặc hoạt động tư duy của con người”. Phân tích định nghĩa này, ta thấy có ba nội hàm cơ bản. Tài liệu trước hết phải là vật mang. Thứ hai, vật mang đó chứa đựng thông tin. Điều cần nhấn mạnh ở đây, đã là tài liệu, trước hết phải là vật mang có thông tin phản ánh không chỉ hoạt động lao động sản xuất, hoạt động quản lý, hoạt động xã hội mà còn cả hoạt động tư duy của con người. Định nghĩa tiếp theo được nêu trong “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam” (Nxb. “Văn hóa thông tin”, Hà Nội năm 2011) thuật ngữ “Tài liệu” được giải thích là: Đn 02: “Tài liệu”: “Vật mang thông tin làm phương tiện cho các hoạt động xã hội”. Phân tích định nghĩa này ta thấy, có ba nội hàm được đưa ra. Thứ nhất, tài liệu trước hết là vật mang tin. Thứ hai, vật mang tin đó có thông tin. Thứ ba, vật mang thông tin đó phải là phương tiện cho các hoạt động xã hội. Điều cần chú ý ở đây là, định nghĩa quan tâm tới khả năng tài liệu có thể làm phương tiện cho các hoạt động xã hội. (Nội hàm đó trong định nghĩa này, cần được lưu ý khi tiến hành tổng hợp về các nội hàm thuật ngữ “tài liệu”). Hơn nữa, để hiểu thống nhất về định nghĩa này cần hiểu thống nhất về cụm từ “các hoạt động xã hội”. Lý do là các hoạt động xã hội có thể hiểu theo nghĩa là các hoạt động của xã hội loài người mà cũng có thể được hiểu là các hoạt động có tính chất thuần túy xã hội để phân biệt với các hoạt động khác như hoạt động sản xuất, hoạt động quản lý… Chính vì vậy khi giải thích định nghĩa này, Từ điển đã https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 12 làm rõ rằng “các hoạt động xã hội” ở đây là được hiểu là “các lĩnh vực hoạt động của xã hội”. Cụ thể tác giả cho rằng: “Tài liệu bao gồm các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, hoặc các nguồn tư liệu khác, được ghi trên các vật mang tin khác nhau, như trên giấy, băng từ, đĩa từ, thẻ nhớ… dùng làm căn cứ để xử lý, giải quyết các công việc thuộc các lĩnh vực hoạt động khác nhau của xã hội và lưu trữ các thông tin của những hoạt động đó”. Như vậy, theo cách giải thích này, khái niệm “tài liệu” bao gồm cả các nguồn tư liệu khác. Nhưng nguồn tư liệu khác là nguồn nào thì chưa được giải thích. Điều này rất cần thiết, bởi vì, thuật ngữ “tư liệu”, “nguồn tư liệu” là hai thuật ngữ hiện nay tuy đang được sử dụng trong công tác thông tin thư viện và công tác văn thư lưu trữ nhưng chưa có một giải thích thống nhất. Một định nghĩa mới đây nhất về thuật ngữ “tài liệu” là định nghĩa được nêu trong Điều 2 Chương I của Luật Lưu trữ được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011. Trong Luật này thuật ngữ “tài liệu” được định nghĩa: Đn 03: “Là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân”. Ở định nghĩa này, ngoài hai yếu tố nêu trên, yếu tố “vật mang” và “thông tin” có thêm một yếu tố thứ ba là nguồn gốc xuất xứ “hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân”. Trong phần giải thích, Luật đã qui định rằng “Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác”. Phân tích định nghĩa và cách giải thích trong Luật này, chúng ta thấy, thuật ngữ “tài liệu” được hiểu rất rộng: là vật mang tin với điều kiện duy nhất là vật mang tin đó hình thành nên trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và của cá nhân. Nó bao gồm tất cả các vật mang tin, kể cả những vật mang tin được bao hàm bởi thuật ngữ “văn bản”. Rõ ràng đây là một sự giải thích chưa logic về nội hàm của thuật ngữ. Thật vậy, thuật ngữ https://lop6.edu.vn/
Dưới đây là sự phân tích một số định nghĩa về thuật ngữ này ở nước ngoài.
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 13 “văn bản” có nội hàm rộng không thể liệt kê cùng cấp với các loại tài liệu như được liệt kê trong Luật này. Về thuật ngữ này chúng sẽ bàn tới dưới đây. Trên đây là những định nghĩa giải thích khái niệm “tài liệu” với tư cách là thuật ngữ khoa học và dùng trong quản lý công tác lưu trữ. Ngoài ra còn có các cách giải thích về thuật ngữ này rải rác ở các công trình khoa học, giáo trình khác nhưng không phải với mục đích giải thích nó như một thuật ngữ khoa học mà thông qua nó để giải quyết các vấn đề chính khác. Ví dụ, trong cuốn “Tổ chức và bảo quản tài liệu”, thuật ngữ “tài liệu” được giải thích như sau: Đn 04: “Nói đến thư viện và trung tâm thông tin là nói đến sách, tạp chí và các vật mang tin khác, ta gọi chung là tài liệu”. Phân tích cách giải thích này, ta thấy, khái niệm tài liệu được giải thích theo phương pháp liệt kê các vật mang thông tin khác nhau. Đây là một điểm cần chú ý khi tổng hợp cách giải thích về khái niệm tài liệu.
Trên đây là những định nghĩa được nêu trong các công trình khoa học của một số tác giả người Việt Nam do các nhà xuất bản Việt Nam công bố ở trong nước.
Trước hết là các định nghĩa do một số nhà văn bản học và lưu trữ học nước Nga đưa Cầnra.phải nói rằng, có nhiều nhà văn kiện học cũng như nhà lưu trữ học Nga quan tâm đặc biệt tới việc định nghĩa thuật ngữ tài liệu (документ). Thật vậy, cho đến nay, có nhiều định nghĩa khác nhau về khái niệm tài liệu, được tổng hợp và phân tích sâu trong các công trình nghiên cứu của nhiều nhà văn bản học và lưu trữ học Nga. Song trong khuôn khổ công trình nghiên cứu mà chúng tôi tiến hành, cần kể đến công trình nghiên cứu như: “Các khó khăn trong việc giải thích khái niệm “tài liệu” và những cách vượt qua chúng” (K.B Geliman Vinogradop. Sứ mệnh đặc biệt của các tài liệu. Các công trình của các nhà khoa học của Viện BNIIDAD. M.2009). Bởi lẽ, tính tới thời điểm này đây là công trình nghiên cứu https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 14 có sự phân tích và tổng kết nhiều định nghĩa về khái niệm “tài liệu ” được công bố ở nước Nga. Trong công trình này, sau khi phân tích các định nghĩa được nêu trong các nguồn tài liệu khác nhau ở trong và ngoài nước, cũng như quá trình chuẩn hóa định nghĩa khái niệm “tài liệu” đối với các loại tài liệu khác nhau (tài liệu trên nền giấy (tài liệu truyền thống), tài liệu phim ảnh điện ảnh, tài liệu ma trận (матд), tài liệu đọc bằng máy, tài liệu điện tử), tác giả đã lưu ý rằng, “để vượt qua những khó khăn trong việc giải thích khái niệm “tài liệu” cần phải theo dõi các thành tựu mang tầm quốc tế trong lĩnh vực văn bản học và lưu trữ học, những thành tựu được khẳng định bởi các kết quả của khoa học lịch sử, sử liệu học, các bộ môn khoa học chuyên ngành và của hàng loạt các khoa học đang phát triển khác thuộc phạm vi khoa học nhân văn”. Tác giả, theo hướng nghiên cứu này, đã đi đến một nhận xét rằng, định nghĩa được nêu ra trong bản tiêu chuẩn quốc tế hiện hành ISO 15489 1 “Thông tin và hệ thống tài liệu” là “một sự giải thích đáng tin cậy và cô đọng nhất”. Tiêu chuẩn này đã định nghĩa như sau về thuật ngữ “tài liệu” (document). Đn 05: “Là thông tin được ghi lại hoặc một đối tượng có thể được xử lý như một đơn vị một thể thống nhất”. Tuy nhiên, tác giả lưu ý rằng, định nghĩa này đã bỏ qua sự hiện diện của một bộ phận cấu thành, mà theo suy nghĩ của tác giả, là có tính bắt buộc. Đó là bộ phận cấu thành có tính vật chất tạo nên tài liệu. Do đó, theo hướng để chuẩn hóa định nghĩa này, tác giả nhắc đến một định nghĩa được tác giả đưa ra trước đây mà không trái với định nghĩa nêu trong tiêu chuẩnĐnnày.06: “Tài liệu (là đối tượng vật chất, có chứa bản ghi (запись gần tương đương với thuật ngữ Record ND) thông tin ngữ nghĩa”. Theo quan điểm của tác giả, việc định nghĩa tài liệu với tư cách một đối tượng vật chất là vô cùng cần thiết, bởi lẽ, nó không những không làm giảm ý nghĩa của thông tin bộ phận cấu thành nên đối tượng mà còn cho phép sử dụng được những đặc trưng của nó như: kích thước, hình khối, trọng lượng và những đặc tính về lượng khác, tọa độ trong thành phần của các bộ tài liệu, các tính chất lý hóa của vật liệu tạo https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 15 nên đối tượng đó, các đặc điểm công nghệ và kinh tế của chúng vv… Trên cơ sở kết quả phân tích đó, tác giả đã đi đến một khẳng định rất đáng lưu ý. Tác giả khẳng định, “đặc trưng tạo nền tảng chung cho tất cả các loại tài liệu (trên nền giấy tài liệu truyền thống, tài liệu phim ảnh điện ảnh, tài liệu ma trận (матд), tài liệu đọc bằng máy, tài liệu điện tử) là sự hiện diện thông tin được ghi lại trong đó. Điều này rất quan trọng để tránh lệch hướng khi định nghĩa khái niệm “tài liệu”. Tuy nhiên, khi tuân theo điều đó, cần chú ý tới một sự tổng kết bổ sung là: tùy theo các mục đích lập và các định hướng sử dụng của tài liệu mà có thể thiên về một trong các ý nghĩa như: điều hành, pháp lý, truyền thông (thông báo), chuyển phát, ký ức, tưởng niệm và ý nghĩa có tính đơn nhất giống như thế hoặc kết hợp nhiều ý nghĩa ý nghĩa kết hợp”. Một lưu ý khác của tác giả mà đối với chúng ta cũng rất quí báu. Đó là hiện nay, khi ứng dụng các công nghệ mới có liên quan đến sử dụng tài liệu điện tử, đang xuất hiện các định nghĩa mang hình thái khác nhau về khái niệm “tài liệu” theo hướng đạt được tính tổng hợp trong giải thích. Ví dụ, trong bản tiêu chuẩn nhà nước NgaГОСТ P 52292 2004: “Giao dịch thông tin điện tử” về thuật ngữ “tài liệu” được nêu nhưĐn.sau:07: “Là đối tượng của sự tương hỗ thông tin trong môi trường xã hội, nhằm biểu hiện về mặt hình thức các mối quan hệ xã hội giữa các đối tượng khác nhau của môi trường xã hội đó”. Với định nghĩa có tầm bao quát lớn như vậy, tác giả lưu ý rằng cần phải xem xét một cách toàn diện để tránh liệt kê vào khái niệm “tài liệu” “tất cả các đối tượng vật chất, những cái có thể được sử dụng để truyền thông tin trong xã hội (bao gồm cả các vật trưng bày của các bảo tàng, đài tưởng niệm, các mẫu vật đất đá vv… Điều đã gặp phải trong cuốn sách của N.N.Kushnarenko (“Văn bản học” sách giáo khoa. Kiep.2001)”. Một công trình nghiên cứu khác có sự phân tích sâu về các định nghĩa về khái niệm “tài liệu” “Tài liệu điện tử trong quản lý” của hai tác giả: M.V.Larin, O.I. Rưskốp xuất bản 2005. Ở đây, sau khi phân tích các định nghĩa về khái niệm “tài liệu”, trong đó có sự xem xét tới mối liên kết giữa mang vật chất và https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 16 thông tin được cố định trên vật mang đó, các tác giả đã đi đến kết luận: “Những định nghĩa trước đây có xu hướng chú trọng tới đối tượng vật chất, tới vật mang thông tin nhiều hơn, còn những định nghĩa gần đây lại chú ý nhiều tới thông tin tạo nên tài liệu. Các tác giả đã nêu lên các ví dụ, cụ thể là: trong tiêu chuẩn thuật ngữ đầu tiên của nước Nga trong lĩnh vực công tác văn thư TCNN 1647 70 “Công tác văn thư và công tác lưu trữ. Những thuật ngữ và định nghĩa”, thuật ngữ “Tài liệu” được định nghĩa là: Đn 08: “phương tiện cố định các tin tức về các sự vật, sự kiện, hiện tượng của hiện thực khách quan và hoạt động tư duy của con người”; ví dụ khác, trong tiêu chuẩn thuật ngữ ГОСТ P 16487 83 “Công tác văn thư và công tác lưu trữ. Những thuật ngữ và định nghĩa”, thuật ngữ tài liệu được định nghĩa là: “đối tượng vật chất với thông tin được cố định bởi con người bằng một phương thức để truyền thông tin đó theo thời gian và trong không gian”. Hiện nay, khái niệm tài liệu trong Luật Liên bang “Về thông tin hoá và bảo vệ thông tin” và trong tiêu chuẩn nhà nước ГОСТ P 51141 98 được định nghĩa như sau: Đn 09: “Tài liệu đó là thông tin được cố định trên vật mang vật chất kèm theo các yếu tố thể thức mà những yếu tố đó cho phép nhận dạng được thông tin”. Đối với quản lý, công tác văn thư và công tác lưu trữ rất cần thiết để thông tin trong tài liệu có thể nhận dạng được, để tài liệu được trình bày theo thủ tục đã quy định cùng với những yếu tố thể thức nhất định. Cần phải bổ sung thêm là tài liệu còn có thêm hai đặc trưng nổi bật khác. Đặc trưng thứ nhất là thông tin được cố định trong tài liệu có sự tham gia có ý thức của con người. Cho nên tài liệu phản ánh quá trình quản lý hoặc hoạt động của cá nhân; tài liệu không chỉ là một tập hợp đơn giản các dữ liệu mà là kết quả hoặc sản phẩm của một sự kiện nào đó. Đặc trưng thứ hai có vai trò không kém tầm quan trọng trong hoạt động quản lý và hoạt động của cá nhân là một phần nội dung tạo nên tài liệu có tính chất pháp lý. Đó là khả năng làm bằng chứng https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 17 của tài liệu. Ở đây tác giả đã đồng tình với cách định nghĩa được nêu trong tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489 1 về khái niệm “tài liệu record”. Theo đó, TL được hiểu là:Đn 10: “Là thông tin, được lập, nhận và duy trì bởi một tổ chức hoặc một cá nhân với tư cách là chứng cứ và thông tin làm căn cứ thực hiện nghĩa vụ pháp lý hoặc trong các giao dịch kinh”. Có nghĩa là trước hết tài liệu là thông tin song thông tin đó phải được một pháp nhân cụ thể lập ra, nhận và được bảo quản duy trì để làm bằng chứng hoạt động của một tổ chức hoặc một cá nhân trong xã hội. Cần nói rõ ở đây một điều là, trong tiếng Nga, thuật ngữ “tài liệu document” được hiểu và định nghĩa không phân biệt với thuật ngữ “văn bản record”. Bởi vì tiếng Nga không có từ nào tương đương với từ Record của tiếng Anh. Thực tế có một từ tiếng Nga gần với từ Record là từ запись bản ghi. Nhưng không phải bản ghi nào cũng là văn bản theo nghĩa tiếng Anh. Cho nên, Đn.10 nêu trên là định nghĩa được nêu trong tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489-1. Song, nguyên bản tiếng Anh, định nghĩa này là định nghĩa dành cho thuật ngữ “RECORDS”, tiếng Nga dịch là документ tài liệu, còn tiếng Việt RECORD là văn bản. Một công trình nghiên cứu tiếp theo có sự phân tích sâu về các định nghĩa về khái niệm “tài liệu”. Đó là công trình do M.P. Rukôva chủ biên “Xác định giá trị tài liệu quản lý và thu thập chúng vào các viện lưu trữ nhà nước” (Lý luận và phương pháp M,. 2007). Ở đây, tác giả cho rằng: Đn 11: Tài liệu là kết quả của việc cố định thông tin về các sự vật của hiện thực khách quan và về hoạt động tư duy của con người bằng cách viết, đồ họa, chụp ảnh, ghi âm hoặc bằng một phương thức khác trên một vật mang tin bất kỳ… Là một khái niệm khoa học chung, tài liệu có một số điểm khác nhau nhất định trong định nghĩa bởi khác bộ môn khoa học khác nhau phản ánh đối tượng và nhiệm vụ của các môn học đó. Cách hiểu rộng nhất về tài liệu được đưa ra trong môn tài liệu học. Theo đó tài liệu được hiểu là vật mang vật chất https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 18 bất kỳ với thông tin được cố định bằng ngôn ngữ bất kỳ và bởi phương thức bất kỳ. Trong văn bản học, tài liệu là phương tiện cố định thông tin bằng các phương thức khác nhau trên vật liệu đặc biệt về các sự kiện, biến cố của hiện thực khách quan và hoạt động tư duy của con người. Trong sử liệu học, tài liệu là khách thể (đối tượng) dành riêng cho việc truyền thông tin. Nói tóm lại, sự phân tích một số định nghĩa do một số nhà văn bản học và lưu trữ học nước Nga đưa ra cho thấy, cần phải rất thận trọng khi bàn tới nội hàm của thuật ngữ “tài liệu”. Bởi lẽ, hiện nay có nhiều định nghĩa mang sắc thái khác nhau. Cho nên, khi bàn về nội hàm của thuật ngữ này phải dựa vào các căn cứ như: Thứ nhất là mục đích lập và định hướng sử dụng (chỉ là để thông báo truyền thông tin trong không gian và thời gian hay với mục đích làm bằng chứng - làm phương tiện hoạt động hay là kết hợp nhiều mục đích và hướng sử dụng khác nhau); Thứ hai là thông tin; Thứ ba vật mang tin. Tùy thuộc vào mức độ sâu và rộng trong sử dụng các căn cứ này, sẽ có những cách giải thích khác nhau về khái niệm “tài liệu”.
Để khẳng định nhận định trên, chúng ta tiếp tục xem xét một số định nghĩa về thuật ngữ “tài liệu” do các học giả khác ở một số nước nói tiếng Anh, Cơ quan tiêu chuẩn quốc tế ISO và Hội đồng lưu trữ quốc tế (ICA) nêu ra trong những năm gần đây.
Trước hết phải kể đến công trình “Xác định giá trị lưu trữ” (Lý luận và Phương pháp) của Barbara Craig, xuất bản năm 2004, Muchen CHLB Đức. Bởi lẽ đây là một công trình chuyên khảo có tính tổng kết “dành cho việc xác định giá trị các đối tượng lưu trữ đã được thực hiện ở các nước nói tiếng Anh”. Trong công trình khoa học này, thuật ngữ “tài liệu” (document) được định nghĩa như sau:Đn 12: “Là một đơn vị thông tin được ghi lại không phụ thuộc vào hình thức và vật mang” (A unit of recorded information regardless of form and media). Phân tích định nghĩa này cho thấy rằng, khái niệm “tài liệu” bao gồm trong nó ba yếu tố cơ bản sau đây: Thứ nhất phải là một đơn vị chỉnh thể. Thứ https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 19 hai là đơn vị thông tin mang thông tin. Thứ ba là đơn vị thông tin đó phải được ghi ký lại. Một điều cần chú ý là, định nghĩa này không chú trọng tới yếu tố: vật mang và hình thức thể hiện của thông tin mà chỉ chú trọng tới bộ phận cấu thành cơ bản nhất của tài liệu là bộ phận thông tin. Tuy vậy, nếu phân tích sâu, chúng ta cũng thấy rằng: mặc dù định nghĩa này phát biểu “không phụ thuộc vào vật mang và hình thức thông tin” nhưng điều đó không chứng minh là hai yếu tố đó không bao hàm trong khái niệm “tài liệu”. Có nghĩa là thông tin được ghi lại vẫn ở trên hoặc trong vật mang và có hình thức nhất định. Nhưng chúng ta cần hiểu vật mang và hình thức đó là vật mang và hình thức bất kỳ. Sở dĩ định nghĩa này không nhấn mạnh tới hai yếu tố vật chất và hình thức là vì nó thiên về mục tiêu quản lý thông tin mà không chú trọng về quản lý vật mang và hình thức biểu thị của thông tin. Và nhờ vậy nó đạt được tính khái quát hơn, rộng hơn. Khác với xu hướng này là cách định nghĩa về khái niệm “tài liệu” theo hướng hẹp và kém tổng quát hơn. Ví dụ, trong cuốn “Từ điển các thuật ngữ lưu trữ” (Hội đồng lưu trữ quốc tế. Munchen. NewYork. London. Paris -1988), thuật ngữ “tài liệu” (document) được giải thích theo hai nghĩa sau đây: Đn 13 (nghĩa 1): Một sự kết hợp giữa vật mang và thông tin được ghi lại trên hoặc trong vật mang đó, cái có thể dùng làm chứng cứ hoặc để tham khảo. Đn 14 (nghĩa 2): “Là một tài liệu lưu trữ độc lập, văn bản hoặc bản thảo viết tay hoặc tài liệu đánh máy”. Thông thường không thể chia được về thực thể vật lý ”. Phân tích Đn 13 nêu trong từ điển này về thuật ngữ “tài liệu”, ta thấy định nghĩa đó bao quát ba yếu tố (đặc trưng) như: Thứ nhất, phải là vật mang. Thứ hai, phải có thông tin ở trên hoặc trong vật mang. Thứ ba, phải có giá trị làm bằng chứng (chứng cứ) hoặc có giá trị tham khảo. Phân tích Đn 14 nêu trong từ điển này về thuật ngữ “tài liệu”, ta thấy định nghĩa đó không có sự giải thích mà chỉ coi nó có nghĩa tương đương với ba thuật ngữ là “tài liệu lưu trữ”, “văn bản” và thuật ngữ “ bản thảo viết tay hoặc tài liệu đánh máy”. Ở đây chúng ta cần chú ý tới thuật ngữ “văn bản record” một thuật ngữ sẽ được xem xét dưới đây. https://lop6.edu.vn/
Theo tiêu chuẩn này, thuật ngữ “tài liệu document” được định nghĩa như sau: Đn 15: “là thông tin được ghi lại hoặc một đối tượng có thể được xử lý như một đơn vị hoàn chỉnh” . Phân tích định nghĩa này cho thấy, thuật ngữ “tài liệu” bao gồm trong nó quá ít yếu tố. Cụ thể là chỉ cần có thông tin được ghi lại là có thể coi đối tượng bất kỳ nào đó là tài liệu miễn là nó được xử lý như một đơn vị (thông tin-TG) hoàn chỉnh.Tổng kết những phân tích 15 định nghĩa nêu trên về khái niệm “tài liệu”, căn cứ vào mức độ nông - sâu, rộng - hẹp và sự kết hợp của ba bộ phận (yếu tốđặc trưng) cơ bản cấu thành thuật ngữ “tài liệu” như: vật mang bộ phận vật chất, thông tin bộ phận cấu thành nội dung, phương tiện hoạt động, giá trị bằng chứng, giá trị tham khảo - bộ phận phản ánh về mục đích lập và định hướng sử dụng tài liệu chúng ta có thể phân chia chúng thành ba nhóm sau đây: Nhóm thứ nhất, Đó là các định nghĩa giải thích thuật ngữ “tài liệu” theo hướng nhấn mạnh bộ phận thông tin mà không quan tâm đến bộ phận vật mang yếu tố vật chất cũng như mục đích và giá trị sử dụng cụ thể của tài liệu. Thuộc nhóm này có các định nghĩa 05, 07, 12, 15. Tiêu biểu, phù hợp, đáng tin cậy và cô đọng nhất là định nghĩa được nêu trong ISO 5489 1 “Thông tin và hệ thống tài liệu”. Tiêu chuẩn này đã định nghĩa như sau về thuật ngữ “tài liệu” (document): https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 20 Có thể nói, cách định nghĩa này được đưa ra theo xu hướng không mở rộng, kém tổng quát. Nó nhấn mạnh yêu cầu khi nói đến tài liệu là phải có sự liên kết giữa vật mang và thông tin và phải chú trọng tới giá trị chứng cứ hoặc giá trị tham khảo của tài liệu. Ngoài ra, khái niệm “tài liệu” đồng nghĩa với khái niệm “văn bản”. Ngược với xu hướng này là cách định nghĩa nêu trong Tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489 1: “Thông tin và hệ thống tài liệu. Phần chung. Quản lý văn bản”.
