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PROCEDIMIENTO ELABORACION DE DOCUMENTOS
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1. OBJETO Implementar un procedimiento, para determinar los pasos básicos a seguir en la elaboración de documentos que requiere el Sistema de gestión integral QHSE de MAB INGENIERIA DE VALOR, y fijar normas de presentación de documentos para asegurar que su uniformidad.
2. ALCANCE Este procedimiento debe ser utilizado por todo el personal de MAB INGENIERIA DE VALOR que participe en la elaboración de documentos, informes.
3. DEFINICIONES y ABREVIATURAS Documentos: Información y su medio de soporte. Puede ser papel, disco magnético, fotografía. Puede variar o versionarse. Derogaciones: Facultad que tiene la gerencia para autorizar la desviación parcial o total de los requisitos de un documento. Por medio de las derogaciones se acepta que en todo procedimiento puede haber excepciones. Instructivo: Documento que describe, con alto nivel de detalle, tareas u operaciones muy especificas dentro de la organización. Procedimiento: Forma específica de llevar a cabo una actividad o proceso. QHSE (Quality, Health, Safety, Environment): Calidad, seguridad industrial y salud ocupacional, Medio Ambiente.
4. DESCRIPCIÓN 4.1 CODIFICACION DE LOS DOCUMENTOS La identificación de los procedimientos se hará mediante un código, con los siguientes criterios, esta codificación estará a cargo del Director QHSE: AA Tipo de documentos
BB Área generadora
CC Número del Procedimiento
DD Numero consecutivo
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Tipo de documento (AA): Indicar el documento según la siguiente descripción: PD: Procedimiento, FR: Formato, AN: Anexo, PR: Programa, IN: Instructivo, MT: Matriz, MA: Manual de Gestión Integral, CA: Caracterización, MF: Manual de Funciones, PQ: Plan de Calidad Área generadora (BB): Indica que área o función generó el documento: Interventoría (INT), Diseño (DIS), Gestión Comercial (GC), Calidad (AQ), Seguridad, salud en el trabajo y Medio Ambiente (SSMA) , Recursos Humanos (RH), Administrativa (MAB), Compras (COM). Número de Procedimiento (CC): Consecutivo asignado, de acuerdo al tipo de documento. CC 01 02 03 04 05 06 07 08 09 11 12 13 14 15 16
DOCUMENTO Mejora Continua Elaboración de documentos Control de Documentos Control de registros y datos Elaboración plan de calidad Auditorías Internas Acciones correctivas y preventivas Producto No Conforme Gestión Comercial Compras Recursos Humanos Control de Interventoría de Obra Interventoría Estudios y Diseños Control de Verificación, Calibración y Mantenimiento de Equipos Seguridad, salud en el trabajo y Medio Ambiente
Número consecutivo (DD): Indica el número de orden del documento. Con respecto a la codificación de los PQ-AQ-05-No. Plan de Calidad por Proyecto se debe solicitar al Director QHSE, quien designará tal identificación de acuerdo al orden consecutivo que se lleva dependiendo de la totalidad de los proyectos que maneja la organización PQAQ-05-No. (este número se genera en orden ascendente). Con respecto a la codificación del MF-RH-12-No.Manual de funciones y perfil de cargo, esta se debe solicitar al Director QHSE quien designará tal identificación de acuerdo al orden consecutivo que se lleva dependiendo de la totalidad de los cargos que maneja la organización MF-RH-12-No. (este número se genera en orden ascendente).
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Ejemplo: La codificación PD-AQ-03, indica que el tipo de documento es un procedimiento, el área que generó el procedimiento es Calidad y es el procedimiento número 03 del total de procedimientos. La codificación FR-AQ-03-01, indica que el tipo de documento es un formato, el área que lo generó es Calidad, pertenece al procedimiento número 03 (Control de documentos) y es el primer formato del procedimiento.
4.2 ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS, INSTRUCTIVOS Y PROGRAMAS El responsable del documento, debe recolectar la información con el personal que considere que puede aportar información relevante para el objeto señalado. “Escribir lo que se hace. Hacer lo que se dice.” Hoja de actualización: El Logo de la organización debe estar centrado. El contenido y modelo para la hoja de actualización es el siguiente: PROCEDIMIENTO (NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO) Nombre Código
(Se debe colocar el nombre completo del Procedimiento) ELABORACION DE DOCUMENTOS (Según la codificación de cada documento) PD-AQ-02 (Se identifica a partir de uno (1) en orden ascendente)
Versión Elaboración Revisión
Aprobación
FECHA: (Se escribe día, mes y año). NOMBRE: (Nombre completo de quien elaboró el documento) FIRMA: FECHA: (Se escribe día, mes y año). NOMBRE: (Nombre completo de quien revisó el documento) FIRMA: FECHA: (Se escribe día, mes y año) NOMBRE: (Nombre completo de quien aprobó el documento) FIRMA:
Los documentos deben escribirse en tercera persona. Tipo de letra: Arial 12.
