Construire son bilan social et autres tableaux de bord en 200 indicateurs clés by INFOPRO DIGITAL

Construire son bilan social et autres tableaux de bord Dans toutes les administrations, la place de la direction des ressources humaines dans la stratégie prend une dimension nouvelle : qu'il s'agisse de prendre en compte des restrictions budgétaires, de réaliser des fusions de structures ou des transferts de compétences, ou d'accompagner la croissance des collectivités, les transformations des administrations territoriales suscitent un besoin important de production de données et de partage des connaissances. Le bilan social est un outil de communication qui permet d'améliorer le dialogue social et de partager les objectifs dans le domaine des ressources humaines. La nouvelle édition des 200 indicateurs pour construire son bilan social intègre toutes les dispositions récentes liées à la loi de transformation de la Fonction Publique, et à la mise en place de la réforme de la formation professionnelle. Elle vous permettra de construire les documents d'information qu'il faut désormais produire pour les élus et les instances de dialogue social. Mais au-delà des obligations réglementaires, cette nouvelle version propose également des nouveaux tableaux pour suivre les chantiers importants comme la lutte contre les inégalités ou la prévention des risques psychosociaux. Elle s'attache à formaliser les tableaux de suivis stratégiques en matière de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, ce qui permettra aux DRH des collectivités d'engager un dialogue positif avec les encadrants comme avec les partenaires sociaux.

Valérie Chatel a conduit, comme DRH, DGA ou DGS, des changements importants pour les organisations et pour le développement de la fonction ressources humaines, tout au long de sa carrière. En appuyant sa démarche sur une vision dynamique et respectueuse des personnes, elle a en particulier développé des actions de modernisation correspondant aux enjeux de la transformation du travail.

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Ressources humaines & statut

Valérie Chatel [Photo Une : © AdobeStock – Song_about_summer] www.territorial-editions.fr ISSN : 1623-8869 – ISBN : 978-2-8186-1735-9

Construire son bilan social et autres tableaux de bord

en 200 indicateurs clés Valérie Chatel Consultante RH et Dialogue social Précédente édition rédigée par Antony Gallais

Groupe Territorial CS 40215 - 38516 Voiron Cedex Tél. : 04 76 65 87 17 - Fax : 04 76 05 01 63 Retrouvez tous nos ouvrages sur http://www.territorial-editions.fr

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Référence DE 623 Juillet 2020

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Sommaire Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.13

Partie 1 L’ensemble des effectifs Chapitre I Connaissance et pilotage des effectifs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.17 A - Évolution des effectifs présents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.18 B - Évolution des effectifs présents en équivalents temps plein et en année pleine ou équivalents temps plein travaillé (ETPT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.18 C - Ratio postes pourvus / postes créés. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.19 D - Tableau général de tous les effectifs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.19 E - Postes et effectifs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.20

Chapitre II L’âge des agents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.22 A - Âge moyen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.22 B - Répartition des effectifs cumulés par tranche d’âge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.22 D - Détail des effectifs par tranche d’âge et par sexe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.23 E - Pyramide des âges. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.23

Chapitre III L’ancienneté et le Turn-over. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.24

B - Ratio de stabilité. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.24 C - Taux de rotation de l’emploi ou de turn-over . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.25

Chapitre IV La répartition des effectifs dans l’organigramme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.26 A - Répartition des effectifs par direction, service ou pôle. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.26 B - Évolution des effectifs par direction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.26

Chapitre V L’égalité entre les femmes et les hommes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.27 A - Répartition des effectifs par sexe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.27 B - Les autres indicateurs à suivre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.28

Chapitre VI Les niveaux et qualifications des agents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.29 A - Répartition des effectifs par diplôme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.29 B - Taux de surclassement ou de sous-classement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.29

Sommaire

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A - Effectifs par ancienneté. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.24

Chapitre VII Les déplacements des agents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.30 A - Répartition des effectifs par lieu de travail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.30 B - Répartition des effectifs par lieu de résidence. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.30