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 21 Đn 05: “Là thông tin được ghi lại hoặc một đối tượng có thể được xử lý như một đơn vị một thể thống nhất”. Định nghĩa này được các nhà lưu trữ Canada và nước Nga tán đồng. Ví dụ, Đn 12 nêu trên là định nghĩa được ghi trong bản Báo cáo về “Chính sách và quá trình thu thập, tiêu chuẩn và bảng chú giải thuật ngữ của cơ quan Lưu trữ thành phố Toronto Canada”. Cụ thể là, thuật ngữ “tài liệu document” được định nghĩa ở đây như sau: “Là một đơn vị thông tin được ghi lại không phụ thuộc vào hình thức và vật mang” (A unit of recorded information regardless of form andNhómedia). m thứ hai, đó là các định nghĩa giải thích thuật ngữ “tài liệu” theo hướng kết hợp hai bộ phận hợp thành của tài liệu là vật mang và thông tin được ghi trên hoặc trong vật mang đó. Thuộc nhóm này có các định nghĩa 01, 03, 04, 08, 09 và 11. Tiêu biểu, phù hợp, đáng tin cậy và cô đọng nhất đối với công tác quản lý hành chính nhà nước nói chung và lĩnh vực văn thư và lưu trữ nói riêng những lĩnh vực rất cần thiết để thông tin trong tài liệu có thể nhận dạng được, để tài liệu được trình bày theo thủ tục đã quy định cùng với những yếu tố thể thức nhất định, định nghĩa về “tài liệu” trong Luật Liên bang “Về thông tin hoá và bảo vệ thông tin” và trong tiêu chuẩn nhà nước Nga ГОСТ P 51141 98, là cần được lưu ý nhất. Ở đây, “Tài liệu đó là thông tin được cố định trên vật mang vật chất kèm theo các yếu tố thể thức mà những yếu tố đó cho phép nhận dạng được thôngNhómtin”.thứ
ba, Đó là các định nghĩa giải thích thuật ngữ “tài liệu” theo hướng kết hợp hai bộ phận hợp thành của tài liệu là thông tin được ghi trên hoặc trong vật mang đó với mục đích làm chứng cứ để khẳng định những trách nhiệm pháp lý hoặc khẳng định về hoạt động quản lý. Thuộc nhóm này có 01 định nghĩa Đn 10: “Là thông tin, được lập, nhận và duy trì bởi một tổ chức hoặc một cá nhân với tư cách là chứng cứ và thông tin làm căn cứ thực hiện nghĩa vụ pháp lý hoặc trong các giao dịch kinh”. https://lop6.edu.vn/
Thuộc nhóm này có các định nghĩa 02, 06, 13, 14. Tiêu biểu, phù hợp, đáng tin cậy và cô đọng nhất thuộc nhóm này là định nghĩa được nêu trong cuốn “Từ điển các thuật ngữ lưu trữ” (Hội đồng lưu trữ quốc tế. Munchen. NewYork. London. Paris 1988), thuật ngữ “tài liệu” (document) được giải thích như sau: Đn 13 (nghĩa 1): một sự kết hợp giữa vật mang và thông tin được ghi lại trên hoặc trong vật mang đó, cái có thể dùng làm chứng cứ hoặc để tham khảo. Như vậy, loại trừ Đn 10, tức là nhóm ba bởi vì, định nghĩa này thực chất là định nghĩa dành cho thuật ngữ “văn bản”, khái niệm tài liệu được hiểu rất đa dạng. Có định nghĩa cần được hiểu rất rộng, có định nghĩa lại phải hiểu rất hẹp. Theo nghĩa hẹp, nó được hiểu như thuật ngữ “văn bản”. Song về phương diện khoa học cần phải phân biệt thật rõ sự khác nhau và giống nhau giữa các thuật ngữ nói chung và đặc biệt là hai thuật ngữ rất phổ biến hiện nay trong quản lý nhà nước cũng như công tác văn thư lưu trữ, thông tin thư viện là thuật ngữ văn bản và tài liệu. Sự phân tích dưới đây về thuật ngữ “văn bản” sẽ làm sáng tỏ điều này. 1.1.2. Khái niệm “Văn bản” Để làm sảng tỏ hơn các định nghĩa về khái niệm “tài liệu” được đưa ra như đã phân tích ở trên, nhất thiết phải xem xét khái niệm “Văn bản”. Như trên chúng ta đã thấy, hiện nay ở nước ta đang tồn tại nhiều định nghĩa khác nhau về văn bản. Nhưng chưa có một công trình nghiên cứu toàn diện và sâu về nội hàm của thuật ngữ này. Cho nên, cho đến nay chưa có một sự thống nhất về cách giả thích về thuật ngữ này. Dưới đây, bằng phương pháp phân tích tổng hợp các định nghĩa đang sử dụng trong các tài liệu của nước ta và nước ngoài mà chúng tôi tham khảo được, trên cơ sở phân tích các đặc trưng thuộc bản chất của đối tượng nghiên cứu, chúng ta sẽ thống nhất đưa ra một định nghĩa chung về khái niệm “văn bản”. https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 22
Nhóm cuối cùng là nhóm có sự kết hợp cả ba yếu tố (đặc trưng trên).
Đn 05: Vật mang thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành qua hoạt động xã hội, được trình bày theo thể thức nhất định.
Đn 04 (nghĩa hẹp): văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp (gọi chung là cơ quan).
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 23 Trước hết, như chúng ta điều biết, ở nước ta, hai từ “văn bản” được sử dụng rất rộng rãi trong công tác văn thư lưu trữ, song hai từ này chỉ được các nhà văn bản học và lưu trữ học Việt Nam quan tâm xem xét với tư cách như là một thuật ngữ khoa học từ cuối những năm 90 của thế kỷ XX. Cụ thể, Từ điển “Thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam” do Cục Lưu trữ nhà nước xuất bản năm 1992, đã đưa ra định nghĩa như sau về thuật ngữ “văn bản”: Đn 01 (nghĩa 01): Vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ, có giá trị phápĐnlý.02 (nghĩa 02): Các công văn giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan như luật, pháp lệnh, lệnh, nghị quyết, nghị định, quyết định, chỉ thị, thông tư, thông cáo, thông báo, kế hoạch, báo cáo v.v… Trong giáo trình “Văn bản học và Lưu trữ học đại cương”, được Nhà xuất “Giáo dục” ấn hành năm 1996, khái niệm “Văn bản” được hiểu theo hai nghĩa: Đn 03 (nghĩa rộng): văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ (tức là các loại chữ viết dùng để thể hiện ngôn ngữ của con người).
Đn 06: Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định. Đn 07: Văn bản hiểu theo nghĩa chung nhất là khái niệm dùng để chỉ vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định. Theo nghĩa hẹp thì văn bản được hiểu là công văn, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, xí nghiệp. https://lop6.edu.vn/
Đn 09: Văn bản là Một chỉnh thể nguyên câu, gồm một chuỗi các câu, đoạn văn được cấu tạo theo quy tắc của một ngôn ngữ, tạo nên thông báo có tính hệ thống.Đn 10: Bản viết hoặc in, mang nội dung là những gì cần được ghi để lưu lại làmĐnbằng.
Đn 12: Văn bản là sản phẩm và phương tiện của hoạt động giao tiếp để ghi tin và truyền thông tin bằng ngôn ngữ (ký hiệu) từ chủ thể này đến chủ thể khác, nhằm thỏa mãn những yêu cầu hoặc mục đích nhất định.
Đn 13: Văn bản là vật mang tin trên đó thông tin được ghi và truyền đạt bằng ký hiệu hoặc ngôn ngữ nhất định theo hình thức và thể thức qui định, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Đn 14: Văn bản vừa là sản phẩm vừa là phương tiện của hoạt động giao tiếp, có mục đích ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (ký hiệu) từ chủ thể này đến chủ thể khác, nhằm thỏa mãn những yêu cầu hoặc mục đích nhất định.
Trên đây là cách định nghĩa được nêu trong các tài liệu do các nhà khoa học Việt Nam đề xuất và được các nhà xuất bản Việt Nam xuất bản. Dưới là một sô định nghĩa về thuật ngữ “văn bản”do một số tác giả nước ngoài đề xuất: https://lop6.edu.vn/
11: Văn bản nói chung là một phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định. Xã hội càng phát triển, các ký hiệu ghi tin ngày càng phong phú và văn bản ngày càng đa dạng.
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 24 Đn 08: Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ, chủ yếu tồn tại ở dạng viết, thường là tập hợp các câu, có tính trọn vẹn về nội dung, hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục đích giao tiếp nhất định.
3/. Ghi lại bằng ký hiệu ngôn ngữ (phải là ký hiệu ngôn ngữ chứ không chi bằng ký hiệu phi ngôn ngữ) - hình thức biểu đạt nội dung văn bản. Bên cạnh có các điểm chung đó, giữa hai định nghĩa này có một điểm khác nhau cơ bản. Đó là định nghĩa 01 không xác định cụ thể về nguồn gốc xuất xứ. Trong khi đó, trong định nghĩa 02 qui định cụ thể về nguồn gốc hình thành văn bản - phải là sản phẩm trực tiếp hình thành trong hoạt động của cơ quan nhà nước. Hay nói cách khác văn bản phải phản ánh trực tiếp hoạt động của cơ quan nhà nước (không bao gồm các chủ thể khác, ví dụ, một cá nhân, một tổ chức phi chính phủ...). Ngoài ra, ở định nghĩa 01 có nhấn mạnh tới giá trị pháp lý của văn bản bộ phận thể hiện giá trị mục đích, công dụng văn bản, Đn 02 không nêu rõ điểm này. Trong các định nghĩa trên, có các định nghĩa 15, 16 và 17 là những định nghĩa không nhấn mạnh về yếu tố vật mang và hình thức ghi tin bộ phận thứ nhất. https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 25 Đn 15: Là thông tin, được lập, nhận và duy trì bởi một tổ chức hoặc một cá nhân với tư cách là chứng cứ và thông tin làm căn cứ thực hiện nghĩa vụ pháp lý hoặc trong giao dịch kinh doanh”. Đn 16: Một tài liệu được lập ra hoặc nhận được trong quá trình tiến hành các công việc của một người hoặc một tổ chức và được bảo quản bởi người hoặc tổ chức đó với mục đích tham khảo trong tương lai. Đn 17: Thông tin được ghi lại (tài liệu) không phụ thuộc vào hình thức và vật mang, được lập ra, nhận và được duy trì bởi một cơ quan, tổ chức, cá nhân làm căn cứ thực hiện nghĩa vụ hợp pháp hoặc trong giao dịch kinh doanh. Phân tích các định nghĩa nêu trên, ta thấy có các điểm chung như sau: 1/. Là vật mang bộ phận cấu thành mang tính vật chất tạo nên văn bản. 2/. Là thông tin được ghi lại bộ phận cấu thành nội dung văn bản.
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 26 Kết quả phân tích trên đây về “tài liệu” và “văn bản” hai thuật ngữ cơ bản có tính phổ biến trong quản lý nhà nước và lĩnh vực văn thư lưu trữ, cho phép ta đi đến định nghĩa thống nhất sau đây: 1. Định nghĩa về thuật ngữ “tài liệu”: Là đơn vị thông tin được ghi lại không phụ thuộc vào hình thức và vật mang”. 2. Định nghĩa về thuật ngữ “văn bản”: Một tài liệu được lập ra hoặc nhận được trong quá trình tiến hành các công việc hợp pháp của một người hoặc một tổ chức và được bảo quản được duy trì bởi người hoặc tổ chức đó với mục đích làm chứng cứ hoặc để tham khảo trong tương lai. Ở đây, ta thấy, văn bản trước hết là tài liệu, nghĩa là nó “Là đơn vị thông tin được ghi lại không phụ thuộc vào hình thức và vật mang”. Nhưng phải “được lập ra hoặc nhận được trong quá trình tiến hành các công việc của một người hoặc một tổ chức và được bảo quản bởi người hoặc tổ chức đó với mục đích làm chúng cứ cho hoạt động của mình hoặc để tham khảo trong tương lai.” Ưu điểm nổi bật của định nghĩa này là nó bao gồm trong đó các yếu tố cơ bản như: 1/ Thông tin có nguồn gốc xuất xứ; 2/ Thông tin có giá trị làm chứng cứ pháp lý cho hoạt động hợp pháp, đáp ứng đúng nhu cầu của công cuộc cải cách hành chính hiện nay ở nước ta theo xu hướng xây dựng một nền hành chính nhà nước hiện đại, hiệu lực, hiệu quả - một nhà nước của dân, do dân và vì dân sống và làm việc theo hiến pháp và pháp luật; 3/ Thông tin có thể sử dụng được do nó được duy trì; 4/ Phù hợp với qui định của “Luật lưu trữ” mới ban hành cũng như cách hiểu phổ biến trong lưu trữ học hiện nay ở nước ta; 5/ Góp phần đổi mới hoạt động quản lý văn thư lưu trữ theo hướng hiện đại phù hợp với xu hướng chung của thế giới chuyển mạnh từ quản lý văn bản nặng về vật mang vật chất và phương thức ghi ký truyền thống (công nghệ giấy) sang quản lý văn bản với sự chú trọng tới việc quản lý thông tin được ghi trên hoặc trong văn bản quản lý nội dung văn bản và theo hiện đại (công nghệ điện tử).
Ngoài ra nó cho phép phân biệt nó với thuật ngữ “văn kiện”. https://lop6.edu.vn/
Như vậy. thông thường, khái niệm “tư liệu” được hiểu gần giống như khái niệm “tài liệu”. Vậy trong lĩnh vực văn thư lưu trữ khái niệm “tư iệu” cần được giải thích như thế nào để chính xác hóa khi sử dụng nó trong mối quan hệ với khái niệm “tài liệu” và “văn bản”. Hiện nay, rất tiếc, trong các công trình nghiên cứu thuộc lĩnh vực này chưa có định nghĩa riêng về thuật ngữ này mà chỉ có định nghĩa về khái niệm “tư liệu lưu trữ”: https://lop6.edu.vn/
Ngoài ba thuật ngữ nêu trên, sẽ là thiếu hoàn chỉnh nếu không bàn tới thuật ngữ “tư liệu” thuật ngữ đã, đang được sử dụng thường xuyên hiện nay tuy không phổ biến so với các thuật ngữ trên. 1.1.4. Khái niệm “Tư liệu” Về thuật ngữ này hiện ở nước ta chưa có sự thống nhất khi dịch sang tiếng Anh. Thật vậy, tiếng Anh thuật ngữ này được viết là document, documentation, documentary, ví dụ, mộc bản triều Nguyễn của nước ta được UNESCO công nhận là di sản tư liệu trong chương trình ký ức thế giới. Tiếng Anh đối với cụm từ “di sản tư liệu” được dịch là “Documentary Heritage” từ gốc ở đây bằng tiếng Anh là Document. Song trong lĩnh vực văn thư lưu trữ từ documment được dịch sang tiếng Việt là “tài liệu”. Trong công trình nghiên cứu này, từ document cũng được dịch sang tiếng Việt là “tài liệu”. Theo cách hiểu thông dụng (phổ thông), khái niệm “tư liệu” được định nghĩa như sau: Đn 01. Tư liệu: “Vật mang tin dưới nhiều dạng thức khác nhau như sách, ấn phẩm định kỳ, băng ghi âm, ghi hình, phim ảnh, đĩa từ, đĩa quang…” Đn 02. “ Tài liệu sử dụng cho việc nghiên cứu” (nghĩa 02).
1.1.3. Khái niệm “Văn kiện”
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 27
Thuật ngữ “văn kiện” cho đến nay đều được hiểu thống nhất như sau: Văn kiện trước hết là văn bản song đó là loại “Văn bản có ý nghĩa quan trọng về chính trị xã hội”.
Đn 01. “Tư liệu lưu trữ”: “Tài liệu không mang đầy đủ tính chất như tài liệu lưu trữ nhưng có giá trị tham khảo cho các công trình nghiên cứu (bao gồm các xuất bản phẩm cổ, cổ sử, những tài liệu đơn lẻ; các sưu tập tài liệu theo chuyên đề lịch sử, các tư liệu lịch sử, hồi ký… được sử dụng như một nguồn sử liệu bổ trợ cho các công trình nghiên cứu)”. Đn 02. Tư liệu lưu trữ: “Xuất bản phẩm hoặc tài liệu lưu trữ không thuộc thành phần phông lưu trữ và được đưa vào phòng tư liệu hoặc thư viện của kho lưu trữ để tham khảo trong quá trình nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ có liên quan”. Trong thực tiễn, trong cơ cấu tổ chức của các Trung tâm lưu trữ quốc gia ở nước hiện nay đều có bộ phận tư liệu này. Ngoài hai định nghĩa nêu trên, tuy không nêu thành định nghĩa, song có đề cập đến nội hàm của khái niệm tư liệu. Đó là cách giải thích cho rằng: “Tư liệu phần nhiều là những sách, báo, tài liệu… do yêu cầu công tác cơ quan thu thập về bằng cách mua, nhận biếu tặng, sao chép hoặc biên soạn ra, hoặc cơ quan khác gửi cho… dùng làm cơ sở nghiên cứu tham khảo. Những tài liệu này không phản ánh trực tiếp hoạt động của cơ quan, không phải lập hồ sơ nộp lưu vào các kho lưu trữ của Nhà nước”. Qua sự phân tích nêu trên cho thấy: khái niệm tư liệu là một khái niệm phái sinh của khái niệm tài liệu. Nó là tài liệu song chỉ có giá trị thông tin tham khảo cho các công nghiên cứu nhất định nào đó và không phản ánh trực tiếp hoạt động của cơ quan, không phải lập hồ sơ nộp lưu vào các kho lưu trữ của Nhà nước, có thể mua bán được theo cơ chế kinh doanh văn hóa phẩm. Thống nhất lại ta thấy rằng, thuật ngữ “tài liệu” là thuật ngữ cơ bản nhất. Nó bao hàm trong đó ít yếu tố (đặc trưng) nhất. Do đó nó có tính linh hoạt và tính bao quát rộng nhất. Nó là thuật ngữ có tính nền tảng làm thuật ngữ gốc cho các thuật ngữ còn lại. Thuật ngữ thứ hai, theo mức độ bao quát là thuật ngữ “tư liệu”. Nó phân biệt so với thuật ngữ “tài liệu” ở chỗ tài liệu được hiểu là tư liệu khi nó được sử dụng vào một công trình nghiên cứu cụ thể, một chương trình, https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 28
4/. Cho phép phân biệt nó một cách rõ ràng nhất với thuật ngữ “văn bản”.
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 29 công trình khoa học nhất định cho trước hoặc vào những công việc cụ thể và có tính chất bổ trợ. Khác với thuật ngữ “văn bản”. Theo độ bao quát, thuật ngữ này có nội hàm phức tạp hơn, có nhiều yếu tố hơn. Xét về nguồn gốc nó là thuật ngữ phái sinh từ thuật ngữ “tài liệu”. Tiếp đến là thuật ngữ “văn kiện”. Thuật ngữ này có mức độ bao quát hẹp nhất. Nó là định nghĩa phái sinh trực tiếp từ khái niệm “văn bản”. Như vậy, căn cứ vào độ bao quát, bốn khái niệm nêu trên đươc xếp theo thứ tự sau đây: Tài liệu tư liệu văn bản văn kiện. Có nghĩa là khi nói đến tài liệu chúng ta hàm ý rằng nó bao gồm trong đó tư liệu, văn bản và văn kiện; nói tới tư liệu là nói tới một bộ phận của tài liệu, văn bản và văn kiện. Nói tới văn bản là nói tới một bộ phận cơ bản của tài liệu. Và văn kiện là bộ phận tinh túy nhất của văn bản. Thứ tự này tạo nên nền tảng lý luận của văn bản học. Cần lưu ý rằng, thứ tự này chỉ có tính thuận chiều, không đảo ngược, do tính bao quát rộng hẹp của từng thuật ngữ. Hệ thống theo thứ bậc cùng với sự thống nhất trong cách định nghĩa về các thuật ngữ như đã nêu trên, có những ưu điểm khi bàn về khái niệm “Tài liệu”. Đó là: 1/. Không quá nhấn mạnh tới vật mang, phương thức ghi ký, hình thức và thể thức của tài liệu. 2/.Thống nhất với định nghĩa phổ biến hiện nay trên thế giới về thuật ngữ này, đáp ứng nhu cầu hội nhập quốc tế.
