Código: MF-RH-12-24
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO
Versión: 08 Fecha: 25-Sep-2013
DESCRIPCION DEL CARGO Nombre del Cargo: Cargo superior inmediato: Cargo bajo dependencia directa:
PROFESIONAL DE APOYO DIRECTOR DE INTERVENTORIA N.A.
Área a la que pertenece: TECNICA Proceso al que pertenece: OPERATIVO
OBJETIVO Realizar el manejo administrativo, financiero y legal de los proyectos asignados, con el fin de dar cumplir a los requerimientos de la entidad contratante
FUNCIONES
Trazabilidad de la correspondencia enviada y recibida
CONTRIBUCION INDIVIDUAL
FRECUENCIA
Recibir y digitalizar la correspondencia enviada y recibida
Diario
Almacenar la documentación en el sistema de gestión documental y archivo físico
Diario
Elaborar y/o imprimir la correspondencia (seguimiento al proceso de radicación)
Diario
Actualizar el archivo magnético información propia del proyecto
actualizado
enviada de
la
Semanal
Almacenamiento de la información Realizar backup de la información propia del proyecto
Semanal
Diligenciar los documentos designados para las diferentes Actualización del sistema de gestión integral que aplica a cada actividades (correspondencia, elaboración de informes, uno de los proyectos revisión de actas, control de documentos, control de registros).
Cuando se requiera
Resolver las inquietudes y necesidades del cliente
Gestionar oportunamente los requerimientos del cliente
Cuando se requiera
Diligenciar los documentos solicitados por la entidad contratante (acta de inicio, acta de suspensión, acta de liquidación, acta de reinicio, acta de recibo definitivo, entre otras)
Cuando se requiera
Elaborar y realizar seguimiento al acta de costos de la interventoría
Mensual
Realizar seguimiento al acta de pago del contratista y/o concesionario
Mensual
Verificar que la entidad contratante este amparada por las garantías contractuales (contratista - interventoría)
Periódicamente
Seguimiento legal y financiero
Realizar control financiero de las cuentas de pago (interventoría - contratista) Elaborar y/o editar los informes semanales, mensuales, finales y otros informes solicitados por la entidad contratante y/o la organización Seguimiento a informes
Periódicamente Cuando se requiera
Consolidar la información de los anexos de los informes
Cuando se requiera
Realizar seguimiento y tramite de los informes para la entrega oportuna ante la entidad contratante
Cuando se requiera
Las demás que sean asignadas por el jefe inmediato y que Asistir al logro de objetivos establecidos por el área de correspondan a la naturaleza del cargo. acuerdo a los procedimientos establecidos.
Cuando se requiera
Código: MF-RH-12-24 Versión: 08 Fecha: 25-Sep-2013
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO
RESPONSABILIDADES Maquinaria y/o equipos: Procesos:
QHSE:
Uso y reserva de la información Informes: Información de usuarios
Computador, impresora, fax y fotocopiadora Interventoría de estudios y diseños y/o construcción Plantear acciones de mejoramiento al identificar condiciones o actos inseguros Cumplir las normas y procedimientos del sistema de gestión integral establecidos por la organización Participar activamente de las diferentes actividades convocadas por la organización. Conocer y cumplir las metas, objetivos y políticas organizacionales. Utilizar elementos de protección personal según riesgo, cuando se requiera Desarrollar actividades de manera responsable, evitando poner en riesgo la vida propia y de sus compañeros Proponer acciones de mejoramiento (correctivas, preventivas, de mejora), con el fin de minimizar los incumplimientos en la organización Velar por la seguridad de los visitantes que tenga el colaborador. Custodiar y hacer uso de la información de manera ética, cuidadosa y responsable. No revelar, ni permitir que se revele la información de la organización. Responsable de realizar copias de seguridad de la información que esta bajo su responsabilidad y del correo corporativo
AUTORIDAD Dar trámite a la correspondencia enviada y recibida RENDICION DE CUENTAS Diligenciar los documentos del sistema de gestión integral aplicables a cada uno de los proyectos Manejar y organizar el archivo físico - magnético de la documentación relacionada con los diferentes proyectos. Realizar las actas legales y financieras de Interventoría y algunas del contratista PROFESIONAL DE APOYO I ESTUDIOS
EXPERIENCIA
Ingeniero Civil, arquitecto, o áreas a fines.
FORMACION / ENTRENAMIENTO
Mayor o igual a un (1) año.
PROFESIONAL DE APOYO II ESTUDIOS
EXPERIENCIA
Ingeniero Civil, arquitecto o áreas a fines.
Manejo de Office Formación en Ergonomía, Riesgo psicosocial, Riesgo Publico. Conocimiento del estatuto 1474.
De cero (0) a once (11) meses.
PROFESIONAL DE APOYO III ESTUDIOS
EXPERIENCIA
Estudiante de ingeniería civil o arquitectura o áreas a fines. HABILIDADES Competencias Orientación a resultados Compromiso con la organización Integridad Trabajo en equipo y colaboración Aprendizaje continuo Credibilidad técnica Comunicación eficaz Adaptabilidad al cambio
A
B
C
D