Manual Depósito de Cuentas Logic Class

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Índice del Manual Índice del Manual .......................................................................................................................... 3 INTRODUCCIÓN: CONCEPTOS TEÓRICOS DE DEPÓSITO DE CUENTAS ........................... 5 1. NORMAS DE ELABORACIÓN DE LAS CUENTAS ANUALES ........................................... 5 1.1.- Documentos que integran las cuentas anuales ....................................................... 5 1.2.- Formulación de cuentas anuales ............................................................................. 5 1.3.- Estructura de las cuentas anuales ........................................................................... 6 1.4.- Cuentas anuales abreviadas ................................................................................... 6 1.5.- Cuentas anuales normales ...................................................................................... 8 1.6.- Cuentas anuales pymes........................................................................................... 9 1.7.- Normas comunes al balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo 10 1.8.- Balance .................................................................................................................. 11 1.9.- Cuenta de pérdidas y ganancias ........................................................................... 12 1.10.- Estado de cambios en el patrimonio neto ............................................................ 14 1.11.- Estado de flujos de efectivo ................................................................................. 14 1.12.- Memoria ............................................................................................................... 16 1.13.- Cifra anual de negocios ....................................................................................... 17 1.14.- Número medio de trabajadores ........................................................................... 17 1.15.- Empresas del grupo, multigrupo y asociadas ...................................................... 17 1.16.- Estados financieros intermedios .......................................................................... 18 1.17.- Partes vinculadas ................................................................................................. 18 2. CONTENIDO DE LA MEMORIA ......................................................................................... 19 2.1.- Actividad de la empresa ......................................................................................... 19 2.2.- Bases de la presentación de las cuentas anuales ................................................. 20 3. TIPOS DE PRESENTACIÓN .............................................................................................. 22 3.1.- En soporte magnético ............................................................................................ 22 3.2.- En papel ................................................................................................................. 22 3.3.- Presentación en borrador....................................................................................... 23 CREAR Y CONFIGURAR LA EMPRESA ................................................................................... 24 1. ALTA Y DEFINICIÓN DEL MANTENIMIENTO DE LA EMPRESA .................................... 24 DATOS GENERALES DE EMPRESA ........................................................................................ 27 1. IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA ............................................................................. 27 2. CONFIGURAR DEPÓSITO DE CUENTAS.................................................................... 30 2.1.- Declaración medio ambiental ................................................................................. 31 3. FIRMAS .......................................................................................................................... 32 3.1.- Mantenimiento de personas ................................................................................... 35 3.2.- Mantenimiento del histórico de cargos y firmas ..................................................... 36 4. INFORMAR LOS DIRECTORIOS PARA LAS PLANTILLAS ......................................... 41 5. DOCUMENTOS A PRESENTAR ................................................................................... 44 6. MANTENIMIENTO DE ACTIVIDADES .......................................................................... 45 MENÚ CUENTAS ANUALES ...................................................................................................... 47 1.

CAMBIOS DEL NPGC ............................................................................................... 47

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2.

CALCULAR TODAS LAS GUÍAS .............................................................................. 48 3.

PROCESO DE VERIFICACIÓN ................................................................................ 49 3. IMPRIMIR BORRADOR ................................................................................................. 50 4. EDITAR ........................................................................................................................... 53 4.1.- Entrada de importes desde Word .......................................................................... 59 5. IMPORTAR DOCUMENTOS .......................................................................................... 63 5.1.- Documentos adjuntos al soporte digital ................................................................. 65 5.2.- Formato ficheros NPGC ......................................................................................... 66 6. IMPORTAR LOGIC WIN GLOBAL ................................................................................. 67 7. GENERACIÓN SOPORTE MAGNÉTICO ...................................................................... 68 7.1.- Validaciones en la presentación ............................................................................ 71 7.2.- Generación soporte digital en las Cuentas anuales .............................................. 71 OPCIONES DEL EXPLORADOR DEL DEPÓSITO DE CUENTAS ........................................... 73 1. ACCIONES PROPIAS .................................................................................................... 73 2. BALANCES ..................................................................................................................... 75 3. MEMORIAS .................................................................................................................... 82 3.1.- Memorias para Pymes y Abreviada ....................................................................... 82 3.2.- Memorias no comparativas .................................................................................... 83 3.3.- Notas en la memoria .............................................................................................. 84 4. INFORME DE GESTIÓN ................................................................................................ 85 5. CERTIFICADO DE ACUERDO ...................................................................................... 86 6. OTROS DOCUMENTOS ................................................................................................ 88 7. ANUNCIO CONVOCATORIA ......................................................................................... 90 8. INFORME DE AUDITORÍA ............................................................................................ 90 9. DOCUMENTO SIMCAV ................................................................................................. 91 10. VALIDAR CUENTAS ANUALES .................................................................................. 91 MENÚ PLANTILLAS ................................................................................................................... 93

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INTRODUCCIÓN: CONCEPTOS TEÓRICOS DE DEPÓSITO DE CUENTAS

1. NORMAS DE ELABORACIÓN DE LAS CUENTAS ANUALES 1.1.- Documentos que integran las cuentas anuales Información que se debe presentar en el Registro Mercantil Deberá presentarse en el Registro Mercantil de la provincia en la que radique su domicilio social antes del 31 de Julio: a) Instancia de presentación de las cuentas. b) Hoja de datos generales de identificación. c) Certificación de la aprobación de las cuentas anuales, conteniendo la aplicación de resultados. d) Las cuentas anuales: – Balance.

– Cuenta de pérdidas y ganancias.

– Estado de cambios en el patrimonio neto.

– Estado de flujos de efectivo.

– Memoria. e) Informe de gestión. f) Informe de auditoría, cuando la sociedad esté obligada a auditarse o si la minoría lo solicitase. g) Certificación acreditativa de que las cuentas depositadas se corresponden con las auditadas.

1.2.- Formulación de cuentas anuales 1. Las cuentas anuales se elaborarán con una periodicidad de doce meses, salvo en los casos de constitución, modificación de la fecha de cierre del ejercicio social o disolución.

2. Las cuentas anuales deberán ser formuladas por los administradores, quienes responderán de su veracidad, en el plazo máximo de tres meses, a contar desde el cierre del ejercicio. A estos efectos, las cuentas anuales expresarán la fecha en que se hubieran formulado y deberán ser firmadas por todos los administradores de la sociedad; si faltara la firma de alguno de ellos, se hará expresa indicación de la causa, en cada uno de los documentos en que falte.

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3. El balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria deberán estar identificados; indicándose de forma clara y en cada uno de dichos documentos su denominación, la entidad a la que corresponden y el ejercicio al que se refieren.

4. Las cuentas anuales se elaborarán expresando sus valores en euros; no obstante lo anterior, podrán expresarse los valores en miles o millones de euros cuando la magnitud de las cifras así lo aconseje, debiendo indicarse esta circunstancia en las cuentas anuales.

5. Las entidades que operen simultáneamente en el ramo de vida y en los ramos distintos del de vida deberán llevar, con referencia a las cuentas técnicas de pérdidas y ganancias, contabilidad separada para ambos tipos de actividad. Asimismo, y con referencia a la memoria, deberá llevarse un registro separado en lo referente a: a) Los elementos integrantes del margen de solvencia y del fondo de garantía. b) Las provisiones técnicas y su inversión.

1.3.- Estructura de las cuentas anuales Las cuentas anuales de las sociedades anónimas, incluidas las laborales, de las sociedades de responsabilidad limitada, incluidas las laborales, de las sociedades en comandita por acciones y de las sociedades cooperativas deberán adaptarse al modelo normal. Las sociedades colectivas y comanditarias simples, cuando a la fecha de cierre del ejercicio todos los socios colectivos sean sociedades españolas o extranjeras, también deberán adaptarse al modelo normal.

1.4.- Cuentas anuales abreviadas 1. Las sociedades señaladas en la norma anterior podrán utilizar los modelos de las cuentas anuales abreviados en los siguientes casos: a) Balance, estado de cambios en el patrimonio neto y memoria abreviados: las sociedades en las que a la fecha de cierre del ejercicio concurran, al menos, dos de las circunstancias siguientes: - Que el total de las partidas del activo no supere los dos millones ochocientos cincuenta mil euros. A estos efectos, se entenderá por total activo el total que figura en el modelo del balance.

- Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los cinco millones setecientos mil euros.

- Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 50.

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b) Cuenta de pérdidas y ganancias abreviada: las sociedades en las que a la fecha de cierre del ejercicio concurran, al menos, dos de las circunstancias siguientes: - Que el total de las partidas del activo no supere los once millones cuatrocientos mil euros. A estos efectos, se entenderá por total activo el total que figura en el modelo del balance.

- Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los veintidós millones ochocientos mil euros.

- Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 250.

Cuando una sociedad, en la fecha de cierre del ejercicio, pase a cumplir dos de las circunstancias antes indicadas o bien cese de cumplirlas, tal situación únicamente producirá efectos en cuanto a lo señalado en este apartado si se repite durante dos ejercicios consecutivos.

1. Las empresas con otra forma societaria no mencionadas en la norma anterior, así como los empresarios individuales, estarán obligados a formular, como mínimo, las cuentas anuales abreviadas.

2. Las sociedades cuyos valores estén admitidos a negociación en un mercado regulado de cualquier Estado miembro de la Unión Europea, no podrán formular cuentas anuales abreviadas.

3. Lo establecido en las normas siguientes para los modelos normales deberá adecuarse a las características propias de los modelos abreviados.

4. El contenido de la memoria abreviada que se incluye en la sección relativa a los modelos abreviados de esta tercera parte del Plan General de Contabilidad, tiene carácter de información mínima a cumplimentar por las empresas que puedan utilizarla.

Adicionalmente, siempre que dichas empresas realicen operaciones cuya información en memoria esté regulada en el modelo normal de las cuentas anuales y no en el abreviado, habrán de incluir dicha información en la memoria abreviada. Entre estas transacciones pueden mencionarse: coberturas contables e información sobre el medio ambiente, entre otras.

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1.5.- Cuentas anuales normales Este formulario contiene los modelos normales de Balance, Cuenta de pérdidas y ganancias, Estado de cambios en el patrimonio neto, Estado de flujos de efectivo y Memoria normalizados, y una hoja de identificación en la que se solicita información que permite identificar a la empresa o empresario a los que van referidas las cuentas anuales.

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Este modelo puede ser utilizado por cualquier empresario o empresa que lo desee, si bien existen limitaciones legales que imponen su utilización por empresas de gran tamaño. La normativa vigente establece las condiciones de utilización de los modelos de cuentas anuales normales, abreviadas y PYMES, con indicación separada de dichas condiciones para el Balance, Cuenta de pérdidas y ganancias, Estado de cambios en el patrimonio neto, Estado de flujos de efectivo y Memoria.

