Gestion de l information et de la documentation dans les collectivites by INFOPRO DIGITAL

Gestion de l'information et de la documentation L'information constitue une matière première essentielle au fonctionnement des collectivités territoriales. Disposer de la bonne information au bon moment est indispensable pour prendre une décision en connaissance de cause, pour gérer dans les règles, pour se projeter dans l'avenir. C'est le métier des professionnels de l'information que de rechercher, sélectionner, gérer et diffuser l'information. Organiser les flux, évaluer les sources, diffuser l'information pertinente, exercer une veille active sur l'environnement, accompagner l'utilisateur dans sa gestion quotidienne du document, le décharger du travail de recherche, le former pour le rendre autonome dans sa collecte d'information, autant de missions pour lesquelles les professionnels de l'information-documentation jouent un rôle actif au sein de la collectivité. Ce Dossier d'experts, principalement destiné aux documentalistes, intéressera également les autres services de la collectivité ainsi que les utilisateurs, qui découvriront la valeur ajoutée du service documentation au sein d'une collectivité territoriale. Chacun des chapitres présente le cadre de la réflexion et expose des solutions pratiques, illustrées par des réalisations concrètes. Cette nouvelle édition fait une large place aux évolutions récentes de l'offre documentaire : veille, développement de prestations d'ingénierie documentaire, médiation et formation des usagers. Elle intègre également les changements apportés par la réforme des marchés publics de 2016. Une contribution essentielle au positionnement du métier de documentaliste au sein des collectivités territoriales.

Pascale Bouton est attachée territoriale. Diplômée de l'INTD, elle a dirigé le service veille et documentation de la région Rhône-Alpes et exercé comme formatrice pour le CNFPT de Lyon. Elle est actuellement responsable du département des collections à la bibliothèque de l'École polytechnique fédérale de Lausanne (Suisse).

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Gestion de l'information et de la documentation dans les collectivités

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Pascale Bouton [Dessin Une : Matthieu Méron] www.territorial-editions.fr ISSN : 1623-8869 – ISBN : 978-2-8186-1223-1

Gestion de l’information et de la documentation dans les collectivités

Pascale Bouton Attachée territoriale

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Référence DE 588 Août 2017

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Sommaire Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.9

Partie 1 Rôle et publics du service d’information-documentation au sein de la collectivité Chapitre I Missions, fonctions et orientations du service documentation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.13 A - Les missions du service. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.13 B - Les fonctions principales du service : collecter, traiter et diffuser l’information et la documentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.14 C - Les orientations de la documentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.15

Chapitre II La conduite de la politique documentaire. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.17 A - L’utilité de la politique documentaire. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.17 B - Définir la politique documentaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.18

Chapitre III L’influence du rattachement hiérarchique du service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.20 A - Un positionnement significatif dans l’organigramme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.20 B - Les divers cas de figure. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.20

A - Trois grandes catégories d’utilisateurs internes : les élus, le cabinet, les agents de la collectivité. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.22 B - Des besoins documentaires distincts pour des responsabilités différentes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.23

Chapitre V Des utilisateurs externes difficilement identifiables. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.25 A - Essai de typologie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.25 B - Un rôle important d’orientation et d’interface. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.25

Chapitre VI L’analyse des besoins. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.27 A - Intérêt de la démarche. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.27 B - Recommandations méthodologiques. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.27

Sommaire

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Chapitre IV Des utilisateurs internes aux attentes hétérogènes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.22

Partie 2 À la recherche de sources documentaires pertinentes pour la collectivité Chapitre I La sélection des sources : une fonction essentielle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.33 A - Identifier, évaluer et conseiller. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.33 B - Concevoir une politique d’acquisition adéquate et évolutive. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.33 C - Critères d’acquisition et outils bibliographiques. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.35

Chapitre II Sources internes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.37 Chapitre III Sources externes : les domaines importants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.38 A - L’actualité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.38 B - L’information juridique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.40 C - L’information statistique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.41 D - L’information économique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.43 E - L’information géographique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.43 F - L’information communautaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.44 G - L’information statutaire. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.45

