2022 Guide pratique 2021
Avocate depuis 1990, associée fondatrice d’Astrée Avocats, son activité de conseil et de défense est dédiée au secteur de la distribution de produits d’assurances, bancaires et financiers. Avec la création en 2008 de son « classeur » aujourd’hui devenu un assistant réglementaire numérique, Astrée a été précurseur d’une méthodologie d’assistance des distributeurs au contrôle des autorités et à la mise en conformité des entreprises du secteur.
Pamela Gouraud
Avocate depuis 2016, manager au sein d’Astrée Avocats, elle a auparavant exercé les fonctions de juriste au sein de divers organismes d’assurances et autorités de contrôle.
L’autorité de contrôle prudentiel et de résolution (ACPR), l’autorité des marchés financiers (AMF), la commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), l’agence française anticorruption (AFA) sont des organismes de supervision et de contrôle de l’activité en France de l’assurance, de la banque et plus généralement du secteur financier. Devenues omniprésentes et dotées de larges pouvoirs, ces autorités administratives réalisent chaque année de nombreux contrôles au sein des entreprises du secteur de la distribution. Or, pour beaucoup d’entre elles, quelle que soit leur taille, la perspective d’un contrôle demeure un facteur de stress et une démarche non maîtrisée. Cet ouvrage permet à l’ensemble des distributeurs de produits d’assurance, bancaires et financiers, en ce compris les distributeurs non intermédiés que sont les organismes d’assurances et les bancassureurs, de maîtriser leurs obligations en termes d’organisation et de mise en conformité, et de mieux comprendre les règles de fonctionnement de ces autorités et leur démarche de contrôle. Notification du contrôle, préparation des pièces, contrôle sur place, contrôle sur pièces, entretien à but informatif ou d’échange, élaboration du rapport, lettre de suite, procédures de sanctions… Toutes les étapes sont détaillées chronologiquement pour accompagner la personne contrôlée à travers l’ensemble de son organisation (équipe dirigeante, collaborateurs, relations clients et partenaires), tout au long de la procédure. Doté de multiples exemples et de conseils issus de l’expérience de professionnels spécialisés, cet ouvrage pragmatique deviendra vite un outil indispensable permettant à tous de préparer sereinement le contrôle des autorités administratives dans les meilleures conditions.
ISBN 978-2-35474-377-2
9 782354 743772
COUV_GUIDE_DISTRIBUTEURSv2.indd 1
Guide pratique 2022 2021
Le contrôle des distributeurs de produits d’assurances, bancaires et financiers ACPR - AMF - CNIL - AFA
Isabelle Monin Lafin Pamela Gouraud
ÉDITIONS
Isabelle Monin Lafin
Photos auteurs Studio Falour. Photos première de couverture Fotolia.
Le contrôle des distributeurs de produits d’assurances, bancaires et financiers
Le contrôle des distributeurs de produits d’assurances, bancaires et financiers
2022 2021
ÉDITIONS
24/11/2020 15:53
Sommaire
Partie 1 - Le contrôle ACPR Chapitre 1 - La notification d’un contrôle ACPR .....................................................25 Chapitre 2 - Comment se préparer au contrôle de ses pièces ? .............................51 Chapitre 3 - Comment appréhender le contrôle sur place ? ................................105 Chapitre 4 - Contribuer à l’élaboration du rapport de contrôle .............................123 Chapitre 5 - Comment gérer les suites du contrôle ? ..........................................137 Partie 2 - Le contrôle AMF Chapitre 1 - La notification d’un contrôle de l’AMF ..............................................151 Chapitre 2 - Comment se préparer au contrôle de ses pièces ? ..........................169 Chapitre 3 - Comment appréhender le contrôle ? ................................................207 Chapitre 4 - Contribuer à l’élaboration du rapport de contrôle .............................217 Chapitre 5 - Comment gérer les suites du contrôle ou de l’enquête ? .................223 Partie 3 - Le contrôle de la CNIL Chapitre 1 - La notification d’un contrôle de la CNIL ............................................231 Chapitre 2 - Comment se préparer au contrôle de ses pièces ? ..........................249 Chapitre 3 - Comment appréhender le contrôle sur place ? ................................253 Chapitre 4 - Comment se préparer à un contrôle sur audition ? ...........................265 Chapitre 5 - Comment gérer les suites du contrôle ? ..........................................267
17
GUIDE_ACPR_2020.indb 17
24/11/2020 08:44
Le contrôle des distributeurs de produits d’assurances, bancaires et financiers
