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1.
OBJETO
Establecer los lineamientos para la elaboración de los informes de MAB INGENIERIA DE VALOR 2.
ALCANCE
El alcance se enmarca a todo el personal que participe en la elaboración de informes en MAB INGENIERIA DE VALOR S.A. 3.
DESCRIPCIÓN
Se debe establecer el contenido del informe AN-INT-13-03 Contenido Informe de Interventoría. , con base a los requisitos establecidos por el cliente en los términos de referencia, el contrato, el pliego de condiciones, los apéndices y aquellos que el cliente nos solicite en comités, el Manual de Interventoría de la entidad contratante y los que se proponen en este instructivo como guía. El modelo que se presenta a continuación es aplicable a la gestión técnica, y sirve de guía para las diferentes áreas involucradas en el proyecto. Los profesionales encargados de cada gestión tienen la responsabilidad de definir el contenido mínimo para realizar la entrega del producto que satisfaga los requerimientos de nuestro cliente. En el procedimiento PD-AQ-02 Elaboración de Documentos, se encuentra definida la identidad visual para los informes.
A continuación se establece la estructura del contenido del informe. TABLA DE CONTENIDO Contiene todos los temas que se describen y/o desarrollan en el documento. 1. INTRODUCCIÓN: Se relacionan las actividades que se han realizado en el desarrollo del contrato durante el periodo comprendido entre el DIA de MES de AÑO y el DIA de MES de AÑO, el cual corresponde al XXX mes de ejecución de los trabajos. La entidad contratante mediante Invitación a persona determinada No. XXXX, (o concurso
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de méritos XX) solicitó a la firma MAB INGENIERIA DE VALOR, presentar una propuesta para ejecutar la “INTERVENTORÍA (definir objeto del contrato de interventorìa)”, una vez adjudicado, se celebró el contrato No. del contrato suscrito el DIA de MES de AÑO. Adicionalmente se abrió la convocatoria No. XX, para la ejecución de la obra, la cual fue adjudicada a la empresa XXXX, mediante contrato No. XX, suscrito el DIA de MES de AÑO En este informe se presentan los procedimientos y acciones realizadas para asegurar, controlar y vigilar el desarrollo idóneo del contrato en el ámbito técnico, administrativo y financiero, con el fin de garantizar la calidad de las obras, el servicio y seguridad de los usuarios, de la misma manera garantizar el cumplimiento de las normas técnicas, ambientales y de seguridad industrial de la Empresa y la legislación vigente. Contiene todas las actividades desarrolladas por el Contratista, siguiendo todas las especificaciones técnicas contempladas en el contrato y demás normas vigentes e inherentes al proyecto, verificando que las obras de construcción y conservación se ejecuten en un todo, desde la misma etapa de diseño, de acuerdo con los objetivos y alcances propuestos en las condiciones y términos de la invitación y en forma integral con los enfoques, metodologías, organigramas, recursos humanos y de apoyo, necesarios para el buen desarrollo del contrato. 2. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO: 2.1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROYECTO 2.2. LOCALIZACIÓN: El proyecto se encuentra localizado en XXX 2.3. METODOLOGIA: Consiste en el resumen de las actividades más importantes del contrato de obra. El Contrato de Obra y/o Consultoría, se llevará a cabo en XX etapas: ETAPA 1- Nombre de la etapa, consta de las siguientes actividades: Actividad 1 Actividad n+1 3. CONTRATO DE OBRA Y/O CONSULTORIA
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3.1. INFORMACIÓN GENERAL DEL CONTRATO DE OBRA Y/O CONSULTORIA: se debe registrar: CONTRATISTA: CONTRATO No.: OBJETO DEL CONTRATO: PLAZO DE EJECUCIÓN: FECHA INICIACIÓN CONTRATO: FECHA DE TERMINACIÓN: VALOR DEL CONTRATO: FORMA DE PAGO: 3.2. ESTADO LEGAL DEL CONTRATO DE OBRA Y/O CONSULTORIA: El estado legal del contrato de obra se encuentra registrado en el anexo XX. 3.3. ESTADO FINANCIERO DEL CONTRATO DE OBRA Y/O CONSULTORIA: Las actas financieras suscritas por el Contratista y/o Consultor a la fecha de corte del presente informe se encuentran relacionadas en el Anexo XX. 3.4 SEGUIMIENTO AL MANEJO DE LA CUENTA DEL ANTICIPO: El DIA de MES de AÑO se firmó el Acta de pago del anticipo para el contrato de obra por un valor de VALOR EN LETRAS pesos m/cte ($VALOR EN NÚMEROS) que corresponden al XX% del valor total del contrato, este dinero se encuentra consignado en la cuenta No. XXXX del Banco YYYY. A la fecha de corte del presente informe, el Contratista ha invertido $Valor en números del total del anticipo, dejando un saldo de $Valor en números. En el anexo No. XX se presenta el informe mensual del anticipo presentado por el Contratista y aprobado por la Interventoría con sus respectivos soportes. A la fecha se han reembolsado VALOR EN LETRAS pesos ($ VALOR EN NÚMEROS) a la Entidad, correspondientes a los rendimientos financieros generados mes a mes por el manejo de la cuenta del anticipo discriminados de la siguiente manera: Valor rendimientos financieros
Mes
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$0,00
Acumulado
3.5. RELACIÓN DE PERSONAL DEL CONTRATISTA Y/O CONSULTOR: Durante el período el Contratista ha contado con el siguiente personal para la ejecución de la obra (Este personal corresponde a lo solicitado en los pliegos de condiciones y/o requerimientos del cliente): No.