Partie 2 Les effectifs détaillés Chapitre I Le statut des agents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.33 A - Répartition des effectifs actifs par statut. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.34 B - Répartition des effectifs par filière. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.34 C - Répartition des effectifs par cadre d’emplois. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.35

Chapitre II Mesurer la part de l’encadrement dans l’effectif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.36 A - Répartition des effectifs par catégorie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.36 B - Taux d’encadrement par service. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.36 B - L’accès des femmes aux fonctions d’encadrement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.37

Chapitre III Les contractuels sur emplois permanents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.38 A - Évolution du nombre de non-titulaires permanents par année . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.38 B - Taux de recours à des non-titulaires sur postes permanents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.38 C - Évolution de la part de non-titulaires par direction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.39

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D - Répartition des non-titulaires par catégorie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.39

Chapitre IV Les contractuels sur emplois non permanents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.40 A - Taux de recours à des non-titulaires non permanents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.40 B - Évolution du nombre de « non-titulaires occasionnels ». . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.41

Chapitre V L’accueil de stagiaires-écoles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.42 A - Évolution du nombre de stagiaires accueillis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.42 B - Répartition du nombre de stagiaires par durée de stage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.42

Sommaire

Partie 3 Santé, hygiène et sécurité Chapitre I L’absentéisme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.45 A - Taux d’absentéisme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.45 B - Détail du nombre de jours d’absence par motif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.46 C - Analyse de la nature de l’absentéisme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.46 D - Taux d’absentéisme par âge. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.47 E - Taux d’absentéisme par métier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.48 F - Coût total de l’absentéisme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.48

Chapitre II Les maladies professionnelles et accidents du travail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.50 A - Évolution du nombre de maladies professionnelles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.50 B - Évolution du nombre d’agents victimes d’accidents du travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.51 C - Taux de gravité des accidents (avec arrêt de travail) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.51 D - Taux de fréquence des accidents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.51 E - Répartition des jours d’absence par origine de l’accident. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.52 F - État des lieux des effectifs soumis à une surveillance médicale particulière. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.52 G - Indicateurs relatifs aux risques psychosociaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.53

Chapitre III Les restrictions d’aptitude. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.54

B - Taux de restriction d’aptitude . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.54 C - Diagnostics d’inaptitude réalisés par le médecin du travail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.55

Chapitre IV L’intégration des travailleurs en situation de handicap. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.56 A - Nombre d’agents en situation de handicap. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.56 B - Taux d’emploi des agents handicapés. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.57

Chapitre V Les conditions de travail des agents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.58 A - nombre d’agents soumis à une contrainte : le travail de nuit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.58 B - Les contraintes physiques ou psychosociales pouvant donner lieu à un indicateur . . . . . . . . . . . p.58

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A - Taux d’inaptitude. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.54

Partie 4 La mobilité des agents Chapitre I Les recrutements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.63 A - Évolution du nombre de recrutements externes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.63 B - Taux de recrutement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.63 C - Recrutements par motif. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.63 D - Recrutements par type d’entrée dans la collectivité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.64

Chapitre II La mobilité interne dans la structure. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.65 A - Taux de mobilité interne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.65 B - Taux de sélection des candidats internes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.65 C - Part de la mobilité interne dans les recrutements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.66 D - Taux de mobilité interne et de turn-over interne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.67

Chapitre III Les départs des agents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.68 A - Nombre de départs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.68 B - Taux de départ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.68 C - Répartition des départs par motif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.68 D - Les perspectives de départ en retraite. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.69

Construire son bilan social et autres tableaux de bord en 200 indicateurs clés

Partie 5

La formation Chapitre I L’importance de la politique de formation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.73 A - Nombre de jours de formation réalisés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.73 B - Nombre moyen de jours de formation par agent. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.73

