130 astuces pour maîtriser Excel 2013 et 2016 Véritable guide d'utilisation rapide de (presque) toutes les fonctionnalités d'Excel, cet ouvrage initie les débutants, conforte le savoir-faire des autodidactes et rassure tout le monde. Excel, c'est facile quand les explications sont simples !
Il permet de : - découvrir les fonctionnalités avancées d'Excel 2013 et 2016 ; - (re)découvrir des situations professionnelles et de les résoudre à l'aide de formules ou astuces claires ; - prendre en main le logiciel en un temps record ou d'améliorer ses performances ; - découvrir ou réviser les prérequis indispensables à une formation Excel niveau III, un stage sur les graphiques, les tableaux de bord ou les tableaux croisés dynamiques. Vous pensez bien connaître Excel ? Parcourez l'index ou le sommaire... Surprises garanties !
Collaboratrice d'un cabinet d'expertise comptable pendant dix ans, Agnès Taupin est consultante et formatrice indépendante depuis quinze ans. Elle collabore principalement avec le Groupe Cegos, Coef Continu et le site www.activassistante.com. Elle est auteur d'ouvrage didactiques, de fiches pratiques, de tutoriels et de documentations électroniques.
LES ESSENTIELS
A. Taupin
LES ESSENTIELS
130 astuces pour maîtriser Excel 2013 et 2016
Complet, il peut être utilisé pour résoudre tout problème rencontré sous Excel, du plus simple au plus complexe : additionner des heures rebelles, rédiger ou corriger une formule conditionnelle ou de recherche, effectuer des sommes sous condition(s). Ou, tout simplement, créer des formules classiques ou méconnues.
130 astuces pour maîtriser Excel 2013 et 2016
Agnès Taupin
www.territorial-editions.fr ISSN : 2553-5803 – ISBN : 978-2-8186-1427-3
130 astuces pour maîtriser Excel 2013 et 2016
LES ESSENTIELS Agnès Taupin
Formateur et coach bureautique
CS 40215 - 38516 Voiron Cedex Tél. : 04 76 65 87 17 - Fax : 04 76 05 01 63 Retrouvez tous nos ouvrages sur http://www.territorial-editions.fr
Référence BK 323 Juin 2018
Vous souhaitez être informé de la prochaine actualisation de cet ouvrage ?
C’est simple ! Il vous suffit d’envoyer un mail nous le demandant à : jessica.ott@territorial.fr Au moment de la sortie de la nouvelle édition de l’ouvrage, nous vous ferons une offre commerciale préférentielle.
Avertissement de l’éditeur : La lecture de cet ouvrage ne peut en aucun cas dispenser le lecteur de recourir à un professionnel du droit.
Il est interdit de reproduire intégralement ou partiellement la présente publication sans autorisation du Centre Français d’exploitation du droit de Copie. CFC 20, rue des Grands-Augustins 75006 Paris. Tél. : 01 44 07 47 70
© Territorial, Voiron ISBN : 978-2-8186-1427-3 ISBN version numérique : 978-2-8186-1428-0 Imprimé par Reprotechnic, à Bourgoin Jallieu (38) - Juillet 2018 Dépôt légal à parution
Sommaire Performance 1 Gagner du temp L’essentiel à maîtriser pour naviguer sous Excel 2013/2016. . . . . . . . p.15 1. Ouvrir un classeur et découvrir le vocabulaire indispensable . . . . . p.15 2. Découvrir le vocabulaire indispensable pour travailler avec Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.16
Personnaliser l’environnement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.17 3. Retrouver une commande absente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.17 Accéder à la boîte de dialogue Options Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.17 Personnaliser la barre d’outils Accès rapide. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.17
4. Supprimer/ajouter l’affichage des infobulles sous les icônes du ruban. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.18 5. Modifier le chemin de stockage par défaut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.19 6. Supprimer les zéros dans les cellules dont la valeur est nulle . . . . . . p.19 7. Personnaliser l’affichage des commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.20
Sélectionner ou repérer des données . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.21
9. Sélectionner automatiquement des cellules contenant du texte, des formules… . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.22 10. Repérer les cellules contenant des formules erronées. . . . . . . . . . . . . . p.23 11. Repérer des cellules et les associer à des couleurs. . . . . . . . . . . . . . . . . . p.24 Repérer des cellules vides. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.24 Colorer des cellules qui contiennent des mots précis, et plus encore . . . . . . . . . . . . . . . . p.25 Utiliser une formule pour colorer, sous condition, des cellules. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.25
12. Rechercher des données dans un classeur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.26 13. Simplifier l’accès à une cellule ou à une plage de cellules. . . . . . . p.27 Nommer une cellule ou une plage de cellules. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.27 Atteindre une cellule ou une plage de cellules nommées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.28
Sommaire
130 astuces pour maîtriser Excel 2013 et 2016
8. Sélectionner des données. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.21
3
Déplacer des données . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.29 14. Déplacer une colonne, une ligne ou une feuille. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.29 15. Dupliquer une feuille dans le même classeur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.30 16. Dupliquer/déplacer une feuille vers un autre classeur . . . . . . . . . . . . . p.31