Chapitre IV L’éventail des supports et des documents potentiellement intéressants. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.46 A - Les périodiques. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.46 B - Les ouvrages et ebooks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.48

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C - La littérature grise. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.48

D - Les banques de données et services d’actualité en ligne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.48 E - Internet et le web. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.50 F - Images fixes et animées. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.51

Partie 3 De la gestion à la recherche documentaire : des fonctions à informatiser Chapitre I Le circuit des documents, de l’acquisition à la diffusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.55 A - Acquisition et commande . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.55 B - Traitement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.55 C - Diffusion. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.57

Sommaire

Chapitre II Informatiser la gestion et la recherche documentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.58 A - Pourquoi informatiser ?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.58 B - Comment travailler ?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.58 C - Dans quel contexte ?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.59 D - Quelles fonctions informatiser ?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.60 E - La rédaction du cahier des charges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.60 F - Le déploiement du système. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.61 G - Le cas de la réinformatisation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.61

Chapitre III Choisir un logiciel documentaire. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.62 A - Choisir un produit et un prestataire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.62 B - Les prestations complémentaires des fournisseurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.65

Chapitre IV Autres besoins informatiques : les outils et ressources utiles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.67 A - Les logiciels bureautiques. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.67 B - Les outils liés à Internet : messagerie, navigateurs et extensions, outils de recherche, éditeur html et CMS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.67 C - La GED . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.68 D - Le texte intégral. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.70 E - La veille. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.70

Partie 4

Chapitre I Un centre de documentation accueillant et accessible. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.73 A - Emplacement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.73 B - Aménagement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.73 C - Équipement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.74 D - Signalétique et plan de classement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.75

Chapitre II Des services documentaires diversifiés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.77 A - L’accueil et l’orientation des usagers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.77 B - Mise à disposition des documents : consultation et circulation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.78 C - Le prêt de documents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.80 D - La recherche documentaire. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.80 E - L’achat d’information, la commande de documentation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.81

Sommaire

Gestion de l'information et de la documentation dans les collectivités

Proposer des accès diversifiés et évolutifs à l’information

Chapitre III L’intranet documentaire : un accès différent et efficace à l’information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.83 A - L’intranet documentaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.83 B - La documentation sur le site web de la collectivité. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.85

Partie 5 Des produits documentaires de qualité Chapitre I Le rôle des produits documentaires. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.89 Chapitre II Varier les formules et les supports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.90 Chapitre III Concevoir une gamme diversifiée de produits. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.91 A - Panorama de presse. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.91 B - La revue de sommaires. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.95 C - Le bulletin documentaire. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.96 D - Les dossiers documentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.98 E - La bibliographie/sitographie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.99 F - Les catalogues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.100 G - Les liens utiles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.102 H - La synthèse documentaire. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.104 I - La diffusion sélective de l’information (DSI). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.105

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J - Veille documentaire. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.107

Partie 6 Les documentalistes territoriaux : des professionnels compétents pour des services performants Chapitre I L’équipe de documentalistes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.111 A - Des personnels permanents qualifiés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.111 B - Les appuis temporaires. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.112

Chapitre II Un statut flou et peu avantageux. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.113 A - La place des documentalistes dans la filière culturelle. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.113 B - Les concours de recrutement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.114

Sommaire

Chapitre III La formation continue : une évidence. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.115 A - L’offre de formation : le CNFPT et les autres prestataires. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.115 B - Suivre l’actualité professionnelle : périodiques spécialisés, listes de diffusion, colloques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.115

Chapitre IV L’importance des collaborations : partenariat informel, réseaux, mutualisation . . . . . . . . . . . . . p.118 A - Les collaborations ponctuelles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.118 B - Les réseaux documentaires. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.119 C - Mutualisations internes et intercollectivités. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.120 D - Collaborations internes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.121