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En el Anexo 1 se especifican los elementos que deben tener la totalidad de los documentos: Superior Izquierdo Código (se realiza de acuerdo al numeral 4.1 Codificación de los documentos), El numero de Versión, la fecha de aprobación del documento, la paginación del documento. Superior Derecho Logo de la organización Superior Centro El Nombre completo del procedimiento Espacio entre líneas: Espacio sencillo y un espacio doble para iniciar un capitulo o subcapítulo. Numeración de los capítulos: Se usan números arábigos, la numeración va hasta el cuarto nivel, a partir de allí se utilizan viñetas, en lo posible las siguientes ( ) Configuración de la página: 5 cm para la margen superior, 1,5 cm para la inferior, 2,5 cm para la izquierda y 1,5 cm para la derecha. El encabezado será a 0,5 cm y el pié de página a 0 cm. Si dentro del documento e instructivo se hace referencia a un procedimiento del Sistema de Gestión Integral QHSE, este debe referenciarse con su código seguido del nombre, subrayado y negrilla. 4.2.1. Contenido del Procedimiento El contenido del procedimiento y/o programas debe realizarse según la siguiente estructura: Objeto: Indica el propósito, bajo el cual se motivo la elaboración del documento. Alcance: Determina el marco contextual en el que aplicará al documento. Definiciones y abreviaturas: Si se emplea una terminología específica o se hace uso de abreviaturas, se deben definir previamente los términos que permitan una fácil comprensión del texto. El titulo de la definición se escribe en mayúscula sostenido y precedido de viñeta, Ej. : , , , .
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Descripción: Se explica en forma clara y concisa la función del procedimiento, indicando quién, cuándo, dónde y cómo. Anexos: Todo documento complementario que se adjunta a un documento. Igualmente se relacionan los formatos, anexos, matrices que hacen parte del procedimiento. Las versiones de los procedimientos están dadas por números ascendentes identificados a partir de 1. 4.2.2. Contenido del Instructivo El contenido del instructivo debe realizarse según la siguiente estructura: Objeto: Indica el propósito, bajo el cual se motivo la elaboración del documento. Alcance: Determina el marco contextual en el que aplicará al documento. Descripción: Se describe la manera como se desarrolla la actividad normalizada con un alto nivel de detalle, tareas u operaciones muy específicas dentro de la organización. 4.2.3. Contenido de los Programas de gestión El contenido de los programas de gestión debe realizarse según la siguiente estructura: Objeto: Indica el propósito, bajo el cual se motivo la elaboración del documento. Alcance: Determina el marco contextual en el que aplicará al documento. Metas: Es el fin u objetivo del programa establecido. Indicador: Herramienta que permite medir la gestión de cada programa y a la vez el cumplimiento del objetivo propuesto. Cronograma: Establece las actividades a desarrollar para dar cumplimiento al programa.
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Recursos: Son los bienes materiales, físicos o técnicos con los que cuenta la organización para alcanzar los objetivos propuestos. Análisis de Tendencias: Consiste en observar el comportamiento de los diferentes resultados obtenidos, con el fin de detectar cambios significativos en las actividades propuestas.
4.3 ELABORACIÓN DE FORMATOS Los formatos que se elaboran deben tener el logotipo de MAB INGENIERIA DE VALOR, en la parte superior derecha. El nombre del formato debe ir completo, en mayúsculas y centrado en la parte superior. En el borde superior derecho inmediatamente debajo del logo se escribe el código (según numeral 4.1 Codificación de los documentos) En la parte inferior derecha se identifica con la versión del formato. (Versión: Día, mes y año). Se debe realizar un AN-AQ-03-01 Listado maestro de documentos internos en donde se relacionan los nombres de los documentos del sistema de gestión integral con los códigos establecidos, descripciòn o nombre del documento, versión, ubicación, resumen del cambio. Este registro se actualizara por el Director de QHSE y se divulgara a los diferentes procesos y/o proyectos.