Este modelo normalizado no puede ser utilizado por las empresas que tengan un modelo específico por adaptación sectorial, ni por las empresas que deben utilizar modelos de cuentas anuales específicos, de acuerdo con las disposiciones dictadas por el Banco de España o por la Comisión Nacional del Mercado de Valores. Estos formularios tampoco sirven para la presentación de cuentas anuales consolidadas.

1.6.- Cuentas anuales pymes Este formulario contiene los modelos PYMES de Balance, Cuenta de pérdidas y ganancias, Estado de cambios en el patrimonio neto y Memoria normalizados, y una hoja de identificación en la que se solicita información que permite identificar a la empresa o empresario a los que van referidas las cuentas anuales.

Este modelo debe ser utilizado por todo empresario y empresa que vengan obligados a presentar cuentas anuales en los registros mercantiles, con los límites que se indican a continuación y en el párrafo siguiente. Existen limitaciones legales a su uso por empresas de gran tamaño, que deberán utilizar el modelo normal de cuentas anuales. La normativa vigente establece las condiciones de utilización de los modelos de cuentas anuales normales, abreviadas y de PYMES, con indicación separada de dichas condiciones para el Balance, Cuenta de pérdidas y ganancias, Estado de cambios en el patrimonio neto y Memoria. La tabla siguiente recoge los criterios que determinan el modelo que se debe utilizar:

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Este modelo normalizado no puede ser utilizado por las empresas que tengan un modelo específico por adaptación sectorial, ni por las empresas que deben utilizar modelos de cuentas anuales específicos, de acuerdo con las disposiciones dictadas por el Banco de España o por la Comisión Nacional del Mercado de Valores. Estos formularios tampoco sirven para la presentación de cuentas anuales consolidadas.

En ningún caso podrá utilizar este modelo de PYMES las empresas que se encuentren en alguna de las siguientes circunstancias: – Que hayan emitido valores admitidos a negociación en mercados regulados o sistemas multilaterales de negociación, de cualquier Estado miembro de la Unión Europea.

– Que formen parte de un grupo de sociedades que formulen o debieran haber formulado cuentas anuales consolidadas.

– Que su moneda funcional sea distinta del euro.

1.7.- Normas comunes al balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo El balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo, se formularán teniendo en cuenta las siguientes reglas: 1. En cada partida deberán figurar, además de las cifras del ejercicio que se cierra, las correspondientes al ejercicio inmediatamente anterior. A estos efectos, cuando unas y otras no sean comparables, bien por haberse producido muna modificación en la estructura, bien por realizarse un cambio de criterio contable o subsanación de error, se deberá proceder a adaptar

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el ejercicio precedente, a efectos de su presentación en el ejercicio al que se refieren las cuentas anuales, informando de ello detalladamente en la memoria 2. No podrán modificarse los criterios de contabilización de un ejercicio a otro, salvo casos excepcionales que previamente hayan sido comunicados a la Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones y que se indicarán y justificarán en la memoria.

1.8.- Balance El balance, que comprende, con la debida separación, el activo, el pasivo y el patrimonio neto de la empresa, se formulará teniendo en cuenta que: 1. Un activo financiero y un pasivo financiero se podrán presentar en el balance por su importe neto siempre que se den simultáneamente las siguientes condiciones: a) Que la empresa tenga en ese momento, el derecho exigible de compensar los importes reconocidos, y b) Que la empresa tenga la intención de liquidar las cantidades por el neto o de realizar el activo y cancelar el pasivo simultáneamente.

Las mismas condiciones deberán concurrir para que la empresa pueda presentar por su importe neto los activos por impuestos y los pasivos por impuestos.

Sin perjuicio de lo anterior, si se produjese una transferencia de un activo financiero que no cumpla las condiciones para su baja del balance según lo dispuesto en el apartado 2.9 de la norma de registro y valoración relativa a instrumentos financieros, el pasivo financiero asociado que se reconozca no podrá compensarse con el activo financiero relacionado.

2. Las correcciones valorativas por deterioro y las amortizaciones acumuladas, minorarán la partida del activo en la que figure el correspondiente elemento patrimonial, salvo en los casos que específicamente se exija el desglose en los modelos de las cuentas anuales.

3. Los terrenos o construcciones que la empresa destine a la obtención de ingresos por arrendamiento o posea con la finalidad de obtener plusvalías a través de su enajenación, se incluirán en el epígrafe A-10).II. “Inversiones materiales” del activo.

4. Los accionistas por desembolsos no exigidos figurarán en la partida A-1.I.2 “Desembolsos no exigidos sobre capital” o minorarán el importe del epígrafe B-3.IX.2 “Resto de otras deudas“, en función de cuál sea la calificación contable de sus aportaciones.

5. Cuando la entidad adquiera sus propios instrumentos de patrimonio, sin perjuicio de informar en la memoria, se registrarán en las siguientes partidas, dentro de la agrupación “Patrimonio Neto”: a) Si son valores representativos del capital, en la partida A-1.IV. “Acciones y participaciones propias” que se mostrará con signo negativo;

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b) En otro caso, minorarán la partida A-1.IX “Otros instrumentos de patrimonio neto”.

6. Cuando se emitan instrumentos financieros compuestos se clasificarán, en el importe que corresponda de acuerdo con lo dispuesto en el apartado 5.2 de la norma de registro y valoración relativa a instrumentos financieros, en las agrupaciones correspondientes a “Patrimonio Neto” y “Pasivo”.

7. Las subvenciones, donaciones y legados no reintegrables otorgados por terceros distintos a los socios o propietarios, que estén pendientes de imputar a resultados, formarán parte del patrimonio neto de la empresa, registrándose en la subagrupación A-3. “Subvenciones, donaciones y legados recibidos”.

Por su parte, las subvenciones, donaciones y legados no reintegrables otorgados por socios o propietarios formarán parte del patrimonio neto, dentro de los fondos propios, registrándose en el epígrafe A-1.VI. “Otras aportaciones de socios y mutualistas”.

8. La empresa presentará en el balance, de forma separada del resto de los activos y pasivos, los activos mantenidos para la venta y los activos correspondientes a un grupo enajenable de elementos mantenidos para la venta, que figurará en el epígrafe A-15 del activo y los pasivos que formen parte de un grupo enajenable de elementos mantenidos para la venta, que figurarán en el epígrafe B-11 del pasivo. Estos activos y pasivos no se, compensarán, ni se presentarán como un único importe.

1.9.- Cuenta de pérdidas y ganancias La cuenta de pérdidas y ganancias recoge el resultado del ejercicio. La cuenta de pérdidas y ganancias se formulará teniendo en cuenta que: • • • •

Los ingresos y gastos se clasificarán de acuerdo con su naturaleza El importe correspondiente a las ventas, prestaciones de servicios y otros ingresos de explotación se reflejará en la cuenta de pérdidas y ganancias por su importe neto de devoluciones y descuentos La partida 4.c). "Trabajos realizados por otras empresas" recoge los importes correspondientes a actividades realizadas por otras empresas en el proceso productivo Las subvenciones, donaciones y legados recibidos que financien activos o gastos se incorporen al ciclo normal de explotación se reflejarán en la partida 5. b).

“Subvenciones de explotación incorporadas al resultado del ejercicio”, mientras que las subvenciones, donaciones y legados que financien activos del inmovilizado intangible, material o inversiones inmobiliarias, se imputarán a resultados, de acuerdo con la norma de registro y valoración, a través de la partida 9. “Imputación de subvenciones inmovilizado no financiero y otras”. Las subvenciones, donaciones y legados concedidos para cancelar deudas que se otorguen sin una finalidad específica, se imputarán igualmente a la partida 9. “Imputación de subvenciones inmovilizado no financiero y otras”. Si se financiase un gasto o un activo de naturaleza financiera, el ingreso correspondiente se incluirá en el resultado financiero incorporándose, en caso de que sea significativa, la correspondiente partida

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La partida 10. "Excesos de provisiones" recoge las reversiones de provisiones en el ejercicio, con la excepción de las correspondientes al personal que se reflejan en la partida 6. "Gastos de personal" y las de reestructuración a las que se refiere el punto 8 siguiente En el supuesto excepcional de que en una combinación de negocios el valor de los activos identificables adquiridos menos el de los pasivos asumidos sea superior al coste de la combinación de negocios, se creará una partida con la denominación “Diferencia negativa de combinaciones de negocio”, formando parte del resultado de explotación Los ingresos y gastos originados por los instrumentos de cobertura que, de acuerdo con lo dispuesto en las normas de registro y valoración, deban imputarse a la cuenta de pérdidas y ganancias, figurarán en la partida de gastos o ingresos, respectivamente, que genera la partida cubierta, informando de ello detalladamente en la memoria En su caso, gastos asociados a una reestructuración se registrarán en las correspondientes partidas atendiendo a su naturaleza y se informará en la memoria de las cuentas anuales del importe global de los mismos.

En caso de que la empresa presente ingresos o gastos de carácter excepcional y cuantía significativa, como por ejemplo producidos por inundaciones, incendios, multas o sanciones, se creará una partida con la denominación "Otros resultados", formando parte del resultado de explotación e informará de ello detalladamente en la memoria.

En la partida 14. “Variación de valor razonable en instrumentos financieros” se reflejarán los cambios en el valor razonable de los instrumentos financieros en los términos recogidos en la norma de registro y valoración relativa a instrumentos financieros, debiendo imputarse el importe de los intereses devengados calculados según el método de tipo de interés efectivo así como el de los dividendos devengados a cobrar, en las partidas que corresponda, según su naturaleza En la partida 18. "Resultado del ejercicio procedente de operaciones interrumpidas neto de impuestos" del modelo normal de cuenta de pérdidas y ganancias, la empresa incluirá un importe único que comprenda: - El resultado después de impuestos de las actividades interrumpidas - El resultado después de impuestos reconocido por la valoración a valor razonable menos los gastos de venta, o bien por la enajenación o disposición por otros medios de los activos o grupos enajenables de elementos que constituyan la actividad interrumpida La empresa presentará en esta partida 18 el importe del ejercicio anterior correspondiente a las actividades que tengan el carácter de interrumpidas en la fecha de cierre del ejercicio al que corresponden las cuentas anuales.

•

Una actividad interrumpida es todo componente que ha sido enajenado o se ha dispuesto de él por otra vía, o bien que ha sido clasificado como mantenido para la venta, y: - Represente una línea de negocio o un área geográfica, que sea significativa y pueda considerarse separada del resto.

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- Forme parte de un plan individual y coordinado para enajenar o disponer por otra vía de una línea de negocio o de un área geográfica de la explotación que sea significativa y pueda considerarse separada del resto.