Chapitre II Le sens de la politique de formation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.75 A - Répartition des formations par domaine. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.75 B - Répartition des jours de formation par objectif. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.75 C - Répartition des jours de formation par destinataire : analyse par métier. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.76 D - Nombre de jours de formation des agents non titulaires permanents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.77

Chapitre III Le coût de la formation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.78 A - Dépenses de formation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.78 B - Part des dépenses consacrées à la formation dans la masse salariale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.78

Sommaire

Chapitre IV Les acteurs de la formation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.79 Chapitre V Les actions de formation « intra » . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.80 Chapitre VI La part des formations à l’initiative des agents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.81 A - Le compte personnel de formation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.81 B - La formation personnelle à l’initiative de l’agent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.81 C - Les actions de lutte contre l’illettrisme et pour l’apprentissage de la langue française . . . . . . p.82

Partie 6 Les carrières Chapitre I La composition par grade de chaque cadre d’emplois. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.85 A - Structure du cadre d’emplois. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.85 B - Taux d’accès au dernier grade du cadre d’emplois. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.85

Chapitre II Les avancements d’échelon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.87 Chapitre III La politique d’avancements de grade. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.88

Chapitre V Les nominations suite à concours. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.90 A - Évolution des participations et des réussites aux concours et examens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.90 B - Politique de nomination suite à réussite à un concours . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.90

Chapitre VI Le nouveau dispositif d’appréciation de la valeur professionnelle. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.91 Chapitre VII Les effectifs selon leurs positions administratives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.92 Chapitre VIII Les progressions de carrière des agents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.93 A - Taux de bénéficiaires des avancements et promotions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.93 B - Indice majoré moyen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.93

Sommaire

Construire son bilan social et autres tableaux de bord en 200 indicateurs clés

Chapitre IV La politique de promotions internes : pourcentage de promotions internes sur le nombre d’agents promouvables. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.89

Partie 7 La discipline Les actions disciplinaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.97 A - Typologie et nombre de sanctions prononcées. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.97 B - Nombre de procédures disciplinaires engagées. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.97 C - Nombre d’entretiens de médiation réalisés par la direction générale (DRH, DGA, DGS…). . . p.98

Partie 8 Les rémunérations Chapitre I Le montant des rémunérations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.101 A - Répartition des agents par niveau de rémunération brute mensuelle. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.101 B - Niveau de rémunération des agents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.101

Chapitre II Les différentes composantes de la rémunération. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.102 A - Structure de la masse salariale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.102 B - Nombre d’agents percevant la nouvelle bonification indiciaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.102 C - Nombre et montant de certaines primes : exemple de la « prime d’intérim ». . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.103 D - Nombre de bénéficiaires du supplément familial de traitement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.103

Chapitre III Les politiques indemnitaires. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.104 Construire son bilan social et autres tableaux de bord en 200 indicateurs clés

A - La part des primes dans les rémunérations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.104

B - Taux de primes par filière . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.104 C - Taux de primes par catégorie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.105 D - Mise en œuvre du RIFSEEP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.105

Chapitre IV Les écarts de salaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.106 A - Hiérarchie des salaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.106 B - Progression annuelle du salaire moyen global ou par catégorie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.106 C - Salaire net moyen par cadre d’emplois. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.107

Sommaire

Partie 9 Le temps de travail Chapitre I Les régimes de temps de travail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.111 A - Nombre d’heures travaillées par an . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.111 B - Répartition des agents par formule de temps de travail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.111 C - Répartition des agents par quotité de travail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.112 D - Quotités de travail par sexe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.112

Chapitre II Les conditions de travail des agents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.113 A - Le travail le dimanche. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.113 B - Le travail le samedi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.113 D - État du travail après 19 heures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.114 E - Nombre d’agents réalisant des permanences et astreintes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.114 F - Typologie des contraintes temporelles pouvant donner lieu à un indicateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.115 G - Pratique du télétravail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.115