Partie 7 Le pilotage et l’animation du service documentation Chapitre I La gestion de l’équipe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.125 A - L’encadrement de l’équipe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.125 B - L’organisation du travail dans l’équipe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.125

Chapitre II La gestion financière du service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.127 A - Le processus budgétaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.127 B - La centralisation des commandes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.128 C - Les marchés publics. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.129

Chapitre III Questions de droit : droit de copie et questions annexes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.131 A - Les fondements juridiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.131 B - Incidences sur la fonction documentaire et risques encourus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.132 C - Les produits documentaires papier et électroniques au regard de la loi. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.132 D - Les négociations avec le Centre français d’exploitation du droit de copie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.133

Chapitre IV La communication du service. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.135 A - Rendre compte de l’activité du service. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.135 B - Communiquer sur les prestations documentaires et le savoir-faire des documentalistes . . . p.136

Chapitre V L’évolution vers de nouvelles fonctions documentaires. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.138 A - Le rôle pédagogique du documentaliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.138 1. Médiation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.138 2. Formation des utilisateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.139 Sommaire

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D - L’externalisation : un choix réfléchi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.129

B - Ingénierie documentaire. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.140 1. Fonds documentaires décentralisés dans les services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.140 2. Document électronique / Gestion des contenus et connaissances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.141

Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.143

Annexes Annexe I Bibliographie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.147 Annexe II Les associations professionnelles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.149 Annexe III Les concours de recrutement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.151 Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.154

L’information constitue une matière première essentielle au fonctionnement de tout organisme, dont les collectivités territoriales. Disposer de la bonne information au bon moment est indispensable pour prendre une décision en connaissance de cause, pour gérer une situation efficacement et dans les règles, pour se projeter dans l’avenir. À l’heure d’Internet, où chacun peut facilement et rapidement accéder à une masse impressionnante d’informations en provenance des divers points de la planète, il est essentiel de disposer de compétences de recherche, d’évaluation, d’organisation. C’est le métier des professionnels de l’information (quel que soit le nom qu’on leur donne : documentaliste, veilleur, chargé d’information…) que de savoir rechercher, sélectionner, gérer et diffuser l’information. Organiser les flux, évaluer les sources, diffuser la seule information pertinente, exercer une veille active sur l’environnement dans lequel évolue la collectivité, accompagner l’utilisateur dans sa gestion quotidienne du document, le décharger du travail de recherche, le former pour le rendre autonome dans sa collecte d’information…, autant de missions pour lesquelles les professionnels de l’information-documentation jouent un rôle actif au sein de la collectivité. Malgré cela, la fonction documentaire est souvent mal connue dans les collectivités territoriales et l’appellation « documentaliste territorial » recouvre, dans les faits, des réalités très diverses. Cet ouvrage, principalement destiné aux documentalistes, pourra intéresser également les autres services de la collectivité (ressources humaines, direction générale…), ainsi que les utilisateurs, qui découvriront la complexité des missions du service documentation et sa valeur ajoutée au sein d’une collectivité territoriale. Tout d’abord, nous mettrons en lumière le rôle du service documentation au sein de la collectivité et nous nous attacherons à présenter ses publics, internes et externes (partie 1). Puis nous décrirons les sources d’information pertinentes pour les collectivités territoriales, en fonction de différents paramètres : origine, thèmes, supports (partie 2). Nous détaillerons ensuite les différentes étapes du traitement des documents et soulignerons la nécessité de l’informatique dans la gestion et la recherche documentaires (partie 3). Nous montrerons de quelle manière les documentalistes peuvent proposer à leurs usagers des accès diversifiés à l’information dans le cadre d’un centre de documentation ouvert au public, mais aussi en tirant efficacement parti des réseaux d’information (intranet, Internet) (partie 4). Nous nous attarderons également sur la gamme des produits documentaires (panorama de presse, dossiers documentaires…) susceptibles d’intéresser les utilisateurs d’une collectivité territoriale, en insistant là encore sur les avantages des TIC (partie 5). Une partie sera plus particulièrement dédiée aux professionnels de l’information-documentation, sans qui les services documentation ne sauraient prétendre à l’efficacité : nous évoquerons leur statut au sein de la fonction publique territoriale, la question de leur formation continue et la nécessité pour eux de nouer des partenariats fructueux avec d’autres centres de ressources, mais aussi en interne, avec les services de la collectivité impliqués dans la gestion de l’information (partie 6). Nous terminerons sur le pilotage et l’animation du service documentation (gestion de l’équipe, gestion financière, droit de l’information, communication) et envisagerons son évolution vers de nouvelles fonctions : le développement de prestations d’ingénierie documentaire, la médiation et la formation des usagers (partie 7). Le lecteur trouvera en annexe des éléments pratiques complémentaires : bibliographie, associations professionnelles, concours de recrutement…