- Sea una empresa dependiente adquirida exclusivamente con la finalidad de venderla en el plazo de un año desde el momento de su adquisición A estos efectos, se entiende por componente de una empresa las actividades o flujos de efectivo que, por estar separados y ser independientes en su funcionamiento o a efectos de información financiera, se distinguen claramente del resto de la empresa, tal como una empresa dependiente o un segmento de negocio o geográfico

1.10.- Estado de cambios en el patrimonio neto

La entidad informará de los cambios en el patrimonio neto mediante un estado de ingresos y gastos reconocidos y un estado total de cambios en el patrimonio neto, este último formará parte de la memoria de las cuentas anuales.

El estado de ingresos y gastos reconocidos mostrará, con el desglose previsto en los modelos de cuentas anuales, el movimiento producido durante el ejercicio de: a) El resultado del ejercicio de la cuenta de pérdidas y ganancias. b) Los ingresos y gastos que, según lo requerido por las normas de registro y valoración, deban imputarse directamente al patrimonio neto de la empresa como ajustes por valoración. c) Las transferencias realizadas a la cuenta de pérdidas y ganancias según lo dispuesto por este Plan.

Los importes relativos a los ingresos y gastos imputados directamente al patrimonio neto y las transferencias a la cuenta de pérdidas y ganancias se registrarán por su importe bruto, mostrándose en una partida separada su correspondiente efecto impositivo.

1.11.- Estado de flujos de efectivo El estado de flujos de efectivo informa sobre el origen y la utilización de los activos monetarios representativos de efectivo y otros activos líquidos equivalentes. Este documento se formulará teniendo en cuenta que:

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Flujos de efectivo procedentes de las actividades de explotación son fundamentalmente los ocasionados por las transacciones que intervienen en la determinación del resultado de la empresa. La variación del flujo de efectivo ocasionada por estas actividades se mostrará por su importe neto, a excepción de los flujos de efectivo correspondientes a intereses, dividendos percibidos e impuestos sobre beneficios, de los que se informará separadamente. A estos efectos, el resultado del ejercicio será objeto de corrección para eliminar los gastos e ingresos que no hayan producido un movimiento de efectivo e incorporar las transacciones de ejercicios anteriores cobradas o pagadas en el actual, clasificando separadamente los siguientes conceptos: Los ajustes para eliminar: - Correcciones valorativas, tales como amortizaciones, pérdidas por deterioro de valor, o resultados surgidos por la aplicación del valor razonable, así como las variaciones en las provisiones - Operaciones que deban ser clasificadas como actividades de inversión o financiación, tales como resultados por enajenación de inmovilizado o de instrumentos financieros - Remuneración de activos financieros y pasivos financieros cuyos flujos de efectivo deban mostrarse separadamente Los cambios en el capital corriente que tengan su origen en una diferencia en el tiempo entre la corriente real de bienes y servicios de las actividades de explotación y su corriente monetaria.

Los flujos por intereses y cobros de dividendos.

Los flujos por impuesto sobre beneficios.

•

•

• •

Flujos de efectivo por actividades de inversión son los pagos que tienen su origen en la adquisición de activos no corrientes y otros activos no incluidos en el efectivo y otros activos líquidos equivalentes, tales como inmovilizados intangibles, materiales, inversiones inmobiliarias o inversiones financieras, así como los cobros procedentes de su enajenación o de su amortización al vencimiento Los flujos de efectivo por actividades de financiación comprenden los cobros procedentes de la adquisición por terceros de títulos valores emitidos por la empresa o de recursos concedidos por entidades financieras o terceros, en forma de préstamos u otros instrumentos de financiación, así como los pagos realizados por amortización o devolución de las cantidades aportadas por ellos. Figurarán también como flujos de efectivo por actividades de financiación los pagos a favor de los accionistas en concepto de dividendos Los cobros y pagos procedentes de activos financieros y pasivos financieros de rotación elevada podrán mostrarse netos, siempre que se informe de ello en la memoria Los flujos procedentes de transacciones en moneda extranjera se convertirán a la moneda funcional al tipo de cambio vigente en la fecha en que se produjo cada flujo en cuestión. Si entre el efectivo y otros activos líquidos equivalentes figuran activos

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• • • •

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denominados en moneda extranjera, se informará en el estado de flujos de efectivo del efecto que en esta rúbrica haya tenido la variación de las tipos de cambio La empresa debe informar de cualquier importe significativo de sus saldos de efectivo y otros activos líquidos equivalentes al efectivo que no estén disponibles para ser utilizados Cuando exista una cobertura contable, los flujos del instrumento de cobertura se incorporarán en la misma partida que los de la partida cubierta, indicando en la memoria este efecto En el caso de operaciones interrumpidas, se detallarán en la nota correspondiente de la memoria los flujos de las distintas actividades Respecto a las transacciones no monetarias, en la memoria se informará de las operaciones de inversión y financiación significativas que, por no haber dado lugar a variaciones de efectivo, no hayan sido incluidas en el estado de flujos de efectivo (por ejemplo, conversión de deuda en instrumentos de patrimonio o adquisición de un activo mediante un arrendamiento financiero). En caso de existir una operación de inversión que implique una contraprestación parte en efectivo o activos líquidos equivalentes y parte en otros elementos, se deberá informar sobre la parte no monetaria independientemente de la información sobre la actividad en efectivo o equivalentes que se haya incluido en el estado de flujos de efectivo La variación de efectivo y otros activos líquidos equivalentes ocasionada por la adquisición o enajenación de un conjunto de activos y pasivos que conformen un negocio o línea de actividad se incluirá, en su caso, como una única partida en las actividades de inversión, en el epígrafe de inversiones o desinversiones según corresponda, creándose una partida específica al efecto Cuando la empresa posea deuda con características especiales, los flujos de efectivo procedentes de ésta, se incluirán como flujos de efectivo de las actividades de financiación, en una partida específica denominada "Deudas con características especiales" dentro del epígrafe 10. Aumentos y disminuciones en instrumentos de pasivo financiero

1.12.- Memoria La memoria completa, amplía y comenta la información contenida en los otros documentos que integran las cuentas anuales. Se formulará teniendo en cuenta que: El modelo de la memoria recoge la información mínima a cumplimentar; no obstante, en aquellos casos en que la información que se solicita no sea significativa no se cumplimentarán los apartados correspondientes.

Deberá indicarse cualquier otra información no incluida en el modelo de la memoria que sea necesaria para permitir el conocimiento de la situación y actividad de la empresa en el ejercicio, facilitando la comprensión de las cuentas anuales objeto de presentación, con el fin de que las mismas reflejen la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa; en particular, se incluirán datos cualitativos correspondientes a la situación del ejercicio anterior cuando ello sea significativo. Adicionalmente, en la memoria se incluirá cualquier información que otra normativa exija incluir en este documento de las cuentas anuales.

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La información cuantitativa requerida en la memoria deberá referirse al ejercicio al que corresponden las cuentas anuales, así como al ejercicio anterior del que se ofrece información comparativa.

Lo establecido en la memoria en relación con las empresas asociadas deberá entenderse también referido a las empresas multigrupo.

Lo establecido en la nota 4 de la memoria se deberá adaptar para su presentación, en todo caso, de modo sintético y conforme a la exigencia de claridad.

1.13.- Cifra anual de negocios El importe neto de la cifra anual de negocios se determinará deduciendo del importe de las ventas de los productos y de las prestaciones de servicios u otros ingresos correspondientes a las actividades ordinarias de la empresa, el importe de cualquier descuento (bonificaciones y demás reducciones sobre las ventas) y el del impuesto sobre el valor añadido y otros impuestos directamente relacionados con las mismas, que deban ser objeto de repercusión.

1.14.- Número medio de trabajadores Para la determinación del número medio de trabajadores se considerarán todas aquellas personas que tengan o hayan tenido alguna relación laboral con la empresa durante el ejercicio, promediadas según el tiempo durante el cual hayan prestado sus servicios.

1.15.- Empresas del grupo, multigrupo y asociadas A efectos de la presentación de las cuentas anuales de una empresa o sociedad se entenderá que otra empresa forma parte del grupo cuando ambas estén vinculadas por una relación de control, directa o indirecta, análoga a la prevista en el artículo 42 del Código de Comercio para los grupos de sociedades o cuando las empresas estén controladas por cualquier medio por una o varias personas físicas o jurídicas, que actúen conjuntamente o se hallen bajo dirección única por acuerdos o cláusulas estatutarias.

Se entenderá que una empresa es asociada cuando, sin que se trate de una empresa del grupo, en el sentido señalado anteriormente, la empresa o alguna o algunas de las empresas del grupo en caso de existir éste, incluidas las entidades o personas físicas dominantes, ejerzan sobre tal empresa una influencia significativa por tener una participación en ella que, creando con ésta una vinculación duradera, esté destinada a contribuir a su actividad.

En este sentido, se entiende que existe influencia significativa en la gestión de otra empresa, cuando se cumplan los dos requisitos siguientes: •

La empresa o una o varias empresas del grupo, incluidas las entidades o personas físicas dominantes, participan en la empresa.

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Se tenga el poder de intervenir en las decisiones de política financiera y de explotación de la participada, sin llegar a tener el control.

Asimismo, la existencia de influencia significativa se podrá evidenciar a través de cualquiera de las siguientes vías: • • • • •

Representación en el consejo de administración u órgano equivalente de dirección de la empresa participada.

Participación en los procesos de fijación de políticas.

Transacciones de importancia relativa entre el inversor y la participada.

Intercambio de personal directivo.

Suministro de información técnica esencial.

Se presumirá salvo prueba en contrario, que existe una participación en el sentido expresado cuando la empresa o una o varias empresas del grupo, incluidas las entidades o personas físicas dominantes, posean, al menos, el 20 por 100 de los derechos de voto de otra sociedad Se entenderá por empresa multigrupo aquella que esté gestionada conjuntamente por la empresa o alguna o algunas de las empresas del grupo, en caso de existir éste, incluidas las entidades o personas físicas dominantes, y uno o varios terceros ajenos al grupo de empresas.

1.16.- Estados financieros intermedios Los estados financieros intermedios se presentarán con la forma y los criterios establecidos para las cuentas anuales y conforme a la norma de registro y valoración número 20ª contenida en la segunda parte del presente Plan.

1.17.- Partes vinculadas 1. Una parte se considera vinculada a otra cuando una de ellas o un conjunto que actúa en concierto, ejerce o tiene la posibilidad de ejercer directa o indirectamente o en virtud de pactos o acuerdos entre accionistas o partícipes, el control sobre otra o una influencia significativa en la toma de decisiones financieras y de explotación de la otra.

