MATRIZ DE COMUNICACIÓN Fecha de actualización:
MT-RH-12-01
15-oct-13
Público objetivo Aspecto a comunicar Requisitos del cliente Requisitos Legales y otros
Responsable de la comunicación
Cuando se comunica
Gerencia - Director Gestión Comercial - Director de Interventoria
Cuando surge una nueva necesidad
Gerencia
Comités de participación
Todo el personal de la organización
1 - 9 -10 -11
Gerencia - Directores de Proceso - Gerencia Técnica - Director QHSE Cuando se identifiquen nuevos requisitos o cuando se modifiquen Gerencia - Representante de la Gerencia - Director QHSE
Cuando se define y cuando sea modificado
4-5-6-7- 4-5-6-78- 9 - 10- 12 8- 9 - 10- 12
Compromisos frente al SGI
Gerencia - Representante de la Gerencia - Director QHSE
Permanente
6 - 8 - 9 - 10 - 6 - 8 - 9 - 10 12 12
Director QHSE - Gerencia Técnica
Al inicio de un contrato - Cuando se presenten modificaciones
1-9
1-9
Aspectos e Impactos Ambientales
Residente SISOMA Director QHSE
Cuando se identifiquen nuevos registros o cuando se modifiquen
3-6-8-910
3-6-8-910
Resultado de investigación de accidentes (trabajos, ambientales)
COPASO Residentes SISOMA
Cuando surja la necesidad
4 - 8 - 9 -12
4 - 8 - 9 -12
Riesgos asociados a la Organización
Residente SISOMA Director QHSE
Cuando se identifiquen nuevos registros o cuando se modifiquen
Presidente COPASO - Residente SISOMA - Director RRHH - Director QHSE
Cuando surja la necesidad
Residente SISOMA Director QHSE
Al inicio del proyecto - Cuando surja la necesidad - Por modificaciones
Gerencia - Directores de Procesos - DIrector QHSE
Cuando se presenten modificaciones
Gerencia - Coordinador Compras - Analista Administrativo - Gerencia Técnica - Director de Interventoria
Al inicio de un contrato - Cuando surja la necesidad
Motivación , Consulta, participación y comunicación
Plan de emergencias Documentos - Procedimientos del Sistema de Gestión Integral - Indicadores de Gestión Procedimientos y requisitos para proveedores y/o contratistas Responsabilidad Social - Bienestar Social Funciones, Responsabilidad y Autoridad No conformidades - reclamos Informe - resultado de acciones correctivas y preventivas Resultado de auditorias
8
8
Cuando se programen actividades
9
4 - 10
4 - 10
Director RRHH - Representante de la Gerencia
Cuando ingresa el personal y/o por modificaciones y/o cuando se define
3 - 8 - 10
3 - 8 - 10
3 - 8 - 10
Cliente - Auditores - Ente certificador - Director QHSE
Cuando se detecten
3 - 9 - 10 -11 3 - 9 - 10 -11 3 - 9 - 10 -11
Cuando surja la necesidad
3 - 9 - 10 -11 - 3 - 9 - 10 -11 - 3 - 9 - 10 -11 12 12 12 4 - 9 - 10 - 12 4 - 9 - 10 - 12 4 - 9 - 10 - 12
Al finalizar la auditoria
Necesidades de recursos
Directores de Proceso - Gerencia Técnica
Cuando surja la necesidad
Todo el personal
Cuando surja la necesidad
Gerencia - Director de interventoria - Gerencia Técnica - Director QHSE
Cuando surja la necesidad
4 - 9 - 10- 12
Directores de Proceso - Gerencia Técnica - Director RRHH
Cuando surja la necesidad
4 - 6 - 9 - 10 - 4 - 6 - 7 - 9 - 4 - 6 - 7 - 9 11 - 12 10 - 11 - 12 10 - 11 - 12
3 - 9- 12 9 - 10 - 11 12 3 - 9 - 10 - 11 -12
3 - 9- 12
9 - 10 -11
3 - 9- 12
3
9-10-11-12
Revisión por la dirección
Gerencia-Director QHSE
Anual
4-6-9-10
Gerencia-Director QHSE
Cuando se programen actividades
4-9-10-11-12
MEDIOS DE COMUNICACIÓN 7. Página web 8. Capacitación o charlas 9. Reuniones internas
9 - 10 -11
9 - 10
Programación de Auditorias
4. Periódico MAB cuenta 5. Plegables Informativos 6. Carteleras - Circulares
5 - 6 - 8 - 10
2 - 9 - 10 - 11 2 - 9 - 10 - 11
Cuando se presenten modificaciones
1. Manual SGI - Planes de Calidad 2. Contrato y/o Orden de Compra 3. Documentos internos
3-4
1 -3-7-8- 1 -3-7-8- 1 -3-7-89 - 10 - 12 9 - 10 - 12 9 - 10 - 12
Auditor - Director QHSE
Necesidades y programa de formación
5 - 7 - 10
8
Directores de Proceso - Gerencia Técnica
Consecuencias de no seguir los procedimientos del sistema de gestión integral
5 - 7 - 10
4-5-6-8- 4-5-6-8- 4-5-6-89 - 10 - 12 9 - 10 - 12 9 - 10 - 12
Matriz de Eficacia
Sugerencias de mejoramiento , problemas e inquietudes - TARJETA OPAI
9 - 10 -11
3-6-8-9- 3-6-8-9- 3-6-8-95 - 6 - 8 - 10 10 10 10
Director RRHH - Director QHSE
Directores de Procesos - Gerencia Técnica
Proveedor Contratista
6 -8 - 9 -10
Misión - Visión - Políticas - Objetivos - Metas - Programas
Planes de calidad
Clientes
10-11
10-11
10. Correo electrónico 11. Llamadas telefónicas 12. Reuniones SGI Versión: 28 de Julio de 2010