Cartera Logic Class by Infordisa

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Índice del Manual INTRODUCCIÓN: CONCEPTOS TEÓRICOS DE CARTERA ..................................................... 3 1. DEFINICIÓN Y OBJETIVO DE LA CARTERA DE EFECTOS ................................................. 3 2. LOS VENCIMIENTOS .......................................................................................................... 3 2.1.- Concepto ...................................................................................................................... 3 2.2.- Origen ........................................................................................................................... 4 3. LAS ENTIDADES BANCARIAS ............................................................................................ 5 3.1.- En qué situaciones intervienen .................................................................................... 5 3.2.- Acuerdos comerciales (Intereses, costes por comisiones, gastos de remesa, gastos de impagado…) .................................................................................................................... 6 4. TIPOS DE EFECTO .............................................................................................................. 8 4.1.- Definición ...................................................................................................................... 8 4.2.- Formas de cobro y de pago ......................................................................................... 8 5. GESTIÓN DE COBROS ..................................................................................................... 11 5.1.- Cobros “Directos” ....................................................................................................... 11 5.2.- Gestión de remesas de cobro .................................................................................... 13 5.3.- Remesa al descuento ................................................................................................. 15 5.4.- Ficheros Normas C.S.B. ............................................................................................. 17 6. GESTIÓN DE PAGOS ........................................................................................................ 26 6.1.- Pagos “directos” ......................................................................................................... 26 7. GESTIÓN DE IMPAGADOS ............................................................................................... 28 7.1.- Concepto de Impagado .............................................................................................. 28 7.2.- ¿Cómo debemos proceder? ....................................................................................... 28 7.3.- Posibilidades de cobro de un impagado .................................................................... 30 7.4.- De Impagados a incobrables ...................................................................................... 31 8. RECLAMACIÓN DE EFECTOS.......................................................................................... 32 9. CONTROL DE PREVISIONES ........................................................................................... 34 10. CONTROL DEL RIESGO ................................................................................................. 35 10.1.- Riesgo bancario........................................................................................................ 35 10.2.- Riesgo de clientes .................................................................................................... 36 DESCRIPCIÓN FUNCIONAL DE LA APLICACIÓN E INTERACCIÓN CON OTRAS APLICACIONES LOGIC CLASS ................................................................................................. 38 1. ¿QUÉ NOS PERMITE HACER CARTERA LOGIC CLASS? ............................................. 38 2. ¿CON QUÉ APLICACIONES INTERACCIONA? ............................................................... 38 3. GENERACIÓN DE EFECTOS DESDE OTROS MÓDULOS ............................................. 40 3.1.- Desde Gestión Logic Class ........................................................................................ 40 3.2.- Desde Contabilidad Logic Class ................................................................................ 49 ¿CÓMO DEBEMOS EMPEZAR A TRABAJAR CON CARTERA LOGIC CLASS? .................... 53 CREACIÓN Y DEFINICIÓN DE EMPRESAS ............................................................................. 54 1. CREACIÓN DE EMPRESAS .............................................................................................. 54 2. CAMBIO DE EMPRESA Y EJERCICIO.............................................................................. 65 3. DEFINICIÓN DEL ASISTENTE DE CONFIGURACIÓN .................................................... 67 3.1.- Impagados .................................................................................................................. 68 3.2.- Contabilizar con divisas .............................................................................................. 69 3.3.- Personalizar ................................................................................................................ 70 3.4.- Guías de contabilización ............................................................................................ 72 DEFINICIÓN DE LA CARTERA DE EFECTOS .......................................................................... 82

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1. MANTENIMIENTOS GENERALES .................................................................................... 82 1.1.- Bancos ........................................................................................................................ 82 1.2.- Condiciones de pago .................................................................................................. 84 1.3.- Oficinas bancarias ...................................................................................................... 86 1.4.- Tipos de efectos ......................................................................................................... 87 2. DATOS MAESTROS .......................................................................................................... 91 2.1.- Clientes ....................................................................................................................... 91 2.2.- Proveedores ............................................................................................................... 93 2.3.- Cuentas bancarias...................................................................................................... 96 2.4.- Valor de timbres de letras ........................................................................................ 104 2.5.- Cobradores ............................................................................................................... 105 3. GESTIÓN DE LA CARTERA ............................................................................................ 107 3.1.- Utilidad y uso del mantenimiento ............................................................................. 107 3.2.- Descripción y consultas asociadas .......................................................................... 110 3.3.- División de efectos ................................................................................................... 120 3.4.- Agrupación de efectos .............................................................................................. 124 3.5.- Efectos por cliente .................................................................................................... 129 3.6.- Efectos por proveedor .............................................................................................. 133 3.7.- Histórico de efectos .................................................................................................. 136 3.8.- Contabilizaciones en diferido ................................................................................... 139 3.9.- Listados .................................................................................................................... 145 PROCESOS DE TRABAJO ...................................................................................................... 147 1. GESTIÓN DE REMESAS DE CLIENTES ........................................................................ 147 1.1.- Gestión de remesas cobro ....................................................................................... 148 1.2.- Gestión de remesas al descuento ............................................................................ 159 1.3.- Generación de ficheros Norma CSB ........................................................................ 164 1.4.- Gestión de remesas por cobrador ............................................................................ 181 2. GESTIÓN DE REMESAS DE PROVEEDORES .............................................................. 186 3. GESTIÓN DE TALONES .................................................................................................. 193 3.1.- Talones de proveedores ........................................................................................... 193 3.2.- Talones de clientes................................................................................................... 200 4. GESTIÓN DE COBROS ................................................................................................... 207 5. GESTIÓN DE PAGOS ...................................................................................................... 211 6. GESTION DE CANCELACIONES DE RIESGO ............................................................... 215 7. GESTIÓN DE IMPAGADOS ............................................................................................. 220 8. GESTIÓN DE RECLAMADOS .......................................................................................... 232 9. GESTIÓN DE CONSOLIDACIONES ................................................................................ 237 10. GESTIÓN DE COBROS (INGRESOS / RENEGOCIADO) ............................................ 242 10.1.- Gestión de ingresos................................................................................................ 243 10.2.- Renegociado de efectos ......................................................................................... 249 11. RETROCESO DE REGISTROS PROCESADOS DESDE CARTERA........................... 255 11.1.- Retroceso de remesas de clientes y de proveedores ............................................ 255 11.2.- Retroceso de Talones de clientes y de proveedores ............................................. 258 11.3.- Retroceso de cobros, pagos y cancelaciones de riesgo ........................................ 258 11.4.- Retroceso de Impagados y reclamados ................................................................. 259

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INTRODUCCIÓN: CONCEPTOS TEÓRICOS DE CARTERA 1. DEFINICIÓN Y OBJETIVO DE LA CARTERA DE EFECTOS

La cartera de efectos pretende gestionar y controlar los procesos de cobro y pago derivados del proceso de compraventa. En función del momento de pago, se puede distinguir entre: •

Pago al contado:

El pago se efectúa en el momento de recibir los bienes o servicios comprados en un breve período de tiempo. •

Pago aplazado o a crédito:

El pago se efectúa con posterioridad a la entrega. Dependiendo de la duración del aplazamiento, los créditos serán: o o

A corto plazo: cuando el tiempo aplazado es como máximo un año. A largo plazo: cuando el tiempo aplazado es superior a un año.

2. LOS VENCIMIENTOS

2.1.- Concepto Vencer es cumplir un término o plazo marcado en una operación, obligación, documento, etc... Un vencimiento es una fecha en la que cesa o cumple un compromiso, un plazo, una deuda o una obligación. Un efecto comercial es un documento de crédito en el que se recoge una obligación de pago derivada de una operación comercial.

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El vencimiento, que es la fecha en que se ha de efectuarse el pago del efecto puede ser: • A fecha fija. • A la vista (en el momento de la presentación). • A uno o varios plazos contado desde la fecha de emisión de una factura.

2.2.- Origen Los vencimientos derivan de las condiciones de cobro o pago definidas a quien se cobra o a quien se debe pagar. Estas condiciones determinarán si los cobros o los pagos se deberán efectuar en uno o varios plazos, cada cuantos días se deben efectuar, los días en los cuales se debe cobrar o pagar y

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posibles condiciones especiales (si se debe cobrar o pagar en festivos o no y/o si se gestionarán cobros o pagos en época de vacaciones o no).

3. LAS ENTIDADES BANCARIAS

3.1.- En qué situaciones intervienen Los bancos no deben tomarse únicamente como entidades que sólo suministran a la empresa de financiación, sino que cubren todas sus necesidades bancarias generales. El banco, por lo tanto, es proveedor de: • Financiación de Necesidades / Inversión de Monetarios. • Medios de Pago / Cobro. • Servicios de Pago / Cobro. • Servicios Internacionales de Pago / Cobro. • Garantías Financieras en Operaciones Comerciales. • Acceso a Mercados (Bolsa, Divisas, etc.). • Proveedor de Información / Asesor Financiero.

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Excedentes

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3.2.- Acuerdos comerciales (Intereses, costes por comisiones, gastos de remesa, gastos de impagadoโ ฆ) En la relaciรณn con las entidades bancarias, lo รณptimo es negociar de forma global un paquete completo de prestaciones y servicios y establecer รกreas prioritarias de mejora a conseguir en cada reuniรณn con los bancos. De esta manera se podrรก ir consolidando poco a poco esos objetivos, dรกndoles un adecuado seguimiento para verificar que lo negociado se cumple. Una buena estrategia es tratar de reducir los ingresos de terceros, es decir, tratar de evitar gastos derivados de intervenciones de pรณlizas, tasadores, asesores externos, timbres, etc., ya que el banco no pierde nada con ello y a la vez la empresa estรก ganando. Es recomendable formalizar y documentar por escrito lo mรกximo posible los acuerdos a los que han llegado ambas partes, para que exista constancia de lo negociado. Si la empresa necesita un determinado nivel de financiaciรณn lo รณptimo es que lo formalice contractualmente, no solo documentalmente, para garantizar su disponibilidad y dar plena cobertura a sus necesidades bรกsicas.

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Cuando una entidad bancaria gestiona los pagos o cobros para las empresas, supone una serie de gastos derivados de los acuerdos y negociaciones a los cuales hemos hecho referencia anteriormente con relación a las prestaciones y servicios que éste va a facilitar. Podemos encontrarnos con:

•

Intereses por descuentos de efectos: Intereses que cobra el banco cuando éste anticipa el valor nominal de los efectos (paga por anticipado el valor de los efectos a la espera de que cobremos por parte del cliente).

•

Otros gastos financieros: que recoge, entre otros, las comisiones bancarias dispuestas a tal efecto por el banco para las operaciones que pueda generar en relación a la gestión de cobros o pagos, los gastos derivados de la compras del impreso de los efectos o las letras o bien los gastos derivados de la gestión de impagados.

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4. TIPOS DE EFECTO

4.1.- Definición Un tipo de efecto es una forma de cobro o pago. El cobro y el pago de las mercancías o la prestación de servicios, bien al contado o aplazado, conlleva el movimiento de una serie de documentos, de los cuales hablaremos a continuación.

4.2.- Formas de cobro y de pago •

Modalidades de cobro o pago al contado:

Dinero en efectivo (Recibo): Documento que emite la persona que cobra una cantidad y que entrega al que paga como justificante de que se ha recibido una determinada suma de dinero. Recibo normalizado: Se utiliza para los trámites de cobro cuando el pago se realiza a través de la domiciliación en una cuenta bancaria; los bancos y entidades de crédito gestionan su cobro.

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Cheque o Talón: Es un documento que contiene una orden de pago de una cantidad determinada de dinero dirigida a un banco o entidad de crédito donde el emisor del cheque tiene fondos disponibles. Hay varias formas de emitir un cheque: Cheque al portador: lleva inscrito esta indicación y se pagará a la persona que lo presente al cobro. Cheque nominativo: se pagará a la persona que aparezca escrita como beneficiario. Cheque a la orden: se extiende para que pueda transmitirse por endoso (pueda ser transmitido a otra persona). Cheque no a la orden: este cheque no se puede transmitir por endoso (no puede transmitirse a otra persona). Cheque cruzado: está atravesado por dos líneas paralelas y diagonales que indican que sólo se puede cobrar mediante abono en la cuenta corriente del tomador (persona distinta de la persona que emite el cheque que transmite el cheque a otra persona). Cheque conformado: es aquel en el que el banco manifiesta que todos los datos reseñados son conformes y garantiza que tiene fondos al bloquear en la cuenta corriente la cantidad que figura en el cheque. Cheque bancario: lo extiende el banco donde una persona tiene depositados fondos. El banco retira de la cuenta el dinero, cobra una comisión y garantiza el pago. Cartas de Pago: Las cartas de Pago son un formato de cheque en la cual aparece una carta dirigida al proveedor o acreedor en la que se detallan los efectos a pagar y adjunto a la misma hoja el talón o cheque correspondiente. Transferencia bancaria: La transferencia bancaria es la orden de un cliente a su entidad bancaria para que traslade una cantidad determinada de los fondos de su cuenta a otra cuenta de la misma o de distinta entidad. Tarjetas de crédito: Las tarjetas de crédito son un documento que permite a su titular adquirir bienes y servicios sin efectuar su pago inmediato. Tarjetas comerciales: Son tarjetas emitidas por entidades comerciales (El Corte Inglés, Carrefour, Eroski, etc...) son gratuitas, tanto en su emisión como su renovación y mantenimiento. Únicamente pueden ser utilizadas en el establecimiento que las expiden.

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•

Modalidades de cobro o pago aplazado o a crédito:

Giro Bancario: El giro implica la presentación de letras de cambio en una entidad bancaria para la gestión de un cobro. Letra de cambio: La letra de cambio es un documento expedido por una persona física o jurídica, llamado librador, ordenando a otra persona, denominada librado, que en la fecha indicada pague cierta cantidad de dinero a otra persona denominada tomador. Esta forma de pago depende de una aceptación o compromiso del librado de que la letra va a ser pagada. La letra de cambio tiene que extenderse en un papel timbrado, es decir, se paga un impuesto según la cuantía del importe de la letra. Pagaré: El pagaré es un documento por el que se obliga a pagar al tenedor o a su orden una determinada cantidad en una fecha o lugar determinados. El pagaré se basa en una promesa de paga hecha por el firmante, que se obliga directamente. •

Otras formas de cobro y pago:

Factoring: El Factoring es un producto financiero dirigido a aquellas empresas que venden a crédito a sus compradores. Es un contrato mediante el cual una empresa vende su cartera de créditos a una entidad especializada (podría ser una entidad bancaria), que percibe una retribución por tal actividad. Las “líneas de crédito” son contratos por los cuales una entidad financiera pone a disposición de un cliente que lo pide, una cantidad de dinero fijada por un límite, durante un tiempo determinado y a un coste establecido. La línea de crédito se concede, normalmente, por un plazo no superior a un año. Ello quiere decir que una vez ha finalizado el plazo el cliente ha de devolver en su totalidad, el crédito utilizado y cancelar la línea de crédito. Las líneas de crédito en la práctica se convierten en préstamos a corto plazo. No obstante, aplicado también a la práctica se suelen renovar e incluso ampliar. El servicio de Factoring se materializa cuando la empresa vendedora cede sus créditos comerciales a la entidad especializada (puede ser una entidad bancaria) para que sean administradas y financiadas sus ventas tanto en el mercado nacional como en el extranjero.

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Confirming: Confirming es un sistema integral de pagos diseñado para proporcionar un conjunto de servicios administrativos y financieros a Empresas e Instituciones y al conjunto de sus proveedores. A través de Confirming se evita que tenga que coincidir la fecha en la que el proveedor percibe el pago de sus ventas con el momento en que el cliente efectúa el correspondiente desembolso. De esta forma, Confirming permite flexibilizar los flujos de entradas y salidas de fondos tanto al cliente como a sus proveedores, al margen de los acuerdos alcanzados en su operación de compra-venta.

5. GESTIÓN DE COBROS

5.1.- Cobros “Directos” •

Implicaciones administrativas y contables:

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Hablamos de “cobros directos” cuando para el pago, el cliente al cual se le cobra se encarga de toda la gestión del mismo. Los cobros directos tienen, por lo tanto, total relación con las formas de cobro al contado de las cuales hemos hablado previamente. Pueden, por tanto, considerarse formas de “cobro directo”: • • •

Pagos en efectivo. Entrega por parte del pagador de un cheque o talón. Gestión de una transferencia bancaria de un importe a nuestra cuenta por parte del cliente. Pago con tarjeta de crédito.

•

Esta gestión de cobro se podría aplicar tanto para cobros al contado (de todo el importe de una factura) como para cobros a plazos. Las implicaciones administrativas de la gestión de cobros “directos” o al contado son las inherentes a la forma de cobro utilizada por el cliente. Si por ejemplo, el cliente nos paga en efectivo, le adjuntaremos el correspondiente recibo. Si recibimos un cheque, nos encargaremos de irlo a cobrar a la entidad bancaria correspondiente, etc... (ver el apartado que hace referencias a las modalidades de cobro y pago al contado). Para aquellas empresas que deban presentar contabilidad, un cobro debe ser anotado en la misma obligatoriamente. Para ello tenemos varias posibilidades (presentamos un par de ejemplos típicos): •

Cobros al contado:

Imaginemos que emitimos una factura por un valor de 200 € que el cliente nos paga al contado. Una vez contabilizada la factura de 200 €, anotaríamos el apunte del cobro de la siguiente manera: DEBE 5700000 (Caja)

HABER 4300000 (Cliente)

•

IMPORTE 200 200

Cobros mediante entidad bancaria:

Imaginemos que en esta ocasión emitimos una factura de 300 € que nuestro cliente pagará en 3 plazos mediante una transferencia que él mismo realizará a nuestra cuenta bancaria. Una vez contabilizada la factura (cuando se haya emitido), anotaremos los apuntes de cobro cada vez que el cliente pague cada uno de los plazos, tal y como se detalla a continuación: DEBE 57200000 (Banco)

HABER 4300000 (Cliente)

IMPORTE 100 100

Se generarán, por lo tanto 3 asientos de cobro en su debido momento.