Partie 4 - Le contrôle de l’AFA Chapitre 1 - Organisation de l’AFA .......................................................................277 Chapitre 2 - Comment se préparer au contrôle de ses pièces ? ..........................291 Chapitre 3 - Comment appréhender le contrôle sur place ? .................................295 Chapitre 4 - Comment gérer les suites du contrôle ? ...........................................299 Table des matières ..............................................................................................305 Index alphabétique ..............................................................................................317
18
GUIDE_ACPR_2020.indb 18
24/11/2020 08:44
3
3. Prendre acte de son assujettissement à contrôle ou des demandes de l’ACPR
3.1 La demande d’un entretien d’échange et de découverte L’ACPR peut opter pour un entretien formel avant d’assujettir ou non à contrôle. Dans ce cas elle adresse par courriel et par courrier sa demande dans laquelle elle exige un certain nombre de documents ou des réponses précises à des questions, puis un entretien physique dans ses locaux. Il convient d’y accorder autant d’importance qu’à une lettre d’assujettissement et suivre les instructions suivantes. La procédure débute par la prise de contact téléphonique ou par e-mail de l’ACPR qui convoque dans des délais assez courts l’intermédiaire à un entretien. Le courriel de l’ACPR comporte la liste des points à aborder au cours de l’entretien et compte tenu des délais et des éléments sollicités, il est conseillé d’avoir une parfaite maîtrise de son activité. L’entretien se déroule dans les locaux de l’ACPR. Il n’est pas souhaitable à ce stade de se faire assister d’un conseil. Il n’est en revanche pas impossible que l’entretien débouche sur un contrôle sur place ou sur pièces. Les informations à fournir par l’organisme d’assurance portent sur tous les aspects de son activité : - l’activité (produits commercialisés, type de clientèle, montant des primes annuelles, répartition du chiffre d’affaires par type de produit, ratio S/P par type de produits ou de clientèle, etc.) ; - l’organisation (organigramme fonctionnel, réseau de distribution, actionnariat et appartenance éventuelle à un groupe, etc.) ; - les partenaires assureurs (dénomination de ces derniers et indication de leur importance relative dans le chiffre d’affaires, délégations, etc.).
39
GUIDE_ACPR_2020.indb 39
24/11/2020 08:44
Le contrôle des distributeurs de produits d’assurances, bancaires et financiers
L’ACPR ne sollicite pas la communication d’un document ou des pièces, mais il est fortement recommandé d’établir un support de présentation des informations sollicitées par l’ACPR.
3.2 La décision d’assujettissement à contrôle et la lettre de mission L’intermédiaire d’assurance qui fait l’objet d’un contrôle de l’ACPR se voit systématiquement adresser la décision d’assujettissement (voir ci-contre) du secrétariat général de l’ACPR (par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou, exceptionnellement, remise en main propre contre décharge). Cette décision est accompagnée d’une lettre de mission (voir p. 42) qui précise l’objet de la mission ainsi que l’identité de la personne responsable de la mission et dûment habilitée par le secrétaire général de l’ACPR. Cette personne sera chargée de la conduite du contrôle (C. mon. fin., art. R. 612-22) avec son équipe de contrôle.
3.3 Que faire à réception de l’assujettissement ou de toute demande de l’ACPR ? À réception de la décision d’assujettissement et de la lettre de mission ou d’une demande d’entretien d’échange voire de toute demande d’explication de l’ACPR, vous devez, dans un premier temps, prendre contact, par téléphone, avec le responsable de mission afin d’accuser réception de la lettre et d’organiser la suite. Dans le cadre d’un contrôle, en moyenne, la mission de contrôle sera présente en vos locaux entre 2 et 5 jours dans le cas d’un contrôle sur place et sur pièces. S’il s’agit d’un contrôle sur pièces, tout se fera par e-mail pour par téléphone. Le responsable de mission confirmera par courrier électronique les dates de contrôle sur place et vous communiquera la liste des pièces à lui communiquer et à tenir à la disposition de la mission de contrôle lors de sa venue ou à lui adresser en cas de contrôle sur pièces. Il communiquera également la charte de conduite d’un contrôle (disponible sur le site internet de l’ACPR). Cette charte, dont la dernière version a été publiée par l’ACPR en juin 2014, vise à rappeler les principes guidant un contrôle sur place : - les droits et obligations des personnes contrôlées et des contrôleurs ; - les principes de bonne conduite suivis par les contrôleurs ; - les comportements attendus des personnes contrôlées.
