Manual-Portal-empleado by Infordisa

Passeig de l’Estació 13-15 43800 Valls (Tarragona) info@infordisa.com

www.infordisa.com T.(+34) 977 612 073 F.(+34) 977 612 483

Sage Laboral Web Área laboral

SAGE Laboral Web (Portal del Empleado)

Manual del Administrador Área Laboral

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

INDICE DEL MANUAL 1.- INTRODUCCIÓN A SAGE LABORAL WEB (PORTAL DEL EMPLEADO). ..................... 4 2.- ADMINISTRADOR DEL PORTAL .............................................................................. 5 2.1- Perfiles de acceso .......................................................................................................... 7 2.2- Usuarios del Portal ....................................................................................................... 12 2.3- Usuario Portal .............................................................................................................. 23 2.5- Seguridad Contraseña .................................................................................................. 24 a) Ejemplo primer acceso ................................................................................... 25 b) Ejemplo Recordar Contraseña ....................................................................... 28 c) Ejemplo Regenerar Contraseñas. ................................................................... 30 1.- Empleado con permisos para regenerar contraseñas. .............................. 31 2.- Empleado sin permisos para regenerar contraseñas. ............................... 32 2.6- Usuario de gestión de envíos ........................................................................................ 33 2.7- Textos Legales/ Acerca de. ........................................................................................... 35 3.- CONTROL DE ACCESOS AL PORTAL ...................................................................... 38 4.- GESTIÓN DE ENVIOS DEL PORTAL ....................................................................... 39 5.- ACCIONES BÁSICAS .............................................................................................. 44 a) Modificaciones de empleados .......................................................................................... 44



Datos personales ......................................................................................... 44



Direcciones................................................................................................... 48



Datos Bancarios ........................................................................................... 53

Solicitud de anticipos .................................................................................................. 55

6.- MODULO ACCIONES .............................................................................................. 61 Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral a) Altas de empleados ........................................................................................................ 61 b) Bajas de empleados (cese de empresa) ........................................................................... 67 c) Configuración incidencias – Conceptos salariales ............................................................... 71 

Incidencias Conceptos Salariales................................................................ 75 -

Tipo de imputación Cuantía ...................................................................... 75

Tipo de imputación Importe ..................................................................... 80

7.- ACCIONES POSIBLE CON RRHH CLASS ................................................................ 84 a) Configuración incidencias IT ........................................................................................... 84 

Incapacidad temporal (Baja de IT).............................................................. 85



Incapacidad temporal (Alta de IT) .............................................................. 92

b) Configuración solicitudes de ausencias. ............................................................................ 96 c) Configuración incidencias - Vacaciones ........................................................................... 101 

Definir tipos de ausencias. ......................................................................... 102



Gestión solicitud de vacaciones ................................................................. 104



Gestión de vacaciones ............................................................................... 106

8.-CONFIGURACIÓN GESTION DOCUMENTAL ......................................................... 106 a)

Gestión de documentos ............................................................................................. 107

9.- CONFIGURACIÓN IMPRESOS DE NOMINA ......................................................... 110

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral 1.- INTRODUCCIÓN A SAGE LABORAL WEB (PORTAL DEL EMPLEADO). Es una solución 100% Web donde los empleados o gestores personales podrán acceder, consultar y modificar ciertos datos laborales, acceder al historial de contratos o situaciones labores, acceder a nóminas y certificados laborales; así como realizar tareas laborales como son altas, bajas, situaciones de IT, etc. Si la empresa dispone de RRHH, los empleados podrán además acceder al catálogo de cursos de formación, consultar el historial formativo del empleado, consultar el estado de sus evaluaciones, tener acceso a las vacantes ofertadas y solicitar el acceso a los procesos de selección. Existen dos perfiles básicos de acceso: 1. Empleado base. Se trata del perfil básico de todos los empleado, con acceso a sus propios datos 2. Gestor de empleados. Se trata de un perfil más avanzado donde para cada Gestor se podrá definir el conjunto de empleados que gestiona, así como de las acciones que podrá realizar Acceso al Portal Los empleados acceden al portal con su DNI o usuario, y la contraseña que tengan establecida. En función del perfil que tengan asignado, accederán a unas opciones u otras.

Una vez identificado, se accede a la presentación inicial de SAGE Laboral Web. En función del perfil, dispondremos de unas u otras opciones de menú.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

2.- ADMINISTRADOR DEL PORTAL Desde el administrador del Portal podremos configurar los perfiles de acceso, las contraseñas, los usuarios que tendrán acceso al portal, así como las opciones que podrán gestionar.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral Para empezar a trabajar con el portal, el administrador deberá seguir como mínimos los siguientes pasos: 1. Creación de perfiles de acceso al portal. Determinará a qué información tendrán acceso los usuarios según el perfil asignado. 2. Creación de usuarios del portal: Determinaremos los empleados que serán usuarios del portal, el perfil que tienen asignado (en cuanto a visualización de información) y el tipo de acceso (empleado o gestor de personas) 3. Contraseñas. Todos los usuarios que acceden al portal lo hacen con una contraseña que deberá gestionarse desde Class. La inicialización de las contraseñas (en caso de que el usuario las olvide) también se gestionarán desde este mantenimiento. 4. Usuario emisor y receptor de envíos portal. Finalmente deberá determinarse el usuario emisor de envíos del portal, y los usuarios que recibirán las modificaciones que se produzcan en el portal. En función de los perfiles y de los permisos otorgados los usuarios podrán acceder a los datos económicos: nóminas, resumen económico anual, certificados de retenciones y efectuar solicitudes de anticipos. OPCIONALMENTE: Si se dispone del módulo acciones del portal, se podrán gestionar altas y bajas de empleados así como diversas incidencias (horas extras, dietas, kilometrajes, incidencias de IT…) Si además se dispone del módulo de RRHH Class se podrán gestionar las ausencias tipo absentismo, vacaciones, etc. Par ello se deberán seguir los siguientes pasos (además de los comentados anteriormente) 5. Configurar las incidencias que se van a gestionar desde el portal. (horas extras, dietas, kilometraje…). 6. Configurar las ausencias que se van a poder gestionar desde el portal, como absentismos, enfermedad… 7. Configurar las vacaciones para que los usuarios del portal puedan efectuar la solicitud de vacaciones desde esta plataforma.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral 2.1- Perfiles de acceso Una vez instalado el Portal, el usuario administrador del mismo, deberá crear los accesos de los distintos usuarios al mismo, así como definir los perfiles de acceso. 