Introduction

Gestion de l'information et de la documentation dans les collectivités

Introduction

Partie 1

Gestion de l'information et de la documentation dans les collectivités

Partie 1 Rôle et publics du service d’informationdocumentation au sein de la collectivité

Chapitre I Missions, fonctions et orientations du service documentation

L’appellation « service documentation », que nous utiliserons au fil de ce dossier, car elle reste la plus fréquente, n’est pas unique et l’on trouve bien d’autres titres pour désigner l’équipe chargée d’assumer la fonction d’informationdocumentation : centre de documentation, service d’information-documentation, centre de ressources documentaires, unité documentaire, mission documentation et archives, département documentation, médiathèque, infothèque… Ces dénominations, génériques et relativement floues, ne renseignent guère sur les missions du service. Il est d’ailleurs assez rare que celles-ci soient explicitement définies : elles sont quelquefois brièvement évoquées dans une plaquette, ou font l’objet de quelques lignes dans un rapport d’activité. Les objectifs du service documentation peuvent avoir été assignés par la direction générale des services ou le secrétariat général. Si tel n’est pas le cas, ils méritent alors d’être définis par les documentalistes eux-mêmes (éventuellement de façon collégiale), puis entérinés par la direction, après d’éventuelles négociations. Les documentalistes ont tout à gagner à définir précisément leurs missions, tant leurs limites influent sur la nature et la somme de travail à fournir, sur la priorité des tâches et la responsabilité professionnelle des personnes qui en ont la charge. Cet effort de formulation est d’abord indiscutablement bénéfique en interne au service : il permet aux documentalistes de savoir sur quoi et dans quel sens ils doivent porter leurs efforts. Il l’est aussi bien sûr en externe, à l’intention de la hiérarchie et des autres services de la collectivité : seul un énoncé clair des missions permet de justifier des choix de travail, un budget, des dépenses, des priorités d’action, bref, le programme de travail du service et ses conditions d’exercice. De manière large, la mission centrale d’un service documentation consiste à fournir, dans les meilleurs délais et au meilleur coût, l’information fiable et précise ou les documents dont ont besoin ses utilisateurs. Cet objectif général doit naturellement être détaillé et décliné en objectifs secondaires, qui pourront varier selon les priorités et les moyens de la collectivité. Il s’agit essentiellement d’« assurer le traitement permanent et systématique de documents (écrits, imprimés, photographies, audiovisuels) ou de données incluant la collecte, le signalement, l’analyse, le stockage, la recherche et la diffusion de ceux-ci pour l’information des usagers »1, soit les différentes opérations de la chaîne documentaire. Il incombe donc au service documentation de rechercher, traiter et diffuser une information pertinente auprès de ses usagers, en réponse à une demande formulée ou non, ponctuelle ou plus ou moins permanente. Loin de lui, donc, les fonctions de conservation ou de stockage qui sont au cœur des missions d’autres services de la collectivité ayant eux aussi affaire au « document » et à « l’information » : les archives, la bibliothèque de lecture publique. Il est également possible d’imaginer le cas de plus en plus fréquent d’un documentaliste territorial assumant ses missions tout en disposant d’un fonds documentaire très léger, par souci d’économie ou même de place ; il devrait alors compenser le « minimalisme » de son fonds par un très bon répertoire d’adresses qu’il pourrait solliciter en fonction de ses sujets de recherche, et un bon assortiment d’outils en ligne (Internet, bases de données…).