3.3.1 Prendre contact avec la mission de contrôle de l’ACPR La prise de contact avec la mission de contrôle est impérative. La réception du courrier d’assujettissement doit immédiatement générer de la part de l’entreprise une mobilisation sur la préparation de la venue de la mission de contrôle. 40
GUIDE_ACPR_2020.indb 40
24/11/2020 08:44
La notification d’un contrôle de l’ACPR
L’autorité s’attend à votre appel. Une entreprise qui ne contacte pas l’autorité dès la réception du courrier va immédiatement générer au sein de la mission de contrôle un sentiment de non-coopération et de désintérêt. Bien sûr, certaines circonstances particulières peuvent expliquer l’absence de prise de contact, mais il faut sur ce point être extrêmement vigilant et ne pas remettre au lendemain ce qui doit être fait le jour de réception du courrier d’assujettissement. Modèle de décision d’assujettissement de l’ACPR
Source ACPR.
41
GUIDE_ACPR_2020.indb 41
24/11/2020 08:44
Le contrôle des distributeurs de produits d’assurances, bancaires et financiers
Modèle de lettre de mission de l’ACPR
Source ACPR.
Parfois, il est exact que l’autorité prend contact téléphoniquement au moment même où la lettre d’assujettissement est adressée à l’entreprise, de sorte que c’est l’autorité qui prend l’initiative du contact.
✍ CONSEIL Il est recommandé d’être très vigilant sur la réception de ce type de courrier. Pour garantir que ce courrier vous parvienne sans problème, il est conseillé de montrer à vos
42
GUIDE_ACPR_2020.indb 42
24/11/2020 08:44
La notification d’un contrôle de l’ACPR
collaborateurs et notamment ceux qui sont chargés de la gestion du courrier, les modèles de lettres d’assujettissement et de décision du collège de l’ACPR publiés sous forme anonyme ci-avant afin qu’il n’y ait pas d’ambiguïté sur la qualification et le sens du courrier recommandé que vous venez de recevoir.
Il faut également bien identifier si votre entreprise fait l’objet d’un contrôle sur place ou sur pièces. La lettre le mentionne et le chef de mission vous le confirmera.
3.3.2 Informer les collaborateurs et organiser l’entreprise en vue du contrôle Il est nécessaire d’informer vos collaborateurs du contrôle et d’organiser votre entreprise afin de recevoir et gérer cette mission dans les meilleures conditions. Il est important que vous désigniez une personne qui sera l’interlocuteur unique de l’ACPR durant toute la mission de contrôle. L’interlocuteur de l’ACPR pendant la mission de contrôle Cette personne peut-être un membre de la direction ou tout autre collaborateur ayant accès à l’ensemble des informations demandées par l’ACPR. Au-delà du respect dû aux personnes qui vont venir au sein de votre entreprise pendant plusieurs jours ou dialoguer avec vous à distance, la désignation d’une personne interlocutrice de la mission de contrôle procède d’une démarche qui vous protège afin que le contrôle se déroule dans les meilleures conditions. La personne que vous allez désigner comme responsable et interlocuteur de la mission de contrôle pendant la durée du contrôle devra bien sûr être parfaitement au courant de l’état de l’entreprise en matière de conformité réglementaire. Cette personne devra être formée et préparée à l’accueil de la mission de contrôle. Il ne s’agit pas en effet de déléguer à quelqu’un une tâche aussi importante que de suivre et d’assurer la coordination et le dialogue avec la mission de contrôle en la laissant totalement livrée à elle-même, sans coordination, sans conseil. Même si la désignation d’une personne responsable facilite l’exercice de la mission de contrôle et permet aussi à l’entreprise d’avoir une personne qui centralise les informations, le dirigeant doit être proche et très impliqué et s’informer quotidiennement des évolutions du contrôle lui-même.