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5.2.- Gestión de remesas de cobro •

Concepto de remesa:

Una remesa es el envío de una cosa de un lugar a otro. En cartera se trata del envío de fondos, valores o documentos. Una remesa de efectos es un conjunto de letras o de efectos presentados a un banco por el cliente para su negociación. Detallando algo más, podemos definir una remesa como una relación de efectos comerciales, en donde se detallan los nombres de las personas o entidades a cuyo cargo son librados los efectos (quién debe pagar los efectos), la plaza sobre la que se libra el vencimiento de cada uno de ellos (localidad donde el cliente debe pagar los efectos) y el importe nominal de los mismos (qué importe se debe pagar), además de otros detalles, como la afiliación de la persona o entidad libradora, fecha de negociaciones, etc. Los efectos son cedidos por la empresa que debe cobrar a una entidad bancaria para que gestione el cobro de los mismos.

•

Remesa al Cobro:

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Concepto: Las Remesas al Cobro son una relación de efectos comerciales que se hacen llegar a una Entidad Bancaria para que gestione los cobros correspondientes. Implicaciones Administrativas y contables: A nivel administrativo, la empresa que debe cobrar debe comunicar a la entidad bancaria qué relación de efectos concretos incluidos en la remesa son los que debe gestionar. Esta comunicación es posible realizarla y formalizarla mediante dos posibles vías: •

Haciendo llegar a la entidad bancaria la relación de efectos que se deben gestionar en papel comercial (tipo de efecto o forma de pago normalizada para este tipo de remesa).

•

Haciendo llegar a la entidad bancaria la relación de efectos de la remesa, utilizando un fichero o archivo informático que contendrá toda la información necesaria para poder gestionar el cobro. En ocasiones, acompañando a este fichero, se deberá presentar la relación de los efectos de la remesa en un listado. Estos ficheros deben cumplir unos parámetros estándar dictaminados por el El Consejo Superior Bancario/Asociación Española de Banca Privada (por ello reciben el nombre de “ficheros norma CSB”). Más adelante entraremos a explicar al detalle en qué consisten estos ficheros.

Para aquellas empresas que deban presentar contabilidad, una remesa al cobro y el posterior pago por parte del cliente, deben ser anotados en la misma obligatoriamente. Presentamos un ejemplo típico para contabilizar estas operaciones: Imaginemos que debemos remesar al cobro un efecto de una factura de un cliente de 100 €: Inicialmente debemos contabilizar el hecho de que llevamos a gestionar el cobro de los efectos de la remesa: DEBE HABER 4312000 (Clientes, efectos comerciales a cobrar) 4300000 (Cliente)

MPORTE 100 100

Cuando el cliente haya pagado la deuda, procederemos a contabilizar la operación de la siguiente manera: DEBE 5720000 (Entidad Bancaria del cliente)

HABER

IMPORTE 100 4312000 (Clientes, efectos comerciales a cobrar) 100

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5.3.- Remesa al descuento En una remesa al descuento la empresa entrega los efectos a pagar por sus clientes al banco, y éste anticipa el valor actual de los efectos entregados, además de descontarle al valor nominal de los efectos, una cantidad determinada en concepto de intereses y comisiones pactadas. Para la realización de las remesas al descuento, las entidades bancarias dotan a la empresa de las llamadas “Líneas de descuento”. Estas líneas de descuento controlan si las empresas están cobrando los efectos a sus clientes. En el supuesto caso de no cobrar (sistemáticamente) utilizando ese banco, la línea de descuento se iría agotando, y si se agotase, la entidad bancaria no permitiría a la empresa gestionar con ellos ninguna remesa hasta que la línea deje de estar agotada, es decir, que los clientes paguen sus deudas. Las líneas de descuento se otorgan por una cantidad máxima y por un período de tiempo. Después de este período se puede revisar o cancelar la línea.

Implicaciones Administrativas y contables: A nivel administrativo, la empresa que debe cobrar debe comunicar a la entidad bancaria qué relación de efectos concretos incluidos en la remesa son los que debe gestionar y por lo tanto

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qué importes deberá anticipar. Esta comunicación es posible realizarla y formalizarla mediante dos posibles vías: •

Haciendo llegar a la entidad bancaria la relación de efectos que se deben gestionar en papel comercial (tipo de efecto o forma de pago normalizada para este tipo de remesa).

•

Haciendo llegar a la entidad bancaria la relación de efectos de la remesa, utilizando un fichero o archivo informático que contendrá toda la información necesaria para poder gestionar el cobro. En ocasiones, acompañado a este fichero, se deberá presentar la relación de los efectos de la remesa en un listado. Estos ficheros deben cumplir unos parámetros estándar dictaminados por el El Consejo Superior Bancario/Asociación Española de Banca Privada (por ello reciben el nombre de “ficheros norma CSB”, que se explicarán más adelante).

Para aquellas empresas que deban presentar contabilidad, una remesa al descuento debe ser anotada en la misma obligatoriamente. Presentamos un ejemplo típico para contabilizar estas operaciones: Imaginemos que debemos remesar al descuento un efecto de una factura de un cliente de 500 €, el banco anticipa el importe y nos cobra 12 € en concepto de intereses. Debemos contabilizar el hecho de que llevamos a gestionar el cobro de los efectos de la remesa al descuento, incluyendo el importe del interés cobrado:

DEBE HABER 4312000 (Efectos com. en gestión de cobro)

IMPORTE 500

4300000 (Cliente)

500

4312000 (Efectos com. en gestión de cobro)

500

4311000 (Efectos comerciales descontados)

500

5720000 (Banco) 6650000 (Inter. Por dto. de efect.)

488 12 5208000 (Deuda de ef. descontados)

500

La Cancelación del Riesgo. La cancelación de riesgo se debe efectuar cuando el cliente paga un efecto remesado al descuento. Vendría a ser el cobro de los efectos incluidos en una remesa al descuento. Esta operación afecta a los saldos contables, puesto que la deuda implícita en la remesa queda cancelada. Concretamente, queda saldado el anticipo del banco (ya que, recordemos, él mismo anticipa el importe del efecto en este tipo de remesas).

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Para aquellas empresas que deban presentar contabilidad, las cancelaciones de riesgo de las remesas al descuento deben ser anotadas obligatoriamente. Presentamos un ejemplo típico para contabilizar estas operaciones: Imaginemos que el efecto de la remesa al descuento que hemos propuesto anteriormente ya ha sido pagado por el cliente. Deberíamos, por tanto, generar el siguiente apunte contable:

DEBE 5208000 (Deuda de ef. descontados)

HABER

4311000 (Efectos comerciales descontados)

IMPORTE 500

500

5.4.- Ficheros Normas C.S.B. •

Concepto:

Los ficheros Norma C.S.B. (Consejo Superior Bancario) son unos formatos estándar, comunes y normalizados que servirán para poder presentar a entidades bancarias la relación de efectos a pagar o cobrar que se incluyen dentro de las remesas. Estos ficheros, por tanto, servirán para comunicar a las entidades bancarias qué remesas deben ser gestionadas bajo qué proceso específico (ya que existen distintos tipos de normas estandarizadas). Para hacer llegar estos ficheros existe la posibilidad de entregar directamente un soporte magnético al banco (disquete, CD, cinta...) donde estará grabado el archivo o bien realizar el envío del mismo utilizando el software propio de cada Entidad Bancaria que permite la importación, envío y recepción por la red, de la información incluida en el archivo.

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•

Existen varios tipos de Normas Bancarias:

Normas que permiten la gestión de cobros a clientes:

Norma 19. Adeudos por domiciliaciones en soporte magnético. Este fichero permite la gestión del cobro mediante domiciliación bancaria. Se caracteriza por contener domiciliaciones de distintas entidades, de uno o varios clientes ordenantes, así como de cualquiera de los dos procedimientos de realización de adeudos descritos, o de los dos a la vez. “Un adeudo” es: deuda por la generación de la domiciliación. Cantidad que se ha de pagar por concepto de contribuciones, impuestos o derechos. “El cliente ordenante” es el que emite la remesa y en nombre del cual se adeudan las domiciliaciones.

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Campo

Descripción

Fecha cargo: Fecha a partir de la que la entidad domiciliataria debe efectuar los adeudos en las cuentas de sus clientes. Sufijo: Número de 3 cifras (rango 0-999) a usar en las siguientes situaciones: NOTA: El NIF es el mismo, pero el sufijo será diferente. Por lo tanto, la identificación del cliente ordenante, a todos los efectos, será siempre de acuerdo con el conjunto NIF-Sufijo. • Cuando el cliente ordenante desee distinguir sus tipos de facturación. • Para identificar los centros emisores de soportes de facturación que pueda tener una compañía (delegaciones). • Cuando el cliente distribuye su facturación entre varias entidades receptoras y los soportes contienen domiciliaciones para terceras, se asigna un sufijo distinto para cada receptora.

Norma 32. Remesas de efectos en soportes magnéticos de clientes a bancos.

El Sistema se basa en la utilización de un fichero conteniendo los datos referentes a los efectos que entreguen los cedentes a la Entidad tomadora. El “cedente” es la empresa que presenta el soporte. La “Entidad tomadora” es la Entidad Bancaria.

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Si los documentos son letras de cambio o pagarés, éstos deberán acompañar siempre al fichero. Si los documentos son recibos, se establece la posibilidad de adjuntarlos o no. En caso de que no se envíen los recibos, será la Entidad tomadora (bancaria) la encargada de la emisión de los mismos, pudiendo emitirse también, en su momento, documentos acreditativos de pago.

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Campo

Descripción

Fecha confección: Fecha que debe coincidir con la fecha de envío de la etiqueta de identificación del disquete.

Sufijo: Número de 3 cifras (rango 0-999) a usar en las siguientes situaciones: NOTA. El NIF es el mismo, pero el sufijo será diferente. Por lo tanto, la identificación del cliente ordenante, a todos los efectos, será siempre de acuerdo con el conjunto NIF-Sufijo. • Cuando el cliente ordenante desee distinguir sus tipos de facturación. • Para identificar los centros emisores de soportes de facturación que pueda tener una compañía (delegaciones). • Cuando el cliente distribuye su facturación entre varias entidades receptoras y los soportes contienen domiciliaciones para terceras, se asigna un sufijo distinto para cada receptora. INE ordenante: Número de la provincia de la plaza de libramiento. El código de la plaza de libramiento lo asigna el INE (Instituto Nacional Estadística). Se entregan efectos: Indica si se entregan efectos físicos (papel) al banco. Código cedente: Código identificativo del cedente. Este código puede ser el NIF del cedente o el código de cliente que el banco asigna al cedente (consultar con la entidad bancaria).

Norma 58. Créditos comunicados en soporte magnético para anticipo y gestión de cobro.

Esta norma se basa en una anticipación de créditos legítimos ostentados por el cliente ordenante (empresa que presenta el soporte) frente a sus deudores (clientes), por operaciones especificas de su actividad comercial o empresarial. El importe de estos créditos será anticipado por la Entidad /es de Crédito o Entidades Bancarias, al cliente ordenante. La Entidad no asumirá la plena garantía del cobro ni, por tanto, la responsabilidad por los impagados que se produzcan. El cliente ordenante no podrá realizar cobros a sus deudores, que correspondan a créditos ya comunicados a la Entidad Bancaria, salvo que por alguna causa le hubiesen sido adeudados y puestos a su disposición por la misma. (La empresa no podrá cobrar a parte a sus clientes si el banco dio el anticipo del efecto)

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Normas que permiten la gestión de pagos a proveedores:

Norma 34. Órdenes en soporte magnético para emisión de transferencias y cheques por pago de nóminas y pensiones u otros conceptos. Norma 34 de pagos mediante cheques (cheque bancario, cheque Cliente / Ordenante, Pagaré Cliente / Ordenante). Este servicio consiste, esencialmente, en canalizar periódicamente los pagos líquidos masivos que en concepto de abono de nóminas y pensiones efectúan las Empresas y Organismos a sus trabajadores o pensionistas y, en general, cualquier tipo de órdenes de abono por otros conceptos. Para cursar a las Entidades de Crédito órdenes de pago por cualquier otro concepto que no sea el pago de nóminas o pensiones, siempre que se trate de volúmenes considerables de operaciones, se podrá optar también por la modalidad de transferencia o cheque bancario.

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Campo

Descripción

Fecha envío: Fecha que tiene que coincidir con la fecha de envío de la etiqueta de identificación del disquete. Domicilio ordenante y Plaza ordenante: Domicilio y población de la empresa que genera la norma (ordenante).

Norma 68 Pagos Domiciliados en soporte magnético: Mediante este servicio, las Entidades de Crédito ofrecen a sus clientes la gestión, el aviso y posterior abono de sus pagos a terceros, enviando al beneficiario el documento de “pago domiciliado” mediante carta, con detalle de cada una de las facturas.

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Elemento

Descripción

Fecha confección: Fecha de confección de la norma bancaria. Sufijo: Número de 3 cifras (rango 0-999) a usar en las siguientes situaciones: NOTA. El NIF es el mismo, pero el sufijo será diferente. Por lo tanto, la identificación del cliente ordenante, a todos los efectos, será siempre de acuerdo con el conjunto NIF-Sufijo. • Cuando el cliente ordenante desee distinguir sus tipos de facturación. • Para identificar los centros emisores de soportes de facturación que pueda tener una compañía (delegaciones). • Cuando el cliente distribuye su facturación entre varias entidades receptoras y los soportes contienen domiciliaciones para terceras, se asigna un sufijo distinto para cada receptora. Numerar pagos por remesa: Si activa la casilla de verificación y al generar la norma bancaria se seleccionan varias remesas de pagos, no se agrupan por proveedor en el mismo pago efectos de diferentes remesas. Último nº pago: Numerador que identifica los pagos generados (se gestiona automáticamente) Rotura del pago por: Permite agrupar las órdenes de pago por proveedor o proveedor / vencimiento. Fecha del pago: Permite asignar la fecha del pago: • Último vencimiento. Mayor fecha de vencimiento de los efectos que constituyen el pago. • Primer vencimiento. Menor fecha de vencimiento de los efectos que constituyen el pago. • Fecha pago. Informada en el campo Fecha del pago.

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6. GESTIÓN DE PAGOS

6.1.- Pagos “directos”

•

Implicaciones administrativas y contables:

Hablamos de pagos “directos” cuando para los mismos, la entidad pagadora (la empresa) se encarga de toda su gestión. Los pagos directos tienen, por lo tanto, total relación con las formas de pago al contado de las cuales hemos hablado previamente. Pueden, por tanto, considerarse formas de pago “directo”: • • • •

Pagos en efectivo. Entrega por parte del pagador de un cheque o talón a un proveedor o acreedor. Realización de una transferencia bancaria de un importe a la cuenta del proveedor o acreedor (generada directamente por la empresa). Pago con tarjeta de crédito.

Esta gestión de pagos se podría aplicar tanto para pagos al contado (de todo el importe de una factura) como para pagos a plazos.

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Las implicaciones administrativas de la gestión de pagos “directos” o al contado son las inherentes a la forma de pago utilizada por la empresa. Si por ejemplo, pagamos en efectivo reclamaremos el correspondiente recibo. Para aquellas empresas que deban presentar contabilidad, un pago debe ser anotado en la misma obligatoriamente. Para ello tenemos varias posibilidades (presentamos un par de ejemplos típicos): •

Pagos al contado:

Imaginemos que recibimos una factura por un valor de 200 € que pagamos al proveedor al contado. Una vez contabilizada la factura de 200 €, a continuación anotaríamos el apunte del pago de la siguiente manera: DEBE 4000000 (Proveedor)

HABER 5700000 (Caja)

•

IMPORTE 200 200

Pagos mediante entidad bancaria:

Imaginemos que en esta ocasión recibimos una factura de 300 € que pagaremos en 3 plazos mediante una transferencia que nosotros mismos realizaremos a la cuenta de nuestro proveedor. Una vez contabilizada la factura (cuando se haya recibido), anotaremos los apuntes de pago cada vez que generemos los pagos de cada uno de los plazos, tal y como se detalla a continuación: DEBE 4000000 (Proveedor)

HABER 5720000 (Banco)

IMPORTE 100 100

(Se generarán por lo tanto, 3 asientos de cobro en su debido momento y por el mismo importe).

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7. GESTIÓN DE IMPAGADOS

7.1.- Concepto de Impagado Un impagado es la deuda de un cliente que no es atendida a su vencimiento, en principio por problemas puntuales. En el caso de que el cliente no pague un efecto remesado será el banco quien comunique el impago del mismo.

7.2.- ¿Cómo debemos proceder? •

Implicaciones administrativas y contables:

Para poder reclamarle el impagado al cliente se pueden emplear varios procedimientos:

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•

Cartas: Las cartas de cobro son el primer paso en el proceso de cobros de cuentas vencidas.

•

Llamadas telefónicas: Si las cartas son inútiles, el gerente de créditos de la empresa puede llamar al cliente y exigirle el pago inmediato. Si el cliente tiene una excusa razonable, se pueden hacer arreglos para prorrogar el periodo de pago.

•

Utilización de agencias de cobros: Una empresa puede entregar las cuentas incobrables a una agencia de cobros o a un abogado para que las haga efectivas. Normalmente los honorarios para esta clase de gestión de cobro son bastante altos y puede ser posible que se reciba un porcentaje mucho menor del que esperaba recibir.

•

Procedimiento legal: Este es el paso más estricto en el proceso de cobro. Es una alternativa que utiliza la agencia de cobros. El procedimiento legal puede obligar al deudor a declararse en bancarrota, reduciéndose así la posibilidad de futuros negocios con el cliente y sin que garantice el recibo final de los traslados.