5/. Góp phần tiêu chuẩn hóa các thuật ngữ trong quản lý văn bản quản lý nhà nước, đặc biệt là làm rõ nội hàm của các loại và thể loại tài liệu hiện đang được sử dụng rộng rãi trong công tác quản lý nhà nước về văn thư-lưu trữ, thông https://lop6.edu.vn/
3/. Phản ánh đúng thực tại khách quan không chỉ của lĩnh vực văn thư , lưu trữ mà còn của lĩnh vực thông tin thư viện một lĩnh vực mà thuật ngữ “tài liệu” cũng được sử dụng rất rộng rãi.
Đn 05. “Là những quyết định và thông tin quản lý, do các cơ quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức do pháp luật qui https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 30 tin thư viện, bao quát được tất cả các loại và thể loại đã và sẽ tiếp tục hình thành trong tương lai (tránh được những lỗi đã gặp phải khi liệt kê các loại và thể loại tài liệu), phản ánh được xu hướng áp dụng ngày càng rộng rãi công nghệ thông tin nói riêng và các thành tựu khoa học công nghệ khác nói chung vào các lĩnh vực hoạt động khác nhau của xã hội có liên quan đến việc lập và sử dụng tài liệu. Dựa vào nền tảng trên, chúng ta tiếp tục xét tới khái niệm “văn bản quản lý nhà nước” (VBQLNN). 1.1.5. Khái niệm văn bản quản lí nhà nước Ở nước ta, về khái niệm “văn bản quản lý nhà nước” hiện có nhiều định nghĩa khác nhau. Dưới đây là một số định nghĩa về văn bản quản lý nhà nước: Đn 01. “Văn bản do cơ quan nhà nước ban hành để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý nhà nước hoặc những thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý”.Đn 02. “Do các cơ quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền, thủ tục để thực hiện chức năng quản lý nhà nước, mang tính quyền lực do pháp luật qui định”.Đn 03. “Là những quyết định và thông tin quản lý, do các cơ quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức do luật định nhằm điều chỉnh các quan hệ trong quá trình quản lý”.
Đn 04. “Văn bản do cơ quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền, thủ tục, để thực hiện chức năng quản lý nhà nước, mang tính quyền lực do pháp luật qui định… Là phương tiện để xác định và vận dụng các chuẩn mực pháp lý vào quản lý nhà nước”.
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 31 định nhằm điều chỉnh các quan hệ trong quá trình quản lý…Là phương tiện để xác định và vận dụng các chuẩn mực pháp lý vào quá trình quản lý nhà nước”. Đn 06. Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước bảo đảm thực thi bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân. Đn 07. “Văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí, mệnh lệnh của các cơ quan nhà nước đối với cấp dưới. Đó là hình thức để cụ thể hoá luật pháp; là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý nhà nước. Văn bản quản lý nhà nước do cơ quan nhà nước ban hành và sửa đổi theo luật định.Qua các định ngĩa trên mchungs ta thấy có một điểm chung là: Đặc trưng nổi bật của văn bản quản lý nhà nước là hiệu lực pháp lý của chúng trong quá trình quản lý nhà nước. Nó cho phép xác định mối quan hệ giữa cơ quan quản lý và cơ quan bị quản lý, giữa các cơ quan có liên quan trong hệ thống bộ máy quản lý nhà nước nói chung. Các văn bản quản lý nhà nước mang tính quyền lực theo luật định. Văn bản quản lý nhà nước có thể thức riêng, được quy định bởi các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Sự hình thành các văn bản quản lý nhà nước được thực hiện theo một quy trình xác định.
Đn 08. “Văn bản quản lý nhà nước là văn bản mà các cơ quan nhà nước dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền luật định”. Đn 09. “Là công cụ chuyển tải thông tin để các cơ quan quản lý nhà nước cụ thể hoá và truyền đạt kịp thời các chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước vào cuộc sống và là tác phẩm văn hoá để lại cho các thế hệ mai sau sử dụng với nhiều mục đích, ý nghĩa khác nhau”. https://lop6.edu.vn/
5/. Lập ra, ban hành theo thẩm quyền, hình thức, thể thức, trình tự và thủ tục do luật Trênđịnh.cơsở phân tich nêu trên, thống nhất với định nghĩa về khái niệm văn bản, chúng có thể phát biểu như sau về khái niệm về “Văn bản quản lý nhà nước”. “Văn bản QLNN là văn bản do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành, tiếp nhận và duy trì với mục đích làm chứng cứ phương tiện, công cụ pháp lý trong quá trình thực hiện các chức năng quản lý nhà nước theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức và thể thức được xác định, có hiệu lực pháp lý, mang tính đơn phương, được bảo đảm thực thi bằng những biện pháp khác nhau”. https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 32 Đn 10. “Xét từ góc độ quản lý, văn bản quản lý Nhà nước là những quyết định thành văn, do các cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo những thể thức, thủ tục và thẩm quyền do luật định, mang tính quyền lực đơn phương, làm phát sinh các hệ quả pháp lý cụ thể”.
4/. Làm cơ sở (căn cứ), phương tiện công cụ pháp lý để thực hiện các chức năng quản lý nhà nước
3/. Có hiệu lực pháp lý, mang tính quyền lực đơn phương thể hiện ý chí mệnh lệnh của cơ quan nhà nước đối với cấp dưới, làm phát sinh các hệ quả pháp lý, được Nhà nước bảo đảm thực thi bằng những biện pháp khác nhau.
Đn 11. “Là phương tiện quản lý, là cơ sở pháp lý trong hoạt động của các cơ quan nhà nước và do các cơ quan nhà nước ban hành”. Phân tích các định nghĩa nêu trên ta thấy chúng đều thống nhất ở mấy điểm sau đây: 1/. Có nguồn gốc xuất xứ: do các cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền ban hành. 2/. Chứa quyết định quản lý hoặc thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý.
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 33 Văn bản quản lý nhà nước là một tập hợp các văn bản được ban hành tạo nên một chỉnh thể các văn bản cấu thành hệ thống, trong đó tất cả các văn bản có liên hệ mật thiết với nhau về mọi phương diện, được sắp xếp theo trật tự pháp lý khách quan, lôgic và khoa học. Đó là một hệ thống kết hợp chặt chẽ các cấu trúc nội dung bên trong và hình thức biểu hiện bên ngoài, phản ánh được và phù hợp với cơ cấu quan hệ xã hội, yêu cầu của công tác quản lý nhà nước. Hệ thống này chứa đựng những tiểu hệ thống với tính chất và cấp độ hiệu lực pháp lý cao thấp, rộng hẹp khác nhau. Trong từng tiểu hệ thống có nhiều tên loại văn bản và các thể loại văn bản được xác định theo kết quả phân loại chúng. 1.2. Phân loại văn bản quản lí nhà nước 1.2.1. Mục đích phân loại văn bản Văn bản quản lý nhà nước là một tập hợp các văn bản được ban hành tạo nên một hệ thống văn bản quản lý. Trong đó, các văn bản có liên hệ mật thiết với nhau về mọi phương diện, được sắp xếp theo một trật tự pháp lý, khách quan, logic, khoa học. Nhìn một cách tổng quát, hệ thống văn bản quản lý nhà nước là một tập hợp những văn bản hình thành trong hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước mà giữa chúng có liên quan với nhau, ảnh hưởng lẫn nhau và quan hệ nhất định về mặt pháp lý. Việc phân loại hệ thống văn bản là rất quan trọng và cần thiết. Phân loại văn bản quản lý nhà nước nhằm một số mục đích sau: Một là, nắm được tính chất, công dụng, đặc điểm của từng loại văn bản ban hành phù hợp với từng trường hợp cụ thể, đồng thời áp dụng phương pháp soạn thảo thích hợp (cả về cấu trúc, ngôn ngữ, văn phong, nội dung văn bản).
Hai là, tạo thuận lợi cho việc quản lí và sử dụng văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan. https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 34 Ba là, có cách xử lý đúng đắn đối với từng loại, từng nhóm văn bản khi lập hồ sơ, xác định giá trị, tổ chức bảo quản và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Bốn là, tạo điều kiện để nhất thể hóa, tiêu chuẩn hóa hệ thống văn bản nói chung và văn bản quản lý nhà nước nói riêng. - Năm là, từng bước hiện đại hóa, tự động hóa công tác văn bản hóa các chức năng quản lý của các cơ quan quản lý 1.2.2.Cácđặctrưnglàmcăncứđểphânloạivănbảnquảnlýnhànước Như trên chúng ta đã phân tích, khái niệm VBQLNN bao gồm trong nó nhiều yếu tố đặc trưng. Chính những đặc trưng này là căn cứ để phân chia hệ thống VBQLNN thành các tiểu hệ thống. Trong một số sách báo, các đặc trưng này được gọi là tiêu chí phân loại. Ví dụ 1. Theo “Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản” / TS Lưu Kiếm Thanh (Ch.b). H. : Nxb. Giáo dục, 2006, có các tiêu chí phân loại như sau (11. 23 24): 1/. Tác giả; 2/. Tên loại; 3/. Nội dung; 4/. Mục đích biên soạn; 5/. Địa điểm ban hành; 6/. Kỹ thuật chế tác, ngôn ngữ thể hiện; 7/. Hướng chu chuyển của văn bản; 8/. Hiệu lực pháp lý. Ví dụ 2. Theo “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” / Vương Đình Quyền. H.: Nxb. CTQG, 2005, có các tiêu chí phân loại như sau: https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 35 1/. Chủ thể ban hành văn bản; 2/. Nguồn gốc của văn bản; 3/. Phạm vi sử dụng của văn bản; 4/. Tính chất cơ mật và phạm vi phổ biến của văn bản; 5/. Hiệu lực pháp lý của văn bản; 6/. Theo mức độ chính xác của văn bản.
Ví dụ 3. Theo cuốn “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ”. Nxb. “Văn hóa thông tin”. H-2011, có các đăc trưng sau: 1/. Tính chất; 2/. Ý nghĩa; 3/. Giá trị; 5/. Hình thức văn bản; 6/. Vật mang tin; 7/. Chủ sở hữu. Ví dụ 4. Theo cuốn “ Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước”, xuất bản lần thứ 5, Nxb Chính trị Quốc gia, 2010, tác giả nhấn mạnh rằng: “Cần phải phân chia văn bản theo từng chủng loại dựa trên các đặc trưng hay chức năng cụ thể (chức năng thông tin, chức năng pháp lý, chức năng quản lý, chức năng văn hoá, chức năng xã hội) của chúng…Theo yêu cầu này có thể phân loại văn bản theo những đặc trưng sau đây: Văn bản trao đổi, văn bản truyền đạt chủ trương, văn bản chỉ đạo, văn bản giải trình… Ngoài ra, có thể phân loại theo một số đặc trưng khác của chúng như: tác giả, tên gọi, thời gian hình thành văn bản, địa điểm hoặc khu vực sử dụng”… Cần phải căn cứ vào nhu cầu nghiên cứu, biên soạn và sử dụng mà lựa chọn cách phân loại thích hợp cho các văn bản của mỗi cơ quan, đơn vị. https://lop6.edu.vn/
Ví dụ 05. Điều 4. trong Nghị định số 110/2004/NĐ CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về “Công tác văn thư”, đã căn cứ vào đặc trưng “hình thức văn bản” đề phân loại các văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức . Phân tích và tổng hợp các ý kiến nêu trên, ta thấy, ở nước ta hiện chưa có công trình nghiên cứu chuyên sâu và toàn diện về các căn cứ phân loại tài liệu nói chung và VBQLNN nói riêng. Do đó, đã dẫn đến trình trạng phân chia văn bản hình thành trong các cơ quan, tổ chức nói chung và VBQLNN nói riêng thành các loại chưa được thống nhất, thiếu thuyết phục. Một số ví dụ dưới đây có thể minh họa cho nhận định đó. Ví dụ 01. Điều 4. trong Nghị định số 110/2004/NĐ CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về “Công tác văn thư”, căn cứ vào đặc trưng hình thức văn bản, đã phân chia các văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức1./thành:Vănbản qui phạm pháp luật; 2./ Văn bản hành chính; 3./ Văn bản chuyên ngành; 4./ Văn bản của các tổ chức chính trị, chính trị xã hội. Phân tích sự phân chia này ta thấy, sự phân loại này chưa logic. Bởi vì nó không dựa vào đặc trưng hình thức văn bản cũng như không chỉ dựa vào đặc trưng tác giả hoặc mức độ pháp lý của văn bản. Ví dụ, Trong thành phần văn bản của các tổ chức chính trị xã hội bao gồm cả văn bản qui phạm pháp luật và văn bản hành chính. Ví dụ 02. Theo “Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản” /TS Lưu Kiếm Thanh (Ch.b). H. : Nxb. Giáo dục, 2006, VBQLNN được tác giả phân chia thành 04 nhóm sau mà không nêu rõ căn cứ vào đặc trưng nào: 1/. Văn bản quy phạm pháp luật; https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 36
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 37 2/. Văn bản hành chính thông thường; 3/. Văn bản chuyên môn kỹ thuật; 4/. Văn bản cá biệt. Ví dụ 03. Lý luận và phương pháp công tác văn thư” / Vương Đình Quyền. H.: Nxb. CTQG, 2005,, căn cứ vào đặc trưng hiệu lực pháp lý của văn bản, tác giả phân chia VBQLNN thành 02 nhóm sau: 1/. Văn bản quy phạm pháp luật. Trong đó có thể phân loại chi tiết hơn. Nếu phân chia theo tính chất và thức bậc hiệu lực pháp lý của văn bản gồm có các loại:Văn bản luật - Văn bản dưới luật 2/. Văn bản quản lý nhà nước thông thường . Ở đây, tác giả cho rằng, loại văn bản này bao gồm các loại văn bản như: Báo cáo; hợp đồng; thông báo; đề án; biên bản; chương trình; tờ trình; công văn; kế hoạch…thông thường còn gồm cả văn bản áp dụng quy phạm pháp luật (hay văn bản cá biệt). Ví dụ 4. Theo “Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước” / Nguyễn Văn Thâm. H.: Nxb. CTQG, 2006, VBQLNN được phân chi thành các loại như sau: 1/.Văn bản quy phạm pháp luật; 2/. Các loại văn bản hành chính thông thường; 3/. Văn bản chuyên môn; 4/. Văn bản kỹ thuật. https://lop6.edu.vn/
3/. Nội dung thông tin phản ánh các chức năng hoạt động quản lý nhà nước.
độ (phạm vi) hiệu lực pháp lý chứng cứ pháp lý, ý chí, mệnh lệnh theo thứ bậc, theo thẩm quyền, thủ tục và trình tự pháp lý.
1/. Tác giả - chủ thể ban hành văn bản 2/. Tên loại hình thức và thể thức văn bản
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 38 Ví dụ 5. Theo “ Soạn thảo văn bản và các mẫu tham khảo trong hoạt động quản lý và kinh doanh”. /.Lê Văn IN. Nxb .“Chính trị quốc gia”. H 2010.(22.21 23), văn bản được phân chia thành các loại sau: 1/. Văn bản qui phạm pháp luật; 2/. Văn bản hành chính (bao gồm văn bản cá biệt và văn bản hành chính thông thường) ; 3/.Văn bản chuyên ngành (bao gồm văn bản chuyên môn và văn bản kỹ thuật). Rõ ràng là ở nước ta, việc phân chia văn bản QLNN còn chưa thống nhất, thiếu thuyết phục. Mặc dù vậy, việc phân chia này cũng đã căn cứ vào một số đặc trưng phổ biến thuộc nội hàm của khái niệm VBQLNN. Trong số các đặc trưng đó có những đặc trưng chủ yếu thuộc nội hàm khái niệm VBQLNN mà chúng ta đã thống nhất ở trên. Đó là các đặc trưng sau đây:
4/. Mục đích - điều chỉnh các mối quan hệ nảy sinh trong hoạt động quản lý nhà5/.nước.Mức
Căn cứ vào mục tiêu của đề tài này là phải làm sáng tỏ nội hàm các thuật ngữ về các loại và thể loại VBQLNN, tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý và tên loại văn bản (hình thức văn bản) là hai đặc trưng phù hợp nhất để phân loại VBQLNN .
Trước hết, theo tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý với mức độ cao thấp, rộng hẹp khác nhau, chúng ta phân chia VBQLNN, vốn là một tổ hợp lớn bao gồm https://lop6.edu.vn/
VBQQPPL, VBQLNN thông thường hay còn gọi là văn bản hành chính (VBHC) và nhóm văn bản quản lý chuyên môn kỹ thuật.
Tiếp đến, trong từng hệ thống nêu trên, chúng ta chia văn bản thành các nhóm tiểu hệ thống, theo các loại văn bản phù hợp. Cuối cùng trong mỗi loại văn bản này, chúng ta tiếp tục phân loại văn bản theo từng thể loại văn bản tương ứng được xác định.
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 39 hai hệ thống văn bản có giá trị pháp lý khác nhau, thành ba nhóm lớn:
1.2.3.Khái niệm loại và thể loại văn bản Ở đây, trước khi tiến hành phân loại theo từng loại và thể loại, chúng ta cần thống nhất về khái niệm “loại và thể loại văn bản”. Khái niệm “loại và thể loại văn bản” được sử dụng trong hoạt động quản lý hệ thống văn bản song chưa được giải thích. Theo nghiên cứu của chúng tôi, khái niệm này dùng để phân biệt các văn bản theo đặc trưng tên loại một trong các đặc trưng đã được chúng ta nêu ở trên. Đặc trưng này được thể hiện ở việc qui định về kỹ thuật trình bày hình thức, thể thức văn bản phù hợp với tên gọi của văn bản quản lý nhà nước. Thật vậy, trong thực tiễn của công tác quản lý văn bản được phân theo tên gọi cụ thể trong từng tiểu hệ thống văn bản. Ví dụ trong tiểu hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, chúng ta có 08 tên loại văn bản như: Hiến pháp; Luật; Nghị quyết. Pháp lệnh; Lệnh; Quyết định ; 7. Nghị định; Thông. Trong tiểu hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước thông thường có 32 tên loại văn bản như: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công. https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 40 Mỗi loại văn bản nêu trên điều có những qui định hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày riêng. Từ sự phân tích nêu trên chúng ta có thể thống nhất về khái niệm “loại văn bản ” như sau: loại văn bản là một khái niệm dùng để chỉ về một nhóm văn bản có cùng một tên gọi có hình thức. thể thức và kỹ thuật trình bày giống nhau được thực hiện theo qui định trong văn bản qui phạm pháp luật tương ứng dùng để phân loại văn bản thuộc một tiểu hệ thống văn bản nào đó nhằm mục đích quản lý và sử dụng hiệu quả văn bản. Trong từng loại văn bản nêu trên có thể có ác thể loại văn bản. Thật vậy, tùy theo mức độ thông tin và phạm vi phổ biến và chức năng của văn bản, trong từng loại văn bản có các thể loại văn bản, Ví dụ rõ nét nhất có thể nêu ra ở đây là, đối với các văn bản quy phạm pháp luật, các thể loại bản như: nghị quyết liên tịch, Thông tư liên tịch; đối với văn bản quản lý hành chinh thông thường có các thể loại trong loại báo cáo như : Báo cáo tổng kết là báo cáo được viết khi công việc đã kết thúc nhằm tổng hợp kết quả đã đạt được, rút những ưu điểm, tồn tại và những bài học kinh nghiệm. Báo cáo sơ kết là báo cáo được viết khi công việc chưa kết thúc hoặc kế hoạch đề ra chưa hoàn thành, nhưng cần phải bước đầu xem xét kết quả đã đạt được đến mức độ nào, có những ưu khuyết điểm gì, qua đó rút kinh nghiệm và đề ra biện pháp để làm tốt công việc hoặc nhiệm vụ còn lại. Báo cáo tổng hợp là báo cáo có nội dung đề cập đến nhiều vấn đề. Báo cáo chuyên đề là báo cáo đề cập đến một sự việc, vấn đề hoặc một lĩnh vực công tác. Báo cáo định kỳ là báo cáo được làm ra theo thời hạn quy định. Báo cáo đột xuất là báo cáo được làm ra khi có những vấn đề, sự việc xảy ra đột xuất cần phản ánh với cơ quan có thẩm quyền để đề nghị hỗ trợ hoặc chỉ đạo giải quyết. Báo cáo nhanh là báo cáo phản ánh tình hình được làm ra một cách nhanh chóng, kịp thời theo yêu cầu của cấp trên. Đặc điểm của báo cáo này là tình hình, số liệu được phản ánh trong báo cáo có thể chưa hoàn toàn chính xác, có trường hợp chỉ mang tính ước lượng…; Hoặc như các thể loại biên bản: biên https://lop6.edu.vn/
https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 41 bản cuộc họp các loại, biển bản kiểm tra các loại, biên bản giao nhận, biên bản thanh lý hợp đông các loại, biên bản ghi nhớ, vv... Phân tích các thể loại văn bản này cho thấy chúng đều có một tên gọi cua một loại văn bản với sự bổ sung về cơ quan ban hành hoặc về nội dung thông tin cụ thể để làm rõ thêm nội hàm của từng văn bản trong loại văn bản đó. Như vậy, có thể hiểu thống nhất về khái niệm “thể loại văn bản” như sạu “ Thể loại văn bản là một khái niệm dùng để chỉ về một nhóm văn bản trong một loại văn bản có bổ sung tên cơ quan ban hành và hoặc chi tiết hóa nội dung thông tin để phân biệt nó trong tập hợp văn bản thuộc một loại văn bản nhằm mục đích quản lý và sử dụng hiệu quả văn bản.. Thể loại văn bản là hình thức tạo lập văn bản có những đặc trưng nhất định về tính chất, nội dung và thể thức.