Chapitre III Le poids des heures supplémentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.117 A - Nombre d’heures supplémentaires payées. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.117 B - Nombre moyen d’heures supplémentaires par agent. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.117 C - Répartition des heures supplémentaires payées par service. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.118

Chapitre IV Le compte épargne temps (CET). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.119 A - Nombre de comptes épargne temps ouverts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.119 B - Nombre de jours épargnés et utilisés. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.119

Chapitre V Les absences des agents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.120 A - Nombre de jours travaillés dans l’année en moyenne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.120 B - Évolution du nombre de jours d’absence pris au titre des autorisations d’absence . . . . . . . . . p.120

Sommaire

Construire son bilan social et autres tableaux de bord en 200 indicateurs clés

D - Évolution des pratiques en matière de paiements des heures supplémentaires . . . . . . . . . . . . . . p.118

Partie 10 Le dialogue social Chapitre I Les instances de dialogue social. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.125 A - Évolution du nombre de réunions du comité technique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.125 B - Nombre de dossiers soumis au CT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.125 C - Répartition du nombre de dossiers du CT par thème. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.126 D - Les réunions du CHSCT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.126

Chapitre II Les conflits sociaux et la concertation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.127 A - Nombre de jours de grève . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.127 B - La concertation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.127

Chapitre III L’action syndicale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.128 A - Nombre d’heures de décharges d’activité de service utilisées par an. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.128 B - Nombre de jours d’autorisations d’absence utilisés par an. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.128 C - Évolution du nombre de réunions d’information organisées par an et par syndicat. . . . . . . . . p.129

Partie 11 L’action sociale L’action sociale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.133 Construire son bilan social et autres tableaux de bord en 200 indicateurs clés

A - Répartition des aides sociales par type d’aide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.133

B - Répartition du budget de l’action sociale distribué par la structure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.133 C - Dépenses d’aide en matière de santé (mutuelle et prévoyance) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.134 D - Nombre de bénéficiaires des titres-restaurants. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.134

Partie 12 La cartographie des emplois Chapitre I Construire une représentation par métier. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.137 A - Répartition des effectifs par secteur

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.137

B - Répartition des effectifs par famille de métier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.137 C - Carte des agents par métier

Sommaire

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Chapitre II Analyser un métier. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.140 A - Les indicateurs possibles à partir de la notion de métier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.140 B - Taux de départs à la retraite d’ici 5 ans par métier. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.140

Partie 13 La cartographie des compétences Chapitre I Les indicateurs mobilisables en matière de compétences. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.143 A - Exemple de référentiel des compétences. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.143 B - Échelle de mesure des compétences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.144 C - Carte des compétences d’un agent. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.144

Chapitre II Taux de maîtrise de la compétence dans la structure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.145 Chapitre III Matrice des niveaux de maîtrise générale des compétences dans la structure. . . . . . . . . . . . . p.146 Chapitre IV Diagnostic général du niveau de maîtrise des compétences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.147

Construire son bilan social et autres tableaux de bord en 200 indicateurs clés

Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.148

Sommaire

Introduction Cette nouvelle version des 200 indicateurs pour construire son bilan social paraît au lendemain de la publication de loi de transformation de la fonction publique. Elle prend donc en compte de nombreuses orientations nouvelles, comme l’évolution du dialogue social, les changements statutaires notamment en matière de recrutement de contractuels, ou de discipline, les nouveaux cadres de gestion de la formation, de la mobilité, de la reconnaissance professionnelle. Mais au-delà des obligations juridiques, il est apparu important de valoriser certains indicateurs pour mieux répondre aux préoccupations des DRH et de leurs interlocuteurs. Le bilan social est toujours un outil central de la communication RH qui permet de constater ce qu’est la réalité sociale des collectivités : les chiffres des effectifs, le poids réel des non-titulaires, le taux d’absentéisme, les écarts de rémunération. Il doit également montrer en quoi les collectivités évoluent dans des domaines importants comme l’égalité professionnelle et la lutte contre les discriminations, les nouvelles formes de travail, et en particulier le télétravail, la prévention des risques psychosociaux. La liste des indicateurs présentés dans cet ouvrage est longue. Il n’est pas question d’en faire un usage exhaustif mais plutôt d’y opérer la sélection la plus adaptée. Un bon indicateur doit être, avant tout, facilement accessible. Il faut faire des arbitrages techniques entre le temps de construction et l’utilité, la disponibilité de la donnée et l’usage qui peut en être fait. Le choix d’un indicateur ne se fait donc pas seulement dans l’absolu, mais aussi en fonction des capacités de suivi dans le temps et de comparaison avec les indicateurs utilisés par d’autres collectivités ou entreprises pour mesurer une évolution ou constater des écarts.

