Farmacia Independiente Guía Terminal de OTC Network®
Otoño 2020
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Indicaciones de seguridad La terminal VX520 tiene un conector con un cable de conexión a tierra. Conéctelo solamente a un receptáculo equipado que sea provisto con lo necesario. No use un conector con adaptador. Asegúrese de que el cable de corriente esté alejado de los pasillos y no tenga nada apoyado encima Limpie el terminal con un paño suave y seco. No aplique productos de limpieza en aerosol al terminal. No use el terminal en condiciones húmedas ni cerca del agua. Manténgalo alejado de las cafeteras. Tenga cuidado de no derramar nada sobre el terminal. No quite la cubierta ni trate de abrir la cubierta del terminal en ningún momento. Abrir el terminal invalida la garantía. No meta ni introduzca a la fuerza objetos extraños como lápices, cables o sujetapapeles por la abertura del terminal para leer la cinta magnética de las tarjetas, inclusive por ningún lugar del terminal.
Contenido Indicaciones de seguridad.....................................................................................................2 Contenido.................................................................................................................................3 Introduction.............................................................................................................................4 Instalación del terminal......................................................................................................... 5 Recibiendo el paquete del terminal.............................................................................................5 Instalación del equipo........................................................................................................................5 Procesamiento de pagos de artículos fuera del mostrador (OTC)..................................7 Procesamiento de reembolsos y cancelaciones de OTC...................................................8 Reembolsos.......................................................................................................................................... 8 Cancelaciones...................................................................................................................................... 8 Impresión de informes............................................................................................................9 Solución de problemas........................................................................................................ 10 El terminal muestra “Send Error” o “Connect Error” (Error de envio o conexión) ��������10 El terminal muestra “Error Zero Length” (Error de longitud cero)................................10 El terminal muestra “Invalid Card Number” (Número de tarjeta inválido)..................10 El terminal muestra “Error 1”.........................................................................................................10 El terminal no responde al deslizar una tarjeta.....................................................................10 El lector de código de barras Datalogic no escanea productos...................................... 11 Administración....................................................................................................................... 12 Facturas................................................................................................................................................ 12 Cambios en su cuenta o farmacia............................................................................................... 13 Servicio de atención al cliente............................................................................................ 13 Preguntas Frecuentes........................................................................................................... 14 3
Bienvenido a OTC Network! Como parte de nuestra red de farmacias independientes, ahora podrĂĄ aceptar tarjetas OTC Network como pago por artĂculos elegibles.
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Instalación de la terminal Recepción del paquete de la terminal El paquete inicial del terminal debería incluir los siguientes artículos: • Cable de Internet de categoría 5e, de 14 pies – 1 unidad • Terminal VX520 – 1 unidad • Lector de código de barras USB Datalogic Heron HD3130 o lector de código de barras serial Unitech MS180/ MS250 – 1 unidad • Rollo de papel – 1 unidad
Instalación del equipo Conexión del cable de red Si su terminal tiene conexión de Internet, conecte su cable Ethernet al conector modular rotulado “ETH” en la parte inferior de su terminal (debajo de la tapa de plástico). Conecte el otro extremo del cable Ethernet a una toma de Internet (fuente del servicio de Internet) en la pared, módem o router. Conexión del lector de código de barras (opcional) Instale el lector de código de barras antes de conectarlo al terminal. El terminal solo reconocerá el lector de código de barras si este está conectado cuando el terminal se enciende. • Si tiene un lector de código de barras USB Datalogic Heron HD3130, conecte el cable USB al puerto de la parte inferior de su terminal (debajo de la tapa de plástico). El puerto está marcado con el símbolo de USB. No utilce el puerto mini. • Lector de código de barras USB Datalogic: Si su lector tiene problemas para escanear códigos de barras, vea “El lector de código de barras Datalogic no escanea productos” en la página 13.
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Conexión de carga de energía Conecte la carga eléctrica después de instalar todos los demás componentes periféricos. 1. Enchufe el conector pequeño del cable la conexión de la carga eléctrica a la clavija de alimentación de la parte inferior del terminal (debajo de la tapa de plástico). 2. Enchufe el conector de CA de tres partes de la carga eléctrica a un receptáculo de CA interior.