1. Selon l’Afnor, 1985, Accart Jean-Philippe, RÉTHY Marie-Pierre, Le métier de documentaliste, Éd. Electre/Cercle de la librairie, 2008, 3e éd., p. 81.

Partie 1

Gestion de l'information et de la documentation dans les collectivités

A - Les missions du service

B - Les fonctions principales du service : collecter, traiter et diffuser l’information et la documentation La mission centrale du service documentation se décline traditionnellement autour des trois fonctions constitutives de la chaîne documentaire : - l a collecte de l’information et de la documentation ; - s on traitement ; - s a diffusion.

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Les fonctions principales du service documentation

La collecte consiste à rechercher, recueillir et réunir les documents et les informations pertinentes pour les usagers du service, à court, moyen et long terme. À cette étape, le documentaliste s’attache à : - identifier et localiser les sources documentaires pertinentes sur le plan du contenu, et de la forme (support, fréquence de mise à jour…) ; - évaluer leur pertinence par rapport aux besoins des usagers du service, aux usages constatés, à l’équipement technologique de la collectivité et à la politique d’acquisition du service ; - acquérir (à titre onéreux ou gracieux) l’information et la documentation utiles : en achetant les documents nécessaires, en souscrivant des abonnements à des périodiques papier ou électroniques, des services d’information en ligne et des banques de données, en opérant des échanges avec des producteurs ou détenteurs de documents… L’étape de traitement consiste, elle, à réceptionner la documentation collectée, à l’enregistrer, l’équiper, la classer, la cataloguer, l’indexer, l’organiser, l’analyser, la synthétiser et éventuellement remettre en forme l’information contenue pour la rendre plus accessible et exploitable par l’utilisateur. La dernière étape, la diffusion, peut prendre des formes diverses et plus ou moins élaborées, de la fourniture du document à la réalisation d’une prestation à forte valeur ajoutée : - communication de la documentation : en accès direct (consultation sur place, mise en circulation, prêt) ou en ligne (documents numériques, catalogue du fonds…) ; - réponses aux demandes de recherches documentaires formulées ponctuellement par les usagers : fourniture de l’information brute ou de documents primaires, élaboration de documents secondaires et tertiaires permettant à l’utilisateur une compréhension et une exploitation optimales (synthèse, cartographie, bibliographie, dossier documentaire…) ; - réalisation de produits documentaires dont les objectifs sont multiples : signaler les nouveautés venues enrichir le fonds (liste des acquisitions, bulletin…), sélectionner les informations les plus pertinentes et les mettre à disposition des utilisateurs (panorama de presse, diffusion sélective de l’information…), surveiller les évolutions de l’environnement de la collectivité (contexte juridique, technique…) et alerter les usagers par une veille appropriée, favoriser l’autonomie des utilisateurs en leur permettant d’effectuer seuls leurs recherches et de localiser les documents répondant à leurs attentes (catalogue), etc. Partie 1

Cette dernière fonction se double d’un travail important de médiation : un service approprié doit être développé pour faciliter l’accès des usagers aux sources documentaires et leur appropriation des outils de recherche. Pour accompagner les utilisateurs, les documentalistes doivent proposer un accueil personnalisé, développer des services d’assistance et éventuellement de formation. Les fonctions de collecte et de traitement sont naturellement peu visibles pour les usagers et la hiérarchie, qui ne perçoivent que l’aboutissement du travail effectué par les documentalistes, soit un fonds documentaire constitué de ressources classées, une information retravaillée et directement accessible à travers des produits et des services élaborés. Ainsi, les utilisateurs apprécient de pouvoir interroger de leur poste de travail le catalogue du fonds documentaire, mais n’en voient que l’interface ergonomique en ligne sur l’intranet de la collectivité : ils ne peuvent imaginer la technicité nécessaire, ni les heures consacrées à rechercher et sélectionner les sources documentaires utiles, à acquérir les documents les plus pertinents, à les cataloguer, à les indexer et à les analyser… Pourtant, ces tâches effectuées « en coulisses » prennent un temps très important et nécessitent des moyens humains et techniques non négligeables : elles constituent « la part immergée de l’iceberg » documentaire, invisible, étendue, mais indispensable pour fonder durablement l’offre documentaire proposée aux utilisateurs.