Creación de perfiles de acceso

El primer paso será definir los perfiles de acceso, como procedimiento previo a la definición de usuarios del mismo. Para ello accederemos a la opción Perfiles de acceso

En esta primera pantalla deberemos definir los diferentes perfiles del Portal del empleado. 

Código Perfil. Una vez definido el código del Perfil y la descripción deberemos acceder al detalle, paras definir a que opciones de menú puede o no acceder este perfil.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral



Visualización de empleados. Solo para los usuarios que se definan como Gestor de personas, se les aplicarán estas opciones. En este caso se podrá determinar si el usuario, Gestor de personas con este perfil tiene acceso a todos los empleados, solo a los empleados en alta, a los empleados que hayan sido alta o baja en el mes, o los que hayan sido alta/baja en los últimos 2/3meses.



Acceso a datos de nómina: en cuanto al acceso a los datos de nómina podremos determinar si el usuario, Gestor de personas, tiene acceso únicamente a sus propios datos, es decir, a sus propias nóminas desde el portal(solo datos de usuario), o puede acceder a las nóminas de los empleados que gestiona (según definición de usuario)

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

Si además se han archivado las nóminas en la Gestión Documental, tendremos la posibilidad de visualizar el pdf de la nómina.(únicamente la del usuario que accede o la de todos los empleados que gestiona, en función de los permisos otorgados. Esta opción únicamente estará visible si el usuario tiene los permisos suficientes y si se han archivado los documentos en la gestión documental.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral 

Campo de antigüedad a mostrar: Permite determinar cuál de las 3 fechas de antigüedad se mostrará en el portal.

Se podrá elegir una de las 3 posibles fechas de antigüedad de las que dispone la ficha de empleado Nómina: 1.- Fecha de antigüedad:

2.- Fecha inicio antigüedad:

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

3.- Fecha antigüedad reconocida:

Cada perfil define las especificaciones comunes de acceso (o no) a cada opción del Portal. Posteriormente, a cada usuario se le asocia un perfil, con lo cual podemos tener distintos tipos de accesos o acciones posibles. En relación a la definición de perfiles, podremos definir principalmente 2 acciones: 1.- Si el usuario tendrá acceso a las opciones de menú (Acceso = SI) 2.- En caso de que el usuario tenga acceso a una determinada opción de menú tendremos la posibilidad de permitir Actualizar o Consultar. Si el tipo de acceso es Actualizar, el usuario podrá modificar datos en la pantalla a la que se le ha dado acceso. Si el tipo de acceso es solo consulta, el usuario podrá acceder y consultar datos pero no podrá efectuar modificaciones. IMPORTANTE: Hay determinadas opciones de menú para las que el usuario únicamente podrá efectuar consultas, no actualizaciones. Se trata de opciones como consultas de nómina, resumen económico anual, etc, para las que, lógicamente, el usuario no podrá efectuar modificaciones. Adicionalmente tendremos la posibilidad de duplicar perfiles desde la opción de menú correspondiente. Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

2.2- Usuarios del Portal Una vez definido los perfiles de acceso al portal deberemos dar de alta los usuarios, que deberán llevar definidos los perfiles que determinan su nivel de accesibilidad a las opciones de menú del Portal.

En esta pantalla deberemos definir los datos de los usuarios que tendrán acceso al Portal. Los usuarios del portal deben estar dados de alta en la instalación de Class. Éstos llevarán asociados los datos de DNI, Nombre y Apellidos y código empresa al que corresponden. (Si el empleado está dado de alta en varias empresas no aparecerá el campo Cód. Empresa y en el campo Notas usuario se describirá de forma automática esta situación) Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

En el campo Cod. Empleado la aplicación arrastrará el código de empleado que tenga el usuario en Class. En el campo Acceso podremos definir si el usuario tendrá acceso o no al Portal, así como la clave de Acceso con la que accederá al Portal. En el campo Tipo Acceso deberemos indicar si el usuario tiene acceso como empleado o como Gestor, finalmente deberemos definir el Perfil del mismo (que se había definido en el proceso anterior) lo cual restringe el acceso a determinadas opciones de Menú del Portal. Regenerar contraseña: Esta opción permite habilitar la regeneración de contraseñas desde la página del portal. En función del usuario de entrada al portal y de los permisos asignados en esta pantalla, se habilitará esta utilidad.

La nueva contraseña se enviará directamente a la dirección de correo del empleado. Usuario Superior: Permite determinar quién es la persona superior de este usuario, y si debe recibir un email cuando se utilice la utilidad de regenerar contraseñas.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral El email que se tendrá en cuenta es el indicado en la ficha del empleado, en el campo email.

Usuario Central: De la misma forma podremos determinar si se debe remitir un email a la persona responsable en central cuando se utilice esta utilidad.

IMPORTANTE: Existe una última utilidad en cuanto a la definición de usuario superior y usuario de central. En caso de que indiquemos que NO debe enviarse un email a la persona superior/central, el hecho de indicar un usuario superior/central nos servirá para usos futuros de Worflow / flujos de trabajo. Esta utilidad no se encuentra todavía disponible en esta versión de Sage Laboral Web. Desde el Menú Procesos podremos efectuar varias gestiones: 1. La carga masiva de empleados y/o profesionales, de esta forma evitamos que el usuario deba introducir manualmente todos los empleados.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

A continuación podremos visualizar la pantalla de límites de la importación, donde podremos distinguir: a) Empleados o profesionales a importar. b) Perfil que se asignará de forma automática a los empleados y/o profesionales definidos en el límite.

Una vez determinados los límites pulsaremos Aceptar, y se habrán cargado todos los empleados indicados en el límite, con el perfil indicado.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral IMPORTANTE: La selección de límites NO es multiempresa, sino que se deberán cargar los empleados por empresa. Además la carga de empleados únicamente podrá efectuarse mediante esta opción, es decir, no podrá efectuarse de forma manual desde el mantenimiento de usuarios. Peculiaridades de la importación: a) Los empleados que estén dados de alta en varias empresas, no traerán definido ni el código del empleado ni el código de empresa. Por ello, en el campo Notas usuario se podrá visualizar la aclaración correspondiente.