Advertencia: No enchufe el bloque de alimentación a un receptáculo al aire libre ni use el terminal afuera. Desconectar la alimentación mientras el terminal procesa una transacción podría causar que el programa se corrompa o se pierdan datos.
Cargar el papel de la impresora La impresora usa un rollo de papel térmico de 57 mm de ancho con el número de producto CRM0039 (25 metros) o CRM0040 (33 metros). Esta es una medida estándar que se ofrece en la mayoría de las tiendas de suministros para empresas. Antes de agregar papel, verifique que el terminal tenga energía. 1. Enganche el dedo debajo del seguro y levántelo para abrir la cubierta del rollo de papel. 2. Sostenga el rollo de papel de modo que la cara brillante suministre papel desde la parte de abajo hacia el frente. 3. Coloque el rollo de papel en la base. Deje que sobresalgan alrededor de dos pulgadas (5 centímetros) de papel de la banda de corte metálica dentada. 4. Cierre la cubierta del rollo de papel presionándola directamente hasta que se cierre y oiga un clic. 5. Para obtener más instrucciones, consulte la documentación de instalación de VeriFone en https://www.verifone.com/sites/ default/files/VX520_Manual_English.pdf.
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Procesamiento de pagos de artículos fuera del mostrador (OTC) 1. Desde la pantalla principal, presione F3 “OTC.” 2. Presione F1 – “Sale” (Venta). 3. Cuando se le indique, pase la tarjeta de OTC o ingrese el número de tarjeta con el teclado. Presione la tecla “*” para regresar a la pantalla principal.
4. Escanee cada artículo. La pantalla mostrará uno de los siguientes: • “Artículo inválido o búsqueda fallida” - El artículo no se puede comprar con la tarjeta OTC. El artículo no cumple con los requisitos o no figura en el catálogo actual. Ponga el artículo a un lado y proceda con el siguiente artículo. • Descripción del producto esta seguido por “Ingresar Precio”, significa que el artículo esta disponible. Ingrese el precio del artículo.
5. El artículo no está sujeto a impuestos, presione F3, “Add WITHOUT tax” (Agregar SIN impuestos). • Si está sujeto a impuestos, presione F4 “Agregar CON impuesto.” No es posible vender artículos por diferentes impuestos en una sola transacción.
6. Después de escanear todos los artículos, presione la tecla verde. La pantalla muestra un código de autorización e imprime un recibo para el cliente. Cuando se le indique, presione F2 para imprimir una copia adicional del recibo como constancia. 7. Entréguele el recibo del cliente al cliente.
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Procesamiento de reembolsos y cancelaciones de OTC Reembolsos
El cliente TUVO que haber usado su tarjeta OTC en su compra original. 1. Desde la pantalla de inicio de OTC, presione F2 “Refund” (Reembolso). 2. Cuando se le indique, pase la tarjeta de OTC o ingrese el número de tarjeta con el teclado. 3. Ingrese el PIN de administrador de la tienda (2580). 4. Seleccione entre las transacciones de la lista, presionando la tecla de función correspondiente. Los reembolsos elegibles se identifican con “OK.” Una transacción que NO está elegible para un reembolso se identifica con “N/A.” 5. Para reembolsar toda la compra: Presione F3 “Refund WHOLE sale” (Reembolsar TODA la compra). 6. Para reembolsar artículos individuales: Presione F4 “Refund line items” (Para reembolsar artículos individuales). El terminal le solicitará que escanee los artículos a reembolsar.
Cancelaciones Las cancelaciones solo se pueden realizar en la fecha de compra; para hacer una devolución después del día de la compra, realice un reembolso. Nota: El cliente debe tener el recibo de compra original.
1. Desde la pantalla de inicio de OTC, presione F3 “Void” (Cancelación). 2. Para cancelar la transacción actual o la última: • Presione F2 “Last Txn” (Última transacción)
3. Para cancelar otra transacción realizada ese día: • Presione F4 “Other Txn” (Otra transacción). • Ingrese la identificación de autorización del recibo. • El código está impreso debajo del saldo final. • Verifique que la fecha, hora y cantidad que aparecen coincidan con el recibo del cliente • Presione la tecla verde Enter para cancelar la transacción. • Si no es posible cancelar esta transacción, el terminal muestra un mensaje. Realice un reembolso en su lugar.