✍ CONSEIL La préparation initiale du démarrage du contrôle et des personnes en charge, dont l‘interlocuteur ACPR, est fondamentale. L’expérience a démontré qu’un désintérêt complet du management, une délégation aveugle à du personnel de l’entreprise non formé, livré à lui-même, pouvait avoir des conséquences particulièrement négatives sur le déroulement du contrôle. D’une part, le dialogue avec l’autorité peut être perturbé, voire se dérouler dans de mauvaises conditions, parce que la personne désignée par l’entreprise ne comprend pas
43
GUIDE_ACPR_2020.indb 43
24/11/2020 08:44
Le contrôle des distributeurs de produits d’assurances, bancaires et financiers
ou ne sait pas mener la mission de contrôle, n’ayant pas le soutien de sa direction, ni probablement les conseils nécessaires à une gestion sereine de sa propre mission. Il est très important de comprendre que dans l’esprit d’un salarié, le suivi d’un contrôle administratif quel qu’il soit, est facteur d’anxiété. C’est probablement une responsabilité lourde qui génère chez les salariés énormément de questionnements, de doutes. Il est donc nécessaire et primordial d’encadrer la personne responsable, de la rassurer, de répondre à ses questions afin que les décisions prises en matière de communication avec l’équipe de contrôle soient partagées. Il est également très important de positionner, au sein de l’entreprise, la personne responsable en sensibilisant l’intégralité des collaborateurs sur le caractère prioritaire des demandes que la personne interlocutrice de l’ACPR au sein de l’entreprise va relayer pendant la mission de contrôle. En effet, l’ACPR exige des transmissions rapides des pièces ; son contrôle étant circonscrit dans un temps précis. L’incapacité pour la personne en charge d’accéder aux documents, faute pour ses collègues de ne pas lui transmettre les pièces en temps et en heure, pourra avoir sur le déroulement du contrôle des conséquences très négatives. En conséquence, la prise en charge d’un contrôle de l’autorité, l’attention et les moyens que l’entreprise doit mettre en œuvre pour pouvoir suivre et assumer un contrôle de l’ACPR relèvent avant tout de la responsabilité des dirigeants qui doivent s’y intéresser, mobiliser l’ensemble de leur personnel et de leurs équipes tout en rassurant et réconfortant la ou les personnes responsables qui doivent être dotées de la reconnaissance et des responsabilités associées à l’exercice d’une fonction complexe et difficile.
Source ASTREE.
44
GUIDE_ACPR_2020.indb 44
24/11/2020 08:44
4
4. Adopter le comportement attendu d’un intermédiaire contrôlé La charte publiée le 14 juin 2014 exige des personnes contrôlées qu’elles « s’organisent de manière à faciliter les contrôles ». Elle détaille les diligences à accomplir.
4.1 Offrir des conditions d’installation appropriées aux contrôleurs Vous devez mettre à disposition des contrôleurs de l’ACPR une salle, fermant à clef de préférence, équipée d’un ordinateur leur permettant d’accéder à vos outils informatiques (mise à disposition d’un code invité). Cette salle leur permettra également de recevoir leurs interlocuteurs pour les interviews. Pour le moins, il est nécessaire qu’ils disposent d’un bureau afin de pouvoir travailler dans les meilleures conditions. Bien sûr, la place laissée à la mission de contrôle est adaptée à la configuration de vos locaux. Néanmoins, le retour d’expérience a malheureusement présenté des situations dans lesquelles l’arrivée de la mission de contrôle n’avait généré strictement aucune préparation particulière de la part des entreprises. Prendre le risque d’accueillir l’ACPR dans des locaux très mal rangés, sales, sans avoir préparé l’espace pour accueillir, dans des conditions cordiales, une équipe venue effectuer un travail important, ni s’inquiéter des conditions matérielles et du minimum nécessaires à l’exercice de leur contrôle manifeste, au-delà d’un manque total d’éducation, un comportement totalement irresponsable qui mettra, de façon certaine, l’équipe de contrôle dans des dispositions non conciliantes. Il faut donc sensibiliser le personnel sur une attitude respectueuse, sur le rangement de leur bureau et le nettoyage des locaux qui favoriseront une bonne impression de l’équipe de contrôle dès son arrivée. Il est, par ailleurs utile de préciser que, toute attitude excessive ou nécessairement déplacée, que ce soit pour manifester son aversion ou au contraire exprimer une séduction à l’égard de l’autorité, est également à proscrire. Le déplacement de la mission de contrôle dans vos locaux est une étape très importante du contrôle. Il faut l’aborder de façon adulte et responsable en adoptant un comporte45
GUIDE_ACPR_2020.indb 45
24/11/2020 08:44
Le contrôle des distributeurs de produits d’assurances, bancaires et financiers
ment cordial, loyal et coopératif au sens d’une démarche d’explication du fonctionnement de votre entreprise, de ses pratiques et de son organisation.