Le fonctionnement du service documentation est étroitement lié au rôle qu’entend lui faire jouer la direction générale au sein de la collectivité, et donc à la vision qu’ont ces décideurs de la documentation. Parmi les diverses orientations possibles, citons les suivantes : - la documentation constitue un appui logistique aux activités des services utilisateurs : cette orientation renvoie à la fourniture rapide d’informations brutes et fiables, souvent concises, en réponse à une demande ponctuelle. Elle se concrétise notamment par la réalisation de recherches documentaires et la mise en place d’un service questions-réponses ; - la documentation constitue une aide à la prise de décision : elle fournit les éléments de compréhension utiles à l’analyse d’un problème. D’une grande fiabilité, elle rassemble et met en lien des informations souvent dispersées et complexes destinées à des personnes expertes dans leur domaine. Cette orientation suppose une forte sélection et un traitement important de l’information recueillie. Elle passe par la réalisation de recherches complexes et l’élaboration de produits documentaires personnalisés (dossiers documentaires sur mesure, synthèses…) ; - la documentation joue un rôle de veille et d’alerte : elle permet une surveillance de l’environnement, notamment politique et juridique, dans lequel évolue la collectivité, une connaissance suivie des partenaires et de leurs politiques (État, autres collectivités, Union européenne…). Elle contribue à anticiper les changements susceptibles d’affecter le fonctionnement et les compétences de la collectivité. Cette orientation se traduit par un processus de surveillance de la production documentaire sur le moyen et le long terme ; - la documentation a une mission prospective pour identifier des expériences et des politiques innovantes : elle repère et documente des initiatives originales dans l’action d’autres collectivités ou institutions, en France, en Europe, voire au-delà, pour alimenter les réflexions des équipes dirigeantes ; - la documentation participe au développement des compétences des utilisateurs : elle contribue à leur formation continue en leur fournissant les informations nécessaires pour tenir leurs connaissances à jour ; elle participe globalement au développement d’une culture territoriale commune aux différents individus qui composent la collectivité, elle permet aux agents de préparer les concours de la fonction publique. Cette orientation se matérialise par les prestations suivantes : constitution d’un fonds documentaire spécialisé et constamment actualisé, consultation sur place et prêt de documents, diffusion de ressources documentaires sur l’intranet… ; - la documentation contribue à gérer et diffuser la mémoire de la collectivité. Sans empiéter sur les fonctions du service des archives, le service documentation centralise, organise, valorise et met à disposition la production documentaire de la collectivité : actes administratifs, notes internes, rapports, études, supports de communication… Cette orientation confère une fonction de capitalisation au service ; - la compétence documentaire est valorisée à travers des activités d’ingénierie : conseil aux services dans la production et la gestion de leurs écrits ou de leurs ressources documentaires (rapports, photographies, cartes…), collaboration avec le service informatique dans la mise en place d’une base de données ou d’un système de gestion de contenus, assistance technique dans le choix d’un outil de gestion électronique de documents, paramétrage du moteur de recherche interne, conception de référentiels… Cette orientation valorise des savoir-faire techniques et place le service au rang des prestataires techniques. Partie 1

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C - Les orientations de la documentation

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Ces orientations ne sont pas exclusives : le service documentation prend souvent en compte ces diverses facettes. Mais dans tous les cas de figure, qu’elle soit abordée sous un angle opérationnel ou plus stratégique, la documentation doit être considérée comme un vecteur permettant d’améliorer l’efficacité des services et des personnes auxquels elle est destinée. Pour la collectivité et les individus qui la composent, elle est doublement utile : en tant que réponse à une demande ponctuelle, dans la dimension présente, et en tant qu’« aide au questionnement », « à la fertilisation des savoirs, à leur interaction »2, sur le moyen et le long terme. Il appartient aux documentalistes de rendre cette dimension perceptible aux yeux de leur hiérarchie et de leurs usagers.

