MT-RH-12-01 Matriz de Comunicacion by MAB Ingenieria de Valor

MT-RH-12-01

Matriz de Comunicación Fecha de actualización: 16 - oct - 15 MEDIOS DE COMUNICACIÓN

1. Manual SGI - Planes de Calidad 2. Contrato y/o Orden de Compra

3. Documentos Internos 4. Periódico MAB Cuenta

5. Plegables Informativos 6. Carteleras - circulares

7. Página WEB 8. Capacitación o charlas

9. Reuniones Internas 10. Correo Electrónico

11. Llamadas Telefónicas 12. Reuniones SGI

13. Intranet

Público objetivo Aspecto a comunicar

Responsable de la comunicación

¿Cuándo se comunica? Gerencia

Requisitos del cliente Requisitos Legales y otros

Todo el personal de la organización

Gerencia - Director Gestión Comercial - Director de Interventoría

Cuando surge una nueva necesidad.

1 - 9 -10 11

Gerencia - Directores de Proceso - Gerencia Técnica - Director QHSE

Cuando se identifiquen nuevos requisitos o cuando se modifiquen.

6 - 8 - 9 -10

Gerencia - Director QHSE - Director RRHH - Director Financiero Comunicación de interés de un área administrativa a otra área Director Comercial - Director Compras e Inventarío - Coordinador de administrativa Comunicaciones Misión - Visión - Políticas - Objetivos - Metas - Programas

Comités de participación

Gerencia - Representante de la Gerencia - Director QHSE

Cuando se requiera comunicar o resolver una situación que involucre a todo el talento humano de cada área. Cuando se define y cuando sea modificado.

9 - 10

6-8-9 10 - 12 13 6-8-9 10 - 12 13

Cuando se identifique.

6 - 9 - 10 12 - 13

Planes de calidad

Director QHSE - Gerencia Técnica

Al inicio de un contrato - Cuando se presenten modificaciones.

1-9

Aspectos e Impactos Ambientales

Residente SSTMA - Director QHSE

Cuando se identifiquen nuevos registros o cuando se modifiquen.

3-6-8 9 - 10

COPASST - Residentes SSTMA

Cuando surja la necesidad.

4-8-9 12 - 13

Residente SSTMA - Director QHSE - Director RRHH

Cuando se identifiquen nuevos registros o cuando se modifiquen.

3-6-8 9 - 10 - 13

Comité de convivencia - COPASST - Residente SSTMA - Director RRHH - Director QHSE - Comité Seguridad Vial - Coordinador de Comunicaciones

Cuando surja la necesidad.

Resultado de investigación de accidentes e incidentes (laborales, ambientales) Riesgos asociados a la Organización

Motivación , Consulta, participación y comunicación

Plan de emergencias-Realización de simulacros

Ocurrencia de eventos de emergencia Documentos - Procedimientos del Sistema de Gestión Integral Indicadores de Gestión Procedimientos y requisitos para proveedores y/o contratistas Responsabilidad Social - Bienestar Social Funciones, Responsabilidad y Autoridad No conformidades - reclamos Resultado de acciones correctivas, preventivas y oportunidades de mejora Resultado de auditorias

Residente SSTMA - Director QHSE - Brigadistas

Director QHSE - Residente SSTMA - COPASST - Comité de Seguridad Vial

Cuando ocurra el evento.

9 - 10 - 11 13

Gerencia - Directores de Procesos - Director QHSE

Cuando se presenten modificaciones.

1 -3-7 8 - 9 - 10 12 - 13

Gerencia - Director de Compras - Gerencia Técnica - Director de Interventoría

Al inicio de un contrato - Cuando surja la necesidad

Coordinador de Comunicaciones

Cuando se programen actividades.

Director RRHH - Representante de la Gerencia

Cuando ingresa el personal y/o por modificaciones y/o cuando se define.

Cliente - Auditores - Ente certificador - Director QHSE

Cuando se detecten.

Directores de Procesos - Gerencia Técnica

Cuando surja la necesidad. Al finalizar la auditoría.

Matriz de Eficacia

Directores de Proceso - Gerencia Técnica

Cuando se presenten modificaciones.

Necesidades de recursos

Directores de Proceso - Gerencia Técnica

Cuando surja la necesidad.

Sugerencias de mejoramiento , problemas e inquietudes - Tarjeta OPAI

Todo el personal

Cuando surja la necesidad.

Consecuencias de no seguir los procedimientos del sistema de gestión integral

Gerencia - Director de Interventoría - Gerencia Técnica - Director QHSE

Cuando surja la necesidad.

Directores de Proceso - Gerencia Técnica - Director RRHH

Cuando surja la necesidad.

Revisión por la dirección

Gerencia - Director QHSE

Anual.

Programación de Auditorias

Gerencia - Director QHSE

Cuando se programen actividades.

3-6-8 9 - 10 - 13

3-4 5-6-810

5-6-810

3-4-5-6 3-4-5-6 3-4-5-6 8 - 9 - 10 8 - 9 - 10 8 - 9 - 10 12 - 13 12 - 13 12 - 13

Al inicio del proyecto - Cuando surja la necesidad 8 - 10 - 11 Por modificaciones - Cuando se programen

Auditor - Director QHSE

Necesidades y programa de formación

3-6-8 9 - 10 - 13

5 - 7 - 10

6-8-9 10 - 12 13 6-8-9 10 - 12 13

Director de Proceso - Gerente Técnico - Gerencia

Gestión del cambio

9 - 10 -11

4-5-6-7 4-5-6-7 4-5-6-7 8 - 9 - 10- 8- 9 - 10- 5 - 7 - 10 10 - 12 - 13 12 - 13 12 - 13 6 - 9 - 10 12 - 13

Gerencia - Representante de la Gerencia - Director QHSE

Proveedor Contratista

9 - 10

Permanente.

Compromisos frente al SGI

Clientes

8 - 9-10 11 - 12 4-8-9 10 - 12 13 1 -3-7 8 - 9 - 10 12 - 13

9 - 10 -11 2-9 10 - 11

09 - 13

4 - 10 - 13

3-8 10 - 13 3-9 10 - 11 3 - 9 - 10 11 - 12 13 4 - 9 - 10 12 - 13 3 - 9 - 12 9 - 10 11 - 12

3-8 10 - 13 3-9 10 -11 3 - 9 - 10 11 - 12 13 4 - 9 - 10 12 - 13 3 - 9 - 12

3-8 10 - 13 3-9 10 - 11 3 - 9 - 10 11 - 12 13 4 - 9 - 10 12 - 13 3 - 9 - 12

2-9 10 - 11

9 - 10 -11

9 - 10

3 - 9 - 10 11 -12

4-6-9 10 - 11 12

4-6-7 9 - 10 - 11 12

9 -10 11 - 12

10 - 11

4-9 10 - 12 4-6-7 9 - 10 - 11 12 4-6-9 10 - 13 4 - 9 - 10 11 - 12 13

Versión: 28 de Julio de 2010