IN-INT-13-06 Versión:01 Fecha: 02 – Oct. -2012
INSTRUCTIVO GESTION SOCIAL
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OBJETO
Establecer un instructivo para ejercer una correcta supervisión, seguimiento, acompañamiento y demás acciones que permitan garantizar el cumplimiento por parte del Contratista o concesionario de todas las actividades requeridas contractualmente por la entidad o cliente contratante y con controle o minimice el impacto social que eventualmente podría causarse con la ejecución de las actividades constructivas 2
ALCANCE
El alcance del presente instructivo está determinado por los proyectos donde MAB INGENIERIA DE VALOR presta sus servicios y se encuentra involucrada la gestión social, así como por las directrices o lineamientos de la entidad contratante y los límites de intervención del contrato. 3
DESCRIPCIÓN
Durante la ejecución de los proyectos de infraestructura vial se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Previamente al inicio de las actividades de gestión social se debe revisar la documentación base que entrega la entidad contratante, con el fin de tener una visión general de los requerimientos contractuales, así como de las inconsistencias. Las actividades a verificar durante la ejecución del proyecto, se deben registrar en el FR-INT-13-11 Compromisos contractuales y mensualmente se debe registrar el cumplimiento de cada actividad, según seguimiento realizado en el periodo al contratista o concesionario. Presentar los informes y documentos de conformidad con lo solicitado por la entidad contratante. (Plan de acción, Informe mensual, tirilla, informe final y acta de cierre social) Asesorar, recomendar y dar lineamientos sobre los aspectos a considerar, en la promoción de la calidad y logro de los objetivos del Contrato. Revisar, conceptuar y aprobar metodología y cronograma del plan de gestión social que desarrolle el Contratista o concesionario.
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Supervisar que el Contratista o concesionario disponga de la infraestructura y personal social que cumpla con los requerimientos definidos para el Contrato. Verificar que la ejecución de las labores de gestión social estén acordes con el marco legal, las exigencias contractuales, así como con las especificaciones establecidas en el Contrato. Suministrar información y datos sobre las labores de gestión social a personas y entidades autorizadas. Verificar el cumplimiento de los compromisos establecidos con la comunidad y en los comités de seguimiento por parte del Contratista o concesionario. Responder ante la entidad contratante por la verificación del cumplimiento de las medidas y acciones contenidas en el Contrato sobre el cual se efectuará la Interventoría. Responder ante la entidad contratante por la aprobación de documentos, productos y actividades desarrollados por el Contratista o concesionario. Adelantar todas las acciones conducentes para que el Contratista o concesionario prevenga, mitigue y controle el impacto social que, eventualmente podría causarse, por la inadecuada aplicación de alguna medida social que resulte obligatoria para el Contratista o concesionario en los términos señalados en el Contrato de Obra. Lo anterior, sin perjuicio de las demás sanciones y responsabilidades que deba asumir tanto el Contratista o concesionario como la Interventoría. Revisar y aprobar el contenido de todas las piezas de divulgación, presentaciones y convocatorias para los diferentes eventos que se adelanten en desarrollo del Contrato. Verificar la correcta implementación, adecuación del punto de atención al usuario, esta actividad se registra en el FR-INT-13-46 Verificación equipamiento punto de atención al ciudadano. Igualmente, se identifica el funcionamiento las inquietudes de los usuarios, garantizando que el Contratista o concesionario brinde atención y respuesta soportado en la viabilidad de las mismas para lo cual se revisará la información suministrada. Verificar que todas las comunicaciones solicitudes, quejas, reclamos, derechos de petición que se presenten sean tramitados en los plazos establecidos por la ley,
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Realizar seguimiento a las actividades de campo ejecutadas por el Contratista o concesionario definiendo las herramientas e instrumentos necesarios que documenten esta labor y permitan su verificación. Con el fin, de controlar esta actividad se realizan visitas, recorridos, asistencia a actividades programadas al contratista o concesionario , lo anterior se registra en el FR-INT-13-74 Seguimiento a las actividades de gestión social Asistir a las reuniones exigidas por el Contrato y a todas aquellas que convoque la entidad contratante. Realizar seguimiento periódico de los comunicados dispuestos en cada uno de los puntos satélites, generados durante la semana. Igualmente, se verifica periódicamente que en los puntos satélite se ha realizado la divulgación dispuesta en el plan de gestión, esta verificación se realiza en el FR-INT-13-44 Verificación puntos satélite Realizar control a las fichas sociales contenidas en los expedientes prediales, registrando las actividades en el FR-INT-13-73 Seguimiento a la implementación del plan de compensaciones socioeconómicas. Cuando se presenten actividades que no están contempladas contractualmente, se debe solicitar aprobación de las mismas a la entidad contratante y realizar el seguimiento en el FR-INT-13-45 Conciliación actividades Realizar seguimiento periódico (según tiempo definido contractualmente) del contenido del informe del contratista o concesionario a través de FR-INT-13-28 Lista de chequeo - revisión contenido informe del contratista Revisar cada uno de los documentos contenidos en la legislación vigente con el fin de realizar la aplicación del plan de compensaciones sociales. 3.1 INFORMES Y DOCUMENTOS DE GESTIÓN SOCIAL La Interventoría deberá presentar a la entidad contratante los siguientes informes y documentos como parte de sus obligaciones contractuales: Plan de Acción
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Incluir toda la información referida a la metodología de supervisión y acompañamiento de las actividades del contratista o concesionario, el cual debe incluir los instrumentos de seguimiento y control, con el fin de garantizar el cumplimiento del documento contractual. Este documento como mínimo debe contener las estrategias y registros de seguimiento, especificando periodicidad y mecanismo, de cada una de las actividades del Contratista o concesionario. El plan de acción deberá ser entregado a la entidad contratante establecidos por el cliente.