2. En cualquier caso se considerarán partes vinculadas: a) Las empresas que tengan la consideración de empresa del grupo, asociada o multigrupo, en el sentido indicado en la anterior norma decimotercera de elaboración de las cuentas anuales. b) Las personas físicas que posean directa o indirectamente alguna participación en los derechos de voto de la empresa, o en la entidad dominante de la misma, de manera que les permita ejercer sobre una u otra una influencia significativa. Quedan también incluidos los familiares próximos de las citadas personas físicas.

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c) El personal clave de la compañía, entendiendo por tal las personas físicas con autoridad y responsabilidad sobre la planificación, dirección y control de las actividades de la empresa, ya sea directa o indirectamente, o de su dominante, entre las que se incluyen los administradores y los directivos. d) Las empresas sobre las que cualquiera de las personas mencionadas en las letras b) y c) pueda ejercer una influencia significativa. e) Las empresas que compartan algún consejero o directivo con la empresa, salvo que éste no ejerza una influencia significativa en las políticas financieras y de explotación de ambas. f) Las personas que tengan la consideración de familiares próximos del representante del administrador de la empresa, cuando el mismo sea persona jurídica.

A los efectos de esta norma, se entenderá por familiares próximos a aquellos que podrían ejercer influencia en, o ser influidos por, esa persona en sus decisiones relacionadas con la empresa.

Entre ellos se incluirán: a) El cónyuge o persona con análoga relación de afectividad; b) Los ascendientes, descendientes y hermanos y los respectivos cónyuges o personas con análoga relación de afectividad; c) Los ascendientes, descendientes y hermanos del cónyuge o persona con análoga relación de afectividad; y d) Las personas a su cargo o a cargo del cónyuge o persona con análoga relación de afectividad.

2. CONTENIDO DE LA MEMORIA

2.1.- Actividad de la empresa En este apartado se describirá el objeto social de la empresa y la actividad o actividades a que se dedique. En particular: 1. Domicilio y forma legal de la empresa, así como el lugar donde desarrolle las actividades, si fuese diferente de la sede social.

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2. Una descripción de la naturaleza de la explotación de la empresa, así como de sus principales actividades.

3. En el caso de pertenecer a un grupo de sociedades, en los términos previstos en el artículo 42 del Código de Comercio, incluso cuando la sociedad dominante esté domiciliada fuera del territorio español, se informará sobre su nombre, así como el de la sociedad dominante directa y de la dominante última del grupo, la residencia de estas sociedades y el Registro Mercantil donde estén depositadas las cuentas anuales consolidadas, la fecha de formulación de las mismas o, si procediera, las circunstancias que eximan de la obligación de consolidar.

4. Cuando exista una moneda funcional distinta del euro, se pondrá claramente de manifiesto esta circunstancia, indicando los criterios tenidos en cuenta para su determinación.

2.2.- Bases de la presentación de las cuentas anuales 1. Imagen fiel: a) La empresa deberá hacer una declaración explícita de que las cuentas anuales reflejan la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa, así como de la veracidad de los flujos incorporados en el estado de flujos de efectivo. b) Razones excepcionales por las que, para mostrar la imagen fiel, no se han aplicado disposiciones legales en materia contable, con indicación de la disposición legal no aplicada, e influencia cualitativa y cuantitativa para cada ejercicio para el que se presenta información de tal proceder sobre el patrimonio, la situación financiera y los resultados de la empresa. c) Informaciones complementarias, indicando su ubicación en la memoria, que resulte necesario incluir cuando la aplicación de las disposiciones legales no sea suficiente para mostrar la imagen fiel.

2. Principios contables no obligatorios aplicados.

3. Aspectos críticos de la valoración y estimación de la incertidumbre. a) Sin perjuicio de lo indicado en cada nota específica, en este apartado se informará sobre los supuestos clave acerca del futuro, así como de otros datos relevantes sobre la estimación de la incertidumbre en la fecha de cierre del ejercicio, siempre que lleven asociado un riesgo importante que pueda suponer cambios significativos en el valor de los activos o pasivos en el ejercicio siguiente. Respecto de tales activos y pasivos, se incluirá información sobre su naturaleza y su valor contable en la fecha de cierre. b) Se indicará la naturaleza y el importe de cualquier cambio en una estimación contable que sea significativo y que afecte al ejercicio actual o que se espera que pueda afectar a los ejercicios futuros. Cuando sea impracticable realizar una estimación del efecto en ejercicios futuros, se revelará este hecho.

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c) Cuando la dirección sea consciente de la existencia de incertidumbres importantes, relativas a eventos o condiciones que puedan aportar dudas significativas sobre la posibilidad de que la empresa siga funcionando normalmente, procederá a revelarlas en este apartado. En el caso de que las cuentas anuales no se elaboren bajo el principio de empresa en funcionamiento, tal hecho será objeto de revelación explícita, junto con las hipótesis alternativas sobre las que hayan sido elaboradas, así como las razones por las que la empresa no pueda ser considerada como una empresa en funcionamiento.

4. Comparación de la información: sin perjuicio de lo indicado en los apartados siguientes respecto a los cambios en criterios contables y corrección de errores, en este apartado se incorporará la siguiente información a) Razones excepcionales que justifican la modificación de la estructura del balance, de la cuenta de pérdidas y ganancias, del estado de cambios en el patrimonio neto y del estado de flujos de efectivo del ejercicio anterior. b) Explicación de las causas que impiden la comparación de las cuentas anuales del ejercicio con las del precedente. c) Explicación de la adaptación de los importes del ejercicio precedente para facilitar la comparación y, en caso contrario, las razones excepcionales que han hecho impracticable la reexpresión de las cifras comparativas.

5. Agrupación de partidas: Se informará del desglose de las partidas que han sido objeto de agrupación en el balance, en la cuenta de pérdidas y ganancias, en el estado de cambios en el patrimonio neto o en el estado de flujos de efectivo.

No será necesario presentar la información anterior si dicha desagregación figura en otros apartados de la memoria 6. Elementos recogidos en varias partidas.

Identificación de los elementos patrimoniales, con su importe, que estén registrados en dos o más partidas del balance, con indicación de éstas y del importe incluido en cada una de ellas 7. Cambios en criterios contables.

Explicación detallada de los ajustes por cambios en criterios contables realizados en el ejercicio. En particular, deberá suministrarse información sobre: a) Naturaleza y descripción del cambio producido y las razones por las cuales el cambio permite una información más fiable y relevante.

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b) Importe de la corrección para cada una de las partidas que correspondan de los documentos que integran las cuentas anuales, afectadas en cada uno de los ejercicios presentados a efectos comparativos. c) Si la aplicación retroactiva fuera impracticable, se informará sobre tal hecho, las circunstancias que lo explican y desde cuándo se ha aplicado el cambio en el criterio contable.

Cuando el cambio de criterio se deba a la aplicación de una nueva norma, se indicará y se estará a lo dispuesto en la misma, informando de su efecto sobre ejercicios futuros.

No será necesario incluir información comparativa en este apartado.

8. Corrección de errores.

Explicación detallada de los ajustes por corrección de errores realizados en el ejercicio. En particular, deberá suministrarse información sobre: a) Naturaleza del error y el ejercicio o ejercicios en que se produjo. b) Importe de la corrección para cada una de las partidas que correspondan de los documentos que integran las cuentas anuales afectadas en cada uno de los ejercicios presentados a efectos comparativos. c) Si la aplicación retroactiva fuera impracticable, se informará sobre tal hecho, las circunstancias que lo explican y desde cuándo se ha corregido el error.

No será necesario incluir información comparativa en este apartado

3. TIPOS DE PRESENTACIÓN La aplicación de Depósito de Cuentas Class permite realizar 3 tipos de presentación:

3.1.- En soporte magnético Este tipo de presentación es la oficial, podrá presentarla directamente en el Registro Mercantil adjuntando el Certificado de Firma Digital impreso en papel.

En este tipo de presentación puede realizar: memorias, balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias, informe de gestión, cuadro financiación, cuenta resultados analítica, modelo de autocartera y la hoja identificativa de la sociedad.

3.2.- En papel Puede realizar en este tipo de presentación: informe de auditoría y certificado de acuerdo.

Este tipo de presentación se debe presentar en el Registro Mercantil acompañado del soporte magnético y del Certificado de Firma Digital.

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3.3.- Presentación en borrador Este tipo de presentación NO es oficial. Aunque algún registro lo puede aceptar como si fuera una presentación oficial. (Antes de realizar la presentación debería confirmarlo con el Registro Mercantil donde va a realizar la presentación).

El listado borrador imprime el balance de situación y la cuenta de pérdidas y ganancias.

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CREAR Y CONFIGURAR LA EMPRESA 1. ALTA Y DEFINICIÓN DEL MANTENIMIENTO DE LA EMPRESA

El primer paso para poder empezar a trabajar con la aplicación sería dar de alta la empresa con la cual pretendamos trabajar.

Al instalar la aplicación se entrega ya creada la empresa numero 9999 de demostración.

En esta primera pantalla del mantenimiento de empresa informaremos el código de la empresa, el CIF/DNI europeo de la empresa así como el nombre de dicha empresa, clase de empresa que es, etc.

La parte inferior de la pantalla aparece dividida en tres pestañas en las que nos pide diversa información relativa a la empresa; La primera pestaña es la de “Domicilios”, aquí informaremos los distintos domicilios (Fiscal, Social, etc.) que pueda tener la empresa.

La forma de dar de alta los distintos domicilios consiste en situar el puntero del ratón en la columna de la izquierda, en ese momento el icono del puntero se trasformará en un icono de “visto bueno” y pulsando el botón derecho del ratón nos aparecerá un menú contextual y pulsaremos la opción de “insertar” y podremos informar el domicilio de la empresa.

La segunda pestaña es la de “Características”, aquí lo más importante es la parte de la derecha llamada “Aplicaciones empresa” en la cual deberemos asociar todas y cada una de las

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aplicaciones con las que pretendamos trabajar con esta empresa, ya que de lo contrario las opciones de dichas aplicaciones no aparecerían en el menú de la aplicación.

En nuestro caso vamos a dar de alta la aplicación de Depósito de cuentas.

Por último la tercera pestaña llamadas “Datos Registrales” nos permitirá informar de los datos registrales de la empresa.

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DATOS GENERALES DE EMPRESA En la ayuda de la aplicación (F1) hay una guía rápida de los pasos básicos que se debe realizar en el depósito de cuentas.

El programa lista un borrador en papel blanco por impresora (no en pdf). Existen Registros Mercantiles que aceptarán este borrador como si fuera el impreso oficial, pero lo más habitual es que no lo acepten. Es por ello que deberemos informarnos con nuestro Registro Mercantil si va a aceptar el borrador como un impreso oficial, o si por el contrario, prefieren que las cuentas anuales se hagan en soporte magnético.

1. IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA Para empezar a trabajar con el módulo de Depósito de cuentas accederemos al menú de Contabilidad y finanzas / Cuentas anuales / Presentación cuentas anuales.

El usuario deberá realizar la Presentación de las cuentas anuales desde Plan 2008.

NOTA. La opción de “Presentación cuentas Plan 90” es únicamente para empresas que tengan ejercicio partido y Entidades Aseguradoras.

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Una vez accedamos al menú, veremos la pantalla Identificación de la empresa, donde nos permite identificar la empresa o empresario a los que van referidas las cuentas anuales y que aparecerán en la portada del preimpreso de estas. También se configuran los informes que componen las cuentas anuales.

En esta pantalla es donde se puede seleccionar el ejercicio de trabajo de la aplicación de Depósito de Cuentas. Por defecto el programa coge el año activo en Class menos uno (que es el ejercicio del que vamos a presentar las cuentas anuales), aunque es modificable.

El menú de la izquierda es susceptible de variar, según los documentos de presentación que tengamos marcados en la aplicación.

La modificación de los datos de empresa desde esta pantalla no modifica los datos que se encuentran en el mantenimiento de empresas, sólo se tiene en cuenta para la confección de las cuentas anuales.

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Depósito de Cuentas Logic Class Si se selecciona en Tipo de registro mercantil la opción de Otros (para el caso de colectivos como fundaciones, cooperativas,…) no estará disponible la opción de generar soporte magnético de las cuentas anuales:

En el campo para informar el Registro mercantil en el cual se presentan las cuentas anuales, se ha incorporado la lista de referencia de registros mercantiles existentes. El no informar el registro de forma correcta invalidaba la presentación en soporte magnético:

Se ha incluido la verificación de los campos que afectan a los datos registrales (tomo, libro, sección, folio, hoja, etc) para que sean numéricos. Si el contenido de alguno de ellos contenía algún carácter no numérico invalidaba la presentación en soporte magnético.

En el campo para informar el CNAE, se ha incorporado la lista de referencia de con los códigos del CNAE existentes. El no informar el CNAE con un código correcto invalidaba la presentación en soporte magnético:

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2. CONFIGURAR DEPÓSITO DE CUENTAS Podemos efectuar las memorias para Pymes y Abreviada desde las Opciones de Configuración y Edición de las Memorias en formato Word y Excel.

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Además, para las Pymes y para las Abreviadas, se dispone de la siguiente plantilla: Nombre de fichero MemPym2008.dot y MemAbr2008.dot

Se incluye una plantilla y a guía para la memoria Normal (MemNor2008NoComp.dot) sin el comparativo del ejercicio anterior.

Se incluye las plantillas de las pymes y abreviadas sin el comparativo del ejercicio anterior.

(MemPym2008NoComp.dot y MemAbr2008NoComp.dot) No se incluyen plantillas de memorias en Excel. Pero el programa si permite la de Excel a partir de los datos de contabilidad.

2.1.- Declaración medio ambiental Indicar si la declaración medio ambiental es positiva o negativa. No es necesario realizar el listado correspondiente al medio ambiente, ya que la propia presentación en soporte digital ya incluye dicha información.

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3. FIRMAS Desde esta pantalla seleccionaremos las personas que firman las memorias según la fecha de formulación y/o la fecha de aprobación.

El programa nos permite informar de estos datos de forma manual o bien, importar los cargos y firmas vigentes según la fecha de aprobación de las cuentas anuales.

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NOTA. La aplicación permite seleccionar las personas que firman las memorias según la fecha de formulación y/o la fecha de aprobación.

De esta forma, al pedir la memoria, en la última pantalla aparecerán los cargos aquí informados.

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Desde el menú Datos generales empresa, también podemos acceder al Mantenimiento de cargos y firmas.

Este mantenimiento nos permitirá informar y dar de alta los cargos y socios de la empresa.

Dentro de este visor, tenemos la opción de Seleccionar fecha, si marcamos dicho check se nos habilita el campo para informar la fecha de aquellos cargos que queremos visualizar.

Por ejemplo; si hemos dado de alta un cargo con fecha 01-01-2008 y en seleccionar fecha informamos: 23-09-2008, sólo nos mostraría aquellos cargos que contengan la fecha 23-09-08 o posterior, nunca fechas anteriores a la informada. En este caso, aunque el cargo exista desde principios de año, no lo visualizaremos. Eso no significa que se nos elimine el cargo, simplemente que no lo veremos en pantalla.

Para ver siempre todos los cargos (independientemente de la fecha que informemos) es preferible dejar la opción de Seleccionar fecha deshabilitada.

Para dar de alta un cargo, deberemos marcar el check Insertar

.

Aparecerá una lista de referencia para seleccionar el CIF/DNI de la persona correspondiente, si esta persona ya existía en el mantenimiento de personas y entidades (que es el mismo que hay en Inicio y en Impresos oficiales).

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3.1.- Mantenimiento de personas Si la persona no está dada de alta en dicho mantenimiento, tendremos que acceder al “Mantenimiento de personas” para darla de alta y así poderla asignar como socio.

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Desde este mantenimiento de personas físicas y jurídicas informaré todos los datos de dicha persona, y en caso de que sea necesario, desde el menú Procesos, también podré añadir un domicilio nuevo, modificarlo, asignar esta persona como persona de contacto para los modelos, sustituir el NIF si no lo he informado correctamente, asignar los modelos que va a hacer, etc.

Una vez tenga la persona informada (ya sea porque le he dado a insertar y ya aparecía en el mantenimiento de personas, o porque la he dado de alta de nuevo), entraré con un doble click dentro del nombre para visualizar la pantalla de cargos. También puedo acceder por el “mantenimiento de histórico” del menú Procesos o por el siguiente icono

3.2.- Mantenimiento del histórico de cargos y firmas Este mantenimiento muestra el histórico de los cargos que la persona ejerce o ha ejercido en la empresa, los documentos oficiales que firma y si está o no representada por otra persona. La gestión del mantenimiento la realizamos con la barra de botones:

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Insertar, Eliminar, Modificar fechas, modificar datos, Aceptar datos, deshacer datos, Cargo anterior, cargo siguiente, etc.

La información del histórico está organizada en dos secciones, en la superior nos muestra los distintos períodos de tiempo en los que la persona ha ostentado uno o varios cargos.

Inicio – Fin. Período de vigencia: se define como plazo de tiempo en el que la persona desempeña uno o varios cargos. Cualquier modificación en el ejercicio del cargo o cargos que se ejerzan, como por ejemplo, finalización de poder, cese o nombramiento adicional al que ya se ejercía, implica la finalización de un período de vigencia y el comienzo de uno nuevo en el que se refleje la nueva situación.

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Depósito de Cuentas Logic Class Períodos de vigencia no consecutivos: cuando se produce un plazo de tiempo en el que no se ostenta ningún cargo, es necesario reflejarlo vacío para poder dar de alta el nuevo período de vigencia.

Al seleccionar un período en la parte inferior de la pantalla aparece el detalle del cargo: A la izquierda el cargo o cargos que desempeña durante ese período, así como los documentos oficiales que en el ejercicio de dicho cargo firma o certifica.

Para definir el cargo que ejerce una persona solo ha de activar el check que corresponda con sus funciones.

Se ha de tener en cuenta que: -

-

El campo Cargo contiene una lista desplegable con una pequeña relación de cargos, dicho campo es editable, puede informar lo que desee.

Cuando dos personas que ejercen el mismo cargo tengan informado el mismo número en “Orden impresión”, ésta se hará por orden de CIF/DNI, en primer lugar los que empiecen por número, en orden creciente y posteriormente los que empiecen por letra en orden alfabético.

Al contacto telemático no le afecta el orden de impresión, si hay varias informadas por defecto asignará la primera que encuentra.

Firma cuentas anuales: aparecerá el cargo en la memoria y al hacer el soporte magnético en depósito de cuentas.

Certifica cuentas anuales: aparecerá la persona en el certificado de acuerdo del depósito de cuentas.

Certifica sociedades: aparecerá el cargo al hacer el impuesto sobre sociedades.

F. inicio y fin poder: fecha de poder de dicho socio o representante.

Orden impresión: en qué lugar o orden queremos que se imprima si tenemos varios representantes para dicha entidad.

Notaría: Notaría donde se ha firmado la creación de la sociedad.

Firma impresos oficiales: si está marcado significa que la firma saldrá en el representante de Impresos oficiales.

Firma sociedades: dicho representante aparecerá en el módulo de sociedades.

Contacto telemático: persona de contacto que aparece en el módulo de impresos oficiales dentro del modelo.

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Depósito de Cuentas Logic Class Establecimiento permanente: afecta a la aplicación de sociedades.

A la derecha de la pantalla, si la persona ha estado representada, en dicho período ya sea: Representación voluntaria originada por algún motivo circunstancial que impide el ejercicio de su cargo en la junta de accionistas.

Representación legal que viene fijada por ley de forma obligatoria cuando la persona informada es menor o en determinados casos no residente, y a los representantes de cargos personas jurídicas.

Una vez tengamos informada la pantalla, aceptaremos los cambios.

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Una vez esté guardado, el mantenimiento de cargos quedará de la siguiente forma:

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Si la pantalla estuviera en gris (deshabilitada) es porque ya hemos informado datos o al menos, entrado una vez a la pantalla del mantenimiento del histórico de cargos y socios; lo que tendremos que hacer es marcar el icono de modificar datos

.

4. INFORMAR LOS DIRECTORIOS PARA LAS PLANTILLAS

Para ello accederemos a la opción de menú Plantillas / Configurar Ubicaciones.

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Y nos mostrarรก la siguiente pantalla Directorios de los procesos del programa para informar:

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Directorio base: es el directorio del servidor compartido.

Por ejemplo: D:\ LOGICERP \ Cuentas anuales (opcional) Para evitar problemas entre usuarios se ha evitado la salida al disco desde la aplicación.

Directorio para el soporte magnético: es el directorio donde se generan los archivos del soporte magnético.

Por ejemplo: Directorio base + soporte (opcional) \ ejerXXXX \ empXXXX Directorio para las plantillas: es el directorio que contiene las plantillas estándar de la aplicación y las que el usuario quiera crear.

Por ejemplo: Directorio base + plantillas (opcional) \ memorias2008 \ \ Informes2008 \ \ Certificados2008 \ Para las memorias existen plantillas de Word y Excel. En cambio el Informe de gestión y el Certificado de acuerdo sólo tienen plantillas de Word.

Directorio para los documentos: en este directorio se guardarán las memorias calculadas, que se podrán seleccionar como un documento de usuario.