Performance 2 Écrire dans les cellules L’essentiel à maîtriser pour écrire dans une cellule. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.35 17. Saisir des données dans une cellule (texte, valeur, date…). . . . . . . p.35 18. Modifier le format des cellules. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.36 19. Utiliser les formats spéciaux : code postal, téléphone, numéro de Sécurité sociale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.37 20. Insérer des données listées dans une cellule. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.37 21. Mélanger nombre et texte dans une cellule et autoriser les formules. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.38 Afficher un « texte » après un nombre à calculer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.38 Décrypter le format personnalisé. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.39 Afficher un texte « avant » un nombre à calculer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.39
22. Ajouter un commentaire à une cellule. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.40 23. Ajouter des commentaires pour guider la saisie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.41
130 astuces pour maîtriser Excel 2013 et 2016
24. Ajouter un lien hypertexte vers une page Web, un fichier ou une feuille Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.41
4
Lier le contenu d’une cellule à une page Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.41 Lier le contenu d’une cellule à un fichier enregistré sur un support quelconque . . . . . p.42 Insérer un lien vers une page du classeur actif. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.43
Saisir (ou automatiser la saisie) des données. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.44 25. Continuer une suite logique (poignée de recopie). . . . . . . . . . . . . . . . . . p.44 26. Personnaliser une suite automatique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.45 Créer une liste personnalisée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.45 Rappeler une liste automatique personnalisée. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.45
27. Lier des données entre elles (feuille ou classeur) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.46 28. Agir sur plusieurs feuilles en même temps (groupe de travail). . . p.47
Sommaire
Grouper des feuilles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.47 Dissocier des feuilles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.48
29. Créer une liste sans doublon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.48 30. Transposer des données. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.49
Performance 3 Écrire et calculer des dates ou des heures L’essentiel à savoir pour saisir et mettre en forme des heures . . . . . p.53 31. Insérer l’heure de l’instant présent dans une cellule. . . . . . . . . . . . . . . . . p.53 32. Saisir des heures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.53 33. Convertir des nombres en heures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.54 1re méthode : utiliser une formule pour diviser chaque Nombre par 24 (heures) . . . . . p.54 2e méthode (plus rapide) : utiliser le Collage spécial division . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.54
34. Utiliser le type de format Heure à bon escient. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.56 35. Personnaliser le format Heure pour autoriser l’affichage au-delà de 24 heures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.57
Calculer des heures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.58 36. Calculer des heures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.58 37. Autoriser le calcul des heures négatives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.58 Découvrir la situation de départ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.58
38. Arrondir l’heure au quart d’heure supérieur à l’aide d’une formule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.60 39. Saisir des fractions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.60 40. Multiplier du temps passé par un taux horaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.61
Écrire et calculer des dates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.62 41. Insérer automatiquement des dates. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.62 42. Saisir une date et créer une suite de cette même date . . . . . . . . . . . . p.62 43. Utiliser/Modifier le format date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.63 Utiliser les formats prédéfinis Date courte (ou) Date longue. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.63 Choisir un format personnalisé de type Date (ex. : xx-mois-xx) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.64 Créer un format personnalisé de type date. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.64
Sommaire
130 astuces pour maîtriser Excel 2013 et 2016
Afficher les heures négatives. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.59
5
44. Pour en finir avec les / (slash) dans les dates ! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.65 45. Comprendre/résoudre les problèmes d’affichage des dates . . . . p.66 46. Calculer l’ancienneté d’une date. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.66 Déterminer une ancienneté en mois. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.66 Utiliser d’autres intervalles (années, jours) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.67