2. La opción Gestor de Personas tiene principalmente 2 funcionalidades:



Cuando los empleados tengan varias fichas abiertas en diferentes empresas, deberemos definir el acceso a las mismas. Por lo tanto, en esta situación deberemos proceder de la siguiente forma: a) Deberemos definir como tipo de acceso  Gestor de personas.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

De esta forma podremos definir a qué fichas tiene acceso el empleado/usuario del portal, es decir, daremos acceso a todas las fichas abiertas que tenga. Este tipo de acceso indica que puede gestionar personas, que para un usuario base (empleado) es sinónimo de poder gestionar sus diferentes fichas. (Mini gestor de él mismo) b) A continuación deberemos determinar las fichas de las diferentes empresas a las que tendrá acceso el empleado. En este caso nuestro empleado está dado de alta en la empresa 9999 y en la empresa 9995, por lo tanto, deberemos permitir el acceso a ambas fichas.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral



Otra de las funcionalidades que tienes el mantenimiento de Gestor de Personas, es determinar a qué empleados tendrá acceso el gestor de personas, de esta forma, si tiene acceso a todos los empleados de la empresa 9999, al acceder al portal, podrá visualizar la información de todos los empleados de esta empresa.

1-. Por lo tanto, en primer lugar deberemos indicar para que empresas y qué empleado/usuario “gestiona” el gestor de personas.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral 2.- A continuación deberemos indicar el tipo de filtro que se desea aplicar, pudiendo optar por diferentes acciones: a) Todos los empleados: Si seleccionamos esta opción el gestor de personas tendrá acceso a todos los empleados de la empresa indicada.

b) Por Centro de Cotización: Si utilizamos este filtro podremos dar acceso a los empleados por centro de cotización. Si queremos dar acceso a los empleados de todos los centros de cotización podremos efectuar la carga masiva desde el menú Procesos / Cargar Todos o desde el icono correspondiente.

En caso contrario, podremos acotar el acceso a los empleados de uno o varios centros de cotización, por ejemplo, únicamente al de Barcelona y Madrid.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

De la misma forma podremos filtrar por centros de trabajo, secciones, delegaciones, canales, proyectos, departamentos, campos libres y por empleado. NOTA: Para poder acceder al mantenimiento del gestor de personas, deberemos estar situados sobre algún usuario que tenga este tipo de acceso (Gestor de personas). En caso contrario, la aplicación mostrará el siguiente aviso al intentar acceder a este mantenimiento:

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral 

Contraseñas de los usuarios del Portal

Por defecto, cuando se cargan los usuarios del portal, se genera una clave de acceso genérica.

Esta clave de acceso deberá ser enviada a los usuarios del portal por el administrador, para que puedan acceder al mismo. El administrador del portal deberá remitir esta clave a cada uno de los usuarios (a través del medio que considere oportuno) Para visualizar las contraseñas de cada uno de los usuarios deberemos imprimirlas desde la opción correspondiente.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

El usuario del Portal deberá acceder con esta clave. La primera vez que acceda al Portal éste estará obligado a modificar la contraseña (para que esta sea confidencial y conocida únicamente por el propio usuario). Además el usuario del Portal deberá responder a las preguntas habilitadas en el Portal para recordar la contraseña. En este momento, cuando el usuario haya modificado la contraseña desde la pantalla de acceso al portal, el propio administrador desconocerá la contraseña del mismo. En caso de que el usuario del Portal olvide la contraseña y también olvide la repuesta a la pregunta de seguridad, el administrador deberá reiniciar la contraseña del usuario, desde la opción inicializar contraseña.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

A continuación, el administrador del portal deberá remitir la nueva clave al usuario, y éste a su vez deberá efectuar la modificación de la misma para que sea confidencial. 2.3- Usuario Portal En esta pantalla deberemos definir el usuario de class que aparecerá como emisor de envíos del portal. Ejemplo: Cuando un empleado efectúe una solicitud de vacaciones, la respuesta a esta solicitud será enviada con este usuario. (Aceptada, rechazada…) NOTA: Únicamente podremos definir un usuario de envíos del portal.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral El email de envíos desde Portal permitirá determinar cuál es el email emisor de contraseñas del portal. En el campo Servidor SMTP deberemos indicar el protocolo para el envío de mails seguros. En relación a la contraseña deberemos definir: - El nº de caracteres que de la contraseña de acceso. - El tiempo de caducidad de la contraseña, en meses. - Nº de contraseñas a recordar: para que el empleado esté obligado a indicar una nueva contraseña cuando ésta caduque, podremos definir el nº de contraseñas anteriores que recordará el sistema. - Nº de accesos fallidos permitidos: Es un campo obligatorio. Si se supera el nº máximo de intentos se bloqueará la cuenta del empleado. 2.5- Seguridad Contraseña Como en cualquier otra aplicación Web deberemos definir las preguntas de seguridad para recordar la contraseña de acceso al portal en caso de que ésta se olvide.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

De la misma forma la primera vez que el usuario acceda al Portal, estará obligado a modificar la contraseña mediante la pregunta de seguridad que él mismo elija. Deberá responder a la pregunta de seguridad con su nueva contraseña. De esta forma en caso de olvidarla, podrá recordarla a través de la pregunta de seguridad.

a) Ejemplo primer acceso 1.- El usuario administrador del portal obtiene la contraseña del usuario a través de la lista de contraseñas nuevas. Se las comunica al usuario por el medio que corresponda.

2.- El usuario accede con su DNI y la contraseña proporcionada por el administrador del portal.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

3.- Al tratarse del primer acceso al portal, el usuario deberá responder a la pregunta de seguridad con su nueva contraseña. En esta pantalla se podrá seleccionar alguna de las preguntas definidas en el mantenimiento Seguridad Contraseña.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

A continuación indicará la respuesta a la pregunta de seguridad (que se corresponderá con su nueva contraseña)

3.- Guardar la nueva contraseña. 4.- Finalmente para terminar de definir la nueva contraseña deberá indicarse, la contraseña actual (la que proporcionó el administrador del portal), y la nueva contraseña.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

5.- Finalmente pulsaremos Aceptar y habrá quedado grabada la nueva contraseña. El portal mostrará el siguiente aviso.

b) Ejemplo Recordar Contraseña En caso de que el usuario olvide la contraseña, podrá recordarla a través de la pregunta de seguridad. En este caso, en la pantalla de acceso al portal, deberá indicar su usuario y seleccionar la opción Recordar contraseña. Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

Confirmaremos el usuario, y pulsaremos Aceptar.