DESCRIPCIÓN
CANTIDAD
TOTAL 3.6. RELACIÓN DEL EQUIPO: A continuación se presenta la relación de los equipos utilizados por el Contratista para la ejecución de los trabajos durante el desarrollo del Contrato de obra. (Esta relación corresponde a lo solicitado en los pliegos de condiciones y/o requerimientos del cliente): No.
DESCRIPCIÓN
CANTIDAD
TOTAL 3.7
ACTIVIDADES EJECUTADAS POR EL CONTRATISTA Y/O CONSULTOR
En el período comprendido entre el DÍA de MES de AÑO y el DÍA de MES de AÑO, el Contratista y/o consultor desarrolló las siguientes actividades: Actividad 1 Actividad n+1 En el anexo No. XX se presenta el detalle de avance de las actividades descritas anteriormente. En los anexos No. YY se presenta el cuadro de cantidades ejecutadas vs. cantidades facturadas.
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De la misma manera en el anexo ZZ, se presenta el registro fotográfico del avance de obra y en el anexo AA se adjunta el plano de avance gráfico. 3.8 ACTIVIDADES (DEFINIR AREA) EJECUTADAS POR EL CONTRATISTA Y/O CONSULTOR En el período comprendido entre el DÍA de MES de AÑO y el DÍA de MES de AÑO, el Contratista y/o Consultor desarrolló las siguientes actividades: Actividad 1 Actividad n+1 Ampliación de este tema se encuentra en el informe (Definir área). 3.9 CONTROL DE CALIDAD DE LOS MATERIALES En el anexo BB, se presentan los resultados de los ensayos realizados por el Contratista en cumplimiento del numeral YY de los pliegos de condiciones. 3.10 GESTIÓN DE CALIDAD Este numeral solo se desarrolla si la entidad lo requiere y hace referencia a la implementación del plan de calidad 4. CONTRATO DE INTERVENTORÍA 4.1
INFORMACIÓN GENERAL DEL CONTRATO
INTERVENTOR: CONTRATO No.: OBJETO DEL CONTRATO: PLAZO DE EJECUCIÓN: FECHA INICIACIÓN CONTRATO: FECHA DE TERMINACIÓN: VALOR DEL CONTRATO: FORMA DE PAGO: COORDINADOR:
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4.2
ESTADO LEGAL DEL CONTRATO DE INTERVENTORÍA
El estado legal del contrato de Interventoría se encuentra registrado en el anexo XX. 4.3
ESTADO FINANCIERO DEL CONTRATO DE INTERVENTORÍA
Las actas financieras suscritas por el INTERVENTORÍA a la fecha de corte del presente informe se encuentran relacionadas en el Anexo XX. 4.4
PERSONAL DE LA INTERVENTORÍA
Para el buen desarrollo del contrato, la Interventoría ha contado el siguiente personal durante el período: (Este personal corresponde a lo solicitado en los pliegos de condiciones y/o requerimientos del cliente): No.