Le bilan social tel qu’il est présenté dans cet ouvrage est un document facultatif qui permet d’engager un dialogue social clair et illustré. Or, la loi de transformation de la fonction publique prévoit aussi que les collectivités présentent aux instances de dialogue social des documents nouveaux : -  d’une part, des lignes directrices de gestion définissant la stratégie pluriannuelle de la collectivité en matière de ressources humaines et un bilan annuel de sa mise en œuvre notamment en matière de promotion. Ces lignes de gestion sont également communiquées aux agents ; -  d’autre part, un rapport social unique se substituant à l’actuel rapport sur l’état de la collectivité (REC) comprenant des questions nouvelles comme l’amélioration des conditions de travail ou la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. Il sera donc particulièrement important de mettre en cohérence les différentes données. Cet ouvrage ouvre des pistes pour construire un document prenant en compte les obligations nouvelles tout en conservant une qualité d’échange avec les représentants du personnel. La plupart du temps, les données à produire correspondent à celles qui sont extraites pour le rapport sur l’état de la collectivité. Enfin, les indicateurs qui seront produits pour l’année 2020 refléteront sans nul doute les événements liés à la crise du coronavirus : il sera important de faire apparaître lors de la lecture commune du bilan social, en quoi celle-ci aura pesé sur certaines données ou, au contraire, en quoi les politiques de formation, d’évaluation et de promotion et surtout de gestion du travail à distance auront permis de valoriser l’engagement des agents pour le service public.

Introduction

Construire son bilan social et autres tableaux de bord en 200 indicateurs clés

Parmi les 200 indicateurs qui sont présentés, vous pourrez choisir ceux qui correspondent le mieux à votre besoin. Car il ne s’agit pas de sélectionner simplement l’indicateur le plus facile à construire, même si cet aspect opérationnel est aussi à prendre en compte, il faut se concentrer sur ceux qui servent à révéler un risque ou ceux qui suscitent des réflexions pour améliorer une situation ou valoriser une action particulièrement positive.

Construire son bilan social et autres tableaux de bord en 200 indicateurs clés

Partie 1 L’ensemble des effectifs

Partie 1 - L’ensemble des effectifs

Pour connaître finement une structure, il faut répondre aux questions concernant les agents et leurs postes : - combien sont-ils ? - quelle est la répartition entre les femmes et les hommes ? Entre les directions ? Entre les différents statuts ? - quelle est leur ancienneté ? - où habitent-ils ? Et où travaillent-ils ? - depuis combien de temps sont-ils présents ? - dans quels services travaillent-ils ?

Construire son bilan social et autres tableaux de bord en 200 indicateurs clés

Le premier chapitre de cette partie consacrée aux effectifs présente les effectifs totaux de la collectivité ou de l’établissement, tous statuts confondus. Ces tableaux servent d’introduction au bilan social. Dans les chapitres suivants, l’analyse des effectifs portera la plupart du temps sur les effectifs permanents présents, sauf stipulation contraire quand il s’agit de suivis particuliers (suivis des CDD, de l’apprentissage…). Les effectifs à prendre en compte sont ceux qui sont présents le 31 décembre de l’année ; c’est une photographie faite tous les ans et dans toutes les collectivités au même moment.

