IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INFORMATICO PARA EL PROCESO DE INSCRIPCIÓN Y REINSCRIPCIÓN DE UNA SECUNDARIA DEL MUNICIPIO DE SAN MARTÍN TEXMELUCAN
INTRODUCCIÓN • En la actualidad ya es una necesidad el uso de los sistemas informáticos como control y administración de tareas diarias, con la ayuda de los sistemas informáticos se pueden automatizar los procesos que se llevan a cabo en cualquier empresa.
PLANTEAMIENTO • Desde la creación de la escuela secundaria #2 Maestro rural ubicada en San Martin Texmelucan, Puebla, hasta la actualidad no se cuenta con ningún tipo de sistema informático que facilite el proceso de inscripción y reinscripción de los alumnos, por lo tanto este proceso es mas lento y en algunas ocasiones puede que exista fuga de información.
PLANTEAMIENTO • El tener poco control sobre el pago de inscripciones de los nuevos aspirantes a la institución puede retrasar este proceso, en la actualidad se esta trabajando con fichas de control impresas y el almacenamiento de estas es en folders y posteriormente guardadas en archiveros, donde no solo se tienen estas fichas, sino otros pagos y documentos de otros años, por lo cual no se tiene una correcta administración de los documentos
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCIÓN ÁREAS Dirección Académica
ACTIVIDADES A DESARROLLAR Establece e informa a Servicios Escolares el periodo de entrega de fichas de admisión, así como las fechas de aplicación.
Aspirante Servicios Escolares
Solicita información para su ingreso a la Institución.
Aspirante Servicios Escolares
Solicita la ficha de admisión
Aspirante Servicios Escolares
Recibe la ficha, la cual presenta el día de examen.
Dirección Académica Servicios Escolares Aspirante
Informa y orienta al aspirante sobre los requisitos que debe cubrir.
Elabora y entrega al aspirante la ficha de admisión e informa la fecha y hora en que se llevará a cabo el examen de admisión.
Elabora y publica las listas de los aspirantes de nuevo ingreso, indicando la asignación de grupos para realizar el examen. Aplica el examen y entrega resultados a Servicios Escolares. Recibe los resultados del examen y los publica. Acude al Instituto a conocer el resultado del examen de admisión y las fechas de inscripción.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE ALUMNOS DE NUEVO INGRESO ÁREAS Aspirante Servicios escolares Aspirante Contabilidad y tesorería Aspirante Servicios Escolares
ACTIVIDADES A DESARROLLAR Solicita su inscripción. Proporciona los datos para el pago de la cuota de inscripción. Acude al departamento de contabilidad para entregar ficha de depósito. Verifica en la banca electrónica que se haya realizado el pago correcto para poder sellar e informar a servicios escolares que se puede seguir con el protocolo. Acude a servicios escolares con la documentación respectiva. Le asigna matrícula, lo inscribe, elabora la solicitud de inscripción y le informa la fecha de publicación de los grupos de primer semestre.
Alumno
Recibe la documentación que acredita su inscripción.
Dirección académica
Publica los horarios de los grupos de primer semestre. Acude a la institución para conocer su grupo y turno que le corresponde.
Alumno
DESARROLLO La propuesta que se plantea para que se lleven a cabo los procesos de inscripción y reinscripción en el escuela secundaria #2 Maestro rural es un sistema informático adaptado en el programa Excel similar a un sistema ERP, que nos permita generar una base de datos en la cual se interrelacionen las áreas que se involucran en este proceso, además de que nos proporcione información certera, eficaz y en tiempo real de los movimientos que se vayan ejecutando día con día.
RECURSOS TECNOLÓGICOS
Servidor Computadoras Impresoras Instalación de red LAN Paquetería de office
RECURSOS FISICOS ESPACIO El lugar principal en donde se instalara la mayor parte del equipo es en el departamento de Servicios escolares, ya que es ahí el lugar principal en donde se lleva a cabo la mayor parte del trámite correspondiente a la inscripción y reinscripción de los alumnos. Las computadoras se conectaran al servidor, solo que se van a crear dos cuentas el de administrador y el del personal administrativo.
PERSONAL INVOLUCRADO
Ingeniero y/o técnico en sistemas. Personal administrativo para las siguientes áreas: Área de dirección académica. Área de servicios escolares. Área de contabilidad.
COSTOS EQUIPO
COSTO
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Servidor (1)
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8,000.00 c/u
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Computadora (4)
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$ 6,000.00 c/u
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Impresora (2)
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$ 2,000.00 c/u
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Instalación de Red LAN
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$ 4,000.00 instalacion
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Capacitación al personal (9)
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Ningún costo realizarían las soporte técnico
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Impresión de manuales (14)
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$ 23.50 c/u (opcional)
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$ 40,000.00
TOTAL
ya que personas
lo de
CAPACITACIÓN DEL PERSONAL Se dará una capacitación al personal una vez instalada la base de datos en Red, en las áreas involucradas, para explicarles el uso de este sistema y puedan utilizarlo sin ninguna complicación, además de que nos permitirá darles a conocer las ventajas de utilizar el sistema, así como los objetivos y metas a cumplir ya que se haya instalado el programa. El técnico encargado estará presente para poder corregir cualquier falla que se presente en la base de datos.
MANUAL DE USUARIO Se hará entrega de un manual al personal donde se explicara de manera breve y precisa como se utiliza el sistema, las características, funciones. Este manual contiene la ubicación de las barras de herramientas, la ubicación de cada botón, el área de trabajo, la línea de comandos y fórmulas, así como la ayuda, en el cual se pueden apoyar de una manera más gráfica, después de haber obtenido una capacitación.
CONCLUSIÓN Con la implementación de nuestra propuesta se estaría mejorando el tiempo de respuesta para el proceso de inscripción y reinscripción, el cual generaría un beneficio para el instituto de manera económica, ya que se reducen tiempos y no hay pérdida de información. El poder tener mayor control en este procedimiento generaría una mejor y mayor comunicación que resultaría de manera favorecedora en las áreas que intervienen en este proceso, ya que desafortunadamente sino se tiene algún tipo de programa que ayude a mejorar y hacer más eficiente el trabajo las áreas éstas seguirían viéndose afectadas de manera significativa.
CONCLUSIÓN Cabe mencionar que la elaboración de este manual tiene como finalidad la integración de las áreas que conforman este proceso, así como el factor más importante que es el alumno o el cliente, el implementar este proceso favorecería en la planificación integral, con la posibilidad de exportar y transferir información importante de forma rápida, cómoda y segura.