DESCRIPCIÓN
CANTIDAD
TOTAL 4.5
RELACION DE EQUIPO
A continuación se presenta la relación de los equipos utilizados por la Interventoría para la ejecución del Contrato. (Esta relación corresponde a lo solicitado en los pliegos de condiciones y/o requerimientos del cliente): No.
DESCRIPCIÓN
TOTAL 4.6
ACTIVIDADES EJECUTADAS POR LA INTERVENTORÍA
Durante el presente mes se realizaron las siguientes actividades: 4.6.1 ACTIVIDADES TÉCNICAS Actividad 1
CANTIDAD
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Actividad n+1 En el anexo BB, se presentan los resultados de los ensayos realizados por la Interventoría en cumplimiento del numeral YY de los términos de referencia. 4.6.2 ACTIVIDADES FINANCIERAS Actividad 1 Actividad n+1 Revisión y aprobación del acta de pago parcial No. xx, correspondiente al período comprendido entre el xx de xx de xx y el yy de yy de yy. Seguimiento al manejo de la cuenta del Anticipo, de acuerdo con el programa de inversión presentado por el Contratista previo a la firma del Acta de Inicio. 4.6.3 ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS Actividad 1 Actividad n+1 Asistencia, dirección y elaboración de las actas de las reuniones de seguimiento del proyecto realizadas durante el mes: Acta de Comité No.
Fecha de Reunión
Verificación del cumplimiento de los compromisos legales del Contrato de Obra No. xxxxx. Conformación de los archivos del proyecto de acuerdo con el Plan de Calidad de la Interventoría. Elaboración y presentación del Informe Mensual de Interventoría. Elaboración y presentación de los Informes semanales: Informe Semanal No.
Período
Manejo de correspondencia con la Empresa y con el Contratista. En el anexo No. XXX se presenta el seguimiento realizado a la correspondencia.
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Verificación de cumplimiento del manual de Interventoría de la Empresa.
4.7 CONTROL DE LA PROGRAMACIÓN En el anexo No. CC, se presenta el estado de avance de la ejecución respecto a la programación presentada por el Contratista y aprobada por esta Interventoría. 4.8 REQUERIMIENTOS AL CONTRATISTA En el anexo No. DD, se presenta una relación de los requerimientos realizados por la Interventoría, los cuales no han tenido respuesta por parte del Contratista. 4.9 GESTIÓN DE CALIDAD Durante el período al que hace referencia el presente informe, la Interventoría desarrolló las siguientes actividades relacionadas con la gestión de calidad: 1. Elaboración del informe mensual de gestión y presentación del mismo a la Gerencia en reunión realizada el DIA de MES de AÑO. 2. Se programó reunión con la Gerencia el día DIA/MES/AÑO para informar el avance de la obra y los inconvenientes presentados durante el mes de MES de AÑO. 5. ATRASOS: Respecto a los atrasos presentados, esta Interventoría considera 6. INCONVENIENTES PRESENTADOS Inconveniente 1 7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusión o recomendación 1 Conclusión o recomendación n+1
ANEXOS: Los anexos deben ir numerados cuando la entidad lo requiera.
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Anexo 1
Plano de localización de la obra
Anexo 2
Control legal (Se debe presentar un cuadro con el seguimiento al control legal de la interventoría y el contratista)
Anexo 3
Control financiero (Se debe presentar un cuadro con el seguimiento al control financiero de la interventoría y el contratista en formato)
Anexo 4
Control manejo del anticipo
Anexo 5
Organigrama de la interventoria
Anexo 6
Organigrama del Contratista
Anexo 7
Plano de avance gráfico de la obra
Anexo 8
Registro Fotográfico
Anexo 9
Avance ejecutado vs Avance Facturado (Valores acumulados a la fecha de corte del informe)
Anexo 10
Cuadro de avance mensual (puede ser por ítems o por actividades relevantes)
Anexo 11
Control de calidad de los materiales
Anexo 12
Control de la programación
Anexo 13
Requerimientos al Contratista (Se debe anexar un cuadro con la correspondencia, mediante el cual se han realizado requerimientos al contratista y que no se ha presentado la respectiva respuesta)
Anexo 14
Seguimiento correspondencia enviada y recibida
Anexo 15
Actas de Comité
Anexo 16
Actas de Reuniones Varias
Anexo 17
Actas de Recorrido
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Anexo 18
Copia de Bitácora
Anexo 19 Lista de chequeo por áreas de la entidad contratante o formatos del sistema de gestión integral de la organización