2. ACCART Jean-Philippe, RÉTHY Marie-Pierre, ibid., p. 76.

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Chapitre II La conduite de la politique documentaire

Recruté pour définir et mettre en œuvre des axes de travail, le responsable du service documentation doit prioritairement s’attacher à définir la politique documentaire de la collectivité (ou de sa direction, suivant son rattachement). Conçue par le documentaliste, validée par la hiérarchie, cette politique « conditionne l’organisation et la gestion de la fonction documentaire »3 de la collectivité (ou de la direction). Elle fixe à moyen et long terme les orientations du service, délimite son périmètre d’intervention, pose et hiérarchise ses objectifs de travail, décide des ressources matérielles, financières et humaines qui lui seront allouées pour atteindre les objectifs fixés. Elle conditionne parallèlement son fonctionnement et ses relations de travail avec d’autres services de la collectivité : services producteurs d’information, services utilisateurs de documentation, services jouant un rôle « facilitateur » dans sa gestion et sa diffusion. Élaborer une politique documentaire consiste à déterminer les orientations du service, à formuler ses missions et à positionner la fonction de la documentation, de façon à ce qu’elle serve la stratégie de la collectivité et s’aligne sur son organisation. Elle naît tout d’abord d’une analyse détaillée de la demande de la direction. Les points suivants seront envisagés : - q uelles sont les attentes de la hiérarchie ? - f aut-il accorder une attention particulière à certaines catégories d’usagers ? - q uels thèmes suivre en priorité ? - quelles collaborations doivent être développées, en interne (services producteurs d’information et de documentation, service des archives, de la communication…) et en externe (centres de ressources, autres collectivités…) ? - q uelles ressources exploiter (ressources internes, externes…) ? - q uelle organisation privilégier (centralisée, décentralisée…) ? Cette analyse est d’autant plus difficile à mener que la direction n’a pas toujours une idée précise des missions que peut remplir un service documentation. Dans un second temps, le responsable du service documentation doit prendre connaissance des choix techniques et organisationnels opérés globalement en matière informatique et documentaire au sens large, à l’échelle de la collectivité : schéma directeur informatique, méthodes de travail, circuits documentaires… Il peut ensuite dresser un bilan de la situation documentaire existante : le fonds documentaire (volume, nature, actualité), les ressources mises en œuvre (nombre et compétence des agents mis à disposition, budget alloué, locaux, équipement…), les services offerts, les produits réalisés, etc. Il doit aussi consulter les utilisateurs effectifs et potentiels du service pour identifier d’éventuels dysfonctionnements, prendre en compte les besoins non satisfaits à ce jour et les suggestions d’amélioration. Sur ces bases, il rédigera un document de projet en adéquation avec le projet de direction, qui sera diffusé aux personnes et aux services concernés, et analysé au cours d’une réunion de travail. La politique documentaire est alors discutée avec la hiérarchie avant d’être entérinée, si possible, par la direction générale. Porteurs de changements, les choix pensés et portés par le responsable du service documentation peuvent déconcerter sa hiérarchie : il doit donc se préparer à une discussion nourrie pour convaincre ses supérieurs du bien-fondé de cette politique. Cette négociation n’est pas seulement formelle ; elle doit déboucher sur un soutien durable de la direction et un engagement concret en termes de moyens alloués.

3. POMART Paul-Dominique, SUTTER Éric, Politique de l’information, in Dictionnaire encyclopédique de l’information et de la documentation, Nathan, 1997, p. 458.