47. Isoler dans une date le jour, le mois et/ou l’année d’une date, ou inversement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.67 Saisir une formule =jour( =mois( ou =annee . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.67 Saisir une formule =date(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.68 BONUS Excel 2013 et 2016, utiliser le Remplissage instantané !. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.68
48. Calculer une échéance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.69 49. Calculer une échéance x jours fin de mois, ou à x jours. . . . . . . . . . . p.69 Utiliser la fonction =fin.mois(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.69 Créer votre propre formule d’échéance (ex. : 15 du mois suivant). . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.70
50. Créer un calendrier de jours ouvrés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.70 51. Interdire la saisie de dates « hors période ». . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.71 Créer le script de la validation « date début, date fin » (étape 1). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.71 Créer un message d’alerte « Date hors période » (étape 2) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.72 Tester un message d’alerte (étape 3). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.72
Performance 4 Écrire des formules L’essentiel à savoir pour écrire des formules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.75 130 astuces pour maîtriser Excel 2013 et 2016
52. Additionner sans utiliser la formule =SOMME( . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.75
6
Utiliser l’icône ∑ somme automatique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.75 Utiliser l’icône Analyse rapide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.75
53. Additionner des sous-totaux. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.76 54. Totaliser des données présentes dans plusieurs feuilles (somme 3D). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.77 55. Réaliser une somme de produits (multiplications). . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.78 Préparer vos matrices (étape 1). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.78 Déterminer la somme des produits à l’aide de la fonction =sommeprod (étape 2). . . p.78
56. Découvrir les opérateurs et l’ordre des calculs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.79
Sommaire
Utiliser quelques formules de statistique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.80 57. Calculer une moyenne, un maximum ou un minimum . . . . . . . . . . . . . p.80 Calculer une moyenne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.80 Déterminer un minimum ou un maximum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.80
58. Afficher des analyses sans saisir de formule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.81 Calculer une moyenne à l’aide de l’icône Analyse rapide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.81
59. Classer les résultats avec =EQUATION.RANG. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.82 60. Isoler les plus grandes valeurs dans une série. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.83 61. Compter le nombre de cellules présentes dans une série (NB & NBVAL). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.84
Écrire une suite de formules ou insérer des données externes. . . . . p.85 62. Écrire une formule imbriquée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.85 63. Inclure des données externes dans une formule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.85
Recopier des formules (relatives et absolues). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.87 64. Recopier une formule vers le bas ou vers la droite (valeur relative). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.87 65. Recopier une formule contenant une cellule fixe (valeur absolue ou cellule figée) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.88 66. Figer un élément d’une cellule (colonne ou ligne) et recopier la formule. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.89 67. Afficher les formules à l’écran. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.90 Pour afficher une formule dans une seule cellule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.91
Utiliser les outils d’analyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.93 68. Atteindre une valeur cible. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.93 69. Créer et utiliser un Gestionnaire de scénarios pour simuler des remboursements d’emprunt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.95 Étape 1 : préparer la situation de départ à l’aide de la fonction VPM. . . . . . . . . . . . . . . . . p.95 Étape 2 : créer les scénarios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.95 Étape 3 : Afficher la synthèse des scénarios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.96
70. Utiliser une table de données (tableau à double entrée) . . . . . . . . . p.97 Étape 1 : Saisir les éléments nécessaires au calcul . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.97 Étape 2 : afficher, en moins d’une minute, toutes les simulations de mensualités !. . . p.97 Étape 3 : modifier votre scénario de départ ou votre table… (facultatif) . . . . . . . . . . . . . p.98
Sommaire
130 astuces pour maîtriser Excel 2013 et 2016
Pour « figer » (temporairement) une formule dans une cellule. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.92
7
Performance 5 Écrire des formules complexes L’essentiel à savoir pour maîtriser les pourcentages . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.101 71. Déterminer des montants TTC, HT ou la valeur de la TVA . . . . . . . . . .