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Impresión de informes 1. Desde la pantalla de inicio de OTC, presione F4 “Reports” (Reportes). 2. Seleccione el tipo de reporte deseado, ya sea “Detail” (Detallado), “Summary” (Resumen) o “Reprint” (Reimpresión). 3. Cuando se le pregunte si desea cerrar el día, presione F4 “Yes” (Sí). 4. Los reportes del día se pueden reimprimir. Seleccione la fecha deseada o digite el día deseado. Nota: El procesamiento para cierre del día se DEBE realizar TODOS LOS DÍAS. Esto es necesario para borrar la memoria y el almacenamiento de la terminal. De lo contrario, el terminal no funcionará correctamente. Para el procedimiento por días, vea “El terminal muestra “Error – Batch Full” (Error: “día completo”) en la página 12.
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Solución de problemas El terminal muestra “Send Error” (Error de envío) o “Connect Error” (Error de conexión) • Causas • El terminal no se conecta al Internet. • Se produjo una interrupción del sistema.
• Acción correctiva
1. Verifique que el terminal esté conectado correctamente al Internet. Revise las conexiones Ethernet, tanto en el terminal como en el router. 2. Reemplace el cable Ethernet. 3. Verifique la información de la dirección IP en el terminal y compruebe que haya conexión. 4. Comuníquese con su proveedor de internet para cualquier pregunta relacionada con la red (es decir, direcciones IP estáticas, firewall, etc.) 5. Si estos pasos no solucionan el problema, envíe un correo electrónico a El equipo de soporte técnico a otc_supportpr@incomm.com.
El terminal muestra “Error Zero Length” (Error de longitud cero) • Causa: Se produjo una interrupción del sistema. • Acción correctiva: Envíe un correo electrónico a otc_supportpr@incomm.com. El equipo de soporte técnico se pondrá en contacto con usted.
El terminal muestra “Invalid Card Number” (Número de tarjeta inválido) • Causa: La tarjeta de OTC del cliente esta invalida o el plan médico no está soportado. • Acción correctiva: Preguntar al cliente de llamar al número de servicio de atención al cliente en la parte de atrás de la tarjeta y seguir las instrucciones proporcionadas.
El terminal muestra “Error 1” • Causa: La identificación del comerciante o la identificación del terminal son incorrectas • Acción correctiva: Envíe un correo electrónico a otc_supportpr@incomm.com. El equipo de soporte técnico se pondrá en contacto con usted.
El terminal no responde al pasar una tarjeta • Causa: El terminal no está en la pantalla correcta. • Acción correctiva
• Presione la tecla asterisco “*” dos veces para volver a la pantalla principal o reinicie el terminal desconectando el cable de corriente y volviéndolo a conectar. • Presione F3 “OTC.”
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El lector de código de barras Datalogic no escanea productos • Causa: El lector de código de barras emite un sonido luego de escanear un código de barras, pero el terminal no responde • Acción correctiva: Debe apagar el terminal antes de conectar el lector de código de barras al terminal. El terminal solo reconocerá el lector de código de barras si este está conectado cuando el terminal se enciende. 1. Compruebe que el lector de código de barras esté conectado el terminal antes de enchufarla. 2. Escanee este código de barras para restablecer el lector; después de escanearlo, el lector de código de barras debe emitir un solo sonido y debe encenderse el LED verde.
3. Escanee los tres códigos de barras siguientes en orden. Esto programa al lector de código de barras para aceptar la familia de códigos de barras con el código 128. • Después del primer código de barras, el lector de código de barras debe emitir cuatro sonidos rápidos.
• Después del segundo código de barras, el lector de código de barras debe emitir un solo sonido.
• Después del tercer código de barras, el lector de código de barras debe emitir un solo sonido y luego emitir cuatro sonidos rápidos.