Partie 1 - L’ensemble des effectifs

Chapitre I Connaissance et pilotage des effectifs La notion « d’effectifs » peut paraître simple, mais elle révèle à l’usage un certain nombre de pièges, notamment celui de la grande variété de ses définitions possibles. Or c’est la notion le plus couramment utilisée comme référence. Il est essentiel que le bilan social permette au DRH et à ses partenaires d’adopter un vocabulaire commun pour connaître et surtout pour suivre l’évolution des effectifs. Typologie des modes de comptabilisation des effectifs : - effectifs payés : nombre d’agents permanents, non permanents ou occasionnels ayant une fiche de paye, qu’ils soient présents ou absents. Cet indicateur inclut donc non seulement les agents malades mais aussi les agents mis à disposition d’autres structures ou en congé individuel de formation. Cet indicateur est surtout utile pour mesurer l’activité de la DRH mais il n’est pas pertinent pour communiquer avec les encadrants car il est source de confusion entre les différentes catégories de personnels ; - effectifs présents : nombre d’agents physiquement présents. Les agents absents ne sont pas comptabilisés à partir d’une certaine durée d’absence qu’il faut fixer. On peut suggérer par exemple de ne pas comptabiliser les agents absents plus de trois mois. En revanche les agents qui les remplacent (en CDD) peuvent être comptabilisés dans la rubrique des agents non permanents ; - effectifs des emplois permanents : nombre d’agents dont le poste est inscrit au tableau des emplois permanents ; - effectifs non permanents : ne sont comptabilisés que les agents non inscrits au tableau des emplois permanents : vacataires, emplois aidés, occasionnels, CDD… ; - effectifs budgétés : nombre d’agents dont le poste est inscrit au budget (emplois permanents et emplois non permanents) ; - e ffectifs général : sont inclus, en plus des agents présents, les agents en disponibilité et détachement, en congé parental… (tous les agents ayant un lien statutaire avec la structure) ; - effectifs équivalent temps plein (neutralisation des temps partiels : 2 agents à 50 % comptent pour 1 agent) ; - effectifs « équivalent année pleine » (neutralisation de l’effet départs/arrivées : 2 agents présents 6 mois dans l’année comptent pour 1) ; - équivalent temps plein travaillé : neutralisation des temps partiels et des équivalents année pleine.

Utile à savoir pour la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences Il faut distinguer la comptabilisation des agents de la comptabilisation des postes (ou emplois). Le tableau des postes ou des emplois doit correspondre au nombre de postes ouverts : ils sont créés par l’assemblée délibérante qui définit la nature, le statut, et le niveau de rémunération des emplois permanents. L’ensemble des postes et leur rattachement hiérarchique constituent l’organigramme de la collectivité. Dans le SIRH, les postes sont rattachés à une nomenclature des métiers (voir partie 12) et chaque poste est décrit dans une fiche de poste. Il est important pour mettre en place une réelle gestion prévisionnelle, de suivre en premier lieu si ces postes sont occupés, vacants ou s’ils sont temporairement pourvus (par exemple, par un remplaçant en cas d’absence du titulaire). Mais pour avoir une réelle projection dans le futur, il faut également prévoir l’avenir de chacun de ces postes et notamment marquer quels sont les postes à redéployer ou même à supprimer et à quelle échéance. C’est de cette manière, en fixant des objectifs chiffrés à chaque direction, qu’un dialogue de gestion positif peut se construire au sein de la collectivité.

Partie 1 - L’ensemble des effectifs

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Le bon indicateur est celui qui s’avère facilement accessible, compréhensible et dont la définition est stable d’année en année. Le bilan social peut synthétiser plusieurs aspects de l’effectif dans un tableau récapitulatif.