Para aquellas empresas que deban presentar contabilidad, un impagado debe ser anotado en la misma obligatoriamente. Presentamos varios ejemplos típicos para contabilizar estas operaciones: Revisando efectos pendientes de cobro, nos damos cuenta que uno de ellos venció hace un mes. Era un efecto que se debía haber pagado en efectivo. El valor del mismo es de 500 €. Decidimos reclamarle el pago al cliente y posteriormente contabilizamos el impagado: DEBE 4315000 (Efectos comerc. Impagados)

HABER

IMPORTE 500

43000000 (Cliente)

500

Nos viene devuelto por parte del banco un efecto remesado al cobro porque el cliente no lo ha pagado. El valor del mismo es de 500€, además la entidad bancaria nos carga 10 € en concepto de gastos de impagado. Decidimos reclamarle el pago al cliente y posteriormente contabilizamos el impagado: DEBE

HABER

IMPORTE

5720000 (Banco) 4312000 (Efectos com. en gest. de cobro) 4315000 (Efectos com. impagados) 6690000 (Otros gastos financieros) 5720000 (Banco)

500 500 500 10 510

Nos viene devuelto por parte del banco un efecto remesado al descuento porque el cliente no lo ha pagado. El valor del mismo es de 500 €, además la entidad bancaria nos carga 10 € en concepto de gastos de impagado. Decidimos reclamarle el pago al cliente y posteriormente contabilizamos el impagado:

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DEBE

HABER

IMPORTE

5208000 (Deudas por efect. descontados)

500

4311000 (Efectos comerciales descontados) 4315000 (Efectos com. impagados) 6690000 (Otros gastos financieros) 5720000 (Banco)

500 500 10 510

7.3.- Posibilidades de cobro de un impagado •

Implicaciones administrativas y contables:

Existen varias alternativas a la hora de poder gestionar el cobro de un impagado: Cobro de impagados al contado: Este tipo de operación se da en el momento en que el cliente tiene constancia del impago de uno de nuestros efectos y paga en efectivo, entrega un cheque o bien genera una transferencia a nuestra cuenta. Contabilizaremos la operación de cobro de la siguiente manera: DEBE

HABER

5720000 (Banco) 4315000 (Efectos com. impagados)

IMPORTE 500 500

Remesar un impagado: Otra posibilidad para poder cobrar el impagado es volverlo a remesar al cobro o al descuento. A nivel administrativo y contable operaremos prácticamente igual que hemos explicado con anterioridad al analizar el funcionamiento de las remesas al cobro y al descuento. No obstante debemos tener en cuenta que el importe de los efectos a remesar será el valor original más los gastos de impagado. Todos los asientos contables se efectuarán prácticamente igual que los expuestos previamente al explicar el tema de las remesas. Lo único a tener en cuenta es que en lugar de utilizar las cuentas 4300000 (Clientes) usaremos las cuentas 4315000 (Efectos comerciales impagados). Imaginemos que remesamos un impagado de un efecto de 100 € teniendo en cuenta que para el mismo, el banco nos cobró 10 € de comisión en concepto de gastos de impagado. Procederemos a contabilizar de la siguiente manera: DEBE HABER 4312000 (Efectos comerciales en gestión de cobro) 4315000 (Efectos comerc. impagados.)

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IMPORTE 110

110

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Cuando el cliente haya pagado la deuda, procederemos a contabilizar la operación de la siguiente manera:

DEBE HABER 5720000 (Entidad Bancaria del cliente) 4312000 (Efectos comerc. en gestión de cobro)

IMPORTE 110 110

7.4.- De Impagados a incobrables •

Implicaciones contables:

Cuando una empresa se encuentra con la situación de que un impagado se da por incobrable nos encontramos ante una insolvencia definitiva. La insolvencia definitiva es la deuda de un cliente que se da por perdida como consecuencia de la imposibilidad de cobrarla. En esta situación debemos indicar que los efectos del cliente impagados pasan a la cuenta de clientes de dudoso cobro. Procederemos de la siguiente manera: DEBE 4350000 (Clientes de dudoso cobro)

HABER

IMPORTE 100

4315000 (Efectos comerc. Impagados)

100

Si no se cobra por insolvencia del cliente definiremos el asiento tal y como describimos a continuación: DEBE HABER 6500000 (Pérdidas de créditos comerc. incobrables) 4350000 (Clientes de dudoso cobro)

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IMPORTE 100 100

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8. RECLAMACIÓN DE EFECTOS •

Implicaciones administrativas y contables:

Una reclamación de efectos es comunicarle a la entidad bancaria que gestionará una remesa ya enviada, que la misma es incorrecta y que por esta razón ésta se debe echar hacia atrás. Esta situación se da cuando por ejemplo enviamos a remesar efectos que por error, en esa partida no se debían remesar.

A nivel administrativo, debemos comunicar lo antes posible a la entidad bancaria de este error para que no le cobre al cliente efectos que no corresponden. Además de esta comunicación, la empresa debe poner en marcha todos los mecanismos para retroceder dicha remesa dentro de su sistema de gestión de cobros. Una vez enterada la entidad bancaria, los efectos de la misma deben quedar pendientes de remesar. Si, además, se ha efectuado un asiento contable de la remesa, se realizará un “contra asiento” que cancele el apunte de la misma. Podremos proceder de la siguiente manera:

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Para registrar la reclamaci贸n de efectos remesados al cobro: DEBE 5720000 (Banco)

HABER

IMPORTE 100

4310000 (Efectos comerciales en cartera) 4300000 (Cliente) 5720000 (Banco)

100 100 100

Para registrar la reclamaci贸n de efectos remesados al descuento: DEBE 5208000 (Deudas por efect. descontados)

HABER

IMPORTE 100

4311000 (Efectos comerciales descontados)

100

5720000 (Banco)

100 100

4300000 (Cliente)

Estos asientos hacen que vuelva a quedar el efecto pendiente de cobro y pendiente de remesar.

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9. CONTROL DE PREVISIONES Hablamos de control de previsiones cuando a la empresa le interesa saber qué efectos tiene aún pendientes de saldar.

Existen cuatro formas de poder controlar los efectos pendientes de cobrar o pagar: •

Previsiones Cobro: Relación de efectos pendientes de cobro. El control de previsiones de cobro nos permitirá saber qué nos deben nuestros clientes.

•

Previsiones Pago: Relación de efectos pendientes de pago. El control de previsiones de pago nos permitirá saber qué debemos a nuestros proveedores.

•

Previsiones de Riesgo: Relación de efectos remesados al descuento aún no cobrados. El control de previsiones de riesgo nos permitirá saber qué deuda tenemos aún con la entidad bancaria que nos anticipó los importes de las remesas al descuento, porque todavía no hemos cobrado por parte de los clientes.

•

Previsión de impagados: La previsión de impagados hace referencia a los impagados de los clientes pendientes de cobrar.

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10. CONTROL DEL RIESGO

El control o gestión del riesgo es la actividad consistente en estudiar y controlar los riesgos que puedan surgirle a una empresa o institución en sus actividades financieras (mantenimiento de deudas, compra de activos, inversiones, etc.) tratando de que exista un grado de cobertura adecuada de todos los activos de la sociedad. El riesgo dentro de las empresas es un concepto que abarca una amplia gama de variables. Por lo que respecta a los riesgos propiamente financieros, los más importantes son: •

Riesgo de las variaciones en los precios de las materias primas: implicaría el incremento del precio de las materias primas y la disminución del precio de los productos acabados.

•

Riesgo de los tipos de cambio: abarcaría el encarecimiento de las importaciones, la pérdida de valor de las inversiones financieras en el exterior y el encarecimiento de la financiación en divisa.

•

El Riesgo de tipos de interés: que recoge el peligro, para las empresas, de que los tipos de interés en operaciones de inversión o de financiación , sufran variaciones significativas en un período determinado.

•

Riesgo de variaciones de los precios de las acciones: implicaría la posible pérdida de valor de las inversiones en acciones de otras empresas.

•

El riesgo de crédito o de insolvencia de los clientes: Posibles impagados de los clientes.

10.1.- Riesgo bancario •

Concepto:

El riesgo bancario es el importe de los efectos descontados por la empresa en una entidad bancaria y aún no cobrado por ella. El concepto de efectos descontados implica el hecho de enviar a una entidad bancaria una relación de efectos a cobrar, con la particularidad de que dicho banco anticipa el importe de los mismos a la empresa que los presenta (a la espera de que el cliente de la empresa los pague).

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•

Tipos:

Riesgo máximo o Línea de descuento: hace referencia al importe tope o máximo que nos llegaría a anticipar el banco para la generación de remesas al descuento. Riesgo utilizado: Importe de la línea de descuento utilizada o gastada. El riesgo utilizado es la suma de importes de efectos remesados al descuento no cobrados. El riesgo utilizado va disminuyendo cada vez que los clientes pagan los efectos pendientes de cobro haciendo el ingreso en la entidad bancaria que anticipó el importe a la empresa. Se da por tanto una situación de cancelación del riesgo.

10.2.- Riesgo de clientes •

Concepto:

El riesgo de clientes es el riesgo de que un cliente no pague al llegar el vencimiento de una operación. En general, el riesgo de clientes está compuesto por: Pedidos pendientes de servir + Albaranes pendientes de facturar + Efectos pendientes de remesar + Efectos remesados y no vencidos (+ días de garantía).

•

Tipos:

Riesgo máximo: Importe máximo de operaciones pendientes de cobro que podríamos permitir realizar al cliente. Si se supera el riesgo máximo significa que no le estamos cobrando al

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cliente. Esto nos servirĂa como indicador para decidir si seguimos trabajando con el cliente o bien esperamos a que abone alguno de los cobros pendientes (en el caso de que se llegase a superar este mĂĄximo). Riesgo utilizado: Importe sumado de operaciones comerciales pendientes de cobrar. El riesgo utilizado supone la suma de la deuda de nuestros clientes. Este riesgo utilizado disminuye en el momento de cobrarle al cliente.

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DESCRIPCIÓN FUNCIONAL DE LA APLICACIÓN E INTERACCIÓN CON OTRAS APLICACIONES LOGIC CLASS 1. ¿QUÉ NOS PERMITE HACER CARTERA LOGIC CLASS? Cartera Logic Class permite gestionar y controlar los cobros a clientes y pagos a proveedor con la posibilidad de automatizar el tratamiento contable implícito en cada uno de los procesos. Concretamente podemos: • • • • • • • • • • • • •

Dar de alta condiciones de cobro y pago, tipos de efecto, entidades bancarias... para la gestión de cobros y pagos. Recoger los vencimientos provenientes de Contabilidad Logic Class y Gestión Logic Class, para poder operar con ellos. Generar agrupaciones y divisiones de efectos. Listar vencimientos pendientes de pagar, de cobrar, efectos en riesgo, impagados... para controlar qué nos deben y qué debemos. Listar recibos, talones, cartas de pago... Generar y contabilizar cobros directos. Generar remesas al cobro y al descuento para poder crear el fichero en soporte magnético con las distintas normas C.S.B. de gestión de cobros y su correspondiente contabilización. Generar y contabilizar cancelaciones de riesgo. Generar y contabilizar pagos directos. Generar remesas de pago para poder crear el fichero en soporte magnético con las distintas normas C.S.B. de gestión de pagos y su correspondiente contabilización. Generar los posibles impagados para su reclamación a los clientes y su posterior contabilización automática. Gestionar reclamaciones de efectos a bancos para actualizar los efectos y el saldo contable de las cuentas implícitas en la operación. Controlar mediante listados distintas situaciones de las entidades bancarias: riesgo bancario, relación de saldos iniciales, finales.... Etc.

2. ¿CON QUÉ APLICACIONES INTERACCIONA?

Cartera Logic Class está ubicada dentro del Bloque Contabilidad y Finanzas / Cartera de Efectos.

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Dentro de este bloque podremos realizar todos los procesos de control y gestiรณn descritos anteriormente. Cartera Interacciona con: โ ข

Gestiรณn Logic Class:

Desde Gestiรณn Logic Class podremos traspasar los vencimientos de las facturas de clientes y proveedores.

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•

Contabilidad Logic Class.

Desde Contabilidad Logic Class podremos traspasar los vencimientos de los asientos entrados manualmente de facturas de clientes y proveedores. Hacia Contabilidad podremos traspasar automáticamente los asientos contables que desde Cartera sean necesarios contabilizar. Asientos de: remesas, cobros, pagos, cancelaciones de riesgo, impagados, reclamados, etc.

3. GENERACIÓN DE EFECTOS DESDE OTROS MÓDULOS

3.1.- Desde Gestión Logic Class Para traspasar efectos desde Gestión Logic Class debemos diferenciar: 3.1.1.- Facturas de clientes •

Informaremos las condiciones de cobro en las fichas de clientes.

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â&#x20AC;˘

Generaremos los albaranes correspondientes. En caso de querer cambiar alguna condiciĂłn de cobro lo podremos hacer dentro de los mismos.

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â&#x20AC;˘

Para facturar: o

Lo podremos hacer desde la propia entrada de albaranes. En el caso de hacerlo de esta manera, si existen condiciones de pago, el traspaso de vencimientos es automĂĄtico.

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•

Lo podremos hacer desde Emisión de facturas. En este caso podremos elegir si deseamos traspasar los efectos en el momento de hacer la factura o bien en diferido.

•

En el caso de hacerlo en diferido tendremos la posibilidad de traspasarlos desde la opción: Traspaso a cartera de efectos.

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3.1.2.- Facturas de proveedores â&#x20AC;˘

Informaremos las condiciones de cobro en las fichas de proveedores.

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â&#x20AC;˘

Generaremos los albaranes de compra correspondientes. En el caso de querer cambiar alguna condiciĂłn de pago lo podremos hacer dentro de los mismos.

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â&#x20AC;˘

Para facturar: o Lo podremos hacer desde la propia entrada de albaranes. En el caso de hacerlo de esta manera, si existen condiciones de pago, el traspaso de vencimientos es automĂĄtico.

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•

Lo podremos hacer desde Emisión de facturas. En este caso podremos elegir si deseamos traspasar los efectos en el momento de hacer la factura o bien en diferido.

•

Lo podremos hacer desde Recepción de Facturas. En esta pantalla podremos decidir si el traspaso será automático o en diferido. También, desde aquí podríamos modificar las condiciones de pago que definirían la generación de efectos.

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โ ข

En el caso de hacerlo en diferido tendremos la posibilidad de traspasarlos desde la opciรณn: Traspaso a cartera de efectos.

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3.2.- Desde Contabilidad Logic Class En el caso de querer traspasar los efectos desde un asiento de factura deberemos caer en la cuenta de que, además de informar todo lo necesario para la entrada correcta de la misma, en el movimiento o línea en la cual se expresa el total líquido de factura, informar el campo Pr. (Previsión). • •

En el caso de ser una factura de cliente informaremos Previsión Cobro. En el caso de ser una factura de proveedor, Previsión Pago.

Una vez acabemos de definir el movimiento y lo grabemos, por el hecho de haber informado el campo anterior, nos aparecerá una pantalla para poder calcular los vencimientos que se traspasarán a cartera. También podemos activar esa pantalla al hacer un Ctrl E.

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En ella veremos reflejadas las condiciones de pago que en su momento se informaron en la ficha del cliente o proveedor. Si fuera necesario, éstas se podrían modificar (estos cambios únicamente quedarían reflejados para la factura con la que se está trabajando). Si todo lo informado en esta pantalla es correcto marcaremos el menú Procesos / Generar Efectos. Una vez hayamos ejecutado este comando, podremos visualizar los efectos que posteriormente se pasarán a cartera. Esta propuesta podría volver a generarse o modificarse si utilizásemos las opciones disponibles en el menú Procesos.

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Si los vencimientos que nos aparecen en el cuadro de la parte inferior son correctos, marcaremos la opción de Procesos / Aceptar Cambios (ctrl.+A). Esto hará que se generen los vencimientos en cartera. NOTA: En el caso de querer recuperar la pantalla anterior una vez hayamos salido, lo podremos hacer si nos situamos (con el puntero del ratón) sobre la línea en la cual se informó la previsión y posteriormente marcamos el menú Entrada / Generar Efectos (ctrl.+E).

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NOTA: En el caso de querer traspasar un único vencimiento, en la línea o movimiento en donde informamos el total líquido, informaremos dos campos: F. Vto. (Fecha de Vencimiento) y Pr. (Previsión). En este caso no aparecerá la pantalla de Generación de Efectos, ya que el único vencimiento, se traspasará automáticamente al grabar el movimiento del asiento.

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¿CÓMO DEBEMOS EMPEZAR A TRABAJAR CON CARTERA LOGIC CLASS? Para empezar a trabajar con Cartera Logic Class, se recomienda seguir los siguientes pasos:

•

Crearemos la Empresa.

•

Si debemos trabajar con Gestión y / o con Contabilidad, definiremos los datos necesarios para las mismas antes de hacerlo para Cartera.

•

Definiremos los datos Maestros Necesarios para Cartera Logic Class.

•

Debemos, antes de trabajar con la aplicación, disponer de vencimientos en Cartera. Nos podemos encontrar, relacionado con esto, en varias situaciones: o

Trabajamos con Gestión y / o Contabilidad habitualmente y ponemos en marcha Cartera posteriormente: en este caso los vencimientos derivarán de las facturas de Gestión y / o Contabilidad (tal y como se ha visto con anterioridad).

Trabajábamos con aplicaciones Logic Win Global y migrabamos hacia Logic Class: como muchos datos maestros, los vencimientos también nos vendrán traspasados.

Migrábamos de otra aplicación hacia Logic Class: los vencimientos pendientes de cobrar y pagar que tenga el cliente, los deberemos dar de alta manualmente desde el Mantenimiento de Cartera de Efectos.

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CREACIÓN Y DEFINICIÓN DE EMPRESAS 1. CREACIÓN DE EMPRESAS Para crear una empresa debemos: •

Dar de alta la ficha de empresas desde su mantenimiento.

•

Asociar las aplicaciones Logic Class con las cuales va a trabajar dicha empresa.

•

Cambiar de empresa.

•

Definir el Asistente de Configuración para Cartera.

Para dar de alta la ficha de empresas desde su mantenimiento: Acudiremos a Inicio / Empresas y datos generales / Empresas / Mantenimiento de empresas

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Dentro de la ficha de empresas marcaremos el bot贸n insertar o Ctrl.+N

La aplicaci贸n nos propondr谩 una nueva ficha para que la podamos informar.

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Para proceder correctamente informaremos el campo que corresponda y después marcaremos INTRO, así hasta cumplimentar todos los valores necesarios de la cabecera.