A continuación se mostrará la pregunta de seguridad.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

Al responder a la pregunta de seguridad se obtendrá la contraseña.

c) Ejemplo Regenerar Contraseñas. En caso de que el empleado olvide su contraseña, y olvide también la respuesta a la pregunta de seguridad existe la posibilidad de regenerar contraseña. En este caso puede darse la situación en que el usuario NO tenga permisos para regenerar Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral contraseñas, en ese caso, deberá ponerse en contacto con el administrador del portal para regenerar las contraseñas 1.- Empleado con permisos para regenerar contraseñas. Si se le han dado permisos al usuario para regenerar contraseña, éste podrá inicializarla sin necesidad de ponerse en contacto con el administrador del portal. Al acceder a la pantalla principal del portal visualizará la opción correspondiente para Regenerar contraseñas.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

La contraseña se enviará directamente a la dirección de correo electrónica que tenga el usuario en su ficha de empleado / datos personales

2.- Empleado sin permisos para regenerar contraseñas. Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral Si el empleado olvida su contraseña, no recuerda la respuesta a la pregunta de seguridad y además no dispone de permisos para regenerar la contraseña, deberá ponerse en contacto con el administrador del portal para que regenere su contraseña.

En este caso, el administrador, accederá al mantenimiento de usuarios del Portal e inicializará la contraseña del usuario en cuestión.

A continuación, el administrador deberá comunicar la nueva contraseña al usuario y éste deberá modificarla (siguiendo el mismo procedimiento del primer acceso: responder a la pregunta de seguridad, cambiar contraseña…) 2.6- Usuario de gestión de envíos Desde esta opción definiremos qué usuarios del portal van a recibir avisos (a través del sistema de alertas habitual de la plataforma Class) cuando se efectúen variaciones en el portal.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

Por lo tanto, en esta pantalla determinaremos 3 acciones: 1.- Cód. Empresa: Determinaremos de qué empresa se van a recibir avisos cuando los empleados de la misma efectúen alguna modificación. Si se quieren recibir avisos de todas las empresas como código de empresa se indicara 0. 2.- Cód. Usuario: Definiremos que usuario de class recibirá los avisos de la empresa/s indicada/s anteriormente. 3.- Tipo de aviso: definiremos cuando se avisará, es decir, si se indica Cualquier envío se avisará al usuario cuando se efectúe cualquier modificación de la empresa que tiene asignada. Si se indica Datos personales, únicamente se recibirán avisos cuando se modifiquen los datos personales de un empleado de la empresa asignada…

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral Según la siguiente definición de usuarios:



El usuario administrador recibirá avisos de todas las empresas, cuando se efectúe cualquier modificación en el portal. (cualquier empresa y todos los empleados de las mismas) El usuario Logic Demo, únicamente recibirá avisos de la empresa 9999, y solo cuando algún empleado de la empresa asignada efectúe modificaciones en las direcciones. Para cualquier otra acción no será avisado.

2.7- Textos Legales/ Acerca de. Desde esta opción de menú se deberá configurar el texto legal, política de uso y texto de privacidad de datos que posteriormente se visualizará desde el portal.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral 3.- CONTROL DE ACCESOS AL PORTAL Desde el control de Accesos, podemos controlar la relación de accesos y acciones realizadas por los usuarios del Portal. El registro es automático, y mediante este mantenimiento se podrá controlar quien accede, cuando y que acciones realiza.

Se efectúa un doble control en el acceso al Portal: 

Tipo control: Acceso. Se visualiza que empleados/usuarios han accedido al Portal.



Tipo control: LOPD. Se visualiza que empleados han accedido, a que opción de menú, tabla y campo, además de la acción que han efectuado (consulta, modificación…)

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

4.- GESTIÓN DE ENVIOS DEL PORTAL Desde la gestión de envíos podremos visualizar las acciones que los empleados hayan introducido desde el Portal. De esta forma se aceptarán o se rechazarán las acciones/solicitudes efectuadas por los usuarios.

El mantenimiento de envíos no permite efectuar altas ni modificaciones, la información que se visualiza proviene directamente desde el Portal, por lo tanto, únicamente tendremos la posibilidad de eliminar registros. Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral Por defecto, el envío se encontrará inicialmente en estado Enviado.

En el mantenimiento de envíos podremos visualizar:     

Datos del empleado (Dni, Nombre, Apellidos…) Fecha y hora del envío. Tipo de envío Código de la empresa la que corresponde el empleado. Estado de los datos. Posibles estados del envío: o Inicialmente en estado ENVIADO o Si el envío se visualiza pasa a estado LEIDO o Una vez leído existen dos posibilidades:

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral



 Aceptarlo  Pasa a estado PROCESADO  Rechazarlo  Pasa a estado RECHAZADO Datos del usuario que introduce la incidencia.

Desde el Menú Procesos tendremos 2 opciones: a) Visualizar envío: Visualizar el detalle del envío para aceptarlo o rechazarlo. Por defecto pasará a estado Leído.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

Una vez visualizado el envío tendremos la posibilidad de Procesar o Rechazar el envío. El empleado que haya introducido la incidencia podrá controlar en todo momento el estado de la acción que efectuó. b) Procesar el envío: Si la acción se procesa indica que se acepta, por lo tanto, el usuario desde el portal, visualizará el estado de la incidencia como procesada (aceptada). A nivel de operativa de class, el envío enlazará con la entrada de incidencias de class. En este caso, se trata de una incidencia de concepto, que se podrá visualizar desde la entrada de incidencias de Nómina.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

Una vez se haya procesado la incidencia no será posible rechazarla. En caso de intentar rechazar una incidencia en status procesado la aplicación mostrará el siguiente aviso.

c) Rechazar el envío: El envío podrá pasar de estado Enviado a Rechazado si necesidad de que sea leído.

O bien se podrá visualizar, de tal forma que el estado del envío pasa a leído, y desde el mantenimiento del envío rechazarlo.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

5.- ACCIONES BÁSICAS Si no se dispone del modulo acciones, desde el portal se podrán efectuar determinadas acciones básicas: a) Modificaciones de empleados Desde el Portal se podrán gestionar: 

Datos personales

El usuario accede al portal del empleado, y efectúa una modificación de tipo personal.