A - Évolution des effectifs présents La mise en œuvre de cet indicateur permet de porter un regard sur « la force de travail » réellement déployée dans les services. Il permet de mettre en évidence, au-delà des discours, la réalité des créations de postes ou des suppressions. C’est un des indicateurs phares du dialogue de gestion avec les encadrants et de toute politique de gestion prévisionnelle des emplois et compétences. Il nécessite cependant de bien clarifier ce que l’on appelle un agent présent. La définition statutaire d’activité n’est pas suffisante puisqu’elle inclut les agents malades. Il faut donc s’accorder de manière pragmatique : un agent absent quelques jours est considéré comme présent, mais s’il est absent plus d’un mois ? S’il s’agit d’un congé maternité ? Pour beaucoup de collectivités les agents présents incluent les agents en maladie ordinaire mais non les longs congés de maladie. Cela permet des extractions aisées à partir de la situation statutaire qui distingue les congés de maladie ordinaires (agents comptés comme présents) des longs congés de maladie (agents comptés comme absents : CLM, CLD voire maternité). Par ailleurs, il faut préciser, dans un tableau reprenant les agents présents, si les agents « occasionnels » sont ou non inclus dans cet effectif (CDD, apprentis, contrats d’insertion, vacataires). En effet, certaines collectivités ont des politiques d’emploi importantes dans ce domaine. Pour faciliter le partage de vocabulaire, il faut donc adopter des intitulés précis dans les tableaux et, si nécessaire, réaliser des tableaux ou des courbes permettant de différencier les effectifs selon leur nature. Évolution des effectifs : nombre d’agents présents inscrits au tableau des emplois permanents au 31 décembre

Construire son bilan social et autres tableaux de bord en 200 indicateurs clés

Lire ainsi : au 31 décembre 2019, 1 512 agents étaient présents.

B-É volution des effectifs présents en équivalents temps plein et en année pleine ou équivalents temps plein travaillé (ETPT) Dans la déclinaison de beaucoup d’indicateurs, il faut pouvoir disposer d’un chiffre sur les effectifs qui élimine les variations mensuelles, notamment pour une structure dans laquelle les effectifs ont fortement évolué dans l’année. Tel est l’objectif de cet indicateur. En revanche, cet indicateur n’est pas pertinent dans les structures qui connaissent de grandes variations saisonnières (par exemple les collèges et lycées fermés en juillet-août, les structures touristiques…).

Partie 1 - L’ensemble des effectifs

Évolution de l’effectif moyen en ETPT

Lire ainsi : en moyenne sur l’année 2020, le nombre d’agents payés représente 1 063 temps pleins présents 12 mois. Formule de calcul : addition du nombre d’agents présents chaque mois en équivalent temps plein / 12 mois sur l’année.

C - Ratio postes pourvus / postes créés Dans une collectivité en croissance d’effectifs, cet indicateur permet de mettre en évidence le « taux de vacance des postes ». Un taux postes pourvus / postes créés faible peut témoigner de certaines difficultés de recrutement (postes restant durablement vacants). Pour avoir du sens, cet indicateur ne doit prendre en compte que les postes réellement vacants c’est-à-dire ceux pour lesquels aucun remplaçant n’a été fourni sous quelque forme que ce soit (CDD, agent volant…).

Lire ainsi : 95 % des postes figurant au tableau des effectifs sont pourvus en 2019.

D - Tableau général de tous les effectifs Pour suivre finement les effectifs, le bilan social annuel et les tableaux de bord mensuels peuvent récapituler les différents types d’effectifs comptabilisés dans un seul tableau. Il importe de définir en parallèle les termes employés dans un référentiel. Ce type de tableau permet non seulement de suivre d’un coup d’œil les évolutions, mais aussi de faire figurer des commentaires si des objectifs sont fixés, éventuellement déclinés par direction dans le cadre d’une gestion prévisionnelle des emplois.

