Código: MF-RH-12-22
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO
Versión: 09 Fecha: 26-Sep-2014
DESCRIPCION DEL CARGO Nombre del Cargo: Cargo superior inmediato: Cargo bajo dependencia directa:
DIRECTOR DE COMPRAS GERENTE GENERAL PROFESIONAL DE COMPRAS
Área a la que pertenece: Proceso al que pertenece:
COMPRAS APOYO
OBJETIVO Suministrar, administrar y controlar los recursos físicos de la organización , con el propósito de garantizar la disponibilidad de los recursos requeridos por el personal para el desarrollo eficiente y eficaz de las operaciones.
FUNCIONES
Llevar a cabo los procesos de compra de la organización
CONTRIBUCION INDIVIDUAL Recibir, gestionar y tramitar requerimientos de los clientes internos
FRECUENCIA Cuando se requiera
Cotizar y actualizar precios para realizar requerimientos
Cuando se requiera
Realizar búsqueda, selección y evaluación de proveedores
Cuando se requiera
Negociar con los proveedores para efectos de compras, acuerdos comerciales, formas de pago y créditos
Cuando se requiera
Gestionar la reserva y compra de tiquetes aéreos solicitados por el cliente interno
Cuando se requiera
Informar al cliente interno sobre el estado de sus requerimientos
Cuando se requiera
Elaborar y realizar seguimiento de ordenes de compra
Cuando se requiera
Código: MF-RH-12-22 Versión: 09 Fecha: 26-Sep-2014
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO Verificar que los EPP y equipos críticos se adquieran teniendo en cuenta las especificaciones requeridas
Cuando se requiera
Realizar seguimiento a las requisiciones del cliente interno, teniendo en cuenta la frecuencia, cantidad y necesidad
Cuando se requiera
Elaborar contratos de prestación de servicios (especialistas, servicios de alquiler, servicios de laboratorios, entre otros)
Cuando se requiera
Solicitar documentación necesaria de cada uno de los proveedores y/o contratistas para ingresarlos en la base de datos de la organización
Cuando se requiera
Solicitar y elaborar las evaluaciones de desempeño de las diferentes compras y servicios
Mensual
Retroalimentar a los proveedores y/o contratistas sobre el servicio prestado
Mensual
Compra de EPP y equipos críticos
Elaboración y seguimiento de contratos de servicios
Evaluación de desempeño de compras y/o servicios
Seguimiento a activos fijos
Realizar inventarios de activos fijos
Cuando se requiera
Realizar seguimiento de mantenimiento preventivo y/o correctivo de los activos fijos
Cuando se requiera
Seguimiento de documentación necesaria para el tránsito de vehículos (pólizas, seguros, certificados) Garantizar que los vehículos de la organización cuenten con los Tramitar mantenimiento preventivo y/o correctivo de los requerimientos necesarios para la prestación del servicio vehículos Realizar tramite y cotización de pólizas
Mensual
Cuando se requiera
Actualización del sistema de gestión integral que aplica al Realizar el listado maestro de documentos externos, listado proceso de gestión comercial maestro de registros, documentos que aplican a compras
Cuando se requiera
Las demás que sean asignadas por el jefe inmediato y que Asistir al logro de objetivos establecidos por el área de correspondan a la naturaleza del cargo. acuerdo a los procedimientos establecidos.
Cuando se requiera
Código: MF-RH-12-22 Versión: 09 Fecha: 26-Sep-2014
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO
RESPONSABILIDADES Maquinaria y/o equipos: Procesos:
Uso y reserva de la información Informes:
Equipos de oficina. Compras Plantear acciones de mejoramiento al identificar condiciones o actos inseguros. Reportar de manera oportuna todos los accidentes e incidentes de trabajo. Participar activamente de las diferentes actividades convocadas por la organización (capacitaciones, charlas, jornadas de vacunación, entre otras). Conocer y cumplir las metas, objetivos y políticas organizacionales. Utilizar elementos de protección personal según riesgo, cuando se requiera. Desarrollar actividades de manera responsable, evitando poner en riesgo la vida propia y de sus compañeros. Proponer actividades SSTMA para la prevención de accidentes e incidentes. Velar por la seguridad de los visitantes que ingresan a los centros de trabajo. Reportar por medio de la tarjeta OPAI, actos y condiciones inseguras. Procurar el cuidado integral de la salud. Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud. Cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo de la empresa. Informar oportunamente acerca de peligros y riesgos latentes en su sitio de trabajo. Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo definidas en el plan de capacitación del SG-SST. Participar y contribuir al cumplimento de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST. Disponer adecuadamente los residuos sólidos especiales. Participar en la realización de simulacros ambientales. Implementar buenas prácticas para el ahorro y uso eficiente del agua y de la energía. Codificar los residuos según el código de colores. Informar oportunamente acerca de los incidentes e incidentes que se presenten Proponer acciones de mejoramiento (correctivas, preventivas, de mejora), con el fin de minimizar los incumplimientos en la organización. Custodiar y hacer uso de la informacion de manera etica, cuidadosa y responsable. No revelar, ni permitir que se revele la informacion de la organización. Informe de gestión compras FR-COM-11-12
Información
Realizar backups de la información que esta bajo su responsabilidad
QHSE:
Código: MF-RH-12-22 Versión: 09 Fecha: 26-Sep-2014
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO
AUTORIDAD Priorización de las labores según las necesidades del proceso bajo su responsabilidad RENDICION DE CUENTAS Reportar a la Gerencia las compras, suministros, servicios, locaciones, alquileres o servicios solicitados y/o tramitados ESTUDIOS
EXPERIENCIA
FORMACION / ENTRENAMIENTO Manejo de office
Profesional en contabilidad, comercio exterior, administración de empresas o afines
2 años de experiencia en cargos relacionados con el área.
Formacion en Ergonomia, Riesgo psicosocial, Riesgo Publico. Conocimiento del estatuto 1474.
HABILIDADES Competencias Orientación a resultados Compromiso con la organización Integridad Trabajo en equipo y colaboración Aprendizaje continuo Credibilidad técnica Comunicación eficaz Adaptabilidad al cambio
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