Anexos

Anexo 1

Comparación de las funciones de la SPP establecidas en la Ley del Organismo Ejecutivo y las identificadas en el diagnóstico.

Funciones según la Ley del Organismo Ejecutivo

a) Atender los asuntos de carácter privado del Presidente de la

República.

b) Llevar el registro y control de las audiencias e invitaciones del

Presidente de la República.

c) Atender el despacho de asuntos que se dirijan al Presidente de la

República. d) Apoyar la gestión o trámite de los asuntos que se sometan a su consideración, orientándolos conforme a su naturaleza hacia los distintos despachos ministeriales, o en su caso, a las dependencias del

Estado a que corresponden estos asuntos.

e) Brindar atención a los planteamientos que se le presentan en forma individual.

f) Atender los asuntos y relaciones políticas que le encomiende el

Presidente de la República.

Funciones identificadas en el diagnóstico

Lo relacionado a correspondencia y solicitudes de estudios técnicos.

Por instrucción del Presidente de la República las audiencias, invitaciones y la agenda se gestionan en el Despacho Presidencial

Recepción, procesamiento y distribución de correspondencia dirigida al presidente de la República.

Despacho de solicitudes a los ministerios, secretarías e instituciones correspondientes.

Apoyo técnico y profesional a través de análisis, estudios y propuestas a requeridos por el Presidente de la República.

Análisis y negociación política para la gestión de riesgos de conflictividad; así como el relacionamiento con actores clave a solicitud del Presidente de la República.

Anexo 2

Análisis de congruencia entre la estructura organizativa y los procesos de la SPP.

Enunciado Identificado

La Secretaría Privada de la Presidencia cuenta con una estructura organizativa acorde a las exigencias de su funcionamiento, el cual se encuentra establecido en el Acuerdo Gubernativo 108-2015, emitido el 26 de marzo de 2015, el cual aprobó el Reglamento Orgánico Interno. Distribución de la autoridad: gestión centralizada. Decisiones importantes a cargo de un grupo de ejecutivos específico (Secretario, Subsecretarios y Directores) Sistemas de control: funcionales Control: Permiten verificar el logro del resultado y la generación de productos (POA); La medición con metas e indicadores; la cantidad, el tiempo y el costo. No hay evidencia de indicadores de calidad.

La Secretaría Privada de la Presidencia está estructurada y orientada al modelo de Organización Lineal con apoyo de unidades Staff, en la que cada uno de los miembros de la organización aporta sus conocimientos para la solución de problemas y el apoyo efectivo al Despacho Superior. Unidades de Cooperación internacional y de Asesoría y consultoría (sin funcionamiento) Distribución de funciones: Sustantivas: Despacho Superior: Secretario Privado de la Presidencia, Subsecretario de Asuntos Políticos y Subsecretario Administrativo. Administrativas: Dirección Administrativa, Dirección de Informática, Dirección de Recursos Humanos y la UDAF. Apoyo Técnico: Unidad de Asesoría Jurídica, Unidad de Planificación, Unidad de Cooperación Internacional, Unidad de Género, Unidad de Información Pública y la Unidad de Asesoría y Consultoría. Control Interno: Unidad de Auditoría Interna.

Anexo 3

Situación de los manuales de normas y procedimientos para el desarrollo de las funciones de apoyo de la SPP

Funciones

Administrativas: Dirección Administrativa, Dirección de Informática, Dirección de Recursos Humanos y la UDAF.

Apoyo técnico

Control

Manual

Manual de Procedimientos Administrativos En revisión para actualización

Manual de Procedimientos de la Dirección de Informática Manual de Procedimientos de Recursos Humanos; Manual de Inducción de Recursos Humanos Manual de Procedimientos UDAF Manual de Procedimientos de la Unidad de Asesoría Jurídica Manual de Procedimientos de la Unidad de Planificación Manual de Procedimientos de la Unidad de Género Unidad de Cooperación Internacional Unidad de Información Pública Manual de Procedimientos de la Unidad de Información Pública Unidad de Asesoría y Consultoría Manual de Procedimientos de la Unidad de Auditoría Interna

Estado

En revisión para actualización

En revisión para actualización

Sin manual

Sin manual

Sin manual

Sin manual

Anexo 4

Análisis de la factibilidad de las metas del POA

Criterio

Factibilidad de las metas establecidas en el POA

Estado

Las metas establecidas en el POA son factibles y están bajo el control de la SPP. En todos los casos se trata de informes mensuales.

Capacidad para monitorear el cumplimiento de metas La SPP tiene capacidad para monitorear las metas de acuerdo con las fichas de indicadores que están incluidos en el POA.

Capacidad de evaluar la calidad del trabajo y los servicios No existen instrumentos específicos para la evaluación de la calidad del trabajo y los servicios.