La inserción del domicilio se realizará trabajando sobre la rejilla que aparece en la parte central de la pantalla, teniendo la posibilidad de informar el domicilio fiscal y / o social. NOTA: Existen campos que son de libre edición (como puede ser el campo “Nombre de Empresa”) no obstante hay otros que se pueden informar utilizando un desplegable para poder

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proponer un valor de entre una lista de registros. Un ejemplo típico es el campo “Cód. Municipio”. Si el usuario sabe el código (código fiscal), podrá informarlo directamente, no obstante si debe seleccionar el valor de la lista de registros deberá proceder de la siguiente manera:

•

Marcaremos el botón que nos va a permitir abrir la lista de registros.

•

Aparecerá la lista de valores.

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•

Seleccionaremos uno de los valores de la lista y después Aceptar o bien Ctrl.+A

•

En el caso de querer aplicar un filtro de búsqueda procederemos de la siguiente manera: o

Dentro de la lista de registros marcaremos la primera línea de la columna bajo la cual queremos basar la búsqueda.

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â&#x20AC;˘

Nos situaremos en el campo buscar, propondremos el contenido a buscar dentro del campo y finalmente marcaremos Intro. Una vez situados en la lĂnea del registro que queremos seleccionar marcaremos ctrl.+A para dejarlo informado en el campo sobre el cual estamos trabajando.

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•

No obstante, también podremos buscar utilizando la opción “Búsqueda por campo”, ésta ofrece más posibilidades de cara a encontrar el registro deseado.

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•

Después de acabar de definir los valores de esta pantalla aceptaremos y nos aparecerá la lista de valores con todos los registros que cumplan la condición previamente definida, para poderlos dejar seleccionados en el campo.

Cuando acabemos de definir los datos de identificación de la empresa ya podremos pasar a asociar las aplicaciones con las cuales va a poder trabajar la empresa que damos de alta.

b. Asociar las aplicaciones Logic Class con las cuales va a trabajar dicha empresa.

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Después de haber iniciado el alta de la ficha de empresas acudiremos a la pestaña Características. En el apartado “Aplicaciones Empresa” asociaremos todas las aplicaciones con las cuales deba trabajar la empresa.

Una vez asociadas todas las aplicaciones ya podremos grabar la ficha.

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Al grabar, la aplicaci贸n nos preguntar谩 si deseamos definir los valores del asistente de configuraci贸n. Si deseamos lo podremos hacer en este momento. En caso de no hacerlo, deberemos cancelar el mensaje, grabar la ficha, cambiar de empresa y acudir al Asistente de configuraci贸n.

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2. CAMBIO DE EMPRESA Y EJERCICIO El cambio de empresas lo realizaremos desde la barra de menĂşs, marcando sobre la empresa activa o bien seleccionando Alt + E.

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3. DEFINICIÓN DEL ASISTENTE DE CONFIGURACIÓN Nos situaremos en: Inicio / Empresas y datos generales / Administrador de la administración / Asistente de configuración.

Dentro del asistente de configuración nos centraremos en la carpeta Compras y Ventas. En la misma, los apartados que conciernen a cartera son: Impagados, Contab. con divisas y Personalizar.

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3.1.- Impagados

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Dentro del apartado Impagados tendremos la posibilidad de definir en qué situación, los efectos van a poderse dar de alta como impagados. En esta pantalla indicamos qué efectos vamos a poder tener disponibles de cara a poder dar de alta un impagado. En el caso de indicar un “NO” en alguno de los apartados, el efecto que tenga esta propiedad nunca podrá darse de alta como impagado. NOTA: Siempre que definamos algún valor dentro de un apartado del asistente de configuración, antes de salir marcaremos el botón “Guardar”.

3.2.- Contabilizar con divisas En caso de que el usuario trabaje con efectos con divisa, desde este apartado se activa la posibilidad de contabilizar los efectos en función del importe de cambio del día, en función del importe de cambio reflejado en el propio efecto, o bien se permitirá modificar manualmente dicho importe de cambio.

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3.3.- Personalizar

Dentro del apartado “Personalizar” los campos que afectan a cartera están localizados dentro del bloque “Campos control Cartera” y del listado que tenemos en la parte superior izquierda. Analizaremos, a continuación, qué nos permitirá cada uno de ellos: •

(Genera Histórico): Podremos indicar qué campos del maestro de cartera de efectos (el mantenimiento que contiene los efectos) condicionarán que se grabe un registro en el histórico de cartera cada vez que sufran un cambio.

NOTA: El histórico de cartera es un listado en el cual se ven reflejados todos los estados y procesos que se van realizando con un efecto. Este histórico refleja las operaciones más habituales que se puedan hacer con el mismo (crearlo, remesarlo, contabilizarlo, eliminarlo...).

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Para el caso anterior (cuando se quieran reflejar operaciones habituales), no sería necesario añadir campos en el apartado “(Genera Histórico)”, si debemos registrar en el histórico una operación no considerada como “habitual” podremos indicarla en el apartado anterior. Ésta se grabará en una línea del histórico con el comentario: “SE HAN MODIFICADO CAMPOS SENSIBLES” (sin indicar nunca cuál es el campo que ha variado). •

Desc. Coment. Cli.: Podremos indicar qué valores fijos (escritos a mano) y/o qué campos del maestro de facturas de clientes deben grabarse como comentario dentro del Maestro donde se graban los efectos de cliente.

•

Desc. Coment. Pro.: Podremos indicar qué valores fijos (escritos a mano) y/o qué campos del maestro de facturas de proveedores deben grabarse como comentario dentro del Maestro donde se graban los efectos de proveedor. Para poder añadir campos en cualquiera de los tres bloques, procederemos de la siguiente manera:

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NOTA: Siempre que definamos algún valor dentro de un apartado del asistente de configuración, antes de salir marcaremos el botón “Guardar”.

3.4.- Guías de contabilización

Para poder trabajar con la aplicación de Cartera Logic Class y poder contabilizar las operaciones que generemos desde la misma, debemos dar de alta (importar) las guías de contabilización. Este proceso lo realizaremos desde el menú Procesos / Importar guías.

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El programa nos ofrecerá varias opciones, importar desde la empresa estándar o bien de otra empresa. La opción de Guardar como, nos permitirá grabar la guía que estamos visualizando con otro nombre.

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La opción Sólo altas, nos permitirá dar de alta sólo aquellas guías que no existieran previamente en Guías de contabilización. Eliminar y altas, nos eliminaría todas las guías que pudiéramos tener en este apartado, dando de alta las guías que estuviéramos importando.

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Como podemos comprobar, la pantalla de Tipos de guías se divide en dos, la parte superior que nos dice en qué guía estamos situados, y la inferior, Mantenimiento de guías contables donde vemos el detalle de la guía. Es en este apartado donde podremos configurar la guía contable para adaptarla mejor a las necesidades del cliente (modificar una cuenta contable, informar que el apunte debe ir a contabilidad y a analítica, modificar datos del efecto, etc.)

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Descripción

Elemento

Número asiento: Número de orden del movimiento contable dentro del conjunto para cada registro a contabilizar. Ejemplo: Para cada factura que se contabiliza deben generarse varios movimientos: cargo al cliente, y abono a IVA y a ventas. El primero llevaría el número 1, el segundo el 2 y el tercero el 3. Total/Detalle: Indica si el movimiento actual es de detalle (un asiento para cada registro) o de total (un asiento por el total). Ejemplo: En una remesa, normalmente, los abonos a clientes son de detalle (uno por cada efecto) y el cargo al banco de total (uno por el total de la remesa). Cargo/Abono: Indica si el asiento es de cargo o de abono. Marca factura: Indica que el registro provocará la generación del registro de movimientos de factura y/o de IVA: NOTA. En la guía contable, debe seleccionar “Sí” en algún campo Marca factura para generar el movimiento de factura y el de IVA. • • •

Sí. Se generarán movimientos de factura y de IVA. El registro de la guía debe corresponder a una cuenta de cliente o proveedor y por el importe de la factura. Informativa. Se generarán movimientos de factura informativos (necesarios para el cuadre de saldos vivos). No. No se generarán movimientos de factura ni de IVA.

Mov. de descuadre: Indica (al seleccionar “Sí”) el movimiento en el que realizar el cuadre del importe del asiento traspasado, si existe algún descuadre. NOTAS • Sólo seleccionará “Sí” en el último registro de la guía y no informará el importe. • Si en la guía de contabilización no existe movimiento de descuadre y el asiento contiene descuadre, se realizará el cuadre en el último movimiento realizado. Si la configuración de la empresa no permite asientos descuadrados, no se dará de alta del asiento. Orden y rotura: Nombre de los campos por los que ordenar los registros de origen para la contabilización. Controlan la generación de roturas en el movimiento contable (al cambiar el valor de cualquier campo, se disparará un nuevo movimiento contable.

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Campo

Descripción

CUENTA: Para la cuenta a la que generar el asiento debe informar 3 campos: Campos: Nombre del campo (encerrado entre llaves) de donde obtener el contenido de la cuenta. Códigos: Composición de la cuenta contable a la que generar el asiento (junto con el campo anterior). Cuenta contable fija a usar (por ejemplo, “477000000”). Podrá añadir prefijos Contables no disponibles en los campos a usar (por ejemplo, “700000ABC” donde “700000” será el prefijo de la cuenta de Ventas y “ABC” se sustituirá por los 3 primeros dígitos del campo informado en la columna Campos, por ejemplo el campo Zona del cliente). También puede informar un texto del tipo “ABCDEFGHI” (la cuenta contable se formará con los 9 primeros dígitos del campo de la columna Campos, por ejemplo el Código Contable del Cliente). Longitud: Número de dígitos para la composición de la máscara de la cuenta, si en el Campo anterior define una composición de cuenta contable según un prefijo Más unas letras de solución. Por ejemplo: “700000ABC” o una composición de tipo “ABCDEFGHI” y el campo de origen (columna Campos) es de tipo numérico, por ejemplo el de CodigoZona. Si usa el campo CodigoZona para componer la cuenta de ventas según una máscara del tipo 700000ABC, existe el problema de que el campo es numérico de hasta 9 posiciones y posiblemente se usen un máximo de 3 (de la zona 1 hasta la 150). En este ejemplo, para una correcta composición de la cuenta contable, debería especificar una longitud para este campo de 3 para conseguir las cuentas contables del tipo 700000001 a 700000150. Para campos de tipo texto, no se usa este dato.

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Descripción

Campo

Contrapartida: Información de la contrapartida contable informativa. Consulte la descripción del campo Cuenta. Importe: Nombre del campo de la lista origen de donde extraer el importe del asiento. Importe divisa: Nombre del campo de la lista origen de donde extraer el importe en divisa del asiento. Comentario: Texto del comentario del asiento. En el texto, puede indicar el nombre de campo (encerrado entre llaves { }) de la lista origen a incluir en el comentario. Si pulsa la tecla INTRO o doble click en un campo de la lista, éste se incluirá en el comentario. Previsiones: Previsión a aplicar: •

En blanco. No se aplican previsiones. Por ejemplo, cargo al banco de una remesa.

•

Cobro. Asientos con marca de previsión de cobros. Por ejemplo, cargo al cliente de una factura.

•

Pago. Asientos con marca de previsión de pagos. Por ejemplo, abono a proveedor de una factura.

•

Riesgo. Asientos con marca de riesgo. Por ejemplo, el abono a clientes de un efecto remesado.

Documento: Contenido del campo Documento del asiento a generar. Consulte la descripción del campo Comentario. Fecha valor: Nombre del campo de la lista origen a usar para informar la fecha del asiento. Diario: Número de diario a grabar en el asiento. Canal: Número de canal a asignar al asiento. Si no se informa, asume el canal del registro origen.

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DEFINICIÓN DE LA CARTERA DE EFECTOS 1. MANTENIMIENTOS GENERALES

1.1.- Bancos Inicio / Empresas y datos generales / Datos generales Instalación / Mantenimientos generales / Bancos

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Disponemos de todos los Bancos con su correspondiente codificaciĂłn. Estos son obligatorios para poder dar de alta las Cuentas Bancarias que utilizaremos para poder trabajar con los procesos bĂĄsicos (cobros, pagos, remesas, etc.) Si fuera necesario podrĂamos modificar uno existente o bien insertar uno nuevo.

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1.2.- Condiciones de pago Inicio / Empresas y datos generales / Datos generales instalaci贸n / Mantenimientos generales / Condiciones de pago.

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El Mantenimiento de condiciones de pago nos permite dar de alta condiciones de cobro o pago genéricas para poderlas asociar a todos los clientes y proveedores. Esto evitará tener que entrarlas cliente a cliente, o proveedor por proveedor (aunque también dispongamos de esta posibilidad). Dentro del mismo podremos informar: Plazos: Número de vencimientos que se deben generar a partir de la factura. D.P.P.: Días Primer Plazo. Días que deben pasar desde la fecha de emisión de la factura y el primer vencimiento. D.E.P.: Días Entre Plazos: Días que transcurren entre cada uno de los vencimientos. (15-01 / 15-02 / 15-03 / 15-04 / entre plazo transcurren 30 días) D.Ret.: Días de retroceso: Número de días en que, como máximo, se puede retroceder un pago, para ajustarse al día de pago del cliente. Mes Comercial: Para el cálculo de vencimientos se tomará como referencia meses de 30 días (excepto en febrero) Festivos: Si informamos un sí, no se generará ningún vencimiento los domingos y los días festivos marcados en el calendario de fiestas, la aplicación buscará el día anterior que no sea fiesta para grabarlo. Tipo Efecto: Podremos asociar un tipo de efecto (una forma de cobro o pago – contado, letra, pagaré, recibo, transferencia...-) por defecto para cada una de las condiciones de cobro o pago.

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1.3.- Oficinas bancarias Inicio / Empresas y datos generales / Datos generales instalaci贸n / Mantenimiento generales / Oficinas bancarias

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Desde el mantenimiento de oficinas bancarias podremos dar de alta los domicilios de las distintas entidades bancarias que podremos utilizar para gestionar los cobros y los pagos. Estos c贸digos se pueden asociar directamente en el mantenimiento de Cuentas Bancarias, no obstante tambi茅n podr铆an entrarse manualmente todos los datos incluidos en este mantenimiento.

1.4.- Tipos de efectos Inicio / Empresas y datos generales / Datos generales instalaci贸n / Mantenimientos generales / Tipos de efectos.

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Desde el Mantenimiento de tipos de efectos podremos dar de alta las distintas formas de cobro o pago que podríamos asociar a clientes y / o proveedores. El tipo de efecto tiene como utilidad: o

Podría aparecer a pié de la factura de gestión, para que el cliente sepa con qué tipo de efecto nos debería pagar (debería montarse en el informe de la factura, ya que en los estándar no aparece)

Generar gastos en las remesas al utilizar tipos de efectos aceptados, domiciliados o con timbres de letras asociados.

Buscar o filtrar vencimientos utilizando como criterio el tipo de efecto (para trabajar con cartera, sea cual sea el proceso, deberemos generar una búsqueda o filtro inicial de vencimientos para definir con cuáles de ellos trabajaremos).

Los campos más relevantes que podríamos informar son: Código: Asignaremos el código del tipo de efecto. Tipo efecto: Descripción de la forma de pago o cobro. Clase: Podremos elegir entre Letra / Recibo / Pagaré, si la forma de cobro o pago no pertenece a esta clase dejaremos el campo en blanco (como por ejemplo: contado, efectivo, transferencia...)

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Remesable: Indicaremos si los vencimientos que tienen asignado un tipo de efecto concreto podrán remesarse o no. Bloqueado: Indicaremos si los vencimientos que tienen asignado un tipo de efecto concreto estarán bloqueados o no. El bloqueo implica no poder realizar ninguna operación en cartera (cobro, pago, remesa, impagado...) quedando el efecto pendiente de cobro o pago. Aceptado: Si el efecto es aceptado o no. Se utiliza este dato para el cálculo de los gastos de remesa. Domiciliado: Si el efecto es domiciliado. Se utiliza este dato para el cálculo de los gastos de remesa. Timbres: Si se aplican gastos por utilizar timbres en las remesas (la aplicación va a buscar una tabla de valores para indicar el gasto asociado en función de unos baremos de importes). Cliente / Proveedor: Indicaremos si el tipo de efecto se podrá asociar a Clientes, Proveedores o a ambos. Contado: Indicaremos el tipo de efecto a modo informativo si es un cobro o pago, al contado o no. Vencimiento: Indicaremos si el efecto debe generar un nuevo vencimiento cuando él mismo intervenga en las opciones de Gestión de Cobros (Generación de Ingresos y Renegociado de Efectos). (Lo veremos en el apartado Gestión de Cobros). Tipo remesa ingresos: Indicaremos qué tipo de remesa se debe generar cuando el tipo de efecto quede aprobado (Ingresado) dentro de Gestión de Ingresos. (Lo veremos en el apartado Gestión de Cobros). Guía contable ingresos: Definiremos qué tipo de asiento contable predefinido debe generarse cuando el tipo de efecto quede aprobado (ingresado) y por lo tanto se genere una remesa dentro de Gestión de Ingresos. (Lo veremos en el apartado Gestión de Cobros). Título ingresos: Campo descriptivo o de observaciones que se grabará cuando se genere un ingreso dentro del apartado Gestión de Cobros.

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2. DATOS MAESTROS

2.1.- Clientes

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Dentro de este mantenimiento daremos de alta a todos los clientes a los cuales cobraremos. Los campos relevantes para cartera los tenemos marcados en la ficha anterior: Cód cliente: Código comercial del cliente, es necesario que se grabe en los efectos que se generarán a partir de las facturas. Cód. contable: Código contable necesario para generar los asientos de las facturas, los cobros y las remesas. Bloque de condiciones de pago: Asociaremos las condiciones específicas de cobro por cliente para condicionar los vencimientos que van a generar las facturas. Cód. cond. Pago: Podremos asociar un código dado de alta desde el mantenimiento de condiciones plazos (la gran mayoría de campos de este apartado pueden venir informados por este código). Días fijos 1 / Días fijos 2 / Días fijos 3: Podremos indicar hasta tres días fijos de cobro. Funcionaría de la siguiente manera: Si indicamos como días fijos de cobro: D.F.1=15 / D.F.2=20 / D.F.3=25 y la factura la emitimos el día 16, los vencimientos se generarán en día 20, si la factura se emitiera el 22 los vencimientos se generarían el día 25.