Atención: hay determinada información que no se puede modificar. En este caso los campos que permiten modificaciones se visualizan activos, mientras que la

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral información que no se puede modificar se visualiza inhabilitada (en color gris). Por lo tanto a nivel de datos personales únicamente podremos modificar: -

Nivel de estudios Nombre del Padre y de la madre Dirección de correo electrónica

Una vez informados los datos, pulsaremos la opción Enviar, la aplicación, mostrará el siguiente aviso, conforme se ha generado la solicitud.

Desde la gestión de envíos del portal podremos controlar, en todo momento, el estado de las solicitudes enviadas:

Desde la gestión de envíos podrá visualizarse como tipo de envío “Datos personales”. El primer estado en el que se encuentra el envío es ENVIADO. Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

Si visualizamos el detalle del envío, este pasará automáticamente a estado LEIDO.

En este momento el usuario receptor de envíos del portal visualizará el envío: Desde esta misma pantalla tendrá la posibilidad de visualizar la información que se pretende actualizar, o rechazar directamente el envío. Si se acepta / procesa el envío: Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

La información se traspasa directamente al mantenimiento de la ficha de datos personales del empleado.

El envío quedará en status Procesado.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

Importante: Una vez se ha procesado el envío no se podrá modificar el status. 

Direcciones

En cuanto a direcciones, desde el portal, únicamente se podrá modificar los datos cuyos campos se encuentran habilitados. En este caso: Sigla y Vía Pública Número, escalera, puerta. Teléfono / móvil / fax.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral Una vez informados los datos, pulsaremos la opción Guardar cambios, la aplicación, mostrará el siguiente aviso, conforme se ha generado la solicitud.

Desde la gestión de envíos del portal podremos controlar, en todo momento, el estado de las solicitudes enviadas:

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

Al visualizar el detalle del envío, éste pasará automáticamente a Status Leído.

En este tipo de envíos será obligatorio informar el Código Municipio antes de procesar la información.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

Desde el menú Procesos/ aceptaremos el envío.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral El envío quedará en status Procesado.

Al acceder al mantenimiento de direcciones del empleado podremos visualizar la información actualizada.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral



Datos Bancarios

En relación a los Datos Bancarios, podremos modificar: -

La CUENTA BANCARIA del empleado. El porcentaje de distribución de cobro. Importe fijo que se desea cobrar.

Una vez informados los datos, pulsaremos la opción Enviar, la aplicación, mostrará el siguiente aviso, conforme se ha generado la solicitud.

Desde la gestión de envíos del portal podremos controlar, en todo momento, el estado de las solicitudes enviadas: Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

Por defecto el envío se encuentra en status ENVIADO.

Al visualizar el detalle del envío, éste quedará en status LEIDO.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

Si aceptamos/Procesamos la información éste quedará en status PROCESADO. b) Solicitud de anticipos Las solicitudes de anticipos se gestionarán desde la opción correspondiente del portal.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

El usuario, únicamente deberá indicar, la fecha de solicitud de anticipo, el motivo del mismo y el importe que solicita, así como el mes al que corresponde el anticipo. Una vez informados los datos, pulsaremos la opción Enviar, la aplicación, mostrará el siguiente aviso, conforme se ha generado la solicitud.

Desde la gestión de envíos del portal podremos controlar, en todo momento, el estado de las solicitudes enviadas:

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

Desde la gestión de envíos de Class visualizaremos como tipo de envío: Sol. Anticipos.

Para acceder al detalle deberemos acceder desde el mantenimiento de la gestión de envíos.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral Como paso previo a aceptar la solicitud será imprescindible indicar el código del concepto con el que se abonará el anticipo, y el tipo de proceso en el que será calculado.

Una vez visualizado el envío, este se encontrará en estado LEIDO.

Al aceptar la solicitud, deberemos calcular el proceso correspondiente de anticipo para que éste se haga efectivo.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

ATENCION: Para que salga el importe exacto solicitado por el usuario desde el Portal, el concepto Anticipo deberá estar definido de la siguiente forma: Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

En el proceso de mes normal, en este caso, del mes de Marzo, se descontará el importe correspondiente de Anticipo.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral 6.- MODULO ACCIONES Si disponemos de módulo acciones, adicionalmente tendremos acceso a ciertas opciones relativas al ciclo laboral del empleado. De esta forma se podrán gestionar también desde el portal: a. Altas de empleado: permite la creación de un empleado, mediante un formulario con los principales campos. Una vez validada la acción (Administrador del Portal), se crea con los datos introducidos, y posteriormente deberá completarse desde el departamento laboral. b. Bajas de empleado: proceso similar al anterior, pero informando la fecha de baja. c. Incidencias mensuales: introducción de valores de incidencias mensuales de ciertos conceptos (dietas, pluses, …) d. IT y Absentismo: proceso similar al punto anterior, pero afectando a la IT y al absentismo. a) Altas de empleados Desde el módulo de acciones se podrán gestionar altas de empleados desde el portal. En este caso se deberá indicar la siguiente información: Como información obligatoria se deberá indicar: -

DNI Primer apellido, Segundo apellido y Nombre Fecha nacimiento Fecha de alta

Adicionalmente podremos informar Nº de Seguridad Social, ubicación y Datos Laborales.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

Una vez informados los datos, pulsaremos la opción Enviar, la aplicación, mostrará el siguiente aviso, conforme se ha generado la solicitud.

Desde la gestión de envíos del portal podremos controlar, en todo momento, el estado de las solicitudes enviadas:

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

Desde el mantenimiento de envíos de class, visualizaremos la siguiente información:

IMPORTANTE: La persona que efectúa el envío es *Alonso Martinez, Alberto, mientras que los datos del empleado que debemos dar de alta, se podrán visualizar en el detalle del envío. Al visualizar el detalle, el envío quedará en estado LEIDO.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

Si procesamos el registro, se dará de alta el empleado con la información proporcionada.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

La aplicación propondrá acceder directamente a la ficha del empleado para terminar su cumplimentación.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral Al responder afirmativamente, accederemos directamente a la ficha de empleado de class para finalizar la cumplimentación de datos.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral b) Bajas de empleados (cese de empresa) Para dar de baja a un empleado, deberemos seleccionar la opción baja empleado (de empresa)

En este caso, deberemos indicar la fecha de Baja, importe de indemnización y motivo de la baja. Una vez informados los datos, pulsaremos la opción Guardar cambios, la aplicación, mostrará el siguiente aviso, conforme se ha generado la solicitud.