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 42 Chương 2
THỰC TRẠNG VĂN BẢN HÓA TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA MỘT SỐ CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRUNG ƯƠNG VIỆT NAM GIAI ĐOẠN 2000 2010 2.1. Thực trạng quy định về thẩm quyền ban hành các loại và thể loại văn bản quản lí nhà nước hình thành trong hoạt động của cơ quan nhà nước ở trung ương giai đoạn từ năm 2000 - 2010 2.1.1. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật Từ năm 2000 đến 2010 các loại văn bản và thể loại văn bản quy phạm pháp luật được quy định trong các văn bản Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ban hành của các năm 1996, năm 2002, năm 2008. - Từ năm 2000 đến 2001: Trong giai đoạn này, thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan Trung ương được quy định tại Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (năm 1996). Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật được ban hành bởi các cơ quan sau: Theo Điều 1 của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996, “Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật bao gồm: 1- Văn bản do Quốc hội ban hành: Hiến pháp, luật, nghị quyết; Văn bản do Uỷ ban thường vụ Quốc hội ban hành: pháp lệnh, nghị quyết; https://lop6.edu.vn/
Văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác ở trung ương ban hành để thi hành văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội: a) Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước; b) Nghị quyết, nghị định của Chính phủ; quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ; c) Quyết định, chỉ thị, thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ;
d) Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao; quyết định, chỉ thị, thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; đ) Nghị quyết, thông tư liên tịch giữa các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, giữa cơ quan nhà nước có thẩm quyền với tổ chức chính trị - xã hội; 3 Văn bản do Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân ban hành để thi hành văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội và văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên; văn bản do Uỷ ban nhân dân ban hành còn để thi hành nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp: a) Nghị quyết của Hội đồng nhân dân; b) Quyết định, chỉ thị của Uỷ ban nhân dân.” Từ năm 2002 đến 2007: Đến năm 2002, khi Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật được ban hành đã quy định lại về thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật: 1. Điều 1 được sửa đổi, bổ sung như sau: ''Điều 1. Văn bản quy phạm pháp luật Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật bao gồm: https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 2
43
1. Văn bản do Quốc hội ban hành: Hiến pháp, luật, nghị quyết. Văn bản do Uỷ ban thường vụ Quốc hội ban hành: pháp lệnh, nghị quyết;
d) Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao; quyết định, chỉ thị, thông tư của Chánh án Toà án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; đ) Nghị quyết, thông tư liên tịch giữa các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, giữa cơ quan nhà nước có thẩm quyền với tổ chức chính trị - xã hội;
3. Văn bản do Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân ban hành để thi hành văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội và văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên; văn bản do Uỷ ban nhân dân ban hành còn để thi hành nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp: a) Nghị quyết của Hội đồng nhân dân; b) Quyết định, chỉ thị của Uỷ ban nhân dân.'' - Từ năm 2008 đến 2010: Ngày 03/6/2008, Quốc hội khóa XII, kỳ họp thứ ba đã thông qua Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật mới (còn gọi là Luật ban hành VBQPPL năm 2008), thay thế toàn bộ Luật ban hành văn bản QPPL năm 1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản QPPL năm 2002 (gọi tắt là Luật ban hành văn bản QPPL cũ). Luật này có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2009. https://lop6.edu.vn/
2. Văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác ở trung ương ban hành để thi hành văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội: a) Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước; b) Nghị quyết, nghị định của Chính phủ; quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ; c) Quyết định, chỉ thị, thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ;
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 44
3. Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước.
9. Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước.
8. Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ.
10. Nghị quyết liên tịch giữa Uỷ ban thường vụ Quốc hội hoặc giữa Chính phủ với cơ quan trung ương của tổ chức chính trị xã hội.
5. Quyết định của Thủ tướng Chính phủ.
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 45 Nghị định số 24/2009/NĐ CP ngày 05/3/2009 quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật đã quy định lại về thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật: “Điều 2. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật 1. Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội. 2. Pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội.
12. Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân.” 2.1.2. Hệ thống văn bản hành chính - Hệ thống văn bản hành chính giai đoạn từ năm 2000 đến 2003: Hệ thống văn bản trong giai đoạn này chủ yếu thực hiện theo một số văn bản như: Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định 527/TTg ngày 02/11/1957 của Thủ tướng Chính phủ ngày 02/11/1957 về chế độ công tác văn thư (Chương 1 quy định về hệ thống văn bản https://lop6.edu.vn/
4. Nghị định của Chính phủ.
6. Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, Thông tư của Chánh án Toà án nhân dân tối cao.
7. Thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao.
11. Thông tư liên tịch giữa Chánh án Toà án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ.
Hệ thống văn bản hành chính giai đoạn từ năm 2004 đến 2010: Hệ thống văn bản hành chính được bổ sung thêm theo Khoản 2, Điều 1, Nghị định số 09/2010/NĐ CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 46 quản lí nhà nước: Luật, sắc lệnh, sắc luật, nghị định, nghị quyết, điều lệ, thông tư, chỉ thị, báo cáo, thông cáo, phiếu gửi, giấy giới thiệu, giấy đi đường, biên bản); Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ; Thông tư 33/BT ngày 10/12/1992 của Bộ trưởng Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ Hướng dẫn về hình thức văn bản và việc ban hành văn bản của các cơ quan hành chính Nhà nước. Tuy nhiên, Thông tư 33/BT mới chỉ quy định thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: thông cáo, thông báo, công văn hành chính, điện báo (kể cả điện mật), giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, phiếu gửi. - Hệ thống văn bản hành chính giai đoạn từ năm 2004 đến 2008: Hệ thống văn bản hành chính giai đoạn từ năm 2004 đến 2008 được quy định tại khoản 2, Điều 4, Nghị định số 110/2004/NĐ CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư; “2. Văn bản hành chính Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển”.
quan cấp bộ. Mục lục Công báo từ năm 1996 đến tháng 6 năm 2005 Tên cơ quan Năm Ghi chú 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 (T1 T6) Tổng số VBQPPLtrong các năm: https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 47 cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công. 2.2. Thực trạng các loại và thể loại văn bản trong hoạt động quản lý của các cơ quan trung ương qua khảo sát thực tế tại một số cơ quan Trung ương giai đoạn 2000-2010 2.2.1. Văn bản quy phạm pháp luật - Về số lượng văn bản: Qua khảo sát về số lượng văn bản quy phạm pháp luật do các bộ, cơ quan ngang bộ ban hành trong giai đoạn từ năm 1996 đến 2005, chúng tôi thấy các cơ quan cấp bộ đã ban hành một khối lượng văn bản khá lớn để hướng dẫn, cụ thể hoá và đưa pháp luật vào cuộc sống. Do nhiều văn bản luật, pháp lệnh được ban hành theo “luật khung” nên các cơ quan cấp bộ trong thời gian qua đã ban hành một khối lượng lớn văn bản quy phạm pháp luật. Những văn bản này đã góp phần thể chế hoá đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước về ngành, lĩnh vực thuộc chức năng quản lý của cơ quan cấp bộ. Các VBQPPL của các cơ quan cấp bộ có tác dụng lớn trong việc hướng dẫn, cụ thể hoá luật pháp để đưa pháp luật vào cuộc sống. Điều đó được thể hiện qua số lượng văn bản được ban hành trong 10 năm gần của các cơ quan cấp bộ như sau: Nguồn: Thống kê từ Cơ sở dữ liệu VBQPPL cập nhật từ Viện Khoa học Pháp lý (Địa chỉ: Khảowww.moj.gov.vn).sáttạicáccơ
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 48 Tên cơ quan Năm Ghi chú 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 (T1 T6) Tổng số VBQPPLtrong các năm: Bộ Công An *11 *09 *06 *06 03 07 07 11 03 02 65 (* ) Bộ Nội vụ Bộ Công Nghiệp 08 20 06 44 77 45 40 415 415 03 551 Bộ GTVT 16 20 11 25 27 14 20 47 22 04 206 Bộ GD & ĐT 09 17 18 20 23 35 31 52 63 01 269 Bộ KH & ĐT 16 19 10 12 18 11 05 10 14 04 119 Bộ NN&PTNT 15 22 05 73 93 75 66 910 68 05 531 Bộ LĐ TB & XH 33 31 21 30 38 18 21 38 16 01 247 Bộ Ngoại giao 03 04 02 01 04 04 03 03 01 01 26 Bộ Quốc phòng 02 08 06 01 01 03 08 15 17 03 64 Bộ Tài chính 311 515 620 515 018 313 217 919 415 65 1532 Bộ Thuỷ sản 07 07 05 01 09 08 04 13 34 05 93 Bộ Thương mại *24 *20 *25 *01 24 23 10 44 35 05 211 (*) Bộ Thương mại &Du lịch Bộ Tư pháp 10 05 05 16 09 17 16 12 05 02 97 Bộ VH TT 14 17 04 14 07 19 10 17 37 02 144 Bộ Xây dựng 12 11 02 17 23 05 05 22 38 09 144 Bộ Ytế 21 14 13 33 09 17 20 38 40 09 214 Bộ Nội vụ *14 *12 *18 *13 *05 06 09 36 79 12 (*) Ban TCCBCP 204 Bộ Bưu chính Viễn thông *0 *07 *04 *04 *19 0 0 22 29 19 (*) Tổng cục Bưu điện 104 Bộ Tài nguyên & Môi trường *1 *05 *01 *04 *03 0 0 16 67 02 99 (*) Tổng cục Địa chính Bộ Khoa học & Công 19 18 05 15 11 46 31 39 29 05 218 https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 49 Tên cơ quan Năm Ghi chú 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 (T1 T6) Tổng số VBQPPLtrong các năm: nghệ * * * * * * * (*) BộKHCN&M T VP Chính phủ 0 0 13 11 14 07 07 13 15 01 81 Thanh tra Nhà nước 02 02 0 02 0 0 0 0 01 0 7 Ngân hàng NNVN 55 82 50 37 54 60 57 42 37 18 492 Uỷ ban TDTT *01 *01 02 01 02 02 0 04 04 0 17(*) Tổng cục TDTT Uỷ ban DT & MN 03 01 02 01 0 05 01 04 0 0 17 Uỷ ban Dân số Gia đình &Trẻ em 04 03 *05 0 01 01 01 0 05 01 21 (*) Uỷ ban DS &KHHGĐUỷban BV&CSTEV N Tổng số VBQPPL của các Bộ trong năm: 341 051 544 753 465 156 454 096 493 917 Từ bảng thống kê (từ năm 1996 đến hết 6 tháng đầu năm 2005) trên cho thấy trung bình các cơ quan cấp bộ ban hành khoảng hơn 500 VBQPPL/năm và có xu hướng ngày tăng về số lượng. Trong đó, một số cơ quan cấp bộ có số lượng VBQPPL ban hành nhiều, tiêu biểu như: Bộ Tài chính, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Bộ Công nghiệp, Bộ NN & PTNT. Từ năm 2006 đến 2010, số lượng văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan Trung ương ngày càng nhiều hơn. Trong đó, Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ có số lượng văn bản được ban hành nhiều: https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 50 T T Loại 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 1 Nghị quyết 19 13 14 15 15 17 36 62 33 0 0 2 Nghị định 81 102 114 171 213 164 163 191 134 117 0 3 Quyết định của ChínhtướngThủphủ 154 201 188 272 217 345 291 198 174 143 87 - Về chức năng của loại văn bản có sự thay đổi: Do sự thay đổi trong các văn bản quy định, kể từ 01/01/2009, khi Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008 có hiệu lực thì một số văn bản có sự thay đổi về chức năng. Ví dụ: Trường hợp Thông tư theo quy định của Luật BHVBQPPL (2008) có chức năng của cả Quyết định, Chỉ thị so với Luật BHVBQPPL (1996): Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008 Điều 58. Quyết định, chỉ thị, thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ 1- Quyết định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ quy định về tổ chức và hoạt động của các cơ quan, đơn vị trực thuộc; quy định các tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm và các định mức kinh tế kỹ thuật của ngành, lĩnh vực do mình phụ trách; quy định các biện pháp để thực hiện chức năng quản lý ngành, lĩnh vực do mình phụ trách và những Điều 16. Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ được ban hành để quy định các vấn đề sau đây: 1. Quy định chi tiết thi hành luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội, lệnh, quyết định của Chủ tịch nước, nghị định của Chính phủ, quyết định của Thủ tướng Chính phủ; 2. Quy định về quy trình, quy https://lop6.edu.vn/
3 Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ được ban hành để hướng dẫn thực hiện những quy định được luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội, lệnh, quyết định của Chủ tịch nước, nghị quyết, nghị định của Chính phủ, quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ giao thuộc phạm vi quản lý ngành, lĩnh vực do mình phụ trách. chuẩn kỹ thuật, định mức kinh tế kỹ thuật của ngành, lĩnh vực do mình phụ trách; 3. Quy định biện pháp để thực hiện chức năng quản lý ngành, lĩnh vực do mình phụ trách và những vấn đề khác do Chính phủ giao. Chính do sự thay đổi về thẩm quyền dẫn đến việc các cơ quan cấp bộ muốn bãi bỏ văn bản quy quy phạm pháp luật ban hành trước đó sẽ dùng Thông tư bãi bỏ Quyết định, Thông tư ban hành Quy chế.
51 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008 vấn đề được Chính phủ giao.
2 Chỉ thị của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ quy định các biện pháp để chỉ đạo, đôn đốc, phối hợp và kiểm tra hoạt động của các cơ quan, đơn vị thuộc ngành, lĩnh vực do mình phụ trách trong việc thực hiện văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên và của mình.
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường
2.2.2. Văn bản hành chính Để hiểu được thẩm quyền ban hành các loại văn bản hành chính, chúng tôi đã khảo sát tại một số cơ quan cấp bộ như: Bộ Nội vụ, Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Y tế, Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Công thương, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Văn phòng Chính phủ. Qua khảo sát tại các cơ quan cấp bộ, hầu hết các cơ quan đều sử dụng các loại văn bản hành chính được quy định https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 52 tại Nghị định số 09/2010/NĐ CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư. Trong đó, Công điện là loại văn bản hành chính ít được sử dụng, chủ yếu sử dụng ở Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn. Ví dụ khảo sát tại Bộ Nội vụ, Bộ Y tế, Bộ Công thương, Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn chúng tôi thấy ban
hành các hình thức văn bản sau: (Đánh dấu X là có thẩm quyền ban hành). TT Loại 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 1 Quyết định (cá biệt) X X X X X X X X X X X 2 Chỉ thị (cá biệt) X X X X X X X X X X X 3 Quy chế X X X X X X X X X X X 4 Quy định X X X X X X X X X X X 5 Thông cáo X X X X X X X X X X X 6 Thông báo X X X X X X X X X X X 7 Hướng dẫn X X X X X X X X X X X 8 Chương trình X X X X X X X X X X X 9 Kế hoạch X X X X X X X X X X X 10 Phương án X X X X X X X X X X X 11 Đề án X X X X X X X X X X X 12 Dự án X X X X X X X X X X X 13 Báo cáo X X X X X X X X X X X 14 Biên bản X X X X X X X X X X X 15 Tờ trình X X X X X X X X X X X 16 Hợp đồng X X X X X X X X X X X 17 Công văn X X X X X X X X X X X 18 Công điện K K K K K K K K K K K 19 Bảnnhớghi X X X X X X X X X X X 20 Bảnkếtcam X X X X X X X X X X X 21 Bản thoả X X X X X X X X X X X https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 53 TT Loại 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 thuận 22 ChứngGiấynhận X X X X X X X X X X X 23 Giấyquyềnuỷ X X X X X X X X X X X 24 Giấy mời X X X X X X X X X X X 25 Giấythiệugiới X X X X X X X X X X X 26 Giấy nghỉ phép X X X X X X X X X X X 27 Giấy đườngđi X X X X X X X X X X X 28 Giấy biên nhận hồ sơ X X X X X X X X X X X 29 Phiếu gửi, X X X X X X X X X X X 30 chuyểnPhiếu X X X X X X X X X X X 31 Thư công X X X X X X X X X X X Về số lượng ban hành văn bản hành chính do các cơ quan ban hành rất nhiều. Khảo sát tại Văn phòng Chính phủ, các văn bản hành chính cá biệt chủ yếu là Quyết định được ban hành với số lượng lớn. Nhưng đối với Chỉ thị cá biệt hầu như rất ít. TT Loại 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 1 QĐ của TTg (cá biệt) 1303 1687 1265 1429 1503 1414 1738 1895 1940 2222 2457 2 QĐnhiệmChủcủa VPCP (cá biệt) 871 821 897 1129 1380 1965 1846 1517 1681 1738 2195 3 Chỉ thị (cá biệt) 29 31 21 30 49 41 38 33 36 0 0 Số lượng văn bản hành chính thông thường của Văn phòng Chính phủ được ban hành khá nhiều trong các năm từ 2000 đến 2010: https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 54 TT Loại 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 1 Thôngbáo 181 162 196 198 249 243 208 278 350 374 320 2 Công văn của TTg 1205 1189 1724 1172 2021 2158 2200 2068 2350 2608 2178 3 Công văn của VPCP 5718 6428 7266 6466 7179 7548 7670 7612 8498 9391 9567 4 Giấymời 832 803 802 788 671 896 961 1029 1056 5 chuyểnPhiếu 0 0 0 0 0 0 1447 1786 1484 1753 2143 - Về chức năng của văn bản hành chính: Qua khảo sát, các cơ quan trung ương chưa có quy định thống nhất trong thẩm quyền ban hành và sử dụng chức năng của hệ thống văn bản hành chính. Các văn bản Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư mới chỉ dừng lại ở mức kể tên các hình thức văn bản. Chưa có văn bản nào đưa ra các khái niệm cụ thể về nội hàm của từng hình thức văn bản. Trong khi đó trong thời gian qua khi xây dựng văn bản quy định về hệ thống văn bản quản lí một số tổ chức đã có xu hướng quy định cụ thể về chức năng của văn bản hành chính. Nhân dịp này có thể đưa ra phân tích để so sánh. Ví dụ, Liên hiệp các hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam đã ban hành Quyết định số 770/QĐ LHHVN ngày 14/12/2011 ban hành quy định về thể loại, thể thức, thẩm quyền thông qua, ban hành của Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam. Tại Điều 3 của văn bản trên đã quy định về hệ thống văn bản của Liên hiệp hội gồm: “Hệ thống văn bản của Liên hiệp Hội Việt Nam gồm toàn bộ các loại văn bản của Cơ quan Trung ương Liên hiệp Hội Việt Nam, hội ngành toàn quốc, liên hiệp hội địa phương và tổ chức trực thuộc, được soạn thảo, thông qua hoặc ban hành và sử dụng trong hoạt động của hệ thống Liên hiệp Hội Việt Nam, bao gồm: điều lệ, chiến lược, quy chế, quy định, nghị quyết, quyết định, https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 55 chỉ thị, hướng dẫn, thông báo, chương trình, kế hoạch, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, công văn, giấy mời, thông cáo, tuyên bố, lời kêu gọi, giấy uỷ quyền, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận, giấy đi đường, phiếu chuyển, phiếu gửi, phiếu trình, thư công.”
4. Quy định: là văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế độ cụ thể nhất định phải thực hiện, phải tuân theo về một lĩnh vực công tác nhất định của tổ chức hoặc trong mối quan hệ công tác giữa các tổ chức có cùng chức năng, nhiệm vụ.
5. Nghị quyết: là văn bản ghi lại những kết luận của một hội nghị tập thể đã được thông qua theo một thủ tục nhất định về chủ trương, đường lối chính sách, kế hoạch hoặc vấn đề, biện pháp cụ thể đã được thảo luận, nhất trí thông qua ở đại hội, hội nghị. https://lop6.edu.vn/
Điều 6 của Quyết định số 770/QĐ-LHHVN đã quy định rõ về thể loại văn bản. “Thể loại văn bản là hình thức tạo lập văn bản có những đặc trưng nhất định về tính chất, nội dung và thể thức. Các thể loại văn bản của các tổ chức trong hệ thống Liên hiệp Hội Việt Nam gồm: 1. Điều lệ: là văn bản ghi những điều khoản về nhiệm vụ, tổ chức, hoạt động, tôn chỉ của tổ chức, đã được thông qua và được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt để thực hiện.
2. Chiến lược: là văn bản trình bày quan điểm phát triển, tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu, các nhiệm vụ, giải pháp và kế hoạch có tính toàn cục, dài hạn về phát triển tổ chức trong một giai đoạn nhất định.
3. Quy chế: là văn bản gồm những quy định đã thành chế độ, đưa ra các nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ và lề lối làm việc của cơ quan, tổ chức để mọi người trong cơ quan, tổ chức tuân theo.
6.
10. Chương trình: là văn bản chứa đựng các mục, các vấn đề, nhiệm vụ đề ra và được sắp xếp theo một trình tự để thực hiện trong một thời gian nhất định.
7. Chỉ thị: là văn bản được ban hành để chỉ đạo cấp dưới thi hành một chủ trương, công việc nhất định.
11. Kế hoạch: là văn bản với các mục tiêu và cách thức để đạt được trong một thời gian nhất định.
14. Biên bản: là văn bản ghi chép diễn biến của các cuộc họp, buổi làm việc.
15. Tờ trình: là văn bản dùng để giải trình về một vấn đề để lãnh đạo của tổ chức hoặc cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định. https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 56
Quyết định: là văn bản chứa đựng các quy định về chủ trương, chính sách, thể lệ, biện pháp thực hiện các mặt công tác, tổ chức cán bộ và các vấn đề khác thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức, cá nhân ra quyết định, có tính bắt buộc đối với đối tượng phải thi hành nhằm đạt được mục đích.
13. Báo cáo: là văn bản dùng để tường trình về tình hình hoạt động của tổ chức hoặc về một đề án, một vấn đề, sự việc nhất định.
9. Thông báo: là văn bản dùng để truyền đạt, phổ biến, báo tin cho các cơ quan, cá nhân về tình hình công tác, hoạt động, các quyết định về quản lý hoặc các vấn đề, sự việc khác có liên quan biết hoặc thực hiện.
12. Đề án: là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải pháp giải quyết một nhiệm vụ, vấn đề trong một thời gian nhất định.