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Inicio no pago: Día y mes inicial a partir del cual no se deben generar vencimientos (para el 1 de agosto, indicaremos 108) Fin no pago: Día y mes final hasta el cual no se generarán vencimientos (para el 31 de agosto, indicaremos 3108) En el intervalo de tiempo del Inicio no pago hasta el Fin no pago no se generaría vencimiento alguno, pasándose todos los que se deberían generar un mes hacia delante (a partir de ese intervalo). Cód. tipo efecto: Informaremos un código dado de alta desde el mantenimiento de tipos de efecto, para asociarle la forma de pago al cliente. Datos bancarios: Muy importante informarlos correctamente para la correcta presentación de las remesas a Bancos (Cód. banco, Cód agencia, Dígito de Control, Cuenta Corriente...) Cuenta efe. Dto.: Cuenta que se utilizará para la contabilización de las remesas al descuento (siempre que utilicemos la guía de contabilización estándar). Deberemos informar un grupo de cuentas 4311. Cuenta efe. Imp.: Cuenta que se utilizará para la contabilización de los impagados (siempre que utilicemos la guía de contabilización estándar). Deberemos informar un grupo de cuentas 4315.

2.2.- Proveedores Inicio / Empresas y datos generales / Datos maestros por empresa / Proveedores / Proveedores.

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Dentro de este mantenimiento daremos de alta a todos los proveedores a los cuales pagaremos. Los campos relevantes para cartera los tenemos marcados en la ficha anterior: Cód proveedor: Código comercial del proveedor, es necesario que se grabe en los efectos que se generarán a partir de las facturas. Cód. contable: Código contable necesario para generar los asientos de las facturas, los pagos y las remesas. Bloque de condiciones de pago: Asociaremos las condiciones específicas de pago por proveedor para condicionar los vencimientos que van a generar las facturas. Cód. cond. Pago: Podremos asociar un código dado de alta desde el mantenimiento de condiciones plazos (la gran mayoría de campos de este apartado pueden venir informados por este código). Días fijos 1 / Días fijos 2 / Días fijos 3: Podremos indicar hasta tres días fijos de pago. Funcionaría de la siguiente manera: Si indicamos como días fijos de pago: D.F.1=15 / D.F.2=20 / D.F.3=25 y la factura la emitimos el día 16, los vencimientos se generarán en día 20, si la factura se emitiera el 22 los vencimientos se generarían el día 25.

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Inicio no pago: Día y mes inicial a partir del cual no se deben generar vencimientos (para el 1 de agosto, indicaríamos 108) Fin no pago: Día y mes final hasta el cual no se generarán vencimientos (para el 31 de agosto, indicaríamos 3108) En el intervalo de tiempo del Inicio no pago y Fin no pago no se generaría vencimiento alguno, pasándose todos los que se deberían generar un mes hacia delante. Cód. tipo efecto: Informaremos un código dado de alta desde el mantenimiento de tipos de efecto, para asociarle la forma de pago al proveedor. Datos bancarios: Muy importante informarlos correctamente para la correcta presentación de las remesas a Bancos (Cód. banco, Cód agencia, Dígito de Control, Cuenta Corriente...)

2.3.- Cuentas bancarias Contabilidad / Contabilidad y finanzas / Datos maestros / Cuentas bancarias

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Desde aquí, podremos dar de alta todas las entidades bancarias que se utilizarán para gestionar nuestros cobros o pagos. Desde el punto de vista operativo, esta ficha es obligatoria darla de alta, ya que sin ella no podríamos trabajar en prácticamente, ninguna opción de cartera. Cabecera

Contiene los datos identificativos de las cuentas contables que mantenemos en entidades bancarias.

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Id. Cuenta: apartado numérico que nos permite diferenciar distintas cuentas bancarias. TipoCuenta: podemos escoger entre informar una cuenta contable de caja (570), de banco (572) o bien informar una cuenta bancaria sin cuenta contable informada. Cód. Cuenta: Código contable asignado a la cuenta del banco. Código único e identificativo del banco y cuenta a usar en la confección de remesas. Banco: Código del banco correspondiente a la cuenta bancaria. Código único e identificativo del banco (un mismo banco puede tener distintas cuentas, tantas como cuentas corrientes tenga abiertas la empresa en este banco). Primer componente del número de la cuenta corriente. Para los bancos españoles, se usan sólo 4 dígitos numéricos, rellenos de ceros por la izquierda (del tipo 2013 o 0035). Oficina: Código interno de la oficina o agencia del banco. Segundo componente del número de la cuenta corriente. En bancos españoles, se usan 4 dígitos numéricos rellenos de ceros por la izquierda (del tipo 0306). DC: Dígito de control de la cuenta corriente. Tercer componente del número de la cuenta corriente. CCC: Número de la cuenta corriente de la empresa en el banco y agencia correspondiente. Cuarto componente del número completo de la cuenta corriente. IBAN: Número de identificación internacional para las cuentas bancarias, normalizado por el Comité Europeo de Normalización Básica. Su finalidad es la de facilitar las operaciones internacionales garantizando la exactitud de los datos y agilizando las transacciones. Sufijo: Valor a informar por defecto en el campo Sufijo en los datos del presentador de la generación de los ficheros normas CSB. INE: Número de la provincia de la plaza de libramiento. El código de la plaza de libramiento lo asigna el INE (Instituto Nacional de Estadística). Valor por defecto del campo INE en los datos del presentador de la generación de los ficheros normas CSB. NOTA: Si se desean generar ficheros de normas bancarias, es importante que se informe en este mantenimiento los valores de los campos Sufijo e I.N.E., de esta manera se evitará tener que informar estos datos para cada una de las normas que se vayan creando. Oficina

Esta carpeta contiene los datos de definición del domicilio de la oficina bancaria correspondiente a la cuenta.

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Remesa

Esta carpeta contiene un histórico de los importes de las remesas realizadas.

Campo

Descripción

Riesgo: Importe de riesgo máximo para descuento de remesas de efectos (asignado por el banco en la cuenta correspondiente). Número remesa: Contador de remesas realizadas a la cuenta. NOTA: La opción Creación de remesas lee el contador y lo incrementa cada vez que se crea una nueva remesa. Nº efe. Totales dto.: Número total de efectos remesados para su descuento al banco.

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Nº efe. Totales cobro: Número total de efectos de la última remesa al descuento realizada al banco. Cuenta efec. Descontados: Cuenta contable de deudas por efectos descontados asociada al banco. Riesgo utilizado: Importe del riesgo utilizado en remesas al descuento. Imp. Remesa dto.: Importe total de las remesas al descuento realizadas al banco. Imp. Últ. Remesa dto.: Importe de la última remesa de descuento de efectos realizada al banco. Imp. Remesas cobro: Importe total de las remesas al cobro realizadas al banco. Imp. Últ. Remesa cobro: Importe de la última remesa de cobro de efectos realizada al banco. Nº remesa pagos: Remesas de pago realizadas para el banco. NOTA: La opción Creación de remesas lee el contador y lo incrementa cada vez que se crea una remesa de pagos. Nº talón: Talones realizados para el banco. NOTA: La opción Creación de talones lee el contador y lo incrementa cada vez que se crea un talón.

NOTA: En la creación de las remesas de cobros, se propondrá como importe máximo de la misma la diferencia de los campos Riesgo y Riesgo Utilizado. Intereses

En esta carpeta se localizan, entre otros, los campos de definición de los gastos por intereses cobrados por el banco, por los efectos remesados al descuento.

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Campo

Descripción

Días aceptación remesa: Número de días entre la presentación de la remesa y su aceptación por parte del banco. Se usa para calcular interesas y la fecha valor en la contabilización de la remesa. Días devolución efectos: Número de días que tarda el banco en comunicar la devolución de efectos. Se usa para calcular la fecha en la cual un efecto deja de estar en situación de riesgo. Dicha fecha es igual a la fecha de vencimiento más el valor de este campo. A partir de % interés: Porcentaje de intereses aplicado por el banco según los días pendientes hasta el vencimiento del efecto.

NOTA: Los intereses sólo se calculan en las REMESAS AL DESCUENTO. El cálculo que realiza la aplicación es: (ImporteEfecto * (Fecha Vcto. - (FechaRemesa + Días Aceptación Remesa)) * (%Interés ) / 36000 Por ejemplo: Se remesa un efecto de 1.000,00 € el día 14 de Mayo de 2008, la fecha de vencimiento es 30 de Julio de 2008. Para el cálculo de los intereses se obtiene la diferencia de días, 72 y se observa en la imagen superior que A partir de: 60 días el % Interés es 7,50 y que la remesa tiene 5 días de aceptación. Por tanto: Importe intereses = (1.000,00 * ( 72 ) * 7,50) / 36000 = 15,00 € Gastos / Comis. En esta carpeta se encuentran los campos de definición de las comisiones a cobrar por el banco.

Campo

Descripción

Gestionar gastos: Indica si se aplican los gastos y comisiones informados. Importes en divisa: Código y nombre de la divisa.

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% comisión domiciliado aceptado: Porcentaje de comisión que aplica el banco a los efectos remesados al descuento, para los efectos domiciliados y aceptados. Comisión mínima domiciliado aceptado: Importe de comisión mínima que aplica el banco a efectos remesados al descuento, para los efectos domiciliados y aceptados, si el porcentaje de comisión no alcanza el valor. % comisión domiciliado no aceptado: Porcentaje de comisión que aplica el banco a efectos remesados al descuento, para los efectos domiciliados y no aceptados. Comisión mínima domiciliado no aceptado: Importe de comisión mínima que aplica el banco a los efectos remesados al descuento, para los efectos domiciliados y no aceptados. Se aplicará cuando el porcentaje de comisión no alcance este valor. % comisión no domiciliado no aceptado: Porcentaje de comisión que aplica el banco a efectos remesados al descuento, para los efectos no domiciliados y no aceptados. Comisión mínima no domiciliado no aceptado: Importe de comisión mínima que aplica el banco a efectos remesados al descuento, para los efectos no domiciliados y no aceptados, si el porcentaje de comisión no alcanza el valor. % comisión no domiciliado aceptado: Porcentaje de comisión que aplica el banco a efectos remesados al descuento, para los efectos no domiciliados y aceptados. Comisión mínima no domiciliado aceptado: Importe de comisión mínima que aplica el banco a efectos remesados al descuento, para efectos no domiciliados y aceptados, si el porcentaje de comisión no alcanza el valor. Importe mínimo gastos descuento: Importe mínimo de gastos (intereses) que aplica el banco a efectos remesados al descuento, si el porcentaje de intereses no alcanza el valor. Días cobro intereses: Número de días entre la aceptación de la remesa y el cobro de los intereses por parte del banco. % comisión impagado: Porcentaje de comisión que aplica el banco por efectos impagados. Importe mínimo impagado: Importe mínimo de comisión que aplica el banco por efectos impagados, si el porcentaje de comisión no alcanza el valor. % comisión al cobro: Porcentaje de comisión que aplica el banco por efectos remesados al cobro. Importe mínimo al cobro: Importe mínimo de comisión que aplica el banco por efectos remesados al cobro, si el porcentaje de comisión no alcanza el valor. Importe gastos pagos Importe correo: Importe de gastos que aplica el banco para cada orden de pago a proveedores y por gastos de correo.

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Datos IVA .

En esta carpeta se definen los grupos de IVA a aplicar a los gastos provocados para cada uno de los tipos de remesas (Pagos, Cobros o Descuento), así como para los gastos provocados en la creación de los impagados. Si se asigna el grupo de IVA correspondiente para cada uno de los tipos de las remesas, se calculará el IVA correspondiente a los gastos provocados de las mismas. En los Impagados, el IVA de los gastos provocados por el impagado, se calculará de forma automática en el momento de dar de alta el impagado, siempre que se informe el grupo.

Campo

Descripción

Cuenta proveedor banco: Cuenta contable a usar en contabilizaciones de remesas e impagados para crear los registros del IVA en contabilidad en remesas o impagados en los que se debe aplicar el IVA correspondiente de los gastos ocasionados. Grupo IVA remesas descuento: Grupo IVA remesas cobro: Grupo de IVA para calcular el IVA de los gastos de las remesas al descuento y al cobro (clientes). Grupo IVA impagados: Grupo de IVA para calcular el IVA de los gastos provocados en la alta del impagado. Grupo IVA órdenes de pago: Grupo de IVA para calcular el IVA de los gastos de las remesas de pagos (proveedores). Aplicar IVA al correo: Aplicar IVA a los timbres: Si se aplica IVA a los gastos de la remesa del cliente, indica si incluir el importe de correo y de timbres como base imponible del gasto a aplicar el IVA correspondiente. NOTAS: La base imponible sobre la que se calcula el IVA es: Comisiones + Correo (según aplicar IVA al correo) + Timbres (según aplicar IVA a los timbres). A los intereses nunca se les aplica IVA. Si no se ha informado el correspondiente grupo de IVA, no se aplicará el cálculo del IVA.

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Dado que las guías de contabilización son parametrizables por empresa, deberá informar el valor del campo Cuentas proveedor banco si en alguna de ellas se utiliza este valor (puesto que las estándar no las incorporan).

2.4.- Valor de timbres de letras Contabilidad / Contabilidad y finanzas / Cartera de efectos / Datos maestros / Valor de timbres de letras.

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Se informará el escalado de los importes de los efectos y sus correspondientes gastos en timbres. Los datos entrados en este mantenimiento serán utilizados para el cálculo de los gastos de las remesas. Se aplicará el importe de timbres a aquellos efectos que posean el campo de Timbres a Sí. Dicho campo es heredado del tipo de efecto. NOTA: La información introducida es común a todas las empresas.

2.5.- Cobradores Contabilidad / Contabilidad y finanzas / Cartera de efectos / Datos maestros / Cobradores

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Desde este mantenimiento se podrĂĄn generar las altas de los cobradores que podremos informar en las remesas de cobradores. Los valores que tenemos en la parte inferior de la ficha nos permitirĂĄn visualizar valores de las remesas donde intervino el cobrador dado de alta.

3. GESTIĂ&#x201C;N DE LA CARTERA

3.1.- Utilidad y uso del mantenimiento Contabilidad / Contabilidad y finanzas / Cartera de efectos / Datos maestros / Cartera de efectos de cobro/pago

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En estos mantenimientos veremos reflejados todos los vencimientos de las facturas de clientes y proveedores generados desde Contabilidad, Gestión e incluso los entrados manualmente. Dentro de este mantenimiento podremos:

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•

Consultar datos de los vencimientos para saber qué procesos se han generado con el mismo (si se remesó, contabilizó, se dio de alta un impagado, si está borrado – inoperante -, se agrupó, dividió...)

•

Modificar los campos que en la ficha mostrada estén habilitados: fecha de vencimiento, datos bancarios...

•

Eliminar vencimientos, incorrectos o erróneos.

•

Generar altas manuales de vencimientos.

•

Agrupar y dividir efectos.

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3.2.- Descripci贸n y consultas asociadas El mantenimiento de Cartera de Efectos Cobro y Pagos, disponen de los mismos campos y funcionalidades. El an谩lisis lo realizaremos desde el de Cobros.

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Datos de cabecera

Campo

Descripción

Ejercicio: Ejercicio de creación del efecto (formato aaaa). Serie factura: Serie de la factura que ha generado el efecto. Ejemplo: ABONO. Factura: Número de la factura a la que corresponde el efecto (rango 0-2147483647). Nº orden efecto: Número de orden de vencimiento del efecto en la factura (rango 0-9999). Ejemplo: En una factura que genere 3 vencimientos, se crearán 3 efectos con igual Ejercicio, Serie factura y factura, pero el Número orden efecto será 1 Para el primer vencimiento, 2 para el segundo y 3 para el último.

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Número efecto: Número de orden asignado al registro por la base de datos. Se informa automáticamente.

NOTAS: Para asegurar la integridad de los datos entre facturación, cartera y contabilidad se ha de tener en cuenta que: Los efectos en situación de borrados NO podrán ser eliminados o modificados. Los efectos generados por las aplicaciones de gestión o contabilidad solo podrán ser modificados parcialmente. Mediante la personalización de la fórmula de cálculo asociada al mantenimiento se podrán definir los campos editables. Pestaña datos efecto

Datos de identificación del efecto.

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Campo

Descripción

Comentario: Texto descriptivo del efecto según el origen del efecto.

Cliente: Código del cliente del efecto, según la codificación del asistente de configuración (carpeta Compras y Ventas, campo Cliente/proveedor).

Fecha factura: Fecha de la factura que ha generado el efecto (formato dd-mm-aaaa). Fecha emisión: Fecha en la que se ha generado el efecto (formato dd-mm-aaaa). Si el efecto se genera desde la facturación, coincide con la Fecha factura. Indica si el efecto se crea manualmente o se genera por una agrupación o división de efectos. Fecha vencimiento: Fecha de vencimiento del efecto (formato dd-mm-aaaa). Importe efecto: Importe del efecto. Fecha cobro efecto: Fecha de cobro del efecto (formato dd-mm-aaaa). Divisa: Código de la divisa asignada por defecto al cliente, si existe tratamiento de divisas y el cliente trabaja con una moneda diferente a la moneda base de la empresa. Importe cambio: Cambio de la divisa con respecto a la moneda base de la empresa. Importe efecto: Importe del efecto en la divisa indicada. Cód. delegación: Código de la delegación del cliente. Comisionista: Código del comisionista del cliente. Campos informativo (su contenido no influye en la liquidación de comisiones). Núm. Dom. Recibo: Código del domicilio de recibo del cliente al que se ha generado el efecto (rango 0-99). Cód. banco / Cód. agencia: Código del banco y de la agencia bancaria del efecto. DC / CCC: Dígitos de control y cuenta corriente bancaria del efecto. Se comprueba que los datos sean correctos. Cód. tipo efecto / Clase efecto: Código y otra información del tipo de efecto. Aceptado / Domiciliado: Indica si el efecto está aceptado y/o domiciliado. Útil para calcular los gastos. Bloqueo: Indica si el efecto está bloqueado. NOTA: Los efectos bloqueados no se podrán seleccionar en los procesos de remesas, talones, cobros, agrupaciones y divisiones. Remesable: Indica si un efecto es remesable. NOTA: Los efectos no remesables no se podrán seleccionar para remesar.