p.101
Déterminer le montant TTC à partir d’un montant HT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.101
Afficher montant HT à partir d’un montant TTC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.101
Afficher le montant TTC. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.102
Afficher le montant de la TVA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.102
72. Afficher la TVA sans indiquer le montant HT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.103
73. Calculer un montant « avant remise ». . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.103
74. Afficher le pourcentage d’une série (pourcentage de répartition) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.104
re
p.104
e
2 méthode : utiliser l’icône Analyse rapide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.104
75. Calculer un pourcentage d’évolution. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.105
76. Calculer un pourcentage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.106
1 méthode : saisir une formule au clavier. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
77. Cumuler une suite de pourcentage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.106
1re méthode : déterminer l’augmentation en cascade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.106
2e méthode : saisir une formule imbriquée. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.107
130 astuces pour maîtriser Excel 2013 et 2016
Découvrir et utiliser des formules conditionnelles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.108
8
78. Écrire une formule conditionnelle =SI(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.108
Le raisonnement à connaître. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.108
Les détails techniques indispensables à connaître. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.108
Trois exemples d’utilisation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.108
79. Enchaîner des conditions SI. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.109
80. Écrire une formule de condition =SI(ET. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.110
L’information indispensable à connaître . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.110
Saisir une formule =SI(ET . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.110
81. Écrire une formule de condition =SI(OU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.111
Saisir la formule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.111
Découvrir le résultat. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.111
82. Utiliser la fonction SI(ESTVIDE( . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.112
Découvrir une formule qui renvoie, à tort, un message d’erreur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.112
Bloquer les calculs erronés si la formule rencontre des cellules vides . . . . . . . . . . . . . .
p.112
83. Utiliser la fonction =SI(ESTERREUR( . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.113
Sommaire
Utiliser des formules de recherche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.115 84. Utiliser la fonction CHOISIR. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.115
85. Découvrir une formule de RECHERCHEV (V pour verticale) . . . . . .
p.116
Le raisonnement à suivre. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.116
Les détails techniques indispensables à connaître. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.116
86. Découvrir une formule RECHERCHEH (H pour horizontale). . . . . . .
p.117
Le raisonnement à suivre. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.117
Les détails techniques indispensables à connaître. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.118
87. Écrire une formule de RECHERCHE (V ou H). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.118
88. Recopier une formule RECHERCHE (V ou H). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.119
Recopier une formule contenant des cellules nommées. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.119
Recopier une formule contenant des références de cellules relatives. . . . . . . . . . . . . . .
p.120
89. Éviter ou interpréter les messages d’erreur dans les formules de recherche recopiées. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.120
La solution : combiner =SI(ESTVIDE avec SIERREUR et RECHERCHEV (ou H) . . . . . . . .
p.121
L’astuce à retenir pour imbriquer des formules. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.121
Performance 6 Maîtriser la mise en valeur des données
90. Mettre en forme les cellules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.125
91. Recopier une mise en forme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.126
92. Effacer des mises en forme (ou des contenus). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.127
Utiliser les formats spéciaux et personnalisés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.128 93. Choisir un format spécial (code postal, numéro de Sécurité sociale, téléphone…) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.128
94. Utiliser un format de la catégorie Personnalisée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.129
Créer des formats spéciaux originaux et utiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.130 95. Afficher des points de suite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.130
96. Afficher un caractère spécial dans une cellule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.130
97. Créer un format k€ ou M€ qui ne tronque pas les valeurs d’origine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.131
Sommaire
130 astuces pour maîtriser Excel 2013 et 2016
L’essentiel à savoir pour mettre en forme une cellule. . . . . . . . . . . . . . . . . p.125
9
Mettre les données en valeur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.133 98. Réaliser un encadrement automatique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.133
Étape 1 : utiliser l’option Mettre sous forme de tableau. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.133
Étape 2 : convertir le tableau en plage de cellules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.133
99. Ajouter des indicateurs (jeu d’icônes). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.134
Étape 1 : ajouter un jeu d’icônes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.134
Étape 2 : personnaliser la mise en forme en fonction du contenu. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.135
100. Créer un graphique instantané !. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.136
Étape 1 : créer le graphique initial. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.136
Étape 2 : personnaliser le graphique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.137
Performance 7 Créer et travailler avec des listes L’essentiel à savoir sur la gestion des listes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.141 101. Découvrir le « dessous » des listes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.141
102. Utiliser la fonction Mettre sous forme de tableau . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.142
Utiliser la fonction Mettre sous forme de tableau. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.142
Ajouter la ligne des totaux et utiliser les filtres. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.143
103. Naviguer dans une longue liste (figer les volets) . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.143
104. Colorer une ligne sur deux. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.144
130 astuces pour maîtriser Excel 2013 et 2016
Filtrer des données dans une liste. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.146
10
105. Filtrer des données. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.146
106. Personnaliser un filtre. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.147
Trier des données et afficher des sous-totaux. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.148 107. Trier des données sur un ou plusieurs critères. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.148