Desde la gestión de envíos del portal podremos controlar, en todo momento, el estado de las solicitudes enviadas:

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

En la gestión de envíos se visualizará como tipo de envío “bajas de empleado”.

Al acceder al detalle (F5) podremos visualizar los datos básicos del cese de empleados:

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

El proceso de este envío, únicamente implica informar la fecha de cese del empleado, pero deberá complementarse esta información en cuanto a cálculos de indemnización, causa de desempleo… Una vez se haya visualizado el detalle del envío, éste se visualizará en estado LEIDO.

Al procesar este envío la aplicación propondrá continuar con el cese de empleado para terminar de cumplimenta la información de la baja.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

En este caso, al responder afirmativamente, accederemos a la ficha de empleado para cumplimentar los datos del cese.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral c) Configuración incidencias – Conceptos salariales Para gestionar las incidencias laborales de conceptos salariales que se introducen en el Portal, deberemos definir cuál de las incidencias laborales de Nómina se van a poder gestionar a través del mismo. Como paso previo a la configuración de las incidencias deberemos definir los tipos de marcajes que enlazarán con la entrada de incidencias del portal. Los tipos de marcaje deberán gestionarse desde la opción de Menú de Nómina / control de presencia / tipos de marcajes.

Cuando se definan las incidencias deberemos indicar el tipo de marcaje (que se define en la siguiente imagen) y el concepto con el que va enlazado el marcaje.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

IMPORTANTE: en relación a la configuración de marcajes deberemos tener en cuenta que:   

Únicamente se podrán configurar marcajes cuyo tipo de incidencia sea mensual Únicamente se podrán configurar marcajes cuyo tipo de imputación sea importe o cuantía. Únicamente se podrán configurar marcajes cuya operación sea Actualizar.

Además se recomienda que la descripción no sea superior a 15 caracteres para garantizar una óptima visualización, desde el portal del empleado.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral La configuración de Incidencias se efectúa desde la opción de Menú Configuración Incidencias

En esta pantalla deberemos definir las incidencias para cada empresa y convenio, así como el código de concepto asociado a cada uno de los tipos de marcajes que hayamos definido anteriormente.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

Perfiles visibles: Deberemos determinar si esta incidencia será visible para todos los perfiles o únicamente para algún perfil en concreto.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral IMPORTANTE: Si la empresa trabaja con multiconvenio deberá definir un sistema múltiple de marcajes (tantos como convenios tengan) 

Incidencias Conceptos Salariales -

Tipo de imputación Cuantía

Si el marcaje se ha definido como tipo de imputación Cuantía, desde el portal se introducirá la cuantía de horas extras efectuadas. En este caso, el tipo de marcaje deberá estar definido de la siguiente forma:

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral Desde el portal del empleado introduce la cuantía de horas efectuadas, mediante el concepto correspondiente, y siempre que su perfil tenga los permisos correspondientes.

A continuación pulsará la opción Enviar Cambios, para que se envíe la información al usuario receptor de envíos que se haya especificado. La aplicación, mostrará el siguiente aviso, conforme se ha generado la solicitud.

Desde la gestión de envíos del portal podremos controlar, en todo momento, el estado de las solicitudes enviadas:

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

En el mantenimiento de envíos de Class, la incidencia introducida se visualizará como tipo de envío (Incidencias conceptos) en estado ENVIADO.

Al acceder al detalle del envío, (F5) podremos visualizar la incidencia completa y ésta quedará en estado LEIDO.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

En este caso, al mantenimiento de incidencias se traspasarán 12 horas (cuantía), en función de cómo se ha definido el tipo de marcaje 21.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral Por defecto, este tipo de incidencias se encontrarán por defecto, como “procesar incidencia SI”. Si procesamos el envío: Se traspasará: -

Mediante el marcaje 21 (definido como tipo de imputación cuantía) Marcaje de concepto salarial. Cuantía: 12 horas extras al concepto 12 (horas extras) Año: 2010 y Mes: Marzo

En el mantenimiento de incidencias podremos visualizar la siguiente información:

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

Tipo de imputación Importe

Si el marcaje se ha definido como tipo de imputación Importe, desde el portal se introducirá importe que se debe abonar en concepto de horas extras.

Una vez indicada la información seleccionaremos la opción Enviar cambios, para que se envíe la información al usuario receptor de envíos que se haya especificado En este caso, el tipo de marcaje deberá estar definido de la siguiente forma:

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

Si desde el portal se introduce una incidencia de concepto salarial tipo horas extras, se verá relacionado en el tipo de envío (Incidencias conceptos)

Al acceder al detalle del envío, (F5) podremos visualizar la incidencia completa y ésta quedará en estado LEIDO.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

En este caso, al mantenimiento de incidencias se traspasarán 120€ puesto que el marcaje es de concepto salaria, y como tipo de imputación se ha definido IMPORTE.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral Por defecto, este tipo de incidencias se encontrarán por defecto, como “procesar incidencia SI” Si procesamos el envío: Se traspasará: -

Mediante el marcaje 21 (definido como tipo de imputación IMPORTE) Marcaje de concepto salarial. Importe: 120€ al concepto 12 (horas extras) Año: 2010 y Mes: Marzo

En el mantenimiento de incidencias podremos visualizar la siguiente información:

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral 7.- ACCIONES POSIBLE CON RRHH CLASS Hay determinados tipos de ausencias que únicamente podrán gestionarse a través del módulo de RRHH Class. El primer paso para poder enlazar las ausencias del portal del empleado con Class, es tener cargadas las ausencias en la aplicación de RRHH Class.

a) Configuración incidencias IT En cuanto a la configuración de las ausencias laborales deberemos tener en cuenta principalmente dos aspectos: 

Ausencias laborales tipo IT

En primer lugar deberemos tener definidas las ausencias y su correspondiente tratamiento en Nómina. Para ello deberemos acceder al mantenimiento de Tipos de ausencias de RRHH y definir cada una de ellas.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral 

Incapacidad temporal (Baja de IT)

La gestión de la incapacidad temporal requiere, haber definido previamente los tipos de ausencias en el mantenimiento de tipos de ausencias de RRHH. En el mantenimiento de ausencias del portal se deberá haber efectuado la carga de las posibles ausencias que se vayan a gestionar desde el portal.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

Desde el portal se introduce la información de la Baja de IT desde el Menú Acciones / tareas Laborales/ Incidencias IT. A continuación seleccionaremos el empleado (en caso de tratarse de Gestor de personas) para el que se quiere introducir la incidencia de IT. Seleccionaremos la opción Nueva Baja IT, e indicaremos la fecha de la baja y un comentario si corresponde.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

En la pantalla que se visualiza a continuación deberemos indicar la fecha de la IT, y en caso de que corresponda un comentario.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

A continuación seleccionaremos la opción Enviar. La aplicación mostrará el siguiente aviso: “Su solicitud ha sido enviada al administrador del portal”.