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Pestaña datos contables/ Remesa

Campo

Descripción

Cód. cuenta: Código contable del cliente del efecto. Contrapartida: Contrapartida del efecto (normalmente el banco). Cód. canal: Canal a traspasar a Contabilidad. Documento conta: Referencia del efecto o factura. Podrá usarlo posteriormente en traspasos contables. Grupo cuentas: Código de definición de cuentas a usar para contabilizar el efecto. Ejemplo: Extranjeras.

NOTA: Los campos código cuenta y contrapartida se irán actualizando con las diferentes contabilizaciones que se realicen sobre el efecto y dependiendo de la parametrización de las guías de contabilización. Por ejemplo: Con las guías que se entregan por defecto, la contabilización de un efecto remesado al descuento provocará los siguientes cambios en el efecto: su código cuenta pasará de 430xxx a 4311xxx y su contrapartida de 572xxx a 5208xxx

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Campo

Descripción

Tipo remesa: Tipo en que se ha remesado el efecto. Fecha remesa: Fecha en la que se ha remesado el efecto (formato dd-mm-aaaa). En blanco, en efectos no remesados. Número remesa: Número de la remesa en la que se incluye el efecto (rango 0-2147483647). A cada remesa confeccionada a un banco o cobrador, se le asigna un número correlativo por banco o cobrador. Banco remesa: Código del banco al que se ha remesado el efecto, si está remesado. Código cobrador: Código del cobrador al que se ha entregado el efecto para su gestión de cobro. Efecto remesado: Indica que el efecto ha sido incluido en una remesa. Efecto en riesgo: Indica que el efecto está en riesgo de devolución (forma parte de una remesa al descuento). Normas CSB: Indica que el efecto ha generado alguna norma bancaria (Consejo Superior Bancario). Fecha inicio riesgo: Fecha en la que un efecto remesado entra en riesgo (formato dd-mmaaaa). Fecha de la remesa más los días que el banco tarda en aceptarla (campo Días aceptación remesa del mantenimiento de cuentas en bancos). Fecha fin riesgo: Fecha en la que un efecto remesado deja de estar en riesgo (formato ddmm-aaaa). Fecha de vencimiento más los días que el banco tarda en notificar la devolución (campo Días devolución efecto del mantenimiento de cuentas en bancos). % comisión: Porcentaje de comisión aplicado al efecto por remesa al descuento. Se calcula al remesar el efecto. Importe comisión: Importe de la comisión calculada por remesa al descuento. Se calcula al remesar el efecto. Timbres: Indica si el efecto calcula timbres. Importe timbre: Importe de los timbres calculados por remesar el efecto. Se calcula al remesar el efecto. Número días: Número de días desde la presentación del efecto en remesa hasta su vencimiento. Se calcula al remesar el efecto. Importe correo: Importe de los gastos de correo calculados por remesar el efecto. Se calcula al remesar el efecto. % interés: Porcentaje de intereses aplicado al efecto en remesa de descuento. Se calcula al remesar el efecto.

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Importe intereses: Importe de los intereses calculados para el efecto. Se calculan al remesar el efecto. NOTA: Los intereses sólo se calculan en las remesas al descuento. Importe gastos: Importe de los gastos de remesa o impago generados por el efecto.

Pestaña Impagados/Varios

Campo

Descripción

Datos impagado

Efecto impagado / Fecha impagado: Indica que el efecto es un impagado y fecha en la que se genera (formato dd-mm-aaaa). Banco impagado: Banco en el que se produce el impagado. IdImpagado: Número de la factura o remesa que envía el banco con la relación de impagados. NOTA: Sólo informando si en la configuración de impagados ha seleccionado el check de Generar factura de gastos. Cargo empresa o cliente: Indica si los gastos provocados por el impagado son a cargo de la empresa o del cliente. Si los gastos se imputan al cliente se graba una “C”. Un valor distinto indica que los gastos de los impagados los asume la empresa. Si los gastos son imputables al cliente, al generarse el impagado, al importe del efecto se le suman los gastos del impagado.

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Informe carta reclamación: Indica si se ha emitido la carta de reclamación de impagados para el efecto. Gastos impagado: Gastos provocados por el impagado sujetos a cálculo de IVA. % IVA gastos impagados: Porcentaje de IVA aplicado sobre los gastos generados del impagado. Cuota IVA gastos impagados: Importe del IVA de los gastos provocados por el impagado. Total gastos impagados: Suma de los gastos del impagado más el IVA impagado y los gastos del correo del impagado. Varios

Fecha agrupación: Fecha en la que se genera la agrupación (formato dd-mm-aaaa). Informe carta agrupación: Indica si se han emitido las cartas a clientes comunicando la agrupación del efecto. Fecha división: Fecha en la que se genera la división (formato dd-mm-aaaa). Informe carta división: Indica si se han emitido las cartas a clientes comunicando la división del efecto. Documento conciliación: Campo que se informa en las agrupaciones y divisiones de efectos. Se usa en saldos vivos para los cuadres por documento conciliación. Informe recibo: Indica que se ha impreso el recibo o talón. Número talón: Número de talón al que corresponde el efecto (se asigna automáticamente al crear el talón). Fecha emisión talón: Fecha de emisión (creación) del talón (se asigna automáticamente al crear el talón). Máscara recibo: Máscara del informe del recibo por defecto para el efecto. Status reclamado: Indica que se ha realizado una reclamación de efectos. Status contabilizado: Indica que se ha producido la contabilización. Status borrado: Indica si el efecto está cancelado. Si se dan de alta efectos desde el mantenimiento, seleccione “No”. Status recibido: Campo manual que se puede usar para informar que se ha recibido el documento de cobro asociado al efecto, por ejemplo, un talón o pagaré. Status 431: Situación del efecto contabilizado (opción Contabilizar efectos comerciales): NOTA: Las remesas al descuento incorporan, por defecto, este tratamiento. •

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(Nada). El efecto no se ha procesado desde la opción Contabilizar efectos comerciales.

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•

Pendiente 1C. El efecto se ha procesado marcando la opción Contabilizar efectos comerciales y marcando también la opción No contabilizar. Por ejemplo, en un efecto de una remesa, indica que aún no se ha contabilizado ni la remesa ni el cobro.

•

Pendiente 2C. El efecto se ha procesado marcando la opción Contabilizar efectos comerciales y desmarcando la opción de No contabilizar. Por ejemplo, en un efecto de una remesa, indica que se ha contabilizado la remesa, pero que aún no se ha contabilizado el cobro del efecto.

•

Finalizado. El efecto se ha procesado desde la opción Contabilizar efectos comerciales y se ha cobrado/pagado (desde la pestaña Cobros/pagos/cancelar riesgo).

Dentro del mantenimiento de Cartera de Efectos, si marcamos el Menú Procesos / Consultas, podremos visualizar las siguientes pantallas informativas.

Ver último asiento contable:

Aparecerá el último asiento contable generado desde Cartera.

Ver histórico cartera:

Aparecerá la pantalla del histórico de cartera. Únicamente se presentarán los movimientos grabados a partir de las operaciones generadas en la aplicación con el efecto concreto que tenemos en pantalla.

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Ver histórico mvtos. Contabilidad:

Nos aparecerán todos los movimientos contables generados por la aplicación relacionados con la cuenta contable del cliente asociado al efecto.

Ver efectos agrupación:

En el caso de estar situados sobre un efecto resultante de una agrupación de efectos, podremos visualizar desde aquí todos los vencimientos originales que se agruparon.

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3.3.- División de efectos En una división de efectos, el objetivo es conseguir que se generen efectos nuevos a partir de uno inicial. Para poder conseguir realizar la división, una vez situados en el mantenimiento de Efectos Cobro o Pago, seguiremos el siguiente proceso: • Buscaremos el efecto concreto a dividir y lo dejaremos en pantalla: Recordemos que existen varios sistemas de búsqueda.

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•

Una vez localicemos el efecto concreto a dividir, marcaremos Procesos / Dividir Efecto.

•

En la pantalla que nos aparece, definiremos los valores que condicionarán la división del vencimiento en todos los necesarios:

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Tenemos la posibilidad, tambi茅n, de editar en pantalla los campos Fecha vto. , Imp. Efecto, Comentario y Doc. Conciliaci贸n.

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â&#x20AC;˘

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Al aceptar, el efecto original se modifica (con la nueva fecha de vencimiento y el nuevo importe) quedando como primer efecto y se generan todos los efectos nuevos necesarios hasta conformar la divisiĂłn.

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3.4.- Agrupación de efectos El objetivo de las agrupaciones es “fusionar” toda una serie de efectos en uno nuevo. NOTA: Las agrupaciones únicamente se pueden realizar con efectos del mismo cliente que no tengan el “status borrado”. Para generar una agrupación de efectos seguiremos los siguientes pasos: Se recomienda realizar un filtro inicial para visualizar únicamente efectos del mismo cliente que no estén borrados.

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Entraremos en Modo Lista.

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Seleccionaremos los efectos que queremos agrupar, siempre que sean del mismo cliente o proveedor, ya que si agrupamos efectos de distintos clientes / proveedores, nos aparece el siguiente mensaje:

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Marcaremos Procesos / Agrupar efectos.

Dentro de la pantalla de agrupación de efectos indicaremos las características del nuevo efecto agrupado que se creará.

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Una vez hayamos aceptado, se crearรก un nuevo efecto (resultante de la agrupaciรณn) y los anteriores quedarรกn marcados como efectos borrados.

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3.5.- Efectos por cliente Contabilidad / Contabilidad y finanzas / Cartera de efectos / Gesti贸n de la cartera / Efectos por cliente

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Dentro de esta opci贸n tenemos la posibilidad de acceder a toda una serie de consultas relacionadas con un cliente previamente seleccionado. Podremos: Consultar los efectos pendientes de cobrar cargados a la cuenta 430 del cliente.

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Los efectos pendientes de cancelar o cobrar por la cuenta 431 del cliente.

Los efectos impagados pendientes de saldar cargados en la cuenta 4315 del cliente.

Acceder a la Ficha de Mayor de la cuenta del cliente y al m贸dulo de saldos vivos de Contabilidad para poder trabajar dentro del mismo con el cliente seleccionado.

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3.6.- Efectos por proveedor Contabilidad / Contabilidad y finanzas / Cartera de efectos / Gesti贸n de la cartera / Efectos por proveedor

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Dentro de esta opci贸n tenemos la posibilidad de acceder a toda una serie de consultas relacionadas con un proveedor previamente seleccionado. Podremos: Consultar los efectos pendientes de pagar cargados a la cuenta 400 del proveedor.

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Acceder a la Ficha de Mayor de la cuenta del proveedor y al m贸dulo de saldos vivos de Contabilidad para poder trabajar dentro del mismo con el proveedor seleccionado.

Tanto en Efectos por Cliente, como en Efectos por Proveedor, tenemos la posibilidad de visualizar, marcando doble clic sobre un registro del listado, el efecto dentro del mantenimiento de Cartera de Efectos.

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3.7.- Hist贸rico de efectos Contabilidad / Contabilidad y finanzas / Cartera de efectos / Gesti贸n de la cartera / Hist贸rico de efectos.

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El hist贸rico de efectos nos permite realizar un seguimiento exhaustivo de todos los movimientos u operaciones que hayamos podido realizar con un efecto, desde su creaci贸n hasta su contabilizaci贸n final.

Para poder realizar las consultas, trabajaremos de la siguiente manera:

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La consulta de las operaciones que se han realizado (los tipos de acciรณn) la tenemos detallada en el siguiente cuadro: Proceso generador

His_TipoAccion

Agrupaciรณn de efectos AGR Mantenimiento de cartera de efectos BAJAMNT Cancelaciรณn de riesgo C_RIESGO Contabilizaciรณn cobro/pago CONTACOBPA Contabilizaciรณn impagado CONTAIMP Contabilizaciรณn de remesa cliente CONTAREMC Contabilizaciรณn de remesa pago CONTAREMP Agrupaciรณn de efectos CRAGR Cobro/Pago CRCOBPAG Creaciรณn norma CSB CREADOCSB Creaciรณn efectos desde una factura CRFAC Creaciรณn ef. desde mantenimiento CRMNT Divisiรณn de efectos DIV Generaciรณn de impagado IMP Cobro/Pago parcial MDCOBPAG Modificaciรณn de campos que generan Histรณrico (segรบn cuestionario) MODIF Divisiรณn de efectos ORIDIV Creaciรณn de remesa al cobro RECOB Creaciรณn de remesa al cobrador RECOBRA Creaciรณn de remesa al descuento REDES Creaciรณn de remesa de pagos RETALON Creaciรณn de talรณn TALON

His_Comentario Efecto agrupado Baja desde el mantenimiento de cartera Efecto contabilizado Efecto contabilizado Efecto contabilizado Efecto contabilizado Efecto contabilizado Nuevo efecto agrupado Nuevo efecto creado por un cobro/pago parcial Aรฑadido a norma bancaria Efecto creado por una factura Alta desde el mantenimiento de cartera Efecto dividido Efecto impagado Efecto modificado por un cobro/pago parcial Se han modificado campos sensibles Efecto divido Efecto remesado Efecto remesado Efecto remesado Efecto remesado Marcado el efecto como talรณn

3.8.- Contabilizaciones en diferido Disponemos de varias pantallas para poder generar los asientos contables en diferido de las operaciones procesadas en cartera.

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3.8.1.- Contabilidad / Contabilidad y finanzas / Cartera de efectos / Gesti贸n de la cartera / Cancelaci贸n del riesgo.

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Dentro de esta pantalla Podremos: Cancelar el riesgo en diferido de las Remesas al descuento pendientes de contabilizar. Generar el cobro de las remesas de cobro en las que se hayan utilizado cuentas de efectos descontados que estén pendientes de contabilizar. Generar el pago de las remesas de pago en las que se hayan utilizado cuentas de efectos descontados que estén pendientes de contabilizar. Generar el pago de las remesas realizadas desde la gestión de talones, cuando se utilizaron cuentas de efectos descontados que estén pendientes de contabilizar. Generar la contabilización de los talones de cliente que se crearon con la opción “Efectos comerciales” y que se encuentran pendientes de pago que estén pendientes de contabilizar. La aplicación genera un proceso masivo de contabilización por lo que, la aplicación tomará como referencia: Fecha vencimiento: Se contabilizarán todos los efectos con fecha de vencimiento menor que la informada en el campo “fecha proceso”.

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Fecha fin riesgo: Se contabilizarán todos los efectos con fecha fin de riesgo (fecha vencimiento + días devolución de remesa – valor informado en el mantenimiento de Cuentas bancarias-) menor que la informada en el campo “fecha proceso”.

3.8.2.- Contabilidad / Contabilidad y finanzas / Cartera de efectos / Gestión de la cartera / Contabilización de remesas / Remesas de cobros.

3.8.3.- Contabilidad / Contabilidad y finanzas / Cartera de efectos / Gestión de la cartera / Contabilización de remesas / Remesas de pagos.

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En ambos casos tendremos la posibilidad de contabilizar en diferido todas aquellas remesas creadas en las cuales se seleccionó en el Gestor de Cartera de Efectos la opción “No contabilizar”.

En esta ocasión sí podremos seleccionar entre límites qué remesas queremos contabilizar.

12.4.4.- Contabilidad / Contabilidad y finanzas / Cartera de efectos / Gestión de la cartera / Contabilización de remesas / Remesas de impagados.

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En esta opción, podremos contabilizar en diferido todos aquellos impagados creados en las cuales se seleccionó en el Gestor de Cartera de Efectos la opción “No contabilizar”.

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3.9.- Listados Dentro de la aplicaci贸n disponemos de toda una gran variedad de listados para controlar todo lo relacionado con efectos pendientes de pago, pendientes de cobro, pendientes de remesar, efectos en riesgo, impagados, listar recibos, listar talones... Los encontraremos distribuidos en: a. Contabilidad / Contabilidad y finanzas / Cartera de efectos / Datos Maestros / Informes b. Contabilidad / Contabilidad y finanzas / Cartera de efectos / Informes

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PROCESOS DE TRABAJO 1. GESTIÓN DE REMESAS DE CLIENTES Para generar remesas, o cualquier tipo de operación dentro de cartera, acudiremos al Gestor de Cartera de Efectos: Contabilidad / Contabilidad y finanzas / Cartera de efectos / Gestión de la cartera /Gestor de efectos

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1.1.- Gestión de remesas cobro Para realizar una remesa de cobro, seguiremos los siguientes pasos: 1.1.1.- Dentro del Gestor de Cartera de Efectos, definiremos qué operaciones queremos Generar: 1º.- Seleccionamos la pestaña Remesa de Clientes

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2º.- Seleccionamos en tipos de Remesa: Cobro

3º.- Indicaremos con qué banco realizaremos la remesa. Este campo se informa con las entidades dadas de alta desde el mantenimiento de Cuentas Bancarias.

4º.- Indicaremos si contabilizamos la remesa una vez generada o no.

5º.- Indicaremos, en el caso de contabilizar, con qué guía contable lo haremos.

6º.- Seleccionaremos si queremos:

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Elemento

Descripción

Tipo de remesa: Descuento, cobro o cobrador. Banco/Cobrador: Banco/Cobrador al que presentar los efectos a cobrar o descontar. Nº remesa: Número de remesa a crear (contador del mantenimiento de bancos o cobradores). Una vez realizada la remesa, se actualiza el valor en dichos mantenimientos. Este número podrá modificarse en los mantenimientos o en esta pantalla. Imp. Máx. rem. Importe máximo de la remesa (se recoge del mantenimiento de bancos y es la diferencia entre el Riesgo y el Riesgo utilizado). Fec. Remesa: Fecha de la remesa. No contabilizar: Si la casilla de verificación está activada, la remesa no se contabilizará al crearse (las cuentas contables no se actualizarán hasta la contabilización). Guía contable: Guía contable que define el estilo de contabilización, si está desactivada la casilla de verificación No contabilizar. Contabilizar efectos comerciales: Sólo disponible en remesas al cobro/cobrador (las remesas al descuento incorporan, por defecto, el tratamiento del riesgo). Si activa la casilla de verificación, los efectos no se borran tras contabilizarse (según guía estándar de contabilización contra la cuenta 4312xxx). Al vencer los efectos, se podrán cancelar manualmente (desde los cobros) o automáticamente (desde la cancelación de riesgo). Si no activa la casilla de verificación, los efectos se borran tras contabilizarse (según guía estándar de contabilización contra la cuenta del banco). NOTA: Para el correcto funcionamiento de esta opción y si su instalación es anterior a la versión 1.60, debe tener correctamente actualizadas las guías de contabilización.