Por ejemplo: Directorio base \ Documentos (opcional) \ empXXXX \ ejerXXXX

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Los documentos calculados tienen un nombre fijo. Por ejemplo: memorias.xls (es el documento que se escanea).

La primera vez que se accede a esta pantalla, para cada empresa, al pulsar el botón Aceptar generará los directorios.

5. DOCUMENTOS A PRESENTAR Marcar en la pestaña Documentos Presentación los documentos que va a presentar la empresa.

El Informe de Auditoría y el Certificado de acuerdo no generarán ningún tipo de archivo para la presentación en soporte magnético, se deben presentar en papel.

Para estos documentos la aplicación generará el escaneado del documento y lo enviará a la carpeta de documento pero no creará el archivo TXT para presentar en soporte magnético al registro mercantil.

Para asignar las guías de cálculo y los documentos o plantillas a utilizar, debemos Configurar previamente los documentos a presentar, desde la pantalla de la identificación de la empresa, en el botón “Conf. documentos”.

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Al acceder a “Conf. Documentos” aparecerá la siguiente pantalla:

Desde el menú “Configuración” podremos acceder al mantenimiento de las guías contables, que nos permitirá consultar o modificar dicha guía. (Ver apartado “Gestión guías de balance” del manual de Contabilidad Logic Class).

6. MANTENIMIENTO DE ACTIVIDADES Desde la pantalla “Identificación de la empresa”, podremos acceder al menú Datos generales de empresa al Mantenimiento de actividades.

Nos presenta la misma pantalla del menú de Inicio, ya que es el mismo mantenimiento.

En caso de tratarse de una empresa nueva, y que aún no tuviera definida la actividad dentro del mantenimiento de empresas, podríamos acceder al mismo menú sin necesidad de salir de la aplicación de Depósito de cuentas, y dar de alta la actividad o actividades desde la siguiente pantalla.

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MENÚ CUENTAS ANUALES 1. CAMBIOS DEL NPGC Hay que tener en cuenta que para solicitar las cuentas anuales del 2008, debemos tener la empresa convertida al NPGC. Para el primer ejercicio del NPGC se pueden presentar las Cuentas Anuales comparativas con 2007 o no.

Si el usuario no realiza el Depósito de cuentas de forma comparativa, deberá copiar el Balance de Situación PGC 90 y Cuenta de Resultados PGC 90 y pegarlos en el último apartado de la Memoria, “Aspectos derivados de la transición a las nuevas normas contables”.

Si se realizan las Cuentas Anuales Comparativas, es necesario haber Generado los movimientos del 2007 en formato NPGC para poder comparar los dos ejercicios al pedir la opción de Balances del Depósito de cuentas, desde Contabilidad y Finanzas / Conversión PGC 90 a NPGC / Convertir PGC 90 a NPGC.

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Depósito de Cuentas Logic Class 2. CALCULAR TODAS LAS GUÍAS

Para realizar este paso acceder a la opción de menú Cuentas anuales / Calcular o pulsar el icono del sumatorio.

Este proceso, que se realiza mediante un asistente, que permite calcular las guías de todos los documentos a la vez.

En esta pantalla, podemos elegir si queremos que la guía de cálculo nos calcule los Balance y la memoria del ejercicio actual, anterior o ambos, tal como se muestra en la imagen, para poder visualizar los documentos comparativos.

Al dar a siguiente, nos mostrará para poder filtrar el cálculo por Canales o Delegaciones de los documentos que aparecen en la pantalla anterior.

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3. PROCESO DE VERIFICACIÓN

Al Verificar, nos mostrará las incidencias que pueda haber después de calcular las cuentas anuales.

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Este proceso controla los errores obligatorios y los de cumplimiento recomendado, con excepción de los recomendados para los documentos de la memoria, publicados en el BOE. Se dividen en tres tipos: •

Obligatorios, debe cumplirse para que el registro mercantil acepte el soporte digital.

•

Recomendados son errores que deberían cumplirse pero que el registro mercantil valida correctamente el soporte digital entregado.

•

Otros, son los suministrados por la propia herramienta de generación del fichero XBRL.

3. IMPRIMIR BORRADOR

Esta opción nos permitirá imprimir el borrador de las cuentas anuales.

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Tal y como hemos comentado anteriormente, deberemos asegurarnos de que nuestro Registro Mercantil acepte este borrador como un impreso oficial.

Este borrador nos permite pedir los siguientes balances: Situación, explotación, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y Estado de Flujos de Efectivo.

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Depósito de Cuentas Logic Class 4. EDITAR Esta opción nos va a permitir personalizar la memoria, el informe de gestión y el certificado de acuerdo, según las necesidades de cada empresa.

Esta opción nos va a permitir escoger la memoria informada anteriormente en la “configuración de documentos”, marcando el check de documento informado en la configuración, o bien, entre un documento de usuario que ya tuviéramos creado, o quisiéramos personalizar.

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Si queremos modificar el informe de la memoria, deberemos marcar el check de Editar el documento.

El asistente nos muestra la siguiente pantalla:

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Indicadores filtros Se han incorporado los indicadores para los filtros de “Aplicación filtros apartado 2.4 de la Memoria”.

Estos filtros se corresponden con nombres de marcadores del documento en Word. El texto de cada uno de estos marcadores se oculta al imprimir o al visualizar, cuando los indicadores no están marcados.

Word permite activar y desactivar la visualización de los textos ocultos. Para su correcta visualización o impresión deberá desactivar “mostrar texto oculto” de Word.

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Marcador de Word

Descripción del Marcador

Fil_Comparativo

No es primer ejercicio de la empresa ni es el primer ejercicio en NPGC.

FIL_EjercicioInicial

Es el ejercicio inicial de la empresa.

FIL_NPGCComparativo

Es el primer ejercicio NPGC y desea realizar comparativo con ejercicio anterior.

FIL_NPGCNoComparativo

Es el primer ejercicio NPGC y no se compara con el ejercicio anterior.

Fil_SocDominante

Se ha definido la sociedad dominante.

Fil_SocUltimaGrupo

Se ha definido la sociedad última de grupo.

Fil_SocPresCtasDom

La Sociedad dominante presenta las cuentas anuales consolidadas.

Fil_SocPresCtasUlt

La sociedad última del grupo presenta las cuentas anuales consolidadas.

Fil_NoSocPresCtaUlt

Indica si la última del grupo no presenta las cuentas anuales y se ha definido la empresa última de grupo.

Fil_NoPresCtas

No se presentan cuentas anuales del grupo.

Fil_NoGrupoSoc

La empresa no pertenece a un grupo de Sociedades. No está definido ni el Nif de la empresa dominante ni el Nif de la empresa última el grupo.

Estos filtros permiten configurar algunos de los textos que aparecen en el documento, de forma que se visualiza un texto u otro en función del indicador seleccionado.

Cálculo •

Configurar guías documento Permite cambiar la guía ed cálculo para la memoria en el momento de editarla. Por defecto siempre coge la guía ed cálculo indicada en la pantalla de configuración.

•

Borrar datos manuales del ejercicio anterior Al marcar este indicador el programa pone a cero los campos de entrada manual (tipo MAN) correspondientes al ejercicio anterior.

•

Borrar datos manuales del ejercicio actual Al marcar este indicador el programa pone a cero los campos de entrada manual (tipo MAN) correspondientes al ejercicio anterior.

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Depósito de Cuentas Logic Class •

Asignación datos empresa Al marcar este indicador el programa asigna todos los valores correspondientes a datos de la empresa. Son todos los campos excepto los calculados a través de la guía de cálculo y los de entrada manual. Todos los campos de Word son modificables manualmente.

•

Obtener aplicación de resultados del IS Esta opción está desactivada.

•

Calcular guía al entrar Calcula la guía correspondiente a la memoria y asigna los valores calculados.

Cuando se selecciona un documento tipo plantilla (.dot) que son los entregados por la aplicación, siempre se asignan los campos de empresa, los calculados, los manuales y los entrados desde la pantalla de entrada de Balances de la presentación de las cuentas anuales.

Cuando se selecciona un documento Word, previamente guardado por el usuario el programa no actualiza la memoria a no ser que se marquen los indicadores correspondientes.

Dentro del documento Word los tipos de campo se identifican por el prefijo.

Marcadores existentes en la versión anterior “Campo_” son campos de BBDD o campos relacionados con la empresa activa.

“GUIA_” son datos calculados a través de la guía de cálculo de la memoria, identificando los marcadores por el código de línea de la guía de cálculo.

Nuevos marcadores “MEM_” son datos calculados a través de la guía de cálculo de la memoria, pero en lugar de identificarlos por el código de línea de la guía de cálculo se identifica por el código de preimpreso según el BOE. “MAN_” son datos entrados manualmente en la memoria y que no pueden ser capturados por la aplicación.

“BAL_” son los datos entrados desde la pantalla de entrada de balances. El prefijo va seguido por el código de preimpreso para identificar el campo.

Al finalizar el asistente, el programa nos presentará el documento de Word minimizado.

Al poder Editar, vamos a poder informar de los importes manualmente, modificar el texto de la memoria en cuestión, etc. Ésta memoria también incluye un apartado donde visualizar la información sobre medio ambiente.

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El campo código preimpreso que se incluye dentro de la memoria recoge el valor para imprimir el epígrafe donde corresponda.

Una vez modificado el informe en cuestión (memoria, informe de gestión o certificado de acuerdo), el programa nos dará opción de guardar el documento de Word (.doc) e incluso la plantilla (.dot).

NOTA: Es recomendable no guardar los cambios en la plantilla, ya que ésta nos podría servir para el resto de memorias u otros informes que queramos configurar.

Una vez editado el informe, nos dará un mensaje por si queremos escanear el documento.

Una vez escaneado, podremos visualizarlo en el menú de la izquierda del menú de Depósito de cuentas.

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4.1.- Entrada de importes desde Word Desde el menú de Word se han activado dos opciones de menú. “Editar campos” y “Modificar memoria”.

La opción de editar campo permite modificar los campos de Word, cambiando de campo mediante las teclas de izquierda, derecha, arriba y abajo, saltando directamente de un campo a otro sin pasar por el texto de Word. Una vez situados encima de un campo se puede teclear directamente el valor de dicho campo. Al estar identificados los valores entrados con los marcadores de campo, el programa guarda internamente los valores en la BBDD a fin de poder recuperar en el próximo ejercicio, los valores entrados en este ejercicio y que en el próximo año pasarán como ejercicio anterior.

Para pasar a modificar al modo normal de trabajar con Word seleccionar la opción de menú “Modificar Memoria”.