Partie 1 - L’ensemble des effectifs

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Ratio postes pourvus / postes créés

Tableau général des effectifs 2019

2020

Évolution

1 245 (6) (1)

1 225 (5) (1)

-20

+20

89 68

94 63

+5 -5

1 425

Collaborateurs de cabinet

Non-titulaires remplaçants (article 3-1 de la loi du 26 janvier 1984)

-9

Non-titulaires renforts et contrats de projet (article 3 de la loi du 26 janvier 1984)

-17

Salariés groupes politiques

Apprentis

Emplois d’insertion

Service civique

Vacataires

TOTAL EFFECTIF NON PERMANENT

147

143

-4

Agents malades CLM CLD Disponibilité maladie

31 15 3

33 16 3

+2 +1

Congé parental

-2

Agents détachés (détachements sortants)

Disponibilité

Agents mis à disposition hors collectivité

Commentaires/perspectives

Agents présents Effectifs permanents Titulaires (dont détachés entrants) (dont mis à disposition entrants) Stagiaires Non-titulaires permanents : CDI CDD sur postes permanents (articles 3-2 et 3-3 de la loi du 26 janvier 1984) CDD travailleur handicapé (article 38) TOTAL EFFECTIF PERMANENT

Départs remplacés

5 contractuels passés en CDI

Effectifs non permanents

Objectif : 20 apprentis en 2022

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Autres effectifs non présents

Note : en général, les agents sont comptés comme non présents lorsque leur absence dépasse 6 mois.

E - Postes et effectifs Pour assurer une gestion prévisionnelle des emplois, il est important de tenir un état des agents présents et des postes créés : cela permet, dans le cadre du dialogue de gestion, de donner à chaque direction des objectifs à atteindre. Dans le tableau ci-après, le suivi des postes et effectifs est fait par direction, il pourrait également être décliné par métier. Pour décider tout au long de l’année des recrutements, il est nécessaire de réaliser un suivi régulier de ces objectifs.

Partie 1 - L’ensemble des effectifs

Tableau des effectifs et des objectifs par direction Dont CDD non permanents (renforts et remplacements)

Nombre de postes budgétés

Dont postes vacants

Nombre de postes cibles pour 2025

Direction générale

Pôle transport et environnement

254

247

230

Pôle stratégie et Europe

167

175

160

Pôle économie et formation professionnelle

204

220

230

3 165

288

3 170

3 150

Pôle rayonnement et action culturelle

Pôle ressources

220

200

Pôle lycées et bâtiments

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Effectifs physiques présents

Partie 1 - L’ensemble des effectifs

Chapitre II L’âge des agents Les questions d’âge sont liées aux problématiques de santé, de départs en retraite, de perte de compétences sur certains métiers… Naturellement, les grilles de lecture peuvent se décliner au travers de multiples indicateurs. Dans le contexte de « papy-boom », l’âge moyen est l’indicateur le plus communément utilisé, il permet de mesurer le vieillissement de la structure, « la répartition des effectifs cumulés par tranche d’âge », et de construire « une pyramide des âges ».

A - Âge moyen Âge moyen des agents permanents

Lire ainsi : l’âge moyen des agents de la structure était de 45 ans au 31 décembre 2019.

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Dans les collectivités, où les métiers et les situations sont souvent très variés, l’âge moyen reste un indicateur très global. Pour être utilisé avec pertinence il est nécessaire de le décliner par activité (par exemple, âge moyen des agents des lycées dans une région) ou par métier lorsqu’il s’agit de métiers très exposés à l’usure professionnelle (par exemple, âge moyen des agents de voirie dans un département)

B - Répartition des effectifs cumulés par tranche d’âge Le cumul des effectifs par tranche d’âge permet une première analyse prévisionnelle des effectifs qui se préparent à la retraite ou, à l’autre extrémité de la pyramide des âges, des effectifs les plus jeunes de la collectivité. Répartition des effectifs permanents cumulés par âge

Lire ainsi : 20 % des agents ont moins de 30 ans ; on peut déduire également que 20 % des agents ont plus de 55 ans.

Partie 1 - L’ensemble des effectifs