Código: MF-RH-12-16
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO
Versión: 01 Fecha: 26-Sep-2014
DESCRIPCION DEL CARGO Nombre del Cargo: Cargo superior inmediato: Cargo bajo dependencia directa:
ANALISTA DE NOMINA DIRECTOR FINANCIERO N/A
Área a la que pertenece: Proceso al que pertenece:
ADMINISTRATIVA APOYO
OBJETIVO Liquidar la nómina del personal de la compañía y los consorcios, revisando y verificando los diversos conceptos, teniendo en cuenta las novedades reportadas a fin de garantizar su correcta elaboración y pago.
FUNCIONES
Elaborar la nómina
CONTRIBUCION INDIVIDUAL
FRECUENCIA
Registrar en el Software las novedades, como Incapacidades, ausencias, vacaciones, aumentos, horas extras, bonificaciones, auxilios, prestamos, descuentos reportadas por el área de el Área de Recursos Humanos antes del 13o. día hábil de cada mes.
Mensual
Generar y revisar prenóminas de la compañía y los consorcios con la Gerencia Técnica y Coordinacion de Costos y Presupuestos.
Mensual
Generar nómina definitiva a pagar el 26 de cada mes.
Mensual
Contabilizar la nómina definitiva de la compañía y los consorcios y efectuar la conciliacion de cuentas contables.
Mensual
Cargue de archivo plano para dispersión
Mensual
Envió desprendibles de nómina
Mensual
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MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO
Elaborar las liquidaciones de los trabajadores retirados
Registrar el Ingreso del nuevo personal en el sistema
Liquidar la planilla para pago de seguridad social
Revisar que la carpeta de trabajador retirado contenga la carta de renuncia o terminación del contrato.
Cuando se requiera
Revisar que en la carpeta y en el sistema se encuentre la información completa del contrato y que el trabajador se encuentre a paz y salvo con el area financiera para la elaboración de la liquidación.
Cuando se requiera
Elaborar y contabilizar la liquidación.
Cuando se requiera
Enviar liquidación al empleado retirado para la respectiva firma.
Cuando se requiera
Cargue de archivo plano para dispersión
Cuando se requiera
Devolver la carpeta a el Área de Recursos Humanos con la liquidación firmada con el respectivo soporte de pago.
Cuando se requiera
Recibir la carpeta del trabajador y revisar que contenga toda la documentación requerida para el ingreso al sistema.
Semanal
Creación en el sistema de la hoja de vida, contrato, entidades y relaciones del personal nuevo
Semanal
Ingresar las novedades a la planilla del operador "Aportes en Linea" : Ingresos, retiros, vacaciones, incapacidades, horas extras, aumentos.
Mensual
Revisar planillas de Seguridad Social
Mensual
Imprimir y entregar planillas para pago el primer día hábil de cada mes.
Mensual
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Liquidar prestaciones sociales
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO
Liquidar y generar planillas de cesantias primera semana de febrero de cada año.
Anual
Liquidar e incluir en nomina de enero los intereses de cesantias.
Anual
Liquidar e incluir en nomina de junio y diciembre la prima de servicios.
dos veces al año
Liquidar e incluir en nómina las vacaciones de los empleados reportados por el Área de Recursos Humanos.
Mensual
Incluir en nómina la prima de antigüedad de julio y enero, reportada por el Área de Recursos Humanos.
dos veces al año
Solicitar estados de cuenta a las diferentes entidades (EPS, CCF, AFP, ARL, SENA, ICBF)
Mensual
Conciliar cartera de entidades del sistema de seguridad social y Depurar estados de cuenta vs afiliaciones y pagos. parafiscales Gestionar el cobro o pago del resultado de la conciliación.
Mensual Mensual
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MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO
RESPONSABILIDADES Maquinaria y/o equipos: Procesos:
QHSE:
QHSE:
Uso y reserva de la información Informes:
Equipos de oficina. N.A. Plantear acciones de mejoramiento al identificar condiciones o actos inseguros. Reportar de manera oportuna todos los accidentes e incidentes de trabajo. Participar activamente de las diferentes actividades convocadas por la organización (capacitaciones, charlas, jornadas de vacunación, entre otras). Conocer y cumplir las metas, objetivos y políticas organizacionales. Utilizar elementos de protección personal según riesgo, cuando se requiera. Desarrollar actividades de manera responsable, evitando poner en riesgo la vida propia y de sus compañeros. Proponer actividades SSTMA para la prevención de accidentes e incidentes. Velar por la seguridad de los visitantes que ingresan a los centros de trabajo. Reportar por medio de la tarjeta OPAI, actos y condiciones inseguras. Procurar el cuidado integral de la salud. Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud. Cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo de la empresa. Informar oportunamente acerca de peligros y riesgos latentes en su sitio de trabajo. Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo definidas en el plan de capacitación Participar y contribuir al cumplimento de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST. Disponer adecuadamente los residuos sólidos especiales. Participar en la realización de simulacros ambientales. Implementar buenas prácticas para el ahorro y uso eficiente del agua y de la energía. Codificar los residuos según el código de colores. Informar oportunamente acerca de los incidentes e incidentes que se presenten Proponer acciones de mejoramiento (correctivas, preventivas, de mejora), con el fin de minimizar los incumplimientos en la organización. Custodiar y hacer uso de la información de manera ética, cuidadosa y responsable. No revelar, ni permitir que se revele la información de la organización. Entrega de Nómina para pago, seguridad social y prestaciones sociales.
Código: MF-RH-12-16 Versión: 01 Fecha: 26-Sep-2014
Información de usuarios
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO
Responsable de realizar copias de seguridad de la información que esta bajo su responsabilidad y del correo corporativo.
AUTORIDAD Priorización de las labores según las necesidades del proceso bajo su responsabilidad. RENDICION DE CUENTAS Entrega de informes Nominas Liquidadas y Causadas y Seguridad Social. ESTUDIOS
EXPERIENCIA
Estudiante, técnico o tecnólogo de recursos humanos o áreas contables.
FORMACION / ENTRENAMIENTO
Tres (3) años en manejo de nómina.
HABILIDADES Competencias Orientación a resultados Compromiso con la organización Integridad Trabajo en equipo y colaboración Aprendizaje continuo Credibilidad técnica Comunicación eficaz Adaptabilidad al cambio
A
B
C
D
Conocimientos en liquidación de nómina Conocimiento el liquidación de prestaciones sociales. Conocimientos en legislación laboral. Conocimiento en office, conocimiento y manejo de programa contables. Conocimientos en Seguridad social Formación en Ergonomía, Riesgo psicosocial, Riesgo Publico. Conocimiento del estatuto 1474.