8. Hướng dẫn: là văn bản giải thích, chỉ dẫn cụ thể việc tổ chức thực hiện văn bản hoặc phương hướng, cách thức tiến hành một hoạt động cụ thể.
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 57 16. Công văn: là văn bản hành chính của tổ chức dùng để giao dịch chính thức nhằm giải quyết công việc giữa các tổ chức với nhau.
18. Thông cáo: là văn bản dùng để công bố về một sự kiện, sự việc quan trọng.
21. Giấy uỷ quyền: là văn bản mà người uỷ quyền cho phép người được uỷ quyền đại diện cho mình để giải quyết một công việc nhất định trong một khoảng thời gian xác định.
20. Lời kêu gọi: là văn bản yêu cầu, động viên hoặc cổ vũ các tổ chức hoặc cá nhân thực hiện một nhiệm vụ hoặc hưởng ứng một chủ trương của Đảng, Nhà nước và Liên hiệp Hội Việt Nam.
17. Giấy mời: là văn bản dùng để mời đại diện các cơ quan khác hoặc cá nhân tham dự một hoạt động nào đó hoặc đến trụ sở của cơ quan để giải quyết một vấn đề có liên quan.
19. Tuyên bố: là văn bản dùng để chính thức công bố lập trường, quan điểm, thái độ của tổ chức về một sự kiện, sự việc quan trọng.
22. Giấy giới thiệu: là văn bản cấp cho cán bộ, nhân viên cơ quan khi đi giao dịch, liên hệ công tác để thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết việc riêng của cá nhân. 23. Giấy chứng nhận (hoặc giấy xác nhận): là văn bản dùng để cấp cho cơ quan, tổ chức, cá nhân để xác nhận một vấn đề có thật. 24. Giấy đi đường: là văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên khi được cử đi công tác. 25. Giấy nghỉ phép: là văn bản cấp cho cá nhân trong tổ chức được nghỉ phép theo quy định. 26. Phiếu chuyển: là văn bản dùng để chuyển tài liệu từ chủ thể này sang chủ thể khác. https://lop6.edu.vn/
28.
Theo Báo cáo số 92/BC BTP ngày 01/6/2012 của Bộ Tư pháp về kết quả kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật năm 2010 cho thấy “Qua tự kiểm tra, các Bộ ngành và địa phương đã phát hiện 250/4.237 văn bản có dấu hiệu trái pháp luật theo các nội dung quy định tại Điều 3 Nghị định số 40/2010/NĐ CP https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 58 27.
Phiếu trình: là văn bản do đơn vị trong cơ quan, tổ chức sử dụng dùng để trình bày với lãnh đạo cơ quan về những công việc đã thực hiện hoặc xin ý kiến, chủ trương giải quyết.
29. Thư công: là văn bản của cơ quan gửi tới cơ quan, tổ chức, cá nhân khác để trao đổi về việc công giữa các cá nhân có thẩm quyền với cá nhân có thẩm quyền khác để chúc mừng, khen, thăm hỏi, chia buồn.” 2.3. Đánh giá về sử dụng văn bản trong hoạt động của cơ quan quản lí Nhà nước Trung ương 2.3.1. Ưu điểm Một là, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật trong các giai đoạn được quy định theo các Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật đã xác định thứ bậc hiệu lực của các loại văn bản từ trung ương đến địa phương. Hai là, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật được quy định trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008 được rút gọn hơn so với Luật ban hành trước đó năm 1996 và sửa đổi bổ sung năm 2002. Điều này góp phần làm giảm bớt nhiều văn bản trong hệ thống.
Ba là, trong những năm qua các cơ quan trung ương đã tự kiểm tra, rà soát văn bản quy phạm pháp luật theo thẩm quyền và Bộ Tư pháp cũng đã phát hiện nhiều sai sót trong việc sử dụng các loại và thể loại văn bản để kịp thời xử lý.
Phiếu gửi: là văn bản dùng để gửi kèm theo các văn bản quan trọng hoặc có nội dung bí mật. Phiếu gửi giúp cho cơ quan ban hành văn bản theo dõi được văn bản đi.
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 59 (chiếm 5,9% số văn bản đã tự kiểm tra). Qua kiểm tra các văn bản thuộc thẩm quyền các bộ ngành và địa phương ban hành, đã phát hiện 1.494/12.319 văn bản có dấu hiệu trái luật. Trong đó, cấp Bộ tự kiểm tra đã phát hiện 425/1.494 văn bản có dấu hiệu sai trái”. Bốn là, với xu hướng giảm bớt các văn bản quy phạm pháp luật dưới luật nhằm mục đích sau khi ban hành, văn bản luật sớm đi vào cuộc sống. Do đó trong các văn bản quy định gần đây, nếu như trước đây, có nhiều cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản QPPL, thì hiện nay, thẩm quyền ban hành văn bản thuộc hệ thống này ngày càng được thu hẹp để tránh chồng chéo. Ví dụ.nếu như trước đây Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ được ban hành 03 loại văn bản QPPL thì nay chỉ được phép ban hành 01 loại văn bản QPPL là Thông tư và ngay cả Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, nếu trước đây, mỗi chủ thể ban hành 02 loại , thì nay mỗi chủ thể chỉ được phép ban hành 01 loại. Nói một cách tổng quát hơn, các hình thức VBQPPL của Quốc hội, UBTVQH, Chủ tịch nước không thay đổi, rút gọn các hình thức VBQPPL của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Viện trưởng VKSNDTC, Chánh án TANDTC (mỗi chủ thể chỉ ban hành 01 loại). Riêng giữa cơ quan Trung ương của các tổ chức chính trị xã hội, loại văn bản liên tịch chỉ có văn bản với UBTVQH và Chính phủ. Năm là, việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày của hai phân hệ (phân hệ VBQPPL và phân hệ VBHC) thuộc hệ thống văn bản quản lý nhà nước được phân định rõ ràng, chuẩn xác hơn. Cụ thẻ là, Bộ tư pháp chủ trì, phối hợp với Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày VBQPPL; Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày VBHC. Đồng thời có xu hướng khác với VBQPPL là: các hình thức văn bản hành chính ngày càng được bổ sung thêm . Cụ thể là, nếu như năm 2004 Nghị định số 110/2004/NĐ CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư quy định 23 hình thức văn bản hành chính thì đến năm 2010 Nghị định 09/2010/NĐ-CP quy định 32 hình https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 60 thức văn bản (bổ sung thêm 10 loại). Điều này cho thấy chức năng của từng loại văn bản được phân biệt rõ ràng hơn. 2.3.2. Hạn chế Thứ nhất, trong các văn bản của Nhà nước hiện nay chưa quy định cụ thể về nội hàm của văn bản. Trong các giáo trình, các giáo trình cũng hiểu chưa thống nhất về nội hàm. + Đối với văn bản quy phạm pháp luật: Ví dụ: khi giải thích về nội hàm văn bản quy phạm pháp luật, tác giả cuốn “Soạn thảo văn bản và các mẫu tham khảo trong hoạt động quản lý và kinh doanh” NXB CTQG năm 2010, đã viết: Hiến pháp: là văn bản quy định những vấn đề cơ bản về chế độ chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, quyền và nghĩa vụ của công dân, các nguyên tắc cơ bản về tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước. Luật: là văn bản dùng để cụ thể hóa các quy định của Hiến pháp, quy định về các vấn đề cơ bản, quan trọng thuộc các lĩnh vực về đối nội, đối ngoại, về kinh tế, xã hội, quốc phòng an ninh, những nguyên tắc chủ yếu về tổ chức bộ máy nhà nước, về quan hệ và hoạt động của công dân. Nghị quyết: là văn bản thể hiện kết luận và quyết định được tập thể thông qua ở một cuộc họp. Pháp lệnh: là văn bản do Ủy ban Thường vụ Quốc hội ban hành để quy định những vấn đề về chính sách, chế đội, về quản lý nhà nước khi chưa đủ điều kiện ban hành luật. Lệnh: là văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Chủ tịch nước để công bố Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh và để thực hiện nhiệm vụ quyền hạn quản lý của mình. Nghị định: thuộc thẩm quyền của Chính phủ để cụ thể hóa Luật, Pháp lệnh, quyết định việc thành lập, giải thể, sáp nhập các cơ quan thuộc Chính phủ, https://lop6.edu.vn/
Chỉ thị: là văn bản dùng để phổ biến các chủ trương chính sách, các biện pháp quản lý, chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các mặt công tác đối với cơ quan đơn vị cấp dưới.
Trong khi đó, tác giả cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” Nxb. CTQG năm 2005 lại có cách giải thích khác về văn bản quy phạm pháp luật: Hiến pháp: Là văn bản quy định những vấn đề cơ bản về chế độ chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, quyền lợi và nghĩa vụ của công dân, các nguyên tắc cơ bản về tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước. Hiến pháp là luật cơ bản của nhà nước và có hiệu lực pháp lý cao nhất, được dùng làm cơ sở để xây dựng hệ thống pháp luật nước ta. Mọi văn bản quy phạm pháp luật ban hành đều phải phù hợp với Hiến pháp. Luật là văn bản dùng để cụ thể hoá những quy định của Hiến pháp về các vấn đề cơ bản, quan trọng thuộc các lĩnh vực về đối nội, đối ngoại, nhiệm vụ kinh tế, xã hội, quốc phòng, an ninh của đất nước, những nguyên tắc chủ yếu về tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước, về quan hệ xã hội và hoạt động của công dân. Luật là văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực pháp lý cao, chỉ sau Hiến pháp và là bộ phận hợp thành quan trọng nhất của hệ thống pháp luật Việt Nam https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 61 quy định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy và hoạt động của cán bộ, cơ quan ngang bộ, quyết định việc thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới cấp dưới tỉnh và các vấn đề quan trọng khác thuộc thẩm quyền của Chính phủ.
Quyết định: là văn bản dùng để quy định, quyết định các chủ trương, chính sách, chế độ, thể lệ, biện pháp thực hiện các mặt công tác thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị.
Thông tư: là hình thức văn bản quy định chi tiết, giải thích, hướng dẫn việc thực hiện các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên.
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 62 Pháp lệnh là văn bản do Ủy ban thường vụ Quốc hội ban hành để quy định những vấn đề về chính sách, chế độ và về quản lý nhà nước khi chưa đủ điều kiện ban hành luật. Theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, pháp lệnh sau một thời gian thực hiện có thể trình Quốc hội xem xét ban hành luật. Lệnh là hình thức văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Chủ tịch nước, dùng để công bố hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội và để thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn về quản lý nhà nước của mình. Nghị định là hình thức văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Chính phủ với chức năng: quy định chi tiết việc thi hành luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội, lệnh, quyết định của Chủ tịch nước; quy định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các cơ quan khác thuộc thẩm quyền của Chính phủ thành lập; Quyết định việc thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới các đơn vị hành chính dưới cấp tỉnh, thành phố trực thuộc TW; ban hành các điều lệ, quy định về chế độ quản lý hành chính nhà nước và những vấn đề quan trọng khác thuộc thẩm quyền của Chính phủ. Ngoài ra theo Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, Nghị định của Chính phủ còn có chức năng quy định những vấn đề hết sức cần thiết nhưng chưa đủ điều kiện xây dựng thành luật hoặc pháp lệnh để đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước, quản lý kinh tế, xã hội. Nhưng việc ban hành nghị định này phải được sự đồng ý của Uỷ ban thường vụ Quốc hội. Nghị quyết là hình thức văn bản dùng để thể hiện kết luận và quyết định được tập thể thông qua ở một cuộc họp. Nghị quyết thuộc thẩm quyền ban hành của các cơ quan làm việc theo chế độ lãnh đạo tập thể như Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, Hội đồng nhân dân các cấp.. Nghị quyết cũng có thể là văn bản áp dụng quy https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 63 phạm pháp luật như nghị quyết của Hội đồng quản trị các Tổng công ty, công ty nhà nước, ngịh quyết đại hội công nhân viên chức của cơ quan. Nghị quyết liên tịch là hình thức văn bản do một cấp chính quyền nhà nước (Chính phủ, các bộ, cơ quan ngang bộ) cùng phối hợp với một tổ chức chính trị xã hội cấp tương đương ban hành để thi hành những vấn đề quản lý nhà nướcmà luật pháp quy định tổ chức chính trị xã hội đó có nhiệm vụ tham gia. Nghị quyết liên tịch có thể áp dụng đối với các địa phương nhưng không mang tính quy phạm pháp luật. Quyết định là hình thức văn bản dùng để quy định, quyết định các chủ trương, chính sách, chế độ, thể lệ, biện pháp thực hiện các mặt công tác, các vấn đề về tổ chức cán bộ và các vấn đề khác thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan. Có hai loại quyết định:
Quyết định quy phạm pháp luật do Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ, bộ trưởng và các cơ quan ngang bộ, Chánh án Toà án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Uỷ ban nhân dân các cấp ban hành. Quyết định áp dụng quy phạm pháp luật do các cơ quan hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp ban hành để quyết định, quy định những vấn đề cụ thể về tổ chức bộ máy, nhân sự và các vấn đề khác thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình Chỉ thị là hình thức văn bản dùng để ban hành các chủ trương, chính sách, các biện pháp về quản lý, chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các nhiệm vụ công tác đối với các cơ quan, đơn vị cấp dưới. Đây là loại văn bản mang tính mệnh lệnh và cưỡng chế, có hiệu lực pháp lý cao do Thủ tướng chính phủ, bộ trưởng, thủ trưởng các cơ quan ngang bộ, Chánh án toà án nhân dân tối cao, viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành. Chỉ thị cũng có trường hợp là văn bản áp dụng quy phạm pháp luật như chỉ thị về việc phát động phong trào thi đua, biểu dương người tốt việc tốt Thông tư là hình thức văn bản được dùng để hướng dẫn thực hiện những quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật của cấp trên, về quản lý ngành, https://lop6.edu.vn/
TS. Lê Văn In trong cuốn “Soạn thảo văn bản và các mẫu tham khảo trong hoạt động quản lý và kinh doanh” NXB CTQG năm 2010 PGS. Vương Đình Quyền có cách giải thích khác trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” Nxb. CTQG năm 2005 Công văn: là loại văn bản hành chính, được sử dụng hàng ngày trong các cơ quan nhà nước, công văn là phương tiện giao tiếp chính thức của các cơ quan nhà nước với cơ quan nhà nước cấp trên, cấp dưới và với công dân. Công văn hành chính là khái niệm dùng để chỉ loại văn bản không có tên gọi cụ thể được dùng để giao tiếp chính thức với các cơ quan và với quần chúng nhân dân vào các mục đích: đề nghị, hỏi, trả lời, phản ánh tình hình, hướng dẫn đôn đốc, kiểm tra công việc… Công điện: là một trong những hình thức đặc biệt của công văn được sử dụng trong những trường hợp khẩn cấp, thông tin nhanh một mệnh lệnh (chỉ thị hay quyết định) đến một đối tượng thực hiện. Công điện là hình thức văn bản dùng để thông tin hoặc truyền đạt lệnh, quyết định của cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền trong trường hợp cần kíp. Theo quy định, sau khi gửi công điện, cơ quan gửi phải làm văn bản chính thức gửi cơ quan có trách nhiệm thi hành. Thông cáo: là văn bản dùng để công bố với nhân dân một quyết định hay một sự kiện quan trọng về đối nội, đối ngoại của Nhà nước. Thông cáo là văn bản dùng để công bố một quyết định hoặc một sự kiện quan trọng về đối nội hoặc đối ngoại của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Thông cáo được phổ biến rộng rãi trên báo chí và các phương tiện thông tin đại chúng. Những thông cáo phản ánh hoạt động đối ngoại của Đảng và Nhà nước còn nhằm mục đích thông tin cho cả thế giới biết thuộc thẩm quyền ban hành của một số https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 64 lĩnh vực do mình phụ trách. Chức năng của thông tư là hướng dẫn thực hiện các văn bản cấp trên, các quy định nêu trong thông tư nhằm cụ thể hoá những điểm cần hướng dẫn. Thông tư liên tịch là hình thức văn bản mà các bộ, cơ quan ngang bộ phối hợp với nhau hoặc phối hợp với Toà án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, cơ quan TW của một đoàn thể quần chúng ban hành để hướng dẫn thi hành hoặc quy định chi tiết việc thi hành các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của mình. + Đối với văn bản hành chính:
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 65 TS. Lê Văn In trong cuốn “Soạn thảo văn bản và các mẫu tham khảo trong hoạt động quản lý và kinh doanh” NXB CTQG năm 2010 PGS. Vương Đình Quyền có cách giải thích khác trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” Nxb. CTQG năm 2005 cơ quan từ cấp bộ trở lên, các cơ quan thường hay sử dụng là Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Chính phủ và Bộ Ngoại giao. Thông báo: là loại văn bản để thông tin về hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội cho đối tượng quản lý của mình biết để thi hành, thông tin những tin tức khác mà những người có liên quan cần biết. Thông báo là hình thức văn bản dùng để truyền đạt, phổ biến, báo tin cho các cơ quan, cán bộ, viên chức, quần chúng nhân dân về tình hình công tác, các quyết định về quản lý, hoặc các vấn đề, sự việc có liên quan để thực hiện hay để biết.
Báo cáo: là một loại văn bản tường thuật lại, thông tin lại, kể lại một sự việc cho một đối tượng nhất định
Báo cáo là loại văn bản dùng để phản ánh tình hình, tường trình lên cấp trên hoặc với tập thể về các vấn đề, sự việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình, sơ kết tổng kết công tác. Có thể chia báo cáo thành các loại: Báo cáo tổng kết là báo cáo được viết khi công việc đã kết thúc nhằm tổng hợp kết quả đã đạt được, rút những ưu điểm, tồn tại và những bài học kinh nghiệm. Báo cáo sơ kết là báo cáo được viết khi công việc chưa kết thúc hoặc kế hoạch đề ra chưa hoàn thành, nhưng cần phải bước đầu xem xét kết quả đã đạt được đến mức độ nào, có những ưu khuyết điểm gì, qua đó rút kinh nghiệm và đề ra biện pháp để làm tốt công việc hoặc nhiệm vụ còn lại. Báo cáo tổng hợp là báo cáo có nội dung đề cập đến nhiều vấn đề Báo cáo chuyên đề là báo cáo đề cập đến một sự việc, vấn đề hoặc một lĩnh vực công tác. Báo cáo định kỳ là báo cáo được https://lop6.edu.vn/
Thông báo mang tính chất mật chỉ lưu hành hoặc phổ biến trong phạm vi hẹp.
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 66 TS. Lê Văn In trong cuốn “Soạn thảo văn bản và các mẫu tham khảo trong hoạt động quản lý và kinh doanh” NXB CTQG năm 2010 PGS. Vương Đình Quyền có cách giải thích khác trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” Nxb. CTQG năm 2005 làm ra theo thời hạn quy định Báo cáo đột xuất là báo cáo được làm ra khi có những vấn đề, sự việc xảy ra đột xuất cần phản ánh với cơ quan có thẩm quyền để đề nghị hỗ trợ hoặc chỉ đạo giải quyết. Báo cáo nhanh là báo cáo phản ánh tình hình được làm ra một cách nhanh chóng, kịp thời theo yêu cầu của cấp trên. Đặc điểm của báo cáo này là tình hình, số liệu được phản ánh trong báo cáo có thể chưa hoàn toàn chính xác, có trường hợp chỉ mang tính ước lượng. Biên bản: là một loại văn bản hành chính ghi lại diễn biến sự việc đang xảy ra, mởi xảy ra do những người chứng kiến ghi lại, có chữ ký xác nhận của người có liên quan hoặc người có trách nhiệm. Biên bản là văn bản ghi chép tại chỗ về một sự việc đang diễn ra hoặc đã xảy ra có chữ ký xác nhận của người có liên quan hoặc người làm chứng. Biên bản không có hiệu lực thi hành mà chủ yếu dùng làm chứng cứ minh chứng cho các sự kiện, hiện tượng đã xảy ra, đóng vai trò cung cấp thông tin để làm cơ sở cho việc ra quyết định xử lý hoặc cho các nhận định và kết luận khác.