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Indicadores filtros Se han incorporado los indicadores para los filtros de “Aplicación filtros apartado 2.4 de la Memoria” Estos filtros se corresponden con nombres de marcadores del documento en Word. El texto de cada uno de estos marcadores se oculta al imprimir o al visualizar, cuando los indicadores no están marcados.

Word permite activar y desactivar la visualización de los textos ocultos. Para su correcta visualización o impresión deberá desactivar “mostrar texto oculto” de Word.

Marcador de Word

Descripción del Marcador

Fil_Comparativo

No es primer ejercicio de la empresa ni es el primer ejercicio en NPGC.

FIL_EjercicioInicial

Es el ejercicio inicial de la empresa.

FIL_NPGCComparativo

Es el primer ejercicio NPGC y desea realizar comparativo con ejercicio anterior.

FIL_NPGCNoComparativo

Es el primer ejercicio NPGC y no se compara con el ejercicio anterior.

Fil_SocDominante

Se ha definido la sociedad dominante.

Fil_SocUltimaGrupo

Se ha definido la sociedad última de grupo.

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Fil_SocPresCtasDom

La Sociedad dominante presenta las cuentas anuales consolidadas.

Fil_SocPresCtasUlt

La sociedad última del grupo presenta las cuentas anuales consolidadas.

Fil_NoSocPresCtaUlt

Indica si la última del grupo no presenta las cuentas anuales y se ha definido la empresa última de grupo.

Fil_NoPresCtas

No se presentan cuentas anuales del grupo.

Fil_NoGrupoSoc

La empresa no pertenece a un grupo de Sociedades. No está definido ni el Nif de la empresa dominante ni el Nif de la empresa última el grupo.

Estos filtros permiten configurar algunos de los textos que aparecen en el documento, de forma que se visualiza un texto u otro en función del indicador seleccionado.

Cálculo •

Configurar guías documento Permite cambiar la guía ed cálculo para la memoria en el momento de editarla. Por defecto siempre coge la guía ed cálculo indicada en la pantalla de configuración.

•

Borrar datos manuales del ejercicio anterior Al marcar este indicador el programa pone a cero los campos de entrada manual (tipo MAN) correspondientes al ejercicio anterior.

•

Borrar datos manuales del ejercicio actual Al marcar este indicador el programa pone a cero los campos de entrada manual (tipo MAN) correspondientes al ejercicio anterior.

•

Asignación datos empresa Al marcar este indicador el programa asigna todos los valores correspondientes a datos de la empresa. Son todos los campos excepto los calculados a través de la guía de cálculo y los de entrada manual. Todos los campos de Word son modificables manualmente.

•

Obtener aplicación de resultados del IS Esta opción está desactivada.

•

Calcular guía al entrar Calcula la guía correspondiente a la memoria y asigna los valores calculados.

Cuando se selecciona un documento tipo plantilla (.dot) que son los entregados por la aplicación, siempre se asignan los campos de empresa, los calculados, los manuales y los entrados desde la pantalla de entrada de Balances de la presentación de las cuentas anuales.

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Cuando se selecciona un documento Word, previamente guardado por el usuario el programa no actualiza la memoria a no ser que se marquen los indicadores correspondientes.

Dentro del documento Word los tipos de campo se identifican por el prefijo.

Marcadores existentes en la versión anterior “Campo_” son campos de BBDD o campos relacionados con la empresa activa.

“GUIA_” son datos calculados a través de la guía de cálculo de la memoria, identificando los marcadores por el código de línea de la guía de cálculo.

Nuevos marcadores “MEM_” son datos calculados a través de la guía de cálculo de la memoria, pero en lugar de identificarlos por el código de línea de la guía de cálculo se identifica por el código de preimpreso según el BOE. “MAN_” son datos entrados manualmente en la memoria y que no pueden ser capturados por la aplicación.

“BAL_” son los datos entrados desde la pantalla de entrada de balances. El prefijo va seguido por el código de preimpreso para identificar el campo.

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Depósito de Cuentas Logic Class 5. IMPORTAR DOCUMENTOS Los tipos de documentos admitidos en esta opción son: • • • • •

Archivos PDF Documentos de Word Imágenes TIFF Documentos de texto (*.TXT) Archivos de Excel

Los documentos a importar son aquellos que el usuario pueda tener ya creados o configurados en su empresa; como por ejemplo: la memoria, el informe de gestión, informe de auditoría, informe de medioambiente, anuncio convocatoria o el documento SIMCAV (Sociedades de Inversión Mobiliaria de Capital Variable).

Automáticamente, después de importar alguno de los informes, podremos visualizarlo marcando la opción correspondiente en el menú de la izquierda.

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5.1.- Documentos adjuntos al soporte digital A continuación se detalla la pantalla para importar los documentos necesarios para la confección de las cuentas anuales en soporte digital.

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Al pulsar el botón de examinar en cada uno de los ficheros se abre la pantalla de selección de ficheros para realizar la importación. Recuerde que los ficheros admitidos por el soporte digital son en formato .TXT, .TIF y .PDF.

5.2.- Formato ficheros NPGC •

Ficheros .TXT archivo de texto en formato Unicode o Windows-1252 (CP1252)

•

Los ficheros .TIF será con formato TIFF 6.0 multipágina con las siguientes características internas: Resolución máxima de 300 ppp.

Tamaño máximo A3.

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Compresión CCITT-GIV para imágines bitonales en blanco y negro.

•

Los ficheros .PDF en formato PDF 1.6 (o anteriores) sin cifrado.

Al escanear la memoria guarda automáticamente el documento en formato .PDF necesario convertirlo a formato .TIF, como se hacía en el ejercicio anterior.

y no es

6. IMPORTAR LOGIC WIN GLOBAL Esta opción permite poder importar documentos de Depósito de Cuentas Logic Win Global a Logic Class.

Para ello, en Ruta del directorio del asesor de importación tenemos que informar de un asesor que tenga datos (empresas) en LWG. Podemos importar; balances, acciones propias, ajustes extracontables y guías de ajustes.

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Al hacer siguiente, el programa nos mostrará un cuadro de Selección de empresas donde podremos escoger la empresa o empresas de las que queramos importar dicha información.

(NOTA: Para el resto de importaciones de documentos, hemos visto que tenemos distintas opciones dentro del programa: importar documentos o incluso, editar algunos otros informes para escoger al que el usuario más le convenga.)

7. GENERACIÓN SOPORTE MAGNÉTICO

Una vez tengamos todos los documentos que tengamos que presentar al Registro Mercantil, accederemos a la opción de generación soporte magnético.

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Adaptación de la presentación de las cuentas anuales en formato digital, según la publicación del BOE del 10 de febrero de 2009.

Para generar el soporte digital seleccionar la opción de Presentación cuentas Plan 2008, revisar los datos de la pantalla y pulsar el botón de menú “Cuentas Anuales/Generación soporte magnético Mayús + F10””. El programa solicita la ubicación donde dejará el resultado de la generación del soporte digital.

Se verifica si existen archivos en el directorio seleccionado, si es así, se deberán eliminar.

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Al ejecutar la opción de generación soporte digital, se realiza automáticamente la opción de verificación de incidencias. Para la correcta generación del soporte digital, deberá asegurar que no existen errores de cumplimiento obligatorio. Si el proceso detecta incidencias muestra la siguiente pantalla.

Si se indica la opción de visualizar incidencias aparece la siguiente pantalla, en la que se pueden visualizar los errores obligatorios y los recomendados.

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Si no hay errores o ha indicado que desea proseguir se le indicará la ubicación del fichero a presentar con el valor de la huella digital.

Al final muestra una pantalla con la hoja de presentación y la certificación, para poder imprimirlas.

7.1.- Validaciones en la presentación

Se ha ajustado el proceso de validación de errores Obligatorios y Recomendados para ajustarlos al comportamiento del ND2 (programa de generación del Registro Mercantil).

Las validaciones que se han ajustado corresponden a: •

La validación del Nº de páginas presentadas, correspondiente al código preimpreso 01901 (se valida que sea superior a 0).

•

Los de cumplimiento Recomendado para el ECPN-B para modelo PYME, se ha cambiado la validación de los códigos preimpresos 515xx por 530xx.

7.2.- Generación soporte digital en las Cuentas anuales

Para la correcta presentación al Registro Mercantil de las Cuentas Anuales en soporte digital, debe estar informada la provincia de la empresa que presenta las cuentas anuales y la provincia del presentador.

La aplicación graba la provincia partiendo de la información del Código Postal, en caso de no estar informado se muestran los siguientes mensajes al validar las pantallas de: Datos generales de empresa

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Datos del presentante

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OPCIONES DEL EXPLORADOR DEL DEPÓSITO DE CUENTAS Vamos a ver las distintas pantallas u opciones del menú de Depósito de cuentas.

1. ACCIONES PROPIAS Las acciones propias se tienen que informar de forma manual dentro del programa.

Si los datos vienen de Logic Win Global, podríamos hacer una importación desde LWG (ver punto 6 de las Cuentas anuales).

Los distintos apartados dentro de las acciones propias nos van a servir para informar de distintos valores: La página 1 (saldos): modelo de documento de información sobre acciones propias (artículo 97 de la Ley del Mercado de Valores).

Además, disponemos de un check que marcaremos en caso de que la sociedad no haya realizado, durante el presente ejercicio, operación alguna sobre acciones o participaciones propias.

Página 2: Transcripción de acuerdos de juntas generales, del último o anterior ejercicio, autorizatorios de negocios sobre acciones propias realizados en el último ejercicio cerrado.

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Página 3: Relación de acciones adquiridas al amparo del artículo 77 de la Ley de Sociedades Anónimas durante el ejercicio.

Página 4: Relación de acciones adquiridas por los mismos títulos enajenadas o amortizadas durante el presente ejercicio.

Página 5: Negocios que han implicado la aceptación en la garantía de acciones propias con las excepciones legales (Artículo 80 de la Ley de Sociedades Anónimas).

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Página 6: Negocios que han implicado asistencia financiera salvo las excepciones legales (Artículo 81 de la Ley de Sociedades Anónimas).

Página 7: Supuestos de infracción de las normas sobre participaciones recíprocas de capital (Artículos 82 y siguientes de la Ley de Sociedades Anónimas).

NOTA. Si tiene que presentar el anexo informativo de las acciones propias, no es necesario adjuntar un documento en formato PDF. Si ha informado los datos referentes a las acciones propias es suficiente, ya que el propio soporte digital lleva incorporado un apartado para dicha información.

2. BALANCES El menú Balances se encuentra en el menú de la izquierda de Depósito de Cuentas.

Esta opción permite ver el cálculo de los balances (de situación, y de pérdidas y ganancias) en el formato (normal o abreviado) configurado desde Configurar documentos de empresa (del menú Cuentas anuales), además de todos los Estados financieros que forman parte de la

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Reforma Contable; como son: Activo, Pasivo y Patrimonio Neto, Explotación, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, Estado de Flujos de Efectivo, Aplicación de Rendimientos y Medio Ambiente.