108. Calculer des sous-totaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.149
109. Naviguer dans le mode plan de l’option Sous-total. . . . . . . . . . . . . . .
p.149
110. Utiliser la fonction Grouper pour créer votre propre plan. . . . . . . .
p.150
Préparer le fichier. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.150
Structurer le fichier. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.150
Sommaire
Extraire des données sans trier une liste. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.152 111. Écrire une formule matricielle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.152
Étape 1 : préparer la formule d’analyse. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.152
Étape 2 : écrire la formule d’analyse. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.152
Étape 3 : ajouter les {bornes} de la matrice. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.152
Décrypter la formule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.153
112. Déterminer un nombre sous condition(s) avec la fonction NB.SI.ENS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.153
Comprendre le principe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.153
Simplifier le processus (facultatif). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.154
Saisir la formule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.154
Décrypter la formule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.154
113. Associer une somme à plusieurs critères avec SOMME.SI.ENS.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.155
Comprendre le principe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.155
Saisir une formule SOMME.SI.ENS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.155
114. Construire un tableau croisé dynamique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.156
Étape 1 : analyser les données à croiser. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.156
Étape 2 : afficher la structure de votre premier tableau croisé dynamique. . . . . . . . . . .
p.156
Étape 3 : créer votre première analyse croisée. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.157
Étape 4 : modifier la présentation des titres. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.158
115. Afficher les pourcentages sans formule et en trois clics . . . . . . . . .
p.158
116. Modifier un tableau croisé dynamique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.159
117. Mettre en forme le tableau croisé dynamique (TCD) en quelques clics. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.160
Performance 8 Modifier des listes L’essentiel à savoir pour automatiser la correction des données listées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.163 118. Réunir le contenu de deux colonnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.163
119. Ajouter des majuscules de début. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.164
120. Corriger les erreurs de ponctuation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.164
Sommaire
130 astuces pour maîtriser Excel 2013 et 2016
Croiser et analyser des données. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.156
11
121. Séparer le contenu de deux colonnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.165
122. Comparer des listes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.166
Guider l’utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.167 123. Associer une liste de choix à une ou des cellules . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.167
Étape 1 : préparer votre liste source . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.167
Étape 2 : relier la liste source à la ou aux cellules de destination. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.167
124. Limiter la saisie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.168
Paramétrer la taille du champ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.168
Ajouter un message d’erreur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.169
« Nettoyer » des listes importées. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.170 125. Corriger le format des valeurs (nombres et chiffres). . . . . . . . . . . . . . re
p.170
1 méthode : utiliser le menu contextuel des cellules. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.170
2e méthode : utiliser la formule =CNUM. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.170
126. Ôter les caractères indésirables. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.171
127. Corriger une colonne Date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.171
Modifier l’affichage des dates erronées après une importation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.171
Corriger des dates « qui résistent » . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.172
Corriger les millésimes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.173
128. Visualiser les doublons et les corriger ou supprimer . . . . . . . . . . . . . .
p.174
Étape 1 : visualiser les doublons. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.174
Étape 2 : grouper les doublons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.175
Étape 3 : corriger ou supprimer les doublons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.175
130 astuces pour maîtriser Excel 2013 et 2016
Mettre en forme et imprimer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.176
12
129. Optimiser l'impression . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.176
Personnaliser l’en-tête et le pied de page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.176
Imprimer les titres des colonnes et des lignes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.176