Tờ trình: là văn bản mang tính chất trình bày, đề xuất với cấp trên một vấn đề như: một chủ trương, một phương án công tác, một chế độ, một tiêu chuẩn … Đề nghị cấp trên phê chuẩn hoặc đề nghị thay đổi, bổ sung, bảo bỏ một văn bản, một quy định đã lỗi thời, không còn phù hợp. Tờ trình là hình thức văn bản của cấp dưới gửi lên cấp trên, trình bày về một chủ trương, một chế độ chính sách, một đề án công tác, một dự thảo văn bản, các tiêu chuẩn định mức, hoặc sửa đổi, bổ sung chế độ chính sách… và đề nghị cấp trên phê duyệt. Thông thường tờ trình được gửi kèm theo văn bản trình duyệt. Đề án công tác (kế hoạch): là văn bản trình bày một dự kiến, kế hoạch về nhiệm vụ công tác của cơ quan, đơn vị trong một thời gian nhất định. Đề án là văn bản dùng để trình bày một dự kiến, kế hoạch, giải pháp thực hiện một nhiệm vụ công tác hoặc một công việc nào đó. Đề án để có hiệu lực thi hành phải được cơ quan có thẩm quyền thông qua hoặc phê duyệt. https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 67 - Thứ hai, một số cơ quan dùng hình thức văn bản hành chính để quy định, quyết định những vấn đề, sự việc mang tính quy phạm pháp luật. Một trong những nguyên tắc xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật được quy định tại Điều 3 của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008 là quy định về hình thức văn bản : “Tuân thủ thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật”. Tuy nhiên, trong thực tế một số cơ quan chưa sử dụng đúng chức năng của loại các văn bản. Ví dụ: Một số cơ quan cấp bộ dùng hình thức văn bản hành chính thông thường (thông báo và công văn hành chính) để quy định, quyết định các vấn đề, sự việc mang tính quy phạm pháp luật như các công văn dưới đây: Công văn số 3945/TC/TCT ngày 27/4/2001 của Bộ Tài chính V/v thu thuế theo tỷ lệ nội địa hoá sản xuất, lắp ráp xe gắn máy; Công văn số 7333 TC/TCT ngày 02/7/2004 của Bộ Tài chính về thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân đối với dự án ODA không hoàn lại; Với những nội dung quan trọng có chứa quy phạm pháp luật liên quan đến nhiều đối tượng trong một phạm vi không gian rộng cần được điều chỉnh bằng một VBQPPL không được sử dụng công văn hành chính điều chỉnh. Theo chúng tôi trong hai trường hợp trên cần dùng hình thức Thông tư để điều chỉnh. Theo quy định hiện hành tại khoản 3, Điều 3 của Nghị định số 161/2005/NĐ-CP đối với những văn bản có chứa quy phạm pháp luật như công văn, thông báo, điện báo, hướng dẫn và các giấy tờ hành chính khác thì phải bị đình chỉ thi hành và xử lý kịp thời theo quy định của pháp luật. Mặc dù Luật VBQPPL đã quy định rằng VBQPPL chỉ bị sửa đổi, bổ sung và bãi bỏ khi có một VBQPPL khác thay thế. Nhưng trong thực tế có không ít trường hợp một số cơ quan dùng văn bản hành chính để sửa đổi, bổ sung văn bản quy phạm pháp luật. Ví dụ: https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 68 Công văn số 7024 TC/NSNN ngày 25/6/2004 của Bộ Tài chính V/v Đính chính Quyết định số 41/2004/QĐ BTC ngày 21/4/2004 đã hướng dẫn: “Huỷ bỏ điểm 12 theo thứ tự quy định tại danh mục các văn bản có các điểm bãi bỏ kèm theo Quyết định số 41/2004/QĐ BTC ngày 21/4/2004 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, như vậy điểm 4 phần II Thông tư số 83/2001/TT BTC ngày 04/10/2001 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện việc xử lý, sắp xếp lại nhà đất thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh theo Quyết định số 80/2001/QĐ TTg của Thủ tướng Chính phủ vẫn còn hiệu lực thi hành Bộ Tài chính xin đính chính để các bộ, cơ quan trung ương, các tổng công ty 90, 91 biết để tiếp tục triển khai thực hiện điểm 4 phần II Thông tư số 83/2001/TT BTC ngày 04/10/2001 của Bộ Tài chính” Ví dụ 2: ngày 14.1/2011, Cục trưởng Cục Kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật (Bộ Tư pháp), ông Lê Hồng Sơn đã ký văn bản gửi Bộ trưởng Bộ Tài nguyên Môi trường về công văn số 12/BTTNMT ĐĐ, Bộ Tài nguyên Môi trường ban hành hướng dẫn việc đăng ký giao dịch quyền sử dụng đất khi chưa có GCN quyền sử dụng đất. Theo đó, Cục Kiểm tra Văn bản quy phạm pháp luật cho rằng, công văn nói trên đã đưa ra một số nội dung hướng dẫn mang tính quy phạm pháp luật hoặc có cách diễn đạt làm cho người đọc hiểu rằng đây là những quy định có tính quy phạm. Đặc biệt, tại mục 2 của công văn có nêu: "Trường hợp người sử dụng đất chưa được cấp GCN quyền sử dụng đất nhưng có một trong các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại khoản 1, 2 và 5 Điều 50 Luật Đất đai thì được thực hiện các giao dịch quyền sử dụng đất chậm nhất đến ngày 31.12.2010 (theo thời hạn hoàn thành cơ bản việc cấp GCN trên phạm vi cả nước quy định trong Nghị quyết số 07/2007/NQ QH12 của Quốc hội)”. Công văn đưa ra những nội dung trên vừa không đảm bảo thẩm quyền về hình thức, vừa không phù hợp với nội dung của Nghị quyết 07 do đó đã bị Cục Kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật đề nghị Bộ trưởng Bộ Tài nguyên Môi trường xem xét, xử lý công văn số 12 theo quy định của pháp luật. https://lop6.edu.vn/
Đồng thời Luật và các văn bản dưới luật cũng chưa làm rõ thế nào là văn bản ban hành trong tình trạng khẩn cấp nên trong một số tình huống, các cơ quan quản lí đã sử dụng các văn bản hành chính để ra quyết định quản lí. Thứ hai, một số bộ ngành chưa có các văn bản quy định rõ ràng về phân công, phân cấp trách nhiệm trong công tác kiểm tra văn bản nhằm cụ thể hóa Nghị định 40/2010/NĐ CP ngày 12/4/2010 của Chính phủ về kiểm tra và xử lý https://lop6.edu.vn/
2.3.3. Nguyên nhân Thứ nhất, hiện nay thể chế về công tác soạn thảo văn bản, ban hành và kiểm tra, xử lý văn bản còn nhiều khiếm khuyết như: khái niệm văn bản quy phạm pháp luật chưa rõ và chưa thống nhất. Việc quy định “cứng” văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực sau 45 ngày kể từ ngày ban hành đã gây khó khăn cho công tác quản lí nhà nước trong một số lĩnh vực như tài chính, ngân hàng.
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 69 Thứ ba, sử dụng một loại văn bản này để thay thế cho văn bản khác Để phù hợp với tình hình thực tiễn, kể từ ngày 01/01/2009 (ngày có hiệu lực của Luật ban hành văn bản QPPL năm 2008), thì các văn bản QPPL đã được ban hành dưới các hình thức bị lược bớt (nghị quyết của Chính phủ; chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ; quyết định, chỉ thị của Chánh án TANDTC, Viện trưởng VKSND, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ; văn bản liên tịch giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với cơ quan trung ương của tổ chức chính trị xã hội) vẫn tiếp tục có hiệu lực cho đến khi bị bãi bỏ, hủy bỏ hoặc được thay thế bằng VBQPPL khác. Ví dụ: Trong thực tế, nhiều cơ quan Trung ương sử dụng Thông tư (Văn bản quy phạm pháp luật) để thay thế cho Quyết định (hành chính cá biệt) như trường hợp: Quyết định số 16/QĐ-BTP ngày 12/01/2009 của Bộ Tư pháp quy định về phân cấp và ủy quyền thực hiện nhiệm vụ quản lý tài chính, tài sản nhà nước trong các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ Tư pháp bị bãi bỏ bởi Thông tư số 16/2011/TT-BTP ngày 28/9/2011 của Bộ Tư pháp quy định về phân cấp và ủy quyền thực hiện nhiệm vụ quản lý tài chính, tài sản nhà nước trong các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ Tư pháp.
Ví dụ: Điều lệ, chiến lược, tuyên bố, lời kêu gọi, phiếu trình (Liên hiệp hội Khoa học Kỹ thuật Việt Nam); Phiếu trình (Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Công thương). Thứ bảy, vấn đề phân loại một cách logic, khoa học đối với toàn bộ các loại văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan nhà nước nói riêng, trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nước ta nói chung chưa được quan tâm giải quyết. Cho nên, còn tùy tiện khi phân loại các văn bản. Ví dụ, tại Điều 04 của Nghị định 110/2004/NĐ CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 đã phân chia các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức thành nhóm: 1/. Văn bản quy phạm pháp luât; 2/. Văn bản hành chính; 3/. Văn bản chuyên ngành; 4/. Văn bản của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội. https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 70 văn bản quy phạm pháp luật nên dẫn đến tình trạng công tác kiểm tra, rà soát văn bản chưa được quan tâm.
Thứ tư, chưa có một đề tài cấp nhà nước nghiên cứu tổng thể về hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động của các loại cơ quan, tổ chức doanh nghiệp của Việt Nam, để không chỉ đưa ra những đề xuất thống nhất trong việc sử dụng các hình thức văn bản mà còn thống nhất được nội hàm các thuật ngữ về các loại và thể loại văn bản tương ứng. Đây là một trong những nguyên nhân cơ bản nhất. Nguyên nhân này dẫn đến nguyên nhân thứ năm. Thứ năm, hiện nay mỗi hệ thống cơ quan, tổ chức, mỗi ngành ban hành những quy định riêng cho nên dẫn đến tình trạng: đối tượng tiếp nhận và thực hiện văn bản gặp nhiều lúng túng. Thứ sáu, qua khảo sát cho thấy, đã xuất hiện trong thực tiễn hoạt động của một số cơ quan, tổ chức. một số loại văn bản khác với hệ thống văn bản hành chính được qui định bởi Nghị định 09/2010/NĐ CP.
Thứ ba, việc bố trí biên chế và kinh phí cho công tác kiểm tra, rà soát văn bản chưa nhiều cho công tác này dẫn đến hiệu quả và chất lượng còn thấp.
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 71 Nếu phân tích kỹ ta thấy, do việc phân chia thiếu khoa học nên, các nhóm nêu trên không đồng nhất về nội hàm. Cụ thể, ba nhóm 1,2,3 là ba nhóm được hình thành do được phân chia theo đặc trưng nội dung và hiệu lực pháp và nhóm thứ tư là nhóm văn bản được hình thành do được phân chia theo đặc trưng chủ thể cơ quan ban hành. Chính vì vậy, ta sẽ gặp trong các tổ chức chính trị, chính trị xã hội cũng có nhóm văn bản hành chính và nhóm văn bản chuyên môn. Riêng trong các tổ chức chính trị xã hội lại có cả văn bản qui pham pháp luật (Nghị quyết liên tịch). Chương 3 NỘI HÀM THUẬT NGỮ LOẠI VÀ THỂ LOẠI VĂN BẢN HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CÁC CƠ QUAN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 3.1.Nội hàmcác khái niệmhệthống văn bảnvănbảnquy phạmphápluật Như trên đã đề cập, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật cho đến thời điểm năm 2012. Trên cơ sở phân tích các quy định trong các văn bản pháp luật hiện hành, chúng tôi xác định nội hàm của các hình thức văn bản sau: - Hiến pháp là đạo luật cơ bản của Nhà nước và có hiệu lực pháp lý cao nhất quy định những vấn đề cơ bản về chế độ chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, quyền và nghĩa vụ của công dân, các nguyên tắc cơ bản về tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước. Hiến pháp được dùng làm cơ sở để xây dựng hệ thống pháp luật nước ta. Mọi văn bản quy phạm pháp luật ban hành đều phải phù hợp với Hiến pháp. - Luật là hình thức văn bản do Quốc hội ban hành dùng để cụ thể hoá những quy định của Hiến pháp về quy định các vấn đề cơ bản thuộc lĩnh vực kinh tế, xã hội, quốc phòng, an ninh, tài chính, tiền tệ, ngân sách, thuế, dân tộc, tôn giáo, văn hoá, giáo dục, y tế, khoa học, công nghệ, môi trường, đối ngoại, tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước, chế độ công vụ, cán bộ, công chức, quyền và nghĩa vụ của công dân. Luật là văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực pháp lý cao, chỉ sau Hiến pháp và là bộ phận hợp thành quan trọng nhất của hệ thống pháp luật Việt Nam. https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 72 Pháp lệnh là hình thức văn bản do Ủy ban thường vụ Quốc hội ban hành để quy định những vấn đề được Quốc hội giao về chính sách, chế độ và về quản lý nhà nước khi chưa đủ điều kiện ban hành luật. Theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, pháp lệnh sau một thời gian thực hiện có thể trình Quốc hội xem xét ban hành luật. - Lệnh là hình thức văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Chủ tịch nước, được ban hành để thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch nước do Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội quy định. - Nghị định là hình thức văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Chính phủ với chức năng: Quy định chi tiết thi hành luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội, lệnh, quyết định của Chủ tịch nước; Quy định các biện pháp cụ thể để thực hiện chính sách kinh tế, xã hội, quốc phòng, an ninh, tài chính, tiền tệ, ngân sách, thuế, dân tộc, tôn giáo, văn hoá, giáo dục, y tế, khoa học, công nghệ, môi trường, đối ngoại, chế độ công vụ, cán bộ, công chức, quyền, nghĩa vụ của công dân và các vấn đề khác thuộc thẩm quyền quản lý, điều hành của Chính phủ; Quy định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các cơ quan khác thuộc thẩm quyền của Chính phủ; Ngoài ra theo Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, Nghị định của Chính phủ còn có chức năng quy định những vấn đề cần thiết nhưng chưa đủ điều kiện xây dựng thành luật hoặc pháp lệnh để đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước, quản lý kinh tế, quản lý xã hội. Việc ban hành nghị định này phải được sự đồng ý của Ủy ban thường vụ Quốc hội. - Nghị quyết là hình thức văn bản dùng để ghi lại một cách chính xác những kết luận của một hội nghị tập thể thông qua theo một thủ tục nhất định về chủ trương, đường lối chính sách, kế hoạch hoặc một vấn đề, biện pháp cụ thể đã được thảo luận, nhất trí và thông qua ở một cuộc họp. https://lop6.edu.vn/
Nghị quyết quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền ban hành của các cơ quan làm việc theo chế độ lãnh đạo tập thể như Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, Hội đồng nhân dân các cấp.
+ Nghị quyết của Quốc hội được ban hành để quyết định nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội; dự toán ngân sách nhà nước và phân bổ ngân sách trung ương; điều chỉnh ngân sách nhà nước; phê chuẩn quyết toán ngân sách nhà nước; quy định chế độ làm việc của Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng dân tộc, các Uỷ ban của Quốc hội, Đoàn đại biểu Quốc hội, đại biểu Quốc hội; phê chuẩn điều ước quốc tế và quyết định các vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Quốc hội. + Nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội được ban hành để giải thích Hiến pháp, luật, pháp lệnh; hướng dẫn hoạt động của Hội đồng nhân dân; quyết định tuyên bố tình trạng chiến tranh, tổng động viên hoặc động viên cục bộ; ban bố tình trạng khẩn cấp trong cả nước hoặc ở từng địa phương và quyết định những vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Uỷ ban thường vụ Quốc hội.
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 73
+ Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao được ban hành để hướng dẫn các Tòa án áp dụng thống nhất pháp luật.
+ Nghị quyết của Hội đồng nhân dân các cấp được ban hành để quyết định chủ trương, chính sách, biện pháp trong các lĩnh vực kinh tế, giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin, thể dục thể thao, khoa học và công nghệ, tài nguyên và môi trường, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, thi hành pháp luật, xây dựng chính quyền địa phương, quản lý địa giới hành chính trên địa bàn theo quy định của Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan của cơ quan nhà nước cấp trên. Nghị quyết liên tịch là hình thức văn bản do Uỷ ban thường vụ Quốc hội hoặc giữa Chính phủ với cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội https://lop6.edu.vn/
+ Quyết định của Ủy ban nhân dân các cấp được ban hành để thực hiện chủ trương, chính sách, biện pháp trong các lĩnh vực kinh tế, nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi, đất đai, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, giao thông vận tải, xây dựng, quản lý và phát triển đô thị, thương mại, dịch vụ, du https://lop6.edu.vn/
định quy phạm pháp luật do Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ, Tổng kiểm toán Nhà nước, Ủy ban nhân dân các cấp. + Quyết định của Chủ tịch nước được ban hành để thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch nước do Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội quy định. + Quyết định của Thủ tướng Chính phủ được ban hành để quy định các vấn đề sau đây: Biện pháp lãnh đạo, điều hành hoạt động của Chính phủ và hệ thống hành chính nhà nước từ trung ương đến cơ sở; chế độ làm việc với các thành viên Chính phủ, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và các vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ; Biện pháp chỉ đạo, phối hợp hoạt động của các thành viên Chính phủ; kiểm tra hoạt động của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban nhân dân các cấp trong việc thực hiện chủ trương, chính sách, pháp luật của Nhà nước.
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 74 ban hành để thi hành những vấn đề quản lý nhà nước mà luật pháp quy định tổ chức chính trị xã hội đó có nhiệm vụ tham gia. Nghị quyết liên tịch có thể áp dụng đối với các địa phương nhưng không mang tính quy phạm pháp luật. Quyết định là hình thức văn bản dùng để quy định, quyết định các chủ trương, chính sách, chế độ, thể lệ, biện pháp thực hiện các mặt công tác, các vấn đề về tổ chức cán bộ và các vấn đề khác thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơQuyếtquan.
+ Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước được ban hành để quy định, hướng dẫn các chuẩn mực kiểm toán nhà nước; quy định cụ thể quy trình kiểm toán, hồ sơ kiểm toán.
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 75 lịch, giáo dục và đào tạo, văn hoá, thông tin, thể dục thể thao, y tế, xã hội, khoa học và công nghệ, tài nguyên và môi trường, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, thi hành pháp luật, xây dựng chính quyền địa phương và quản lý địa giới hành chính trên địa bàn quy định tại Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan của cơ quan nhà nước cấp trên. Chỉ thị hình thức văn bản do Ủy ban nhân dân các cấp ban hành dùng để quy định biện pháp chỉ đạo, phối hợp hoạt động, đôn đốc và kiểm tra hoạt động của cơ quan, đơn vị trực thuộc và của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân cấp dưới trong việc thực hiện văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, của Hội đồng nhân dân cùng cấp và quyết định của mình. - Thông tư là hình thức văn bản được dùng để hướng dẫn thực hiện những quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật của cấp trên, về quản lý ngành, lĩnh vực do mình phụ trách. Chức năng cơ bản của thông tư là hướng dẫn thực hiện các văn bản cấp trên, các quy định nêu trong thông tư nhằm cụ thể hoá những điểm cần hướng dẫn. + Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ được ban hành để quy định các vấn đề sau đây: Quy định chi tiết thi hành luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội, lệnh, quyết định của Chủ tịch nước, nghị định của Chính phủ, quyết định của Thủ tướng Chính phủ; Quy định về quy trình, quy chuẩn kỹ thuật, định mức kinh tế kỹ thuật của ngành, lĩnh vực do mình phụ trách; Quy định biện pháp để thực hiện chức năng quản lý ngành, lĩnh vực do mình phụ trách và những vấn đề khác do Chính phủ giao. + Thông tư của Chánh án Toà án nhân dân tối cao được ban hành để thực hiện việc quản lý các Toà án nhân dân địa phương và Toà án quân sự về tổ chức; https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 76 quy định những vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Chánh án Toà án nhân dân tối cao.+ Thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao được ban hành để quy định các biện pháp bảo đảm việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Viện kiểm sát nhân dân địa phương, Viện kiểm sát quân sự; quy định những vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao.
- Thông tư liên tịch là hình thức văn bản mà các bộ, cơ quan ngang bộ phối hợp với nhau hoặc phối hợp với Toà án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao để hướng dẫn thi hành hoặc quy định chi tiết việc thi hành các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của mình.
3.2. Nội hàm các khái niệm hệ thống văn bản hành chính Tuân thủ qui định của văn bản qui phạm pháp luật hiện hành, chúng tôi sắp xếp thứ tự các thuật ngữ về các loại văn bản hành chính theo Điều 1. Khoản 2. Mục. 2. “Văn bản hành chính” trong Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về việc “Sửa đổi, bổ sung một số điều của https://lop6.edu.vn/
+ Thông tư liên tịch giữa Chánh án Tòa án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với Chánh án Toà án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao được ban hành để hướng dẫn việc áp dụng thống nhất pháp luật trong hoạt động tố tụng và những vấn đề khác liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan đó. + Thông tư liên tịch giữa các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ được ban hành để hướng dẫn thi hành luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội, lệnh, quyết định của Chủ tịch nước, nghị định của Chính phủ, quyết định của Thủ tướng Chính phủ có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ, cơ quan ngang bộ đó.
6/. Thông cáo là hình thức văn bản dùng để công bố về một sự kiện, sự việc quan trọng về đối nội hoặc đối ngoại của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Thông cáo được phổ biến rộng rãi trên báo chí và các phương tiện thông tin đại chúng. Những thông cáo phản ánh hoạt động đối ngoại của Đảng và Nhà nước còn nhằm mục đích thông tin cho cả thế giới biết thuộc thẩm quyền ban hành https://lop6.edu.vn/
3/. Chỉ thị (cá biệt) là văn bản được ban hành để chỉ đạo cấp dưới thi hành một chủ trương, một văn bản hoặc công việc nhất định.
2/. Quyết định (cá biệt) là hình thức văn bản chứa các quy định về chủ trương, chính sách, thể lệ, biện pháp thực hiện các mặt công tác, tổ chức cán bộ và các vấn đề khác thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức, cá nhân ra quyết định, có tính bắt buộc đối với đối tượng phải thi hành nhằm đạt được mục đích.
4/. Quy chế là hình thức văn bản gồm những quy định đã thành chế độ, đưa ra các nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ và lề lối làm việc của cơ quan, tổ chức để mọi người trong cơ quan, tổ chức tuân theo. Để có hiệu lực thi hành, quy chế phải được ban hành bởi một văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. 5/. Quy định là hình thức văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế độ cụ thể nhất định phải thực hiện, phải tuân theo về một lĩnh vực công tác nhất định của tổ chức hoặc trong mối quan hệ công tác giữa các tổ chức có cùng chức năng, nhiệm vụ.
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 77 Nghị định số 110/2004/NĐ CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Cụ thể như sau: 1/. Nghị quyết (cá biệt) là hình thức văn bản ghi lại những kết luận của một hội nghị tập thể đã được thông qua theo một thủ tục nhất định về chủ trương, đường lối chính sách, kế hoạch hoặc vấn đề, biện pháp cụ thể đã được thảo luận, nhất trí thông qua ở đại hội, hội nghị.
8/. Hướng dẫn: là hình thức văn bản giải thích, hướng dẫn cụ thể việc tổ chức thực hiện văn bản của cơ quan cấp trên hoặc phương hướng, cách thức tiến hành một hoạt động cụ thể. Hướng dẫn thường được sử dụng ở cơ quan nhà nước không có thẩm quyền ban hành thông tư khi cần phải cụ thể hoá việc ban hành văn bản của cấp trên. 9/. Chương trình là hình thức văn bản dùng để trình bày toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công tác hoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản hay của Nhà nước nói chung theo một trình tự nhất định để thực hiện trong một thời gian nhất định. Đối với những chương trình quan trọng, cần có sự phê duyệt hoặc ra quyết định ban hành của cơ quan có thẩm quyền. Sau khi đã được phê duyệt hoặc ban hành thì các cơ quan, tổ chức có liên quan phải tổ chức thực hiện nghiêm10/.túc.Kế hoạch là hình thức văn bản dùng để xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của Nhà nước nói chung hoặc của từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng. Kế hoạch thường được xây dựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn 5 năm (kế hoạch dài hạn), 2 3 năm (kế hoạch trung hạn), 1 năm (kế hoạch ngắn hạn). Kế hoạch ngắn hạn được xây dựng trên cơ sở kế hoạch dài hạn hoặc trung hạn, nhằm cụ thể hoá việc thực hiện nhiệm vụ, chỉ tiêu của kế hoạch dài https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 78 của một số cơ quan từ cấp bộ trở lên, các cơ quan thường hay sử dụng là Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Chính phủ và Bộ Ngoại giao. Các doanh nghiệp cũng sử dụng thông cáo báo chí để công bố những quyết định quản lí của cơ quan, doanhnghiệp.