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1.1.2.- Seleccionaremos los efectos que conformarán la remesa, para ello:

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•

Marcaremos el botón Seleccionar efectos.

•

Aparecerá el selector de efectos.

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Dentro del mismo: •

Podemos filtrar todos los efectos pendientes de cobrar que aparecen en la lista de la parte superior “Efectos disponibles”.

1º.- Definimos el campo por el cual buscaremos

2º.- Escribiremos el valor que sabemos.

3º.- Marcaremos Filtro por campo y la aplicación presentará los efectos que cumplan la condición previamente definida.

•

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También por selección de límites, cuando queramos filtrar por varios criterios.

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•

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Una vez filtrados, seleccionaremos los efectos que nos aparecen y marcaremos el botón: “Seleccionar datos”.

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•

Esta operación hará que los efectos previamente seleccionados pasen del apartado “efectos disponibles” a la lista de la parte inferior.

•

Finalmente Marcaremos “Aplicar”

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1.1.3.- Esto hará que nos aparezcan los efectos en pantalla:

•

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En caso de que nos hubiéramos dejado algún efecto por seleccionar podremos volver a marcar el botón “Seleccionar efectos” para volver a generar una búsqueda y una selección nueva.

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Si por el contrario tuviéramos que quitar alguno: lo marcaríamos y posteriormente acudiríamos al menú Gestor / Excluir Efectos.

1.1.4.- Cuando tengamos todos los vencimientos correctos grabaremos la remesa marcando la opción: Gestor / Procesar

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e. Una vez generada, ya podremos: â&#x20AC;˘

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Realizar el informe de remesa:

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â&#x20AC;˘

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Listar los recibos de las remesas:

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Generar el Fichero norma C.S.B.

1.2.- Gestión de remesas al descuento Para realizar una remesa al descuento, seguiremos los siguientes pasos:

1.2.1.- Dentro del Gestor de Cartera de Efectos, definiremos qué operaciones queremos Generar. 1º.- Seleccionamos la Pestaña Remesa Clientes.

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2º.- Seleccionamos en tipo de Remesa: Descuento.

3º.- Indicaremos con qué banco realizaremos la remesa. Este campo se informa con las entidades dadas de alta desde el mantenimiento de Cuentas Bancarias.

4º.- Indicaremos si contabilizaremos la remesa una vez generada o no.

5º.- Indicaremos, en el caso de contabilizar, con qué guía contable lo haremos.

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1.2.2.- Seleccionaremos los efectos que conformarรกn la remesa, lo haremos al igual que en las remesas de cobro, utilizando el Selector de Efectos.

1.2.3.- Una vez aplicada la selecciรณn nos aparecerรกn los efectos en pantalla:

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En el caso de querer modificar la selección procesada, podremos añadir o bien excluir efectos, de la misma manera que lo hacíamos con las remesas de cobro.

1.2.4.- Cuando tengamos todos los vencimientos correctos grabaremos la remesa marcando la opción: Gestor / Procesar.

Esta operación, además de generar un asiento (si así lo hemos indicado), dejará automáticamente los efectos en situación de Riesgo.

1.2.5.- Una vez generada, ya podremos: Realizar el informe de remesa:

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Listar los recibos de las remesas:

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Generar el Fichero norma C.S.B.

1.3.- Generaci贸n de ficheros Norma CSB Para poder generar el fichero de presentaci贸n de remesas a bancos, disponemos de varias posibilidades: Podremos acceder desde el Gestor de Cartera de Efectos, en las pesta帽as: Rem. Clientes o Rem. Pagos men煤 Remesas / Generar fichero norma CSB.

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O bien desde el men煤 principal de la aplicaci贸n: Contabilidad / Contabilidad y finanzas / Cartera de efectos / Gesti贸n de la Cartera / Generar Archivos normas C.S.B.

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Para cualquier tipo de remesa, en la generación de los ficheros norma C.S.B. se seguirán los mismos pasos: 1.3.1. En la primera pantalla:

1º.- Seleccionaremos el banco con el que hicimos la remesa.

2º.- Indicaremos qué tipo de remesa realizamos en su momento. Podremos seleccionar: Cobro/ Descuento/ Talones (para remesas de pagos)

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3º.- Seleccionaremos el tipo de norma a generar. Disponemos: Para remesas de Clientes: normas 19 / 32 / 58 Para remesas Pagos: 34 / 68

4º.- Definiremos, además de tenerlo en la partición anterior, si queremos enviarlo por correo o copiarlo en un disquete.

5º.- Marcaremos “Siguiente”.

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1.3.2.- Indicaremos a continuación, número de remesa y fecha:

1.3.3.- Una vez hayamos marcado el botón “Siguiente”, nos aparecerá una pantalla con los Datos de Presentador de la norma seleccionada. Estos, si fuera necesario, podrían ser modificados.

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1.3.4.- Al pasar a la siguiente pantalla, tendremos la posibilidad de añadirle a la norma cualquier tipo de concepto o valor de campo proveniente de las tablas: CarteraEfectos, BancosConta, Cobradores, Clientes, Proveedores, Bancos, Domicilios. Esto se hará, en el caso de que la entidad Bancaria a la que se enviará el fichero reclame algún dato extra a los estándars, que vienen incorporados en la norma a presentar.

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1.3.5.- A continuación, la aplicación propone toda una serie de “campos libres”, en ellos podremos indicar cualquier tipo de observación o valor que la entidad bancaria nos solicite mostrar.

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1.3.6.- Una vez hayamos marcado “Finalizar”, la aplicación creará el fichero y nos pedirá si queremos efectuar su verificación.

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En el caso de que el fichero esté correcto, nos aparecerá este mensaje:

En el caso de no ser así, saldrá el siguiente:

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1.3.7.- En el caso de tener que visualizar o modificar un fichero con errores, podremos acudir al “Visor Normas C.S.B.” El acceso al mismo lo tenemos desde distintos apartados de la aplicación: Dentro del Gestor de cartera de efectos, en las pestañas Rem. Clientes / Rem. Pagos menú Remesas / Visor fichero normas C.S.B.

En el menú principal, si acudimos a Contabilidad / Contabilidad y finanzas / Cartera de efectos / Gestión de la cartera / Visor normas C.S.B.

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Dentro del visor: Marcaremos la opción “Leer archivo”.

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Seleccionaremos el tipo de fichero que queremos visualizar:

Una vez en pantalla, marcaremos el que queremos examinar y aceptaremos:

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A continuación, la aplicación volverá a comprobar el fichero y finalmente después de aceptar la pantalla de verificación, podremos visualizarlo.

En el caso de tener que corregir algún tipo de incidencia relacionada con el fichero confeccionado, procederemos de la siguiente manera: Desplegaremos todos los apartados de la norma en el bloque de la izquierda.

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La rectificación de un registro erróneo se realizará de la siguiente manera: Seleccionaremos la línea que esté marcada con un botón rojo, en el cuadro de la derecha podremos hacer la lectura del valor erróneo, en el mismo cuadro podremos comprobar dónde podremos realizar la modificación.

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Modificaremos el valor del campo que nos marca la aplicaci贸n como registro incorrecto.

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Marcaremos el botón Fijar Cambios

Posteriormente la opción “Verificar archivo” para ver si ya no existen registros erróneos.

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Realizaremos estas operaciones hasta que desaparezcan todas las incidencias.

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1.4.- Gestión de remesas por cobrador El sentido de realizar remesas por cobrador es realizar listados de remesas por cobrador. Con este tipo de listado podremos controlar qué recibos debe cobrar cada uno de nuestros cobradores. Para realizar una remesa al cobro, seguiremos los siguientes pasos:

1.4.1.- Dentro del Gestor de Cartera de Efectos, definiremos qué operaciones queremos Generar.

1º.- Seleccionamos la pestaña Remesa de Clientes.

2º.- Seleccionamos en tipo de Remesa: Cobrador.

3º.- Indicaremos con qué cobrador realizaremos la remesa. Este campo se informa con los cobradores dados de alta desde el mantenimiento de Cobradores.

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4º.- Indicaremos si contabilizamos la remesa una vez generada o no. Lo más normal es NO contabilizar, ya que la contabilización se realizará cuando se sepa con certeza qué es lo que se ha cobrado. (En la pestaña Cobros / Pagos / Cancelar Riesgo).

5º.- Indicaremos, en caso de contabilizar, con qué guía contable lo haremos. A nivel estándar no hay ninguna montada.

1.4.2.- Seleccionaremos los efectos que conformarán la remesa, lo haremos al igual que en las remesas cobro y descuento, utilizando el Selector de Efectos.

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1.4.3.- Una vez aplicada la selección nos aparecerán los efectos en pantalla:

En el caso de querer modificar la selección procesada, podremos añadir o bien excluir efectos, de la misma manera que lo hacíamos con las remesas al cobro y al descuento.

1.4.4.- Cuando tengamos todos los vencimientos correctos grabaremos la remesa marcando la opción: Gestor / Procesar.

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1.4.5.- Una vez generada, ya podremos:

Realizar el informe de remesa:

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Listar los recibos de las remesas:

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2. GESTIÓN DE REMESAS DE PROVEEDORES Disponemos de dos opciones para poder generar remesas de proveedor. Desde la pestaña del Gestor de Cartera de efectos Rem. Pagos: Desde esta opción, tendremos la posibilidad de generar remesas de pagos para generar ficheros en soporte magnético con la norma C.S.B. Además, realizar la remesa desde esta opción nos permitirá guardar un registro en una tabla de remesas, esto hace que la podamos recuperar siempre que la necesitemos tener en pantalla.

Desde la pestaña del Gestor de Cartera de efectos: Talones. Dentro de esta opción tendremos la posibilidad de generar la remesa de pagos para posteriormente poder listar talones o cartas de pago para su posterior presentación a la entidad bancaria correspondiente. Realizar la remesa desde esta opción no deja ningún tipo de registro en cartera, como mucho tendríamos el asiento de la remesa en contabilidad.

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Veremos a continuación cómo debemos trabajar desde la pestaña Remesas Pago: 2.1.1.- Dentro del Gestor de Cartera de Efectos, definiremos qué operaciones queremos Generar.

1º.- Seleccionamos la pestaña Remesa Pagos.

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2º.- Indicaremos con qué banco realizaremos la remesa. Este campo se informa con las entidades dadas de alta desde el mantenimiento de Cuentas Bancarias.

3º.- Indicaremos si contabilizaremos la remesa una vez generada o no.

4º.- Indicaremos, en el caso de contabilizar, con qué guía contable lo haremos.

5º.- Seleccionaremos si queremos:

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2.1.2.- Seleccionaremos los efectos que conformarรกn la remesa, lo haremos al igual que en las remesas de clientes, utilizando el Selector de Efectos.

2.1.3.- Una vez aplicada la selecciรณn nos aparecerรกn los efectos en pantalla:

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En el caso de querer modificar la selección procesada, podremos añadir o bien excluir efectos, de la misma manera que lo hacíamos con las remesas de cobro.

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2.1.4.- Cuando tengamos todos los vencimientos correctos grabaremos la remesa marcando la opci贸n: Gestor / Procesar.

2.1.5.- Una vez generada, ya podremos: Realizar el informe de remesa:

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Generar el Fichero norma C.S.B.

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3. GESTIÓN DE TALONES

3.1.- Talones de proveedores Tal y como hemos remarcado con anterioridad, desde la opción “Talones”, también podremos gestionar las remesas de proveedor en el caso de tener que listar talones o cartas de pago. No obstante, deberemos tener en cuenta que no podremos generar ficheros en soporte magnético.

Para poder realizar los talones de pago, procederemos de la siguiente manera:

3.1.1.- Definiremos en la cabecera los valores necesarios para poder procesar los talones.

1º.- Seleccionamos la pestaña Talones.

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2º.- Marcaremos si queremos realizar un talón de Cliente o Proveedor.

3º.- Indicaremos con qué banco trabajaremos. Este campo se informa con las entidades dadas de alta desde el mantenimiento de Cuentas Bancarias.

4º.- Indicaremos a partir de qué número de talón listaremos.

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5º.- Indicaremos qué tipo de informe queremos utilizar para imprimir: talón, carta de pago…

6º.- Indicaremos, en el caso de contabilizar, con qué guía contable lo haremos.

7º.- Seleccionaremos si queremos:

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8º.- Si marcamos el check de Fecha de proceso y además marcamos el check de Agrupar por F. Vto + proveedor, el programa nos creará un único talón para ése proveedor con la fecha del sistema.

3.1.2.- Buscaremos los efectos de proveedor que debemos procesar, desde el selector de efectos:

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3.1.3.- Una vez procesada la selecci贸n, nos aparecer谩n los vencimientos en pantalla.

Debemos tener en cuenta un par de detalles antes de procesar los talones: Podemos agrupar efectos siempre que sean del mismo proveedor y tengan la misma fecha de vencimiento.

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Botón Simulación: Presenta el importe total de los efectos seleccionados para la construcción de uno o varios talones o pagarés. En talones de proveedor, si la suma de los importes de los efectos que componen el talón es negativa, no podrá crear el talón. En talones de cliente, si la suma de los importes de los efectos que componen el talón es positiva, no podrá crear el talón. Agrupar por F. Vto. + Proveedor: Indica qué tipo de rotura hay que realizar para generar los talones: •

De proveedores: -

•

Si está desactivada, trabaja como Detalle (para cada efecto de la cartera de proveedor, se realiza un talón, carta de pago o pagaré). Si está activada, agrupa en un talón, carta de pago o pagaré todos los efectos de cada proveedor con la misma fecha de vencimiento. Si seleccionamos la fecha de proceso como fecha de vencimiento del talón, se crea un único talón por proveedor.

De clientes: -

Si está desactivada, trabaja como Detalle (para cada efecto de la cartera de clientes realizará un talón, carta de pago o pagaré). Si está activada, agrupa en un talón, carta de pago o pagaré todos los efectos de cada cliente por código de cliente.

Imp. Total seleccionado: Importe total de los efectos seleccionados para la construcción del talón o pagaré a crear. Rejilla Talones: Talones a generar según la simulación de efectos que se visualizan en la ventana anterior. Podrá modificar el comentario, el documento de conciliación y el vencimiento de los efectos. NOTAS •

• •

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Si un talón está compuesto por más de un efecto, se crea un nuevo efecto en la cartera er con los datos del 1 efecto que constituye el talón y la suma de los importes de los efectos que lo componen. Los efectos que componen el talón quedan marcados como borrados y como una agrupación del efecto que se crea como talón. Si el talón sólo consta de un efecto, sólo se asigna al efecto correspondiente el número de talón y fecha vencimiento, y que la agrupación constará que es del mismo efecto propio. Los talones presentados son una simulación (hasta que no pulse el botón PROCESAR, no se graban en la base de datos). Podemos cambiar los valores de los talones de forma manual: fecha vencimiento, comentario, etc.

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3.1.4.- Finalmente, marcaremos el men煤 Gestor / Procesar.

En funci贸n de lo definido en la cabecera: contabilizaremos y / o listaremos los talones o cartas de pago.

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3.2.- Talones de clientes Desde la opción “Talones”, también podremos generar cheques o talones de devolución a clientes, en el caso de tener que abonar facturas que hayan generado vencimientos. La condición indispensable para poder emitir talones de clientes es tener vencimientos o efectos de clientes negativos. Para poder realizar los talones de clientes, procederemos de la siguiente manera:

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3.2.1.- Definiremos en la cabecera los valores necesarios para poder procesar los talones. 1º.- Seleccionamos la pestaña Talones.

2º.- Indicaremos si se trata de Talones de Cliente o Proveedor.

3º.- Indicaremos con qué banco trabajaremos. Este campo se informa en las entidades dadas de alta desde el mantenimiento de Cuentas Bancarias.

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4º.- Indicaremos a partir de qué número de talón listaremos.

5º.- Indicaremos qué tipo de informe queremos utilizar para imprimir: talón, carta de pago…

6º.- Indicaremos, en el caso de contabilizar, con qué guía contable lo haremos.

7º.- Indicaremos qué fecha de vencimiento queremos asignar a la secuencia de talones que listaremos: El más antiguo El más reciente, El indicado en el campo “Fecha proceso”

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3.2.2.- Buscaremos los efectos de clientes que debemos procesar, desde el selector de efectos:

3.2.3.- Una vez procesada la selecci贸n, nos aparecer谩n los vencimientos en pantalla.

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Podemos agrupar efectos siempre que sean del mismo cliente.

Si ademĂĄs de marcar la opciĂłn de Agrupar por cliente hemos marcado el check de Fecha vencimiento, podremos agrupar varios efectos del mismo cliente por la fecha del primer vencimiento, el Ăşltimo o la fecha del proceso.

Podemos cambiar los valores de los talones manualmente: la fecha de vencimiento, indicar un comentario....

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3.2.4.- Finalmente, marcaremos el men煤 Gestor / Procesar.

En funci贸n de lo definido en la cabecera: contabilizaremos y / o listaremos los talones o cartas de pago.

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4. GESTIÓN DE COBROS Desde esta opción podremos realizar todas estas operaciones: Cobrar en efectivo o al contado (realizar el cobro de efectos no remesados). Generar los cobros de los efectos que cobra un cobrador (cobro de efectos remesados por cobrador). Realizar cobros de remesas de cobro cuando en la misma se utilizó la opción “Contabilizar efectos comerciales”. Para cualquiera de estas tres opciones procederemos de la misma manera: a. Dentro del Gestor de Cartera de Efectos, informaremos los siguientes valores: 1º.- Seleccionamos la pestaña Cobros / Pagos / Cancelar riesgo

2º.- Seleccionamos la opción de “Cobros”.

3º.- Indicaremos con qué banco realizaremos el cobro. Este campo se informa con las entidades dadas de alta desde el mantenimiento de Cuentas Bancarias.