4. Reinicie el terminal desconectando el cable de corriente y volviéndolo a conectar. El lector de código de barras debe emitir cuatro sonidos rápidos. 5. Si la luz verde del lector de código de barras parpadea o estos pasos no solucionan el problema, envíe un correo electrónico a otc_supportpr@incomm.com El equipo de soporte técnico se pondrá en contacto con usted. 11
Administración Facturas
Envío de facturas: Las facturas se envían todos los días a la dirección de correo electrónico identificada en el contrato firmado para su local. Transferencia: ACH transfiere los pagos de la cantidad adeudada por la compra de artículos de venta de artículos fuera del mostrador (OTC) que cumplen con los requisitos a la cuenta designada del cliente/farmacia 14 días después de que la transacción se llevó a cabo. Esto está estipulado en el contrato firmado para su farmacia. Tarifas: Se aplican tarifas conforme al contrato firmado para su farmacia.
Ejemplo de factura
Las facturas contienen los siguientes elementos por cada transacción: Invoice #
Location
Terminal
Product Desc
XXXXX
XXXXX
xxxx
OTC
STAN
InComm Ref
XXXX
XXXX
UPC
Serial #
Date
Time
Post Date
XXXX XXXXX
xxxx
xxxx
xxxx
Tran Type Card Value Total Collected Card Cost Other Fee Total Due
xxxx
125
125
-121.88
1.00
-120.88
• Número de factura: Identificador de factura único • Local: Identificador de este local • Terminal: Identificador del terminal utilizado para las transacciones que se muestran en la factura • Descripción del producto: Programa de OTC utilizado para la transacción • UPC: Código universal del producto / Programa • Número de serie: Número de serie asociado al programa de OTC utilizado en la transacción • Fecha: Fecha de la transacción • Hora: Hora de la transacción • Fecha de contabilización: Fecha en la que se contabilizó la transacción • STAN: Número de auditoría de sistema, un identificador de transacción único generado por el punto de venta • N.º de ref. de InComm: Número de referencia InComm para la transacción • Tipo de transacción: Tipo de transacción (redimir, anulación de transacción, crédito de la tienda) • Valor de la tarjeta: Importe en dólares para artículos que cumplan con los requisitos de esta transacción
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• Total cobrado: Importe total en dólares de la compra de artículos que cumplen con los requisitos • Costo de la tarjeta: Importe total de la compra de artículos OTC que cumplen con los requisitos, menos la tarifa de IHA/OTC por procesamiento del 2.50% • Otra tarifa: Tarifa de adjudicación de $1.00 cobrada por transacción (no por artículo) • Importe total: Importe total transferido al local; este es el importe total de la compra menos la tarifa por procesamiento del 2.50% y la tarifa de adjudicación de $1.00. Nota: El costo de la tarjeta y el importe total normalmente son negativos, lo que indica que el importe se resta de las cuentas por pagar y se transfiere a su cuenta, de acuerdo con el contrato firmado.
Cambios en su cuenta o farmacia
Para hacer cambios en la información de su farmacia o cuenta, escriba a la direccione de correo electrónico siguientes otc_supportpr@incomm.com. Cambios incluidos: • Propiedad/Principal • Dirección • Números de teléfono y fax • Dirección de correo electrónico • Información bancaria • Cualquier otro cambio en la cuenta o farmacia Después de enviar un cambio, alguien se pondrá en contacto con usted para confirmar y finalizar los cambios.*
Servicio de atención al cliente Todas las preguntas sobre OTC deben seguir este proceso. Las llamadas por servicios comerciales serán enviadas a este proceso. Tenga en cuenta que nuestro horario de atención al cliente es de lunes a viernes de 9:00 a.m. a 5:00 p.m. hora del Este. Si llama fuera de horario, por favor deje un mensaje y alguien responderá su llamada en el plazo de un (1) día laborable. Para hacer cambios de cuenta o preguntas, escriba a la siguiente direccion: otc_supportpr@incomm.com.* Para solicitar una nueva localidad OTC, visite la siguiente pagina web y complete la información requerida: https://www.incomm.com/ independent-retailers/
*Nota: Por su seguridad, todos los cambios de cuentas DEBEN hacerse por escrito.