Desde la gestión de envíos se visualizará el envío como “Procesar Bajas de IT”

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

Al acceder al detalle del envío (F5) podremos acceder a la información de la IT. De la misma forma el usuario deberá asociar el tipo de inasistencia que lleva asociado el envío (para su tratamiento posterior en Nómina)

Una vez procesado el envío, este pasará al mantenimiento de ausencia de RRHH:

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

A continuación se traspasará a incidencias de Nómina.

Seleccionaremos el año y mes de traspaso.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

Al pulsar Finalizar, se traspasará la información al mantenimiento de Incidencias de IT del empleado. En el mantenimiento de IT automática ser visualizará el tipo de IT (enfermedad) dependiendo del tipo de inasistencia asociada a la ausencia. En este caso, la ausencia estaba definida de la siguiente forma:

Por este motivo se traslada a como enfermedad / subtipo de IT: Libre1. También se podrá visualizar el cod. Ausencia al que se encuentra enlazada la IT.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral



Incapacidad temporal (Alta de IT)

Desde el portal se introduce la información de la Baja de IT desde el Menú Acciones / tareas Laborales/ Incidencias IT. Para introducir el Alta de IT, deberemos seleccionar al empleado (en caso de tratarse de Gestor de personas) para el que se quiere introducir el alta de IT. Seleccionaremos la opción Ver Detalle e introduciremos las fechas de búsquedas de la IT.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

Para introducir el Alta de It, seleccionaremos la opción Procesar Envío:

A continuación, indicaremos la fecha de alta de IT del empleado, y pulsaremos Enviar. La aplicación mostrará el siguiente aviso, confirmando el envío de la solicitud al administrador del portal.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

Al acceder a la gestión de envíos visualizaremos como tipo de envío procesar altas de It, lo cual significa que el empleado ya tiene una fecha de alta.

Al acceder al detalle de la incidencia podremos visualizar los datos de la IT que, con este envío quedará cerrada. El empleado vuelve a estar en situación de alta.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

Esta información tiene, principalmente 2 funciones: 1. Traspasará esta información al mantenimiento de ausencias de RRHH.

2. Traspasará directamente, y sin intervención, la fecha de alta de la IT a incidencias de Nómina.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

b) Configuración solicitudes de ausencias. Un absentismo no retribuido (no se cobra y se cotiza por la tarifa mínima que tenga el empleado), debería ir definida de la siguiente forma.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

La clase de inasistencia 1  No se retribuye (se descuenta de la nómina) y se traspasa a incidencias de nómina como un absentismo. Una vez definidas las ausencias, deberemos acceder a la configuración de ausencias del portal:

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral En esta pantalla deberán cargarse todas las posibles ausencias que se vayan a gestionar desde el portal. Desde el menú procesos, tendremos la posibilidad de efectuar una carga masiva de inasistencias:

En este caso, se visualizarán las ausencias que se tengan definidas en el mantenimiento de ausencias de RRHH Class.

Para solicitar una ausencia, deberemos acceder a la opción Calendario Laboral / Solicitud de ausencias Laborales. A continuación deberemos seleccionar la fecha de la ausencia, el motivo y los días u horas que se solicitan.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral

A continuación pulsaremos la opción Enviar.

La solicitud quedará en estado ENVIADO hasta que el administrador del portal la lea, y en su caso la acepte o la recha Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

Sage Laboral Web Área laboral La solicitud de ausencias se visualizarán desde el mantenimiento de la gestión de envíos como tipo de envío Sol. Ausencias.

Al acceder al detalle del envío (menú procesos o F5). En esta pantalla deberemos definir el tipo de ausencia que lleva asociado el envío, para su gestión correspondiente en Nómina. En este caso, si se trata de un absentismo NO retribuido, llevará asociada la clase de ausencia “Ausencia No retribuida” definida anteriormente. (esta asociación la efectúa el usuario de forma manual)

A continuación desde el menú Procesos podremos gestionar la ausencia. En este caso, como es un permiso médico retribuido, éste no se traspasará a la aplicación de Nómina puesto que no se descontará (no tiene afectaciones) pero se traspasará al mantenimiento de ausencias de RRHH. Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

100

Sage Laboral Web Área laboral

Desde el mantenimiento de ausencias de RRHH se podrá visualizar el registro del envío, con el código de ausencia que se haya definido.

c) Configuración incidencias - Vacaciones En cuanto a la configuración de las vacaciones deberemos tener en cuenta principalmente dos aspectos:  

Desde el portal únicamente se podrán solicitar las vacaciones, en periodos completos o en días sueltos. Desde Class gestionaremos la solicitud de vacaciones y las vacaciones disfrutadas por el empleado.

Para la gestión de la solicitud de vacaciones y las vacaciones disfrutadas deberemos definir previamente 2 tipos de ausencias:  

Solicitud de vacaciones Vacaciones disfrutadas

Evidentemente, únicamente podrán definir ausencias los usuarios que dispongan de la aplicación RRHH Class, desde Nómina no tendremos posibilidad de gestionar ausencias. Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

101

Sage Laboral Web Área laboral 

Definir tipos de ausencias.

Deberemos acceder al mantenimiento de ausencias de RRHH y definir la ausencia SOLICITUD DE VACACIONES. Esta ausencia no debe tener afectaciones en nómina, puesto que únicamente es una solicitud.



Definición ausencia VACACIONES DISFRUTADAS. A continuación deberemos definir la ausencia de vacaciones, con la clase de inasistencia correspondiente.