en los tiempos
Informes Semanales Estos informes se realizan semanalmente, donde se registran las actividades que el Contratista o concesionario realiza durante la semana. Informes mensuales La Interventoría presentará el informe mensual de gestión social, para lo cual se hace necesario que se revise con la entidad contratante los parámetros para dicho documento. Lo anterior, con el fin de satisfacer las necesidades del cliente y evitar reprocesos. Con el fin de realizar el control de la documentación para la entrega al cliente, se realiza el alistamiento de la información según el AN-INT-13-03 Contenido informe de interventoría Nota: Solicitar al Contratista o concesionario los soportes originales de las actividades realizadas durante el periodo correspondiente, para evidenciar el cumplimiento de las actividades propuestas en el plan. Informe final En el informe final, la Interventoría presentará la gestión social desarrollada a lo largo del proyecto, el cual recogerá la información puntual de las actividades desarrolladas en relación a cada uno de los programas, haciendo una valoración cuantitativa que partirá de los indicadores de gestión y una evaluación cualitativa que explique los resultados con respecto a las metas de gestión. El contenido mínimo de este informe será el siguiente: • Identificación: Información de los proyectos, Interventoría y Contratista o concesionario. • Introducción.
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• Capítulo de las acciones de gestión social adelantados por el Contratista o concesionario: Se deberá mostrar el cumplimiento por parte del Contratista o concesionario de las obligaciones de gestión social, incluyendo la consolidación de las actividades y el cumplimiento de indicadores. • Capítulo de acciones de la Interventoría de gestión social: describir y detallar la gestión adelantada por la Interventoría indicando el proceso metodológico adoptado para llevar a cabo el seguimiento y los resultados correspondientes, incluyendo la consolidación de las actividades realizadas con sus respectivos soportes. • Control, revisión y ajustes, si los hubo. En esta parte se debe presentar la evaluación y el grado de cumplimiento de las obligaciones de gestión social, garantizando la atención por parte del Contratista o concesionario a cada una de las actividades y a los requerimientos de la comunidad. • Capitulo de anexos, planos, actas, fotografías y videos, levantados o realizados. • Capítulo de conclusiones: las cuales se deben orientar hacia la gestión social adelantada por el Contratista o concesionario de obra y de la Interventoría. • Acta de Cierre social Igualmente, se hace necesario revisar la documentación que el cliente considera debe hacer parte del informe, con el fin de evitar reprocesos. Con el fin de realizar el control de la documentación para la entrega al cliente, se realiza el alistamiento de la información según el AN-INT-13-03 Contenido informe de interventoría
Tirilla mensual La Interventoría envía por correo electrónico a la entidad contratante el resumen de las actividades mensuales, teniendo en cuenta los tiempos establecidos por la entidad.
Evaluación de impacto socioeconómico Se realiza dicha evaluación cuando el cliente lo considere necesario, con el objeto de evaluar el impacto socioeconómico ocasionado por la obra a la población que permanecerá en el área de influencia directa del proyecto Igualmente, con el fin de realizar un seguimiento a las actividades del Contratista o concesionario se realiza FR-INT-13-74 Seguimiento a las actividades de gestión social