7/. Thông báo: là hình thức văn bản dùng để truyền đạt, phổ biến, báo tin cho các cơ quan, cá nhân về tình hình công tác, hoạt động, các quyết định về quản lý hoặc các vấn đề, sự việc khác có liên quan biết hoặc thực hiện.
11/. Phương án là hình thức văn bản dùng để trình một cách có hệ thống về một trong nhiều giải pháp (về quy hoạch, kiến trúc, công nghệ, kết cấu…) được đưa ra giúp cho việc lựa chọn và tìm đến một giải pháp tối ưu.
Theo nguyên tắc, kế hoạch mỗi khi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt thì nó bắt buộc các cơ quan, đơn vị hữu quan triển khai thực hiện và hoàn thành đúng thời gian. Kế hoạch đề ra là căn cứ chủ yếu để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao của một cơ quan đơn vị.
13/. Dự án là bản thảo một văn kiện về luật pháp hay về một kế hoạch cụ thể nào đó.
14/. Báo cáo: là hình thức văn bản dùng để phản ánh tình hình, tường trình lên cấp trên hoặc với tập thể về tình hình hoạt động của tổ chức hoặc về một đề án, một vấn đề, sự việc nhất định có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình; sơ kết, tổng kết công tác. Có thể chia báo cáo thành các loại: Báo cáo tổng kết là báo cáo được viết khi công việc đã kết thúc nhằm tổng hợp kết quả đã đạt được, rút những ưu điểm, tồn tại và những bài học kinh nghiệm.
Báo cáo sơ kết là báo cáo được viết khi công việc chưa kết thúc hoặc kế hoạch đề ra chưa hoàn thành, nhưng cần phải bước đầu xem xét kết quả đã đạt được đến mức độ nào, có những ưu khuyết điểm gì, qua đó rút kinh nghiệm và đề ra biện pháp để làm tốt công việc hoặc nhiệm vụ còn lại.
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 79 hạn hay kế hoạch trung hạn trong từng thời gian nhất định. Kế hoạch năm có thể được cụ thể hoá bằng kế hoạch quý hoặc kế hoạch 6 tháng.
12/. Đề án là hình thức văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một dự kiến, kế hoạch, giải pháp thực hiện một nhiệm vụ công tác hoặc một công việc nào đó trong một thời gian nhất định. Đề án để có hiệu lực thi hành phải được cơ quan có thẩm quyền thông qua hoặc phê duyệt.
Báo cáo tổng hợp là báo cáo có nội dung đề cập đến nhiều vấn đề https://lop6.edu.vn/
Báo cáo chuyên đề là báo cáo đề cập đến một sự việc, vấn đề hoặc một lĩnh vực công tác.
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 80
Báo cáo định kỳ là báo cáo được làm ra theo thời hạn quy định Báo cáo đột xuất là báo cáo được làm ra khi có những vấn đề, sự việc xảy ra đột xuất cần phản ánh với cơ quan có thẩm quyền để đề nghị hỗ trợ hoặc chỉ đạo giải quyết.
Báo cáo nhanh là báo cáo phản ánh tình hình được làm ra một cách nhanh chóng, kịp thời theo yêu cầu của cấp trên. Đặc điểm của báo cáo này là tình hình, số liệu được phản ánh trong báo cáo có thể chưa hoàn toàn chính xác, có trường hợp chỉ mang tính ước lượng. 15/. Biên bản là văn bản ghi chép tại chỗ về một sự việc đang diễn ra hoặc đã xảy ra có chữ ký xác nhận của người có liên quan hoặc người làm chứng. Biên bản không có hiệu lực thi hành mà chủ yếu dùng làm chứng cứ minh chứng cho các sự kiện, hiện tượng đã xảy ra, đóng vai trò cung cấp thông tin để làm cơ sở cho việc ra quyết định xử lý hoặc cho các nhận định và kết luận khác. Biên bản có các loại như: Biên bản hội nghị, biên bản bàn giao, biên bản nghiệm thu, biên bản sự việc vv. 16/. Tờ trình là hình thức văn bản của cấp dưới gửi lên cấp trên hoặc cơ quan có thẩm quyền để trình bày về một chủ trương, một chế độ chính sách, một đề án công tác, một dự thảo văn bản, các tiêu chuẩn định mức, hoặc sửa đổi, bổ sung chế độ chính sách… và đề nghị cấp trên phê duyệt. Thông thường tờ trình được gửi kèm theo văn bản trình duyệt. 17/. Hợp đồng là hình thức văn bản thể hiện sự thoả thuận giữa hai bên trong việc xác lập quan hệ pháp lý về quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên. Có thể chia hợp đồng làm nhiều loại: hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân sự, hợp đồng lao động. Trong thực tế có nhiều hợp đồng không thuộc loại văn bản quản lý nhà nước do hợp đồng có thể được ký kết giữa các cơ quan nhà nước với nhau, giữa https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 81 cơ quan nhà nước với doanh nghiệp tư nhân, giữa cơ quan với một tập thể hoặc cá nhân hoặc giữa cá nhân với nhau. 18/. Công văn là hình thức văn bản hành chính không có tên gọi cụ thể được dùng để giao dịch chính thức với các cơ quan và với quần chúng nhân dân vào các mục đích: đề nghị, hỏi, trả lời, phản ánh tình hình, hướng dẫn đôn đốc, kiểm tra công việc vv. Công văn có các thể loại sau: công văn đề nghị; công văn trao đổi; công văn trả lời; công văn đôn đốc nhắc nhở; công văn mời họp, công văn hướng dẫn vv. 19/. Công điện là hình thức văn bản dùng để thông tin hoặc truyền đạt lệnh, quyết định của cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền trong trường hợp cần kíp. Theo quy định, sau khi gửi công điện, cơ quan gửi phải làm văn bản chính thức gửi cơ quan có trách nhiệm thi hành. 20/. Bản ghi nhớ: Văn kiện ngoại giao nói rõ lập trường và thái độ về phía mình đối với một vấn đề nào đó, hoặc thông báo cho đối phương một số điều cần chúVăný.
bản ghi nhận những điều đã được hai hay nhiều cơ quan, tổ chức trong nước, ngoài nước trao đổi và sẽ tiến hành thực hiện trong thời gian tới bằng việc ký kết các văn bản cụ thể. 21/. Bản cam kết: Văn bản ghi nhận những điều đã được hai hay nhiều cơ quan, tổ chức trong nước, ngoài nước cam kết thực hiện.
22/. Bản thoả thuận: la hình thức văn bản ghi nhận những điều đã được hai hay nhiều cơ quan, tổ chức trong nước, ngoài nước thoả thuận thực hiện. 23/. Giấy chứng nhận (hoặc giấy xác nhận): là văn bản dùng để cấp cho cơ quan, tổ chức, cá nhân để xác nhận một vấn đề có thật. 24/. Giấy uỷ quyền: là hình thức văn bản xác định hành vi pháp lý của một chủ thể (cơ quan, tổ chức, cá nhân) trao cho một chủ thể khác một hoặc một số https://lop6.edu.vn/
32/.
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 82 quyền để chủ thể đó nhân danh mình thực hiện một hoặc một số công việc nhất định trong một khoảng thời gian xác định. 25/. Giấy mời là văn bản dùng để mời đại diện các cơ quan khác hoặc cá nhân tham dự một hoạt động nào đó hoặc đến trụ sở của cơ quan để giải quyết một vấn đề có liên quan. 26/. Giấy giới thiệu là văn bản cấp cho cán bộ, nhân viên cơ quan khi đi giao dịch, liên hệ công tác để thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết việc riêng của cá nhân. Giấy giới thiệu chỉ có giá trị trong thời hạn nhất định. Hết hạn, nếu việc chưa giải quyết xong, nếu cần có thể xin cấp giấy giới thiệu mới. 27/. Giấy nghỉ phép là văn bản cấp cho cá nhân trong tổ chức được nghỉ phép theo quy định. 28/. Giấy đi đường, là hình thức văn bản dùng để cấp cho cán bộ, viên chức khi được cử đi công tác, dùng làm căn cứ để thanh toán tiền tàu xe và các khoản chi phí khác trong thời gian đi công tác. Khi đến cơ quan nào thì người được cấp giấy phải xin chữ ký và đóng dấu xác nhận của cơ quan đó về ngày giờ đến và ngày giờ đi. Loại văn bản này không thể dùng để liên hệ công tác thay cho giấy giới thiệu. 29/. Giấy biên nhận hồ sơ là hình thức văn bản xác nhận của một cơ quan, tổ chức, cá nhân về việc tiếp nhận văn bản từ một cơ quan, tổ chức hay từ một cá nhân khác 30/. Phiếu gửi là hình thức văn bản dùng để gửi kèm theo các văn bản quan trọng hoặc có nội dung bí mật. Phiếu gửi giúp cho cơ quan ban hành văn bản theo dõi được văn bản đi. Cơ quan nhận ký xác nhận là mình đã nhận được văn bản đó và gửi trả lại cho cơ quan gửi. Phiếu gửi có tác dụng kiểm tra, kiểm soát việc chuyển văn bản, phát hiện trường hợp công văn bị thất lạc hoặc lộ bí mật trong quá trình vận chuyển, chuyển giao.
31/. Phiếu chuyển là hình thức văn bản dùng để chuyển kèm theo văn bản, tài liệu mà cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận được sang cơ quan, tổ chức, cá nhân khác đúng chức năng thẩm quyền giải quyết.
Thư công: là hình thức văn bản của cá nhân ở dạng thư nhưng đại diện (nhân danh) cơ quan, tổ chức gửi tới một cá nhân, một số cá nhân hoặc cơ quan, tổ chức khác trao đổi về công việc hoặc khen ngợi, động viên, chúc mừng, chia buồn nhân dịp một sự kiện nào đó. https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 83 KẾT LUẬN Đề tài “Xác định nội hàm hệ thống thuật ngữ về các loại và thể loại văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước Trung ương Việt Nam giai đoạn từ năm 2000 2010” là một đề tài rất cấp thiết có ý nghĩa không chỉ về mặt lý luận mà còn có ý nghĩa thực tiễn rất lớn hiện nay ở nước ta trong lĩnh vực văn thư lưu trữ, quản trị văn phòng cũng như trong công tác quản lý nhà nước. Đề tài, trên nền tảng nguồn tư liệu phong phú về nội dung, đa dạng về ngôn ngữ và nguồn gốc xuất xứ, bằng các phương pháp nghiên cứu phù hợp, đã được hoàn thành theo đúng mục tiêu và nội dung được đề ra. Kết quả cơ bản của đề tài được thể hiện trong báo cáo tổng kết với một kết cấu ba chương, ngoài phần mở đầu và kết luận. Tổng quát lại, đề tài đã có những đóng góp cơ bản sauĐóngđây:góp cơ bản có tính mới của đề tài, trước hết đó là, trên cơ sở kết quả thực hiện các nội dung có liên quan đến đề tài (như: Khảo sát, thống kê và hệ thống hóa các loại và thể loại văn bản quản lý nhà nước hình thành trong hoạt động của một số cơ quan quản lý hành chính nhà nước Việt Nam trong 10 năm (từ 2000 2010), đặc biệt là nghiên cứu, so sánh, phân tích và tổng hợp các văn bản QPPL, các công trình nghiên cứu, từ điển, tiêu chuẩn và các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ), nhóm tác giả đã làm sáng rõ: các khái niệm cơ bản như: văn bản, văn kiện, tài liệu, tư liệu, văn bản quản lý nhà nước, trong đó có nêu lên những đặc điểm cơ bản của văn bản nói chung và văn bản quản lý nhà nước nói riêng) và đề xuất các định nghĩa và sự giải thích về nội hàm một cách thống nhất, chuẩn hóa cho những khái niệm đó. Đóng góp cơ bản tiếp theo của đề tài có tính lý luận và thực tiễn cao là đã xem xét và đề ra hệ thống loại và thể loại văn bản quản lý nhà nước. Đóng góp đó được thể hiện ở chỗ, đề tài không chỉ nêu ra sự thiếu logis trong phân loại các hình thức văn bản quản lý nhà nước hiện hành mà còn đề xuất hệ thống các căn cứ cơ bản để thực hiện việc phân loại các hình thức văn bản đó. Trên cơ sở đề https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 84 xuất này đề tài đã đưa ra tên loại cụ thể các loại và thể loại văn bản thuộc hệ thống.Đóng góp cơ bản thứ ba và là đóng góp có tầm quan trọng nhất là, trên cơ sở hai kết quả nêu trên, đã đề xuất một hệ thống hóa các loại và thể loại văn bản quản lý nhà nước kèm theo định nghĩa cho từng loại và thể loại văn bản quản lý nhà nước. Kết quả này được trình bày chương III với tên gọi “Nội hàm hệ thống thuật ngữ về các loại và thể loại văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước Trung ương”, từ trang 63 đến trang 76 của báo cáo này. Ngoài các kết quả nêu trên, nhóm tác giả còn đưa ra những nhận xét về nguyên nhân dẫn đến những khiêm khuyết hiện nay trong công tác quản lý văn bản nói chung và văn bản quản lý nhà nước nói chung về phương diện lý luận và thực tiễn. Trong báo cáo tổng kết cũng đưa ra một số kiến nghị để khắc phục những khiêm khuyết này, trong đó có kiến nghị rất cần được sự quan tâm của cấp có thẩm quyền sớm giải quyết đó là kiến nghị cần tiến hành một chương trình tổng thể mang tầm quốc gia trong công tác văn bản hóa các chức năng quản lý nhà nước ở nước ta không nên để tình trang thiếu tính thống nhất như hiện nay.Trên đây là những kết quả quan trọng nhất. Nhân dịp này những người thực hiện đề tài xin chân thành cảm ơn về sự chỉ đạo hiệu quả của Lãnh đạo Nhà trường, Hội đồng Khoa học cũng như tất cả những người đã có sự đóng góp, cổ vũ, động viên để đề tài hoàn thành được nhiệm vụ nghiên cứu theo qui định. Là một đề tài có độ phức tạp cao, phạm vi nghiên cứu rộng và do những nguyên nhân chủ quan và khách quan khác, kết quả đề tài có thể còn những khiếm khuyết. Mong các đồng nghiệp góp ý để đề tài được tiếp tục hoàn thiện./. https://lop6.edu.vn/
6. Hội đồng lưu trữ quốc tế, Từ điển các thuật ngữ lưu trữ”, Munchen. NewYork. London. Paris 1988). (Tiếng Anh)
5. ГОСТ P 52292 2004, Công nghệ thông tin, “Giao dịch thông tin điện tử”, Thuật ngữ và định nghĩa, M.2005. (Tiếng Nga)
4. M.V.Larin, O.I. Rưskốp, Tài liệu điện tử trong quản lý, M. 2005, (tiếng Nga và tiếng Việt)
2. K.B Geliman Vinogratdop, Sứ mệnh đặc biệt của các tài liệu, Các công trình của các nhà khoa học của Viện BNIIDAD, M.2009. (Tiếng Nga)
1. Barbara Craig, Xác định giá trị lưu trữ” (Lý luận và Phương pháp) , xuất bản năm 2004, Muchen- CHLB Đức. (Tiếng Anh).
3. M.P. Rukôva, “Xác định giá trị tài liệu quản lý và thu thập chúng vào các viện lưu trữ nhà nước” (Lý luận và phương pháp M. 2007). (Tiếng Nga)
7. Cục Lưu trữ nhà nước “Thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam”, Hà Nội. năm 1992.
8. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Ban quản lý Dự án ADB Bộ Nội vụ., Sổ tay văn thư, lưu trữ cấp xã: Sách hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, H. Lao động. 2011. 9. Hoàng Anh (Ch.b), Phạm Văn Thấu, Tiếng Việt thực hành, H.: Lý luận chính trị. 10.2005.Nguyễn Trọng Biên, Bàn về khái niệm văn bản quy phạm pháp luật, Tạp chí Văn thư và Lưu trữ Việt Nam số 12/2010.tr.34 36. 11. Tô Tử Hạ (ch.b), Từ điển hành chính, H. Lao động xã hội. 12. Nghiêm Kỳ Hồng và các tác giả khác, Nghiệp vụ thư ký văn phòng hiện đại, Nxb. “Lao Động” H 2009. https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 85 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
21. Từ điển bách khoa Việt Nam, Tập IV/ Hội đồng Quốc gia chỉ đạo biên soạn Từ điển Bách khoa Việt Nam, H. nxb, Từ điển Bách khoa. 2005.
13. Nguyễn Tiến Hiển, Kiều Văn Hốt, Tổ chức và bảo quản tài liệu, Trường Đại học Văn hóa Hà Nội, Hà Nội 2005.
14. Lê Văn In, Soạn thảo văn bản và các mẫu tham khảo trong hoạt động quản lý và kinh doanh, Nxb .“Chính trị quốc gia”. H 2010.
23. Tiêu chuẩn quốc tế. ISO 15489-1: Thông tin và hệ thống tài liệu, Phần chung, Quản lý văn bản. ISO 2001. (Tiếng Anh)
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 86
24. Lưu Kiếm Thanh (Ch.b), Nguyễn Văn Thâm, Giáo trình kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản, H. Giáo dục. 2006. https://lop6.edu.vn/
15. Dương Văn Khảm, Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ. Nxb, “Văn hóa thông tin”, H-2011 16. Kiều Mai, Chuẩn hóa văn bản quản lý nhà nước là góp phần xây dựng một nên hành chính “chuyên nghiệp, hiện đại hóa”, Tạp chí Văn thư và Lưu trữ Việt Nam số 3/2004 tr81 82,88. 17. Hoàng Phê (Ch.b), Từ điển tiếng Việt, Nxb. Đà Nẵng, Trung tâm Từ điển học, 2002 18. Vương Đình Quyền (Ch.b), Nguyễn Văn Hàm, Văn bản và lưu trữ học đại cương, H: Giáo dục. 1996 19. Vương Đình Quyền, Lý luận và phương pháp công tác văn thư, H. Đại học Quốc gia Hà Nội, 2005. 20. Vương Đình Quyền, Văn bản quản lý nhà nước và công tác công văn, giấy tờ thời phong kiến Việt Nam, H. CTQG. 2002.
22. Từ điển bách khoa Việt Nam. Tập IV / Hội đồng Quốc gia chỉ đạo biên soạn Từ điển Bách khoa Việt Nam. H. : nxb. Từ điển Bách khoa, 2005.
27. Nguyễn Hữu Thời, Vài ý kiến về việc phân biệt tư liệu và tài liệu lưu trữ qua các đợt chỉnh lý tài liệu của UBHC thành phố Hà Nội, Tạp chí Công tác lưu trữ hồ sơ. Số 2/1971. Tr. 23 24
https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 87 25. Nguyễn Văn Thâm, Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước, H. CTQG. 2010. 26. Trần Quốc Thắng. “Xây dựng hệ thống thuật ngữ văn thư Việt Nam”, Đề tài khoa học, Mã số 200798 05, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Năm 2008.
28. Nguyễn Hữu Thời, Vài ý kiến về việc phân biệt tư liệu và tài liệu lưu trữ qua các đợt chỉnh lý tài liệu của UBHC thành phố Hà Nội, Tạp chí Công tác lưu trữ hồ sơ số 2/1971. Tr. 23-24. 29. Trần Thị Tuyết, Cách ghi địa danh trên văn bản quản lý nhà nước, Tạp chí Văn thư và Lưu trữ Việt Nam số 01/2002001 tr. 7 9.
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 88 PHỤ LỤC Phụ lục 1 Nghị quyết TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Số: /NQ-….(3)... …. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… NGHỊ QUYẾT ………………….. (5) ………………….. -----------------------THẨM QUYỀN BAN HÀNH Căn cứ Căn cứ ; ...........................................................................................................................; QUYẾT NGHỊ: Điều 1. .............................................(6) .................................................. ........................................................................................................................... Điều ... ................................................................................................................................................................................................................................. Điều ... ........................................................................................................................... Nơi nhận: Như Điều …; ……..;Lưu:VT, …. (7) A.xx (8) QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký, dấu) Họ và tên Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). (2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành nghị quyết. (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành nghị quyết.
(4) Địa danh (5) Trích yếu nội dung nghị quyết.
(6) Nội dung nghị quyết.
(7) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (nếu cần).
(8) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần). https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 89 Phụ lục 2 Quyết định (quy định trực tiếp) TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Số: (3) /QĐ ….(4)... …. (5)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… QUYẾT ĐỊNH Về việc ……….. (6) ……………….. THẨM QUYỀN BAN HÀNH (7)…… Căn cứ (8) ; Căn cứ ............................................ (9).....................................................; Xét đề nghị của ........................................................................................., QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. .............................................(10) ................................................ ........................................................................................................................... Điều ... ............................................................................................................................/. Nơi nhận: Như Điều …; ……..;Lưu:VT, …. (12) A.xx (13) QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (11) (Chữ ký, dấu) Họ và tên Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). (2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định.
(3) Đối với quyết định cá biệt, không ghi năm ban hành giữa số và ký hiệu của văn bản.
(9) Các văn bản pháp lý liên quan trực tiếp đến vấn đề giải quyết trong nội dung quyết định.
(4) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định.
(11) Quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh đạo (ví dụ: TM. Ủy ban nhân dân, TM. Ban Thường vụ, TM. Hội đồng…); trường hợp cấp phó được giao ký thay người đứng đầu cơ quan thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký văn bản; các trường hợp khác thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 12 của Thông tư này. (12) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần). (13) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần). https://lop6.edu.vn/
(7) Nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ của người đứng đầu (ví dụ: Bộ trưởng Bộ…., Cục trưởng Cục…., Giám đốc…, Viện trưởng Viện …., Chủ tịch…); nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức thì ghi tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức đó (ví dụ: Ban thường vụ…., Hội đồng…., Ủy ban nhân (8)dân….).Nêu các căn cứ trực tiếp để ban hành quyết định (văn bản thành lập, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức).