Una vez definidos los tipos de ausencias deberemos acceder a configurar vacaciones desde el menú propio del portal Class.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

102

Sage Laboral Web Área laboral

En esta pantalla deberemos definir las ausencias asociadas a las solicitudes de vacaciones y disfrute de las mismas, que en todos los casos se gestionarán desde el mantenimiento de ausencias.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

103

Sage Laboral Web Área laboral 

Gestión solicitud de vacaciones

Desde el portal se podrán introducir las vacaciones correspondientes, en días sueltos o en periodos.

Si se introducen en modo solicitud desde la gestión de envíos visualizaremos el registro como solicitud de vacaciones. Pulsando F5 accedemos al detalle de la solicitud:

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

104

Sage Laboral Web Área laboral

A continuación se podrá aceptar o rechazar el envío.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

105

Sage Laboral Web Área laboral En el mantenimiento de incidencias se podrá visualizar los días de vacaciones que se hayan solicitado.



Gestión de vacaciones

La gestión de las vacaciones reales disfrutadas por el empleado se gestionarán directamente desde Class. En el mantenimiento de ausencias de RRHH deberán indicarse las vacaciones que efectivamente disfruta el empleado. (Con el tipo de inasistencia correspondiente para su posterior gestión en Nómina).

8.-CONFIGURACIÓN GESTION DOCUMENTAL Desde el Grupo Gestión documental, podremos determinar a qué carpetas y archivadores tienen accesos los usuarios. Para ello será necesario disponer de la aplicación Gestión documental, y que los documentos se hayan archivado a través de esta herramienta.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

106

Sage Laboral Web Área laboral

a) Gestión de documentos Desde este mantenimiento podremos determinar a qué archivos y carpetas de la Gestión documental tienen acceso los usuarios o perfiles.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

107

Sage Laboral Web Área laboral En primer lugar deberemos determinar: 1.- Código empresa: Usuario o perfiles de la empresa indicada que tendrán acceso a los documentos archivados en la gestión documental. 2.- Tipo de acceso: Podremos determinar 3 tipos de accesos: - Todos: Todos los empleados de la empresa indicada podrán visualizar los documentos archivados en la gestión documental. - Perfil: Si determinamos el tipo de acceso por perfil, a continuación deberemos determinar para que perfil se quiere dar acceso. (visualizaremos los perfiles que tengamos dados de alta) - Por usuario: Si se determina un tipo de acceso por usuario, deberemos definir el DNI del usuario que tendrá acceso. Para poder definir quién y a qué archivos se tiene acceso, previamente deberemos tener definida la estructura de almacenamiento de archivos en la gestión documental. A continuación, visualizamos la estructura de almacenamiento de la gestión documental:

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

108

Sage Laboral Web Área laboral Si accedemos al archivador de Gestión Laboral:

Visualizamos la estructura de almacenamiento de todos los documentos de Laboral. Desde el portal del empleado: -

El DOCIdArchivo se corresponde con los “archivadores” de la Gestión documental:

Al seleccionar el archivador al que se quiere dar acceso, deberemos indicar también a cuál de las carpetas de ese archivador se va a permitir acceder al usuario o perfil. Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

109

Sage Laboral Web ร rea laboral

9.- CONFIGURACIร N IMPRESOS DE NOMINA Todos los documentos que se generan desde las aplicaciones de Class se podrรกn configurar para que, de forma automรกtica, se archiven en la Gestiรณn documental. Para configurar los impresos de nรณmina deberemos efectuar las siguientes acciones en el mรณdulo Inicio / consola de administraciรณn:

Departamento Marketing Producto Divisiรณn Soluciones de Gestiรณn Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilizaciรณn, divulgaciรณn y/o copia, sin la correspondiente autorizaciรณn

110

Sage Laboral Web Área laboral

Desde F4 u Opciones / Propiedades podremos configurar las opciones de salida del documento.

Accederemos a la Pestaña Gest. Doc e indicaremos el archivo y Carpeta en el que se archivarán el documento de forma automática. Si dejamos marcado el check Almacenar en Gestión Documental, a la hora de imprimir, automáticamente quedará marcada esta opción.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

111

Sage Laboral Web Área laboral

Indicar como mínimo los siguientes campos:

ATENCION: Para diferenciar por tipo de procesos (MES, PAGA, ATRASOS…) cuando el documento de pago es el mismo (en este caso SOBRE9999), en el campo “CodigoDocumentoLC” deberemos indicar *TipoProceso1+. Calculamos nómina del mes normal y nómina de paga extra.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

112

Sage Laboral Web Área laboral

Una vez configurado el informe tendremos la posibilidad de Segmentar; lo cual nos permitirá archivar los informes generando un documento por cada rotura que se realice en ese listado, por ejemplo, archivar una nómina por cada empleado. Si no se selecciona esta opción se generará un único pdf con las nóminas de todos los empleados incluidos en el límite.

La tabla final es LcDOCPdf. Los campos mínimos a utilizar son: codigoempresa, codigoempleado y fechaalta (al final), DOCNombrePdfLc (que es el nomre físico del pdf) y para saber la carpeta tomamos el campo DOCidcarpetaLC. El resto de campos son autoexplicativos. Para visualizar el tipo de proceso deberemos diseñar la visualización de las columnas. (botón derecho del ratón).

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

113

Sage Laboral Web Área laboral

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

114

Sage Laboral Web Área laboral

En este caso, la nomina de la paga se archiva de forma automática en la carpeta definida en la Consola de administración. (DOCULaboral/recibos/MES NORMAL). Como podemos diferenciar el proceso por el campo CODIGO DOCUMENTO podremos archivarla en la carpeta correspondiente, es decir, en la carpeta paga extra.

IMPORTANTE: Al ser el mismo documento de pago TODOS los procesos se archivarán en la carpeta definida en la consola de administración. Por tanto, si queremos diferenciar tipos de procesos (mes, pagas…) deberemos archivarla posteriormente y de forma manual en la carpeta correspondiente. NOTAS: Todos los documentos archivados en la Gestión documental podrán visualizarse además desde el Centro de Información del empleado, seleccionando el menú Documentos / gestión de documentos.

Departamento Marketing Producto División Soluciones de Gestión Empresarial Documento propiedad de SAGE Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización

115