Código: MF-RH-12-29
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO
Versión: 08 Fecha: 25-Sep-2013
DESCRIPCION DEL CARGO Nombre del Cargo: Cargo superior inmediato: Cargo bajo dependencia directa:
SECRETARIA DE GERENCIA GERENTE GENERAL MENSAJERO CONDUCTOR AUXILIAR DE ASEO Y CAFETERIA
Área a la que pertenece: ADMINISTRATIVA Proceso al que pertenece: APOYO
OBJETIVO Asistir a la Gerencia General en la organización de las labores administrativas con el propósito de contribuir a la planeación de sus actividades y el oportuno desarrollo de las mismas.
FUNCIONES
CONTRIBUCION INDIVIDUAL
FRECUENCIA
Canalizar las llamadas a los receptores correspondientes.
Diario
Atender las llamadas telefónicas y visitantes que ingresen a la Atender y orientar al personal externo que visite la oficina principal. organización , autorizando su ingreso y comunicarle al área correspondiente.
Diario
Recepcionar y registrar la correspondencia recibida con destino a las diferentes áreas de la organización.
Diario
Velar por el trámite respectivo a la documentación entrante y Radicar las facturas y/o cuentas de cobro recibidas de los saliente. diferentes proveedores y/o contratistas
Diario
Coordinar envío de correspondencia con el personal a cargo teniendo en cuenta las prioridades de esta
Diario
Coordinar las diferentes actividades diarias según las Supervisar el cumplimento de las funciones asignadas al necesidades de la organización mensajero, conductor y auxiliar de aseo y cafetería. Solicitar elementos de aseo y papelería necesarios para dar cumplimiento a las labores
Manejo, control y custodia de la caja menor
Diario Cuando se requiera
Desembolsar el efectivo de la caja menor, solicitado por parte de los diferentes empleados
Diario
Elaborar el reembolso de caja menor con el fin de obtener el reintegro de los fondos para la operación de la caja menor.
Diario
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MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO Custodia y entrega de cheques de proveedores y colaboradores
Coordinar los diferentes pagos según necesidad
Entrega de comprobantes de egresos una vez tramitados Coordinar el pago de legalización de los proyectos (gaceta oficial, impuesto de timbre, entre otros)
Organizar la agenda diaria del superior inmediato. Administrar la agenda y registro de citas concertadas del Gerente General Informar oportunamente al jefe inmediato las diferentes actividades programadas diarias. Las demás que sean asignadas por el jefe inmediato y que Asistir al logro de objetivos establecidos por el área de correspondan a la naturaleza del cargo. acuerdo a los procedimientos establecidos.
Cuando se requiera Diario Cuando se requiera Diario
Diario
Cuando se requiera
Código: MF-RH-12-29 Versión: 08 Fecha: 25-Sep-2013
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO
RESPONSABILIDADES Maquinaria y/o equipos: Procesos:
QHSE:
Equipos de oficina, protectografo Manejo de Correspondencia Plantear acciones de mejoramiento al identificar condiciones o actos inseguros Cumplir las normas y procedimientos del sistema de gestión integral establecidos por la organización Participar activamente de las diferentes actividades convocadas por la organización. Conocer y cumplir las metas, objetivos y políticas organizacionales. Utilizar elementos de protección personal según riesgo, cuando se requiera Desarrollar actividades de manera responsable, evitando poner en riesgo la vida propia y de sus compañeros Proponer acciones de mejoramiento (correctivas, preventivas, de mejora), con el fin de minimizar los incumplimientos en la organización
Uso y reserva de la información Informes: Información de usuarios
Velar por la seguridad de los visitantes que tenga el colaborador. Custodiar y hacer uso de la información de manera ética, cuidadosa y responsable. No revelar, ni permitir que se revele la información de la organización. Formato de manejo de caja menor de la organización, Control de correspondencia. Responsable de realizar copias de seguridad de la información que esta bajo su responsabilidad y del correo corporativo
AUTORIDAD Solicitar insumos para la oficina, aseo y cafetería
RENDICION DE CUENTAS
Informar a la Gerencia sobre trámites administrativos realizados para el buen desarrollo de la labor
ESTUDIOS
EXPERIENCIA
Mínimo Bachiller
Dos años de experiencia especifica
HABILIDADES Competencias Orientación a resultados Compromiso con la organización Integridad Trabajo en equipo y colaboración Aprendizaje continuo Credibilidad técnica Comunicación eficaz Adaptabilidad al cambio Manejo de la información
A
B
C
D
FORMACION / ENTRENAMIENTO Manejo de office Manejo de Archivo Manejo de Correspondencia Formación en Ergonomía, Riesgo psicosocial, Riesgo Publico. Conocimiento del estatuto 1474.