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4º.- Indicaremos con qué guía contable contabilizaremos la operación.

b. Buscaremos los efectos de clientes que debemos procesar, desde el selector de efectos:

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Una vez procesada la selección, nos aparecerán los vencimientos en pantalla.

Debemos tener en cuenta el hecho de que podremos cobrar parcialmente si nos interesa. Para ello, marcaremos sobre el campo “Imp. a Cobrar” e indicaremos la cantidad parcial que se cobrará. El programa nos creará un efecto nuevo con el importe por la diferencia (del cobro parcial).

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d. Finalmente, marcaremos el menĂş Gestor / Procesar.

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Esto traspasará el asiento contable de cobro automáticamente y hará que los efectos queden cobrados, borrados y contabilizados.

5. GESTIÓN DE PAGOS Desde esta opción podremos realizar todas estas operaciones: Pagar en efectivo o al contado (realizar el pago de efectos no remesados). Realizar los pagos de remesas de pago cuando en la misma se utilizó la opción “Contabilizar efectos comerciales” (tanto los procesados desde la pestaña Rem. Pagos como los que procesamos por la pestaña Talones). Para cualquiera de estas dos opciones procederemos de la misma manera: a. Dentro del Gestor de Cartera de Efectos, informaremos los siguientes valores:

1º.- Seleccionamos la pestaña Cobros / Pagos / Cancelar riesgo

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2º.- Seleccionamos la opción Pagos.

3º.- Indicaremos con qué banco realizaremos el pago. Este campo se informa con las entidades dadas de alta desde el mantenimiento de Cuentas Bancarias.

4º.- Indicaremos con qué guía contable contabilizaremos la operación.

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b. Buscaremos los efectos de proveedores que debemos procesar, desde el selector de efectos:

Una vez procesada la selección, nos aparecerán los vencimientos en pantalla.

Debemos tener en cuenta el hecho de que podremos pagar parcialmente si nos interesa. Para ello, marcaremos sobre el campo “Imp. a Cobrar” e indicaremos la cantidad parcial que se pagará. El programa creará un efecto nuevo por la diferencia del importe del cobro parcial.

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d. Finalmente, marcaremos el menĂş Gestor / Procesar.

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Esto traspasará el asiento contable de pago automáticamente y hará que los efectos queden pagados, borrados y contabilizados.

6. GESTION DE CANCELACIONES DE RIESGO Desde esta opción podremos generar la cancelación del riesgo de los efectos remesados al descuento. Para ello: a. Dentro del Gestor de Cartera de Efectos, informaremos los siguientes valores:

1º.- Seleccionamos la pestaña Cobros / Pagos / Cancelar riesgo.

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2º.- Seleccionamos la opción Cancelar riesgo.

3º.- Indicaremos con qué guía contable contabilizaremos la operación.

b. Buscaremos los efectos de clientes que debemos procesar, desde el selector de efectos. Deberemos tener en cuenta el hecho de que la aplicación únicamente nos mostrará los efectos remesados al descuento, pendientes de cancelar.

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Una vez procesada la selecci贸n, nos aparecer谩n los vencimientos en pantalla.

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d. Finalmente, marcaremos el menĂş Gestor / Procesar.

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Esto traspasará el asiento contable de la cancelación de riesgo automáticamente y hará que los efectos queden cobrados, borrados y contabilizados. Además el riesgo del cliente se actualizará automáticamente (disminuirá el riesgo utilizado).

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7. GESTIÓN DE IMPAGADOS Para poder gestionar un impagado: NOTA: Es muy importante tener correctamente definido el bloque “Impagados”, en el asistente de configuración. Recordemos que en éste, definíamos en qué situaciones podíamos darlos de alta.

a. Dentro del Gestor de Cartera de Efectos informaremos los siguientes valores:

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1º.- Seleccionamos la pestaña “Impagados / Reclamados”.

2º.- Indicaremos, “Impagar efectos”:

3º.- Propondremos una cuenta relacionada con el Impagado que se da de alta (Banco que devuelve el recibo o la cuenta contable del cliente).

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4º.- Seleccionaremos la guía contable con la que contabilizaremos en el caso de querer hacerlo.

5º.- Indicaremos, si queremos listar una carta de impagados, qué modelo de informe sacaremos.

6º.- Si marcamos “Configuración” nos aparecerá la pantalla “Configuración de Impagados”. Esta servirá para parametrizar valores relacionados con los impagados que se darán de alta.

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b. Buscaremos los efectos de clientes que debemos procesar, desde el selector de efectos.

Dentro del mismo, debemos marcar la opción “Ver todos los efectos” para poder realizar la selección.

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Una vez procesada la selecci贸n, nos aparecer谩n los vencimientos en pantalla.

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Dentro de esta pantalla debemos tener en cuenta lo siguiente: Podemos Cambiar a quién imputamos los gastos de impagados en la Columna “Cargo?”. Esto lo podremos hacer siempre que dentro de la pantalla “Configuración de Impagados” se haya indicado la opción “Gastos: No forzar”.

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Los gastos de impagados nos pueden venir calculados por la cuenta de banco que se está utilizando, no obstante se pueden entrar manualmente de dos maneras: Informamos directamente en la columna “Gastos impag.”

Realizando un desglose de los gastos en la factura (factura de gasto que pasa el banco). Esto lo podremos hacer con la opción: Impagados / Modificar gastos.

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d. Finalmente, marcaremos el menĂş Gestor / Procesar.

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Esto dejarรก los efectos marcados como impagados (se incluirรกn en los listados de impagados), traspasarรก el asiento contable del impagado (si optamos por contabilizar), y podremos listar la carta (en el caso de haber seleccionado la impresiรณn de la misma).

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NOTA: En el caso de querer cobrar un impagado, lo podremos hacer desde la gestión de remesas de clientes (para volver a remesar el efecto impagado) o desde la opción de cobros (para generar el cobro en efectivo). Cuando debamos seleccionar los efectos impagados a cobrar, debemos marcar la opción “Impagados” para poderlos visualizar y poder trabajar con ellos.

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8. GESTIÓN DE RECLAMADOS La reclamación de efectos implica reclamarle a una entidad bancaria que no gestione el cobro de algún efecto de una remesa que por error se envió. A nivel de aplicación, la gestión de reclamados implica: Dejar el efecto que en su momento pudiera haber quedado como remesado, contabilizado e incluso borrado, como pendiente (como si no se hubiese realizado nada). Generar un asiento de compensación para dejar la contabilidad cuadrada (de forma que ese efecto “reclamado” quede pendiente de cobro y de remesar). Se generará, por lo tanto, un contra-asiento para compensar el asiento del efecto dentro de la remesa. Para ello: a. Dentro del Gestor de Cartera de Efectos, informaremos los siguientes valores: 1.- Seleccionamos la pestaña Impagados / Reclamados.

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2º.- Indicaremos “Reclamar efectos”.

3º.- Propondremos la cuenta del banco con la que se realizó la remesa que se debe reclamar.

4º.- Seleccionaremos la guía contable con la que contabilizaremos, en el caso de querer hacerlo.

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5º.- Si queremos identificar la reclamación generada, tendremos la posibilidad de proponer un valor alfanumérico.

b. Buscaremos los efectos de clientes que debemos procesar, desde el selector de efectos.

Dentro del selector, deberemos de seleccionar la opción “Ver todos los efectos”.

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Una vez procesada la selecci贸n, nos aparecer谩n los vencimientos en pantalla.

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d. Finalmente, marcaremos el menú Gestor / Procesar.

Con este proceso los efectos seleccionados quedarán pendientes (de remesar) y se generarán los correspondientes asientos de compensación para contrarrestar a los que en su momento se hicieron.

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9. GESTIÓN DE CONSOLIDACIONES Las consolidaciones nos ayudarán a compensar efectos positivos con efectos negativos de un mismo cliente para generar un efecto nuevo con la diferencia. Se generará una agrupación de efectos positivos con negativos. NOTA: La suma de efectos negativos nunca puede superar la suma de efectos positivos. Para ello: a. Dentro del Gestor de Cartera de Efectos, informaremos los siguientes valores: 1º.- Seleccionamos la pestaña Consolidar.

2º.- Seleccionaremos el Cliente al cual queremos realizar la compensación de efectos positivos con negativos.

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3ยบ.- Seleccionaremos los efectos negativos.

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4º.- Seleccionaremos los efectos positivos.

5º.- En el caso de que se quiera que aparezca el nuevo efecto generado, marcaremos esta opción:

b. Cuando tengamos seleccionados los efectos en pantalla marcaremos la opción de menú Gestor / Procesar.

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Una vez acabado el proceso podremos comprobar que se ha generado un efecto nuevo con la diferencia.

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NOTA: La aplicaci贸n, genera una agrupaci贸n con todos los efectos positivos, una agrupaci贸n de negativos, y una final con la compensaci贸n.

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10. GESTIÓN DE COBROS (INGRESOS / RENEGOCIADO) La gestión de cobros nos permite realizar dos operaciones totalmente diferentes: Gestión de Ingresos: Pensada para cuando el cliente nos comunica que nos entregará un tipo de efecto (importe en efectivo, talón...) por un valor concreto que desea que se le descuente de uno o varios de los vencimientos que nos debe (de manera que cancelaría parte de la deuda que tiene con nosotros). Renegociación de Efectos: Útil para cuando un cliente nos indica que una cantidad concreta que nos debe pagar la desea bloquear o “congelar” (de cara a efectuar el pago), debido a que debe negociar con nosotros nuevas condiciones para el pago de la misma. Tanto para la Gestión de Ingresos, como para la Renegociación de Efectos trabajaremos desde las mismas opciones:

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10.1.- Gestión de ingresos Para gestionar un ingreso, seguiremos los siguientes pasos:

10.1.1.- Acudiremos a la Entrada de Cobros y allí seleccionaremos la opción “Nuevo cobro”.

10.1.2.- Al marcar esta opción nos aparecerá un asistente: En la primera pantalla del mismo, indicaremos el cliente que nos entregará el importe del ingreso y el valor del mismo. Opcionalmente y si se supiera, podríamos indicar valores relacionados con el cheque entregado por el cliente (en el caso de que nos fuera a generar el ingreso con esta forma de pago).

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10.1.3.- Al marcar el botón “Siguiente” nos aparecerán todos los efectos pendientes de cobro del cliente seleccionado. Podremos, por lo tanto, indicar sobre qué efecto/s pendiente/s de cobro se debe aplicar el ingreso que aportará el cliente.

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10.1.4.- Al marcar “Siguiente”, aparecerá una pantalla en la cual podremos indicar el tipo de efecto con el cual se efectuará el ingreso del cliente.

Los campos del Mantenimiento de Tipos de Efecto: Vencimiento, Tipo remesa ingresos y Guía contable ingresos tienen total relación con esta opción.

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Vencimiento: Si el tipo de efecto seleccionado tiene la propiedad “vencimiento: sí” en el importe ingresado podremos proponer nueva fecha de vencimiento.

Tipo remesa ingresos y Guía contable ingresos: Cuando generemos un ingreso, se creará un nuevo efecto y el mismo se remesará y se contabilizará. La remesa generada y el asiento lo condicionarán estos valores en función del tipo de efecto seleccionado.

NOTA: Los efectos sobre los cuales compensamos el importe del ingreso quedarán automáticamente bloqueados.

10.1.5.- Al marcar finalizar, se grabará un nuevo registro en la pantalla Gestión de Cobros:

NOTA IMPORTANTE: Hacer esta operación NO IMPLICA haber realizado el ingreso. Lo único que hemos hecho es dejarlo preparado. Hasta que no lo aprobemos, éste no quedará ingresado. Dentro de esta pantalla, tenemos la posibilidad de visualizar el registro de cobro más al detalle (marcando doble clic sobre la línea que nos interese consultar). Incluso, podríamos ver qué efectos están implicados en el ingreso dado de alta.

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10.1.6.- Dentro de la pantalla “Gestión de cobros” marcaremos el registro preparado para ingresar y marcaremos: “Generar º Ingreso”.

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10.1.7.- Cuando hayamos marcado esta opción, nos aparecerá una pantalla en la que informaremos en qué cuenta (de banco o caja) ingresaremos el importe. Cuando finalicemos se grabará un registro en la pantalla “Ingresos”.

NOTA: El ingreso aún no está generado (lo tenemos preparado).

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10.1.8.- Para generar la entrada del ingreso del cliente en caja o bien en el banco, marcaremos la opción Procesos / Aprobar.

En el momento de aprobar se generará automáticamente una remesa y el asiento de la misma (de manera que quedará un registro del ingreso generado con la entrada del importe en caja o en el banco).

10.2.- Renegociado de efectos A nivel operativo: la renegociación implica bloquear los efectos sobre los cuales se aplica un importe, dejando un registro de que esa cantidad está en proceso de renegociado. Cuando la renegociación acabe, el o los efectos bloqueados, se deberán desbloquear (en el mantenimiento de cartera de efectos o bien desde el rectificador de status) para realizar con los mismos lo que proceda (cobrarlos, rectificarlos, dividirlos, agruparlos...) Para gestionar un renegociado de efectos, seguiremos los siguientes pasos: a. Acudiremos a la Entrada de Cobros y allí seleccionaremos la opción “Nuevo cobro”.

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b. Al marcar esta opci贸n nos aparecer谩 un asistente. En la primera pantalla del mismo, indicaremos el cliente que entra en la renegociaci贸n y el importe a renegociar.

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Al marcar el botón “Siguiente” nos aparecerán todos los efectos pendientes de cobro del cliente seleccionado. Podremos, por lo tanto, indicar sobre qué efecto/s pendiente/s de cobro se debe aplicar el importe a renegociar.

d. Al marcar “Siguiente”, aparecerá una pantalla donde nos pregunta si queremos realizar un cobro parcial. (Ya que el importe de cobro es menor que el importe del efecto/s seleccionados).

e. Al marcar “Sí” o “No”, aparecerá una pantalla en la cual deberemos informar un tipo de efecto asociado al importe a renegociar (este tipo de efecto es obligatorio indicarlo, ya que si no, no podríamos continuar).

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Al marcar finalizar, se grabarรก un nuevo registro en la pantalla Gestiรณn de Cobros, ademรกs los efectos quedarรกn automรกticamente bloqueados.

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NOTA IMPORTANTE: Hacer esta operación NO IMPLICA haber realizado la renegociación. Lo único que hemos hecho es dejarla preparada. g. Finalmente, marcaremos el registro que debe seleccionaremos la opción “Renegociado de efectos”.

entrar

renegociación

Cuando hayamos marcado esta opción, nos aparecerá una pantalla en la que informaremos la fecha de la renegociación. Una vez finalizado, se grabará un registro en la pantalla “Ingresos” con el detalle: “Renegociación de Efectos”. Esta opción nos permite bloquear los efectos que están en renegociación con el cliente o bien con el banco.

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11. RETROCESO DE REGISTROS PROCESADOS DESDE CARTERA En el caso de tener que retroceder un registro mal generado (una remesa que no se debía procesar, un impagado que no se debía dar de alta, un talón que no se debía emitir ni contabilizar...) debemos tener en cuenta que para ello disponemos de varias alternativas. Lo veremos para los distintos procesos que podemos generar.

11.1.- Retroceso de remesas de clientes y de proveedores Para remesas de clientes y proveedores deberemos tener en cuenta lo siguiente: Se deberá eliminar el asiento contable del cobro o pago que se pudiera haber realizado en el caso de haber generado la remesa usando cuenta de efectos comerciales. En el caso de remesas al descuento, eliminar el asiento de la cancelación de riesgo. Posteriormente, desde el Gestor de Cartera de Efectos:

11.1.1.- Buscaremos la remesa desde la opción Remesas / Buscar Remesa para dejarla en pantalla.

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11.1.2.- La podremos eliminar para volverla a generar.

11.1.3.- La podremos modificar. Esto implicaría: Los asientos se eliminarán automáticamente en el momento de realizar dichas modificaciones. Para este caso, deberemos de “Borrar asiento remesa” para que luego nos deje modificar la remesa contable visualizada.

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La remesa quedará pendiente de grabar, por lo tanto después de realizar las modificaciones pertinentes deberemos marcar la opción Gestor / Procesar. Esto hará que se genere la remesa correcta y el asiento contable modificado.

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11.2.- Retroceso de Talones de clientes y de proveedores En el caso de tener que deshacer una generación de talones de clientes y/o proveedores, deberemos eliminar los asientos que se hayan podido generar, directamente desde contabilidad. Esto hará que los efectos queden “pendientes” de generar talón y pendientes de cobro o pago (el status contabilizado y borrado desaparecerá).

11.3.- Retroceso de cobros, pagos y cancelaciones de riesgo Si lo que debemos retroceder es un cobro, pago y/o cancelación de riesgo, deberemos eliminar los asientos que se hayan podido generar, directamente desde contabilidad. Esto hará que los efectos queden “pendientes” de generar talón y pendientes de cobro o pago (el status contabilizado y borrado, desaparecerá).

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11.4.- Retroceso de Impagados y reclamados Tanto para los Impagados como los Reclamados, deberemos tener en cuenta lo siguiente: 11.4.1.- Buscaremos el efecto impagado o reclamado desde la opci贸n Impagados / Buscar Remesa para dejarla en pantalla.

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11.4.2.- La podremos eliminar para volverla a generar.

11.4.3.- La podremos modificar. Esto implicarĂa: Los asientos se eliminarĂĄn automĂĄticamente en el momento de realizar dichas modificaciones.

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NOTA: Se han analizado las rectificaciones desde el punto de vista operativo de programa. Para el usuario que trabaje con la aplicación, los procesos anteriormente descritos serán los más sencillos y certeros (ya que se trabaja con el registro a eliminar o modificar visualizado en pantalla). No obstante los procesos de rectificación también se pueden llevar a cabo desde el Rectificador de Status y / o el Modificador de Campos.

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Con relación a estas dos opciones, es muy recomendable que el usuario NO las utilice a menos que esté asistido por un técnico aplicador experto en la materia. Recordar también, que antes de realizar cualquiera de estas dos opciones es recomendable asegurarnos de tener una copia de seguridad reciente. Además, para el modificador de campos, también se recomienda hacer el proceso por número de efecto, ya que este es un campo único, así nos aseguraremos de modificar SOLO el efecto que nos interesa.

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