(5) Địa danh (6) Trích yếu nội dung quyết định.
(10) Nội dung quyết định.
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 90 Phụ lục 3 Quyết định (quy định gián tiếp) (*) TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Số: /QĐ ….(3)... …. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… QUYẾT ĐỊNH Ban hành (Phê duyệt) ………………….. (5) ………………….. THẨM QUYỀN BAN HÀNH (6) Căn cứ ............................................ (7) ....................................................; Căn cứ ............................................; Xét đề nghị của .............................. ..........................................................; QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành (Phê duyệt) kèm theo Quyết định này …….. (5) ....... .................................................................. ........................................................ Điều ... ./. Nơi nhận: Như Điều …; ……..;Lưu:VT, …. (9) A.xx (10) QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (8) (Chữ ký, dấu) Họ và tên Ghi chú: (*) Mẫu này áp dụng đối với các quyết định (cá biệt) ban hành hay phê duyệt một văn bản khác như quy chế, quy định, chương trình, kế hoạch, đề án, phương án... (1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(8) Quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh đạo (ví dụ: TM. Ủy ban nhân dân, TM. Ban Thường vụ, TM. Hội đồng…); trường hợp cấp phó được giao ký thay người đứng đầu cơ quan thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký văn bản; các trường hợp khác thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 12 của Thông tư này. (9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần). (10) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần). https://lop6.edu.vn/
(6) Nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ của người đứng đầu (ví dụ: Bộ trưởng Bộ…., Cục trưởng Cục…., Giám đốc…., Viện trưởng Viện …., Chủ tịch…); nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức thì ghi tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức đó (ví dụ: Ban thường vụ…., Hội đồng…., Ủy ban nhân dân….).
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định.
(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định.
(4) Địa danh (5) Trích yếu nội dung quyết định.
(7) Nêu các căn cứ trực tiếp để ban hành quyết định (như ghi chú ở mẫu 1.2).
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 91 Mẫu văn bản (ban hành kèm theo quyết định) (*) TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc TÊN LOẠI VĂN BẢN ………………….. (1) ………………….. (Ban hành kèm theo Quyết định số ……/QĐ ngày ….. tháng ….. năm 20…… của …….) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1............................................... ........................................................ .................................................................. Điều 2............................................... ........................................................ ..................................................................; Chương ………………………………………… Điều .................................................;........................................................ Chương ………………………………………… Điều ................................................. ........................................................ ..................................................................; Điều ................................................. ........................................................ ..................................................................; QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A Ghi chú: (*) Mẫu này áp dụng đối với các văn bản được ban hành kèm theo quyết định (cá biệt), bố cục có thể bao gồm chương, mục, điều, khoản, điểm. (1) Trích yếu nội dung của văn bản. https://lop6.edu.vn/
(5) Địa danh (6) Tên loại văn bản: chỉ thị (cá biệt), tờ trình, thông báo, chương trình, kế hoạch, đề án, phương án, báo cáo .v.v…
(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản.
(3) Chữ viết tắt tên loại văn bản. (4) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản.
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(7) Trích yếu nội dung văn bản. (8) Nội dung văn bản. (9) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh đạo (ví dụ: TM. Ủy ban nhân dân, TM. Ban Thường vụ, TM. Hội đồng…); nếu người ký văn bản là cấp phó của người đứng đầu cơ quan thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký văn bản; các trường hợp khác thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 12 của Thông tư này. (10) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần). (11) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần). https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 92 Phụ lục 4 Văn bản có tên loại khác (*) TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Số: /…. (3) ….(4)…. …. (5)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… TÊN LOẠI VĂN BẢN (6) ………….. (7)……………… ........................................................ (8) .................................................... ................................................................ .......................................................... ................................................................ .......................................................... ................................................................./. Nơi nhận: ……………;…………;Lưu:VT,…. (10) A.xx (11) QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (9) (Chữ ký, dấu) Họ và tên Ghi chú: * Mẫu này áp dụng chung đối với đa số các hình thức văn bản hành chính có ghi tên loại cụ thể như: chỉ thị (cá biệt), tờ trình, thông báo, chương trình, kế hoạch, đề án, báo cáo, quy định v.v… Riêng đối với tờ trình có thể thêm thành phần “kính gửi” ở vị trí 9a.
(4) Chữ viết tắt tên đơn vị (Vụ, phòng, ban, tổ, bộ phận chức năng) soạn thảo công văn.
(10) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần)
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 93 Phụ lục 5 Công văn TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Số: /…. (3) ….(4)…. V/v …….. (6) ……… …. (5)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… Kính gửi: - ………………………………..; - ………………………………..;………………………………..; ....................................................... (7) .................................................... ................................................................./. Nơi nhận: Như Lưu:……………;trên;VT,…. (9) A.xx (10) QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (8) (Chữ ký, dấu) Họ và tên Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội ĐT: (043) XXXXXXX, Fax: (043) XXXXXXX E Mail:………………. Website:………………… (11) Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). (2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn. (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn.
(11) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ E Mail; Website (nếu cần).
* Nếu nơi nhận (kính gửi) là những chức danh, chức vụ cao cấp của Nhà nước, thì phần nơi nhận không ghi “như trên” mà ghi trực tiếp những chức danh, chức vụ ấy vào. https://lop6.edu.vn/
(7) Nội dung công văn. (8) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM” trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh đạo, ví dụ: TM. Ủy ban nhân dân, TM. Ban Thường vụ, TM. Hội đồng…; nếu người ký công văn là cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký công văn; các trường hợp khác thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 12 của Thông tư này (9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(5) Địa danh (6) Trích yếu nội dung công văn.
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 94 Phụ lục 6 Quyết định (cá biệt) của Thường trực Hội đồng nhân dân HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN ….. (1)…. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Số: …. (2) …./QĐ HĐND …. (3)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… QUYẾT ĐỊNH Về………………….. (4) ………………….. ------------------------THƯỜNG TRỰC HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN …. (1)………….. Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003; ................................................................(5) .....................................................; ................................................................; QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. .....................................................(6) .................................................. ........................................................................................................................... Điều ... ........................................................................................................................................................................................................................................../. Nơi nhận: Như Điều ……………..;…;Lưu:VT,….(9) A.xx (10) TM. THƯỜNG TRỰC HĐND (7) CHỦ TỊCH (8) (Chữ ký và dấu HĐND) Họ và tên Ghi chú: (1) Tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, thị trấn. (2) Số thứ tự đăng ký quyết định của Hội đồng nhân dân. (3) Địa danh (4) Trích yếu nội dung quyết định.
(7) Thẩm quyền ký văn bản. (8) Nếu Phó Chủ tịch ký thì ghi: KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Nếu Ủy viên Thường trực ký thì ghi: KT. CHỦ TỊCH ỦY VIÊN THƯỜNG TRỰC (9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(10) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần). https://lop6.edu.vn/
(5) Các căn cứ khác áp dụng để ban hành quyết định.
(6) Nội dung quyết định.
(9) Ký hiệu người đánh máy, số lượng bản phát hành (nếu cần).
(Mẫu này dùng chung cho tất cả các loại văn bản có tên loại của Đoàn Đại biểu Quốc hội). https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 95 Phụ lục 7 Văn bản có tên loại của Đoàn Đại biểu Quốc hội ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI …..(1)…. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Số: ….…./ … (2)…. -ĐĐBQH …. (3)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… TÊN LOẠI VĂN BẢN ………………….. (4) ………………….. ........................................................(5) ..................................................... ................................................................ .......................................................... ................................................................ .......................................................... ................................................................................................................................;.............................................................................................................................................................................................................................................../. Nơi nhận: ……………..;……………..;………….…;Lưu:VT,….(8)….. A.xx (9) TM. ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI (6) TRƯỞNG ĐOÀN (7) (Chữ ký, dấu ĐĐBQH) Họ và tên Ghi chú: (1) Tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; (2) Chữ viết tắt tên loại văn bản. (3) Địa danh (4) Trích yếu nội dung văn bản. (5) Nội dung văn bản. (6) Thẩm quyền ký văn bản. Nếu Trưởng Đoàn ký với thẩm quyền riêng thì không có dòng quyền hạn. (7) Nếu Phó Trưởng đoàn ký thì ghi: KT. TRƯỞNG ĐOÀN PHÓ TRƯỞNG ĐOÀN (8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(6) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh của người đứng đầu.
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 96 Phụ lục 8 Công điện TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Số: /CĐ … (3)…. …. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… CÔNG ĐIỆN ………….. (5)……………… ………….. (6) ………………………………..;điện -(7) ……………………………….. .....................................................(8) ....................................................... ........................................................................................................................ .......................................................... ........................................................ .......................................................... ................................................................ .......................................................... ........................................................ .......................................................... ................................................................./. Nơi nhận: ……………;…………;Lưu:VT,…. (9) A.xx (10) QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký, dấu) Họ và tên Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). (2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công điện. (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công điện. (4) Địa danh (5) Trích yếu nội dung điện.
(7) Tên cơ quan, tổ chức nhận điện (8) Nội dung điện. (9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(10) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần). https://lop6.edu.vn/
(7) Tên (nội dung) của cuộc họp, hội thảo, hội nghị v.v…
(8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 97 Phụ lục 9 Giấy mời TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Số: /GM … (3)…. …. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… GIẤY MỜI ………….. (5)……………… -------------......................................(2) ......................trân trọng kính mời: Ông (bà) .........................................(6) ..................................................... Tới dự ............................................(7) ..................................................... Thời gian: Địa điểm ........................................ .......................................................... ................................................................ .......................................................... ................................................................./. Nơi nhận: ……………;…………;Lưu:VT,…. (8) A.xx (9) QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký, dấu) Họ và tên Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). (2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành giấy mời. (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành giấy mời. (4) Địa danh (5) Trích yếu nội dung cuộc họp.
(6) Tên cơ quan, tổ chức hoặc họ và tên, chức vụ, đơn vị công tác của người được mời.
(9) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần). https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 98 Phụ lục 10 Giấy giới thiệu TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Số: /GGT … (3)…. …. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… GIẤY GIỚI THIỆU ......................................(2) ......................trân trọng giới thiệu: Ông (bà) .........................................(5) ..................................................... Chức vụ: Được cử đến:..................................(6) ..................................................... Về việc: .......................................... .......................................................... ................................................................ .......................................................... Đề nghị Quý cơ quan tạo điều kiện để ông (bà) có tên ở trên hoàn thành nhiệm Giấyvụ. này có giá trị đến hết ngày............../. Nơi nhận: Như Lưu:trên;VT. QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký, dấu) Họ và tên Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. (4) Địa danh (5) Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người được giới thiệu. (6) Tên cơ quan, tổ chức được giới thiệu tới làm việc. https://lop6.edu.vn/
(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (cấp giấy giới thiệu).
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 99 Phụ lục 11 Biên bản TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Số: /BB … (3)…. BIÊN BẢN ………… (4) ………….. Thời gian bắt đầu............................ Địa điểm......................................... Thành phần tham dự....................... Chủ trì (chủ tọa):............................ .......................................................... Thư ký (người ghi biên bản):......... .......................................................... Nội dung (theo diễn biến cuộc họp/hội nghị/hội thảo): ................................................................ .......................................................... ................................................................ .......................................................... Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào ….. giờ ….., ngày …. tháng ….. năm …… ./. THƯ KÝ (Chữ ký) Họ và tên CHỦ TỌA (Chữ ký, dấu (nếu có)) (5) Họ và tên Nơi nhận: ……….;Lưu:VT, hồ sơ. Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). (2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. (4) Tên cuộc họp hoặc hội nghị, hội thảo. (5) Ghi chức vụ chính quyền (nếu cần). https://lop6.edu.vn/
(8) Tên người hoặc cơ quan gửi hồ sơ. https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 100 Phụ lục 12 Giấy biên nhận TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Số: /GBN …(3)…. …. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… GIẤY BIÊN NHẬN Hồ sơ…. Họ và tên:.....................(5) ....................................................................... Chức vụ, đơn vị công tác:.............. .......................................................... Đã tiếp nhận hồ sơ của: Ông (bà): (6) bao gồm: 1...................................................... .......................................................... 2. ....................................................(7) ..................................................... 3...................................................... .......................................................... ................................................................ .......................................................... ................................................................ .......................................................... ................................................................./. Nơi nhận: …. Lưu:(8)….;Hồsơ. NGƯỜI TIẾP NHẬN (Ký tên, đóng dấu (nếu có)) Họ và tên Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). (2) Tên cơ quan, tổ chức cấp giấy biên nhận hồ sơ. (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức cấp giấy biên nhận hồ sơ. (4) Địa danh (5) Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người tiếp nhận hồ sơ. (6) Họ và tên, nơi công tác hoặc giấy tờ tùy thân của người nộp hồ sơ.
(7) Liệt kê đầy đủ, cụ thể các văn bản, giấy tờ, tài liệu có trong hồ sơ.
(7) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần). https://lop6.edu.vn/
(6) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 101 Phụ lục 13 Giấy chứng nhận TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Số: /GCN … (3)…. …. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… GIẤY CHỨNG …………..………………NHẬN -------------.....................................................(2) .....................................chứng nhận: ........................................................(5) ..................................................... ................................................................ .......................................................... ........................................................ .......................................................... ................................................................ .......................................................... ................................................................ .......................................................... ........................................................................................................................ .......................................................... ................................................................./........................................................... Nơi nhận: ……………;…………;Lưu:VT,…. (6) A.xx (7) QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký, dấu) Họ và tên Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). (2) Tên cơ quan, tổ chức cấp giấy chứng nhận. (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức cấp giấy chứng nhận. (4) Địa danh (5) Nội dung chứng nhận: xác định cụ thể người, sự việc, vấn đề được chứng nhận.
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 102 Phụ lục 14 Giấy đi đường TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Số: /GĐĐ … (3)…. …. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… GIẤY ĐI ĐƯỜNG Cấp cho ông (bà):.........(5) ....................................................................... Chức vụ:......................................... .......................................................... Nơi được cử đến công tác:............. .......................................................... Giấy này có giá trị hết ngày: ......... QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký, dấu) Họ và tên Nơi đi và đến Ngày tháng Phương tiện Độ đườngchặngdài(Km) Thời gian ở nơi đến Xác nhận của cơ quan (tổ chức) nơi đi, đến Đi Đến………..ĐiĐến………..ĐiĐến………..ĐiĐến………..ĐiĐến………..ĐiĐến………..………….………….………….………….………….…………. Vé người: … vé x …… đ = ……………. đ Vé cước: … vé x ……. đ = ……………. đ Phụ phí lấy vé bằng điện thoại: ..… vé x …… đ = ……………. đ https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 103 Phòng nghỉ: …….. … vé x …… đ = ……………. đ 1. Phụ cấp đi đường: .................................................................................đ 2. Phụ cấp lưu trú:.....................................................................................đ Tổng cộng: ................................................................................................đ NGƯỜI ĐI CÔNG TÁC (Chữ ký) Họ và tên PHỤ TRÁCH BỘ PHẬN (Chữ ký, dấu) Họ và tên KẾ TOÁN TRƯỞNG (Chữ ký) Họ và tên Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). (2) Tên cơ quan, tổ chức cấp giấy đi đường. (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức cấp giấy đi đường. (4) Địa danh (5) Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người được cấp giấy. https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 104 Phụ lục 15 Giấy nghỉ phép TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Số: /GNP … (3)…. …. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… GIẤY NGHỈ PHÉP Xét Đơn xin nghỉ phép ngày…………………….của ông (bà)................ ......................................(2) …………………… cấp cho: Ông (bà): ......................(5) ...................................................................... Chức vụ:......................................... .......................................................... Nghỉ phép năm ………. trong thời gian: …………., kể từ ngày ………. đến hết ngày tại ...........................................................(6) ..................................................... ........................................................ .......................................................... Nơi nhận: …. Lưu:(7)….;VT,…. (8)…. QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký, dấu) Họ và tên Xác nhận của cơ quan (tổ chức) hoặc chính quyền địa phương nơi nghỉ phép (Chữ ký, dấu) Họ và tên Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). (2) Tên cơ quan, tổ chức cấp giấy nghỉ phép. (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức cấp giấy nghỉ phép.
(8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần). https://lop6.edu.vn/
(4) Địa danh (5) Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người được cấp giấy phép.
(6) Nơi nghỉ phép. (7) Người được cấp giấy nghỉ phép.
(8) Thông thường, phiếu chuyển không cần lưu nhưng phải được vào sổ đăng ký tại văn thư cơ quan, tổ chức để theo dõi, kiểm tra. https://lop6.edu.vn/
(7) Tên cơ quan, tổ chức nhận phiếu chuyển văn bản, tài liệu.
(6) Lý do chuyển.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành phiếu chuyển. (4) Địa danh. (5) Nêu cụ thể: đơn, thư của cá nhân, tập thể hoặc văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức nào, về vấn đề hay nội dung gì.
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 105 Phụ lục 16 Phiếu chuyển TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Số: /PC … (3)…. …. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… PHIẾU …………..……………CHUYỂN… .....................................................(2) ………..có nhận được ……… (5). ................................................................ .......................................................... ................................................................ (6) Kính chuyển...................................(7) …………. xem xét, giải quyết./. Nơi nhận: …….. (8) …..; QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký, dấu) Họ và tên Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). (2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành phiếu chuyển.
(8) Địa danh nơi cơ quan, tổ chức nhận phiếu gửi và văn bản, tài liệu đóng trụ sở. https://lop6.edu.vn/
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành phiếu gửi. (4) Địa danh (5) Liệt kê cụ thể các văn bản, tài liệu được gửi kèm theo phiếu gửi.
(6) Tên cơ quan tổ chức nhận phiếu gửi và văn bản, tài liệu.
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 106 Phụ lục 17 Phiếu gửi TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Số: /PG … (3)…. …. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… PHIẾU GỬI .................................. ......................................(2) …………………… gửi kèm theo phiếu này các văn bản, tài liệu sau: 1....................................(5) ...................................................................... 2...................................................... .......................................................... Sau khi nhận được, đề nghị (6)……….. gửi lại phiếu này cho ................................................................ (2)....................................................../. Nơi nhận: ….….(6)….;(7)….; QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký, dấu) Họ và tên …. (8)…, ngày ….. tháng ….. năm …… Người nhận (Chữ ký) Họ và tên Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). (2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành phiếu gửi.
(7) Phiếu gửi không cần lưu nhưng phải được gửi vào sổ đăng ký tại VT cơ quan, tổ chức để theo dõi.
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 107 Phụ lục 18 Thư công TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc (6) …. (2)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… TÊN LOẠI THƯ CÔNG (3) …….…….. (4) …………..........…. -----------------------------......................................(5) ....................................................................... ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................./. CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI GỬI THƯ (Chữ ký) Họ và tên Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức nơi công tác của người ban hành Thư công. (2) Địa danh (3) Tên loại thư công (Thư chúc mừng, Thư khen, Thư thăm hỏi, Thư chia buồn). (4) Trích yếu nội dung Thư công. (5) Nội dung Thư công. (6) Logo của cơ quan, tổ chức. Chú ý: Thư công không đóng dấu của cơ quan, tổ chức. https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 108 MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT.....................................................................................3 PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................4 1. Lý do chọn đề tài.............................................................................................4 2. Lịch sử nghiên cứu.........................................................................................5 3. Mục đích nghiên cứu 7 4. Phương pháp nghiên cứu................................................................................7 5. Phạm vi nghiên cứu.........................................................................................8 6. Nội dung nghiên cứu.......................................................................................8 7. Nguồn tài liệu tham khảo ...............................................................................9 8. Kết cấu của đề tài............................................................................................9 PHẦN NỘI DUNG............................................................................................10 Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ XÁC ĐỊNH CÁC LOẠI VÀ THỂ LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ................................................................10 1.1. Một số khái niệm........................................................................................10 1.1.1. Khái niệm “Tài liệu”...............................................................................10 1.1.2. Khái niệm “Văn bản” .............................................................................22 1.1.3. Khái niệm “Văn kiện” ............................................................................27 1.1.4. Khái niệm “Tư liệu” 27 1.1.5. Khái niệm văn bản quản lí nhà nước....................................................30 1.2. Phân loại văn bản quản lí nhà nước.........................................................33 1.2.1. Mục đích phân loại văn bản quản lý nhà nước 33 1.2.2.Cácđặctrưnglàmcăncứđểphânloạivănbảnquảnlýnhànước...........34 Chương 2: THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN BẢN HÓA TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA MỘT SỐ CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRUNG ƯƠNG VIỆT NAM GIAI ĐOẠN 2000-2010...............................................................42 https://lop6.edu.vn/
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường 109 2.1. Thực trạng quy định về thẩm quyền ban hành các loại và thể loại văn bản quản lí nhà nước hình thành trong hoạt động của cơ quan nhà nước ở trung ương giai đoạn từ năm 2000 - 2010.......................................................42 2.1.1. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật.................................................42 2.1.2. Hệ thống văn bản hành chính................................................................45 2.2. Thực trạng các loại và thể loại văn bản trong hoạt động quản lý của các cơ quan trung ương qua khảo sát thực tế tại một số cơ quan Trung ương giai đoạn 2000-2010...........................................................................................47 2.2.1. Văn bản quy phạm pháp luật.................................................................47 2.2.2. Văn bản hành chính................................................................................51 2.3. Đánh giá chung về sử dụng các loại văn bản trong hoạt động của cơ quan quản lí Nhà nước Trung ương................................................................58 2.3.1. Ưu điểm....................................................................................................58 2.3.2. Hạn chế.....................................................................................................60 2.3.3. Nguyên nhân............................................................................................69 Chương 3: NỘI HÀM HỆ THỐNG THUẬT NGỮ VỀ CÁC LOẠI VÀ THỂ LOẠI VĂN BẢN HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TRUNG ƯƠNG..........................................71 3.1.Nộihàmcáckháiniệmhệthốngvănbảnvănbảnquyphạmphápluật......71 3.2. Nội hàm các khái niệm hệ thống văn bản hành chính 76 KẾT LUẬN........................................................................................................83 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................85 PHỤ LỤC 88 https://lop6.edu.vn/