NOTA. El campo IMPORTE de todos los balances que se visualizan en esta opción, son editables.

Se ha incluido el campo de notas en los balances. Dicho campo es modificable.

El total de Ingresos y gastos reconocidos que aparecen en el E.C.P.N.A es el Resultado del Ejercicio del balance de Explotación.

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ECPN-A Este Estado de Cambios en el Patrimonio Neto A nos da un detalle del Patrimonio de la empresa. También recoge los importes de los grupos 8 y 9.

Formulación ECPN-B Se ha incorporado la formulación de cuentas, del Estado de Cambios de Patrimonio Neto apartado B. Los datos del ejercicio anterior, ajustes y errores por cambios de criterio son de entrada manual.

Se han modificado las siguientes guías: (08) B-Estado Cambio P.N Abreviado (08) B-Estado Cambio P.N Pyme (08) B-Estado Cambio P.N Normal

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Depósito de Cuentas Logic Class E.F.E Estado Flujo Efectivo es obligatorio para las empresas que hacen el balance Normal, para las que realizan el balance Abreviado o Pyme es optativo.

Se incorpora el cálculo automático del Estado de Flujos de efectivo.

El EFE es un estado financiero que sólo han de presentar aquellas empresas que presenten la memoria normal, es decir, aquellas empresas que puedan presentar la memoria abreviada o la memoria pyme no están obligadas a presentar dicho estado financiero, aunque opcionalmente la pueden presentar.

El estado de flujos de efectivo es una de las nuevas cuentas anuales que ha incorporado la reforma mercantil del año 2007.

Se trata de un estado que informa sobre la utilización de los activos monetarios representativos de efectivo y otros activos líquidos equivalentes clasificando los movimientos por actividades e indicando la variación neta de dicha magnitud en el ejercicio.

Existen 3 clases de flujos de efectivo, que son:

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Depósito de Cuentas Logic Class •

Flujos de efectivo de las actividades de explotación.

•

Flujos de efectivo de las actividades de inversión.

•

Flujos de efectivo de las actividades de financiación.

El estado de flujos de efectivo sustituye de alguna manera al cuadro de financiación que se incluye en la memoria del PGC’90. A diferencia del cuadro de financiación el EFE no necesita de una hoja de trabajo, el EFE realiza un cálculo (en base a una guía de balance) directamente sobre el estado financiero, los ajustes pertinentes se hacen directamente sobre la pantalla: Los balances de Medio Ambiente y Aplicación de Rendimientos también son de entrada manual.

Si nos situamos en la opción de Balances, entraremos en el menú Balances / Calcular documento.

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En nuestro caso nos muestra los balances abreviados porque es lo que tenemos configurado en la opción de Cuentas anuales / Configurar documentos empresa.

Este proceso también nos va a permitir filtrar por canales o delegaciones de empresas.

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Después de este mensaje, nos aparecerá de nuevo la pantalla de los balances con los importes introducidos en los balances de situación y pérdidas y ganancias.

Importar datos del ejercicio anterior: Traspasa los datos realizados desde la presentación de las cuentas anuales del ejercicio 2007. Si los planes de cuentas no son los mismos no

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traspasará la información (Plan 90 y/o Plan 2007), se recogen los datos comparativos de la tabla Acumulados NIC.

Bloquear columna ejercicio anterior: Bloquea la columna del ejercicio anterior para no poder modificar los importes.

También podemos Verificar cuadres que es un proceso que comprueba que no existan errores de obligado cumplimiento en la presentación de las cuentas anuales al registro mercantil. Se activará en próximas versiones.

3. MEMORIAS Esta opción nos permite visualizar la memoria, ya sea en Word o Excel (según como lo tengamos configurado). Por defecto, la memoria que entregamos es en Word, la memoria en Excel está en blanco y ha de ser el propio usuario el que la configure.

Para crear la memoria es necesario configurar qué tipo de documento y guía de cálculo utilizar, pulsando Configurar documentos empresa (del menú Cuentas anuales).

Una vez configurado, se puede editar para personalizarlo según las necesidades de cada empresa. Una vez editado se tiene que calcular y escanear. El programa permite hacerlo todo en un solo paso, pulsando Editar la memoria (del menú Cuentas anuales).

NOTA. Se han ajustado los cambios en las memorias publicados en el Boletín Oficial del estado del día 23/05/09.

3.1.- Memorias para Pymes y Abreviada Se han abierto las opciones de configuración y de edición de las memorias en formato Word y Excel.

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Se incluye una plantilla para las Pymes y para las Abreviadas, Nombre de fichero: MemPym2008.dot y MemAbr2008.dot.

No se incluyen plantillas de memorias en Excel, pero el programa si permite la de Excel a partir de los datos de contabilidad.

3.2.- Memorias no comparativas En las memorias no comparativas, según BOE debe incluirse el Balance de Situación y Pérdidas y Ganancias entregadas en las cuentas anuales del ejercicio anterior. Para ello desde el menú, cuando se edita la memoria, se ha incluido la opción para incorporar la tabla del Balance de Situación (Activo / Pasivo o Ambos) y la tabla de Pérdidas y Ganancias (Debe / Haber o Ambos) a fin de facilitar la inclusión de dicha información.

Para las plantillas WORD correspondiente a las Memorias no comparativas (Abreviada, PyME y Normal) se han incluido las tablas correspondientes al Activo y Pasivo y Debe y Haber, del ejercicio anterior, de forma estándar.

La inclusión de estas nuevas tablas puede producir un retardo en el tiempo de cálculo de la memoria, para el caso de las no comparativas:

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3.3.- Notas en la memoria

Se han incluido las notas en la memoria para cada una de las guías entregadas por la aplicación. Cada epígrafe de las guías incluye el defecto de las notas de la memoria, que se presentan por pantalla. Estas son modificables directamente por el usuario.

Se ha creado una nueva guía de Pérdidas y ganancias para el modelo mixto con las notas de la memoria normal.

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Primeramente, deberemos configurar qué tipo de documento y guía de cálculo utilizar, pulsando Configurar documentos empresa (del menú Cuentas anuales).

Se ha creado el documento InfGes2008.dot y la guía de cálculo (08) Informe de Gestión. Desde el mantenimiento de guías se ha creado un nuevo tipo de documento para seleccionar la guía correspondiente al informe de gestión.

Una vez configurado, se puede editar para personalizarlo según las necesidades de cada empresa. Una vez editado se tiene que calcular y escanear. El programa permite hacerlo todo en un solo paso, pulsando Editar el informe de gestión (del menú Cuentas anuales).

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De esta forma, nos permitirá visualizar el informe de gestión por pantalla.

NOTA. En próximas versiones se incorporará la plantilla de Informe de gestión.

5. CERTIFICADO DE ACUERDO Permite ver el documento que se debe entregar listado en papel, ya que el soporte magnético de las cuentas anuales no contempla su inclusión.

Para visualizar el certificado de acuerdo, es necesario configurar qué tipo de documento y guía de cálculo utilizará pulsando Configurar documentos empresa (del menú Cuentas anuales).

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NOTA. Sólo se permite configurar el tipo documento y la guía del certificado de acuerdo si en los Datos generales de la empresa, carpeta de documentos Presentación, ha seleccionado la opción de imágenes.

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Una vez configurado, se puede editar para personalizarlo según las necesidades de cada empresa. Una vez editado se tiene que calcular y escanear. El programa permite hacerlo todo en un solo paso, pulsando Editar el certificado de acuerdo (del menú Cuentas anuales).

6. OTROS DOCUMENTOS Permite informar qué documentos adicionales acompañan las cuentas anuales. Estos documentos se entregan al registro en formato papel (como un bloc de notas).

Si se inserta un nuevo documento, mediante la opción de “Importar documentos”, desde el elemento Otros documentos de esta pantalla, se permitirá visualizar e imprimir el contenido de estos documentos:

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Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización.

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7. ANUNCIO CONVOCATORIA Permite visualizar el anuncio de convocatoria.

Debemos importar el documento pulsando Importar documentos (del menú Cuentas anuales).

Los tipos de documentos admitidos en esta opción son: • • • • •

Archivos PDF Documentos de Word Imágenes TIFF Documentos de texto (*.TXT) Archivos de Excel

8. INFORME DE AUDITORÍA

Permite visualizar el informe de auditoría.

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Debemos importar el documento pulsando Importar documentos (del menú Cuentas anuales).

Los tipos de documentos admitidos en esta opción son: • • • • •

Archivos PDF Documentos de Word Imágenes TIFF Documentos de texto (*.TXT) Archivos de Excel

9. DOCUMENTO SIMCAV

Permite visualizar el documento sobre medio ambiente y/o el documento SIMCAV. Debe importar el documento pulsando Importar documentos (del menú Cuentas anuales). El documento admitido en cualquiera de las dos opciones es de tipo texto (*.TXT).

10. VALIDAR CUENTAS ANUALES

El programa de Depósito de cuentas permite Validar opción, es decir, hacer una marca a los registros de Balances, por ejemplo, para que no se puedan modificar los importes ya introducidos.

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MENÚ PLANTILLAS Para modificar una plantilla pulsar el icono de Contabilidad y acceder a la opción de menú Contabilidad y finanzas / Cuentas Anuales / Presentación Cuentas anuales.

Desde la pantalla Presentación Cuentas Anuales tiene varias opciones para modificar una plantilla: 1º Seleccionar el menú Plantilla y escoger la opción de diseñar según la plantilla que desee modificar. Por ejemplo: Si desea modificar una plantilla de memoria para Word deberá seleccionar la opción de Diseñar plantilla de memoria Word.

Después de seleccionar el tipo de plantilla que desea modificar aparecerá la pantalla Selección de documento para seleccionar la plantilla que va a modificar. En la imagen aparecen las plantillas de memorias para Word.

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Una vez seleccionada la plantilla deberá pulsar el botón de comando "Aceptar". Seguidamente aparecerá la pantalla Editar plantillas. Deberá acceder al menú Opciones / Editar plantilla o pulsar el icono

"Editar plantilla" para acceder a la plantilla, en este caso en Word.

Una vez realizadas las modificaciones deberá pulsar la opción de "Guardar" de la aplicación en la que esté creada la plantilla y seguidamente "Salir". En ese momento aparecerá una pantalla de confirmación en la que deberá pulsar el botón de comando "Sí" para guardar los cambios.

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Cerrar la pantalla Editar plantillas y proceder al cálculo del documento.

El programa permite el diseño de plantillas de la Memoria, Informe de Gestión y el Certificado de acuerdo.

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