Partie 1

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A - L’utilité de la politique documentaire

Posée pour le moyen terme, la politique documentaire n’est pas immuable. Elle doit évoluer au fil des années pour s’adapter aux changements qui affectent la collectivité. Une évaluation périodique permettra de mesurer son impact, la pertinence des choix opérés, et de les ajuster en prenant en compte les évolutions de l’environnement. Ces évolutions pourront être internes à la collectivité : réorganisation des services, changement d’exécutif, éclatement géographique des sites de travail ou recentralisation des services, contraintes financières, changement du schéma informatique, etc. ; mais aussi externes : transfert de nouvelles compétences, recommandations du législateur au niveau national, évolutions technologiques…

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B - Définir la politique documentaire

C’est bien au responsable du service documentation, professionnel du domaine, recruté pour sa formation et son expérience, qu’incombe la tâche de définir la politique documentaire qui permettra de conduire le service, en accord avec les missions de la collectivité, et guidera les choix de travail à court et moyen terme. Sa réflexion s’appuie sur les éléments, même généraux et succincts, recueillis auprès de la hiérarchie, et sur la connaissance des publics. Sur cette base plus ou moins complète, il s’agit d’expliciter le rôle et les orientations fondamentales du service documentation au sein de la collectivité, et de préciser ses fonctions dans leur ordre de priorité, de façon à les rendre lisibles et cohérents sur le long terme. Le cheminement suivant peut être proposé : - déterminer les compétences de la collectivité (ou de la direction) de rattachement, ses champs d’action (obligatoires ou volontaires) et les hiérarchiser en fonction de leur prééminence ; - déterminer les fonctions attendues (exprimées et non exprimées) du service documentation : gestion d’acquisitions, recherche d’informations à la demande, veille sur l’environnement dans lequel évolue la collectivité (technique, politique, juridique, social…), organisation de flux d’informations, accompagnement méthodologique et technique de la gestion documentaire, valorisation de gisements documentaires internes… ; - d éterminer les différents utilisateurs ou catégories d’utilisateurs du service ; - analyser leurs besoins : besoins permanents, besoins ponctuels, usages de l’information (amélioration des compétences, veille, résolution de problèmes…), pratiques documentaires, niveau d’autonomie dans la recherche documentaire, outils et supports privilégiés (lecture en ligne ou sur papier…), etc. ; - d éduire la nature des informations et documentations « utiles » : champ thématique, forme… ; - identifier les sources fiables susceptibles de fournir ces informations : sources externes (éditeurs, périodiques…), mais aussi internes ; - choisir les modalités de diffusion adaptées aux attentes des utilisateurs : restitutions écrites ou retour oral, forme des livrables, périodicité des produits documentaires ; - a dapter la diffusion aux pratiques des usagers (smartphone, tablette…) ; - s électionner par ordre de priorité les sources et documents à traiter : de l’indispensable à l’utile ; - définir les moyens nécessaires à ce traitement (personnel, matériel, logiciel, budget…) et discuter avec la hiérarchie des modalités possibles pour s’en approcher ; - rechercher des fournisseurs d’information capables de fournir les sources jugées pertinentes à des prix conformes au budget du service, et des outils permettant de les rendre accessibles ; - déterminer les échanges à développer avec des partenaires internes (services) et externes : coopération, soustraitance, participation à un réseau documentaire… Au terme de cette analyse, le responsable peut rédiger le document qui posera la politique documentaire. Celui-ci définit le rôle du service au sein de la collectivité ou de la direction, ses publics, ses objectifs, ses fonctions prioritaires en proposant des solutions : services à mettre en œuvre, thématiques prioritaires et secondaires à couvrir, type d’information ou de documentation à privilégier, organisation du service, personnel, budget et outils nécessaires, relations à instaurer en interne et en externe… Ce document de projet devra : - f aire un état des lieux circonstancié de l’existant documentaire et rappeler les attentes de la direction ; - d éfinir clairement les missions et publics du service ; - fixer les objectifs de travail du service : politique d’acquisition, de traitement et de diffusion, éventuellement de communication… ;

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