4.4 ELABORACIÓN DE DOCUMENTACIÓN 4.4.1. Correspondencia Se utiliza la papelería tamaño carta con el logotipo de, MAB INGENIERIA DE VALOR, de 3.5 cm por 3.0 cm. Si la correspondencia pertenece a alguna Unión Temporal o Consorcio, se utilizará la papelería designada al mismo. Para la elaboración de la correspondencia se debe consultar el Anexo 3, y los modelos de comunicados. El tipo de letra utilizado para la elaboración de correspondencia será Arial 12, con las excepciones descritas en el Anexo 3. Se tiene un consecutivo para toda la correspondencia enviada FR-MAB-04-02 Control de correspondencia enviada colocado en la esquina superior izquierda, que cuenta con las siguientes características:
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CASO 1 En los casos, que MAB INGENIERIA DE VALOR S.A. sea un proponente individual, la identificación deben ser las iniciales del mismo, de acuerdo a la siguiente descripción: Sitio de donde se envía
Identificación
MAB INGENIERIA DE VALOR
MAB
Numero contrato
2
Definido en libro de correspondencia enviada y/o sistema de gestión documental
Código definido en el contrato 046
Obra: 2
-
Número consecutivo
-
046
-
0177
Dos últimas cifras del año en curso
-
14
CASO 2 En los casos, que corresponda a una unión temporal o consorcio, la identificación deben ser las iniciales del mismo, de acuerdo a la siguiente descripción: Sitio de donde se envía
Identificación
CONSORCIO ZAÑARTU MAB VELNEC
CZMV
Numero contrato
1
Definido en libro de correspondencia enviada y/o sistema de gestión documental
Código definido en el contrato 283
Oficina: 1
-
Número consecutivo
-
283
-
1521
Dos últimas cifras del año en curso
-
14
Si no se cuenta con el Numero del contrato se debe asignar un codigo que identifique al proyecto, de acuerdo a la documentación contractual del mismo. Cuando la correspondencia no pertenezca a un proyecto en particular (aplica para los procesos administrativos) la codificación será:
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Sitio de donde se envía
Identificación
MAB INGENIERIA DE VALOR S.A.
MAB
Número consecutivo Definido en libro de correspondenci a enviada y/o sistema de gestión documental
Oficina: 1
-
1
-
0178
Dos últimas cifras del año en curso
-
14
Nota: Si el comunicado del proyecto es aprobado por la Gerencia General, la codificación del sitio de donde se envía es 1. Adicionalmente, si el comunicado es aprobado por la dirección de los procesos (Recursos Humanos, Gestión comercial, QHSE, Compras, Financiera) el sitio de donde se envía es 1. Si el comunicado del proyecto es aprobado por la dirección de interventoría, la codificación del sitio de donde se envía es 2. Los proyectos y/o procesos que tengan acceso al sistema para gestión de documentos http://www.mab.com.co/documental (o la página web establecida por el proyecto), crearan allí las comunicaciones para ser enviadas a las partes interesadas (el sistema arroja el consecutivo en orden ascendente). Los lineamientos establecidos se encuentran descritos en IN-INT-04-05 Instructivo sistema para gestión de documentos. Con respecto, a los proyectos y/o procesos que no tienen acceso al sistema de gestión documental se debe tener en cuenta el consecutivo del documento, que se encuentra detallado en el FR-MAB-04-02 Control de correspondencia enviada 4.4.2 Informes La presentación de los informes se realiza de acuerdo a lo descrito en el Anexo 2. Con el fin de optimizar el uso de papel, los informes deben ser impresos a doble cara e irán paginados desde la hoja de aprobación hasta la hoja inmediatamente anterior a la de los anexos. (Esto aplica si la entidad contratante lo considera conveniente). La totalidad de los informes se entregaran foliados.
4.4.3 Otros Informes
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Deberán llevar como mínimo el logo de MAB INGENIERIA DE VALOR, exceptuando aquellos que deban ir en un formato en particular cuando la entidad contratante lo requiera. 4.4.4 Documentos información interna Todos los documentos de carácter interno en la empresa deben manejarse por medio de un FR-MAB-02-02 Memorando, que tiene las siguientes características: a) b) c) d) e) f)
Nombre de quien envia el memorando (De) Nombre a quien va dirigido el documento (Para) Fecha Día Mes(letras) Año Asunto Nombre de quien lo recibe Nombre de quien lo envía
Se envía el original y una copia. La copia se archiva en el A-Z respectivo del remitente con la fecha de recibido y firma del destinatario.
5. ANEXOS Anexo 1. Modelo para elaboración de procedimientos e instructivos. Anexo 2. Elaboración de informes Anexo 3. Elaboración de correspondencia. Anexo 4. Portada ANEXO 5. Modelo elaboración Informes ANEXO 6. Separador por capítulos ANEXO 7. Label CD FR-MAB-02-02 Memorando FR-MAB-04-02 Control de correspondencia enviada AN-AQ-03-01 Listado maestro de documentos internos