130. Définir une zone d’impression et imprimer en format PDF. . . . . . .
p.177
Index des numéros d’astuces . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.179
Sommaire
130 astuces pour maîtriser Excel 2013 et 2016
Performance 1 Gagner du temps
Performance 1
13
L’essentiel à maîtriser pour naviguer sous Excel 2013/2016
1. Ouvrir un classeur et découvrir le vocabulaire indispensable
(1) Barre de titre (accueille le nom du classeur Excel ouvert.) (2) Feuille active (c’est-à-dire feuille affichée) (3) Feuille (et menu contextuel activé par un clic droit) (4) Colonne (16 384 colonnes sous Excel 2013 et 2016) (5) Ligne (1 048 576 lignes sous Excel 2013 et 2016) (6) Cellule active (la poignée de recopie est visible dans l’angle inférieur droit de la cellule.) (7) Zone Nom (affiche la référence de la cellule active. Ici A1) (8) Barre de formule (affiche le contenu de la cellule active. Ici, A1 est vide.) (9) Barres de défilement (vertical et horizontal) (10) RUBAN (accueille les onglets de commandes.) Bon à savoir À chaque utilisation de fonctions spécifiques (Graphique, Tableau croisé dynamique…), des onglets contextuels s’ajoutent au Ruban. Un clic dans ou sur l’élément (ex. : sur un graphique) active des onglets contextuels. Un clic en dehors de l’élément les fait disparaître.
Performance 1
130 astuces pour maîtriser Excel 2013 et 2016
15
2. Découvrir le vocabulaire indispensable pour travailler avec Excel
130 astuces pour maîtriser Excel 2013 et 2016
16
(1) RUBAN et onglet actif (ACCUEIL sous 2013 ou Accueil sous 2016) (2) Groupe de commandes Police (3) Lanceur de boîte de dialogue (4) Flèche de choix de l’icône Styles de cellules (5) Zone nom où s’affichent les références de la cellule active ou son nom (ici F35). (6) Barre de formule dans laquelle s’affiche le contenu de la cellule active (mot, valeur, formule) (ici, formule saisie en F35). (7) Poignée de recopie (carré situé dans l’angle inférieur droit) de la cellule active (ici F35) (8) Flèches de navigation entre feuilles (9) Modes de mise en page : Normal, Mise en page, Aperçu des sauts de page disposés sur la Barre d’état (10) Zoom Codes de lecture Mot en GRAS ITALIQUE MAJUSCULES : onglet présent sur le Ruban (FICHIER, ACCUEIL…) Mot en italique gras : commande Excel (groupe de commandes, icône-bouton, boîte de dialogue) Mot en [italique gras placé entre crochets] : touche du clavier (exemple : touche [Entrée])
Performance 1
Personnaliser l’environnement
3. Retrouver une commande absente Sous Excel 2013/2016, certaines commandes ont « disparu ». Pourtant, nombre d’entre elles sont encore actives.
Accéder à la boîte de dialogue Options Excel - Développez le menu de la Barre d’outils Accès rapide (clic sur la flèche située à son extrémité droite) (1). - Cliquez sur l’option Autres commandes (2). La boîte de dialogue Options Excel s’affiche et la section barre d’outils Accès rapide est active dans le volet gauche.
- Activez, dans la boîte de dialogue Options Excel, la section Barre d’outils Accès rapide (1). - Repérez la zone Choisir les commandes dans les catégories suivantes. - Activez l’option Commandes non présentes sur le ruban (2). Une liste de commandes s’affiche. Certaines options seront inactives, même si vous les insérez. En revanche, de nombreuses commandes sont toujours opérationnelles (par ex. : la commande Calculatrice ou Formulaire). - Sélectionnez une commande (3) et cliquez sur le bouton Ajouter (4). - Cliquez sur le bouton OK pour valider (5).
Performance 1
130 astuces pour maîtriser Excel 2013 et 2016
Personnaliser la barre d’outils Accès rapide
17
4. Supprimer/ajouter l’affichage des infobulles sous les icônes du ruban
130 astuces pour maîtriser Excel 2013 et 2016
L’affichage systématique, ou l’absence d’affichage des info-bulles sous les icônes vous dérange ? Découvrez comment les paramétrer à votre convenance. - Activez l’onglet FICHIER puis cliquez sur Options. La boîte de dialogue Options Excel s’affiche et la catégorie Général est active. - Repérez la zone Options d’interface utilisateur puis activez la flèche de choix de l’option Style d’info-bulle. - Choisissez celle à votre convenance puis cliquez sur le bouton OK pour valider votre choix.
18
Bon à savoir Pour modifier l’info-bulle d’un Lien hypertexte, cf. astuce 24.
Performance 1
5. Modifier le chemin de stockage par défaut
Bon à savoir Pour copier rapidement une sélection, utiliser le raccourci clavier [Ctrl] [C]. Pour coller la sélection, appuyer sur [Ctrl] [V].