4.2 Faciliter les échanges entre les contrôleurs et les salariés Dès le premier contact téléphonique avec la mission de contrôle, le responsable de la mission de contrôle vous demandera de lui communiquer dans les plus brefs délais un organigramme nominatif et fonctionnel de votre société. C’est à partir de ce document qu’il va déterminer les salariés qu’il interrogera. Votre organigramme doit donc être précis quant aux fonctions de chacun de vos salariés. Vous pouvez également indiquer sur ce document les personnes occupant des fonctions clefs (correspondant/déclarant Tracfin, responsable du traitement des réclamations, responsable LCB-FT) et le niveau de capacité professionnelle attendu sur le poste ainsi que les liens hiérarchiques existants entre vos différents collaborateurs. Vous pourrez être amené à devoir organiser des réunions avec toutes les personnes que les contrôleurs jugeront utiles d’interroger, qu’il s’agisse de salariés ou même d’intervenants extérieurs (consultants et prestataires de services externalisés). Il est fortement conseillé de préparer ces interviews avec vos salariés. La mission de contrôle les interrogera : - sur leurs parcours professionnels et les formations suivies ; - sur les missions qui leur sont confiées au quotidien ; - sur leurs connaissances et sur la maîtrise des procédures de la société. L’expérience en la matière a mis en évidence que la préparation des salariés aux interviews de l’autorité était une démarche tout aussi fondamentale que la préparation des locaux et la préparation de l’équipe dirigeante. En effet, il a été constaté que le contrôle administratif de l’ACPR représentait pour les entreprises, encore aujourd’hui, une démarche tout à fait inconnue qui mettait les entreprises d’intermédiation dans des situations qu’elles n’avaient jamais vécues auparavant. L’exigence de pédagogie, de formation et de préparation est donc très élevée. Il est indispensable de réunir : - pour les petites entreprises, tout le personnel ; - pour les entreprises plus importantes, les équipes dirigeantes concernées par le contrôle, afin d’échanger, de préparer les pièces et les réponses concernant l’organisation, de rassurer et d’organiser la venue de la mission de contrôle pendant les quelques jours durant lesquels va se dérouler le contrôle sur place.
46
GUIDE_ACPR_2020.indb 46
24/11/2020 08:44
2022 Guide pratique 2021
Avocate depuis 1990, associée fondatrice d’Astrée Avocats, son activité de conseil et de défense est dédiée au secteur de la distribution de produits d’assurances, bancaires et financiers. Avec la création en 2008 de son « classeur » aujourd’hui devenu un assistant réglementaire numérique, Astrée a été précurseur d’une méthodologie d’assistance des distributeurs au contrôle des autorités et à la mise en conformité des entreprises du secteur.
Pamela Gouraud
Avocate depuis 2016, manager au sein d’Astrée Avocats, elle a auparavant exercé les fonctions de juriste au sein de divers organismes d’assurances et autorités de contrôle.
L’autorité de contrôle prudentiel et de résolution (ACPR), l’autorité des marchés financiers (AMF), la commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), l’agence française anticorruption (AFA) sont des organismes de supervision et de contrôle de l’activité en France de l’assurance, de la banque et plus généralement du secteur financier. Devenues omniprésentes et dotées de larges pouvoirs, ces autorités administratives réalisent chaque année de nombreux contrôles au sein des entreprises du secteur de la distribution. Or, pour beaucoup d’entre elles, quelle que soit leur taille, la perspective d’un contrôle demeure un facteur de stress et une démarche non maîtrisée. Cet ouvrage permet à l’ensemble des distributeurs de produits d’assurance, bancaires et financiers, en ce compris les distributeurs non intermédiés que sont les organismes d’assurances et les bancassureurs, de maîtriser leurs obligations en termes d’organisation et de mise en conformité, et de mieux comprendre les règles de fonctionnement de ces autorités et leur démarche de contrôle. Notification du contrôle, préparation des pièces, contrôle sur place, contrôle sur pièces, entretien à but informatif ou d’échange, élaboration du rapport, lettre de suite, procédures de sanctions… Toutes les étapes sont détaillées chronologiquement pour accompagner la personne contrôlée à travers l’ensemble de son organisation (équipe dirigeante, collaborateurs, relations clients et partenaires), tout au long de la procédure. Doté de multiples exemples et de conseils issus de l’expérience de professionnels spécialisés, cet ouvrage pragmatique deviendra vite un outil indispensable permettant à tous de préparer sereinement le contrôle des autorités administratives dans les meilleures conditions.
ISBN 978-2-35474-377-2
9 782354 743772
COUV_GUIDE_DISTRIBUTEURSv2.indd 1
Guide pratique 2022 2021
Le contrôle des distributeurs de produits d’assurances, bancaires et financiers ACPR - AMF - CNIL - AFA
Isabelle Monin Lafin Pamela Gouraud
ÉDITIONS
Isabelle Monin Lafin
Photos auteurs Studio Falour. Photos première de couverture Fotolia.
Le contrôle des distributeurs de produits d’assurances, bancaires et financiers
Le contrôle des distributeurs de produits d’assurances, bancaires et financiers
2022 2021
ÉDITIONS
24/11/2020 15:53