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Preguntas Frecuentes ¿Qué significa el mensaje “NOT AVAILABLE” (NO DISPONIBLE) al escanear un código universal de producto (UPC)? El artículo no cumple con los requisitos y no se puede comprar con la tarjeta de OTC. Llame a su plan o proveedor para obtener más detalles. ¿Cómo proceso los reembolsos y cancelaciones? Vea “Procesamiento de reembolsos y cancelaciones de OTC” en la página 8. ¿Qué significa el mensaje “Error Declined” (Error de rechazo)? La tarjeta que se pasó es inválida. El titular de la tarjeta debe llamar al número de teléfono de Servicios para Afiliados que se encuentra en la parte de atrás de la tarjeta. Es posible que simplemente deba activar la tarjeta. Esto se DEBE realizar antes de tomar cualquier otra medida. ¿Qué significa el mensaje “Error 1”? La identificación del comerciante y la identificación del terminal se deben restablecer. Vea “El terminal muestra “Error 1”” en la página 12. ¿Cómo recibo mi factura de transacción/transferencia diaria? La factura se enviará por correo electrónico a la dirección identificada en el contrato firmado para su local. Vea “Facturas” en la página 10. ¿Cómo y cuándo recibo los pagos por las transacciones de OTC? ACH envía las transferencias de las cantidades adeudadas por la compra de artículos OTC que cumplen con los requisitos a la cuenta designada del cliente/farmacia 14 días después de que la transacción se llevó a cabo. Vea “Facturas” en la página 12. ¿Qué significan los cargos en mi informe/factura? Vea “Ejemplo de factura” en la página 12. En el caso de los campos relacionados con los cargos: • Costo de la tarjeta: Se aplica una tarifa de IHA/OTC por procesamiento equivalente al 2.50% del importe total de la compra de artículos OTC que cumplen con los requisitos. • Otra tarifa: $1.00: Esta es una tarifa de adjudicación/transacción. Se cobra por transacción, no por artículo. • Importe Total: Importe total transferido al lugar. Este es el importe total de la compra menos el 2.50% de la tarifa por procesamiento y la tarifa de adjudicación de $1.00.
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El signo de (-) delante del importe total y el costo de la tarjeta significa que es el total sustraído de las cuentas por pagar y transferido a su cuenta por medio de ACH, de acuerdo con lo estipulado en el contrato firmado. ¿Cómo actualizo la información de mi farmacia y mi cuenta? Todos los cambios se deben enviar a las siguientes direcciones de correo electrónico a otc_supportpr@incomm.com ¿Con quién puedo ponerme en contacto con respecto a TODAS las preguntas sobre OTC? Todas las preguntas sobre OTC pueden dirigirse a otc_supportpr@incomm.com. ¿Cuánto tiempo conlleva el proceso de solicitud? La presentación de contrato hasta el uso en tienda, el proceso toma aproximadamente 40 días. 1. Aplicación recibida • InComm recibe la solicitud y comienza el proceso del contrato de solicitud 2. Proceso de solicitud de contrato • InComm hace seguimiento con Indy Merchant para completar el proceso de contrato • El contrato firmado se entrega a InComm 3. InComm recibe contrato firmado • Procesos de contratación en 5-10 días hábiles • La configuración de la terminal puede tardar hasta 20 días • El equipo de la terminal se envía en 5-10 días ¿Qué tipo de capacidades de red necesito? El equipo es un dispositivo independiente y no se integra con el sistema POS existente del cliente. En este momento, no admitimos DSL. ¿Preguntas sobre los artículos cubiertos? Envíe un correo electrónico a InComm Payments a otc_supportpr@incomm.com.
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Aviso de derechos de autor Este documento no se puede reproducir ni transmitir, total ni parcialmente, de ninguna forma ni por ningún medio, ya sea electrónico o mecánico, incluido el fotocopiado, sin el consentimiento autorizado por escrito de InComm Payments. Derechos de autor de © 2020 InComm Payments Todos los derechos reservados Impreso en los Estados Unidos de América InComm/US South Communications 250 Williams Street, Suite M-100 Atlanta, GA 30303 USA www.incommpayments.com
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