6. Supprimer les zéros dans les cellules dont la valeur est nulle L’affichage systématique de la valeur zéro dans les cellules dont le résultat est nul vous indispose ? Supprimez-le ! - Ouvrez la boîte de dialogue Options Excel (onglet FICHIER, catégorie Options). - Activez la section Options avancées.
Performance 1
130 astuces pour maîtriser Excel 2013 et 2016
Lors du premier enregistrement d’un classeur, Excel vous propose par défaut un lieu de stockage. Modifiez le dossier pour simplifier vos futures sauvegardes. - Appuyez sur la commande [Explorateur de fichiers] visible sur la barre des tâches de votre écran. - Cherchez et copiez le chemin de stockage de vos données personnelles (ex. : le dossier dans lequel vous stockez tous vos fichiers). - Ouvrez Excel, activez l’onglet FICHIER puis cliquez sur Options. La boîte de dialogue Outils Excel s’affiche. - Cliquez sur la section Enregistrement. - Repérez la zone Enregistrer les classeurs. - Collez le chemin de stockage dans la zone Dossier par défaut. - Validez en cliquant sur le bouton OK.
19
- Repérez la zone Options d’affichage de la feuille de calcul. - Décochez l’option Afficher un zéro dans les cellules qui ont une valeur nulle. - Cliquez sur le bouton OK pour valider.
7. Personnaliser l’affichage des commentaires
130 astuces pour maîtriser Excel 2013 et 2016
Pour éclairer le contenu d’une cellule, il est possible de lui ajouter des Commentaires. Ces derniers peuvent être visibles en survol, ou masqués. - Ouvrez la boîte de dialogue Options Excel (onglet FICHIER, catégorie Options). - Activez la section Options avancées. - Repérez la zone Afficher et cochez l’option Indicateur seul, et commentaires au survol. - Cliquez sur le bouton OK pour valider.
20
Performance 1
Sélectionner ou repérer des données
8. Sélectionner des données
Bon à savoir Pour utiliser un raccourci clavier, maintenir la touche [Ctrl] enfoncée puis appuyer sur la seconde touche (ex. : [Ctrl] [A]). La touche [Shift] (également appelée [Maj] ou majuscule flottante) est matérialisée par une flèche montante [ñ]. Elle est située sous la touche Verrou majuscule (cadenas).
Performance 1
130 astuces pour maîtriser Excel 2013 et 2016
Pour gagner du temps sous Excel, (re)découvrez les raccourcis clavier indispensables à connaître. - Sélectionner toutes les cellules (non vides) d’un tableau : [Ctrl] [A] - Sélectionner toutes les cellules (non vides) d’une colonne : [Ctrl] [Shift] [ ] - Sélectionner toutes les cellules (non vides) d’une ligne : [Ctrl] [Shift] [ ] - Sélectionner plusieurs cellules (ou plage de cellules) non contiguës : sélection1, [Ctrl], sélection2. - Sélectionner une colonne/une ligne : placez le pointeur de la souris sur la lettre de la colonne/le numéro de la ligne et cliquez sur le bouton gauche de la souris. - Sélectionner plusieurs lignes (ou colonnes) non contiguës : sélectionnez la première ligne ou colonne, appuyer sur la touche [Ctrl], maintenez-la enfoncée puis cliquez sur les autres lignes (ou colonnes).
21
9. Sélectionner automatiquement des cellules contenant du texte, des formules…
130 astuces pour maîtriser Excel 2013 et 2016
Vous souhaitez apporter un correctif à toutes les cellules d’un fichier Excel ? Découvrez comment les atteindre et les sélectionner toutes en même temps ! - Ouvrez un fichier contenant du texte, des nombres et des formules. - Activez, sur le ruban, l’onglet ACCUEIL, puis repérez le groupe Édition. - Activez la flèche de choix de l’icône Rechercher et sélectionner (paire de jumelles sous 2013 et loupe sous 2016) puis sélectionnez l’option Sélectionner les cellules… Une fenêtre du même nom s’affiche. - Cochez les options de votre choix (par exemple, Constantes et Texte) puis cliquez sur le bouton OK. Toutes les cellules au format à atteindre sont sélectionnées. Vous pouvez modifier leur mise en forme ou appliquer les correctifs de votre choix.
22
on à savoir B Pour atteindre les Formules, les Mises en forme conditionnelles, les cellules reliées à l’option Validation des données, sous Rechercher et sélectionner, cliquer sur l’option de votre choix.
Performance 1